(b) 同時通訳用レシーバの配布 回収等が可能であること 3 ネットワーキング会場 (a) 140 m2以上及び 270 m2以上の 2 室を用意すること (b) レイアウト等については 発注者から別途指示する (2) 非公開ワークショップ等会場は以下の 3 つで構成するものとする なお 来場者の動

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1 仕様書 Ⅰ. 件名 国際スマートグリッド アクション ネットワーク (ISGAN) 第 11 回執行委員会及びワ ークショップ に係る会場運営業務 Ⅱ. 会議の概要発注者が開催する会議の概要は以下のとおり 1. 会議名称国際スマートグリッド アクション ネットワーク (ISGAN) 第 11 回執行委員会 ( 以下 ExCo という ) 及びワークショップ 2. 開催日時 (1) 公開ワークショップ平成 28 年 3 月 8 日 ( 火 ) 9 時 30 分から 20 時 30 分 ( 受付開始 8 時 30 分 ) (2) 非公開ワークショップ平成 28 年 3 月 9 日 ( 水 ) 14 時 00 分から 19 時 00 分 ( 受付開始 13 時 30 分 ) サイトツアー 9 時 30 分から 11 時 00 分 ( バス乗車開始 8 時 30 分 ) (3) ExCo( 非公開 ) 平成 28 年 3 月 10 日 ( 木 ) 8 時 30 分から 22 時 00 分 ( 受付開始 8 時 00 分 ) 平成 28 年 3 月 11 日 ( 金 ) 8 時 30 分から 19 時 00 分 ( 受付開始 8 時 00 分 ) 3. 開催場所横浜高速鉄道みなとみらい線の みなとみらい駅 を最寄駅とし その最寄駅から徒歩 5 分以内の会場 ( 本項目は 契約締結時には 具体的な会場名に変更する 受注者は契約締結までに本項及び 4. 会場の条件 に示す条件を満たす会場を 発注者の了承を得たうえで決定 確保しておくこと ) 4. 会場の条件 (1) 公開ワークショップ会場は以下の 3 つで構成するものとする なお 来場者の動線を考慮し 以下の1 及び2が同フロアにあること また 出席者の動線を考慮し 3は1 及び2と同建物内にあること (a) スクール形式で 来場者 200 名が肩を触れ合う事のない十分な間隔を確保して着席できること (b) インターネットを無料無線 LAN で使用可能な環境であること (c) 同時通訳システムを利用可能であること (d) コーヒーブレイクを行うため 場内で飲食が可能であること 2 受付 (a) 4 名の受付業務が可能なカウンターを設置できること

2 (b) 同時通訳用レシーバの配布 回収等が可能であること 3 ネットワーキング会場 (a) 140 m2以上及び 270 m2以上の 2 室を用意すること (b) レイアウト等については 発注者から別途指示する (2) 非公開ワークショップ等会場は以下の 3 つで構成するものとする なお 来場者の動線を考慮し 2は1と同フロア内とし 3は1から徒歩 5 分以内とすること (a) コの字形式で 50 名を収容可能であること (b) インターネットを無料無線 LAN で使用可能な環境であること (c) コーヒーブレイクを行うため 場内で飲食が可能であること 2 受付ワークショップ会場の入口に受付を設置できること 3 サイトツアーのバス発着スペース (a) 大型バス 1 台分の駐車スペースを確保できること (b) 40 名をスムーズに受付し 大型バス 1 台に乗降させることができる発着スペースを確保できること (3) ExCo 会場等会場は以下の 2 つで構成するものとする なお 出場者の動線を考慮し 以下の 1 及び2が同建物内にあること 1 ExCo 会場 (a) コの字形式で 50 名を収容可能であること (b) インターネットを無料無線 LAN で使用可能な環境であること (c) コーヒーブレイクを行うため 場内で飲食が可能であること 2 ネットワーキング会場 (a) 120 m2以上及び 270 m2以上の 2 室を用意すること (b) レイアウト等については 発注者から別途指示する Ⅲ. 業務概要受注者が実施する業務概要は以下のとおり 1. 公開ワークショップ参加登録用 WEB サイトの構築等業務 2. 会場の設営及び撤去 3. 備品 機材等の手配 4. 運営マニュアル等の作成等業務 5. 運営等業務 6. その他付帯業務 Ⅳ. 業務の詳細

