システム管理マニュアル

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ひろじつつの
5 years ago
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1 対応ブラウザさえあればどこでもの送受信が可能な WEB 機能です普段お使いのメーラー (Windows Outlook Express などのソフト ) 同様送受信をはじめチェックしたの編集検索など簡単に操作することができます複数のアカウント ( アドレス ) を登録できますソフトを切り替える必要がなくに関わる煩雑な手間が大幅に軽減できます対応ブラウザさえあれば場所は問いません出張時などの自分のパソコンがない状況でも携帯やスマートフォンからのやり取りができます送付先を事前に登録さえしておけば社内ではプルダウンメニューから選択また社外についてはアドレス帳に登録した先からの選択でアドレスを打ち込むことなく簡単に操作できます迷惑設定添付ファイルの容量設定自動振り分け SMTP 認証対応ポート番号の変更など沢山の機能をご用意しております細部にわたる改良で初心者からエキスパートまでご活用いただけます Copyright ( C ) NI Consulting Co., Ltd. All rights reserved

2 社内と社外についてを閲覧するを作成するを返信 / 転送するを未読 / 既読するを迷惑に設定するを削除するを印刷するソースを表示するを出力するを移動するにチェックマークを付けるを振り分けるを検索するのオプション設定アクションリストとの連携スケジュールとの連携アドレス帳との連携日報との連携顧客創造 Approach との連携 2

3 社内とはアカウントを利用せずのやり取りができる機能です使用するための必要な設定は不要で NI コラボの利用権限があれば使うことのできる機能を指します NI コラボ利用者間のみで利用することが出来ます社外とはアカウントを使用してのやり取りをする機能のことですお客様など社外の人とやり取りすることのできるです NI コラボで利用していただくためには別途サーバー情報とご利用ユーザーごとにアカウントの設定が必要になります社外をご利用の場合は自社のシステム管理者へご確認ください : アカウント設定 3

4 を閲覧しますを閲覧するを受信するの一覧画面アイコン一覧を閲覧するを閲覧します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます : の一覧画面 2. 左の BOX 一覧から閲覧するが入っている BOX を選択します BOX に入っているが一覧表示されます 3. 閲覧したいを選択します詳細が表示されます 4

5 を受信するサーバーにあるを手動で受信します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます : の一覧画面 2. 受信するをクリックします以下の項目はシステム設定画面より設定されていますシステム管理者へご確認ください受信可能な一通あたりのサイズの制限 1 ユーザーあたりで保存できる総サイズ / サイズを超過した場合の操作 ASP サービスは 1 ユーザー当たり 50MB の固定です NISaaS サービスは 1 ユーザー当たり 500MB の固定です大容量のを受信した場合一通当たりの受信可能なサイズを超えるがある場合ヘッダ部分 ( 送信者の情報や件名など ) のみを受信しが表示されますこの場合サーバー上からを取得 / 削除するか他メーラーから受信してくださいの自動受信について自動でを受信することができます以下の設定を行ってください共通設定の自動受信間隔を設定してくださいアカウント設定にて標準に設定されているアカウントの設定項目自動受信を行なうにチェックを入れますなお自動受信したの通知をポータル上に自動表示させたい場合はマイポータルの自動更新間隔を設定するの設定が必要です 5

6 の一覧画面画面の表示設定など自由にカスタマイズできます詳細はのオプション設定を参照してください BOX 一覧項目 BOX 一覧説明を整理するためのボックスがここに表示されます標準は全ての BOX 受信 BOX 送信 BOX 送信済 BOX 下書き BOX 個人 BOX 迷惑 BOX 削除 BOX となっていますボックスは階層表示になっています BOX の左側が [+] が表示されているとそのボックスの下層にもボックスが隠れていますここをクリックすると [-] になり下層のボックスがすべて表示されますボックスは自由に階層登録できます : BOX 設定 6

7 各種ボタン項目受信する社内作成社外作成返信するチェックしたプレビュー振り分け検索する説明サーバーからの受信を行います社内を新規作成します : 社内と社外について : 社内を作成する社外を新規作成します : 社内と社外について : 社外を作成するを返信します : を返信するチェックボックスにチェックしたを操作します複数のに対して同じ操作を行うことができます次の操作を選択します削除する未読にする既読にする迷惑に設定するチェックマークをつける : を削除する : を未読 / 既読にする : を迷惑に設定する : にチェックマークを付ける : を一括出力する選択したをプレビュー表示します画面下方に表示されますクリックを繰り返すと開閉しますの振り分けを実行します : を振り分けるなお自動で振り分けることができます : 振り分け設定を検索します : を検索する 7

8 一覧項目説明並び替え項目名称をクリックすると昇順 / 降順の並び替えを行うことができます一覧に表示する項目はオプション設定から設定します : 一覧表示設定絞込み表示したい条件を絞り込むことをができます一覧重要度を絞込みますチェックマークアイコンを絞り込みます添付を絞り込みますチェックアイコンの詳細はにチェックマークを付けるを参照してくださいアイコン重要度 ( 高 ) 重要度( 普通 ) 重要度 ( 低 ) 緊急アイコンの詳細はアイコン一覧を参照してください [ 社内 ]: 送信者リンクをクリックするとその送信者ののみが抽出されます海外からの海外圏から送信されたを受信すると利用する文字コードの影響で文字化けする可能性がありますそのため件名が ( このは正しく表示できない可能性があります ) と表示されますなおこの件名表記についてシステム設定画面より設定を行うことができます : 対応文字コードの表示について 8

