Adobe PDF ですぐにできるチェック & コメント Acrobat の注釈機能を使って共同作業をもっと効率的に!
目次 1 Adobe PDF でチェック & コメントのススメ 2 チェック & コメントをはじめる前に 4 チェック & コメントでよく使うツール ( その 1) 6 チェック & コメントでよく使うツール ( その 2) 8 コメントの確認と返信 10 共有レビュー機能で効率をさらにアップ 12 共有レビュー機能を使う前に 14 共有レビュー機能でチェック & コメント 16 共有レビュー機能を上手に使う 17 共同作業に便利な機能 Acrobat から始まる共同作業 注釈ツールバーの準備 チェック & コメントができる Adobe PDFをつくる 文字の追加 挿入を指示する 文字の修正を指示する 文章にコメントを書き込む 自由にコメントを貼り付ける イラストにコメントを付ける ファイルを添付する コメントを確認する コメントに返信する 添付ファイルを取り出す いままでのレビュー作業 これからのレビュー作業 共有レビューの準備 : ステップ 1 共有レビューの準備 : ステップ 2 コメントを送信する コメントを受信する コメントの自動確認 コメントの一覧を表示する コメントの一覧を並べ替える コメントを区別する 注釈の色を変更する
Adobe PDF でチェック & コメントのススメ 共同作業 この冊子では Adobe Acrobat 8 およびAdobe Reader 8 の使用を前提として説明しています この冊子では Adobe Acrobat や Adobe Readerの注釈機能でコメントを付けることを チェック & コメント と呼びます この冊子では Adobe PDF をメールに添付してやりとりするときに使う 基本的なコメントの手順を2 ~ 9ページで説明しています お互いのコメントをリアルタイムで確認しながらコメントを追加できる 共有レビュー 機能については 10 ~ 16ページで説明しています オフィスでは 企画書 起案書 承認用書類 カタログやマニュアルなど さまざまな文書が作られています これらの内容を 複数の人がチェックと修正をかさねて仕上げる作業が 日々の業務で繰り返されています 従来の紙を使ったチェックと修正では チェックの手順や記入方法が統一されていないために チェック前の準備はもちろんのこと チェックと修正の取りまとめや管理などにも時間を費やしていました Adobe Acrobat と Adobe PDF を使って内容をチェックしてコメントすることで 作業の流れを統一し チェックと修正作業の効率を大幅にアップすることができます 文字の追加や修正には ( テキスト注釈ツール ) を使います 文章にコメントを書き込むには ( ハイライトテキストツール ) を使います イラストへのコメントは ( 長方形ツール ) などの図形描画ツールを使います 自由にコメントを貼り付けるには ( テキストボックスツール ) を使います ( ファイルを注釈として添付 ) を使ってファイルを添付することもできます Adobe Acrobat を Adobe PDF の生成 閲覧ツールとしてだけではなく 共同作業の効率を向上させるためのツールとしてご活用ください Adobe PDF でチェック&コメントの Acrobat から始まるススメ1
チェック&コメントをはじめる前に 注釈ツールバーの 準備 よく使うツールのみを選んで 注釈ツールバー に表示させます Adobe Acrobat 8 には 注釈ツー ルが各種存在します チェック & コメントの導入をスムーズにする ために はじめは使用するツール を絞り込むことをおすすめします この冊子では のみを使ってチェック & コメント チェック コメントをはじめる前に を行う手順を例として説明してい ます 必要に応じて その他のツー ルも 注釈ツールバー に表示させ てご使用ください Acrobat 8 Professional で Adobe Reader で注釈を有効にする (R)... を設定した Adobe PDF を開いた ときのみ Adobe Reader でも 注 釈ツールバー が表示されます 2 1 2 3 4 5 ツール (T) メニューを選択する ツールバーのカスタマイズ (U)... を選択する スライダーを下に移動する よく使うツールのチェックボックスだけをオンにする OK をクリックする
チ チェック & コメントがる前にできる Adobe PDF をつくる Adobe Reader で注釈を有効にす る (R)... を設定するには Acrobat 8 Professional が必要です Adobe Readerでチェック & コメントができるように設定された Adobe PDFをAdobe Reader で開くと 注釈ツールバー が自動的に表示されます よく使うツールだけを 注釈ツールバー に表示する方法は2ページを参照してください Acrobat 8 Professional で次の設定を行うと Adobe Reader でも Adobe PDF でチェック & コメントができるようになります 1 注釈 (C) メニューを選択する 2 Adobe Reader で注釈を有効にする (R)... を選択する 3 OK をクリックする 4 5 ファイル名を設定する 6 保存 (S) をクリックする Adobe PDF の保存場所を選択する ェック&コメントをはじめ3
