1 差し込み印刷について 1-1. 差し込み印刷の例 1 レターへ差し込み印刷 データファイル メイン文書 福岡純一郎様 熊本京子様 小泉浩二様 太郎 聖子 沙樹ちゃんの応援を宜しくお願いいたします 2 お誕生カードへ差し込み印刷 メイン文書 たろうちゃん データファイル せいこちゃん さきちゃん

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1 ワード & エクセル 2007 応用編差込印刷 福岡市私立幼稚園連盟 Ver,1.0

2 1 差し込み印刷について 1-1. 差し込み印刷の例 1 レターへ差し込み印刷 データファイル メイン文書 福岡純一郎様 熊本京子様 小泉浩二様 太郎 聖子 沙樹ちゃんの応援を宜しくお願いいたします 2 お誕生カードへ差し込み印刷 メイン文書 たろうちゃん データファイル せいこちゃん さきちゃん 1

3 3 宛名ラベルへ差し込み印刷 ふりがなの 50 音順に並べ替えて ラベルに宛名を印刷した例です 宛名ラベル データファイル 2

4 1-2. 差し込み印刷の作成手順 << 準備 >> 1 メイン文書 データを差し込むメインの文書 ( レター カード ラベル 封筒など ) 2 データファイル Excel Access Word などの形式データ << 手順 >> 1 差し込み文書タブのリボンを利用する 2 差し込み印刷ウィザードを利用する このテキストでは ウィザードを利用して学習していきます ウィザードなので 対話しながら進めていくことができ簡単です 差し込み印刷ウィザードの流れ 文書の種類を選択 メイン文書の種類を レター 電子メール 封筒 ラベル 名簿から選択 まずは レターを作成 ひな形の選択 データを差し込むメイン文書選択 表示されている文書を使用するか 既存の文 書から選択するか テンプレートを使用 宛先の選択 レターの作成 1データファイルの指定利用するデータファイルを指定 今回はエクセルの 名簿 を利用 2 宛先の指定データファイルを指定し 差し込む宛先を選択 条件を指定して抽出したりできるメイン文書に 差し込むフィールド ( 項目 ) を挿入 レターのプレビュー表示 データが差し込まれた状態を画面で確認 差し込み印刷の完了 設定を終了し 印刷を実行 3

5 2 レターへの差し込み印刷 2-1. メイン文書とデータファイルの確認 1 データファイル ドキュメント内の 名簿 を開き 内容を確認しましょう また 差し込んだ後に わかりやすいよう 10 件目にみなさんのデータを入力 上書き保存 閉じておきます 2 メイン文書 ドキュメント内の 運動会のお知らせ を開きましょう 保護者名 園児の名 4

6 2-2. ウィザード操作手順 1 リボンの [ 差し込み文書 ] タブをクリックします [ 差し込み印刷の開始 ] グループ [ 差し込み印刷の開始 ]-[ 差し込み印刷ウィザード ] をクリックします 2[ 差し込み印刷 ] 作業ウィンドウが表示されます [ 文書の種類を選択 ] の [ レター ] をクリックし [ 次へ : ひな形の選択 ] をクリックします 5

7 3[ ひな形の選択 ] の [ 現在の文書を使用 ] をクリックし [ 次へ : 宛先の選択 ] をクリックします 4[ 宛先の選択 ] の [ 既存のリストを使用 ] をクリックし [ 参照 ] をクリックします 6

8 5[ データファイル選択 ] ダイアログボックスの [ プレースバー ] の [ ドキュメン ] をクリックします 一覧から 名簿 をクリックし 開くボタンをクリックします 6[ テーブルの選択 ] ダイアログボックスの Sheet1$ をクリックし OK をクリックします 7[ 差し込み印刷の宛名 ] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので データの入力された行だけを選択するため 姓 の ボタンをクリックし [ データあり ] をクリック -OK をクリックします 7

9 8[ 宛先の選択 ] へ戻り [ 次へ : レターの作成 ] をクリックします データファイルの名前が表示さ れています 9 メイン文書の 2 行目 様 の前にカーソルを移動し [ 差し込みフィールドの挿入 ] をクリックします I 保護者姓 をクリック - 挿入ボタンをクリックし 閉じるボタンをクリックします 8

10 スペースを入力し [ 差し込みフィールドの挿入 ] をクリックします 保護者名 をクリック - 挿入ボタンをクリックし 閉じるボタンをクリックします 10 本文 3 行目の ちゃん の前にカーソルを移動し [ 差し込みフィールドの挿入 ] をクリックします 名 をクリック - 挿入ボタンをクリックし 閉じるボタンをクリックします 11[ レターの作成 ] の [ 次へ : レターのプレビュー表示 ] をクリックします 9

11 121 件目のデータが表示されているのを確認してください [ レターのプレビュー表示 ] の >> << ボタンをクリックし 2 件目 3 件目と表示されるのを確認しましょう 13[ レターのプレビュー表示 ] の [ 次へ : 差し込み印刷の完了をクリック ] 14[ 差し込み印刷 ] の設定が完了したので [ 印刷 ] をクリック -[ すべて ] をクリックして OK をクリックします ただし 今回は印刷をしませんので キャンセルをクリックします 10

12 2-3. 保存 1 差し込み印刷の設定が完了した メイン文書を保存しましょう [ オフィス ] ボタンをクリックし [ 名前を付けて保存 ] をクリックします ファイル名は 差込運動会のお知らせ とし 保存ボタンをクリックします 2-4. メイン文章の読み込みと差し込み印刷の実行 1 差し込み印刷の設定が完了した メイン文書を開きましょう [ オフィス ] ボタンをクリックし [ 開く ]- 差込運動会のお知らせ を選択し 開くボタンをクリックします 2 次のようなメッセージが表示されます [ はい ] をクリックすると 設定済みの差し込み内容が有効になります 3 再度差し込み印刷を実行する場合は リボンの [ 差し込み文書 ] タブをクリックします [ 差し込み印刷の開始 ] グループ [ 差し込み印刷の開始 ]-[ 差し込み印刷ウィザード ] をクリックします 設定済みで変更ない場合は [ 次へ ] をクリックしていくことで印刷が実行できます 11