3 受注者が実施する業務の詳細は以下のとおり 1. 公開ワークショップ参加登録用 WEB サイトの構築等業務受注者は 発注者が提供するデータを元に 公開ワークショップの参加登録用 WEB サイトのデザイン作成及び構築を平成 28 年 1 月 8 日 ( 金 ) までに行い 発注者の了承を得たうえで公開すること (1) 日本語及び英語のページを作成すること (2) 情報セキュリティ ( 特に SQL インジェクション クロスサイト スクリプティングの防止 ) を担保するため 独立行政法人情報処理推進機構 安全なウェブサイトの作り方 ( 改訂第 7 版 ) に準拠して構築すること また セキュリティ実装チェックリストを提出すること (3) 公開ワークショップ参加登録用 WEB サイトの基本項目は以下のとおり 1 プログラム 2 会場へのアクセス 3 参加申込画面平成 28 年 2 月 19 日 ( 金 ) まで申込みを受け付けること 但し 定員に達した段階で締め切ることとし 定員数については 発注者から別途指示する なお 申込状況について 発注者が随時 WEB サイトから容易に確認できるようにすること (4) 参加申込情報を電子データ (Microsoft Excel(2013 以降のバージョン ) 方 式 ) にて一式提出すること 2. 会場の設営及び撤去以下により 会場の設営及び撤去を行うこと (1) 公開ワークショップ (a) 3.(1)1の備品 機材等を配置すること (b) 最大 7 名が着席した状態で登壇可能なステージを設置すること (c) ステージ演出照明 ( スポットライト等 ) を用いて効果的な演出を行うこと 2 受付 3.(1)2の備品を配置すること (2) 非公開ワークショップ等 (a) 3.(2)1の備品 機材等を配置すること (b) ステージを設置すること (c) ステージ演出照明 ( スポットライト等 ) を用いて効果的な演出を行うこと 2 受付 3.(2)2の備品を配置すること 3 サイトツアーのバス発着スペース

4 3.(2)3 の備品を配置すること (3) ExCo 会場 3.(3)1 の備品 機材等を配置すること (4) 看板等 4.(3) の看板等について 発注者が指示する場所に設置すること (5) 会場設営及び撤去等の日時等 1 会場設営 機材の動作確認等の事前準備作業は 発注者及び会場の管理者等と調整のうえ各開催日の受付開始 1 時間前までに行うこと 2 機材及び備品等の撤去 廃棄物の処理 原状回復については 法令に基づき会議終了後速やかに実施すること 但し 具体的な実施日時について 発注者と調整のうえ決定すること 3. 備品 機材等の手配 以下の備品 機材等を手配すること (1) 公開ワークショップ 項番 項目 仕様 数量 ア 通信回線 ベストエフォート型 100Mbps 以上とし 1 本 PC 接続用のハブ又はルーター等を備えること イ スクリーン 縦 400cm 横 400cm 以上であること 1 幕 ウ プロジェクター ワークショップ会場の照明下でイのスク 1 台 リーンに対応した輝度を確保すること エのノート PC との接続が可能であること エ ノート PC Windows7 以降の OS を搭載した PC であること また 以下のソフトウェアが利用可能であること (a) Microsoft Word Excel PowerPoint の 2013 以降のバージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェアウのプロジェクターとの接続が可能であること 1 台 オ 司会者用机及び椅子 - 1 セット カ 演台 - 1 台

