SMILEBSでの社会保険業務手順書（スマイルサポートセンター）Ver1.07

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1 社会保険業務手順書 ( 算定 月変 ) SMILE BS SMILE BS 人事給与管理システム では 社会保険業務において 健康保険および厚生年金保険の標準報酬の定時決定 ( 算定 ) 昇 ( 降 ) 給やベースアップに伴う随時改定 ( 月変 ) を行い 算定基礎届や月額変更届を作成することができます 当手順書では 算定 ( 月変 ) 処理の基本的な流れや入力項目についてのみ説明しております 年間報酬平均による保険者算定を行う場合は 平成 23 年社会保険改正対応 ( 定時決定における保険者算定の基準追加 ) 運用操作マニュアル をあわせてご覧ください 当手順書と同様に QQ-Web の ダウンロード に掲載されています 株式会社大塚商会スマイルサポートセンター

2 目次 1: 社会保険業務実施のタイミングと改定時期 算定 月変 月変と算定 3 2: 社会保険業務の実施手順 4 3: 社会保険項目入力 各項目の説明 従前の月額 等級について 通常給外 遡及額と昇降給差について 修正平均額の求め方 昇降給差 ( 備考用 ) と昇降給年月について 通常給外 遡及額および昇降給差の入力方法 8 4: こんなときどうすればいいの? Q&A 集を参照 QQ-Web /06/21(Ver.1.07)

3 1: 社会保険業務実施のタイミングと改定時期 SMILE BS 人事給与管理システムでは 算定 月変の社会保険業務を行うことができます 社会保険業務を行うにあたり社会保険開始処理では 今回実施する処理内容を 算定 月変 月変と算定 の 3 つの処理から選択します 各処理の実施タイミングをご説明します 1.1. 算定 6 月支給の給与計算の終了処理を行った後 7 月支給の給与の開始処理を行うまでに実施します 新月額は 9 月から適用され 10 月支給の給与から徴収開始します ( 翌月徴収の場合 ) ( イメージ ) 1.2. 月変 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 9 月 10 月 算定対象期間 昇給月の 2 ヵ月後に支給する給与の終了処理を行った後 3 ヵ月後に支給する給与の開始処理をするまでの間に実施します 昇給月の 3 ヵ月後から適用され 4 ヶ月後支給の給与から徴収開始します 7 月昇給の場合は 9 月給与の終了処理を行った後 10 月給与の開始処理を行なうまでの間に実施します 新月額は 10 月給与から適用され 11 月支給の給与から徴収開始となります ( イメージ ) 7 月昇給の場合 7 月 8 月 9 月 10 月 11 月 12 月 1 月 月変対象期間 6 月給与 7 月給与理終理開理終9 月給与 10 月給与理終理開理終開始処了処新月額適用 昇給月昇給 2 ヶ月後昇給 3 ヶ月後 開始処了処この期間に実施 始処了処理始処了処理新月額での徴収開始 新月額適用 新月額での徴収開始 SMILEBS で 新月額での徴収が開始される ( 通常 健康保険 厚生年金は翌月徴収のため 適用月の翌月から新月額での徴収が開始される ) この期間に実施 1.3. 月変と算定 ( 算定と月変の同時処理 ) 4 月 ~6 月に固定的賃金の変動 ( 昇降給 ) があった場合 算定処理を行うと同時に 変動 ( 昇降給 ) 月から継続した 3 ヶ月間の報酬をもとに月変を行い 月変に該当した人 月額変更届 月変に該当しなかった人 算定基礎届 を作成できます 算定基礎月 (4~6 月 ) に固定的賃金の変動 ( 昇降給 ) があった場合に 昇給月の 2 ヵ月後に支給する給与の終了処理を行った後 3 ヵ月後に支給する給与の開始処理をするまでの間に実施します 4 月昇給の場合 6 月給与終了後 7 月給与開始までに処理を実施します 5 月昇給の場合 7 月給与終了後 8 月給与開始までに処理を実施します 6 月昇給の場合 8 月給与終了後 9 月給与開始までに処理を実施します 新月額の適用時期は 算定 月変の適用時期と同様です 提出期限により算定と月変の同時処理を行えない場合もあります 提出期限等については 所轄の年金事務所 健康保険組合にご確認ください /6/21(Ver.1.07)

