28 年 1 よりマイナンバー制度が実施されます そして 27 年 10 よりマイナンバーの通知が始まります マイナンバー制度 体は複雑なものではありません しかし 事業者はマイナンバーを取り扱うことが避けられず また その取り扱いにはさまざまな注意事項があり 場合によっては罰則を受けることもあります 報道などですでにご存知の部分もあるかと思いますが マイナンバーについていま 度ご確認いただきたく 簡単ではありますが資料を作成いたしました ご 読いただき ご不明な点がございましたら当事務所へお問い合わせください なお 現時点で可能な限り最新の情報を記載いたしましたが マイナンバー制度については時々刻々と法整備などがされております 記載内容が実際と異なってしまう場合もあるかもしれませんが その節はご容赦ください 今後も最新の情報が りましたら適宜ご案内いたします 平成 27 年 9 税理 事務所 1
概要 マイナンバーとは何ですか? マイナンバーとは 個 と法 に付される番号です 個 は12 桁 法 は13 桁の数字です マイナンバーはどんなことに使われるのですか? 個 のマイナンバーは社会保障 税 災害対策に限定して利 されます ( 法 のマイナンバーについての利 制限はありません ) 間事業者がマイナンバーを 利 することは禁 されています 具体的にはどんなことに使われる ( 何に記載する ) のですか? 政 続 児童 当の現況届など 税 関係 税 の申告 税務関係の提出書類など 社会保障関係 雇 保険や社会保険 続き 年 の資格取得や給付関係 医療保険の給付請求など なぜマイナンバーを勤務先等に通知しなければいけないのですか? 税 の場合 たとえば会社で年末調整が われます 年末調整は本来 あなたが個 で うべき所得税や住 税の申告を あなたに代わって うよう 会社が国から義務付けられたものです そのため マイナンバー制度導 後は あなたに代わって会社が う税務申告書類に あなたのマイナンバーを記載する必要があるのです 同様に社会保険や雇 保険も会社で 続きを います その際も役所へ提出する書類に あなたのマイナンバーを記載する必要があるのです アルバイト パート従業員も通知が必要です 2
私 ( 当社 ) のマイナンバーはいつわかりますか? 27 年 10 から通知され 28 年 1 から具体的な利 が始まります 個 については住 票のある住所地に 会社は登記上の所在地に通知カードが届きます たとえば実家に住 票がある は 実家に送られます 通知カードが届いたらどうすればいいのですか? ご ( 社 ) のマイナンバーを確認し その通知カードは 切に保管しておいてください このカード ( 紙製 ) は 27 年 10 以降 本 の住 票のある住所に書留で送付されるものです このカードは 分証明書としては使えません 番号カードはどうすればもらえるのですか? 個 の は 28 年 1 以降 申請により個 番号カードを取得することができます ( 会社には番号カードはありません ) ICチップが装着され 分証明書としても利 ができるものです 3
事業者が注意すべき事項 何が 変なのですか? マイナンバーの処理 体は 難しいものではありません 政機関に提出する書類に マイナンバーを記載すればよいのです 会社は マイナンバーを利 する 政機関の 補助的 場 で 従業員等のマイナンバーを取り扱います マイナンバーを利 できるのは 政機関だけです 会社は らの業務やビジネスで マイナンバーを使 することはできません つまり会社は マイナンバーが個 ( 従業員等 ) から 政機関に くまでの 時預かり所 でしかないのです それなのに 取得 保管 管理に 変な労 と責任を負わされているので 変なのです 事業者 ( 会社 ) はどうすればいいのですか? 会社においてマイナンバーは 収集 記載 提出 というプロセスを経ることになり 現実的にはマイナンバーの収集後 会社はマイナンバ 4