5 キ パネルディスカッション用机及び椅子 - 6 名分 ク 来場者用机及び椅子スクール形式 なお 机は 1 台につき 2 名が使用できる大きさであること 200 名分 ケ ワイヤレスマイク 卓上型マイクスタンドを備えること 5 本 コ 有線マイク 卓上型マイクスタンドを備えること 2 本 サ スピーカー等音響機 - 一式 器 シ 同時通訳システム 日 英 英 日の 2 系統とすること 一式 通訳ブースは防音とすること ス リモコン付きレーザ - 1 本 ーポインター セ 卓上ベル - 1 個 ソ 手元灯 - 4 個 タ 関係者席等の貼り紙講演者等の座席を明示すること 30 枚 2 受付項番 項目 仕様 数量 ア 受付用机 奥行 45 cm 幅 120 cm程度 2 台 イ 受付用椅子 - 4 脚 ウ 同時通訳用レシーバ 個 エ 飲料 受付付近に設置し セルフ方式で提供すること コーヒー 紅茶 ソフトドリンクを用意すること 200 名分 / 回を 3 回 (2) 非公開ワークショップ等 項番 項目 仕様 数量 ア 通信回線 ベストエフォート型 100Mbps 以上とし 1 本 PC 接続用のハブ又はルーター等を備えること イ スクリーン 縦 300cm 横 400cm 以上であること 1 幕 ウ プロジェクター ワークショップ会場の照明下でイのスクリーンに対応した輝度を確保すること エのノート PC との接続が可能であること 1 台

6 エ ノート PC Windows7 以降の OS を搭載した PC であること また 以下のソフトウェアが利用可能であること (a) Microsoft Word Excel PowerPoint の 2013 以降のバージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェアウのプロジェクターとの接続が可能であること 1 台 オ 司会者用机及び椅子 - 1 セット カ 演台 - 1 台 キ 来場者用机及び椅子コの字形式 なお 机は 1 台につき最大 3 名まで使用できる大きさとすること 50 名分 ク ワイヤレスマイク ストレート型マイクスタンドを備えるこ 2 本 と ケ 有線マイク 卓上型マイクスタンドを備えること 12 本 コ スピーカー等音響機 - 一式 器 サ リモコン付きレーザ - 1 本 ーポインター シ 手元灯 - 2 個 2 受付項番 項目 仕様 数量 ア 受付用机 奥行 45cm 幅 120 cm程度 1 台 イ 受付用椅子 - 2 脚 ウ 飲料 受付付近に設置し セルフ方式で提供すること コーヒー 紅茶 ソフトドリンクを用意すること 50 名分 / 回を 2 回 3 サイトツアーのバス発着スペース 項番 項目 仕様 数量 ア 運転手付き大型バス 40 席以上 ( 但し 補助席を除く ) 車内でマイク 1 本を使用可能なこと 平成 28 年 3 月 9 日 ( 水 ) に ExCo 会場からサイト ( 新豊洲変電所 : 東京都江東区豊洲 6 丁目 2) 間の送迎を含み サイトツアーに対応すること なお サイトスケジュールは別途指示する 1 台 イ イヤホンガイド サイトツアー時に配布する 40 個

7 (3) ExCo 会場項番 項目 仕様 数量 ア 通信回線 ベストエフォート型 100Mbps 以上と 1 本 し PC 接続用のハブ又はルーター等を備えること イ スクリーン 縦 210cm 横 210cm 以上であること 1 幕 ウ プロジェクター イのスクリーンに対応した輝度を確保 1 台 すること エのノート PC との接続が可能であること エ ノート PC Windows7 以降の OS を搭載した PC であ 1 台 ること また 以下のソフトウェアが利用可能であること (a) Microsoft Word Excel PowerPoint の 2013 以降のバージョン (b) PDF ファイル閲覧ソフトウェア (c) 動画再生ソフトウェアウのプロジェクターとの接続が可能であること オ 出席者用机及び椅子 コの字形式 なお 机は 1 台につき最大 50 名分 3 名まで使用できる大きさとすること カ 出席者用コンセント - 20 口 プラグ キ 名札ケース - 50 個 ク ワイヤレスマイク 卓上型マイクスタンドを備えること 2 本 ケ 有線マイク 卓上型マイクスタンドを備えること 12 本 コ スピーカー等音響機 - 一式 器 サ リモコン付きレーザ - 1 本 ーポインター シ 飲料 会場後方に設置し セルフ方式で提供すること コーヒー 紅茶 ソフトドリンク 茶菓を用意すること 50 名分 / 回を 6 回 4. 運営マニュアル等の作成等業務以下を作成すること (1) 運営マニュアル関係者間での情報共有のため 実施体制等の内容を取りまとめた運営マニュアルを契約締結後速やかに発注者に提示し 発注者の了承を得たうえで発注者の指示する形式の電子データにて作成すること なお 受注者が使用する分は紙媒体にて別途用意すること

