電子申請に必要な環境 インターネットの環境下にあり 特定の方のみ利用する次の推奨環境であるパソコン Windows7 /8.1/10 Internet Explorer10 /11(Microsoft Edge ではご利用ができません ) 電子申請を始めるとき健保組合に届出していただくもの 電子申請

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1 平成 30 年 5 月改正 電子申請窓口の利用方法について 東京不動産業健康保険組合

2 電子申請に必要な環境 インターネットの環境下にあり 特定の方のみ利用する次の推奨環境であるパソコン Windows7 /8.1/10 Internet Explorer10 /11(Microsoft Edge ではご利用ができません ) 電子申請を始めるとき健保組合に届出していただくもの 電子申請利用申出書事業主が直接届出する方法と社会保険労務士が提出代行する方法によって届出用紙が異なります 当組合ホームページからダウロードしてください 事業所の履歴事項証明書 ( 登記簿謄本 ) のコピー ( 届出の 3 か月以内 ) システムを利用する方の身分証明書のコピー ( 運転免許証 パスポートなど顔写真付きのもの ) 電子申請用届出データの作成方法等について 日本年金機構が提供する届出作成プログラム日本年金機構のホームページからダウンロードしてください PDF 総括表作成ツール電子申請システム内からダウンロードができます 当組合提供の電子申請用届出作成ツール電子申請システム内からダウンロードができます ( 申請データと PDF 総括表まで一括作成します ただし 年金機構には提出ができません ) 注 ) 申請データに使用できる漢字は JIS 第一 第二水準となります 規格にない旧漢字はシステム対応ができませんのでご注意ください 2

3 利用開始までの概要 健康保険組合 電子申請利用申込書送付 事業所 電子申請利用申込書 受付 確認 登録 電子証明書発行サイト ID/ ハ スワート を通知 メール通知 事業主様 組合管理者 利用者権限登録 電子文書配信システム電子申請窓口電子署名配信システム事業所 証明書発行サイトへログイン 電子証明書をダウンロード サインアップ 電子証明書にて ログイン認証 1. 電子申請利用申込書の提出 添付書類 事業所の登記簿のコピー 利用者の身分証明書のコピー ( 運転免許証またはパスポート等 ) 3

4 事業所内での事前準備 電子申請利用申出書を当組合で受理確認後 届出されたメールアドレスに下記のご案内を送信いたします 東京不動産業健康保険組合より 不動産健保電子申請システム のユーザ登録が行われましたので ユーザ ID と本システムのご利用開始手続きをご案内申し上げます ユーザ ID:ES0000 認証情報パスワード : 別のメールで記載いたしました サインアップ ログインパスワード : 別のメールで記載しました ご利用開始手続 1) 電子証明書の準備実際に本システムをご利用になる PC より 本システム専用の電子証明書発行サイトにアクセスし Web ブラウザに電子証明書をインストールして下さい 発行サイト 1 必ず実際に本システムをご利用になる PC より電子証明書をインストールして下さい 2) サインアップ電子証明書のインストール完了後 本システム専用のサインアップサイトにアクセスし ユーザ サインアップを行って下さい 件名 パスワードのご連絡 サインアップサイト 2 電子申請株式会社電子申請様 3) ログイン 不動産健保電子申請システム の利用パスワードサインアップ完了後 本システム専用のログインサイトよりログインして下さい についてご案内申し上げます ログインサイト 3 ユーザ ID:ES0000 認証情報パスワード :******* サインアップ ログインパスワード :****** 4

5 1 電子証明書を電子申請するパソコンにインストールする STEEP 1 メール本文にある発行サイト URL から証明書発行サイトに入ります パスワードのご連絡 メールにある認証情報 ( パスワード ) を入力して 次へ をクリックします 右記の確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 5

6 STEEP 2 左記サイトの 発行 ボタンをクリック STEEP 3 右記のサイトの クライアント証明書のインストール ボタンをクリック アクセス確認が表示されたら はい をクリックします インストールが終了すると下記のメッセージ表示されます 6