4 2: 社会保険業務の実施手順 以下の手順は 社会保険業務の基本的な流れの一例です 実際の運用はお客様ごとに異なることがあるため 業務の流れや注意点が担当エンジニアの説明と異なる場合もあります その場合はお客様の運用に合わせた手順で業務を行っていただき こちらは参考資料としてご覧ください 年間報酬平均による保険者算定を行う場合 対象者を確認するためのシミュレーション ( 仮計算 ) を行う場合は 平成 23 年社会保険改正対応 ( 定時決定における保険者算定の基準追加 ) 運用操作マニュアル をあわせてご覧ください 当手順書と同様に QQ-Web の ダウンロード に掲載されています 以下の手順内に記載されている 操作マニュアル は SMILE BS インストールフォルダ内の マニュアル 給与 フォルダの中に格納されています ( 例 :D または C 等の任意のドライブ SMILEBS マニュアル 給与 フォルダ ) 設定内容の確認 マスター等の設定内容に間違いがないかを 必要に応じて確認します チェックするマスター : 会社基本情報設定 基本情報タブ ( 規定労働日数 ) 会社基本情報設定 社会保険タブ ( 健保組合区分 ) 社保事業所マスター ( 事業所名 住所 記号等 ) 社員マスター 基本情報タブ ( 生年月日 在籍区分 ) 社員マスター 社会保険タブ ( 健康保険 厚生年金の各項目等 ) 勤怠項目設定 ( 支払基礎日数欄 ) 支給予定設定 ( 暦日数 ) 等 社会保険開始処理 ( 社会保険業務実施のタイミング ) 参照 : 当手順書 P3 参照 : 操作マニュアル第 6 章 2 これから行う処理 ( 算定 月変 月変と算定 ) を選択し 対象月や徴収開始月などを確認します 年間報酬平均による保険者算定を行う場合 対象者を確認するためのシミュレーション ( 仮計算 ) を行う場合は 平成 23 年社会保険改正対応 ( 定時決定における保険者算定の基準追加 ) 運用操作マニュアル をあわせてご覧ください 社会保険項目入力 参照 : 当手順書 P6~9 参照 : 操作マニュアル第 6 章 社員ごとに 算定 月変に必要な情報の入力 修正を行います 社会保険開始処理を実行することにより あらかじめ値が表示される項目もあります 通常の給与の支払い以外に現金での支給や 現物での支給があった場合はその金額 ( 現金に換算した金額 ) を入力します 社会保険項目一覧表 参照 : 操作マニュアル第 6 章 4-3 [ 社会保険項目入力 ] で入力 修正した情報に誤りがないか 一覧表を作成して内容を確認します 新等級計算処理 参照 : 操作マニュアル第 6 章 5 [ 社会保険項目入力 ] での入力値や社員マスターの内容などをもとに 保険料額表 ( 等級マスター ) より 各社員の新月額 新等級が算出されます 新しい等級や月額は [ 社会保険終了処理 ] 後に [ 社員マスター ] の 月額 / 等級 に反映します /6/21(Ver.1.07)

