伝わるカイゼン 1 枚 ワークス 基本編 0
もくじ 0. はじめに 1. なぜトヨタは 1 枚の書類 を使って仕事を進めるのか? 2. 1 枚フレームワーク とは何か? 3. エクセル 1 の書き方 使い方 4. エクセル 1 3 つのケーススタディ 5. おわりに 1
0. はじめに こんにちは! 伝わるカイゼンプランナー浅田すぐるです このテキストは 伝わるカイゼン 1 枚 ワークスの名を冠した セミナーや研修 ワークショップ コンサルティング等の場で 私が普段から講義している内容がベースとなっています といっても セミナー等でしゃべっている内容をただ単に書き起こしたわけではありません 活字化にあたって構成や内容を再検討し 単独で学べるようにしてあります ( ふだんあまり話さないトピックも扱っていますよ ) したがって これまで浅田すぐるの講義を一度も受けたことがない人はもちろん 既に講義を受けたことがある人にとっても 様々な気づき 発見 学びがあるようなつくりとなっています ぜひご自身の状況に応じて 何度も読み返していただけると嬉しいです さて 本編を前に まずはカンタンな 自己紹介からはじめさせてください 2
私はサラリーマン時代の大半を 2.5 兆円もの利益 を稼ぎ出す最強企業 トヨタで過ごしました なぜトヨタは強いのでしょうか? 書店にならぶトヨタ関連書籍や雑誌を見ていて 元社員として不思議なことがあります 私を含めトヨタで働く人たちが 日々当たり前のようにやっている ある基本動作 について あまりフォーカスが当たっていないのです 本文で詳述していきますが トヨタの仕事術のキーワードは 1 枚の書類 です 私は トヨタで学んだ 1 枚 を駆使した 仕事の進め方から その本質のみを抽出しました そして その後転職したビジネススクールで学んだ 3
フレームワーク という 思考の枠組み とを組合せ 1 枚フレームワーク という 仕事の型 を提唱しています 1 枚 フレームワーク によるシンプルな思考術 プレゼン コミュニケーション 問題解決 目標達成 読書術 等々 現在は 伝わるカイゼン 1 枚 ワークスを主宰し 受講者の方にこのフレームワークの考え方 書き方 使い方を日々手渡しています (2014 年 9 月現在 受講者数は800 名を突破しています ) 4
さて ここまでの自己紹介に いくつかキーワードを散りばめておきました なぜトヨタは 1 枚の書類 を使って仕事を進めるのか? 1 枚の書類 その本質とはいったい何なのか? 1 枚フレームワーク とはどうやって書き どう使うものなのか? このテキストでは 主に上記の 3 点に絞って紙上講義を行っていきます さいごに はじめに のパートを締めくくるにあたり 1 つマクロ的な話をさせてください 内閣府による調査データによると 2014 年 3 月現在 日本でのスマートフォン普及率は54.7% ビジネス環境となると その割合は更に高まるでしょう いったいなぜこんなデータを示したのかというと 20 年前なら 1 枚フレームワーク は必要ない! 21 世紀を生きる今だからこそ学ぶ意義がある! という話をしておきたいからです 5
たとえば あなたが私のワークショップに参加するとしましょう 会場は東京都千代田区のセミナールーム 最寄り駅から徒歩 5 分ほどの立地です 2014 年を生きるあなただったら どうやって会場まで移動しますか? 駅についたところでスマートフォンを取り出し 地図検索アプリを起動 あとはスマホ画面を見ながら歩いていけば 無事に会場に到着というわけです 一方 20 年前の日本にはスマートフォン はおろか 携帯もパソコンも普及していません そんな時代 あなただったらどうやって会場に移動しますか? 人に聴くなり 地図を見るなりして 事前に調べておくのではないでしょうか? そして調べた内容について 6
アタマの中に整理して留めておく あるいはそれが難しければ メモ帳やチラシの裏紙に書き留めておき当日持ち歩くのではないでしょうか? ( もしかすると こうした答えがそもそも考えられず 頭が真っ白になってしまった という方もいらっしゃるかもしれません ) 21 世紀を生きる私たちの生活からは こうした機会が消えつつあります もちろん便利なことではあるのですが はたしてメリットだけでしょうか? すべてはバランスです メリットの裏側で進行していること それは 紙に書く ことで 情報を整理してみる あるいは 考えをまとめておく 7
こうした基本動作について訓練する機会が 知らぬ間に奪われてしまった世界の出現です その結果 自分で考える力 相手にわかりやすく伝える力 人の話や本 ニュース ネットの情報を理解する力 等々 知的生産を行ううえでの基本的な能力もまた 気づかない間に衰えてしまっているのではないか 2020 年 あるいはそれ以降の時代に向けて 日本を カラダの生活習慣病 だけではなく アタマの生活習慣病 大国 にしてしまってはマズい そうした危機感のもと 8
私は 1 枚フレームワーク を日々手渡しています いかがでしょうか? 自分の考える力や伝える力 このままだとマズいことになってしまうかも もし 少しでもそう感じるところがあったのであれば 本編にてお会いしましょう 9
1. なぜ トヨタは 1 枚の書類 をつかって仕事を進めるのか? 1-1. トヨタの働き方には ある特徴 がある まずは トヨタ時代の体験談を紹介させてください 2.5 兆円もの利益をあげる会社で働く人たちは どんな毎日を過ごしているのか 彼ら 彼女らの働き方には いったいどんな特徴があるのか もちろん 書店に足を運べば トヨタ関連の書籍や雑誌は多数存在するわけですが ここではシンプルに 私が実際にトヨタの職場で働き 見てきた 事実 のみをご紹介します あなたが日々の仕事で行っている 会議や打ち合わせ 報告 連絡 相談といった場面 において トヨタで働く人たちは ある基本動作 を行っています 私自身 この基本動作 について入社以来 ずっと磨き続けてきました ある基本動作 とは 1 枚の書類 を用意すること 10
打ち合わせの際 議論に必要な情報を整理した 1 枚 会議の際 何を話すのかについてあらかじめ明記した 1 枚 グループミーティングの際 課で働く人たち全員の 2 週間分のスケジュールが記載された 1 枚 等々 トヨタで働いていると 仕事のあらゆる場面 で 1 枚の書類 が登場します 新人の頃 上司と打ち合わせをする機会がありました 時間になり 手ぶらのまま会議室に入ると 何の資料も用意していないなら 打ち合わせはやらない と門前払いになってしまったことがあります なぜ 上司は打ち合わせに 応じてくれなかったのでしょうか? 1 枚の資料 を用意していなかったから というのがもちろんその理由なのですが ここではもう少し本質的な話を扱います 11
