( ウ ) 講演者への講演資料 CV 等の依頼ととりまとめ とりまとめた講演用資料データを元に 主催者の了承を得た上で フォーラム当日においては 参加者がペーパーレスで講演資料を見ることが出来るシステムを導入すること ( エ ) 参加者 講演者 招待者等へ送付する招待状を作成し 郵送又はメール送信の

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1 仕様書 1. 件名 Innovation for Cool Earth Forum(ICEF) の実施に係る運営業務 国際部 2. 目的地球温暖化問題の解決には 世界のイノベーションを加速させることが重要である この認識の下 NEDO では 世界の学術 ビジネス 政府等の関係者の英知を結集し イノベーションの促進と普及のための議論を深化させる場として Innovation for Cool Earth Forum を日本政府と協力して毎年開催することとした 本業務は 当該フォーラムを適切かつ効率的に運営するために実施するものである 3. フォーラムの概要 Innovation for Cool Earth Forum(ICEF) (2) 日時平成 29 年 10 月 4 日 ( 水 )~5 日 ( 木 ) (3) 主催 NEDO 経済産業省等 (4) 参加人数国内外の有識者約 1,000 名程度 4. 業務内容 (2) フォーラム会場手配を参照 4. 業務内容 本業務受託後速やかにフォーラム事務局を立ち上げること 主催者と調整を行い 以下の業務を実施すること なお必要に応じて 関係者とは英語で連絡 調整を行うこと 工程計画策定等本委託業務全体及びフォーラム当日運営の工程計画策定及び主催者への助言本委託業務全体及びフォーラム当日の業務運営全般の監理 監督 工程管理及び主催者への助言フォーラム事務局の運営 ( ア ) 参加者 講演者 招待者との連絡 調整 ( イ ) 政府関係機関 フォーラム関係機関 大使館等との連絡 調整 1

2 ( ウ ) 講演者への講演資料 CV 等の依頼ととりまとめ とりまとめた講演用資料データを元に 主催者の了承を得た上で フォーラム当日においては 参加者がペーパーレスで講演資料を見ることが出来るシステムを導入すること ( エ ) 参加者 講演者 招待者等へ送付する招待状を作成し 郵送又はメール送信の上 参加者のとりまとめ ( 参加者のスクリーニング業務も含む ) 名簿の作成 ( オ ) 参加者 講演者 招待者などの名簿のデータ管理 参加登録システム構築 データメンテナンスなどにかかる付随業務 ( カ ) 招待者の日本への招聘に関する業務 ( 欧米からの招聘を中心に40~50 名程度 ; 但し 招待者選定の結果 事務局費用負担での招聘を必要とする者がいる場合に限る ) ( キ ) 招聘者 参加者の輸送計画作成及び実施業務 ( シャトルバス運行計画を含む ) ( ク ) フォーラム広報業務 ( 詳細は (4) 参照 ) ( ケ ) フォーラム当日会場内に設置する事務局へのスタッフの常駐及び当日のフォーラム運営 ( 詳細は (2)6 参照 ) ( コ ) 外部からの問い合わせ対応 ( サ ) 主催者への助言 ( シ ) アンケート実施業務 ( ス ) サイドイベントの運営 ( 詳細は主催者の指示を仰ぐこと ) ( セ ) フォーラム事務局運営にかかる円滑な資料調整ツールの活用など ( ソ ) その他フォーラム事務局運営に必要な付随業務 ( タ ) 人員配置主催者との窓口となり 本業務に従事し 本委託業務を実施する責任者として全体責任者 1 名 全体責任者の業務を補助する副責任者 2 名以上及び必要に応じてスタッフを配置すること ( 詳細は (2)5 参照 ) 1 会場手配 ( ア ) 日時平成 29 年 10 月 4 日 ( 水 )~5 日 ( 木 ) ( イ ) 場所東京都心部 (JR 山手線の駅又は同線内側の地下鉄駅を最寄駅とし 最寄駅から徒歩 10 分程度以内の会場であること また 世界各国からの要人を迎えるにふさわしい格式を確保すること ) 大規模イベントであることから都内施設を仮予約済みであるが 最終的に上記条件に合致した最も適切な会場に決定すること 会場借上交渉も含めた契約手続も行うこと 2