チェック & コメントでよく使うツール ( その 1) 文字の追加 挿入を指示する 紙に文字を書き込むように Adobe PDF にコメントを追加することができます 文字を入力すると ポップアップが自動的に開いて 入力した文字がその中に表示されます コメントを付けると Adobe PDF 上にコメントを付けた箇所を示すマーク ( ) が表示されます コメントを付けた箇所を選択して Delete キーを押すと コメントを削除できます 1 ( テキスト注釈ツール ) を選択する 2 文字を追加する箇所をクリックする 3 追加する文字を入力する 文字の修正を指示する 紙に取り消し線と文字を書き込むように Adobe PDF にコメントを追加することができます チェック&コメントでよく使うツール(その1)4 文字を入力すると ポップアップが自動的に開いて 入力した文字がその中に表示されます コメントを付けると Adobe PDF 上にコメントを付けた箇所を示すマーク ( ) と取り消し線 ( ) が表示されます 複数行にまたがる文章をまとめて選択できます コメントを付けた箇所を選択して Delete キーを押すと コメントを削除できます 1 を選択する 2 修正する箇所をドラックして選択する 3 修正する文字を入力する
文章にコメントを 書き込む マーカーで文章をマーキングするように Adobe PDF にコメントを書き込む ことができます 文章にコメントを付けると マー キングした箇所の横にコメントが 付けられていることを示すマーク が表示されます 複数行にまたがる文章をまとめて 選択できます ハイライトされた箇所を選択して Delete キーを押すと コメント を削除できます 自由にコメントを 貼り付ける 1 2 3 4 ハイライトツール を選択する コメントを付ける文章をドラッグして選択する ハイライトされた箇所をダブルクリックする ポップアップの中にコメントを入力する 付せんを貼り付けるように Adobe PDF の任意の位置にコメントを貼り付け ることができます テキストボックスは コメントを 入力したあとでも 位置や大きさ を自在に変えることができます テキストボックスの中の文字サイ 注釈ツールバーを右クリックして ツールバーの表示 / 非表示 (S) から プロパティバー B を選択 すると プロパティバー が表示さ れます テキストボックスの中の 文字をドラッグすると 文字の設 定を変更できるようになります テキストボックスを選択して Delete キーを押すと コメント を削除できます 1 2 3 テキストボックスツール を選択する テキストボックスを作成する チェック コメントでよく使うツール その１ ズや文字の種類を変更できます テキストボックスの中にコメントを入力する 5
チェック & コメントでよく使うツール ( その 2) イラストにコメントを付ける 手書きで図形を描くように Adobe PDF の対象となる部分を枠線で囲んでからポップアップの中にコメントを書き込みます チェック&コメントでよく使うツール(その2)6 描いた図形にコメントを付けると 図形の横にコメントが付けられていることを示すマーク ( ) が表示されます Adobe PDFに描いた図形は コメントを入力したあとでも 位置や大きさを自在に変えることができます 長方形ツール 以外にも 雲形ツール 矢印ツール 楕円ツール などの図形描画ツールが存在します コメントを付ける対象によって使い分けましょう 2 ページを参照して 必要なツールを 注釈ツールバー に表示させてご使用ください 描いた図形を選択して Delete キーを押すと 図形とコメントを削除できます 1 ( 長方形ツール ) を選択する 2 イラストを囲むようにドラッグする 3 枠線をダブルクリックする 4 ポップアップの中にコメントを入力する
チ ファイルを添付するの2) Microsoft Word Excel PowerPoint 画像ファイルなど さまざまな形式のファイルを添付できます ファイルを注釈として添付することにより そのファイルが Adobe PDFの中に埋め込まれます 複数のファイルを1つの Adobe PDF で管理できます Adobe PDFに添付されたファイルは 添付ファイル タブで確認できます (9ページ参照) Adobe PDF 上のアイコンを選択して Delete キーを押すと 注釈を削除できます このとき 添付ファイルも一緒に削除されます メールにファイルを添付するように Adobe PDF にファイルを添付することができます メールなどを使って 画像や資料を別途送付する手間が省けます 1 ( ファイルを注釈として添付 ) を選択する 2 ファイルを添付する箇所をクリックする 3 添付するファイルを選択する 4 選択 (S) をクリックする 5 画面に表示するアイコンの種類と色を選択する 6 OK をクリックする ェック&コメントでよく使うツール(そ7
コメントの確認と返信 コメントを確認する コメントが付けられた Adobe PDF を受け取ったら ポップアップを表示して内容を確認します 長方形ツール などの図形描画ツールで付けられたコメントも確認方法は同じです コメントが付けられているところには が表示されます 長方形ツール で付けられたコメントは 図形の枠線をクリックすると その内容を確認できます 注釈 タブを使うと Adobe PDF のどのページに注釈が付けられているかを一覧で確認できます (17 ページ参照 ) 1 コメントが付けられている箇所をクリックする 2 コメントの内容を確認する コメントに返信する 返信用のポップアップを作成して コメントに対する回答を入力することができます コメントの確認と返信8 1つのコメントに複数の回答を入力できます 入力した順に返信のポップアップが追加されます 返信のポップアップを右クリックして この返信の削除 (L) を選択すると 返信用のポップアップのみを削除できます 1 ポップアップの オプション を選択する 2 返信 (Y) を選択する 3 返信のコメントを入力する
コ 添付ファイルをと返信取り出す 添付されたファイルは 注釈を削除しなければ 何度でも取り出すことができます 複数のファイルが添付されている場合は 個別に取り出すことも まとめて取り出すこともできます 添付されたファイルを Adobe PDF の中から取り出します 1 画面左下の 添付ファイル タブをクリックする 2 取り出すファイルを選択する 3 保存 をクリックする 4 ファイルの保存場所を選択する 5 ファイル名を設定する 6 OK をクリックする メントの確認9