事前に打ち合わせで何を話すのか 話すためにはどんな情報が必要なのか その情報について 自分としてはどういう考えをもっているのか 等々 こうした問いについて 自分なりの見解 を事前にまとめておかないまま 平然と打ち合わせをやろうとした その働き方 姿勢がトヨタ的ではない と問題視されたわけです こうした姿勢の有無こそが トヨタで働く人 たちが 1 枚の書類 を用意する理由 彼ら 彼女らには 会議や打ち合わせ等で 人とコミュニケーションをとる前に 事前に 自分なりの見解をまとめる習慣があります それも ただまとめるわけではありません 5 枚でも 3 枚でもなく 1 枚 にまとめているのです 1 枚 にまとめるためには 話したいテーマの要点は何か 12
相手に聞きたいことは何か あるいは相手はどこまでなら既に知っているのか 何を追加で知りたいのか 等々 徹底的に 考え抜く 必要があります 考え抜くことが重要だ という言い回し自体は 誰しもが その通り と同意するフレーズです しかし ではどうすれば考え抜くことができるのか? という問いを立ててみると 明解な答えを提示できる人は少ないのではないでしょうか 私の答えは以下のとおりです 話したいことを 1 枚にまとめれば 考え抜くことができる 実際 上司からはよく これ 1 枚にまとめてみて という指示を受けました 通常の職場であれば これ ちょっと考えてみて というフレーズになると思いますが ただ 考えて では何をどう考えたら良いかがわからないため フリーズしてしまいます 13
一方 トヨタであれば 1 枚にまとめて という 指示がでるため 資料作成の過程で自動的 に 考え抜く ことができてしまうわけです 以上 ここまでの内容をいったんまとめておきます 従来のトヨタ本や 雑誌のトヨタ特集ではあまりクローズアップされていませんが トヨタの職場には 1 枚の書類 を用意して仕事を進めるという事実があること そしてその理由として 事前によく考え抜いた 状態でコミュニケーションに臨めるから という点をご紹介してきました 1-2. 自分のため でも 人のため でもある 加えてもう 1 点 1 枚にまとめる 理由 として共有しておきたいことがあります たとえば 職場の同僚 4 人と会議をする 場面を思い浮かべてみてください 14
会議室のテーブルに 4 人で座り 目の前には 今回の打ち合わせを主催した若手 A さん による 1 枚の資料 が置かれています テーマは A さんの業務報告です A さんは 1 枚の資料 をつくる過程で事前に 考え抜いて いるため 冒頭 今日ご報告しておきたいポイントは大きく3つあります といって打ち合わせを開始しました その後 まずはポイント 1 についてお手元の資料 をご覧ください という形で ポイント 1 が紹介されます 更に なぜ今回この点について報告すべきと考えたか というと 理由は 3 つあります という具合に 今度は 理由説明が理路整然と続いていきます 最後に こうした状況を踏まえ 今後は以下 3 点 について実行していきたいと考えています という話 が加わり 報告は完了となります この間 わずか 3 分程度 あなたはいくつか気になった点について A さんと質疑応答をして 打ち合わせは 10 分程度で終了しました 15
いかがでしょうか 1 枚の書類 を用意する理由は 自分なりの見解を考え抜いてまとめるため だけではありません この例でご紹介したとおり 短時間で 理路整然と伝えるため でもあり もう 1 つ これはよく 見落とされがちな点なのですが 周囲の時間を奪わないため 1 枚の書類 を用意しておけば 短時間で要点のみを伝えられるようになります それは 自分がうまく伝えるため であると共に 同僚や上司 取引先やお客様の 時間を奪わないためでもあるのです 逆に もし 1 枚の書類 がなかったら どんな打ち合わせになっているでしょうか 16
まず 一体いくつのポイントについて報告したいのか? が曖昧なため 聞いている方はその把握から はじめなければなりません ただ ポイントがいくつか曖昧な人は で 何が言いたいの? と言いたくなるような説明をしてしまう人が大半のため 繰り返し質問を投げかけて疑問点をその場で解消していく必要があります 結果 時間がかかってしまうばかりか 時間をかけた結果 まだ報告できるレベルに達していないという判断になれば もう一度やり直しということにもなりかねません これではいくら時間があっても足りない わけですが このような風景が日常化 している職場も少なくないようです あなたの職場はいかがでしょうか 17
1-3. カイゼン も PDCA も 1 枚 次第 さて ここからは 1 枚の書類 というキーワードと 誰もが知っている有名な トヨタ用語 を つなぐ話をしておきたいと思います これを読んでくださっているあなたがもし トヨタならではの働き方 その 最大のキーワード は? と聞かれたら 何と答えますか ただし 今学んでもらっている 1 枚の書類を用意する は除いてです ほんの少しでよいので 考えてみてください いかがでしょうか この質問について おそらく多くの方は カイゼン というキーワードをあげるのではないでしょうか 18
トヨタ用語として最も有名な カイゼン では カイゼン とはいったい何なのか? まずは私なりの説明を 以下に記しておきます カイゼン とは 常に現状に甘んじることなく もっと短時間で もっと少人数で もっと低予算で 今以上のアウトプットが出せないか? そう考えながら仕事をすること いや ただ 考える だけではなく 実践 し 振り返り また考え 実践する この繰り返しの営みが カイゼン 一連の カイゼン の流れは 考え= Plan 実践し= Do 振り返り= Check また実践する= Action 19
この頭文字をとって PDCA サイクルとも呼ばれ カイゼン とセットで世のトヨタ本でも多く語られています 以上 ここまでは一般的な カイゼン の意味を確認してきました ところで なぜトヨタには カイゼン が 仕組みとして定着しているのでしょうか? トヨタ入社後の新人時代 私は日々 この問いを繰り返していました そして実際にトヨタで働きながら見聞きし 実践し そして転職後 トヨタとは全く異なる職場環境 の企業でも働いたからこそ 浮き彫り となった そもそもなぜトヨタでは カイゼン が仕組みとして定着しているのか? そのシンプルな理由 それは トヨタで働く人たちの手にはいつも Plan をまとめた 1 枚の書類 があったから 20
