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1 平成 28 年度 議会改革特別委員会行政視察報告書 期間 : 平成 28 年 7 月 13 日 ( 水 )~7 月 15 日 ( 金 ) 視察先 : 神奈川県寒川町 栃木県大田原市 神奈川県横須賀市 参加者 : 鈴木正章 石川伸一 大塚久美子 神谷雅章 渡辺信行 松井晋一郎 前田修 鈴木武広 髙野邦良 小林敏秋 工藤光雄 新家喜志男 山田慶勝 随行 : 菅沼賢次 福田淳也

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3 ( 議会改革特別委員会 神奈川県寒川町 ) タブレットの導入の経緯と活用状況について 日時 平成 28 年 7 月 13 日 13 時 ~15 時 場所 寒川町民センター 3 階講義室 1. はじめに神奈川県の中央部を流れる相模川の河口から上流約 6km の左岸に位置し 湘南地域の一角を占めている 町域の面積は 平方キロメートルで 東は藤沢市及び小出川を隔てて茅ヶ崎市に 西は相模川を隔てて平塚市 厚木市に 南は茅ヶ崎市に 北は海老名市にそれぞれ接している 人口 48,360 人 ( 現在 ) 2. 調査事項の概要議会運営の効率化に向けタブレット端末を導入 ( 写真 ) 寒川町民センター前 寒川町議会では 平成 27 年 2 月より議会 ( 議員定数 18 人 ) と執行部双方において タブレット端末とクラウドを用いた 文書共有システム を導入 これは インターネットを介し クラウド上にあるデータ ( 議案や資料 ) をタブレット端末で見ながら会議などを行うものである これは 年間約 10 万枚の紙資料のペーパーレス化や情報共有のスピード化 会議運営の効率化などを図ることがねらい なお データはすべて暗号化されるなどのセキュリティ対策により 外部への情報流出やメールのような誤送信の心配もない 平成 27 年 2 月 3 月の会議では紙資料と併用しながらタブレット会議を実施し 年内中の完全ペーパーレス化を目指した 導入内容 タブレット端末 アップル製 ipad Air 16GB Cellular+Wi-Fi モデル 文書共有システム morenote 富士ソフト株式会社 キーワード 文書共有システム 資料や画像 動画などをクラウドサーバーで一元管理し タブレッ ト端末から簡単に閲覧できるしくみ タブレット会議 これまでの紙媒体の資料の代わりにタブレット端末への画面表示で 情報閲覧し 議会審議などを行う 1

4 導入経緯 ( 議会改革特別委員会 神奈川県寒川町 ) 議会関連資料に膨大な紙が使用されており 数年前からペーパーレス化が検討課題とな っていた このような中 タブレット端末を使用したペーパーレス化に向けた本格検討を 平成 26 年 1 月から開始し 調査研究 実証実験などを重ねた その結果 ペーパーレス化が図られ 安全性が確保でき 業務効率の向上も見込まれる ことから 議会審議や議員活動などにタブレット端末を活用していくことになった 期待される効果 ペーパーレス会議で膨大な紙資料を削減 印刷コスト 配布コスト 手間の削減 各種資料を即座に共有 配信 事前閲覧が簡単になり 会議進行がスピードアップ ( 写真 ) 委員長挨拶 カラー資料で閲覧でき画像や動画の閲覧も容易になった ことにより効果的な資料作成が実現 議会活動の質の向上と議会運営の効率化 ( 委員長挨拶 ) 寒川町議会が導入するのは タブレット端末とクラウド ( コンピュータネットワーク ) を用いた 文書共有システム インターネットを介し 共有するデータ ( 議案や資料 ) をタブレット端末で見ながら会議を行うもの 若手議員はもちろんベテラン議員も積極的に利用を推進するなど これまでに調査 研究 勉強会を開いて準備を進めてきた 期待される効果は ペーパーレス会議で膨大な紙資料の削減 印刷 配布コストの削減 事務負担の軽減 各種資料 情報を即座に共有 配信 会議進行のスピードアップ カラー化や動画の閲覧など効果的な資料作成が実現など 議会といえば分厚い紙資料が付きもの 今回の導入で 年間で約 10 万枚の紙資料がペーパーレス化されることになる データはすべて暗号化されるなどのセキュリティ対策により 外部への情報流出やメール誤送信のような心配はないという 議会と執行部双方でタブレット端末 48 台をリースし クラウドの利用料などで年間約 2 65 万円以上の費用がかかるが 将来的には低コストで議会運営が可能になるという 2