対応文字コードの表示について海外圏から送信されたに対応する文字コードは以下のとおりです対応文字コード ISO-8859-1- 西ヨーロッパ ISO-8859-2- 中央ヨーロッパ ISO-8859-3- 南ヨーロッパ ISO-8859-5- キリル言語 ISO-8859-7- 現代ギリシャ言語 ISO-8859-9- トルコ語 ISO-8859-13- バルト海言語

9 対応文字コードの表示について海外圏から送信されたに対応する文字コードは以下のとおりです対応文字コード ISO 西ヨーロッパ ISO 中央ヨーロッパ ISO 南ヨーロッパ ISO キリル言語 ISO 現代ギリシャ言語 ISO トルコ語 ISO バルト海言語 Windows キリル言語 (Windows 拡張 ) Windows ラテン言語 (Windows 拡張 ) KOI8-R- キリル言語 KOI8-U- キリル言語 GB2312- 中国語 Big5- 繁体字中国語 EUC-CN- 簡体字中国語 EUC-KR- 韓国語 EUC 詳細画面に記載されたこちらをクリックすると上記の文字コードで送信されたを正しく表示します 9

10 アイコン一覧項目説明添付ファイルがある場合に表示されますアイコンをクリックすると添付ファイルのあるだけが表示されます [ 社外 ] 新着です [ 社外 ] 受信したを既読にした後未読にしたです [ 社外 ] 既読です [ 社外 ] 返信したです [ 社外 ] 全員に返信したです [ 社外 ] 転送したです [ 社外 ] 送信したです [ 社外 ] 再送したです [ 社外 ] 下書きです [ 社外 ] 大容量のため受信できなかったです [ 社内 ] 新着です [ 社内 ] 受信したを既読した後未読にしたです [ 社内 ] 既読です [ 社内 ] 返信したです [ 社内 ] 全員に返信したです [ 社内 ] 転送したです [ 社内 ] 送信したです [ 社内 ] 再送したです [ 社内 ] 下書きです 10

11 を作成します社内を作成する社外を作成する以下の項目はシステム設定画面より設定されていますシステム管理者へご確認ください社内 / 社外の利用設定一度に送信できる件数一回に送信できる添付ファイルサイズ社内を作成する社内を作成します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 社内作成をクリックします新規作成画面が表示されます 3. 必要事項を入力し送信するをクリックします送信時ファイルが添付されているかどうかチェックすることが可能です詳細は添付忘れ防止設定を参照してください 11

12 社内の登録項目一覧項目説明送信者送信者の名前が表示されます宛先件名重要度内容手順宛先 (TO) CC BCC 全て削除チェックボックス 1. 送信したい部署をプルダウンメニューで選択します 2. 送りたい人名を選択します 3. これで送信者選定準備完了です次の宛先 (TO) CC BCC の中から目的に応じてクリックしてくださいメインで送信したい人にはこのボタンをクリックして選択します参考までという意味あいで送りたい人またはプロジェクトに関わる人の人数が多い場合そのすべての人にを送信したい場合など同じ内容の文書を一度にたくさんの人に送付したい場合にこのボタンをクリックして選択します受信者は送信者が送付した人の名前がすべて表示されますので誰に届いているかがわかります CC と同様一度にたくさんの人にを送付したい場合にこのボタンを押して送付する人を選択しますこのボタンを選択すると受け取った相手には宛先表示されません宛先 (TO) CC BCC の選択を誤った場合このボタンをクリックすると人名がすべて削除されて最初の状態に戻ります宛先に自分を含むグループを選択した際など自分には送信したくない場合にチェックを入れてください宛先に自分の名前が入っていても自分以外のメンバーに送信されるようになります件名を入力しますプルダウンメニューよりの重要度を選択します何も選択しない場合には ( 通常 ) と表示されます選択項目 : 重要度 ( 高 ) ( なし ) 重要度 ( 通常 ) 重要度 ( 低 ) 緊急本文を入力します : リッチテキスト形式で入力する形式署名を挿入しますプルダウンメニューから登録済の署名を選択し署名登録することができます : 署名設定をクリックします挿入する署名をオプション設定から開封確認日報通知添付ファイル送信したを相手が受け取り開封したかどうかを確認することができます [ 要求する ][ 要求しない ] のいずれかを選択します要求した場合相手が開封すると自分宛に開封されましたというが届きます何も設定しない場合には [ 要求しない ] が標準となっておりますの内容をそのままその日の日報に転記することができますプルダウンメニューの中から登録する情報を選択しますファイルを添付するときに使用します : ファイルを添付する添付できるファイルサイズは最大 10MB です 12

13 開封確認について開封確認を要求のあるを開くと以下のようなメッセージが表示されます OK ボタンをクリックすると開封が送信することができます設定の詳細は共通設定を参照してください社外を作成する社外を作成します社外を利用するためにはあらかじめアカウントの設定が必要です : アカウント設定 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 社外作成をクリックします新規作成画面が表示されます 3. 必要事項を入力し送信するをクリックします送信時ファイルが添付されているかどうかチェックすることが可能です詳細は添付忘れ防止設定を参照してください 13