3 2 会場設計会場は以下の内容で構成するものとし 同一施設内で手配すること 平成 29 年 10 月 3 日 ( 火 ) 中にすべての会場準備を完了し現場において警備担当者や主催者との打合せを行い 5 日 ( 木 ) はフォーラム開催及び撤収作業が可能となるように終日会場確保の手配をすること なお 会議室ごとの会場確保時間帯については 主催者と十分に協議をすること また 警備が行われることを前提に来場者の動線に十分に配慮して各会場を設計し 主催者の了解を得ること なお 全体会場数については適宜主催者の指示に従うこと ( ア ) メイン会場 ( プレナリーセッション会場予定 ) スクール形式で600 名程度を収容できること 会場前面に舞台 ( ステージ ) があること ( 広さが十分でない場合や奥まっている場合は造作を行い十分なスペースを確保すること ) プレスによる撮影が可能となるスペースを確保すること ( イ ) 受付メイン会場からのスムーズな動線を確保でき 参加者を受付できる十分なスペースを確保すること また 受付を含めメイン会場が警備区域内となるよう設計すること ( ウ ) 控室 ( バイ会談室を兼ねる ) メイン会場からのスムーズな動線を確保できる場所に VIP 用控室を5 部屋以上確保すること (2 部屋以上は日本の閣僚等 VIP 用とし各 10 名程度 3 部屋以上は講演者等 VIP 用として各 20 名程度を収容 ) ( エ ) ランチ レセプション及びウェルカムディナー会場最大 400 名を収容できること ( オ ) サブセッション会場 ( コンカレントセッション会場予定 ) サブセッション会場を5 部屋以上確保すること (1 部屋あたり100~130 名程度収容できること ) 可能な限りメイン会場からのスムーズな動線を考慮すること プレスによる撮影が可能となるスペースを確保すること ( カ ) プレス控室参加者の動線に影響しない場所に プレス用の控室を 1 部屋確保すること ( キ ) 事務局メイン会場からスムーズな動線を確保できる場所に事務局用作業室を用意すること ( ク ) 運営委員会会場運営委員会開催及び委員の控室とするための30 名程度を収容出来る部屋を1 3

4 室用意する ICEF 開催日の前日である 10 月 3 日 ( 火 ) を想定 3 会場設営及び撤去 ( 設営に必要な物品の調達を含む ) ( ア ) 会場全体使用機材 備品等の調達 管理無線 LAN への接続確保 ( インターネットに接続できること また 会場となる会議室 事務局 控室 料飲会場 ロビー及び周辺において 参加者が同時に接続できるだけの回線容量を確保すること ) 会場全体の装飾 展示等 ( イ ) 消耗品の調達 管理参加者用筆記具セット ID ホルダー ( 参加者用 運営スタッフ用 ) VIP 用胸花等 ( ウ ) 受付受付用机 椅子 警備機材 ( 金属探知ゲート ハンディ金属探知機等 ) 筆記用具等 ( エ ) メイン会場使用機材 備品等の調達 管理机 椅子 スクリーン プロジェクター 講演用ノート PC マイク( 有線 ワイヤレス ) スピーカー等音響機器 同時通訳システム レシーバー(600 個程度 ) 演台( 司会者用 講演者用 ) スポットライト レーザーポインター 参加者 講演者用飲料 (500ml ペットボトル水 ) セルフサービス飲料( コーヒー 紅茶等 ) 装飾 収録機器等 ( オ ) サブセッション会場使用機材 備品等の調達 管理机 椅子 スクリーン プロジェクター 講演用ノート PC マイク( 有線 ワイヤレス ) スピーカー等音響機器 講演者用演台 レーザーポインター 参加者 講演者用飲料 (500ml ペットボトル水 ) セルフサービス飲料( コーヒー 紅茶等 ) 装飾 同時通訳システム レシーバー(2 会場程度 ) 収録機材等 ( カ ) ランチ レセプション及びウェルカムディナー会場使用機材 備品等の調達 管理机 椅子 マイク ( 有線 ワイヤレス ) スピーカー等音響機器 料理 飲料のサーブに必要な機材 ( 取皿 カトラリー グラス 氷 紙ナプキン ナプキン立て お盆等 ) 料理 ドリンクを適温に保つもの テーブルクロス 装飾等 ( キ ) 控室 ( バイ会談室を兼ねる ) 机 椅子 セルフサービス飲料 ( コーヒー 紅茶等 ) 装飾等 ( ク ) プレス控室机 椅子等 ( ケ ) 事務局机 椅子 カラーコピー機 2 台 ( ソーター ホチキス機能付 ) カラーレーザープリンタ4 台以上 ( 持ち込み PC に無線 有線で接続ができること ) ホワイトボード2 台以上 飲料 (500ml ペットボトル水 ) メイン会場等の進捗が分か 4

