目次 ページ 1. はじめに 1 2. 事前準備 (1) 省燃油購入実績入力シート EXCEL の配付 3 3. 省燃油購入実績入力シートEXCEL 登録作業 (1) 登録作業時の注意点 4 (2) 登録方法購入実績数量合計の入力 7 (3) 登録作業入力内容の保存方法 8 4. 送信用データの作成

Transcription

1 漁業経営セーフティーネット 省燃油購入実績入力シート EXCEL 登録用説明書 平成 27 年 1 月 一般社団法人漁業経営安定化推進協会

2 目次 ページ 1. はじめに 1 2. 事前準備 (1) 省燃油購入実績入力シート EXCEL の配付 3 3. 省燃油購入実績入力シートEXCEL 登録作業 (1) 登録作業時の注意点 4 (2) 登録方法購入実績数量合計の入力 7 (3) 登録作業入力内容の保存方法 8 4. 送信用データの作成と送信 (1) 送信用データの作成方法 9 (2) 送信用データの送信方法 10 (3) 送信時の注意点 11 (4) 送信後にメッセージが返信された場合 完了連絡 (1) 漁安協省燃油担当への完了連絡 13

3 1. はじめに 省燃油購入実績入力シート EXCEL 登録用説明書とはセーフティーネットで補てん発動が無く燃油購入実績報告が出来ない場合に 省燃油活動推進事業で必要な購入実績数量の報告を電子化するための操作手順説明書です 電子化登録作業にはインターネットに繋がり Microsoft Excel の何れかが入っているパソコンがあり 電子メール送信が出来ることを前提としています 電子化登録に際して使用するものは漁安協から送信されてくるメールに添付された省燃油購入実績入力シート EXCEL です 1

4 省燃油購入実績報告書 電子化完了までの流れ 購入実績を省燃油購入実績入力シート EXCEL に転記してください 送信用データを作成し漁安協へメールで送信してください 日付は別途お知らせ致します データ送信は xx/xx(x) から受け付けます 漁安協から省燃油購入実績内容の結果を返信します 漁安協省燃油担当宛てに省燃油購入実績報告完了連絡を 省燃油購入実績内容の結果をメールで返信します 転記内容が記載されていますので必ず確認してください 転記ミスがあれば訂正して再度漁安協へメール送信してください 省燃油購入実績報告のデータ送信がすべて終ったら漁安協省燃油担当宛てへメールや電話等で連絡をしてください 最終完了連絡は xx/xx(x) までに終らせてください 省燃油購入実績報告電子化手続き完了 日付は別途お知らせ致します 2

5 2. 事前準備 (1) 省燃油購入実績入力シート EXCEL の配付 漁安協省燃油担当からメールで省燃油購入実績入力シート EXCEL が添付されて送られてきます 省燃油購入実績入力シート EXCEL への転記作業を事務契約団体で行う場合は下記の資料を事務契約団体へメールで送付してください 1. メールに添付されている購入実績入力シート EXCEL 2. 省燃油購入実績入力シート EXCEL 登録用説明書 ( 本説明書 ) 漁安協省燃油担当から配信されるメール件名 : 省燃油購入実績入力シート送付 省燃油購入実績入力シート Excel を送付致します 省燃油購入実績入力シート Excel の数量を登録後送信用データを safetynet-kikin@gyoankyo.or.jp へ x 月 xx 日までに送信してください < 省燃油活動 xx ~ xx 月燃油使用数量報告の方法について > 1. 添付の省燃油購入実績入力シートを任意の場所に保存する ( デスクトップ等 ) 2. エクセルでファイルを開く この際にマクロが無効化されたと警告が出た場合は マクロを有効にする 3. 各漁業者の xx ~ xx 月の燃油使用数量を燃油実績数量合計の欄に記入する 4. ファイル内の保存ボタンを押した後 送信用データ作成を押す 5. 省燃油購入実績入力シートを保存した場所に 000xxx_xxxx-xxx_201x_x_ 省燃油実績.CSV というファイルができる ( xxx はシステム上の管理番号 ) 6. 出来上がった CSV ファイルを E メールに添付し safetynet-kikin@gyoankyo.or.jp 宛に件名を省燃油購入実績として送信する 7. 送信したファイルが正常に処理されれば 省燃油購入実績報告受付結果送付 として受付結果が添付された E メールが送信されてくる メールが何も来ない場合は迷惑メール扱いされている可能性があるので迷惑メールフォルダ等を探してください << 添付ファイルご説明 >> 地域水産業再生委員会様向け 000xxx_xxxxx_ A 漁協 _201x_x_ 省燃油実績報告.XLS 000xxx_xxxxx_ B 漁協 _201x_x_ 省燃油実績報告.XLS 000xxx_xxxxx_ C 漁協 _201x_x_ 省燃油実績報告.XLS 本メールアドレスはお知らせ専用です このメールに返信を頂いても内容の確認は出来かねますのでご了承ください 各漁協等毎に購入実績入力シート EXCEL が分かれています 各漁協等で入力する場合は EXCEL と本説明書を送ってください デスクトップ等に添付のエクセルファイルを保存して作業します 3

