はがき宛名印刷に使用する住所録作成の仕方 /Windows 7(MS Office 2010) Rev.F 平成 23 年 10 月 15 日 Produced by K.Kuroda はがき宛名に関する説明資料は下記の 3 部から成り立っています 1. 当該資料 : 住所録作成の仕方 2. はがき宛名作成の仕方 3. 住所録サンプル & Excel データ -------------- 目次 -------------- 1. 住所録概要 2 ページ 2. マイドキュメント My Data Sources に自動的に作成される Address20/Word or Excel の住所録作成の仕方 2 ページ 3.Word にある差し込み印刷ウィザードを使用して自動的に住所録作成の仕方 3 ページ 1.Word を立ち上げて新しいリストの入力 3 ページ 2.Microsoft Office アドレス帳 ファイル名 : 例 / 住所録親戚関係.mdb について 3 ページ 3. 拡張子 :mdb のファイルである Microsoft Office アドレス帳を開く方法 4 ページ 4.Address20 の表形式に一部を追加して Excel にて独自に住所録を作成 4 ページ 年賀状の提出 / 入手管理表としても活用出来 推奨する住所録 ( 上記 住所録サンプル参照 ) 1. 住所録原本の作成 4 ページ 2. 住所録 _2 への番地などの半角英数字の記入注意点 5 ページ 3. 出来た住所録の画面下の Sheet1 の名前を住所録原本と変える 5 ページ 4. 住所録をコピーして 50 音順の住所録を作成 5 ページ 5. コピーした住所録 Sheet2 の表を 50 音順別に並べ替える 5 ページ ふり仮名が複数同時に振られない場合 --- 2) 項 & 下記 6 項 5 ページ 6.50 音別住所録を My Data Sources に保存 6 ページ 5. 50 音順の住所録から宛名文字の配列により 4 グループに分ける 7 ページ 1. はがき宛名面印刷ウイザードを使って宛名印刷をした宛名はがきの一例 7 ページ 2. バランス良く宛名のレイアウトを変えるため 4 種類のパターンにグループ分 7 ページ 3. 4 種類のパターンにグループ分するため 関係 他作成法 7 ページ 4, 関係の列への記入内容 仕方について 7 ページ 5.4 グループ分けするためデータ フィルターの使い方 7 ページ 6. 出来た連名の表をコピーして 新しい Sheet2 に貼り付け 8 ページ 7. 画面下の Sheet2 の名前を 連名 に変更 8 ページ 8. 画面下の Sheet1: 住所録 (50 音別 ) に戻ってグループ分け前の元の表に戻す 8 ページ 9. 続いてグループ分けをする 8 ページ 6. 50 音順住所録 を管理表として使用時 各種合計を自動的に計算 /COUNTA 関数他 8 ページ 7. 住所録作成時の注意点 9 ページ 1.Word 或いは筆まめ等 Excel 以外の住所録表より Excel の住所録にコピーを 張り付けた場合 氏名などに ふり仮名 を付ける時は 複数人を一度にフィルター などを使っても付けることは出来ない場合の対応策 9 ページ 2.Excel を開いた場合 住所録表のリボン ( ファイル 挿入 ページレイアウトなど ) の 例えばファイルがフリーズ ( 固まって ) して動かなくなった場合の対応策 9 ページ 8. 住所録 (50 音別 ) の印刷の仕方 9 ページ 1.50 音順住所録のヘッダーにタイトルと日付 フッターにページ入れる 9 ページ 2. 印刷範囲 余白等設定 3. 印刷開始 10 ページ 9. 郵便番号から住所 or 住所より郵便番号に変換する方法 10 ページ 以上 - 1 -
1. 住所録概要 Word にある はがき宛名面印刷ウィザード を使用して宛名印刷する場合予め作成された住所録を使用しますが その使用する住所録について概ね 3 種類有ります 1. はがき宛名面印刷ウィザード使用する事により 自動的にマイドキュメント My Data Sources に住所録 :Address20/Excel or Word を作成 ( 下記 2 項に詳細 ) 2.Word にある 差し込み印刷ウィザードを使用する事により 自動的にマイドキュメント My Data Sources に住所録 :Microsoft Office アドレス帳として ファイル名 : 例 / 住所録親戚関係.mdb が作成 この拡張子 :mdb は MS Access がインストールされていないと開くことが出来ません 又この住所録を印刷する事は出来ない ( 開いて印刷方法は Excel にて下記 3 項 3 項に記述 ) 3. 