13 3 お誕生カードへの差し込み印刷 3-1. メイン文書とデータファイルの確認 1 データファイル ドキュメント内の 名簿 を開き 内容を確認しましょう 2 メイン文書 ドキュメント内の お誕生カード を開きましょう この部分に 8 月生 れの園児の名前を差 し込みましょう 12

14 3-2. ウィザード操作手順 1 リボンの [ 差し込み文書 ] タブをクリックします [ 差し込み印刷の開始 ] グループ [ 差し込み印刷の開始 ]-[ 差し込み印刷ウィザード ] をクリックします 2[ 差し込み印刷 ] 作業ウィンドウが表示されます [ 文書の種類を選択 ] の [ レター ] をクリックし [ 次へ : ひな形の選択 ] をクリックします 3[ ひな形の選択 ] の [ 現在の文書を使用 ] をクリックし [ 次へ : 宛先の選択 ] をクリックします 4[ 宛先の選択 ] の [ 既存のリストを使用 ] をクリックし [ 参照 ] をクリックします 5[ データファイル選択 ] ダイアログボックスの [ プレースバー ] の [ ドキュメント ] をクリックします 一覧から 名簿 をクリックし 開くボタンをクリックします 6[ テーブルの選択 ] ダイアログボックスの Sheet1$ をクリックし OK をクリックします 7[ 差し込み印刷の宛名 ] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので 8 月生れの園児のみ選択するため [ フィルタ ] をクリックします [ フィルタと並べ替え ] ダイアログボックスで 誕生月 等しい 8 で OK をクリックします 誕生月が 8 と等しい 8 月生れの 3 名の園児が抽出されました 13

15 8[ 宛先の選択 ] へ戻り [ 次へ : レターの作成 ] をクリックします 9 メイン文書の 1 行目 ちゃん の前にカーソルを移動し [ 差し込みフィールドの挿入 ] をクリックします ふりがな ( 名 ) をクリック - 挿入ボタンをクリックし 閉じるボタンをクリックします I I 11[ レターの作成 ] の [ 次へ : レターのプレビュー表示 ] をクリックします 14

16 12[ レターのプレビュー表示 ] の [ 次へ : 差し込み印刷の完了をクリック ] 14[ 差し込み印刷 ] の設定が完了したので [ 印刷 ] をクリック -[ すべて ] をクリックして OK をクリックします ただし 今回は印刷をしませんので キャンセルをクリックします 3-3. 保存 1 差し込み印刷の設定が完了した メイン文書を保存しましょう [ オフィス ] ボタンをクリックし [ 名前を付けて保存 ] をクリックします ファイル名は 差込お誕生カード とし 保存ボタンをクリックします 3-4. 完成例 お誕生カードに 8 月生れの園児の名前を差し込み印刷が完成しました エクセルで抽出に必要なフィールド ( 今回は 誕生月 ) を作成しておくと便利です 15

17 4 宛名ラベルの作成 4-1. データファイルの確認 1 データファイル ドキュメント内の 名簿 を開き 内容を確認しましょう 2 メイン文書 新規文書 4-2. ウィザード操作手順 1 リボンの [ 差し込み文書 ] タブをクリックします [ 差し込み印刷の開始 ] グループ [ 差し込み印刷の開始 ]-[ 差し込み印刷ウィザード ] をクリックします 2[ 差し込み印刷 ] 作業ウィンドウが表示されます [ 文書の種類を選択 ] の [ ラベル ] をクリックし [ 次へ : ひな形の選択 ] をクリックします 16

18 3[ ひな形の選択 ] の [ ラベルオプション ] をクリックします 4[ ラベルの製造元 ] A-ONE [ 製造番号 ] A-ONE を選択し OK をクリックします 5[ 次へ : 宛先の選択 ] をクリックします 6[ 宛先の選択 ] の [ 既存のリストを使用 ] をクリックし [ 参照 ] をクリックします 7[ データファイル選択 ] ダイアログボックスの [ プレースバー ] の [ ドキュメン ] をクリックします 一覧から 名簿 をクリックし 開くボタンをクリックします 8[ テーブルの選択 ] ダイアログボックスの Sheet1$ をクリックし OK をクリックします 9[ 差し込み印刷の宛名 ] ダイアログボックスの全ての行にチェックが入っているので データの入力された行だけを選択するため 姓 の ボタンをクリックし [ データあり ] をクリック -OK をクリックします 10[ 宛先の選択 ] へ戻り [ 次へ : ラベルの配置 ] をクリックします 17

19 11 ラベルの 1 枚目に宛名のフィールドを配置します 2 行目に を入力し [ 差し込みフィールドの挿入 ] をクリックします をクリック - 挿入ボタンをクリックし 閉じるボタンをクリックします 123 行目に [ 差し込みフィールドの挿入 ]- 住所 1 を挿入し閉じるをクリックします 13 同様の操作で下記のように配置しましょう 18

20 141 枚のラベルの配置ができたので すべてのラベルの更新ボタンをクリックします すべてのラベルに配置されます 変更がある場合は 1 枚目を編集し すべてのラベルの更新ボタンをクリックすることで随時変更できます 15[ 次へ : ラベルのプレビュー表示 ] をクリックします 19

21 16[ 次へ : 差し込み印刷の完了 ] をクリックします 20