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1 yyy 明 日 からきっと 役 に 立 つ yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy スキルアップマガジン ~Y's ラーニングからのご 案 内 ~ yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy ごあいさつ Y's ラーニングの 浮 島 です 前 半 が 連 休 だったせいでしょうか 5 月 は 日 々がとてもはやく 過 ぎていきます 5 月 に 限 らず 一 年 ってあっという 間 ですけどね よく 言 われる 年 をとるほど 時 間 が 経 つのが 短 く 感 じる というのは ジャネーの 法 則 というそうです ジャネーはフランスの 哲 学 者 の 叔 父 と 心 理 学 者 の 甥 の 二 人 のことらしい ということは 時 間 の 感 覚 は 科 学 じゃなくて 心 理 だったのね よかった 時 間 は 平 等 ですね Y's ラーニング 株 式 会 社 代 表 浮 島 由 美 子 本 号 の 内 容 1.RIC コールセンターキャンパス 実 践 講 座 のご 案 内 2.ビジネスマナーおさらい 帳 10 メール 応 対 の 基 本 1 3. お 役 立 ち!ミニミニ 知 識 の 泉 Vol.63 リーダーシップって 何?4 ::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*::*:: 1.RIC コールセンターキャンパス 実 践 講 座 のご 案 内 ::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*:::*::*: 5 月 15 日 から 定 期 開 催 する RIC コールセンターキャンパス 実 践 研 修 講 座 月 に 開 催 された ガイダンスセミナー も 大 変 多 くの 方 にお 越 しいただきました 各 地 で 展 開 されている 各 講 座 にぜひご 注 目 ください Y's ラーニングは 以 下 の 講 座 を 担 当 いたします

2 ロジカルで 行 こう!SV のための 分 析 力 向 上 講 座 (6 月 11 日 大 阪 8 月 21 日 東 京 ) 問 題 原 因 分 析 シートを 差 し 上 げています おもしろいですよ 気 持 ちを 伝 える 文 章 構 成 ~メール 対 応 講 座 (6 月 10 日 大 阪 7 月 31 日 東 京 ) おかげさまで 前 回 は 満 席 でした 宿 題 の 課 題 添 削 もいたします できる SV の 条 件 チームマネジメント 講 座 (7 月 3 日 東 京 ) 定 番 コースです 他 社 とのディスカッションでダイバーシティの 力 を 得 てください 詳 細 は ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** 2.ビジネスマナーおさらい 帳 10 メール 応 対 の 基 本 1 ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ビジネスマナーとは 仕 事 をする 上 で 必 要 とされるマナーの 総 称 です とても 幅 広 いし ノウハウ 本 もたくさんあります でも 実 際 に 職 場 ではどの 程 度 意 識 したり 教 育 がなされたりしているでしょうか ビジネスマナーはお 互 いが 気 持 ちよく 仕 事 をするための 潤 滑 油 です 形 式 的 なルールではなく その 心 をすこしずつ おさらいしてみませんか 第 十 回 は メール 応 対 の 基 本 1 ますます 増 えるメール 対 応 ですが とても 奥 が 深 い 最 近 実 感 します 電 話 に 引 き 続 き メール 応 対 の 基 本 について 考 えていきます まずは 電 子 メール 基 本 のき メールのフォーマット を 理 解 しましょう 電 子 メールは レターや 報 告 書 のようなビジネス 文 書 とは 書 式 が 違 います 1) 件 名 わかりやすく 主 旨 を 要 約 して 20 文 字 程 度 で 件 名 にします ビジネス 文 書 では 件 名 は 宛 名 や 署 名 の 下 が 通 常 です センタリングをして 場 合 によっては 文 字 を 大 きくすることもできます すぐ 下 に 本 文 が 見 えますので 〇 〇 について といったシンプルな 件 名 が

3 通 用 します しかし 電 子 メールでは 件 名 は 本 文 ではありません メーラーでは 本 文 がどこまで 見 えているかは 設 定 次 第 です また 昨 日 の 件 ありがとうございます などは スパムメールに 多 用 されている 件 名 です 人 によっては 見 ずに 消 してしまうかもしれません 電 子 メールにおける 件 名 は 主 旨 概 略 を 伝 える 役 割 が 大 きいと 心 得 わかりやすい 書 き 方 をこころがけましょう 2) 宛 名 メール 本 文 の 冒 頭 は 宛 名 です もちろん メールでは 送 信 用 の 宛 名 欄 に 相 手 のメールアドレスを 入 力 します しかし アドレス 欄 に 名 前 を 入 れたからといって 本 文 に 何 も 書 かないのは 失 礼 です 3) 挨 拶 電 子 メールでは 拝 啓 敬 具 のような 頭 語 結 語 を 使 用 する 挨 拶 はしません だからといって ビジネスの 相 手 に 文 章 を 送 るのですから ご 挨 拶 は 忘 れない ようにしましょう 平 素 からお 世 話 になっております いつも 〇 〇 のご 愛 顧 ありがとうございます など シンプルなもので 十 分 です 4) 名 乗 り 宛 名 挨 拶 に 続 いて 行 うのは 名 乗 り です 電 子 メールでは ビジネス 文 書 のように 件 名 の 下 に 社 名 や 名 前 を 記 述 しません 本 文 の 冒 頭 ( 状 況 に 合 わせて 挨 拶 の 前 後 )で 名 乗 ることが 必 要 です 5) 本 文 電 子 メールでは 記 書 き を 使 用 しません 頭 語 結 語 同 様 センタリングや 右 寄 せの 必 要 なフォーマットは 使 用 しない ということなのです もちろん 箇 条 書 きは 使 えます 分 かりやすく 伝 えるため 3~5 行 文 章 が 続 いたら 一 行 空 白 行 を 入 れることも 電 子 メール 独 特 のルールです これらを 工 夫 して シンプルにわかりやすく 文 章 を 組 み 立 てましょう 複 雑 な 内 容 は ワードやエクセル 画 像 プレゼン 資 料 などを 添 付 できることも 電 子 メールのメリットとしてとらえましょう