8 (2) 公開ワークショップのプログラム 発注者の提供するデータ ( 日本語及び英語 ) を元に スケジュール 講演タイトル 講演者等を簡潔に記載したプログラムの原案を作成し発注者の了承を得たうえで 下表の仕様により作成すること なお 会議終了後 剰余が発生した場合には 発注 者の事務所に輸送し 発注者に引き渡すこと 項番 項目 仕様 ア 判型 A4 イ 頁数 2 頁 ウ 用紙 再生コート紙 93.5kg エ 印刷 両面 4 色刷り オ 部数 200 部 カ 表記 表面 : 日本語裏面 : 英語 (3) 看板等来場者を円滑に誘導するため 発注者が提供するデータを元に 下表の仕様により看板等を作成すること 記載内容の詳細は発注者が別途指示する 項番項目サイズ記載内容備考種類数量 ア タイムテーブル A2 サイズ 公開ワークシ イ ョップ登壇者用ネームプレ A3 横サイズ ート ウ ExCo 出席者用縦 12cm 横ネームプレー 30cm 程度ト エ 公開ワークシ縦 60cm 横ョップ用会場 360cm 吊看板 公開ワークショップのプログラム - 1 種類 1 枚 パネルディスカ ッション登壇者 - 18 種類 各 1 枚 名 V 型カ ExCo 出席者の出ード立 50 種類各 1 枚身国旗 氏名て付き会議名称等 - 1 種類 1 枚 (4) 電子データ 作成物のうち 運営マニュアル 公開ワークショップのプログラムについて 発注 者が別途指示する形式の電子データを作成すること 5. 運営等業務以下により 運営等業務を行うこと (1) 人員の手配以下の人員を手配すること なお 人員の選定にあたっては 発注者の了承を得ること

9 1 全体責任者本業務の運営 管理業務を行う全体責任者を 1 名配置すること 2 受付スタッフ来場者の受付 案内 誘導等の業務を行う人員を公開ワークショップ会場に常時 2 名以上配置すること 3 運用 管理スタッフ照明 音響 PC 機材 同時通訳システム等の運用 管理業務を行う人員を各会場に常時 1 名以上配置すること 4 公開ワークショップにおける同時通訳者ワークショップの発表等を英語から日本語 日本語から英語に通訳する同時通訳者を常時 2 名以上配置すること 国際会議及びエネルギー 電力分野に関する会議における同時通訳経験者であり S 又は A クラスとすること 5 サイトツアーにおける逐次通訳者サイトツアー時に 見学先の担当者による説明や質疑応答の内容を 日本語から英語 英語から日本語に通訳する逐次通訳者を常時 1 名以上配置すること エネルギー 電力分野に関する発表等の逐次通訳経験者であり S 又は A クラスとすること (2) 公開ワークショップ講演者への連絡等業務以下により 公開ワークショップにおいて海外より招聘する講演者 ( 以下 海外講演者 という )12 名への連絡等業務を実施すること なお 各業務は英会話ができるもの (TOEIC800 点以上 ) が実施すること 1 海外講演者の渡航手続きの支援等を行うこと 2 発注者の指示に基づき 海外講演者に対して旅費及び交通費の説明を行うこと また 海外講演者からフライトチケット及び領収書等を収集のうえ発注者に提出すること 3 発注者と協議のうえ各講演者との連絡 調整業務を実施すること (3) ホテルの予約受注者は ExCo 会場と同建物内の宿泊場所を 40 室 5 日分の計 200 室確保すること また 宿泊希望者からの予約を受け付け 宿泊予約者リストを作成のうえ平成 28 年 2 月 5 日 ( 金 ) までにホテルに提出すること なお 宿泊費用は宿泊者が負担する (4) 運営業務以下の運営業務を行うこと 1 全体責任者は 本業務の運営 管理業務を行うこと また 開催時刻までに現場スタッフに運営マニュアルに基づき 当日の運営業務の説明を実施すると共に全体の進行管理を行うこと 2 受付スタッフは公開ワークショップ時に 来場者の案内及び誘導 来場者の名刺の受領及び来場者数のカウント 同時通訳用レシーバの配布 荷物の運搬等を行うこと なお 受注者はワークショップ終了後に来場者リストを作成すること 3 運用 管理スタッフは照明 プロジェクター スピーカー等映像 音響機器