ここからようやく 1 枚の書類 と カイゼン がつながっていきます トヨタ時代 私は企業 web サイトの カイゼン プロジェクトを担当していました この業務をごくごく簡単に言い換えると 要するに 会社の顔であるトヨタの ホームページを根本からつくり直す そんな仕事をしていました ( その結果がこちら http://www.toyota-global.com/) さて このプロジェクトが始まってから 最初の約 6 ヶ月間 私はひたすら あること をやっていました あること とは 1 枚 の企画書作成 企画書というと堅く聞こえるかもしれませんが 要するに この内容で作り直していいですよね! 21
ということを 1 枚にまとめた紙であり PDCA のうち P= 企画 のプロセスで必須となる書類をつくっていたわけです 何度も打合せや報告を重ね いいよ つくり直して! のサインを10 個程もらった後 ようやく web サイトの制作がスタートしました ただ つくり直すといってもその数ざっと 1,000 ページ 以上 これだけ規模の大きなプロジェクトになってくると 当然色々と問題も起きます つくり直し開始から 1 ヶ月も経つ頃には 企画時の意図からズレた言動をする人が ちらほらと現れはじめました たとえば A さん : 浅田さん 私こっちのデザインの方が良いと思う! B さん : 浅田さん この新機能入れてもいいですか? C さん : 浅田さん ここは改修が大変なので後回しにしたいのですが 22
あれだけ苦労して Plan で合意したのは いったい何だったのかという状態に そんな時 私は決まって ある 1 つの動作 を繰り返していました まず A さんや B さんや C さんを前に こんな話を持ちかけます ちょっと原点を振り返って見ましょうか そう言って企画時に作成し 皆で合意した 1 枚 の企画書 を取り出します そしてこの紙を一緒に眺めながら このプロジェクトの当初の目的って何でしたっけ? A さんがおっしゃっている新デザインでも 目的って達成できます? C さんは企画時点では間に合うとおっしゃっていましたよね? いったい何が起きたのですか? といった問いかけを繰り返していきました 23
こう書いてしまうとあっけない程にシンプルな動作なのですが たったこれだけのことで十分に軌道修正は可能 1 枚の書類 がきっかけとなって プロジェクトマネジメント 職場コミュニケーションがうまくいったわけです さて ここで改めて PDCA について思い出してみてください 一般に PDCA というと P D C A の順で時間を追って進むよう考えられています しかし 私が考える PDCA は以下の通りです Plan = 企画が 1 枚の書類 にまとまったら Do = 行動の最中に何度も 1 枚の書類 を見て -Check =Plan から外れていないかを確認 し -Action = 企画から外れているようなら 担当者と 1 枚の書類 を一緒に見て その事を理解させ その場で軌道修正を行っていく 24
つまり Do の中に Check と Action が包含 されているイメージです ポイントは Check の際に必須となる 1 枚の書類 にまとった Plan の存在です 試みとして あなたの実際の仕事風景を想像してみてください いつでも どこでも 誰もが Plan 通りに仕事をしているかチェックできている そんな風景を実現する上で プロジェクトの概要をまとめた書類がない としたらいかがでしょうか? こう書くと 書類はあった方がいい と全員が納得するわけですが 実際には 書類もないまま仕事をしている 職場は多いようです 25
あなたの職場はいかがでしょうか? あるいは 書類自体はあるものの プロジェクトメンバー全員が 50 ページ の企画書を日々持ち歩いて仕事をする そんな姿を はたして想像できるでしょうか? 分厚い書類では 企画を通す段階を最後に 各自の机に山積みされるだけなのではないでしょうか だからこそ 1 枚の書類 となるわけです 1-4. トヨタの 1 枚 仕事術を一般化する ここまでの 3 つのセクションを通じて トヨタで働く人たちは 1 枚の書類 を駆使して仕事をすすめていること 1 枚の書類 によって 1 考え抜ける 2 分かりやすく伝えられる 3 相手の時間を奪わない といったメリットがあること 26
有名なトヨタ用語 カイゼン や PDCA も 1 枚の書類 があるからこそ効果的に機能すること をご紹介してきました 最後のセクションでは 次パートへのつなぎとして このトヨタの働き方を一般化して捉えておきたいと思います 一般化するうえで参考とするのが 空 雨 傘のフレームワーク と呼ばれるものです 世界屈指のコンサルティング会社の 1 つである マッキンゼー そのマッキンゼーの研修で学ぶのが 空 雨 傘のフレームワーク です といっても何も難しい話はなくて まずは空を見上げます そして 27
西側に灰色の雲が見えるな 風は西から東に吹いているな 今の気温は 20 度 湿度は 50% くらいかな 等々 空に関する情報を集めてみる そのうえで これから外出すると 1 時間後 くらいで雨に降られそうだな という見立てをするわけです であるならば対策として 傘を持っていく あるいは外出を控える そのことを周囲の人に伝える といったアクションにうつしていく こうした 情報の整理 見立て アクション という一連の流れがコンサルティングであり あらゆる業界 業種に通じる普遍的な仕事の進め方でもある 28
非常にシンプルではありますが これが 空 雨 傘のフレームワーク の意味するところです さて このフレームワークが普遍的なものである以上 当然これまでご紹介してきた 1 枚の書類 をつかったトヨタの働き方にも 当てはめることは可能なはずです たとえば 私が担当していたトヨタのホームページに 新しいコンテンツを追加する例で考えてみましょう 追加にあたって 私は 新しく追加したいコンテンツはどんな内容か? なぜ新コンテンツとして必要なのか? どうやってコンテンツ化するのか? といったことを考え抜いていくわけですが そのためにまず トヨタのホームページや競合他社のページに関する情報の整理をします 空 のフェーズです 29
