新たな Web 会議システム (WebEx) の概要 Web 会議システム名 WebEx( ウェブイーエックス ) (Cisco 製品 URL: 利用できる環境 インターネットへの接続環境があればOK ( 仮想デスクトップ含む ) 利用できる端末 パソ

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1 新たな Web 会議システム (WebEx) の概要 Web 会議システム名 WebEx( ウェブイーエックス ) (Cisco 製品 URL: 利用できる環境 インターネットへの接続環境があればOK ( 仮想デスクトップ含む ) 利用できる端末 パソコン ( カメラ マイクがない場合は Web カメラ マイクが別途必要 ) タブレット端末 ( 無料の WebEx アプリのインストールが必要 ) 会議室 25 会議室同時開催 (1 会議室当たり最大 200 名参加可能 ) 運用期間 平成 29 年 10 月 ~ 平成 34 年 6 月 30 日まで < ネットワーク概要図 > <WebEx の機能 > < 活用効果 > WebEx 基盤 インターネット 1 お互いに顔を合わせたコミュニケーション 2 資料 デスクトップ画面の共有 3 会議参加者とのテキスト会話 ( チャット ) 出張の移動時間 費用等のコスト削減 ペーパーレス化 4 ホワイトボード 会議室不足の解消 県市町村民間企業等自宅 出先 5 会議の動画 音声の録画 公用車争奪戦の解消

2 WebEx の機能 1 お互いに顔を合わせたコミュニケーション 機能 1 カメラ マイクの on/off がワンタッチで操作可能できます 2 主催者は参加者のマイクを一括して on/off 操作できます 3 画面には最大 7 名の参加者を表示させることができます ( 7 人以上参加の場合は 発言順に上位 7 名が表示されます ) 画面イメージ ( ホーム画面 ) 画面イメージ ( フルスクリーン時 )

3 WebExの機能 ② 資料 デスクトップ画面の共有 機 能 ① 主催者 参加者いずれの側からも資料 デスクトップ画面共有可能 ② 資料は MicroSoft Office PDF HTML等が共有できます ③ 共有資料等に注釈(書き込み)ができます 注釈後のデータも保存可能 (共有者が許可すれば 全員で注釈が入力可能です ) 資料共有イメージ デスクトップ画面共有イメージ

4 3 会議参加者とのテキスト会話 ( チャット ) 機能 WebEx の機能 1 会議参加者とテキストによる会話 ( チャット ) ができます 2 テキスト会話は 参加者全員又は特定の参加者のみと会話することが可能です 全員へのテキスト送信 特定の参加者のみへのテキスト送信

5 4 ホワイトボード WebEx の機能 機能 1 ホワイトボードに文字等を自由に書き込むことができます 2 書き込みは 許可すれば主催者 参加者いずれからも操作できます ペンでの書き込みイメージ 文字入力イメージ

6 5 会議の動画 音声の録画 機能 WebEx の機能 1 会議の動画 音声が録画できます 2 録画データはクラウドサーバに保存されます ( 録画の際は トラブル防止のため参加者の了解を得てください ) 録画イメージ

7 セキュリティ対策 Web 会議は 内容によっては外部に知られては好ましくない情報の共有や やり取りが生じる場合があります WebEx は 通信や資料の扱い方 会議入室者の管理等について 以下のような対策を講じています セキュリティ機能効果 1 会議室をロックすることができます 会議のロックにより 第三者の入室を防ぎ 特定メンバーによるクローズな会議が可能です 2 主催者は 特定の参加者を強制退出させ 会議参加メンバーにふさわしくない者がいた場合 入室させないことが可能です 強制的に退出させることができます 3 資料共有は 独自の共有機能によりサーバに情報を一切残しません クラウドサーバにアップロードすると情報漏洩のリスクがありますが この方式だと安全です 4 通信は暗号化されています SSL/AES256bit 暗号化通信により 高い秘匿性を保っています トンネリング機能により Firewall NAT マスカレード Proxy 経由の場合でも使えます ( 構成により制限がかかる場合があります )

8 トライアル運用 会議室の割当 当面の間 次のとおり会議室を割り当て 利用状況を確認します 会議室用途利用者予約方法 会議室 1~6 (6 会議室 ) 本庁部局長等用 本庁部局長等 会議室 7~14 (8 会議室 ) 本庁一般利用 本庁各課室 内部事務システムに掲載 会議室 15~24 (10 会議室 ) 現地機関用 地域振興局等 会議室 25 情報政策課管理用 ( 予備 ) - 情報政策課で管理 トライアル期間 平成 29 年 11 月 ~ 平成 30 年 3 月末まで ( 利用状況に応じて検討 )