5 るモニター等 ( コ ) フォーラム終了後の撤去 原状回復 撤収 撤去作業に関する一切の手配を行い 速やかに原状回復をすること 4 資料作成業務 ( ア ) 運営マニュアルおよびロジブック関係者間での情報共有のため フォーラム運営 設営から撤去に至るまでの必要事項をまとめた運営マニュアルおよびロジブックを作成すること ( イ ) 警備計画参加者全員に対し金属探知ゲート及びハンディ金属探知機を用いた手荷物 身体検査を行うことを前提とする警備計画案を作成し 主催者の了承を得ること なお 警察等の関係機関とも十分に調整を行うこと ( ウ ) 看板主催者が提供するデータや情報を元に 案内表示や看板 ( 受付看板 会場場所案内表示 メイン会場装飾用看板等 ) を作成すること ( エ ) 司会進行用台本主催者が提示する構成に基づき作成すること ( オ ) アンケートの作成支援次年度の参考になるよう 会議の内容などについての参加者からの評価を得るために事前にアンケート作成を支援すること 聴き取り内容に応じて 会期中または事後の配布 回収 分析を実施し 資料として主催者に提出すること ( カ ) 導線図 VIP や警備担当者への会場説明資料として 平面図を用いた導線図を作成すること ( キ ) その他フォーラム運営に必要な資料作成 5 人員手配人数は想定であり いずれも主催者と調整の上決定すること ( ア ) 全体責任者 [1 名 ] 副責任者[1 名以上 ] (1)3 全体責任者 副責任者を配置すること ( イ ) 総合司会者 [1 名 ] 使用言語は原則英語とする 国際会議等における司会等の経験者であること ( ウ ) 運営スタッフ 会場側スタッフと協力の上 人数を調整すること 必要に応じ英語で応対可能なスタッフを配置すること 誘導要員(5 名 ) 車寄せ 駐車誘導(5 名 ) 受付 クローク(5 名 ) VIP 5

6 対応 (5 名 ) メイン会場機器操作(4 名 ) 会場運営補助(10 名 ) 等 ( エ ) 通訳 10 月 4 日 ( 水 ) 及び5 日 ( 木 ) に行われる会場の日英同時通訳 2 名以上を配置すること 通訳は S 又は A クラスとし 同時通訳は国際会議における同時通訳経験者とすること ( オ ) 公式カメラマン [1 名以上 ] フォーラムの全講演及び会場の様子を写真撮影すること なお 主催者の指示により 動画撮影業務等が追加される場合がある カメラマンは同規模の国際会議における撮影経験を有する者とすること ( カ ) 警備員 会場警備及び手荷物検査を行う警備員を配置すること 6フォーラム当日運営 ( ア ) 全体進行管理 フォーラム司会進行 照明 プロジェクター スピーカー等映像 音響機器操作 同時通訳システムの操作等 ( イ ) 参加者 招待者 講演者等からの当日の要望等への対応 ( ウ ) 会場の案内及び誘導 会場整理 ( エ ) 参加者等の受付 来場者数のカウント ( 事後 参加者データベースへの反映 ) ( オ ) パンフレット等配布物等の管理 補充 ( カ ) 同時通訳レシーバー等の配付 回収及び管理 ( キ ) 会場における同時通訳及び VIP 逐語通訳対応 ( ク ) 料飲の運営 ( 昼 500 名程度 夜 300 名程度 実際の参加者を確認の上 調整 ) ( ケ ) フォーラムの撮影 記録 ( コ ) 当日作成資料の作成補助 印刷 配布 ( サ ) その他フォーラムの運営やスムーズな進行に必要な補助業務 付帯業務 7フォーラム事後作業 ( ア ) 公式 WEB サイトの更新講演者の掲載許可が下りた資料 動画等について 主催者の指示に基づき フォーラム終了後公式 WEB サイトに掲載を行うこと ( イ ) 参加者 講演者 招待者等へお礼状の送付主催者の指示により 10 月の ICEF 開催後 参加者 講演者 招待者等へお礼状を送付すること ( ウ ) 業務の引き継ぎ平成 29 年度において本 ICEF 事業を実施した中で 引き続き平成 30 年度にも本フォーラムを開催する場合 平成 30 年度で実施する業務については NEDO または NEDO が公募により決定する平成 30 年度の事業実施者に引き継げるよ 6