その後 集めた情報をベースに考えをまとめていきます これが 雨 のフェーズ 最後に 考え抜いた結果を 1 枚の書類 にまとめて 周囲に伝え 働きかけていく これが 傘 のフェーズです まとめると トヨタで働く人たちは 1 枚の書類 をつくりながら 以下の 3 つのプロセスを踏んでいることになります 11 枚で 考えるベースとなる 情報を整理する 21 枚で 整理した情報を元に 自分なりの 考えをまとめる 31 枚で 相手に理解 共感してもらえるよう 伝える 別の視点から捉えてみると 30
1 枚の書類 を作成するという動作によって トヨタで働く人たちは 123 の力を日々鍛えているともいえます マッキンゼーのいうこの普遍的な仕事の進め方 を 7 万人もの社員が日々愚直に 淡々と 1 枚の書類 を作成しながら実践している いかがでしょうか こうやって一般化して捉えておくことで 広く応用が可能となります パート2では パート1での知見をベースに 1 枚フレームワーク について解説していきます 31
2. 1 枚フレームワーク とは何か? 2-1. トヨタの 1 枚の 3 大特徴 パート1を読んでみて 自分も 1 枚の書類 を取り入れて働けるようになりたい! あるいは 自分の同僚も 1 枚の書類 をつくって働いてくれたらなあ と感じたのであれば 準備完了です これからその具体的な方法 1 枚フレームワーク を紹介していきます パート1で繰り返し書いてきた トヨタの 1 枚の書類 この 1 枚 には 書面上の大きな特徴が3つあります 空 雨 傘のフレームワーク と同様に この特徴も一般化しておきたいと思います まず1つ目の特徴は 常に A4 か A3 で 1 枚 になっていること この様々な効用については はじめのパートでご紹介したとおりです 思い出せますか もし何も効用が浮かんでこない 言えない という場合は 前のパートを再読してみてください 32
2 つ目の特徴は 枠 = フレーム があること 以下の図は 私が研修やセミナー 講演 コンサルティング 時にたびたび配布している 1 枚 のテキストです テキストといいながら枚数は 1 枚 だけ それも 実際にトヨタでつくっていた 1 枚の書類 とまったく同じ作成方法で仕上げてあります 以前このテキストを写真にとって フェイスブックに セミナーテキストようやく完成! とアップしたことがあります すると それを見たトヨタ時代の友人が どう見てもトヨタの資料にしか見えない これをテキストにしているのか! とツッコミたくなって思わず連絡してしまったよ笑 と話してくれたことがあります 33
それほど このセミナーテキストは トヨタの 1 枚の特徴を備えているわけです では この 1 枚 にはいったいどんな特徴があるのか 字は一切読めなくて構いません ただ テキストに 枠 = フレーム が複数ある ことだけは確認できると思います つづけて 3 つ目の特徴についても 合わせてご紹介します この 枠 = フレーム の上には この枠の中に何が書いてあるのか = テーマ が必ず記載されています こうやって資料に 枠 =フレーム があること そしてそこに 何が書いてあるか=テーマ が必ず明記されていること これが 累計 3000 枚以上の 1 枚の書類 を観察 研究した結果 私なりに掴んだ トヨタの 1 枚の 3 大特徴となります 34
2-2. 修得には最低 1 年!? ただ この 3 大特徴さえ掴んでいれば 1 枚の書類 が即つくれるようになるのかというと 話はそれほど単純ではありません 実際 私が先ほどご紹介したテキストのような 資料を作成できるようになるには 入社後 1 年以上かかっています 毎日のように見様見真似で 1 枚の書類 を作成しては 上司から赤ペン添削を受ける この繰り返しにより徐々に作成できるようになっていった これが実態なのですが ビジネススキルとして の再現性という観点では 全く現実的ではありません 表計算やグラフならまだしも エクセルで書類 をつくった経験なんて あなたはないかもしれません あるいは エクセルでの書類作成経験自体はあった としても 日常的に作成する習慣があるかとなると ほぼ皆無なのではないでしょうか? 35
2-3. 本質さえ押えておけば OK エクセルを使いこなせなければ トヨタの 1 枚の書類 を使った働き方を身につけることは困難なのか? どうすれば 誰でもさっそく再現することが 可能になるのでしょうか 繰り返しになりますが 私を含め 多くのトヨタで働く人たちは 1 枚の書類 を Excel で作成しています とはいえ 先ほどご紹介した3 大特徴さえ押えておけば Word PowerPoint Excel 手書き等 手段を問わず応用は可能となるはずです そこで私は この 3 大特徴を誰もがすぐに実践 できるよう 1 枚の紙 手書き というスタイルで再現 できないかと考えました その後 トヨタでの体験に加え 転職した ビジネススクールで学んだ フレームワーク 思考 36
など様々な知見と組み合わせた結果 1 枚フレームワーク というシンプルな技法として 9 種類にまとめました 1 枚フレームワーク という名前には たった 1 枚 の紙に シンプルな 枠 =フレーム を書けば あなたの抱える仕事上や問題や働き方が今まで以上に機能 = ワーク する という意味をこめています 以上 パート 2 ではトヨタの 1 枚の書類 から本質のみを抽出し 1 枚フレームワーク へと昇華させた過程をご紹介しました 37
3. エクセル 1 の書き方 使い方 3-1. エクセル 1 とは何か? お待たせしました! ここからは実際に手を動かしてもらう実践パートです 9 種類ある 1 枚フレームワーク の中から 今回は全てのフレームの基礎となる エクセル 1 という 1 枚の書き方 使い方をご紹介します 名前の通り ノートをエクセル画面のように使っていこうという意味 そして実際トヨタで働いている時 私自身がエクセル画面を見ながら日々書類をつくって働いていた そんな原体験から生まれたという意味も このネーミングにはこめてあります 38
この エクセル 1 を書き 埋めていけば 誰でも短時間で 情報を整理し 考えをまとめ 伝わるように話す ことが可能となります それではさっそく 書き方をご紹介したいと思います 3-2. 公開! エクセル 1 の書き方 まず お手元に緑 青 赤 3 色のカラーペンと 1 枚の横長の紙を用意してください 推奨としては A5 もしくは B5 サイズのノートを 横向きにして使うようお願いしています ( 写真は私が使っているアピカという文具メーカー の フィグラーレ マトリクスノート ( 無地 ) です ) 39
