05 年 : ISMS/BS7799 認 証 取 得 06 年 : BS7799 を ISO27001 に 移 行 06 年 : プライバシーマーク 第 2 回 更 新 07 年 : JISQ15001:2006 情 報 サービス 産 業 個 人 情 報 保 護 ガイドライン- 第 4 版 に 基

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1 N. 情 報 サービス 業 (ソフトウェア) N 社 事 業 概 要 ソリューションサービス ソフトウエア 開 発 クレジットデータ 運 用 処 理 サービス 健 康 関 連 サービス 従 業 員 数 約 400 人 プライバシーマーク 取 得 あり 保 有 個 人 データ 件 数 約 200 万 件 1. 個 人 情 報 に 関 する 概 要 (1) 保 有 する 個 人 情 報 の 件 数 種 類 利 用 目 的 保 有 する 個 人 情 報 は 決 済 情 報 会 員 情 報 顧 客 情 報 及 び 社 員 情 報 等 である 運 用 処 理 サービスと 会 員 サービスの 提 供 及 びビジネス 情 報 の 案 内 に 利 用 (2) 個 人 情 報 保 護 担 当 部 署 品 質 保 証 部 が 活 動 組 織 の 事 務 局 を 担 当 し 事 業 部 門 に 部 門 管 理 責 任 者 を 設 置 している (3) 個 人 情 報 保 護 管 理 者 の 有 無 位 置 づけ 個 人 情 報 保 護 管 理 者 は 専 任 の 役 員 である (4) 認 証 取 得 の 有 無 ( 時 期 ) 認 証 の 種 類 その 認 証 を 取 得 した 理 由 効 果 1 平 成 14 年 5 月 プライバシーマークを 取 得 した 運 用 処 理 サービス 及 びパッケージソフト 等 を 提 供 するにあたり 個 人 情 報 保 護 の 取 組 を 発 信 する 必 要 性 が 生 じたため プライバシーマークを 取 得 した 平 成 14 年 の 取 得 は 業 界 では 早 い 方 である 取 得 時 点 ではクレジットカード 会 社 などの 業 務 委 託 元 からの 要 請 はなかった 2 平 成 17 年 ISMS を 取 得 した 安 全 で 確 実 な 情 報 セキュリティ 管 理 システムを 構 築 するため (5) 個 人 情 報 保 護 に 向 けた 取 組 経 緯 97 年 : 通 産 省 コンピュータウィルス 対 策 基 準 ソフトウェア 管 理 ガイドライン に 基 づく 社 内 体 制 の 整 備 01 年 : 認 証 取 得 体 制 の 構 築 及 び 個 人 情 報 保 護 に 関 する 基 本 規 程 等 社 内 規 程 の 制 定 01 年 : 個 人 情 報 管 理 委 員 会 を 組 織 個 人 情 報 保 護 に 関 する 内 部 監 査 を 実 施 02 年 : プライバシーマーク 認 証 取 得 04 年 : プライバシーマーク 第 1 回 更 新 252

2 05 年 : ISMS/BS7799 認 証 取 得 06 年 : BS7799 を ISO27001 に 移 行 06 年 : プライバシーマーク 第 2 回 更 新 07 年 : JISQ15001:2006 情 報 サービス 産 業 個 人 情 報 保 護 ガイドライン- 第 4 版 に 基 づき 個 人 情 報 保 護 マネジメントシステム として 整 備 08 年 : プライバシーマーク 第 3 回 更 新 (6) 個 人 情 報 の 保 有 管 理 提 供 等 に 関 する 業 界 の 特 徴 IT 化 の 進 行 によりビジネス 環 境 形 態 が 変 化 し 個 人 情 報 の 取 り 扱 い 量 が 増 えてき ている 情 報 システム 業 界 は 個 人 情 報 の 取 扱 いそのものがビジネスであり 安 心 と 信 頼 を 付 与 するために 早 い 段 階 から 個 人 情 報 保 護 の 重 要 性 を 認 識 して 対 応 をしている プライバシーマーク 取 得 が 委 託 先 選 定 基 準 にもなっており 連 鎖 的 に 個 人 情 報 保 護 及 び 安 全 管 理 措 置 が 取 られるようになって プライバシーマーク 取 得 企 業 が 増 えてきて いる 2. 個 人 情 報 の 適 切 な 保 護 のための 取 組 について (1) 準 備 ( 規 程 体 制 づくり) 個 人 情 報 保 護 活 動 組 織 として 個 人 情 報 管 理 委 員 会 を 設 置 し 活 動 を 推 進 個 人 情 報 保 護 マネジメントシステムの 移 行 にあたり JISQ15001:2006 及 び 情 報 サー ビス 産 業 個 人 情 報 保 護 ガイドラインに 基 づいて 社 内 規 程 を 見 直 す (2) 個 人 情 報 の 取 得 運 用 処 理 サービスの 提 供 が 主 業 務 につき 直 接 本 人 からの 個 人 情 報 取 得 は 多 くない 本 人 から 個 人 情 報 を 取 得 する 場 合 は 主 に 葉 書 Web サイトから 取 得 する (3) 個 人 情 報 の 利 用 ( 第 三 者 提 供 を 含 む) 運 用 処 理 サービス 及 び 会 員 サービスの 提 供 とビジネス 情 報 の 案 内 の 送 付 等 に 利 用 マーケティング 等 への 利 用 及 び 関 連 会 社 間 の 共 同 利 用 並 びに 第 三 者 への 提 供 はしてい ない 253