7 うにすること ( 各種データベース WEB サイトコンテンツなど ) ( エ )ICEF に関する広報活動国連気候変動枠組条約会議 (COP) など ICEF の場以外における ICEF 活動内容の広報及び付帯業務 1 運営委員会事務局運営業務主催者の指示に基づき 年 2~3 回実施される運営委員会の事務局運営を行うこと なお 運営委員会は最低 1 回海外で実施することを想定 ( ア ) 運営委員 政府関係機関 フォーラム関係機関等との連絡 調整 情報の管理及び主催者への助言 必要に応じて英語を使用する場合があることに留意すること ( イ ) 運営委員会開催業務 会場確保 設営 運営委員会開催案内伝達 出席者情報等の管理 招聘等に関する業務 資料等配布物の作成補助 印刷 輸送 配布 書面開催の場合の運営業務 議事録作成 ( ウ ) その他運営委員会事務局運営に必要な業務 運営委員は以下 ICEF 公式ホームページを参照 2 運営委員会等で必要となる付随調査 ( ア ) 概要運営委員会においては フォーラムで行われる議論の素案などについても話し合われる予定であることから そのとりまとめを行う運営業務には世界規模でのエネルギー 環境問題についての幅広い知識が必要不可欠である このため 運営業務の実施に必須となる今後のエネルギー 環境技術のあり方等についての調査を行い フォーラムの運営業務に資する情報の取得 整理と運営委員会への提供を行うとともに 議論のとりまとめを実施する ( イ ) 調査内容 エネルギー 環境分野のイノベーションの必要性やイノベーション実現に向けた要因分析および役割整理を議論するための情報収集 エネルギー 環境分野の世界中のイノベーション事例を収集し( ) 公平性や中立性を確保しながらより優れた10 事例を選定し 発表する TOP10 イノベーション ( 仮名 ) の制度設計とその実施 また 過去の TOP10 の状況に関 7

8 し アンケート実施 ヒアリングなどによるフォロー業務の実施 ( 主催者の指示を仰ぐこと ) 運営委員会( 年 2~3 回開催予定 ) に向けた情報収集 資料作成及び議論のとりまとめ 運営委員会の議事録 ( 日本語 英語 ) の作成 エネルギー 環境分野の国際会議等の情報収集 また NEDO の指示に従い それらの機会に ICEF の成果普及を目的としたワークショップ等の開催に伴う調査および支援 ICEF にかかる効率的な運営業務及び知名度向上に関する情報収集 戦略作成及び資料作成 年次総会などにおけるアンケート結果の分析支援による次回以降の ICEF 運営 構成への提案 (4.(2)4( オ ) と連携 ) 運営委員や登壇者への ICEF 登壇依頼 調整 情報提供とフォーラム当日で行われる議論の素案作成及び議論のとりまとめ案の作成調整 フォーラム全講演及び質疑応答等を記録して議事録 ( 日英 ) を作成 議事録は 1 当日記者ブリーフィング参考用 (2~3 行程度 和文 ) 2WEB サイト公開用 (A41 枚程度 日 英 ) 3 開催概要パンフレット用 (200words 程度 日 英 ) を想定 サイドイベントが開催される場合の調整 議事録作成等 フォーラム閉会時に運営委員の ICEF ステートメント を発表するため 発表前までに上記ステートメントの素案作成 ( 和文及び英文 ) 運営委員へのメール等での調整及び取りまとめ等 エネルギー 環境分野の情報提供や ICEF 成果の周知を促すための On-line Discussion に関する業務 ( 構成案作成 論文投稿料の支払い等含む ) 世界の産学官が革新的な低炭素技術の開発 普及にむけたビジョンを共有し 具体的な取組につなげるものとして 1~2 分野の技術テーマに焦点を当て 調査 分析を行い ICEF ロードマップを取りまとめる 資料は原則英文とするが 必要に応じて和文の概略資料等も作成する ロードマップについては 10 月の ICEF でドラフトを発表し 議論を行う予定のため 当該議論を促進するための準備も実施する なお 海外の有識者との調整や 必要に応じ 打合せ ( 欧米諸国で1 回程度 ) を実施する 平成 27 年度に Rooftop Solar with Storage 平成 28 年度には CO2 Utilization ZEB/ZEH を作成した 3ICEF 広報戦略策定 ICEF に関する全体的及び個別事項に関する広報戦略の策定 ICEF2017 開催及び開催後の広報戦略 スケジュールの作成 上記に関する具体的な広報手法の策定 SNS( ソーシャルネットワークサービス ) 8