上記 1 項の Address20 の表形式に一部を追加して Excel にて独自に住所録を作成当該住所録は年賀状の提出 / 入手管理表としても活用出来 推奨する住所録 ( 下記 4 項に詳細 ) 住所録作成は 4 ページ 4 項を推奨します 2. 上記 1 項の Address20 の住所録作成の仕方 1.Word を立ち上げる 差し込み文書 はがき印刷 宛名面の作成 はがき宛名面印刷ウィザードが立ち上る : はがき宛名面作成 : 次へ はがきの種類を選びます : 年賀 / 暑中見舞い : 次へ 縦書き / 横書きを指定します : 縦書き : 次へ 書式を設定します : フォント : 任意 / 例 :HGP 行書体 (HGP の P:Proportion: 字形により間隔を自動調整する ) 宛名住所内の数字を漢数字に変換する : チェック : 次へ 差出人の住所を入力します 差出人を印刷する : チェックを外す : 次へ 差し込み印刷を指定します 標準の住所録 Fig-1 ファイル (M): チェック ファイルの種類 :Microsoft Excel: 選択 / クリック : Fig-1: 1 宛名の敬称 : 様 次へ 完了 Fig-2:Sheet1$: 選択 OK 差し込み文書 1 結果のプレビュー : クリック Fig-3 が表示される Fig-3 にて差し込み文書 宛先の選択 : 此処で上記 1 項の3 種類の住所録を選択して次の宛名編集に進む Fig-3 ことになりますが 宛名編集については別紙にて説明します Fig-2 差し込み文書 結果のプレビー : クリック :Fig-3 2 列目の下から住所 _2 が挿入 2. 以上の手順にて 1).Fig-1 にある 標準の住所録ファイル (M) をクリックして順次進むことにより マイドキュメント My Data Sources に 2). 標準の住所録ファイルである Excel の Address20:Fig-4: 拡張子 :mdb のファイルが出来る Fig-1: 1 で MS Word を選択すれば Word の Address20 のファイルが自動的に出来る - 2 -
Address20 のファイルを開けば内容が判る :Fig-4 Fig-4 3). マイドキュメント My Data Sources Address20(Word or Excel):Fig-4 を開いて住所録の氏名 住所など各項目を記入して住所録を作成 その後 My Data Sources というフォルダに名前を付けて ( 例 : 親戚関係の住所録 ) 保存 3. 上記 1 項 2 項の Word にある差し込み印刷ウィザードを使用して住所録作成の仕方 1.Word を立ち上げる 差し込み文書 差し込み印刷の開始 差し込み印刷ウィザード 差し込み印刷 名簿 : チェック 次へ 現在の文書を使用 : チェック 次へ 新しいリストの入力 Fig-5: チェック : 2 宛名の名前と住所を入力します Fig-6: 作成 : クリック Fig-5 Fig-3 2 Fig-6 2. 新しいアドレス帳が開く Fig-7 姓名 郵便番号 住所 連名 敬称 など新しいエントリ : クリック 順次記入 OK(Fig-7 では ふり仮名は 50 音順に並べ替える時に必要 この表は Excel の如くふり仮名を自動的に編集することが出来ないため 順次ふり仮名を記入後 昇順にて並び替えをする 其のため ふり仮名に手間が掛かる : 此処では手間が掛かるため ふり仮名を振らずに 後述する Excel に変換後 並び替えすると良い ) 拡張子 mdb ファイル Fig-7 マイドキュメント My Data Sources ファイルの種類 :Microsoft Office アドレス帳 ファイル名 : 例 / 住所録親戚関係.mdb 保存この拡張子 :mdb は MS Access がインストールされていないと開くことが出来ない 即ち この住所録を印刷する事は出来ない - 3 -