ーを 保管 管理 している状態になります ( 続き等の都度マイナンバーを取得し 続き後速やかにマイナンバーを破棄するのが理想的ですが これは現実的ではありません ) この 保管 管理 中にマイナンバーが外部に漏れたりしないように 的 物理的な対策が必要になるのです 誰がどうやって取り扱い どうチェックするかどこに保管し どう管理するか決めなければならないのです < 的措置 > 担当者 責任者の決定 ( 責任の明確化 最 限の 員 ) 業務フローの確認 チェックリストの作成など ( 廃棄 利 保管 委託などの記録 Wチェックなど ) ヒューマンエラーの防 ( 置き忘れ しまい忘れ 施錠忘れなど ) 定期的な情報の確認や教育 < 物的措置 ( 保管 管理設備 システム )> 鍵のかかるキャビネットなどに保管 他 から えないような間仕切りなどをする パソコン等のセキュリティ対策 分散保管 アクセス制限 パスワード管理 暗号化など 不要になったマイナンバーの消去 削除 記録の徹底! 最近 マイナンバー関連でセキュリティに関する機器やサービスについての売込みが多いとお聞きします あくまでも個 的な意 ですが 現状の 庫やキャビネット等で保管できるようであれば セキュリティ機器の導 等は特段必要ないと思います 5
従業員への周知 説明 法律上の義務なので 本 や必要な家族のマイナンバーを提供へ協 を求めます パート アルバイトのマイナンバーも必要です 家族の本 確認は 従業員におこなってもらうことになります もし提供について協 が得られない場合 説明状況の経過 ( 時や経緯など ) を記録しておきます 記録がなければ マイナンバーの提供を受けられなかったのか 会社が紛失したのか あいまいになってしまいます マイナンバーの収集 確認 法 番号確認と 元確認をします 1. 個 番号カード ( 番号と 元 ) 2. 通知カード ( 番号 ) と運転免許証など ( 元 ) 3. 個 番号の記載された住 票など ( 番号 ) と運転免許証など ( 元 ) 既存の従業員 新規採 者については 扶養控除等申告書に本 と扶養親族のマイナンバーを記載 本 確認 扶養親族についての本 確認は 従業員にしてもらうことになります 本 と扶養親族の結婚 離婚 就職などにより 税法上または社会保険上の扶養親族に異動が じた場合は その親族等のマイナンバーの取得 削除 廃棄が必要になります 利 的の通知 公表の義務 ( 相当の関連性を有すると認められる範囲内で利 的を変更する場合を含む ) たとえば年末調整時に 税務 続き のためにマイナンバーを取得した場合に これを 社会保険 続き のためにも使う旨を伝えること 従業員が退職したら 退職所得の受給に関する申告書 源泉徴収票 住 税異動 続 雇 保険 社会保険喪失 続 6
本 に交付する源泉徴収票等にはマイナンバーは記載しません 翌年提出する給与 払報告書等には マイナンバーの記載が必要 政機関へ提出する時期までの保管 管理にも注意が必要 退職従業員のマイナンバーデータは 削除 廃棄する マイナンバーは従業員分だけ収集すればよいのですか? いいえ そうとは限りません 税務関係ですと たとえば次のような場合です 事務所の家賃を 払っている 払先 ( 家さん 不動産業者など ) のマイナンバーが必要 個 の外注者に 払がある ( デザイン 原稿など ) 外注者のマイナンバーが必要 株主に配当を 払っている 株主のマイナンバーが必要 書類発 時は特に注意が必要です! 事業者が作成する書類で マイナンバーを記載する必要があるのは 政などの公的機関に提出する書類のうち マイナンバーの記載が義務付けられているものだけです ですから たとえば 住宅ローンの申し込みで源泉徴収票が必要なので発 してください と従業員から依頼があった場合 従業員に渡す源泉徴収票にはマイナンバーを記載してはいけません お店で会員証を作る際に 本 確認のため 分証明書の提 を求められました 番号カードを 分証明書として使う場合 何か気をつけることはありますか? 番号カードは 分証明書として使えますが 分証明書の呈 の際にマイナンバーを教える必要はありません 今までの解説にあるように マイナンバーは社会保障 税 災害対策に限定され 法律や 治体の条例に定められた 政 続きのみに使 されます 7
もし店側が勝 にマイナンバーを控えているようなら 違法の可能性があります やめさせて 何のために控えているのかを責任者等に必ず確認してください 政などの名をかたって マイナンバーを収集しようとする マイナンバー詐欺 も考えられます 分に注意してください 当事務所ホームページでも情報を適宜掲載していきますので ご覧ください http://www.tt-tax.net/mynumber 8