5 3. 主な質疑とその回答 ( 議会改革特別委員会 神奈川県寒川町 ) Q 予算書 決算書は 冊子のまま審議しているがなぜか A 細かい資料をタブレットで閲覧し それを見ながら予算書 決算書を見比べている 今のタブレットでは 二つ同時に見ることは不可能である 今後 新しいタブレットに切り替える際は 検討したい Q スケジュールはどのように作成しているか 個人のスケジュールは同期できるか A スケジュールは議会事務局で作成している グーグルカレンダーとの同期は可能だがシステムが難しい 一度登録したものを外せないというデミリットがある 現在 同期できるように 要望中 Q morenote を選択した理由は A 価格的に安かったこと 1GB ずつ増やせること 導入する前と 後のサポートがあること ソフトの開発力 先進自治体のため 要望を聞いてくれる Q タブレット導入に向けて どのように議員の意向を固めたか A 導入の 10 年くらい前から 紙の資料について どうにかならないものか どれだけ保存しておけばよいのか 粘り強く先輩議員と話し合ってきた 紙をなくしていかなければいけないという考えが根底にあり 議会としてはひとつにまとまった 一切抵抗はなかった Q タブレットが苦手な議員の対応は A 導入後 10 ヶ月は紙資料と併用して使用した Q 政務活動費を使っている理由 A 導入時に議会活動と 政務活動で使おうということになり およそ三分の一が妥当ではないかと 月 4,600 円の使用料に対し 1,500 円の政務活動費を負担 ( 寒川町の政務活動費は 月 20,000 円 ) Q 導入して 議会以外で使う機会は増えたか A 視察にはタブレットだけ持っていく 紙の資料は作成しない 住民のご要望や質問には タブレットに資料が全部入っているため 住民に見せながら説明できる Q 住民の反応は A 92 万の削減効果があり 議会としての支出は 64 万であること 県内で二番目の導入であり タブレット導入は世間では当たり前ととらえている方が多いこと このことを踏まえ 住民は 好意的に受け止めている ( 質問する議員 ) 3

6 ( 議会改革特別委員会 神奈川県寒川町 ) 4. 所見 西尾市政への反映に向けた課題本市においては議会改革の一環として タブレット端末の導入を目指している 導入して議会活動の質の向上を目指したいという考えもあるが 紙資料がなくなることや いずれFAXを使用しなくなることに抵抗を感じている議員も少なくない 寒川町でも説明があった通り 改選してから検討していたのでは間に合わないため 本市としても 今回の視察を参考に改選後の導入に向けて準備を進めるべきである 開かれた議会 議会の見える化との観点からも導入し タブレットを使用していくことを期待するものである スケジュールの共有については タブレットを使う第一歩として議会の予定に議員個人の予定を書き込み スケジュール管理を一本化して利便性を高めたいところである morenote は セキュリティがしっかりしていることの反面 スケジュールの共有や 他の端末との共有が難しいところが難点である 他のソフトとの比較検討を重ねて 本市に見合ったソフトの導入を考えていきたい また タブレットについては 導入の早かった寒川町は アップル製 ipad Air をレンタル契約している 本市が検討している ipad Pro は 導入後発売となっている 使用感や メリット等を議員全体で議論して 導入に結び付けることを希望するものである このほかにも委員からは以下のような意見もあった タブレット導入に向けて 議員全員が一丸となって 実施にいたった寒川町議会の やるんだ という強い意志が必要であると感じた 導入に際しては セキュリティ 保守面なども十分に検討する必要があると考える 今後 ますます進むICT 化の進展を踏まえて 導入目的の明確化 効果的な導入を検討したい 文書閲覧 会議での活用を議会主導で執行部に働きかけ導入に至ったことは議会改革の観点からも見習うべき点が多くある 高齢議員も熱心に研修に参加している面からも導入までには 議会内での丁寧なプロセスが大切であると考える 導入にはメリット デメリットを十分に調査 研究し 本市議会のICT 化を推進するためにも導入を目指したい コスト面では費用 220 万円に対し 削減効果は 92 万円であるが 導入によるメリットを踏まえると タブレット導入の効果は十分あると考える 執行部と協議のうえ 一体で導入しており効果的な活用のためには 執行部との緊密な調整が必要であると感じた 議会 執行部双方で導入されており 一定の評価はできるが 議会運営の手法として全国的にもまだまだ 確立されたものではなく 本市議会でも今後も検討が必要であると考える 全議員一丸となって導入に至ったとのことであり 今後 当市でも 議員総意で進めることが重要であると感じた 4