3 (4) 個 人 情 報 の 管 理 1 情 報 の 管 理 体 制 ( 機 微 情 報 へのアクセスは 物 理 的 に 厳 しく 管 理 ) 個 人 情 報 保 護 マネジメントシステムの 移 行 に 合 わせてリスクマネジメントを 強 化 情 報 のリスクランクに 応 じた 安 全 管 理 を 実 施 入 退 室 管 理 では 守 衛 による IC カードゲートと 入 館 確 認 事 務 所 内 に 入 るための IC カードゲートシステム CPU ルームに 入 るための 入 室 チェックの 厳 重 な 多 重 チェック 体 制 を 構 築 ログインには 登 録 者 のみに 付 与 されたログイン ID が 必 要 である 重 要 な 個 人 情 報 は ネットワーク 接 続 禁 止 で 独 立 したサーバで 管 理 している クレジットカード 情 報 の 取 り 扱 いについては 汎 用 機 で 処 理 アクセス 権 を 設 定 し 厳 しい 入 退 室 管 理 とセキュリティ 対 策 を 実 施 ファイル 共 有 ソフト 等 P2P ソフト 対 策 のため 一 斉 送 信 監 視 ソフト により 監 視 ま た ライセンス 違 反 検 知 ソフト により P2P ソフト 等 のインストールを 監 視 2 従 業 者 への 教 育 方 法 教 育 は 教 育 担 当 委 員 により 計 画 的 に 実 施 している 制 度 の 変 更 時 には 全 社 一 斉 に 教 育 を 実 施 する 定 期 的 には 新 入 社 員 研 修 新 任 管 理 職 を 対 象 にした 階 層 別 教 育 及 び 全 社 員 を 対 象 に e ラーニングによる 研 修 を 実 施 している 定 期 的 にコンプライアンスに 関 する 議 論 を 課 単 位 で 行 うが このときにも 個 人 情 報 保 護 についても 取 り 上 げて 認 識 を 高 めるようにしている 個 人 情 報 研 修 後 の 確 認 はこれまでアンケート 方 式 で 行 っていたが プライバシーマー ク 審 査 時 の 指 摘 により アンケート 方 式 から 確 認 テスト 方 式 に 変 更 した 派 遣 社 員 パートについては 受 け 入 れ 時 に 誓 約 書 をとっている 特 に 個 人 情 報 を 扱 っている 部 署 については 社 内 手 順 など 教 育 を 徹 底 している USB メモリの 使 用 制 限 パソコン 等 安 全 管 理 については 事 故 防 止 の 為 の 安 全 対 策 を 実 施 3 盗 難 対 策 サーバは 記 録 媒 体 の 接 続 不 可 個 人 情 報 の 持 ち 出 し 外 部 記 録 媒 体 に 入 れることの 禁 止 パソコンはアクセス 制 限 とロックによる 施 錠 USB メモリはすべて 情 報 保 護 タイプに 切 り 替 えた USB メモリの 接 続 は 記 録 され 利 用 領 域 の 制 限 を 行 っている 254