4 6)フッタ( 署 名 ) ビジネスとして 電 子 メールを 使 用 するのであれば フッタは 必 ず 作 りましょう 疑 似 罫 線 に 凝 る 必 要 はありません どこにでも 通 用 するシンプルなフォントを 使 用 し 必 要 に 応 じて 住 所 や 電 話 番 号 も 記 載 しましょう 送 信 者 欄 でわかるから という 理 由 でメールアドレスを 省 くのも 不 親 切 です よく 住 所 のみ 記 載 されていて 郵 便 番 号 の 抜 けている 署 名 をみかけます 相 手 が 住 所 を 使 用 する 時 に 調 べなおさなくてはなりません このような 小 さな 部 分 にも 気 づかいのあるフッタを 作 りましょう 次 回 は メール 独 特 の 機 能 に 対 する 注 意 事 項 です 正 しいビジネス 用 語 敬 語 クイズ Q10 問 題 10 よく 耳 にする ~のように という 表 現 を 正 しく 使 用 していないのはどれでしょう (1) 私 は 英 語 が 話 せるようになりました (2) 駅 のように 人 が 多 いところでは 自 分 の 荷 物 に 気 をつけましょう (3) 今 日 は 真 夏 のように 暑 いですね (4) 集 合 には 遅 れないようにしてください (5) 折 り 返 しご 連 絡 するようになります 前 回 のビジネス 用 語 敬 語 クイズの 選 択 肢 に 文 章 としておかしなものが ありました お 詫 びして 訂 正 いたします 申 し 訳 ございませんでした (なお 正 解 例 に 影 響 はありません) (3) 父 は 自 営 業 を 営 んでおります 自 営 業 と 営 む は 重 複 する 言 葉 でした 父 は 自 営 業 です 父 は 商 売 を 営 んでおります ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** お 役 立 ち!ミニミニ 知 識 の 泉 Vol.63 ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ** ビジネスに 必 要 な 知 識 やスキルって 幅 広 い ここでは 限 定 せずにあれこれ 拾 っていこうと 思 っています リーダーシップって 何?4

5 Vol61でご 紹 介 した いくつかの リーダーシップ 今 回 は リーダーシップ 状 況 適 合 理 論 をご 案 内 します あらゆる 状 況 で 最 適 な 唯 一 のリーダーシップスタイルなどは 存 在 しない リーダーが 置 かれた 状 況 が 異 なれば 必 要 とされるリーダー 行 動 も 異 なると いう 考 え 方 です リーダーシップ 条 件 適 応 理 論 では 全 ての 状 況 に 適 応 されうる 最 適 なリーダー シップのスタイルなど 存 在 しないと 考 えます リーダーシップの 特 性 論 や 行 動 論 では いくつかの 特 性 や 望 ましい 行 動 を 示 して 解 説 がなされていましたが これには 反 論 するものですね ある 状 況 のもとでは あるリーダーシップスタイルが 適 切 だったが 他 の 状 況 が 起 こったときには 別 のスタイルが 適 切 だったという 考 え 方 です 代 表 的 な 理 論 は2つあります 1)フィドラーの 状 況 適 合 理 論 リーダーシップとは リーダーの 資 質 に 依 存 するわけではない 状 況 に 応 じて 役 割 を 変 える 必 要 があるという 考 え 方 です フィドラーのコンティンジェンシー モデルともいいます 変 数 を 使 うと 聞 くと なんだか 難 しい 気 がしますが リーダーにとって 有 利 な 状 況 から 不 利 な 状 況 までを 整 理 したモデルと 言 われれば 納 得 がいきます 不 利 な 状 況! 知 りたいですよね リーダーの 最 も 苦 手 な 同 僚 を 指 数 化 し 苦 手 な 同 僚 を 好 意 的 に 評 価 するリーダーと 苦 手 な 同 僚 を 避 けようとするリーダーを 定 義 します リーダーが 組 織 の 他 のメンバーに 受 け 入 れられる 度 合 い 仕 事 課 題 の 明 確 さ リーダーが 部 下 をコントロールする 権 限 の 強 さ の3つが 業 績 に 影 響 すると 主 張 するものです この3つの 状 況 がよければよいほど リーダーはリーダーシップを 発 揮 しやすく 低 い 場 合 にはリーダーシップの 発 揮 が 不 利 な 状 態 になるという 考 え 方 です 2)SL 理 論 SL 理 論 ではリーダーシップのスタイルを4つに 分 類 しています メンバーの 状 態 ( 知 識 や 経 験 など)に 応 じて 有 効 な 方 法 は 違 うと 考 えです ハーシィとブランチャード 提 唱 の 理 論 ですが 図 にしやすく 私 は 研 修 では よく 使 わせていただいております