14 社外の登録項目一覧項目説明送信者送信者名が表示されますアカウント設定で設定された標準アカウントがセットされます複数のアカウントが登録されている場合プルダウンから選択します : アカウント設定宛先 (TO) CC BCC 件名重要度内容署名開封確認日報通知添付ファイル TO メインで送信したい人のアドレスを直接入力するかアドレス帳から選択してください CC 参考までという意味あいで送りたい人またはプロジェクトに関わる人の人数が多い場合そのすべての人にを送信したい場合など同じ内容の文書を一度にたくさんの人に送付したい場合にこのボタンをクリックして選択します受信者は送信者が送付した人の名前がすべて表示されますので誰に届いているかがわかります BCC CC と同様一度にたくさんの人にを送付したい場合にこのボタンをクリックして送付する人を選択しますこのボタンを選択すると受け取った相手には宛先表示されません顧客創造日報シリーズを導入の場合日報に登録された顧客プロフィールパーソンプロフィール ( アドレス ) を選択することができます : 送信先を日報製品の顧客プロフィールパーソンプロフィールから選択する件名を入力しますプルダウンメニューよりの重要度を選択します選択項目 : 重要度 ( 高 ) ( なし ) 重要度 ( 通常 ) 重要度 ( 低 ) 緊急本文を入力します : リッチテキスト形式で入力する形式署名を挿入しますプルダウンメニューから登録済の署名を選択しをクリックします挿入する署名をオプション設定から登録することができます : 署名設定送信したを相手が受け取り開封したかどうかを確認することができます [ 要求する ][ 要求しない ] のいずれかを選択します要求した場合相手が開封すると自分宛に開封されましたというが届きます何も設定しない場合には [ 要求しない ] が標準となっております : 開封確認についての内容をそのままその日の日報に転記することができますプルダウンメニューの中から登録する情報を選択しますファイルを添付するときに使用します : ファイルを添付する添付できるファイルサイズは最大 10MB です 14

良く利用するアドレスを簡単に宛先 CC BCC にセットすることが可能です履歴として表示されるアドレスは宛先にセットされたアドレスのみです

15 開封確認について開封確認を要求のあるを開くと以下のようなメッセージが表示されます OK ボタンをクリックすると開封が送信することができます設定の詳細は共通設定を参照してくださいアドレス一覧について新規作成画面の右側に表示されるアドレス一覧は直近で利用したアドレス 20 件が自動的に表示されます良く利用するアドレスを簡単に宛先 CC BCC にセットすることが可能です履歴として表示されるアドレスは宛先にセットされたアドレスのみです履歴は自動削除しません一覧上のチェックをクリックし不要な削除してくださいまた履歴が 20 件以上ある場合古い履歴は一覧上に表示されませんので定期的にメンテナンスを実行してください 15

16 を返信 / 転送しますを返信するを転送するを返信する返信を送付しますさまざまな機能がありますので用途に合わせて返信方法を選択してください返信の種類項目説明返信する履歴付返信全員に返信全員に履歴付返信送信者にを返信します受信した内容は本文に含まれません送信者にを返信します受信した内容は本文に含みます送信者と同報者にを返信します受信した内容は本文に含まれません受信した内容は本文に含みます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 返信するを表示します 3. 返信するをクリックし返信する履歴付返信全員に返信全員に履歴付返信のいずれかを選択します返信画面が表示されます件名 Re: と表示されます 4. 必要事項を入力し送信するをクリックします入力項目については社内を作成する社外を作成するを参照してください 16

17 を転送する受信したを他の誰かにそのまま送付するときに利用します転送の種類項目社内に転送する社外に転送する説明社内を使って内容を転送します社外を使って内容を転送します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 転送するを表示します 3. 返信するをクリックし社内に転送する社外に転送するのいずれかを選択します転送画面が表示されます件名 Fw: と表示されます 4. 必要事項を入力し送信するをクリックします入力項目については社内を作成する社外を作成するを参照してください 17

18 を未読にするを既読にするを未読にする開封前の未読状態に戻します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 未読に戻すを表示します 3. 未読にするをクリックします ( 社外 ) ( 社内 ) アイコンに変更され件名は太字に戻ります一覧上では薄黄帯が表示されますポータル最新情報への通知について未読を最新情報へ表示させるためには設定が必要ですなお未読に戻すとアイコンが表示されます : 最新情報のパーツを設定する複数のを未読に設定したい場合一覧から対象のをチェックしチェックしたをクリックして未読にするを選択しますを既読にする詳細を開かず一覧上からを既読状態にします 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 既読にする未読を表示します 3. チェックしたをクリックし既読にするを選択します ( 社外 ) ( 社内 ) アイコンに変更され一覧上では薄緑色帯がなくなります 18

19 受信したを次回から受け取りたくない場合や明らかにウイルスを含んでいるようなの場合には迷惑メールとして設定します次回から受信 BOX 一覧には保存されず迷惑 BOX に直接入ります 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 迷惑として設定したいを表示します 3. 迷惑をクリックしますの宛先を迷惑として設定しますを迷惑 BOX に移動します社内は迷惑として設定できません複数のを迷惑に設定したい場合一覧から対象のをチェックしチェックしたをクリックして迷惑に設定するを選択します迷惑の設定を設定解除は迷惑設定を参照してください 19

20 を削除します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 削除するを表示します 3. 削除するをクリックします削除 BOX にが移動しますの削除についての削除を行うと一旦削除 BOX に移動しますを完全削除したい場合は削除 BOX 一覧から削除 BOX を空にするをクリックしてくださいの選択削除一括削除についての検索画面からチェックしたを削除 ( 選択削除 ) チェックしたを削除 BOX へ移動 ( 選択削除 ) 検索結果のすべて削除( 一括削除 ) することができます : を検索する : を移動する複数のを削除したい場合一覧から対象のをチェックしチェックしたをクリックして削除するを選択します 20

21 を印刷します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 印刷したいを表示します 3. 出力をクリックし印刷用表示をクリックしますプレビュー画面が表示されます 4. ブラウザの [ 印刷 ] 機能を利用して印刷してください 21

22 ソースを表示します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 対象のを表示します 3. 出力をクリックしソース表示をクリックします 22

23 を出力しますを出力するを一括出力する出力できるファイル形式は拡張子 :eml の OutlookExpress 形式です OutlookExpress メーラーへを移動することができます (Windows Windows LIVE でも同様に移動することができます ) 出力時拡張子 (eml) を自動でセットすることができます設定の詳細は共通設定を参照してくださいを出力する 1 つのを出力します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 対象のを表示します 3. 出力をクリックし出力をクリックしてファイルをパソコンに保存しますファイル名の後に必ず.eml を入力してください自動でセットするためには共通設定より設定してくださいを一括出力する複数のを一括出力します一度に出力できるは最大 200 件あるいは容量合計 100MB 迄です 100MB を超えている場合 100MB 分のを出力するあるいは出力をキャンセルするのいずれかを選択しなければなりません一括出力した対象のを最後に一括削除することができます 23

eml を入力してください自動でセットするためには共通設定より設定してください 4.