ただ とりいそぎ試したいということであれば A4 のコピー用紙でも構いません 用意ができたら 以下のようにフレームを書いてください まずは緑色のペンを使って 目の前の 1 枚 に縦線と横線を引き 4つのフレーム= 枠をつくる 続けて縦線を2 本 横線を2 本さらに引いて 合計 16 個の枠 =フレームをつくってください 引き続き緑色のペンを使って 左上の第 1 フレーム に以下の 2 つの情報を記入してください 40
テーマ 日付 今回の例は 自己紹介 を扱いますので 緑色のペンで 自己紹介 と書いておいてください そして以後 ここに書いた テーマ についての情報 を 残りのフレームに放り込んでいくことになります 自己紹介 がテーマなら 自分についてのキーワード 仕事紹介 がテーマなら 仕事についてのキーワード A さんとの商談 がテーマなら A さんが話したキーワード テーマに応じ 次々とキーワードを記入していくイメージです ご覧のとおり 手順としてはたったこれだけです これだけなのですが トヨタの 1 枚の本質である フレームを用意し テーマを決めて埋める はしっかり反映されています パート 1 そしてパート 2 と積み上げてきたからこそ その意味をご理解いただけるのではないでしょうか 41
なお ここで2 点補足をしておきます フレーム数は 4 個でも8 個でも 逆に倍の32 個 64 個でもOKです フレームの切り方は テーマに応じて柔軟に変えてもらって OK です ただ 私が実際に日々 エクセル1 を使う中で あるいは受講者の方々に手渡している感触として 更には他の様々なノート術についても学ぶ中で フレーム数 16 個の汎用性が最も高いと感じているため 例としてご紹介しています それと日付を書く理由についてですが これは後で検索する時の手がかりであり トヨタの 1 枚 にも日付は常に記載されています とはいえ 書類に日付を書くというのは トヨタならではというより常識的な話のため これを本質の 1 つとして挙げることはしていません ( と書きつつ 先日ある企業の研修で日付のない提出書類 を何枚も見て愕然としましたが 日付 書きましょう ) 42
以上 これがトヨタの 1 枚 から本質だけ を抜き出した エクセル 1 の書き方です これならできそう と感じてくれているのであれば嬉しいです 3-3. 公開! エクセル 1 の使い方 ここからは エクセル 1 の使い方をご紹介していきます まずは第 1 ステップ 青ペンを持ってください テーマに関して 今回の事例では 自己紹介 について 思いつくままにキーワードを記入していきます ポイントは ここでやることは 11 枚で 考えるベースとなる 情報を整理する 21 枚で 整理した情報を元に 自分なりの 考えをまとめる 31 枚で 相手に理解 共感してもらえるよう 伝える このうちの 1 情報の整理 であるということ 決して 2 考えをまとめる ステップではありません だからこそ 思いつくままに という言い回しを使っています 43
イメージとしては 目の前のフレームをクローゼットの収納棚 のようなものとして捉えてみてください たとえ思いつくままであっても 収納棚にキーワードを放り込んでしまえば 自動的に整理はできてしまう 逆に収納棚としての枠 =フレームがなければ そもそも整理なんてできないというわけです それでは ここで読むのをいったんとめて 90 秒かけて書き出してみてください どうぞ Attention!!! ここから先は 実際に書き出した方のみ 読んでください やらずに読んでも時間の無駄です 44
さて いかがだったでしょうか 私が書いた例は以下のとおりです これで情報の整理は完了です 続いて赤ペンを取り出してください 赤ペンは 11 枚で 考えるベースとなる 情報を整理する 21 枚で 整理した情報を元に 自分なりの 考えをまとめる 31 枚で 相手に理解 共感してもらえるよう 伝える このうちの 2 考えをまとめる プロセスで使っていきます 45
今回の事例の場合 自分について 30 秒で自己紹介するとしたら? という問いへの答えをつくっていきます では 実際に 考えをまとめてみてください どうぞ いかがでしょうか? いや そんなこと言われても という感じなのではないでしょうか 全くその通りで 考えてみてください と言われても 人は困ってしまいます 何をどうすれば考えたことになるのか? 46
この指示では分からないからです ところが ビジネスの現場では もっとよく考えろ! 優先順位をつけてやりなさい! 目的を意識しなさい 目的を! といった 見えない 指示が日々飛び交っています あなたの職場はいかがでしょうか 私の 1 枚 ワークスでは こうした 見えない指示 は出しません つねに 目に見える 動ける 具体的なアクションのみをお渡しするようにしています では今回の場合は どうやって 考えをまとめる のか? 47
まず 赤ペンをもって 一番初めに紹介する キーワードを選び 丸で囲みます 次に 二つ目に紹介するキーワード選び丸で囲み 一つ目のキーワードから矢印を引きます 48
以下 同様の作業を繰り返し 30 秒で自己紹介 をするための構成を考え まとめていきます 今から時間を 1 分とりますので あなたのお手元 の 1 枚について 同じことをやってみてください それではここでまたいったん読むのをやめて もらって はじめてください どうぞ Attention!!! ここから先は 実際に考えをまとめた方のみ 読んでください やらずに読んでも時間の無駄です 49
さて いかがだったでしょうか 私のケースについては以下のとおり このように 1 枚 ワークスでは 11 枚で 考えるベースとなる 情報を整理する 21 枚で 整理した情報を元に 自分なりの 考えをまとめる 31 枚で 相手に理解 共感してもらえるよう 伝える という 3 つのプロセスについて 全て 具体的な動作 のみをお伝えしています 50
では 伝える 部分についてはどう動作化するか 私がお伝えしている動作を 以下にご紹介します 書いた 1 枚 を伝える相手に見せて 赤ペン部分を指で指して なぞりながら話すようにしてください こうすることで 話す側も話しやすいし 聞いている方も理解しやすいため 短時間で 伝わる ように説明ができる いかがでしょうか お手元の 1 枚を使って ぜひこの方法で いつもより伝わる! 体験をされてみてください 51
