代表改善項目 解説 頁 1 受注者 ID PASSの多機能化 1IDで複数の工事 役職兼務可 3 2 発注者 ID PASSの多機能化 役職兼務可 3 3 職位設定機能強化 工事毎に閲覧者設定可 ( 検査員設定 ) 4 4 工事選択機能強化 担当工事と他工事の分別 4 5 決裁者設定の自由度の向上

Transcription

1 岡山県公共工事施工管理支援 ( 情報共有 ) システム Ver.5.0 における改善 代表事例 平成 28 年 5 月

2 代表改善項目 解説 頁 1 受注者 ID PASSの多機能化 1IDで複数の工事 役職兼務可 3 2 発注者 ID PASSの多機能化 役職兼務可 3 3 職位設定機能強化 工事毎に閲覧者設定可 ( 検査員設定 ) 4 4 工事選択機能強化 担当工事と他工事の分別 4 5 決裁者設定の自由度の向上 他課協議が容易に可能 5 6 職務引き継ぎ機能の新設 現任者が過年度決済可 6 7 差戻し先指定の機能の新設 差し戻しの効率化 6 8 定型外文書登録機能の新設 独自書式の創設可能 6 9 現場感覚の反映 段階 立会 材料確認書の決裁手順簡略化 7 10 修正時の支援機能の強化 修正前の決済文表示で対比可 7 11システムメール機能の向上 添付ファイル数を5に増加 8 12 掲示板機能の向上 添付ファイル数を5に増加 複数年利用可 8 13スケジュール機能の向上 事務所内職員で共有可 9 14 共有スペース機能の向上 発注者登録 携帯利用を可とした 9 15 同上 (PHOTOフォルダ代替機能) 共有スペースのPDF, 圧縮ファイルの利用 検査支援機能の新設 日本語のホルダ ファイル名表示 10

3 画面名 : 受注者工事一覧画面 1 受注者 ID PASS の多機能化 現場代理人は一つの工事しか担当することができないため 複数工事を担当する場合 複数の ID PASS を使い分けてシステム利用する 職位の兼任ができないため 現場代理人と管理技術者を兼務する場合 受注者の利用者は異なるの ID PASS を使いわけてシステム利用する 新しいシステムでの改善点 職位の兼務ができるため 一つの ID PASS で複数工事及び複数の役職としてシステム利用を可能とした 画面名 : 発注者工事一覧画面 2 発注者 ID PASSの多機能化 職位の兼任ができないため 工事によって異なる役職としてシステムを利用する場合 職位に割り当てられたのID PASSを使ってシステム利用する 新しいシステムでの改善点 職位の兼務ができるため 一つの ID PASS で複数工事及び複数の役職としてシステム利用を可能とした ( ある工事では監督員 別の工事では総括監督員の場合 これまでのように ID PASS を変えて再ログインは不要とした )

4 画面名 : 職位設定画面 3 職位設定機能強化 工事ごとでの職位の設定ができないため 職位の兼任ができない 特定工事を閲覧する場合 全工事から抽出する必要がある 新しいシステムでの改善点 工事ごとに職位の設定ができるため 複数職位の兼任ができる ( 例 _ 受注者では現場代理人と監理技術者 発注者では監督員と班長の兼任登録 ) 閲覧する人物を必要な時に登録可能とした 検査職員をあらかじめ工事の閲覧者として登録することができる 登録された検査職員は多くの工事の中から検査担当工事を探す必要がなくなった ( 次項 4 で示す 担当工事一覧 へ分類 検査員として登録されない工事は 他工事一覧 を開くとこれまでどおり閲覧可 ) 画面名 : 工事一覧画面 4 工事選択機能強化 工事一覧が画面上部に一括して表示されているため 特定工事を閲覧する場合 閲覧権限を持つ全ての工事から抽出する必要がある 工事一覧表示を 担当工事一覧 と 他工事一覧 に分類した ある工事で検査員として登録があった場合 担当工事一覧 画面に表示されるため 工事抽出が容易になる

5 画面名 : 文書作成画面 文書発議する際ワークフローはあらかじめ設定されているものから選択して発議することしかできず 異なったワークフローを設定したいときは管理事務局に依頼し 追加設定するしかなく 時間を要する 新しいシステムでの改善点 文書を発議する際 あらかじめ設定されているワークフローから選択し発議するだけでなく 自由にワークフローを追加することができるため 設定に時間を要しない 事務所マタギのような複雑なワークフローも容易に設定できる 押印の有無も選択してワークフローを作成することができるため 他課合議や供覧等のワークフローが容易に作成できる また 発注者間のみで共有する文書 受注者間のみで共有する文書に対応する決裁ルート設定を可能とした 画面名 : 職位設定 ( 履歴 ) 画面 6 職務引き継ぎ機能の新設 年度繰越等で担当者が変わった場合で以前の担当者が発議する文書があった場合 新担当者はさかのぼり日付で発議することができない 新しいシステムでの改善点 職位を引き継ぐことができるため 以前の担当者名で新しい担当者が文書を発議することを可能とした システム内に決裁者の履歴を持つため さかのぼり文書決裁を行う場合 決裁日に応じた決裁者印影を自動的に押印する

