グラフ 集計表導入前 売り上げ管理アプリ その都度売上状況を Excel で集計してグラフを作成していた 集計に手間がかかってしまう 毎回 最新の情報に更新しなければならない 蓄積されているデータを出力して 手作業で集計していた 2

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1 2016 年 8 月版 06 グラフ 集計表 アプリに登録されたレコードの情報から グラフを作成する方法を 売り上げ管理アプリ を例に解説します 注文受付アプリ を例に解説します 会議のたびに売上を集計して 報告資料を作成するのは大変 常に最新の売り上げ状況を見られるように ならないの

2 グラフ 集計表導入前 売り上げ管理アプリ その都度売上状況を Excel で集計してグラフを作成していた 集計に手間がかかってしまう 毎回 最新の情報に更新しなければならない 蓄積されているデータを出力して 手作業で集計していた 2

3 グラフ 集計表導入後 売り上げ管理アプリ グラフを自動作成 集計条件を設定して 集計とグラフ作成の手間が大幅に削減できる 更新がいらず いつでも最新の情報を確認できる 設定したグラフ 表を選択すると 最新のグラフや集計表をいつでも表示できる 3

4 グラフの作成方法 グラフ機能を利用すると アプリに登録されているレコード情報から 数値の合計やレコード数などを 集計することができます 設定した条件は アプリのトップページ レコード一覧 から表示できます kintone では 次の 2 つの方法でデータを集計し グラフや表を作成できます ① グラフの種類を選んで作成 種類や集計条件などを自分で設定し グラフや表を作成します ② おすすめから選んで作成 アプリのデータをもとにして自動生成された グラフや表の候補が表示されます 候補から目的に合う ものを選ぶだけで グラフや表を作成できます 今回は ① グラフの種類を選んで作成 を選択して 毎月の各拠点ごとの売上を集計する縦棒グラフを 作成します 完成イメージ 4

5 1. グラフの種類を選んで作成 ①アプリの一覧画面から をクリックする ① ②グラフを選ぶ グラフの種類を選んで作成 からグラフの種類を選びます ここでは 縦棒グラフ を選択します 画面下の おすすめから選んで作成 には アプリのデータをもとにして生成された グラフや表の候補が表示されま す 縦棒グラフ をクリックする ① グラフの種類を選んで作成 ② ② おすすめから選んで作成 5

6 2. グラフのオプション設定 ①グラフの種類を設定する 集計結果の表示方法を選択します ここでは 縦棒グラフ 集合 を選択します kintone の グラフの種類と使い分け については P13 を参照 ②分類する項目を選択する 集計に利用する項目を選択します をクリックすると 大項目 中項目 小項目まで追加すること が可能です ここでは 毎月の各拠点の売上を集計したいので 大項目を 売上 月単位 中項目を 拠点名 に設定します 分類する項目に指定した項目の値が空のレコードは 集計対象にはなりません ③集計方法を選択する レコードの集計方法を設定します レコード数 合計 平均 最大値 最小値 を選択できます ここでは売上金額の合計値を集計したいので 合計 売上金額 を選択します グラフの種類 分類する項目を選択する ① ② ③ プレビューが出るので 完成イメージを見ながら選べて便利だね 大項目が横軸 中項目が系列 そして集計方法が縦軸に設定させるよ 6

7 ④条件を設定する 集計対象の期間を指定するなど 特定のレコードに絞って集計するときは 絞り込み条件 を設定で きます 今回は絞り込みをしないので すべてのレコード のままにしておきます テーブル内の値も集計対象にできます テーブル内のフィールドを使用してレコードを絞り込む場合 テーブルのいず れかの行でフィールドの値が条件を満たせば そのレコードは集計対象になります ⑤ソートを設定する 集計結果の並び順を設定します 大項目 中項目 または 小項目 を選択すると それぞれに設 定したフィールドの値でソートされます ここでは 大項目 昇順 集計値 昇順 を選択しま す ⑥保存する 画面右下の 保存する をクリックします ④ 条件 ソートを選択する ⑤ 保存する をクリックする ⑥ 保存する と 適用する の違い 何度でも同じ条件で表示したい その場限りで表示したい 保存する 設定した条件のグラフ 集計表を保存することができます 再び条件を設定する必要がな いので 今後も何度も使う機会があるならば 保存しておくと便利です 保存する は アプリ管理者のみが利用できます 適用する 設定した内容でグラフが表示されますが 条件は保存されません 目的に合わせてその 都度条件を設定して 集計結果を表示したい場合はこちらが便利です 7

8 ⑦グラフ名を入力する グラフ名を設定します ここでは 拠点 月別売上グラフ と入力して OK をクリックします ⑦ グラフ名を入力して OK をクリックする 集計結果を表示するグラフが完成しました をクリックして作成したグラフを選択すると いつでも集計グラフを表示することができます 8

9 Let s Try グラフを表示してみよう 作成したグラフを表示して 集計値が表示されることを確認してみましょう さらに 他のアプリでも グラフを作成してみましょう グラフの表示 をクリックして作成したグラフを選択すると グラフを表示することができます グラフ一覧から 表示したいグラフを選択する 9

10 グラフの設定変更 グラフの設定変更は アプリの設定画面から行います グラフ タブを開き 設定変更したいグラフの 編集 をクリックします グラフの 編集 グラフの並べ替えと削除 アプリの設定画面から グラフの並べ替え グラフの削除ができます グラフの 削除 ドラッグして グラフの並べ替え 10

11 応用テクニック 表示項目の変更 グラフ下の項目名をクリックすると 項目ごとに表示 非表示を選択できます 表示されている結果から さらに特定の項目同士を比較するときに便利です 非表示にする項目名 水道橋支店 をクリックする クリックした項目 水道橋支店 が非表示になり 品川支店 と日本橋支店のみのグラフになる 11