4. エクセル 1 3 つのケーススタディ 4-1. エクセル 1 の活用イメージを膨らませるために 以上 パート 3 ではエクセル 1 の書き方 使い方 についてご紹介してきました パート4では たとえばこんな場面ではこんな風に エクセル1 を使っていきますというイメージが沸くよう 3つのケースをご紹介していきます 先の自己紹介の例と合わせ 今後活用 される際の参考とされてみてください 4-2. ケース 1: 相手の話にまとまりがない時 カイゼン前 Aさんは自動車部品メーカーに勤務する営業職 クライアント企業に訪問した際 ヒアリング内容を把握しようと思ったが 相手は資料も用意してくれず 話にも全くまとまりがない 要するに何を望んでいるのか がわからず かといって 理路整然と話してください などと言えるわけもなく 52
エクセル 1 でカイゼン! 相手の話にまとまりがない しかし 理解はしなければならない そんな時は エクセル 1 の出番です まずはテーマのところに ( 相手の名前 ) さんのニーズは? と書いてみましょう ここまでの手順が済んだら 緑色のペンから青ペンに切り替えてください 緑色はフレーム部分を書くときのみ 一方 青ペンはフレームに放り込む情報を書く際に使っていきます 青ペンが用意できたら 後はクライアントがとめどなく話す内容について とりあえずこれは大事かな と感じたキーワードを書き込んでいきます この時点であまり深く考える必要はありません 淡々と 作業のように埋めていくのがコツです さて ひとしきりクライアントの情報整理が終わったら 今度は赤ペンの出番です そして こう自分に質問してみてください 結局この人は何を求めているんだろうか? 53
その答えになりそうなキーワードにだけ 赤ペンで丸をつけていく ひとつのキーワードにだけ丸がつけば それがそのまま答えとなります 一方 多くのキーワードに丸がついた場合は そのキーワード同士の因果関係を考えて 矢印でつないでみてください あるいはさらにこう質問してみてください このキーワードの共通点は何だろうか? 答えが見えてきたら 空白のスペースにその答えを赤ペンで書いておくようにしてください こうした赤ペンによる丸つけや矢印書き 追記の動作を通じ 考えをまとめていきます 緑ペンでフレームを書き 青ペンで情報を整理し 赤ペンで考えをまとめる 54
これが 私が提唱する 1 枚フレームワーク における 基本的なペンの使い方です ところで なぜ色を分けるのでしょうか? トヨタの 1 枚 の特徴は 読んでわかるより 見てわかるです だからこうして色分けをしておけば 一見して フレーム 情報の整理 思考 がそれぞれ見える化できます また なぜトヨタの人が 1 枚 を書くのかといえば それは思考のプロセス = 思考回路を相手に見せる ことができるからです トヨタは結果だけでなく プロセスも評価する会社です こうした世界観について 色ペンを使って誰でも再現できる ようにしたものが この エクセル 1 という技法です なお 1 枚 ワークス受講者の方からは この方法によって営業レポートの作成時間が 1 時間 15 分 あるいは 2 時間 30 分 に短縮されたというご報告を頂いています 相手の要望 ニーズを 従来の 4 倍のスピードで理解 できるようになれる エクセル 1 お試しください 55
4-3. ケース 2: 仕事の優先順位がつけられず 残業が多い時 カイゼン前 B さんは製薬会社に勤務するマーケティング職 数年前結婚し 子どもも大きくなりつつある 家族との時間をもっと多く過ごせればと思いつつ 通勤時間は片道 80 分 会社に出社すれば仕事の山 朝からバリバリ働いていると 気づけば 21 時過ぎに せめて日付が変わる前には自宅に到着していたいが 仕事自体はまだまだたくさん残っている はあ ~ 今日も終電か エクセル 1 でカイゼン! 仕事を少しでも効率的にこなしていきたい そんな時にも エクセル 1 は活躍します まずは出社時 席についたら 紙 1 枚 を用意し エクセル 1 を書いてみてください 今回のテーマは 今日やること としてください このようにテーマを変えることで エクセル 1 56
の汎用性はどんどん高まっていきます ぜひ色々なテーマでチャレンジしてみてください 次に 2 分程時間をとって 思いつくままに 今日やること を書き出してみてください 続いて赤ペンに切り替えて 考えをまとめるプロセスに入ります 今回の 考えをまとめる は 換言すれば 優先順位をつける こと 優先順位が大事 というフレーズを聞いたことがない ビジネスパーソンは まずいないと思います ところが ではどうすれば優先順位をつけられるのか? と聞かれると 閉口してしまう人も多いようです その理由はシンプルで 優先順位をつける ことは 見える化された 動作 ではないからです では どうやって 優先順位をつける を 動作として 見える化 するか? 57
まずは こう質問してみてください この中で特に重要なものはどれか? その答えを最大 3 個まで選んで 赤ペンで丸をつけていく 続いての質問は この中で今日中に対応しないとまずいものはどれか? これも最大 3 個まで選んで 今度は三角で囲ってみてください 一つ目の質問と重なるものがあっても構いません だからこそ 囲う形を敢えて変えています 最後に この中で放置しておくと後々まずいものはどれか? 同じく最大 3 個まで選び 今度は四角で囲ってください もちろん 先の 2 つの質問と重複しても OK です 58
以上 3 つの質問を通じて赤ペンをつけたところで 改めて 1 枚 全体を見渡してみましょう もし複数回 赤ペンで囲まれたものがあれば それがトッププライオリティ あなたが全てに優先してまずやるべきことです 一方 複数回囲まれたものがない場合 まずは三角で囲った 緊急度の高い 3 つ を優先してやってください 裏を返せば この 3 つ以外は 今日やっておかないとまずい ことではない = 今日でなくて OK したがって 無理してやる必要はありません 時間が余ればやる 逆に定時を過ぎたならやらずに帰る いかがでしょうか 59