7 ( 議会改革特別委員会 神奈川県寒川町 ) ( タブレット使用中 ) ( 視察中の様子 ) 5

8 6 ( 議会改革特別委員会 神奈川県寒川町 )

9 ( 議会改革特別委員会 栃木県大田原市 ) タブレットの導入の経緯と活用状況について 日時 平成 28 年 7 月 14 日 10 時 ~12 時 場所 大田原市役所会議室 1. はじめに大田原市は 総人口 77,729 人 面積 平方キロメ-トルで栃木県の北東部に位置する市 松尾芭蕉 奧の細道 と縁の深い地として知られており市の中央を流れる那珂川や八溝山系の里山など自然豊かな地域である 日帰り温泉など観光資源も多い 2. 調査事項の概要 大田原市議会前にて タブレットの導入までの経緯大田原市議会では 平成 25 年 9 月 ICT 化を図ることを議長に答申し 議会活性化推進委員会を設立し 議会のICT 化 の議論を進めた 平成 26 年 6 月市執行部が先にタブレット端末を導入し 9 月定例会から議場でタブレット端末を使用することになり 議会としては 講習会を何度も開催し平成 26 年 12 月にタブレット端末導入を決定し 議会と執行部が同じ条件で本会議等に臨めるようになった タブレット端末を活用した議会運営 端末導入目的 効果定例会では 議案書 ( 予算書 補助資料等除く ) 委員会では 全ての資料を電子化するペ-パ- レス化を図り 紙代の削減 文書保存に関する管理の効率化を図ることが出来る 会議中でも条例の検索 インタ-ネットによる情報を瞬時に検索が出来る 会議システムを採用し本会議 委員会等で議会事務局が親機となり 不慣れな議員でも簡単に操作できる機能を採用し端末での運用を図っている グル-プウェアを採用することで議会のスケジュ-ルや事務局からの通知や議員間のメ-ルをはじめ 議員個人においても自由に使用できるように機能を充実している 災害時の緊急連絡 情報収集においてもインタ-ネット回線を利用したビデオ通話 タブレット端末での写真撮影時のGPS 機能を利用した災害場所の位置情報の把握など 多種多様な機能も充実している 議員個人においても自由に使用出来るため カレンダ-から行事の管理や写真管理など議会活動に多種多様に利用できる ドライブのデ-タ保存においては マイドライブに個人の資料を保存し 共有ドライブは 終わった各種会議資料や先例集 条例など議会に関する資料全般を見ることが出来る 執行部が先にタブレットを導入したにもかかわらず ソフトウェアが執行部は サイドブックス クラウト本棚で 今回の議会の導入ソフトがスマ-トセッションで執行部とは システム上 違っている 1