3. 拡張子 :mdb のファイルである Fig-7 を開く為には Excel を立ち上げて 上記 2 項のファイル ( 例 / 住所録親戚関係.mdb) を開く 其の為に Excel を立ち上げる ファイル 開く マイドキュメント My Data Sources:Fig-8 ファイルの種類 :Access データベース 任意のファイル名 : 例 : 住所録親戚関係 MDB ファイル 開く :Fig-9 Fig-8 Fig-9 4. 開いた Fig-9 の Excel ファイルを改めて 名前を付けて保存する Fig-9 ファイル 名前を付けて保存 マイドキュメント My Data Sources ファイル名 : 例 : 住所録親戚関係 ファイルの種類 :Excel ブック 保存 ( 当該ファイルより ふり仮名 50 音順への並び替えをフィルターを使って行う ) 5. 其の後 Fig-9 の Excel: 例 : 住所録親戚関係ファイルを開いて 住所録に姓名など追加して表を完成 後日 2 項 1 項の手順 Fig-3 で 宛先の選択より 宛名 住所を編集 ( 詳細別紙 ) 可能 4. 上記 1 項 3 項の Address20 の表形式 Fig-4 に一部を追加して Excel にて独自に住所録を作成 別紙 住所録サンプル & Excel データを参照しながら以下の手順を研修下さい 1.Excel を立ち上げる Fig-10 表を作成 :1 行目 &A 列を空けずにカーソル位置 A1 より表を作成 Fig-10 氏名 & 連名 : 左詰 連名敬称欄には連名がある行のみ : 様を中央に記入 郵便番号はハイフ ォンを記入して半角英数字記入 住所 _1( 半角英数字 : 漢数字に変換 全角数字にすると漢数 字に変換できずに全角数字で表示される : 海外への住所に Better) 住所 _2 ( マンション等住 所 _1 が長く折れ曲がる場合 下記 2 項を参考にして Fig-3 の様に 2 列目の下から続きを記入 ) 以上順次名簿を作成 会社 部署 役職各欄は空欄でも良い - 4-2 段書き : 電子メールの後ろにカーソルを置き Alt+Enter
2.Fig-10 の住所 _2 に番地などの数字とハイフォンのみを入力する場合半角英数字での番地数字は NG 必ず 漢数字にて入力例 :3-10-13 NG: 年賀宛名での住所表示が文字化けする 差し込み文書 アドレス帳の編集にて修正したくても 出来ない / 通常は修正可 ( 但し マウスの右クリック セルの書式設定 表示形式 文字列 OK と設定すればその限りではありません 又 マンションなど文字の後の住所であれば可です ) Fig-11 三 - 一〇 - 一三 or 三 - 十 - 十三 OK( 漢数字で表示 ) 3. 出来た住所録 Fig-10 の画面下の Sheet1 の名前を住所録原本と変える Sheet1 にカーソルを置き マウスの右クリック : Fig-11: 名前の変更 住所録原本 Enter 4. 上記 3 項の住所録をコピーして 50 音順の住所録を作成 Fig-10 を Fig-12 の如く A1~P21 の表全体をコピー 画面下の新しい Sheet2: クリック Fig-12 新しい Sheet2 のセル :A1: クリック 右クリック : 形式を選択して張り付 元の列幅を保持 新しいシート Sheet2 に Fig-12 と同じ表が表示される Fig-13 5. 上記 Sheet2 の表 Fig-13 を 50 音順別に並べ替える 1).Fig-12 の氏名にふり仮名が振られていることをふり仮名の表示 / 非表示確認 ふり仮名が無ければふり仮名を自動的に記入するため Fig-12 の B 列の上にカーソルを置き Fig-13 クリック B 列が選択される Fig-13 : クリック Fig-14 B 列の氏名全員にふり仮名が振られる 2). ふり仮名が振られない場合 ( 筆まめ等他の住所録よりコピーした場合 ) 奈良太郎をクリック ホーム Fig-13: 三角をクリック ふり仮名の編集 =(Shift+Alt+ ) Enter にて 奈良太郎のふり仮名表示 順次 次のふり仮名表示 :Fig-14 3). ひらがな表示を非表示にするため Fig-14 の B 列の上 : クリック B 列が選択される Fig-13 : クリック B 列のふり仮名の表示が消える 4). ふり仮名の振る位置は Fig-15 により設定できる上記 1) 項の手順にて B 列を選択 Fig-13: 三角をクリック ふり仮名の設定 Fig-15 にて任意の箇所をチェック OK Fig-15-5 -
5). 名前を 50 音順に並び替え :Fig-13:B2/ 奈良太郎をクリック データ 並び替えをクリック : 表 全体が選択され Fig-16 が表示 先頭行をデータの見出しとして利用する : チェックを入れる 最優先されるキー : 氏名 順序 昇順 OK 50 音順に Fig-13 14 が並び変る No を昇順 :1~ 順に打ち直す Fig-17 Fig-16 Fig-17 以上で 50 音順の住所録 Fig-17 が完成 6).Fig-17 の会社 部署 Fig-18 役職各欄を非表示にするため その部分をグループ化する Fig-17 の会社 部署 役職各欄の列の上 : 3 4 E F G に カーソルをドラッグして列を選択 データ グループ化 : クリック :Fig-18 7).Fig-18 の会社 部署 役職各欄を非表示 / 表示に 3 or 4 をクリック 会社 部署 役職各 欄が折り畳まれ非表示になる :Fig-19 Fig-19 8).Fig-19 の此処にカーソルを置いてクリック 表示 ウインドウ枠の固定 Fig-20: クリックすることにより Fig-21 の様に氏名の行と欄を固定することが出来 行 or 欄をスクロールしてもタイトルなどが消えなくて表が判り良い. Fig-20 Fig-21 9). 