10 PC 機材 同時通訳システムの操作を行うこと 4 公開ワークショップにおける同時通訳者は 講演等の同時通訳を行うこと 同時通訳は英語から日本語 日本語から英語とする 5 サイトツアーにおける逐次通訳者は 見学先の担当者による説明や質疑応答の逐次通訳を行うこと 逐次通訳は英語から日本語 日本語から英語とする 6 その他 1 ページ両面 2 色刷りで 50 部程度 2 回を目安として ExCo 当日に ExCo 出席者に紙面で資料の提供を受けた場合は複写を行うこと 6. その他付帯業務 その他 1. から 5. に付帯する業務を行うこと Ⅴ. 報告書の作成等受注者は 会議終了後 報告書を作成し 平成 28 年 3 月 25 日 ( 金 ) までに発注者の事務所に提出すること 報告書の要件は下表のとおり なお 報告書は A4 ファイルに綴じた形とし 紙媒体で 1 部作成すること また 電子データを DVD-R 等に記録したものも作成すること 個々の電子データの形式は 発注者の指示に従うこと 項番名称ア運営マニュアルイ公開ワークショップの来場者リスト ( 来場者のカウント数も示すこと ) ウ公開ワークショップで来場者から頂戴した名刺 (A4 名刺フォルダ入り ) Ⅵ. 納入物 本業務における納入物の名称 本仕様書上の掲載箇所 納入場所 納入期限は下表のとお り 項番 名称 掲載箇所 納入場所 日付 ア セキュリティ実装 Ⅳ. の1. の (2) 発注者の事務所平成 28 年 1 月 8 日 チェックリスト イ 公開ワークショップの参加申込情報データ Ⅳ. の1. の (4) 発注者の事務所平成 28 年 2 月 24 日 ウ 公開ワークショップのプログラム Ⅳ. の4. の (2) 公開ワークショップ会場 平成 28 年 3 月 7 日 エ 運営マニュアルの Ⅳ. の4. の (4) 発注者の事務所平成 28 年 2 月 12 日 電子データ オ 公開ワークショップのプログラムの電子データ Ⅳ. の4. の (4) 発注者の事務所平成 28 年 2 月 24 日 ウの項の日付は納入期日 その他の項の日付は納入期限 納入期日における納入時間につ いては 別途発注者が指示する

11 Ⅶ. 守秘義務等 本業務の遂行に際し 発注者が保有している秘密情報を受注者に提供するにあたっては 別途 秘密情報の取扱いについて覚書を締結する Ⅷ. その他 1. 会場借り上げ費 各種作成費 大型バス利用料 通行料金 コピー代 電気工事費 電気料金 水道料金 インターネット回線費 運搬費 プログラム等返送費 設営費 人件費 廃棄物処理費 保険料金 原状回復費等の諸経費全てを負担すること 2. 本業務で作成した作成物の著作権 所有権等は発注者に帰属する 作成物に第三者が権利を有する既存著作物が含まれる場合は 受注者は当該既存著作物の使用に必要な費用負担及び使用許諾契約等に係る一切の手続きを行い 当該既存著作物の内容について発注者の了承を得ること 3. 仕様にない事項又は仕様について生じた疑義については 発注者と協議のうえ解決すること