5 いずれかを選択実施SMILE BS 人事給与管理システム SMILE BS での社会保険業務手順書スマイルサポートセンター 社会保険料改定一覧表算定月変結果確認表 参照 : 操作マニュアル第 6 章 必要に応じて作成します 改定後の等級や月額を確認することが可能です 算定月変結果確認表では 算定基礎届 月額変更届 に出力される項目を一覧表で確認できます 算定基礎届 / 月額変更届 参照 : 操作マニュアル第 6 章 年金事務所や健康保険組合に提出する 算定基礎届 月額変更届を印刷して提出する場合に実行します 届の様式は日本法令様式にもとづいています 用紙タイプは [ 基本設定 ]-[ 会社情報 ]-[ 帳票設定変更 ]-[ 用紙 / 機能タブ ] で指定します 算定月変届データ作成 参照 : 操作マニュアル第 6 章 6-1 算定基礎届 / 月額変更届を電子媒体で提出する場合に実行します 年金事務所や健康保険組合に提出する算定基礎届 月額変更届を電子媒体 (MO CD DVD) に作成します この処理では 電子媒体の作成と作成した電子媒体の内容を確認することができます 電子媒体の作成後 日本年金機構から提供されている 仕様チェックプログラム によりデータのチェックを行います また一緒に提出する 磁気媒体届書総括票 を出力します 仕様チェックプログラムは 日本年金機構のホームページからダウンロードします 仕様チェックプログラムに関しては 操作マニュアル第 5 章 賞与支払届データ提出までの手順について を参照してください 算定月変届データ作成を実施するには 事前に以下の処理が必要です 1 社員マスター : 社保 FD タブの登録 2 社保事業所マスター : 郡市区符号 事業所記号 事業所番号 最終 FD 通番の登録 3 社会保険項目入力 : 月変改定予定月の登録 新しい等級や月額は [ 社会保険終了処理 ] 後に [ 社員マスター ] の 月額 / 等級 に反映します データセーブ処理 万が一のトラブルに備え データを保存します 社会保険終了処理 参照 : 操作マニュアル第 6 章 7-1 [ 新等級計算 ] で計算された新しい等級や月額が [ 社員マスター ] の 月額 / 等級 に反映します 新月額での徴収を開始する月以降の標準月額 等級が変更されます ( 必要に応じて行う処理 ) 社会保険終了取消 参照 : 操作マニュアル第 6 章 7-2 [ 社会保険終了処理 ] 後に訂正事項等がある場合 [ 社会保険終了取消 ] を実行することにより 終了処理前の状態に戻すことができます [ 社会保険終了取消 ] の対象となる社会保険業務は 直前に行った終了処理のみ取り消しを行うことができます /6/21(Ver.1.07)

6 3: 社会保険項目入力 3.1. 各項目の説明 ( 画面イメージはカード型を使用しています ) 社保報酬額 2 支払基礎日数 3 固定的賃金増減 表示のみの項目です 報酬が 社会保険報酬額に含まれるかどうかは [ 基本設定 ]-[( 給与 ) 項目設定 ]-[ 支給項目設定 ] の給与支給項目詳細設定の 社会保険報酬額に加算 減算 対象外 の設定内容と [ 基本設定 ]-[( 給与 ) 項目設定 ]-[ 通勤手当設定 ] の詳細設定の 社会保険報酬額に加算 対象外 を元に判断されています 設定を確認する場合は [ 基本設定 ]-[( 給与 ) 項目設定 ]-[ 項目設定リスト ] をご利用ください [ 基本設定 ]-[ 会社情報 ]-[ 支給予定設定 ] の支給予定タブ ( 暦日数 ) および [ 基本設定 ]-[( 給与 ) 項目設定 ]-[ 勤怠項目設定 ] の支払基礎日数の設定により 支払基礎日数が初期表示されます 必要に応じて修正してください 月変の条件となる 固定的賃金の増減 が自動判別され初期表示されます 必要に応じて修正してください (0: 変動なし 1: 増加 2: 減少 ) 固定的賃金の増減は 前月の固定給と当月の固定給の差で判断されます 4 その他現金支給通常の給与の支払以外に現金で支給された金額を入力します ( 食事手当 皆勤手当等 ) 5 その他現物支給通常の給与の支払以外に物品で支給されたものを金銭に換算して入力します ( 食事 食事券 社宅等 ) 6 算定除外月区分 算定から除外する月にチェックをします ( 低額の休職給を受けたり ストライキによる賃金カットがあった場合など ) 支払基礎日数が 17 日未満 ( パートタイマーは特例有 ) の月は チェックをしなくても算定基礎月から除外されます 7 通常給外 遡及額等 3.3. 通常給外 遡及額と昇降給差について を参照 8 昇降給差 ( 備考用 ) [ 基本設定 ]-[ 会社情報 ]-[ システム設定変更 ]-[ 機能 ] タブで 算定処理で昇降給差額を自動計算する 月変処理で昇降給差額を自動計算する にチェックをつけた場合 前月の固定給と当月の固定給から差額が自動計算され 初期表示されます 9 算定 ( 月変 ) から除外強制的に算定 月変の対象外としたい社員のみチェックします (6 月 1 日以降入社のする社員 5 月昇給に伴う [ 月変と算定 ] を実行中で 4 月昇給の月変対象となった社員など ) /6/21(Ver.1.07)