9 その他 Web 会議用のカメラ マイク 公用 PC を使用する場合情報政策課に貸出用がありますが Web 会議を積極的に活用いただくため 所属での購入をご検討ください ( 地域振興局では 部局長会議で使用している機材も使えます ) 参考 マイク Web 内臓カメラは 約 2,000 円で購入可能です 品質によって価格が変動します 利用に当たり不明な点又は改善点等ありましたら 情報政策課までご連絡ください

10 ウェブ会議システム等の利用による技術委員会への出席について 1 現行の条例等の規定〇長野県環境影響評価条例 ( 会議 ) 第 37 条会議は 委員長が招集し 委員長が議長となる 2 技術委員会は 委員の過半数が出席しなければ 会議を開くことができない 3 技術委員会の議事は 出席委員の過半数で決し 可否同数のときは 議長の決するところによる 〇長野県環境影響評価技術委員会運営要領 ( 趣旨 ) 第 1 条この要領は 長野県環境影響評価条例及び同施行規則に定めるところによる他 長野県環境影響評価技術委員会 ( 以下 技術委員会 という ) 及び部会の運営に関し必要な事項を定めるものとする ( 会議の公開 ) 第 2 条会議は 公開とする ただし 次の各号に掲げる場合のいずれかに該当するときは 議長が技術委員会に諮り 当該会議を非公開とすることができる (1) 長野県情報公開条例第 7 条各号に定める非公開情報について審議するとき (2) 会議を公開することにより 公正かつ円滑な審議に著しい支障が生じると認められるとき ( 会議の傍聴 ) 第 2 条の2 会議を傍聴する者 ( 以下 傍聴人 という ) が会議場に入室するときは 会議の受付で住所及び氏名の記入をするものとする 2 議長は 必要があると認めるときは 傍聴人の数を制限することができる 3 議長は 会議の円滑な運用を図るため 傍聴人に必要な指示をし 又は事務職員に指示させることができる ( 会議録 ) 第 3 条技術委員会は 会議の概要を記録した会議録を作成するものとする 2 会議録には 議長が署名するものとする 3 会議録は 長野県情報公開条例第 7 条各号に掲げる情報を除いて 公開するものとする ( 意見書提出 ) 第 4 条会議を欠席する委員又は専門委員は 会議の議題に関する意見を書面により委員長に提出することができる ( 部会への準用 ) 第 5 条第 2 条から第 4 条までの規定は 部会について準用する ( 技術委員会の庶務 ) 第 6 条技術委員会及び部会の庶務は 環境部環境政策課において処理する

11 2 出席 の解釈〇一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則の例第 15 条 ( 略 ) 2 ( 略 ) 3 理事会の議事録は 次に掲げる事項を内容とするものでなければならない 一理事会が開催された日時及び場所 ( 当該場所に存しない理事 監事又は会計監査人が理事会に出席した場合における当該出席の方法を含む ) 二 ~ 八 ( 略 ) 〇一般社団法人及び一般財団法人に関する法律において 出席 は定義 説明されていない 〇テレビ会議や電話会議のように 出席者間の協議と意見交換が自由にでき 相手方の反応がよく分かるようになっている場合 会議の会場にいなくても出席者として取り扱うことができると解釈されている 〇会社法の株主総会も同様 3 規定の整理一般社団法人及び一般財団法人に関する法律等の取扱いから解釈すると 県環境影響評価技術委員会の会議についても テレビ会議等を利用した意見交換の方法でも出席が認められると考える このとき 必ずしも 出席 にテレビ会議等を利用した方法が含まれるように定義する必要はない ( 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律も会社法も 出席 の内容を説明する規定は置いていない ) が 要領等に規定する場合 次のような長野県環境影響評価技術委員会運営要領の改正が考えられる 下線部が改正箇所 改正案 1 一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則の例をもとに会議録の内容を整理 ( 会議録 ) 第 3 条技術委員会は 会議の概要を記録した会議録を作成するものとする 2 会議が開催された場所に存しない委員がウェブ会議システム等の利用により会議に出席した場合には 当該出席の方法を会議録に記載するものとする 23 会議録には 議長が署名するものとする 34 会議録は 長野県情報公開条例第 7 条各号に掲げる情報を除いて 公開するものとする 改正案 2 ウェブ会議システム等の利用に関する条を新設 ( ウェブ会議システム等の利用 ) 第〇条会議が開催された場所に存しない委員がウェブ会議システム等の利用により当該会議に出席する場合には 当該会議に出席する各委員の音声及び映像が即時的かつ双方向的に伝わり 互いに適時的確な意見表明が行える環境を確保したうえで 審議に入るものとする