6 画面名 : 決裁画面 7 差戻し先指定の機能の新設 文書の決裁時差し戻しを行いたい場合は 自己の直前の決裁者にしか 差し戻しができない このため 決裁が数段階進んだ後に誤りに気付いた場合 差し戻しを順次繰り返さなければならず 時間を要した 新しいシステムでの改善点差し戻し先を選択して差し戻すことができるため 決裁が進んだ後も一気に発議者まで差し戻すことを可能とした 画面名 : 文書その他 8 定型外文書登録機能の新設 システムに用意されている様式以外の文書の登録はできない 新しいシステムでの改善点 文書その他という機能を使ってシステムに登録されていない様式 ( 週間行程表など ) の文書登録を可能とした 登録したものは電子納品の対象となり OTHRS フォルダに格納され電子納品の対象になる

7 画面名 : 文書作成画面 9 現場感覚の反映 段階確認 立会確認 材料確認は2 段階の決裁が必須だが 2 段階めは改めて発議をする手順となっている 新しいシステムでの改善点 1 段階めの決裁が完了すると 2 段階めの決裁に自動的に回るようになり 1 文書として認識しやすくした 画面名 : 文書修正 10 修正時の支援機能の強化 決裁後文書修正をした場合 修正前の文書を確認できないため 修正箇所が不明確で 不安感がある 新しいシステムでの改善点 決裁後文書修正をした場合 修正前の文書を表示し 前後の対比を容易とした

8 画面名 : システムメール 11 システムメール機能の向上 メールに添付できるファイル数は1 個に限定されていたため 複数ファイルを添付したい場合 圧縮結合の手間を要する 新しいシステムでの改善点 メールに添付できるファイル数を 5 個に増加した (1 ファイルの上限容量 =600 メガ ) 画面名 : 掲示板 12 掲示板機能の向上 掲示板に添付できるファイル数は 1 個に限定されていたため複数ファイルを添付したい場合は 圧縮結合の手間を要する 他工事の受注者では閲覧不能である 新しいシステムでの改善点 掲示板に添付できるファイル数を 5 個に増加した (1 ファイルの上限容量 =600 メガ ) 複数工事またぎで掲示板の利用ができる 年度替り等で担当者が変わったときでも掲示板を引き継ぐことができるため 新しい担当者も前年度にやり取りを行った情報を確認することができる

9 画面名 : スケジュール 13 スケジュール機能の向上 スケージュール閲覧は自己の所属する組織内に限定されていた ( 例 : 現場代理人は監督員のスケジュールを閲覧できないため 立ち会い日時設定に電話等による事前確認の必要があった ) 新しいシステムでの改善点 登録済みの工事関係者は 所属に制限されること無く全員のスケージュール閲覧を可能とした ( 例 : 現場代理人は監督員のスケジュールを閲覧できるため 日時設定が容易となる ) 工事関係者スケジュールの共有だけでなく 事務所内職員とのスケジュールも共有可能とした 画面名 : 共有スペース 14 共有スペース機能の向上 ファイル コメントの登録は 受注者だけが可能で 発注者は登録 ( 提供 ) ができない 新しいシステムでの改善点 ファイル コメントは受発注者ともに登録できる 携帯電話からメールを使って直接写真を登録可能としたことで 現場での利便性が向上した

10 画面名 : 共有スペース 15PHOTO フォルダ代替機能 工事写真はPHOTOフォルダの登録が前提となるため 大量となるデータの送受信に時間がかかり効率的ではない 写真閲覧には写真管理ソフトを必要とした又 写真データが有する順位番号を未整理のままで登録された場合 アルバムの編集順序が変化した 新しいシステムでの改善点 共有スペースを使い PDF データ等で工事写真の共有化ができるため登録 閲覧が効率化される また 写真管理ソフトでの閲覧希望の場合には 圧縮登録することで 写真管理ソフトから閲覧できる ( ホルダー全体の一括圧縮は不要なため ホルダーの内部ファイルを選択し圧縮して下さい ) ( ともに 1 ファイルの上限容量 =600 メガ ) 画面名 : 検査出力 16 検査支援機能の新設 登録データは 電子納品要領に則った英数字のみのファイル名をシステムが自動的に命名するため ファイル名から登録データの内容を推しはかることはできない 新しいシステムでの改善点 国の最新の機能要件にシステムを適合させ 日本語のフォルダ ファイル名で出力が可能としたことから システム画面でも書類選択を容易とした