12 グラフからの絞り込み表示 グラフから項目をクリックすると 該当するレコードに絞り込んだ一覧を表示することができます 集計結果に どのようなレコードが含まれているかを把握したいときに便利です 絞り込む項目 8 月 日本橋支店 のグラフ上をクリックする 絞り込んだ項目 8 月 日本橋支店 の一覧が表示される 12

13 グラフの種類と使い分け 1 横棒 縦棒グラフ 項目ごとの集計値を棒線で表現したグラフ ①集合 大きさを比較する場合に適したグラフ ②積み上げ 全体に対する割合と 全体の合計値を比較する場合に適したグラフ ③100 積み上げ 全体に対する割合を比較する場合に適したグラフ ① ② 2 円グラフ ③ 全体に対する割合を表現する場合に適したグラフ 3 折れ線グラフ 4 曲線グラフ 時間の経過に伴う集計値の変化を表現する場合に適したグラフ 時間の経過に伴う集計値の変化を表現する場合に適したグラフ 13

14 5 面グラフ 折れ線で表現し X 軸に向かった領域を色で塗りつぶしたグラフ ①積み上げなし ②積み上げ 時間経過に伴う集計値の変化と 項目ごとの集計値の差を表現する場合に適したグラフ 時間経過に伴う項目ごとの集計値の変化と 全体の合計値の変化を表現する場合に適したグラフ ③100 積み上げ 全体に対して各項目の集計値が占める割合の 時間の経過に伴う変化を表現する場合に適したグラ フ ① ② 6 曲線面グラフ ①積み上げなし ②積み上げ 平滑曲線で表現し X 軸に向かった領域を色で塗りつぶしたグラフ 時間経過に伴う集計値の変化と 項目ごとの集計値の差を表現する場合に適したグラフ 時間経過に伴う項目ごとの集計値の変化と 全体の合計値の変化を表現する場合に適したグラフ ③100 積み上げ 全体に対して項目の集計値が占める割合の 時間の経過に伴う変化を表現する場合に適したグラフ ① ② 14 ③ ③

15 クロス集計表の設定方法 複数の項目をかけ合わせて集計するクロス集計表を作成できます 今回は 売り上げ管理 アプリを用いて月ごとの拠点全体の売上を集計して 更にその中に含まれる 拠 点 と 担当者 ごとの売上合計を表示させます 完成イメージ 1. 表の種類を選んで作成 ①グラフの設定画面を開く アプリの一覧画面から をクリックします ① 15

16 ②グラフを選ぶ グラフの種類を選んで作成 からグラフの種類を選びます ここでは クロス集計表 を選択します ② 2. 表のオプション設定 ①分類する項目を選択する 集計に利用する項目を選択します 大項目 中項目 小項目まで選択することが可能です ここでは 毎月の拠点全体の売上を集計して 更にその中に含まれる売上合計を表示したいので 大項 目を 売上 月単位 中項目を 拠点名 小項目を 担当者 に設定します 大項目が横軸 中項目 小項目が縦軸に表示されます 分類する項目に指定した項目の値が空のレコードは 集計対象にはなりません ②集計方法を選択する レコードの集計方法を設定します 該当するレコードの金額を集計したいので 合計 売上金額 を 選択します 分類する項目 集計方法を選択する 大項目 列 ① 列 中項目 行1段目 行yた 1 段目 小項目 行 2 段目 ② 16

17 ③条件を設定する 特定のレコードに絞って集計するときは 絞り込み条件を設定します 今回は絞り込みをしないので [すべてのレコード] のままにしておきます テーブル内のフィールドを使用してレコードを絞り込む場合 テーブルのいずれかの行でフィールドの値が条件を満た せば そのレコードは集計対象になります ④ソートを設定する 集計結果のソート方法 並び順 を選択します ここでは 大項目 昇順 中項目 降順 を選 択します ⑤保存する 画面右下の 保存する をクリックします ③ 条件 ソートを選択する ④ 保存する をクリックする ⑤ 拠点 担当者別売上のクロス集計表が完成しました 17

18 18

19 応用テクニック ポータルやスペースに貼り付け グラフや表は kintone のポータルやスペースに貼り付けることができます アプリを個別に開くことなく 最新の集計情報を確認できます 集計結果を csv 形式で書き出す 集計結果を CSV 形式で書き出すことができます 書き出す集計結果を表示して オプション CSV 形式で書き出す の順にクリックします クロス集計表は Excel 形式で書き出すことが可能です 集計結果をファイルに書き出すには アプリに対して ファイル書き出し の権限が必要です 19

20 グラフ 集計表 活用例 コールセンター管理 日々のお問い合わせ内容を登録することによって 担当者ごとの対応時間数の集計や お問い合わせ内 容の割合の把握に活用できます クロス集計表 - 担当者ごとの対応時間数 大項目 対応月 日単位 中項目 対応者 集計方法 合計 時間 円グラフ - お問い合わせ区分の割合 大項目 お問い合わせ区分 20 集計方法 レコード数

21 店舗の売上報告管理 各店舗が日々の売上を登録することによって 売上の推移を確認することや どのような製品が多く 売れているのか といった情報の把握に活用できます 折れ線グラフ - 店舗の上げ推移の確認 大項目 報告日 日単位 中項目 拠点名 集計方法 合計 売上金額 円グラフ 製品カテゴリ別の販売数 大項目 製品カテゴリ 集計方法 合計 販売数量 グラフを使うと kintone が自動的に集計をしてくれるので非常に便利 必要なグラフの設定を作成しておけば 様々なグラフをいつでも確認 できるようになるね 21

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