24 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 一覧から一括保存するをチェックします 3. チェックしたをクリックし一括出力をクリックしてファイルをパソコンに保存します 100MB を超えた場合一括保存できない一覧が表示されます内容を確認し保存可能な 100MB 分のを一括保存します ( 出力をキャンセルすることもできます ) ファイル名の後に必ず.eml を入力してください自動でセットするためには共通設定より設定してください 4. 出力後以下のようなダイアログが表示されます出力したを一括削除する場合は一括削除ボタンをクリックします出力後のデータについて OutlookExpress 形式で一括出力したデータは添付ファイル内に収められます本文には出力した一覧が表示されますメッセージファイルをドラッグ & ドロップして OutlookExpress 内にインポートすることが可能です (Windows Windows LIVE でも同様に移動することができます ) を検索して一括出力するしたい場合の検索画面からチェックしたを一括出力 ( 一括保存 ) することができます : を検索する 24

25 一覧から移動する ( 複数移動 ) 画面から移動する一覧から移動する複数のを任意のボックスへ移動します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. BOX 一覧から移動したいが入った BOX を選択します一覧を表示させます 3. 移動させたいをチェックします 4. 画面下方のチェックしたメッセージをのプルダウンに移動させる BOX を選択しをクリックします 25

26 画面から移動するを任意のボックスへ移動します 1. メニューよりアイコンをクリックします共有 ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 移動したいを選択します 3. BOX 移動クリックし移動させる BOX を選択します自動で BOX に割り振ることもできます ( 社内は対象外です ) : 振り分け設定一覧からドラッグ & ドロップして直接ボックスに移動させることができます 26

27 にチェックマークアイコンをつけますチェックマークの種類詳細画面からチェックマークを付ける複数のにチェックマークを付けるチェックマークの種類アイコン名称アイコン名称青マーク黄マーク赤マーク爆弾マーク? マーク星マークハートマーク泣顔マーク晴れマーク注意マーク新着マーク疑問マーク笑顔マークドクロマーク雨マーク禁止マークダウンマーク重要マークリボン ( 黒 ) リボン ( 灰 ) リボン ( 銀 ) リボン ( 藍 ) リボン ( 青 ) リボン ( 水 ) リボン ( 緑 ) リボン ( 草 ) リボン ( 金 ) リボン ( 鶯 ) リボン ( 橙 ) リボン ( 赤 ) リボン ( 桃 ) リボン ( 茶 ) リボン ( 紫 ) リボン ( 菫 ) 27

28 チェックマークの名称変更についてチェックマーク名称を変更することができますチェックマーク一覧のをクリックすると編集画面に切り替わります名称を変更しをクリックしますリボンのチェックマークを行うと件名が同色の帯で表示されます一覧からボタンをクリックしてチェックマークを選択するとそのチェックマークを付けたを絞り込むことができますの検索画面からも同様にチェックマークをつけることができます : を検索する振り分けと同時にチェックマークをつけることができます : 振り分け設定 28

詳細画面からチェックマークを付ける 1 つのにチェックマークを付けます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. BOX 一覧からマークするが入った BOX を選択します一覧を表示させます 3. マークするを開きます 4. チェックマークをクリックしますチェックマーク一覧画面が表示されます 5.

29 詳細画面からチェックマークを付ける 1 つのにチェックマークを付けます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. BOX 一覧からマークするが入った BOX を選択します一覧を表示させます 3. マークするを開きます 4. チェックマークをクリックしますチェックマーク一覧画面が表示されます 5. マークアイコンを選択します選択したアイコンが表示されますチェックマークボタンは選択したマークが表示されます複数のにチェックマークを付ける選択した複数のにチェックマークを付けます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. BOX 一覧からマークするが入った BOX を選択します一覧を表示させます 3. をチェックします 4. チェックしたをクリックしチェックマークを選択しますチェックマーク一覧画面が表示されます 5. マークアイコンを選択しますチェックマークを解除する場合を再度チェックし同じようにチェックしたからチェックマークを選択しますチェックマーク一覧からチェックを解除を選択します 29

30 を各 BOX に振り分けますの振り分け機能を利用するためにはあらかじめ振り分けルールの設定が必要です : 振り分け設定 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 振り分けをクリックします振り分けルールにしたがってが各 BOX に振り分けられます自動振り分けについて受信時自動で振り分けることができます ( 社内は対象外 ) : 振り分け設定 30

31 を検索します検索結果からを閲覧できるほか選択 / 一括削除と選択 / 一括チェックマークを実行することもできます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 検索するをクリックします ( 検索画面 ) が表示されます 3. 検索項目を選択し検索するをクリックします検索結果が下方に表示されます検索項目一覧項目説明検索対象検索条件キーワードの種類をプルダウンメニューから選択しますプルダウンメニューの件名送信者宛先本文の中から検索項目を選択し検索キーワードを入力しますプルダウンメニューのすべてを含むいずれかを含むのいずれかを選択します複数のキーワードを指定する場合は文字列と文字列の間に半角または全角スペースを入力してください製品によって単語単位検索機能を利用することができます詳しくは単語単位検索についてを参照してくださいチェックボックスにチェックを入れると選択画面が表示されます年月表示件数日付日をプルダウンメニューから選択するかをクリックして表示されたカレンダーから該当する年月日を選択しますプルダウンメニューから以前に受信したメッセージ以後に受信したメッセージのどちらかを選択しますプルダウンメニューから検索結果を表示するときの最大件数を選択します 31