7 10 月変改定予定月電子媒体を使用して算定届 月変届を出力する場合で 8 9 月に月額変更を予定している社員がいる場合は 8 月または9 月のいずれかを選択します 平成 27 年より設定不要になりました 算定基礎届データ作成時は値が省略されます 11 算定 ( 月変 ) 届備考電子媒体を使用して算定届 月変届データを作成する場合 データに出力する備考を入力します 紙媒体の算定届 月変届には出力されません 12 年間報酬平均による年間報酬平均による保険者算定の対象者に指定する場合にチェックをします ( 1) 算定の対象とする 13 過去分過去 1 年間の報酬額などを入力する画面を表示します ( 1) 14 標準月額 等級 3.2. 従前の月額 等級について を参照 15 算定届の備考に資格取得チェックをすると 算定基礎届の備考に資格取得日 ( 入社年月日 ) を出力することができます 支払対象期間の途中から資格を取得 ( 入社 ) したことにより 1 ヶ月分の給与が支給されない月日 ( 入社年月日 ) を出力するがある場合にチェックをします (Ver7.7 以降 ) 1213 ( 1) 平成 23 年社会保険改正対応 ( 定時決定における保険者算定の基準追加 ) 運用操作マニュアル をご参照ください 3.2. 従前の月額 等級について [ 社会保険項目入力 ] 画面の 標準月額 と 等級 は [ 社員マスター ] の [ 社会保険 ] タブに現在設定されている値が表示されます 表示される値 算定または 4 月昇給の月変の場合は 7 月 の等級を表示 10 月昇給の月変の場合は 翌年 1 月 の月額 等級を表示この 標準月額 と 等級 を 従前の月額 等級 として 新等級計算で求められた新月額 等級と比較し 算定 月変の判断を行います 3.3. 通常給外 遡及額と昇降給差について 期間内の支給に通常時以外の支給や 遡及額がある場合 本来その期間内に支給されない金額 ( 通常時以外の支給や遡及額 ) を除外して計算する必要があります ( 通常給外 遡及額と昇降給差がある場合は 平均額 の他に 修正平均額 を計算します ) 修正平均額の求め方 算定処理を例にとって説明します SMILEBS では 修正平均額が以下のように求められています ( 以下例は 6 月に昇給していますが 2 等級以上の変動がなかったため 算定対象となります ) 通常は 3ですが 算定除外月区分 のチェックがついている場合や 支払基礎日数に17 日未満 ( パートの場合は15 日未満 ) の月がある場合は 1 or 2 となる場合があります 修正平均額 ➊ ➋ =((6 7 8 月の社保報酬額の合計 )-(6 7 8 月の通常給外 遡及額の合計 ) +(6 7 8 月の昇降給差の月額の合計 )+(6 7 8 月の修正合計調整額の合計 )) 3 ➌ ➍ ➊ ➊ ➋ ➌ ➍ 報酬月額からマイナスする分 報酬月額にプラスする分 昇降給差 ( 備考用 ) と昇降給年月について 算定対象者 4 月の昇降給差 ( 備考用 ) 欄に入力した値が 算定届に出力されます (4 月以外の月に昇降給差を入力しても算定届には出力されません ) 算定届に昇給月の出力が必要な場合は [ 算定基礎届 ]-[ 条件指定画面 ] で 昇降給年月の印字 に をつけて 昇降給年月を指定してから算定届を作成します ( 指定した年月に固定的賃金の増減がある社員にのみ印字することができます ) 月変対象者 昇降給月( 社会保険開始処理で指定 ) の昇降給差 ( 備考用 ) 欄に入力した値が 月変届に出力されます ( 昇降給月以外の月に昇降給差を入力しても月変届には出力されません ) 月変届の昇降給年月は 社会保険開始処理で指定した昇降給月が出力されます /6/21(Ver.1.07)