6 3. 省燃油購入実績入力シート EXCEL 登録 (1) 登録作業時の注意点 デスクトップ等に保存した購入実績入力シート EXCEL を開いてください ファイルを開いたあと マクロを有効にする必要があります 下記を参考にしてください Excel2013/2010 の場合 + 1. 開いたエクセルの画面の [ セキュリティーの警告無効にされました ] との表示の右横にある [ コンテンツの有効化 ] ボタンを押します なお この警告メッセージ帯は一度マクロの実行を試みると消えてしまいますので もしこの警告表示がない場合は 一旦ファイルを閉じた後 再び起動し直してください また この操作は一度行えば二回目以降の同じファイルの起動時にも適用されるので一度行えば OK です ( ただし ファイルを他に移動したり コピーしたり 名称を変更したりした場合にはもう一度行う必要があります + Excel2007 の場合 + 1. 開いたエクセルの画面の [ セキュリティーの警告マクロが無効にされました ] との表示の右横にある オプション... ボタンを押します ( この警告メッセージは一度マクロの実行を試みると消えてしまいますので もしこの警告表示がない場合は 一旦ファイルを閉じた後 再び起動し直してください ) 2. すると Microsoft Office セキュリティオプション という画面が表示されますので その中の コンテンツを有効にする (E) にチェックを入れます 3. 最後に 下方の [OK] ボタンをクリックしてこの画面を閉じます + 4

7 Excel2003 の場合 (Excel2002 や 2000(XP) や 97 も同様です ) + 1. ツールメニューの [ ツール (T)] [ マクロ (M)] [ セキュリティ (S)...] 2. 表示された セキュリティ画面 の セキュリティレベル タブで 中 を選択して OK ボタンをクリック 3. いま起動している Excel を一旦閉じます ( 右上の で終了して結構です ) ( この設定は 一旦 Excel を終了させてから有効となります ) 4. 再び 同じファイルを開き直し 表示される セキュリティ確認画面 で [ マクロを有効にする ] を選んでください + 実際に登録してみましょう 以下のように C 支所で購入実績シート入力 EXCEL に転記作業を行う場合の例です A 再生委員会 A 漁協 B 支所 C 支所 5

8 省燃油購入実績入力シート EXCEL に転記する主な内容は以下の 4 点です 1 該当四半期の購入実績数量 ( リットル単位 ) 間違えて転記すると 概算払 精算払が間違ったまま行われてしまいますのでご注意ください まず配付された省燃油購入実績入力シート EXCEL が正しいかを確認してください 再生委員会と各団体 事業所の名前が正しいかを確認してください 間違っている場合は漁安協省燃油担当までご連絡ください 配付された省燃油購入実績入力シート EXCEL の黄色部分が入力項目です それ以外は入力する必要はありません 入力項目 6

9 (2) 登録方法購入実績数量合計の入力 以下の入力を行います 購入実績数量合計 A A 購入実績数量合計油種別ではなく 購入実績数量の合計を転記してください 購入実績報告がない契約者は未記入またはゼロを記入してください 7

10 (3) 登録方法入力内容の保存方法 " 保存 " ボタンを押すことで入力内容を保存できます こまめに保存することをお勧めします 保存ボタンをクリック 8

11 4. 送信用データの作成と送信 (1) 送信用データの作成方法 転記作業が終了したら以下の手順で送信用データを作成してください " 送信用データ作成 " ボタンを押すと デスクトップなどの保存したフォルダ内に送信用データ (CSV ファイル ) が出来上がります 送信用データ (CSV ファイル ) のアイコンはこのように a, という絵になっています EXCEL のアイコンと間違えないようにしてください 再生委員会 事業所コードが頭に付くので目印にしてください 9

12 (2) 送信用データの送信方法 転記作業が終了したら以下の手順で送信用データを送信してください 作成された送信用データを漁安協へメールで送信してください 宛先 : 件名 : safetynet-kikin@gyoankyo.or.jp 省燃油購入実績 宛先を以下のアドレスとして下さい safetynet-kikin@gyoankyo.or.jp 件名を以下として下さい 省燃油購入実績 本文は空白として下さい 作成された送信用データを添付して下さい 漁安協への送信は xx/xx(x) から受け付けます それ以前に送信しても無効となりますので注意してください 日付は別途お知らせ致します 10

13 (3) 送信時の注意点 漁安協へメール送信するのは送信用データ (CSV) です 間違って省燃油購入実績入力シート EXCEL を送信しないようにしてください こちらを送ってください こちらは送らないで下さい 複数の送信用データを 1 つのメールに添付して送っていただいてもかまいません 目安として 最大 20 ファイル程度まで添付が可能です 11

14 (4) 送信後にメッセージが返信された場合 送信用データを送信してから 15 分以内に受付結果一覧表ではなく下記のようなエラーメールが届く場合があります また 15 分を過ぎても受付結果一覧 エラーメッセージ共に届かない場合も以下の点を確認してください 漁安協から送られてきたメール メール件名 : 省燃油購入実績受付について メール本文 : C-04 送信用データに EXCEL が添付されていました 添付ファイル名 : 000XXX_XXXXX_ A 漁協 _201X_X_ 省燃油実績報告.XLS エクセルファイルが添付された送信メールの手順を参照し 再度メールを送信しなおしてください 本メールアドレスはお知らせ専用です このメールに返信を頂いても内容の確認は出来かねますのでご了承ください 漁安協へ送った送信データが間違っていないか確かめてください 間違いの例 メールの件名が間違っていた メール本文を入力して漁安協へ送信用データを送ってしまった 送信用データの添付を忘れてしまった 省燃油購入実績入力シート EXCEL を添付して漁安協へ送信用データを送ってしまった ( 添付するのは省燃油購入実績入力シート EXCEL ではなく送信用データです ) 間違いを訂正して再度漁安協へ送ってください 12

15 6. 完了連絡 (1) 漁安協省燃油担当への完了連絡 省燃油購入実績入力シート EXCEL への転記がすべて終了し 送信用データを漁安協へ送信して受付結果一覧表の内容に問題がなければメールや電話等で漁安協へ終了の連絡をしてください 終了連絡メールの場合は以下の形式で送ってください メール宛先 : メール件名 : メール本文 : shonenyu@gyoankyo.or.jp 省燃油購入実績完了連絡 A 再生委員会の購入実績完了しました 13