出来た住所録 Fig-21 の画面下の Sheet2 の名前を 50 音順住所録と変える Sheet2 にカーソルを置き マウスの右クリック : Fig-21: 名前の変更 50 音順住所録 Enter 6. 作成した表 Fig-21 を保存 : ファイル 名前を付けて保存 マイドキュメント My Data Sources ファイル名 : 住所録 保存 - 6 -
5.50 音順の住所録から宛名文字の配列により 4 グループに分ける 1. 完成した 50 音順の住所録 Fig-17 21 を参照して はがき宛名面印刷ウイザードを使って宛名印刷をした場合の一例を下記に示す Fig-22 Fig-23 Fig-24 Fig-25 Fig-26 2. 上記 Fig-24~Fig-26 は宛名のバランスが Fig-22 より悪いため バランス良く宛名のレイアウト を変えて印刷するのに Fig-17 の住所録を 下記の 4 種類のパターンにグループ分けします 1). 姓名 1 名 :Fig-22 2). 姓名 1 名特殊 :Fig-24 3), 連名 :Fig-23 4). 連名特殊 :Fig-25 26. Fig-22 23: 宛名印刷ウィザードにてレイアウト調整共通 Fig-24 25 26: レイアウト個々に編集 3. 上記のグループ分けするため 1). 住所録 Fig-17 を開く : マイドキュメント My Data Sources ファイル名 : 住所録 : ダブルクリック 住所録開く :Fig-18 の 4 をクリックして Fig-17( 会社に記入がある場合 ない場合閉じる ) にし ておく 2).B 列に 関係 の列を挿入するため :B 列にカーソルを移動して :Fig-27 右クリック :Fig-28 挿入 : 新しく列が挿入される Fig-29 Fig-27 Fig-28 列が挿入される Fig-29 3). 新しい列の B1 の位置に 関係 と記入 :Fig-30 4 関係の列に上記 1 項の 4 グループに該当する 例えば 大阪三郎の左横に連名と記入 順次 関係の列に該当グループ名 ( 連名 連名特殊 姓名 1 名特殊 ) を記入一番多いと思われる : 姓名 1 名は空白で良い Fig-30 5. 愈々 4 グループ分けするためカーソルを Fig-17 の表の中の任意のセルをクリック データ フィルター :Fig-31 が表示 関係の右下三角 :Fig-32 クリック - 7 - Fig-31 Fig-32
Fig-33 のすべての選択をクリック : 各チェックが外れて空欄 連名 : クリック :Fig-33 OK 連名の表が出来る :Fig-34 Fig-34 Fig-33 6. 出来た連名 4 文字の表 :Fig-34 をコピーして 新しい Sheet2 に 張り付ける Fig-35 Fig-34 を Fig-35 の如くセル :A1~K18 までドラッグして選択 右クリック : コピー Sheet2: クリックして新しいシートを開く セル :A1: クリック 右クリック : 形式を選択して張り付 元の列幅を保持 Fig-36: クリック 新しいシート Sheet2 に Fig-37 の表が表示される Fig-37 Fig-36 7. 画面下の Sheet2 の名前を変えるため画面下の Sheet2 をクリック 右クリック : 名前の変更 連名 を記入 表の完成 8. 画面下の Sheet1( 住所録 50 音順 ) に戻って Fig-35 の表をグループ分け前の元の表に戻すため Sheet1: クリック Fig-35 が表示 Fig-32 にて Fig-33 を表示 すべての選択 : クリック 全部の枠にチェックが入る OK Fig-38 の表が表示される Sheet1 の名前を上記 6 項と同じようにして名前を 50 音順住所録 に変える Fig-38 9. 続いてグループ分けをするため 上記 3 項から8 項の手順を順次行い Sheet5 までの住所録表 ( 連名特殊 姓名 1 名 姓名 1 名特殊 ) を作成する 6. 50 音順住所録 を印刷して住所録の管理表として使用する場合 各種合計を自動的に計算するセル :Fig-39 を作成すると便利です Fig-39 1.Fig-39 の使用関数 COUNTA 関数 :=COUNTA(L2:L21) COUNTIF 関数 : =COUNTIF(B2:B21,"= 連名 ") 別紙 住所録サンプルの Excel データを参照下さい - 8 -