8 通常給外 遡及額および昇降給差の入力方法以下の例を使用して説明します 例 6 月にベースアップが決定し 4 5 月分が 6 月に支給された ( 昇給月は 6 月 ) 8 月の給与計算後 月変と算定 で社会保険業務の処理を行う 矢澤さんの場合 6 月にベースアップ ( 10,000) が決定し 4 5 月分 ( 10,000 2 ヶ月 ) が 6 月に支給された ( 遡及があった ) 等級が 2 等級以上の差がなかったため 定時決定 ( 算定 ) の対象となり 算定基礎届が作成されます 差額 812 差額 406 昇給差額 ( 遡及額 ) 21,218 16,234 8,117 8,523 5,300 6,740 差額 10, ,000 差額 10, , , , ,000 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 216, , , , ,740 社会保険項目入力例 上記のような場合 [ 社会保険項目入力 ] では以下のように入力します 補足 1 ヶ月あたりの昇 ( 降 ) 給額と 残業代等をわけて入力するのが難しい場合は 月ごとの合算値を 昇降給差の月額 もしくは 修正合計調整額 に入力しても 修正平均は正しく算出され 問題はありません 1 ヶ月あたりの昇 ( 降 ) 給額 補足 調整額 ( 遡及により増えたなど ) 補足 届書の備考欄に表示する昇降給差 ( 月変用 ) 報酬額に含まれる通常給以外 (6 月に支払われた遡及額 ) /6/21(Ver.1.07)

9 山田さんの場合 6 月にベースアップ ( 30,000) が決定し 4 5 月分 ( 30,000 2 ヶ月 ) が 6 月に支給された ( 遡及があった ) 以下の 3 つの条件を全て満たしていたため 随時改定 ( 月変 ) の対象となり月変届を作成します 1 固定的賃金に変動がある 2 変動月以後 3 ヶ月とも支払基礎日数が 17 日以上である 3 従前と 2 等級以上の差があるこの場合 今回の例では 月分で月変届を作成することになります 社会保険項目入力例 差額 1,440 差額 2,880 昇給差額 ( 遡及額 ) 64,320 20,688 31,032 28,020 19,614 30,822 差額 30, ,000 差額 30, , , , ,000 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 380, , , , , 月分のベースアップ分 ( 30,000 2 ヶ月 ) と残業代の差額分 ( 4,320) 計 64,320 が遡及差額として支給されている 4 5 月分のベースアップ分 ( 30,000 2 ヶ月 ) と残業代の差額分 ( 4,320) 届書の備考欄に表示する昇降給差 ( 月変用 ) 報酬額に含まれる通常給以外 (6 月に支払われた遡及額 ) 月変届出力例 月変対象者なので出力される 社会保険開始処理で指定した昇降給年月 修正平均額 通常給外 遡及額 昇降給差の月額 がない場合には計算されません =((6 7 8 月の社保報酬額の合計 )-(6 7 8 月の通常給外 遡及額の合計 ) +(6 7 8 月の昇降給差の月額の合計 )+(6 7 8 月の修正合計調整額の合計 )) 3 =(( 482, , ,822 )-( 64,320 )+( 0 ) +( 0 )) 3 = 416, /6/21(Ver.1.07)