10 ( 議会改革特別委員会 栃木県大田原市 ) 3. 主な質疑とその回答 1 タブレット導入の目的と導入までの経過 体制はどのようですか コビ- 用紙の削減 情報伝達の即時化 議会運営の効率化を導入目的平成 25 年 9 月 ICT 化を図ることを議長に答申をし 議会活性化推進特別委員会において 議会のICT 化 を協議 平成 26 年 6 月市長の指示により市執行部にタブレット端末が導入され 平成 26 年 11 月にはタブレットの講習会などを開催し, 平成 26 年 12 月にタブレット端末導入を決定した 2 タブレット活用の状況は どのようですか ( 会議体 レファレンス スケジュ - ル管理等 ) 会議システムを導入し議会での各会議に活用 スケジュ - ルにおいては 議会事務局より 会議等の通知を行い出欠状況の確認を行っている 3 システム導入についてご教示ください ( 導入機器 導入ソフト 導入手法 経費 ) タブレット端末アップル製 ipad Air2 16GB の 3 社見積随意契約タブレット端末は 0 円 通信費年間 92 万円 (2 年間の通信費及びグル-プウェア 初期設定費込 ) 会議システム スマ-トセッション 1 社随意契約 45.9 万円 使用料毎月 97,470 円 4 議員からの意見は どのようですか 導入当初には一部の議員に戸惑いもあったが 実際に使用することで会議 スケジュール 管理や事務局との連絡などで有効性が理解されるようになった 5 執行部の状況は どのようですか もともと執行部が先んじてタブレットを導入していたが 議会の本会議に使用するため 専用の会議システムアプリを議会で導入し 本会議では市長以下の執行部も利用している 6 セキュリティ対策は どのようですか 導入ハードウェアはセキュリティ面を考慮して ipad となった 会議システム, グループウェアアプリともセキュリティ対策はできている 使用要綱を作成し 最終的には議員のモラルによるところもある 7 導入後の状況は どのようですか ( 効果 利点 問題点 課題 ) 会議システム グループウェアアプリにより省力化 合理化 ペーパーレス化が図られた また 災害時の情報伝達ツールとしても活用できることから 議会では災害時の想定訓練を実施した その後 豪雨災害時には災害対策本部へ市内各地の被災状況を写真送信し ipad を活用することができた ( プロジェクタを使った説明 ) 2

11 ( 議会改革特別委員会 栃木県大田原市 ) 4. 所見 西尾市政への反映に向けた課題西尾市において ペ-パ-レス化を始め会議資料の電子化計画するにあたりタブレットを使用するにあたり不慣れ議員でも簡単に使用できる環境づくり 導入に踏み切る決断することが必要であると思います 大田原においては 市長の発案で平成 26 年 6 月に執行部が端末の導入決定し 9 月市議会からタブレット端末を議会で使用されるようになりその後 27 年議会も導入に振り切られた 導入後も不慣れな議員の皆さんも実際に使用してみると大変便利でであり思ったより簡単に使えるということを述べていた 西尾市も導入に当たり執行部との調整も必要と感じた 導入に当たり どのように利用するのか 考える事が必要であり タブレットの購入方法もレンタル 買い取りどちらにするのか 大田原では 買い取りで 安価で購入できる反面 故障 紛失などの補償されていない 会議システム グル-プウェアの選択も議会においての各会議の管理 スケジュ-ル 議会からの会議通知 議 ( 実機を操作しながら説明を受ける ) 員各自の資料管理 条例 予算書などの市資料全般などタブレット導入時環境づくりが必要である このほかにも委員からは以下のような意見もあった 定例議会の議案書 議事録 委員会での資料を始め 議会活動における資料をタブレットに保存をし いつでも閲覧できるようにする 議員活動や災害時など 情報伝達 情報収集に大きなあがっている ICTシステムは日進月歩であり 導入には事前の準備が大切であると考える タブレットは精密機器であり保守面を考えると レンタル契約が望ましいと考える 会議システムのほかにも メール 文書保存 スケジュール管理などをまとめたグループウェアアプリの導入により 有効活用を図っており 本市議会においても幅広い活用に向けて検討したい 執行部主導による導入したケースではあるが 議会外でも積極的に活用に努めており 本市議会での導入検討にあたって参考になると考える 市長からのトップダウンによりタブレット導入が決定したケース リーダの動きが速ければ実現も加速できる典型的な事例として参考になる 大田原市においても当初は慎重な意見もあったようであるが 実際に使用したところ想像以上に簡易に使えるとの感想があった 本市議会においても執行部との同時導入の検討も必要であると考える トップダウンにより 執行部との同時導入に至ったケースであり 執行部との協力が重要であると考える タブレットの導入には 議会のみならず 執行部との協働の必要性を感じた 導入には執行部先行で行われており 執行部との緊密に連携が必要であると考える 災害時の情報収集 情報伝達手段の一つとして活用しており 当市の災害対策にも興味深いものであった 3