7. 住所録作成時の注意点 Fig-40 1.Word 或いは筆まめ等 Excel 以外の住所録表より Excel の住所録にコピーを張り付けた場合 氏名などに ふり仮名 を付ける時は 複数人を一度にフィルターなどを使っても付けることは出来ない この場合 コピーを貼り付け後 ホーム Fig-37 の ふり仮名 を付けたい氏名のセルをクリック ふりがなの編集 : ふり仮名 が振られる この ふりがなの編集 クリックを順次繰り返し 複数の氏名に ふり仮名 が付けられる (4 項 5 項 2) 項参照 ) 2.Excel を開いた場合 Fig-41 のリボン ( ファイル 挿入 ページレイアウトなど ) の例えばファイルがフリーズ ( 固まって ) して動かなくなった場合 (MS Office 2010 のバグと考えられる ) の対処フリーズしたファイルを閉じて 再度フリーズしたファイルを開く :Fig-42 整理 レイアウト プレビュ-ウインドウのチェックを外す ( プレビュ-ウインドウの使用を停める ) 再度 Excel を開く Fig-41 Fig-42 プレビュ ウインドウ 8. 50 音順住所録 の印刷の仕方 1. 50 音順住所録のヘッダーにタイトルと日付 フッターにページ入れる Fig-43 ヘッダー 1). ヘッダーにタイトルの作成 50 音順住所録 を保存先より開く Fig-38 or 39 より ページレイアウト 印刷タイトル ページ設定 : ヘッダー / フッター ヘッダーの編集 :Fig-44 中央部にカーソルをクリック 住所録 (50 音順 ) 記入 上部の A: 文字書式 : クリック Fig-45: フォント名 サイズ等を任意に設定 : クリック OK Fig-44 Fig-45 5-9 -
2). ヘーダーに日付を作成 Fig-44 の右側にカーソルをクリック 5 日付の挿入をクリック 日付が入力される OK 3). フッダーにページの設定上記 2) 項の OK 後 ヘッダー / フッター Fig-46 フッダーの編集 Fig-47 中央部にカーソルをクリック ページ番号の挿入 : クリック &[ ページ番号 ]: 表示 OK 2. 印刷範囲 余白等設定再び ページレイアウト 印刷タイトル ページ設定 ページ 印刷の向き : 横 用紙サイズ :A4 シート Fig-48 印刷範囲 :A1:O26/ 表の右末尾のセル位置 タイトル行 : $1:$1 OK 余白 上 :1.2 下:0.4 右:0.3 左:0.3 ヘッダー :0.4 フッター:0.3 ページ中央: 水平 & 垂直にチェックを入れる ファイル 印刷 / プレビュ Fig-49 にて印刷前を確認 : プレビュ画面の右下にある余白の表示 : Fig-50 をクリック 余白調整 Fig-49 の上部の境界線上にカーソルを置き十字カーソルにてドラッグして Fig-49 1 ページに収まるようバランス良く調整 Fig-48 Fig-46 Fig-47 3. 愈々印刷開始上記にて プレビューで調整後 プリンター名 : 設定 & 確認 プロパティ 部数 :1 用紙の種類 : 普通紙 用紙サイズ :A4 印刷方向 : 横 その他確認後 印刷 OK 9. 郵便番号から住所 or 住所より郵便番号に変換する方法 1.Excel を開いて アドイン ウィザード 郵便番号変換ウィザード Fig-51 郵便番号変換ウィザードステップ-1/3 Fig-52 より設定 (Excel 2003: ツール アドイン ウィザード ) 2.Excel に郵便番号変換ウィザードが入ってない場合 下記のインターネットで説明通り 此のウィザードソフトをインストールする必要があります ( 使い方も詳述 ) 1).Excel 2003 で郵便番号から住所 or 住所より郵便番号に変換する方法 http://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?qid=005843&p=2 2).Excel 2007 で郵便番号から住所 or 住所より郵便番号に変換する方法 http://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?qid=009483&p=2-10 - Fig-51 Fig-50 Fig-52 以上