7 STEEP 4 証明書の存在確認をします ツール インターネットオプション コンテンツの証明書をクリックします 発行者 SECOM Passport の証明書が表示されます 7

8 STEEP 5 証明書で問題なくアクセスできるか確認をします サイトにある URL をクリックして右記の表示が出れば正常です 8

9 2 ユーザ サインアップ ブラウザを一旦閉じ 通知メール本文にあるサインアップ URL をクリックします ご利用開始手続 1) 電子証明書の準備実際に本システムをご利用になる PC より 本システム専用の電子証明書発行サイトにアクセスし Web ブラウザに電子証明書をインストールして下さい 発行サイト 必ず実際に本システムをご利用になる PC より電子証明書をインストールして下さい 2) サインアップ電子証明書のインストール完了後 本システム専用のサインアップサイトにアクセスし ユーザ サインアップを行って下さい サインアップサイト 3) ログインサインアップ完了後 本システム専用のログインサイトよりログインして下さい ログインサイト ブラウザが立ち上がり デジタル証明書の選択画面から 発行者がセコムパスポートとあるものを選択して OK ボタンをクリックします 9

10 パスワードのご連絡 メールにあるユーザ ID とパスワードを入力して サインアップ ボタンクリックします サインアップの完了画面が表示されれば サインアップ完了です 10

11 3 電子申請システムにログインする 通知メール本文中の貴社専用ログインサイトの URL をクリックしてブラウザを起動させます または サインアップ完了画面の ログイン画面へ をクリックします 3) ログインサインアップ完了後 本システム専用のログインサイトよりログインして下さい ログインサイト 3 サインアップ時同様に証明書を選択します パスワードのご連絡 メールにあるユーザ ID とパスワードでログインします 連続 6 回ログインに失敗するとアカウントがロックされて ログインが出来なくなります その場合は 健保組合に連絡してロックの解除をご依頼ください 解除後 ご案内メールが届きます このログインサイトをお気に入りに登録をしておくと次回ログインする際に便利です 11

12 4 電子署名用暗証コードを設定する 届出頂くファイルに電子署名を付けるための準備をします ( 電子署名がファイルに付くことで 届出に捺印した事と同様の書類となります ) 1 本人情報のタグを選択 2 設定はここから 12

13 1 新規発行ボタンから 署名用電子証明書を作成するのに 40 分位時間がかかりますので 一旦ログオフしてお待ちください 13

14 2 登録ボタンが 電子証明書の準備が出来ると 登録 ボタンがおせるようになります 暗証コードは電子署名を付けるときのパスワードになります 26 桁以上で設定します 事前準備はここで終りです いつでも電子申請が行える状態となりました 3 登録ボタンで完了 14

15 電子申請用届出データの作成方法 日本年金機構が提供する届出作成プログラムを利用して作成する方法をご案内します 1. パソコンへ届出作成プログラムのダウンロードが完了すると初期設定ウィザードが起動しますので 管理情報設定で事業所 情報や健康保険組合情報を登録します 日本年金機構から送付されている厚生年金の保険料納入告知書をご用意して登録します 忘れずチェックを 15

16 保険証の記号です 健康保険組合固有項目名称入力設定 : 個別 を選択 資格取得届 のみ項目名称に 個人番号 と入力 16

17 2. 管轄年金事務所から 被保険者記録のターンアラウンド CD を取り寄せて被保険者情報を取り込む データを取り込む から ターンアラウンド CD を選択し 読み込みパスワードを入力します このパスワードは 厚生年金保険料の告知書番号 となっています 17

18 届出データを入力する ( 賞与支払届を例にしています ) 1 届出を編集する から 最初から をクリックすると 届書一覧入力 ( 新規届書 ) が表示されます 該当する届書タブを選択して 追加 ボタンからデータ入力画面に入ります 被保険者情報を読み込ませておくと 呼び出し または プルボタンで被保険者情報を表示させることが出来ます 18

19 2 続けて届出を作成していく場合は プルボタンで被保険者を呼び出して入力します 3 すべて入力が終わりましたら 登録 ボタンで入力情報を登録します 4 保存終了 ボタン で入力情報をパソコンに保存します 5 ファイル名をつけて 保存 します 19

20 届出データを出力する 1 提出ファイルを作る から CD DVD または 電子申請用 をクリックすると届出するファイルを選択する画面が表示され ファイルを選択します さ い 提出しないでくだ このままの形式で CD/DVD 用または電子申請用どちらでも構いません 提出先のチェックボックスにチェックを入れます パソコン内の任意の場所を指定します OK ボタンで作成します 20

21 2 データが作成されると届書総括票の印刷画面が表示されます 厚生年金用と健保組合用の両方を作成指定した場合 3 フォルダ作成を指定した先に作成順の番号名でフォルダが作成されます フォルダを開くと左図のように 0001 と 0002 のフォルダが作成されており フォルダ内に csv データが作成されています 0001 は SHFD0006.csv 0002 は KPFD0006.csv 5 健保組合には KPFD0006.csv を提出します 提出する際にわかりやすくするためファイル名を変更しておきます 例 KPFD csv 21