6 組 織 の 成 熟 度 により 発 揮 すべき 有 効 なリーダーシップスタイルは 異 なる という 前 提 のもと 分 類 がなされています いわゆる 4 象 限 です 横 軸 は 指 示 行 動 傾 向 ( 指 示 に 従 おうとする) 縦 軸 は 協 働 的 行 動 ( 一 緒 に 働 こうとする)です ここでいう 協 働 とは 人 間 関 係 の 深 さなどではなく 協 力 しあうための 話 し 合 い などと 解 釈 するとすっきり 納 得 できます S1: 教 示 的 リーダーシップ= 部 下 の 習 熟 度 が 低 い ( 指 示 行 動 高 協 働 行 動 低 ) 具 体 的 に 指 示 し 細 かく 監 督 する この 段 階 では 部 下 の 意 見 を 聞 いてたり 質 問 を 投 げかけて 自 ら 考 えさせたりする 協 働 的 行 動 は 不 要 もしくは 逆 効 果 S2: 説 得 的 リーダーシップ= 部 下 が 習 熟 度 を 高 めてきた ( 指 示 行 動 協 働 行 動 ともに 高 ) 指 示 的 行 動 は 引 き 続 き 必 要 だが 考 えを 説 明 し 疑 問 に 応 えるといった 協 働 的 コミュニケーションに 効 果 が 表 れる S3: 参 加 的 リーダーシップ= 部 下 がさらに 習 熟 度 を 高 めてきた ( 指 示 行 動 低 協 働 行 動 高 ) 放 任 はできないが 指 示 が 無 くても 部 下 が 行 動 できる コーチング 的 アプローチが 活 かせる 状 態 S4: 委 任 的 リーダーシップ= 部 下 が 完 全 に 自 立 性 を 高 めてきた ( 指 示 行 動 協 働 行 動 ともに 低 ) 部 下 が 高 いスキルと 意 欲 を 持 つ 段 階 になったら 指 示 的 行 動 と 協 働 的 行 動 は 減 らす 必 要 がある 最 小 限 のアドバイスにより 仕 事 遂 行 の 責 任 をゆだねる 組 織 はS1からS4の 状 態 に 高 めていかなくてはなりません メルマガでは 図 が 示 せないのですが ぜひイメージしてみてください まとめ 1.リーダーシップ 論 の 状 況 適 合 理 論 は 状 況 に 応 じたリーダーシップの スタイルの 必 要 性 を 論 じている 2.フィドラーのコンティンジェンシー モデルは3つの 変 数 の 影 響 を 考 える 3.SL 理 論 ではリーダーシップのスタイルを4つに 分 類 し 組 織 を 高 める 手 段 を 提 供 している

7 スキルアップマガジン は Y's ラーニングのお 客 様 および Y's の スタッフが 名 刺 交 換 させていただいた 皆 様 にお 送 りしています あなたのスキルアップに 役 立 つ 情 報 をお 届 けする 無 料 のメールマガジンです ぜひ ご 愛 読 くださいますようお 願 い 申 し 上 げます 皆 様 からのご 意 見 ご 感 想 ご 要 望 お 待 ちしております Y's ラーニングお 問 い 合 わせフォーム: 問 い 合 わせ/ 配 信 停 止 をご 希 望 の 方 は 配 信 停 止 とご 記 入 の 上 お 手 数 ですが 停 止 希 望 のメールアドレスを 上 記 までご 連 絡 ください 配 信 先 の 変 更 がある 場 合 は 配 信 先 変 更 とご 記 入 の 上 旧 配 信 先 と 新 しい 配 信 先 をご 記 入 の 上 を 上 記 までご 連 絡 ください 号 正 しいビジネス 用 語 敬 語 クイズ * 解 答 解 答 10(5) ~のように はいくつかの 使 用 法 がある 言 葉 ですが (5)のような 使 用 法 はありません (4)の 婉 曲 にお 願 いしたい 気 持 ちの 表 れかもしれませんね 口 ぐせとしてよく 耳 にします 気 を 付 けましょう (1)は 以 前 の 状 態 から 変 化 した 結 果 (2)は 例 示 (3)は 性 質 や 状 態 が 他 の 事 物 に 似 ている (4)は 婉 曲 な 命 令 や 希 望 です

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