単語単位検索について単語単位検索とはフルテキスト検索サービを利用して高速な検索を行うことができる機能です例えば上図のように単語単位検索を利用して本文に書かれたエヌアイコンサルティングを検索したい場合テキストボックスにはエヌアイコンサルティングと入力してくださいコンサルといった文字での検索は出来ませんこれはフルテキスト検索サービスが漢字カタカナ

32 単語単位検索について単語単位検索とはフルテキスト検索サービを利用して高速な検索を行うことができる機能です例えば上図のように単語単位検索を利用して本文に書かれたエヌアイコンサルティングを検索したい場合テキストボックスにはエヌアイコンサルティングと入力してくださいコンサルといった文字での検索は出来ませんこれはフルテキスト検索サービスが漢字カタカナ平仮名等の並びから単語を自動判別しているいるためですなおコンサルの文字で検索を行いたい場合は単語単位検索のチェックを外すことで検索は可能ですこの機能を利用する場合においても件名送信者宛先本文の検索対象を選択してくださいチェックがない場合は無効となりますこの機能は ASP および NISaaS サービスではご利用になることができません単語単位検索機能の利用についてはシステム管理者にご確認ください 32

33 NI コラボではより快適にお使いいただくため社員個人ごとの設定 ( オプション設定 ) を行うことができます共通設定アカウント設定 BOX 設定振り分け設定迷惑設定署名設定一覧表示設定添付忘れ防止設定共通設定に関する個人設定をします 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 画面右下の共通設定を選択します > 共通設定画面が表示されます 3. 必要項目を選択します 4. 最後に保存するボタンをクリックします設定項目一覧項目一画面に表示する件数件名の表示幅開封確認説明 ( 一覧 ) に表示されるの件数を選択します ( 一覧 ) の件名に表示する文字数を選択します開封確認のリクエストに対して開封確認を送信する場合にチェック BOX にチェックを入れます ( 社内社外 ) : 開封確認について自動的に削除する間隔削除 BOX 以下迷惑 BOX 以下のメッセージを自動削除する日付を入力します (0~100 日 ) 0 を指定すると自動的に削除は行われません 33

項目作成画面自動保存間隔自動受信間隔説明作成画面を新しいウィンドウで開く場合チェックを入れます作成中メッセージの自動保存時間間隔を選択しますの自動受信時間間隔を選択します標準アカウントが自動受信を利用する設定が行われている場合のみ適用されます : を受信する送信時件名が未入力の場合以下のようなエラーメッセージを表示させたい場合チェックします送信時の件名未入力チェック

34 項目作成画面自動保存間隔自動受信間隔説明作成画面を新しいウィンドウで開く場合チェックを入れます作成中メッセージの自動保存時間間隔を選択しますの自動受信時間間隔を選択します標準アカウントが自動受信を利用する設定が行われている場合のみ適用されます : を受信する送信時件名が未入力の場合以下のようなエラーメッセージを表示させたい場合チェックします送信時の件名未入力チェックモバイル版 TOP ページ表示時にサーバーと通信を行ない標準に設定されているアカウントの未受信の件数を表示します表示例 : 社外 (2) モバイル版 TOP ページ社外受信件数表示チェックがない場合社外 ( 受信 ) と表示されますクリックするとサーバーと通信を行いを受信しますチェックをすると TOP 画面を表示するたびにサーバーと通信するため画面表示が遅くなるケースが考えられますを保存する際 Windows (OutlookExpress) のファイル拡張子 (.eml) を自動付与することができます保存時のファイルの拡張子この設定は共有の出力にも適用されます : を出力する受信したのエンコード受信したの中に記載されているエンコードに従う設定を適用するかしないかを選択しますチェックを付けることにより文字化けして読めないが正常に表示できる場合があります 34

35 アカウント設定社外を送受信するためのアカウント情報を登録します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 画面右下のアカウント設定を選択します >アカウント設定画面が表示されます 3. 新規登録をクリックしますアカウントの新規登録が表示されます 4. 必要項目を選択します 5. 最後に登録するボタンをクリックします設定項目一覧項目アカウント設定名アドレスサーバー受信ログイン ID 受信パスワード受信パスワード ( 確認 ) メッセージのコピー送信自動受信間隔 POP before SMTP SMTP 認証説明設定するアカウント名を入力します設定するアドレスを入力します登録済のサーバーをプルダウンメニューから選択します受信ログイン ID( アカウント名 ) を入力します受信パスワードを入力します確認のため再度パスワードをコピーせず入力してください受信のコピーをサーバーに残すか残さないかを選択します受信メッセージのコピーをサーバーに残す場合にはチェック BOX にチェックを入れてください送信 [ 送信済 BOX ] に送信メッセージのコピーを保存するかしないかを設定します保存する場合にはチェック BOX にチェックを入れてくださいこのアカウントを自動受信するかしないかを設定します自動受信を行なう場合にはチェック BOX にチェックを入れてくださいサーバーの設定情報に準拠するが標準で選択されています POP before SMTP を利用しない場合には POP before SMTP は利用しないを選択してくださいサーバーの設定情報に準拠するが標準で選択されています個別に SMTP 認証を設定する場合には認証方式ログイン ID 及びパスワードを入力してくださいまた SMTP 認証しない場合には SMTP 認証は利用しないを選択してください 35