10 OnePoint 算定基礎届 / 月額変更届出力時の注意 協会けんぽでは 平成 19 年 4 月の届出様式改定に伴い 決定後の標準報酬月額 欄の記入が不要となりました 算定基礎届 / 月額変更届出力時には [ 算定基礎届 ]/[ 月額変更届 ]-[ 条件指定画面 ] にて 決定後の標準報酬月額を出力しない に をつけて 出力してください 健康保険組合によっては記入が必要な場合もあります ご加入の健康保険組合にご確認ください 4: こんなときどうすればいいの? 4.1. Q&A 集を参照 社会保険の支払基礎日数がおかしい 算定処理および月変処理の改定月と徴収開始月を同じにしたい 対象期間内の社保報酬額が合わない場合は? 社会保険項目入力後 社会保険開始処理を取り消すと手入力した項目は消えてしまうのか? 算定基礎届や月額変更届の届出は厚生年金基金でも出力できるか? 算定処理を忘れて 9 月の給与計算をしてしまったが 今から処理をしても大丈夫か? 算定処理を終了処理して 続けて月変処理をしても大丈夫か? 算定基礎届に出力された社保報酬額の合計が 3 ヶ月分の合計にならない 年金事務所でもらってきた用紙や市販の用紙で出力することはできるか? 固定的賃金は増加したがが減少して 2 等級以上下がった場合 月変処理の対象になるか? 4.2. お客様マイページ お客様マイページの よくあるご質問 (FAQ) でも Q&A をご確認いただけます A)B) どちらかの方法でアクセスします A) にアクセスしログイン B)SMILE メニューの お客様マイページ ボタンをクリック 参照 : 操作マニュアル Q&A 集 3. 社会保険業務の Q&A ID により FAQ をご確認いただけます FAQ 例 ID 質問 [S.BS 人事給与 ] 算定 月変 のよくあるお問い合わせ [S.BS 人事給与 ] 社会保険業務 ( 算定 月変 ) の流れ [S.BS 人事給与 ] 算定処理を実行するタイミングは? [S.BS 人事給与 ] 社会保険開始処理で算定を選択すると 3 ヶ月目の 6 月度が未終了と表示される [S.BS 人事給与 ] 社会保険項目入力について [S.BS 人事給与 ] 支払基礎日数の算出方法 [S.BS 人事給与 ] 通勤手当が社保報酬額に加算されていない [S.BS 人事給与 ] 社会保険項目入力画面の固定的賃金増減について [S.BS 人事給与 ] 算定基礎届に出てこない社員がいる [S.BS 人事給与 ] 月変の対象者のはずだが月変対象とならない社員がいる [S.BS 人事給与 ] 仮等級について ( 厚生年金の 0 等級 31 等級 健康保険の 0 等級 51 等級について ) [S.BS 人事給与 ] 社会保険終了処理を実行するタイミングはいつがよいですか? [S.BS 人事給与 ] 算定 ( 月変 ) の処理が終わっていないが 給与計算を行いたい /6/21(Ver.1.07)

11 SMILE BS 人事給与社会保険業務手順書 ( 算定 月変 ) たよれーるコンタクトセンタースマイルサポートセンター ルは環境やリサイクルに配慮し 古紙再生利用促進のため再生紙を本文用紙に使用しています 掲載内容の無断転載を禁じます 本マニュアルに関する著作権 並びに その他のすべての知的所有権は 株式会社大塚商会に独占的に帰属します お客様は 株式会社大塚商会の事前の書面による承諾を得ることなく 本マニュアルを複製 要約 配布 転用 翻訳 使用許諾又は 手段を問わず転送することはできないものとします Copyright 2016 OTSUKA CORPORATION All Rights Reserved. 2016/06/21