12 4 ( 議会改革特別委員会 栃木県大田原市 )

13 ( 議会改革特別委員会神奈川県横須賀市 ) 予算決算常任委員会について 日時 平成 28 年 7 月 15 日午前 10 時 ~12 時 場所 横須賀市役所会議室 1. 横須賀市の概要神奈川県南東部の三浦半島に位置し 市街地の大部分が埋立地にある 江戸時代から国防の拠点とされ 戦後はアメリカ軍や自衛隊が駐留する一方 東京や横浜のベッドタウンとして発展した 大手企業などの製造事業者が多く立地し 日本を代表する研究機関も集積している また 多くの歴史遺産も存在している 人口は 40 万人の中核市に指定されている 2. 調査事項の概要 (1) 定数議員定数横須賀市 41 人西尾市 30 人議会運営委員会定数横須賀市 10 人西尾市 8 人予算決算常任委員会横須賀市 41 人 ( 全員 ) 西尾市なし決算特別委員会横須賀市なし西尾市 11 人 (2) 視察内容 (P5~P13 参照 ) ( 従前 ) 予算の審査 4 つの常任委員会に分割付託して審査 各常任委員会で採決決算の審査委員 10 人による特別委員会で審査 採決 ( 現在 ) 横須賀市予算決算常任委員会の審査の流れ 1 理事会 予算決算に関する議運に代わる会 会長は副議長 副会長は議運委員長 理事は分科会の正副委員長 議案の付託先の決定や予算決算常任委員会の運営を協議 2 本会議 予算 決算議案を予算決算常任委員会に付託 3 予算決算常任委員会 ( 全体会 ) 議長を除く全議員 委員長は副議長 副委員長は議運委員長 監査報告に対する質疑はするが 執行部への総括質疑はしない 4 分科会 部門別常任委員会と同じ組織 正副委員長は部門別常任委員会の正副委員長が兼務 4 分科会にて分割審査 討論 採決はしない 5 理事会 6 の予算決算常任委員会の進行を協議 1

14 6 予算決算常任委員会 ( 全体会 ) 分科会委員長報告 ( 主な質疑の報告 ) 総括質疑 採決 7 本会議 予算決算常任委員会委員長報告 討論 全体で採決 ( 議会改革特別委員会神奈川県横須賀市 ) (3) 西尾市の現状予算本会議 - 上程 説明 質疑 関係委員会付託 (4 委員会 ) 委員会 - 審議 採決本会議 - 各委員会での審査結果の報告 委員長報告に対する質疑 討論 全議員による採決決算本会議 - 上程 説明 代表監査委員の決算審査意見書の説明 質疑 決算特別委員会の設置 ( 委員は議長の指名 ) 審査の付託 委員会 - 審議 採決本会議 - 決算特別委員会での審査結果の報告 委員長報告に対する質疑 討論 全議員による採決 3. 主な質疑とその回答 Q. 分科会で審査することとした経緯はどのようか A. 予算決算常任委員会では人数が多過ぎるため 従来と変わらないような運営とするために分科会方式とした Q. 分割付託を行わないことによるメリット デメリットはどのようか A. メリットとしては 決算と予算と同じ議員が携われることであり デメリットとしては 理事会と予算決算常任委員会が増えたため会期が延びた Q. 予算決算常任委員会委員を全議員とした理由はどのようか A. 議員としての大きな業務の一つである予算と決算は 全員で携わることが良いと考えたことに加え 分科会方式をとったため全員所属する必要があったことによる Q. 予算決算常任委員会理事会の委員長を副議長 副委員長を議運委員長としている理由はどのようか A. 本会議に次いで大事な会議という位置付けであるということと 議長は先例により委員を辞任するため 次のポジションである副議長を委員長に充てることとした 副委員長に関しては 他の 4 常任委員会では頭一つ抜ける理由がなく 一方議運は 4 常任委員会と比べて特別な位置づけにあるため 議会運営委員長を副委員長に充てることとした 2