36 アカウントの設定についてサーバー項目はシステム設定画面より設定を行いますまた受信ログイン ID 受信パスワード受信パスワード( 確認 ) POP before SMTP SMTP 認証項目についてはアカウントおよび選択したサーバーによって入力する情報が異なります詳細については自社のシステム管理者へご確認くださいメッセージのコピーの設定について受信メッセージのコピーをサーバーに残すにチェックを入れると NI コラボで受信したデータがサーバーに残り他のメーラーから同様のを受信することができます但し他メーラーも同様の設定を行なっている場合サーバーに大量のが保存された状態となるため定期的に溜まったデータを削除してください BOX 設定 BOX を設定します BOX にはあらかじめ整理しやすいように基本的なBOXが設定されていますがさらに自由にいくつでも設定できますメニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます画面右下の BOX 設定を選択します > BOX 設定画面が表示されます新規登録をクリックします BOX の新規登録が表示されます必要項目を選択します最後に登録するボタンをクリックします設定項目一覧項目 BOX 名 BOX の場所説明 BOX の名前を入力します BOX 名に特殊文字 <, >, ", ', &,, * を入力することはできません設置する BOX を選択します登録するをクリックすると選択した BOX の下階層に追加されます追加された BOX ををクリックして並び替えることができます 36

37 振り分け設定の振り分けを設定します受信するを自動的に BOX に振り分けたくさんのをあらかじめ整理することができますまた優先度も設定することができます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 画面右下の振り分け設定を選択します > 振り分け設定画面が表示されます 3. 新規登録をクリックします振り分けルールの新規登録が表示されます 4. 必要項目を選択します 5. 最後に登録するボタンをクリックします BOX に振り分けるルール一覧に登録した振り分けルールが追加されます 6. ボタンをクリックして優先度を並び替えボタンをクリックします社内は自動振り分けできません ( 手動での振り分けは可能 ) 手動の自動振り分けは一覧画面から操作します : を振り分ける設定項目一覧項目説明ルール名条件振り分け先付与するチェックマーク受信時自分で区別しやすいルール名を入力しますプルダウンメニューの件名宛先送信者 CC 内容の中から利用項目を選択しキーワードを入力しますプルダウンメニューのをすべてを含む場合のいずれかを含む場合に一致する場合のいずれかを選択します選択した複数の入力条件に対しすべての条件に適合するいずれかの条件に適合するのいずれかを選択しますの振り分け先を選択します条件に合致するを振り分ける際チェックマークも一緒に付けることができますをクリックしてマークを選択します受信時に自動でを振り分ける場合はチェックを入れますチェックのない場合一覧画面でのボタン操作でのみを振り分けることが出来ます社内は自動割り振りは適用されません 37

38 迷惑設定迷惑を設定しますスパムや受け取りたくないなど迷惑として処理することで自動的に迷惑 BOX に振り分けることができます *( アスタリスク ) を利用することでアドレスの一括設定も可能です 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 画面右下の迷惑設定を選択します > 迷惑設定画面が表示されます 3. 迷惑として設定するアドレスを改行区切りで入力します *( アスタリスク ) を利用して一部のアドレスを指定することが可能です社内には適用されません 4. 登録情報が含まれるアドレスを迷惑に設定するまたは登録情報と一致するアドレスを迷惑に指定するのいずれかを選択します 5. 最後に登録するをクリックします設定項目一覧項目登録情報が含まれるアドレスを迷惑に設定する登録情報と一致するアドレスを迷惑に指定する説明迷惑設定に *@meiwaku と登録すると ~@meiwaku.com など指定した語を含むアドレスを一括指定します迷惑設定に *jp と登録すると ~@meiwaku.co.jp など指定した語で終了するアドレスを一括指定します迷惑の設定クリアについて迷惑として設定したアドレスをすべて削除する場合クリアするボタンをクリックしてください個別のアドレスを削除する場合には一覧画面の中で直接 Delete してください 38

39 署名設定署名を設定します自分の好きな署名をいくつでもタイトルをつけて登録することができます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 画面右下の署名設定を選択します > 署名設定画面が表示されます 3. 新規登録をクリックします署名設定画面が表示されます 4. 必要項目を選択し登録するをクリックします 5. 署名の並びを変更したい場合ボタンをクリックして並び替えます設定項目一覧項目説明タイトル署名内容署名位置必須項目です自分で区別しやすいタイトル名を入力しますタイトルに特殊文字 <, >, ", ', &,, * を入力することはできません署名内容を入力してください本文のどちらに署名を挿入するか選択します署名を無制限に登録することができますただしどれか一つを通常使う署名として設定することはできません 39

40 一覧表示設定一覧の表示について設定します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 画面右下の一覧表示設定を選択します > 一覧表示設定画面が表示されます 3. 表示する項目を選択してボタンをクリックし右ボックスへ追加します何も設定していない場合下図の部分が全て表示されます 4. 最後に保存するをクリックします件名を表示しない設定にするとドラッグ & ドロップによる BOX 移動ができなくなりますユーザー作成 BOX を各 BOX の下に作成した場合親 BOX と同じ表示内容になりますアイコン件名宛先送信者送信日時受信日時サイズ全てのBOX 受信 BOX - - 送信 BOX - - 送信済 BOX - - 下書きBOX - - 個人 BOX - - 迷惑 BOX - - 削除 BOX - - ユーザー作成 BOX - - 一覧に必ず表示されます表示される項目にセットしている場合一覧に表示されます - 一覧に表示されません 40