22 その他 届出データ作成時の注意点 届出作成プログラムで作成された CSV データのファイル名はすべて KPFD0006 となっていますので 管理するうえでファイル名を変更するようにしてください 例 KPFD006.csv 事業所番号と作成日 ( csv) 資格取得届を作成する際 個人番号を 健康保険組合 タグから入力しますが このとき 12 桁の個人番号の前後に小文字でmを付加してください 例 m m 届出データを作成後に修正する場合は エクセル環境下でなく メモ帳又は ワードパットで編集してください エクセル環境下で編集するとデータが損なわれます 総括票を必ず PDF に変換してください 磁気媒体総括票作成ツール をご用意していますので スキャナがない等で PDF に出来ない場合は 電子申請窓口 の 連絡箱 フォルダからダウンロードしてお使いください 資格喪失届の被保険者証を回収後に申請してください (1 ヶ月以上未回収となっているケースが多くみられます ) 資格喪失日が末日となる場合は 退職日が確認できるもの ( 退職願い等 ) を PDF で添付してください 滅失届や回収不能届等については PDF で添付ください ( 他の被保険者証がある場合は郵送してください ) 月額変更届は 届出用紙同様に 下がり月変 の場合直近 4 カ月分の賃金台帳が必要となりますので PDF で添付してください 賞与支払届は 磁気媒体届書総括票に加え 賞与支払届総括表 が必要です もれなくご提出をお願いします 申請データの形式にご注意ください SHFD0006.CSV ***,jkk のファイルでは受け付けられません 22

23 電子申請の方法 届出データをアップロードする 1. 申請窓口 をクリックするとページ中央に事業所番号のフォルダが表示されます 2. フォルダ名をクリックしてファイル一覧のページからファイルアップロードボタンをクリックします 23

24 参照ボタンをクリックしてファイルを選択します アップロードボタンを押します 24

25 1. データのアップロードが完了すると左図のように完了画面が表示されます 2. 続けてファイルをアップロードする時は ファイル一覧へ をクリックして下図のページに入り アップロードボタンから前項のアップロードページに入ります 25

26 電子申請した届出データに電子署名を付ける 届出に捺印する代わりに電子署名を付けることで届出が成立します 総括票 PDF ファイルに電子署名を付けます 1. 申請データと PDF 総括票データのアップロードが完了したら 全て選択ボタンまたは 総括表ファイルの選択ボックスにチェックします 2. 電子署名ボタンを押して電子署名を付ける準備をします 26

27 初期設定した暗証コードを入力署名実行ボタンで署名を付けまと下記のメッセージが表示されます 27

28 署名が実行されるとファイルの署名者情報に日時と署名者の情報が表示されます 28

29 電子申請から事務処理まで 届出データの作成について 1. 届出データは 日本年金機構が提供する 届出作成プログラム または 当健康保険組合の 被保険者電子申請届作成システム で作成します ( 給与計算システムなどで日本年金機構の 届出作成プログラム のデータ形式に準じたデータでも申請が可能です ) 2. 使用する漢字は JISコードの第 2 水準までとします ( パソコンの環境依存文字は使用できません ) 3. 届出に添付書類が必要な場合は PDFファイルにしてください 届出のアップロードについて 1. 届出データは 24 時間アップロードすることが可能です 2. 毎業務日の15 時に申請データは 確定データとして締切り業務システムへ移行して処理を行います 3. 締切時間の15 時までは 届出データの削除や再アップロードは 各ユーザにおいて可能です ( 締切後は届出データの削除 変更が出来なくなります ) 4. 締切後の届出の訂正は 届出用紙による訂正届となります 5. 資格喪失時の被保険者証は 届出データのアップロード後 必ず5 日以内に組合にお送りください ( 滅失届 回収不能届については スキャニングしてPDF 添付も可能ですが 必ずファイル名に届出者名を明記してください ) 事務処理について 1. 処理後の決定通知書は 電子文書配信システム ( 納入告知書等を配信 ) の適用関係決定通知書フォルダ へ配信します 被保険者証のみ簡易書留でお送りいたします ( 送付先は 登録住所となります ) 29

30 ご質問等は下記のメールアドレス宛てにお願いいたします システムの動作不良等は 事前にパソコンの環境や異常画面のキャプチャ等を添付していただくと対応がスムーズに行えますのでよろしくお願いします 例 ] OS: Windows7 32bit 使用ブラウザ : Internet Explorer10 PDF 閲覧ソフト : アドビリーダー X 30