4 4ノート PC の 安 全 対 策 (アクセスロックを 多 重 にかけることで 対 応 している) ノート PC へのログインには ID とパスワードが 必 要 である パスワードは 英 数 字 8 文 字 以 上 40 日 間 隔 で 更 新 ノート PC には BIOS ロック HDD ロックが 義 務 付 けられている 紛 失 しても 利 用 す ることはできない また ノート PC には 外 部 との 連 絡 のための 電 子 メールアドレス 程 度 の 情 報 しか 入 れないようにしている 5 外 部 委 託 先 管 理 委 託 先 の 選 定 基 準 は 個 人 情 報 マネジメントシステムによる 管 理 体 制 又 はプライバシ ーマークの 取 得 及 び 情 報 セキュリティ 社 内 評 価 基 準 を 満 たしていることを 条 件 として いる 外 部 の 委 託 先 については 基 本 的 に 個 人 情 報 の 再 委 託 することは 禁 止 している 定 期 的 に 契 約 時 の 契 約 内 容 の 履 行 状 況 の 確 認 により 監 督 6 日 常 点 検 確 認 の 方 策 個 人 情 報 マネジメントシステムへの 移 行 に 伴 い 点 検 チェックリスト を 作 成 してマ ネジメントシステムの 運 用 の 確 認 を 実 施 7 初 歩 的 ミスの 防 止 策 外 出 時 の 荷 物 は 手 放 さないよう また FAX では 重 要 情 報 は 送 らない 等 折 にふれ 指 示 企 業 倫 理 活 動 でのコンプライアンストークで 個 人 情 報 保 護 に 関 する 話 題 を 取 り 上 げ 保 護 意 識 の 向 上 を 図 っている (5) 個 人 情 報 の 消 去 破 棄 ( 紙 媒 体 の 情 報 は 外 部 事 業 者 に 委 託 ) 環 境 ISO14001 取 得 の 関 係 で 紙 媒 体 はシュレッダーによる 裁 断 又 は 業 者 による 溶 解 処 理 をしている リサイクル 処 理 の 場 合 担 当 者 立 会 いのもと 自 社 の 敷 地 内 で 行 う 社 内 にごみ 箱 はなく すべての 個 人 情 報 が 含 まれる 書 類 は 溶 解 処 分 用 の BOX にいれる ようになっている 溶 解 処 分 は 業 者 の 溶 解 処 理 場 で 処 分 している 処 理 方 法 及 び 個 々の 処 理 については 契 約 時 及 び 個 々の 処 理 確 認 書 で 確 認 している CD-ROM は 契 約 した 業 者 により 破 砕 処 理 して 廃 棄 している HDD は 破 砕 処 理 し 再 利 用 不 能 にして 廃 棄 するようになっている データの 廃 棄 については 登 録 用 紙 に 実 施 日 を 記 載 し 確 認 している 255

5 (6) 個 人 情 報 の 監 査 同 社 はプライバシーマーク ISMS を 取 得 しており 委 託 元 からの 監 査 を 受 けたことは ない 独 立 した 監 査 部 門 を 組 織 し 1 回 / 年 個 人 情 報 保 護 監 査 を 実 施 個 人 情 報 保 護 監 査 にお いては 監 査 のチェックリストに 基 づいて エビデンスの 確 認 手 順 の 遵 守 状 況 の 監 査 を 実 施 している (7) 苦 情 処 理 顧 客 対 応 苦 情 問 い 合 わせの 窓 口 は 委 員 会 事 務 局 が 全 社 対 応 を 及 びサービス 毎 に 事 業 部 門 で 相 談 窓 口 を 設 置 している (8) 事 故 発 生 時 の 対 応 緊 急 時 の 対 応 のための 緊 急 連 絡 体 制 を 敷 いて 危 機 管 理 マニュアルに 従 って 対 処 するよ うにしている (9)その 他 マネジメントレビュー 是 正 処 置 予 防 処 置 の 仕 組 みの 整 備 等 により 個 人 情 報 保 護 マ ネジメントシステムとして 整 備 した 同 社 では 環 境 保 護 への 取 組 もグループ 会 社 全 体 として 実 施 している 環 境 保 護 はサイトごとの 管 理 であるため 同 一 ビル 内 はすべて 同 じ 基 準 で 実 施 しなけ ればならず 紙 媒 体 等 をすべてリサイクル 処 理 溶 解 処 分 とするのはその 一 環 であり 個 人 情 報 の 関 わる 媒 体 の 廃 棄 などは この 環 境 保 護 に 活 動 と 連 携 して 実 施 している 以 上 256

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