添付忘れ防止設定送信時にファイルが添付されているかについて設定します添付忘れ防止機能とは送信時本文に条件を満たす内容が記載されていると警告が表示される機能です条件は条件 1 条件 2 の2 種類を選択することが可能です両方を利用するといずれの条件にも合致する場合に警告表示されます例えば条件 1 に添付条件 2 に参照してくださいとした場合

41 添付忘れ防止設定送信時にファイルが添付されているかについて設定します添付忘れ防止機能とは送信時本文に条件を満たす内容が記載されていると警告が表示される機能です条件は条件 1 条件 2 の2 種類を選択することが可能です両方を利用するといずれの条件にも合致する場合に警告表示されます例えば条件 1 に添付条件 2 に参照してくださいとした場合添付ファイルを参照してください等の文書が警告対象となります 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 画面右下の添付忘れ防止設定を選択します > 添付忘れ防止設定画面が表示されます 3. 使用する条件 1 条件 2 のチェックボックスにチェックして条件となる文字を改行区切りで入力します片方の条件のみ利用することが可能ですその場合入力された文字のいずれかが記載されているに警告表示されます英文字は大文字小文字の区別なくチェックします片仮名英数文字は半角全角の区別なくチェックします 4. 最後に保存するをクリックします以下の条件の場合チェック対象外となります条件 1 条件 2 の両方を利用しない場合はチェックを行いません本文が未入力の場合はチェックを行いません半角 > 半角スペースで始まる行はチェックを行いません 41

42 アクションリストと連携して次のような機能を利用することができますアクションリストに転記するアクションリストに転記するの内容をアクションリストに転記します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 転記したいを表示します 3. 転記するをクリックしアクションリストを選択しますアクションリストの新規登録画面が表示されます件名はアクションリストアクション名に内容はアクションリスト内容にコピーされます 4. 必要事項を入力し最後に登録するをクリックします 42

43 スケジュールと連携して次のような機能を利用することができますスケジュールに転記するスケジュールに転記する内容をワンクリックでスケジュールに転記します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 転記したいを表示します 3. 転記するをクリックしスケジュールを選択しますスケジュールトの新規登録画面が表示されます件名はスケジュールの件名に内容はスケジュール内容にコピーされます操作日のスケジュールとして自動セットします 4. 必要事項を入力し最後に登録するをクリックします 43

44 アドレス帳と連携して次のような機能を利用することができます登録アドレスを宛先にセットする登録アドレスを宛先にセットするアドレス帳に登録された内容をの宛先にセットしますこの機能は社外のみ利用可能です 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 社外作成をクリックします新規作成画面が表示されます 3. アドレス帳をクリックしますアドレス選択画面が表示されます 4. 連携製品のタブを選択し該当のアドレス横のチェックボックスにチェックします TO CC BCC の種類を選択します 5. セットするまたはセットして閉じるを選択します 6. 必要事項を入力し送信するをクリックします顧客創造日報シリーズ可視化日報顧客創造 Approach 製品をご利用の場合顧客プロフィール ( 会社情報 ) パーソンプロフィール( お客様情報 ) の登録内容を送信先にセットすることが可能です : 日報との連携送信先を日報製品の顧客プロフィールパーソンプロフィールから選択する : 顧客創造 Approach との連携送信先を顧客創造 Approach の会社情報お客様情報から選択する 44

45 日報製品と連携して次のような機能を利用することができます日報に転記する送信時に商談情報を自動登録する送信時に商談情報に内容を転記する送信先を日報製品の顧客プロフィールパーソンプロフィールから選択する連携する日報製品一覧顧客創造日報 (Type-R)/ 顧客深耕日報案件創造統合 (Type-R) 顧客深耕日報 AO 可視化日報送信先を日報製品の顧客プロフィールパーソンプロフィールから選択のみ日報製品との連携機能を利用するためには双方の利用ライセンスが必要です日報の権限がない場合はボタンタブ等が表示されません日報に転記する内容をワンクリックで商談情報に転記します 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 転記したいを表示します 3. 転記するをクリックし日報の商談情報を選択します商談情報の新規登録画面が表示されます商談情報はシステム設定画面より名称変更されている場合があります内容は商談情報の商談内容にコピーされ添付されたファイルもコピーされます操作日が商談日に自動セットします FROM ( 送信者 ) がメイン顧客プロフィール面談者欄にセットされ CC TO( 宛先 ) は手入力面談者欄にセットされます 4. 必要事項を入力し最後に登録するをクリックします 45

送信時に商談情報を自動登録する送信ボタンをクリックすると予め決められた内容の商談情報を自動作成しますなおこの機能は社外のみご利用になることができます送信時の商談情報自動登録機能について送信した内容をそのまま商談履歴として登録することが出来る機能です

46 送信時に商談情報を自動登録する送信ボタンをクリックすると予め決められた内容の商談情報を自動作成しますなおこの機能は社外のみご利用になることができます送信時の商談情報自動登録機能について送信した内容をそのまま商談履歴として登録することが出来る機能です送信先のアドレスが顧客創造日報シリーズに登録されているか確認し該当するアドレスが存在する場合に商談履歴を自動登録しますこの機能を利用するためにはシステム設定にて登録する商談情報について設定が必要です顧客名面談者商談内容項目は送信から転記されます 46

47 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 社外作成をクリックします新規作成画面が表示されます 3. 内容を登録します 4. 送信 / 登録をクリックし自動登録の商談自動登録を選択します送信登録 - 確認画面が表示されますセットされた宛先から登録されている顧客 / パーソン情報に一致する情報を検索します 5. 登録されているアドレスがない場合そのまま送信するをクリックします商談情報は登録されません送信は実行されます登録されているアドレスがあった場合メイン顧客プロフィール面談者がおよび手入力面談者正しいか確認します確認後送信するをクリックします宛先が複数セットされている場合は登録する顧客を選択しますなお選択されなかった顧客 / 面談者は自動的に手入力面談者項目にセットされます面談者は商談情報にセットするかどうか選択することができます CC にセットしたアドレスは手入力面談者項目にセットされますが表示された面談者は配信禁止項目にチェックが入っている方です送信可能かどうかご確認ください 47