15 ( 議会改革特別委員会神奈川県横須賀市 ) Q. 予算決算常任委員会を設置して以降 運営方法等で新たな課題はあるか A. 分科会で市長の質疑は行わないこととしていたが 市長を呼びたいという意見があり 変更したこと 予算と関連するが複数の分科会にまたがらない議案があり 要綱上予算決算常任委員会では審査できなかったが要綱を改正したこと 4. 所見横須賀市が予算決算常任委員会を設置した目的は 従来の分割付託による審査で各委員会での表決結果が異なり 同一議案で賛否が異なる矛盾が生じることの解消と 予算審査と決算審査を同一議員が行うことにより総合的 一体的な審査を行うことである 効果としては 分割付託解消による円滑な議案審査と同一議員が予算決算審査を行うことによるチェック機能の強化ができたとされている 西尾市は 横須賀市の従前と同じ審査方法であるが 根本的に違うのは 横須賀市の従前の決算特別委員会は 10 人の委員のみが出席し審査していたことである 委員の負担も多かったし 委員以外が審査に関われなかったところに問題があったと思われる そのため 全員による予算決算常任委員会の設置は当然のことに思える また 一つの議案を分割して審査すること 一つの議案を分割審査することで採決が異なる可能性のあることの不合理な取り扱いの解決になっている なお 常任委員会が妥当なのか特別委員会が妥当なのかは別に考える問題と捉える 西尾市は以前から決算審査と同様に予算審査も大切であるから予算特別委員会の設置を望む意見がある また 決算審査を 11 人でするのは負担が多いため決算特別委員会を全議員で構成する意見もある 審査の方法は自治体によりそれぞれであるが 最終採決は本会議において全議員で行うことには変わりはない また 審査する議員については 予算も決算も付託された委員会議員以外の議員も委員会に出席でき 委員外委員の発言が許可されて質問ができることから全議員が携われるし 採決も付託された委員会でするものの最終的には本会議で全議員で行っているので問題はないと思われる 改善するならば 議員がより以上関わり 厳正に審査するために 決算も予算と同じように関係委員会に付託することを考えたい 課題としては 分割審査と分割採決の妥当性と 現在 内容を聞く質問が多く 適正かの判断が十分とは言えないため審査できる詳しい資料を理事者側に求めたい 横須賀市の視察で得た内容を参考に より良い議会運営に努めたい ( 個々の意見 ) 予算決算常任委員会により 予算と決算の審議を同じメンバーで行えば継続性が確保できる反面 議会日程が長くなるデメリットがあり 議会運営上検討を要する 横須賀市議会の方式では 少数会派にとっては 所属していない常任委員会の議案審査ができないなどのデメリットがある 予算決算の議案審査は重要であり 引き続き よりよい審査ができるよう検討することが大切である 予算決算審議が全議員で構成される予算決算常任委員会と議会運営委員会に相当する理事会を経て 各分科会で審議される点は 執行部とチェック機関である議会の関係性から参考となる 3

16 ( 議会改革特別委員会神奈川県横須賀市 ) 予算決算常任委員会の導入の経緯には 議会と市長との関係性によるところを感じた 分割付託されている予算審査が委員会により賛否が異なる矛盾に対処するため 全議員による予算決算常任委員会の手法は参考となる 西尾市も審査のあり方を検討する時期に来ていると感じる 分科会では委員外議員は発言できないなどデメリットがあり 本市議会の議会運営では検討課題も多いと感じた 予算決算委員会はチェック機関としての議会運営の一つであると考えるが 一律には現状の本市議会の取り扱いに馴染むとは言えないと思う 予算決算常任委員会の下には 各常任委員会別に分科会を設置し ここで予算決算審査を行っており 現状の本市の議会運営に照らして 会期日程が長くなるなど デメリットもあり課題も多いと感じた 横須賀市議場にて 4

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21 a. b. 9

22 a. b. c. d. n n n n 10

23 a. b. c. d. 11

24 a. b. a. b. c d. 12

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