9 の活用 印刷物 プレス発表 その他必要に応じ対外イベントにおける本フォーラムの広報の検討等 事業実施者の積極的な提案による その他 NEDO の指示によるもの 1 公式 WEB サイト等の運営フォーラム専用の公式 WEB サイト ( 日本語版 英語版 ) 及び寄稿文等を掲載し承認制のコメント表示ができる外部 WEB サイト (On-line Discussion)( 英語版 ) の全体構成企画などの運営 更新 保守等の管理運営を行うこと ( ア ) 独自ドメインの取得必要なドメイン取得を行う なお 委託契約終了時に主催者に維持管理権限の移管を行う可能性があることを想定し 維持管理が容易となるよう設計すること ( イ ) 運用時の留意事項 詳細な仕様は主催者と十分に協議すること 主催者の指示する者に対し 上記パスワード等を交付するとともに管理を行うこと また パスワード紛失等の問い合わせに応答すること 公式 WEB サイトは開催概要等を掲載した一般公開用ページと パスワード等を入力することによりアクセス可能な限定公開用ページ ( 参加者に付与する My page を想定 ) を作成 管理すること 公式 WEB サイトは講演者の掲載許可の取得の実施と掲載許可が下りた資料 動画等について フォーラム終了後掲載を速やかに行うこと 寄稿文等を掲載し承認制のコメント表示ができる外部 WEB サイト (On-line Discussion) の管理は (3)2( イ ) 調査業務との連携を図ること ( ウ )WEB アプリケーションの開発 参加者間のコミュニケーション/ ネットワーキング促進を目的とした WEB アプリケーションを開発し 公開運用する ( 既存のアプリケーションがあれば改良を含む ) ( エ ) 会場風景の収録及び WEB サイト掲載 メイン会場及びサブセッションの会議風景を収録し フォーラム終了後 WEB サイトに掲載を行う 翌日までに暫定版を納付 その後 正式版を選定する 2 広報素材の作成 展示 ( ア ) パンフレット作成等 ( 日本語版 英語版 ) 主催者が提供する情報を元に 速やかに表紙及び本編全般にわたるデザイン 図表及び写真等の作成 レイアウトを行い 主催者の了承を得た上で必要数の印刷を行うこと なお デザインは広報全体を通じて統一感があり見やすいものを心 9

10 がけること ( イ ) フライヤー等作成 ( 日本語版 英語版 ) 主催者が提供する情報を元に 速やかにフライヤー ポスター 紙袋 封筒等本委託事業の広報に必要な素材のデザイン 図表及び写真等の作成 レイアウトを行い 主催者の了承を得た上で必要数の印刷を行うこと なお デザインは広報全体を通じて統一感があり見やすいものを心がけること また 主催者の指示に従い 展示用広報素材の作成を行うこと フォーラム広報業務の成果物の著作権は主催者に帰属し 主催者は合理的な範囲で本件著作物を変形し 又は脚色し その他翻案することができることとする また 著作者人格権は不行使とする 3その他 SNS( ソーシャルネットワークサービス ) の作成および活用については 別途 NEDO の指示による 5. 業務スケジュール 4 月事務局立ち上げ 公式 WEB サイト運営 会場契約 付随周辺動向調査開始 講演者との調整開始 パンフレット等調整開始 運営委員会出席 5 月 ~9 月参加者調整 会場造作 人員等各種手配 各種広報業務 フォーラム内容調整 10 月 3 日 ( 火 )~5 日 ( 木 ) 運営委員会開催 フォーラム準備 開催 撤収 2 月上旬運営委員会開催 ( 予定 ) ~3 月 31 日 WEB の運営 報告書作成 各種広報業務 6. その他 機械判読可能な形式とは コンピュータプログラムがデータ構造を識別し データを処理 ( 加工 編集等 ) できるファイルを指す たとえば HTML txt csv xhtml epub gml kml png 等のほか Word Excel Powerpoint 等のデータが該当する ( スキャンデータのようなものは該当しない ) 10

11 7. 支払い条件本委託事業の検収後 一括払いとする ただし 必要に応じて概算払いを行う また必要に応じて 中間検査等を行うことがある 8. 予算額 288,000 千円未満 9. 契約期間契約締結日から平成 30 年 3 月 31 日までの単年度契約とする 11