48 送信時に商談情報に内容を転記する送信ボタンをクリックすると顧客名面談者商談内容が転記された状態で商談情報登録画面が表示されそのまま商談情報を登録することができますなおこの機能は社外のみご利用になることができます転記と自動登録の違いについて自動登録は登録する商談フォーム種類商談目的商談成果を予め設定されているのに対し転記は送信者が登録するフォーム商談目的商談成果を選択することができます自動登録は商談情報画面は表示されません転記の場合商談情報画面が表示されるため送信者が自由に内容を変更することができます社内に日報転記機能について本機能は社外のみご利用になることができますが社内には日報通知という同類の機能がありますこの時宛先にセットされたアドレスから自動的に顧客や面談者をセットしません : 社内を作成する 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 作成をクリックします新規作成画面が表示されます 3. 内容を登録します 4. 送信 / 登録をクリックし転記の商談情報 ( ) を選択します送信転記 - 確認画面が表示されますセットされた宛先から登録されている顧客 / パーソン情報に一致する情報を検索します商談情報は名称変更されている場合がありますまた登録されているフォーム全て選択することが出来ます 5. 登録されているアドレスがない場合そのまま送信するをクリックします商談情報の新規登録画面が表示されます登録されているアドレスがあった場合メイン顧客プロフィール面談者がおよび手入力面談者正しいか確認します確認後送信するをクリックします転記された状態で商談情報の新規登録画面が表示されます内容を確認修正した上で登録します宛先が複数セットされている場合は登録する顧客を選択しますなお選択されなかった顧客 / 面談者は自動的に手入力面談者項目にセットされます面談者は商談情報にセットするかどうか選択することができます CC にセットしたアドレスは手入力面談者項目にセットされますが表示された面談者は配信禁止項目にチェックが入っている方です送信可能かどうかご確認ください 48

送信先を日報製品の顧客プロフィールパーソンプロフィールから選択する送信先アドレスを日報製品に登録された顧客プロフィールパーソンプロフィールから選択しますなおこの機能は社外のみご利用になることができます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 社外作成をクリックします新規作成画面が表示されます 3.

49 送信先を日報製品の顧客プロフィールパーソンプロフィールから選択する送信先アドレスを日報製品に登録された顧客プロフィールパーソンプロフィールから選択しますなおこの機能は社外のみご利用になることができます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 社外作成をクリックします新規作成画面が表示されます 3. アドレス帳をクリックして宛先の条件を絞り込みをクリックします検索結果内容が表示されます 4. 該当のアドレス横のチェックボックスにチェックします TO CC BCC の種類を選択します 5. セットするまたはセットして閉じるを選択します 6. その他必要事項を入力し送信するをクリックします顧客プロフィールは URL 項目がとして表示されます閲覧制限のある顧客プロフィールパーソンプロフィールはセットできません 49

顧客創造 Approach 製品と連携して次のような機能を利用することができます送信先を顧客創造 Approach の会社情報

権限がない場合はボタンタブ等が表示されません送信先を顧客創造 Approach の会社情報お客様情報から選択する

ルのみご利用になることができます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2.

アドレス帳をクリックして宛先の条件を絞り込みをクリックします検索結果内容が表示されます 4.

50 顧客創造 Approach 製品と連携して次のような機能を利用することができます送信先を顧客創造 Approach の会社情報お客様情報から選択する顧客創造 Approach 製品との連携機能を利用するためには双方の利用ライセンスが必要です権限がない場合はボタンタブ等が表示されません送信先を顧客創造 Approach の会社情報お客様情報から選択する送信先アドレスを顧客創造 Approach に登録された会社情報お客様情報から選択しますなおこの機能は社外メールのみご利用になることができます 1. メニューよりアイコンをクリックします ( 一覧 ) 画面が表示されます 2. 社外作成をクリックします新規作成画面が表示されます 3. アドレス帳をクリックして宛先の条件を絞り込みをクリックします検索結果内容が表示されます 4. 該当のアドレス横のチェックボックスにチェックします TO CC BCC の種類を選択します 5. セットするまたはセットして閉じるを選択します 6. その他必要事項を入力し送信するをクリックします会社情報は URL 項目がとして表示されます 50

本マニュアルの内容は下記からもご確認いただけます NI コラボ操作マニュアル (WEB 版 ) http://www.nicollabo.

51 本マニュアルの内容は下記からもご確認いただけます NI コラボ操作マニュアル (WEB 版 ) 商標本説明書に登場する会社名製品名は各社の登録商標商標です免責本説明書に掲載されている手順による操作の結果ハード機器に万一障害などが発生しても弊社では一切の責任を負いませんのであらかじめご了承ください発行 2012 年 6 月 25 日第 2 版サポートデスク support@ni-consul.co.jp Fax: 営業時間 : 月曜日 ~ 金曜日 9:00~12:00 13:00~17:00( 当社休業日土日祝日を除く )

システム管理マニュアル

システム管理マニュアル自分がやらなければならないアクション ( 個々の業務 ) を入力し抜けや漏れを無くし効率よく仕事を進めるための機能ですアクョンリスト登録時に仕事内容やその締め切り日を登録してヌケや漏れを防止することができます上司のコメントをに登録したり別の担当者に業務指示を出し進捗状況を把握することも可能となっています指示したアクションが完了した場合指示者に通知する機能もついていますので効率的にアクションを進めることができますは