これがエクセル1を使った シンプルな優先順位決定法です ( ちなみに これをさらに精緻にしたものが7 番目の 1 枚フレームワーク =プライオリティ7です ) なお トヨタではこの 3 つの切り口について 重要度 緊急度 拡大傾向 という言葉で学びました また 名著 7 つの習慣 にも 前者 2 つが登場します この紙上講義を読んでくださっているあなたも もしかしたら あれ これってもしかして と感じながら読んでいたかもしれません 60
ただ こうした言葉をたとえ知っていたとしても 本で読んだことがあるとしても 日々の仕事や生活 で使っていないのであれば 何の意味もありません わかっているかどうか より 使っているかどうか ぜひこの判断基準で考えてみてほしいのです 私が出会ってきた仕事ができる人たちは みな後者の方に価値を置いています だから この方法がもし 使えそうだ と感じたのであれば さっそくやってみてください 所要時間はわずか3 分程度です 必要な道具も 1 枚の紙と緑 青 赤の3 色のペンだけです なお 1 枚 ワークス受講者の方の中には この方法によって日当たりの残業がマイナス 4 時間 になった人がいます 毎日終電ギリギリという生活が プライベートの予定 も入れられる時間に退社できるようになった 残業マイナス 4 時間を実現する 1 枚 タイムマネジメント ぜひ試してみてください 61
4-4. ケース 3: プレゼン資料の作成ができない時 カイゼン前 Cさんは化粧品会社に勤務する企画職 入社後 5 年間の下積みを経て 念願の企画業務への異動を実現 これまで温めていたさまざまな新商品の企画を提案資料に落とし込み 社内を説得すべくプレゼン しかし 一向に企画が通らない 何が言いたいかよくわからない 熱意は伝わるんだけど内容がなあ これじゃ判断のしようがないよ といったコメントばかり うーん いったい何を話したらわかってもらえるんだろう エクセル1 でカイゼン! 相手にわかりやすく伝えるために トヨタで働く人たちは必要な情報や自分の考えを事前に 1 枚 にまとめておく そのうえで会議を開き 報告 連絡 相談 プレゼン等を行う 62
パート 1 とパート 2 でそのことをご紹介し パート 3 で エクセル 1 を学ぶことで 情報を整理し 考えをまとめる方法も学んでしまいました であるならば 今回のようなお悩みに対しても もう答えられるはず いったいどう対応していきますか? ぜひ一度 ご自身でも考えてみてください いかがでしょうか では 私だったらという方法をご紹介します まずはエクセル1を書き テーマを 新商品の強みは? としてください そして2 分程時間をとって 思いつくままにそのキーワードを書き出していく 毎回 同じ動作の繰り返しでいいんだ という感覚をぜひ大切にしてください 63
続いて 赤ペンに切り替えて 考えをまとめるプロセスに入ります 今回の 考えをまとめる は 強みをヒトコトで言うと? に答えられるようにすること たとえば 某企業の例でいえば 下地だけでマイナス 5 歳肌を実現 といったイメージ この問いの答えになりそうなキーワードを選んでみます いきなり 1 つに絞れたならそれを採用し 難しければ まずは 3 つ程度に絞って丸で囲みます そして この3つの共通点は? とさらに自問し 共通点が見つかればそれを空白部分に書き留める こうやって 自分が提案したい新商品の強みをつくっていきます もしどうしても絞れなければ 2 つの強み 3 つの強み とまとめてもらってもかまいません 64
これでも立派なヒトコトです ともかく まずはヒトコトで言い切ること これが分かりやすさのカギとなっていきます さて 今回はまだ続きます 企画を聞く側の立場になってみれば これが強みです といわれても 当然それだけでは納得できません なぜ強みといえるのか? に答える必要があります そこで再度 エクセル 1 を書きます テーマはズバリ なぜそれが強み? テーマを書いたら 青ペンでキーワードを書き出す 所要時間は 2 分です 続いて行うことは 強みの理由をヒトコトでいうと? その答えを最大 3 つ 赤ペンで選んでください さらに企画を聞く側の立場になってみて 他にどんなことを聞かれるのか考えてみてください 65
どうやって商品化するのか? であれば この 3 ステップで商品化します! といえる答えをつくっていく どうして今この商品が必要なのか? と聞かれそうなら こういう時代背景 トレンドだから必要なんです! といえる答えを 以下 誰のための商品か? なら こんな人のためです! どこで売るんだ? なら この地域をメインに販売します! 等々 テーマは変われど やることは常に同じ動作の繰り返しです 何枚か繰り返した後 それぞれの問いと答えをプレゼン資料 に反映すれば あっという間にプレゼンの大枠は完成です 5 枚書いたとしても 3 分 5 枚で 15 分 後は必要に応じて データ等を補強して ブラッシュアップして完成させてください 以上が エクセル 1 を使ったプレゼン資料作成法です 66
いかがだったでしょうか 最後に 多くの人が感じていると思われる 疑問に 一つお答えしておきます これだ! と絞ったものが本当に正しい かどうか自信がないのですが もしそう感じるなら 本番を前に まずは周囲の人に説明してみてください それでもし ピンとこないと言われたら 何のことはない もう 1 回エクセル 1 を書いてください なにせ 1 枚あたり 3 分しかかからないのだから 繰り返し書いて次のアクションへとつなげていってください あるいは 周囲の人と一緒にエクセル 1 を埋めていってもいいのではないでしょうか 一人で抱え込む必要なんてありません 67
とにかく動き続けること それが最大のポイントです 1 枚フレームワーク は あくなきカイゼンの仕事術 私がこの仕事術で重視しているのは 止まらないこと 停滞しないことです 動き続けてさえいれば 合っていようが 間違っていようが 仕事は前進していきます 逆に止まっている限り 進展は望めません 精度を高めていくこともできません 動かなければ 合っているのか 間違っているのか 自分も周囲も判定のしようがないからです だから止まっている暇があったら ともかくまずは1 枚書いてみる 情報を整理し 考えをまとめてみる そのうえで 伝えてみる 動いてみる 私がトヨタで毎日やっていたことは 本質的にはこれだけです 68
なお 1 枚 ワークス受講者の方の中には この方法によって伝わるプレゼン資料を作成 できるようになった人がいます 人前で話すことが苦手で と話していたこの受講者の方は エクセル 1 でプレゼンを行った結果 今日発表した全てのメンバーの中 で一番わかりやすかった! すごくわかりやすいプレゼン資料 だったから 後で送ってくれませんか? 自分が造るときの参考にしたいので 等々 相次ぐ好評コメントに目を疑ったそうです こんなコメント 今まで一回ももらったことないです! 次は あなたからのご報告をお待ちしております ( メールにて info@asadasuguru.com まで ) 69
5. おわりに 伝わるカイゼン 1 枚 ワークス 基本編 特別紙上講義はいかがだったでしょうか 1 枚フレームワーク 全体の世界観と 全てのベースとなる エクセル 1 についてご紹介してきました 1 枚フレームワーク を使いこなせるようになれば あらゆる知的生産活動が 1 枚書くだけ で可能となります 現在公開している 1 枚フレームワーク は 全部で9 種類 ( 未公開のものも合わせると その数は20 種類ほどになります ) 以下 9 つの 1 枚フレームワーク についてご紹介 させていただきます 70
フレーム No.1: Excel 1 エクセル 1 すべてはこの 1 枚 から! トヨタの 1 枚 から抽出した本質を手書きで再現 1 回 3 分 1 枚書くだけで 整理ができる! 思考がまとまる! 相手に伝わる! フレーム No.2: Table 2 テーブル 2 2 2 のフレームを埋めながら 自力で分析していく力を鍛えあげる! 一見して わかる 伝わる! 一目瞭然の技法を身につける! 71
フレーム No.3: Logic 3 ロジック 3 3 3 でロジカル思考! 誰でも論理的に考えをまとめられるようになる! 理解 を通じて相手に 伝わる 状態を実現できる! フレーム No.4: Read 4 Lead4 リード 4 読み終わった時点で 人に説明できる状態に! 4 つのステップ 4 つの読書法で 1 冊 1 枚 15 分読書を習慣化する! 従来の 5 倍以上の読書量を実現した受講者が続出! 72
フレーム No.5: Purpose 5 パーパス 5 5 つの質問で 目的を見失わない人になる! 共感 でき 共感 される そんなプレゼンができるようになる! 仕事の根幹をなす最重要の 1 枚! フレーム No.6: Break 6 ブレイク 6 6 つのフレームで 最後までやりぬく 力 実現力を高める! 共感 を通じて 伝わる を実現する枠組みとして活用する! 73
フレーム No.7: Priority 7 プライオリティ 7 7 つの習慣もびっくり! 誰でも即実践できる 1 枚 優先順位 決定法! フレーム No.8: Solution 8 ソリューション 8 8 の字を描くような思考回路を 1 枚 で見える化! トヨタで学んだ問題解決の本質をあなたも実践できる! 1 枚フレームワーク の集大成的 1 枚となります 74
フレーム No.9: Fortune 9 フォーチュン 9 9 マスがクセになる! 成功者 できる人 に共通する 思考回路 を習慣化する 1 枚! and more... 上記 9 枚に加え 受講者個々のお悩み 課題や願望 目標 をうかがったうえで オリジナルの 1 枚フレームワーク を手渡します! これまで 受講者のニーズに応える形で 暗記力を高める 1 枚 自身の事業内容を整理した 1 枚 担当する案件を推進するための 1 枚 等を開発 手渡してきました 75
9 つの 1 枚フレームワーク いかがでしょうか もし より深く学んでみたい! というように 感じて頂けたのであれば まずは無料メルマガ 1my TIMES をご購読ください 今回のテキストでご紹介したようなオンラインレクチャーはもちろんのこと 最新のセミナーやワークショップ 教材のリリース情報についても 随時公開しています http://www.reservestock.jp/subscribe/6944 また 既にメルマガ読者となっている方 あるいは個別に相談や依頼があるという方は 以下までお問い合わせください info@asadasuguru.com いつの日か直接お会いし 共に学べる機会 に恵まれますことを祈念し 今回はここまで とさせて頂きたいと思います 最後まで読んでくださったこと 深く感謝致します 76
追伸 : スペシャル特典をご用意しました!!!! 今回の紙上講義テキストは 21 日間にわたる 動画講義プログラム 伝わるカイゼン 1 枚 ワークス Online 基本編 の活字版の位置づけとなっています ( ただしお互いに重複しないトピックも複数あります ) せっかく最後まで読んでくださったことへの感謝をこめて この Online プログラムでご提供している 全 11 本の動画 ( 総視聴時間 5 時間 30 分以上 ) のなかから Chapter2: 誰のため? 自分のため? それで OK? について無料でご覧頂けるようにしました ( このテキスト読者限定です ) なぜ Chapter2 なのか? 伝わるカイゼン 1 枚 ワークスの世界観 が最も濃密に凝縮されているのがこの Chapter2 だからです ある受講者の方にこの動画で語っている内容をお伝えした際 77
人生観が根本的に変わりました! と言われたことすらあります それほど重要なテーマを扱っているのが Chapter2: 誰のため? 自分のため? それで OK? だからこそ この紙上講義テキストに興味をもって くださったあなたにも ぜひご覧頂きたい内容です 以下の URL より 記載のパスワードを入力の上ご視聴ください さらなる気づき 発見 学びの機会となれば幸いです!!! http://asadasuguru.com/archives/372/ パスワード : t9d6herw 78
2014 年 11 月 11 日発行 著者浅田すぐる 発行所 1 枚 ワークス浅田すぐる 問合せ先 :info@asadasuguru.com 本教材 および収録されているコンテンツは 著作権 知的財産権によって保護されていることはもちろんですが 購入 ダウンロードされたコンテンツは あなた自身のビジネスのために役立てる用途に限定して提供しております 教材に含まれているコンテンツを その一部でも 書面による許可 ( ライセンス ) なく複製 改変するなどして またあらゆるデータ編集手段により複製し オークションやインターネット上だけでなく 転売 転載 配布等 いかなる手段においても 一般に提供することを禁止します コンサルタント業の引用 転載 教育を希望する場合には別途ライセンス契約が必要となります 79