(3) はがきの種類を選びますはがきの種類を選択し次へ (N) をクリックします (4) 縦書き / 横書きを指定宛名を縦書きにするか横書きにするかを指定し次へ (N) をクリックします (5) 書式を設定宛名/ 差出人のフォント住所の数字を漢数字で表示するかどうかを

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すずりなぐも
5 years ago
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Microsoft Office を使ってはがき宛名面を印刷するには Word ではがき宛名面印刷ウィザードを使って住所録用のファイル (Excel 使用 ) を作成し宛名面のフォーマット (Word 使用 ) を作成し Word で印刷するのが便利です注 : マウスでのクリック操作はポイントして選択しシングルクリックで開く方法を採用して記述しています

1 Microsoft Office を使ってはがき宛名面を印刷するには Word ではがき宛名面印刷ウィザードを使って住所録用のファイル (Excel 使用 ) を作成し宛名面のフォーマット (Word 使用 ) を作成し Word で印刷するのが便利です注 : マウスでのクリック操作はポイントして選択しシングルクリックで開く方法を採用して記述していますファイルが開かない方はダブルクリックをして下さいまたマイクロソフトアカウントを使用しています 1 一般的な手順ウィザードを実行し住所録入力用のファイルを作成作成した Excel のファイルを入力しやすいよう修正保存宛名データ ( 住所録 ) を入力保存ウィザードではがき宛名印刷面を作成保存テスト印刷修正はがきに印刷 2 ウィザードの実行 (1) ウィザードの画面を開く Word を立ち上げ差し込み文書タブ=> はがき印刷 => 宛名面の作成の順にクリック (2) 始めましょうす画面を確認し次へ (N) をクリックしま 1 / 22

2 (3) はがきの種類を選びますはがきの種類を選択し次へ (N) をクリックします (4) 縦書き / 横書きを指定宛名を縦書きにするか横書きにするかを指定し次へ (N) をクリックします (5) 書式を設定宛名/ 差出人のフォント住所の数字を漢数字で表示するかどうかを選択して次へ (N) をクリックします (6) 差出人の住所を入力差出人の住所は宛名面および文面で共用されますここで入力しておけば宛名面に印刷するしない文面で印刷するしないを指定できますこの画面で入力しておきましょう入力が終わったら次へ (N) をクリックします 2 / 22

(7) 差し込み印刷を指定住所録のファイルを指定しますまだ作成していない場合は標準の住所録ファイル

をクリックします (8) ウィザードの終了完了 (F) をクリックします (9) Excel の

が選択されていることを確認して OK ボタンをクリックします (10) はがきのあて名面の画像 (

下記のような制約があります ➀ 住所 _1 : 15 文字以下 ➁ 住所 _2 : 15 文字以下住所

3 (7) 差し込み印刷を指定住所録のファイルを指定しますまだ作成していない場合は標準の住所録ファイルで Microsoft Excel を指定します次いで敬称を指定し次へ (N) をクリックします (8) ウィザードの終了完了 (F) をクリックします (9) Excel のテーブルの選択画面既定で Sheet1$ および先頭行をタイトル行として使用するが選択されていることを確認して OK ボタンをクリックします (10) はがきのあて名面の画像 ( 左側の表示 ) 3 / 22 右側は各項目が印刷される位置と文字の大きさです下記のような制約があります ➀ 住所 _1 : 15 文字以下 ➁ 住所 _2 : 15 文字以下住所 _1 が 16 文字以上になると住所 _1 が 2 行になるため住所 _2 が会社に隠れて印刷されなくなります ➂ 会社 :17 文字以下 3 行目の住所

4 として使うことができます ➃ 部署 :20 文字以下 4 行目の住所として使うことができます 3 Word のウィザードで作成された Excel のファイルの修正保存 Excel で作成された住所録ファイル ( Address20.xlsx ) で住所録を入力しやすいようタイトルの順番を入れ替えますまた住所が表示されるテキストボックスは高さが固定されておりある文字数以上になると 2 行に表示されます番地部屋番号等が途中で切れて 2 行目になったりします ( 誤配達を起こしかねませんね ) また住所 _1 および住所 _2 を使っている場合住所 _1 が 2 行になると住所 _2 が印刷されませんこれらを防ぐために住所欄に入力文字数を制限する入力規則を設定します (1) Address20.xlsx を開くには Excel を立ち上げます立ち上がった Excel において ➀ 他のブックを開くをクリック 4 / 22

5 2 開く => 参照をクリック 3 PC => ドキュメント => My Data Sources をクリック 4 Address20.xlsx をクリック ➄ Address20.xlsx が開きました 5 / 22

6 (2) 入力読みが容易になるようフォントサイズを設定 ➀ すべて選択ボタンをクリック 2 入力文字のフォントを大きくしますホームタブ => フォントサイズ => 14 ポイント選択 (3) 各セルの書式を文字列に設定します ➀ すべて選択ボタンが選択されているのを確認し => 任意のセルを右クリック => セルの書式設定をクリック 6 / 22

7 2 セルの書式設定ダイアログボックスで表示形式タブ => 分類 (C) 項目の文字列を選択 => OK ボタンをクリック (4) 個人ではあまり使わない会社部署役職を住所 _2 と住所 _3 の間に移動させます ➀ D E F 列を選択します 2 右側の境界線を Shift キーをおしたまま住所 _2 と住所_3 の間までドラッグしマウス Shift キーの順に離します 3 移動されました (5)-1 入力文字数の制限設定 7 / 22

8 ➀ 住所 _1 および住所 _2 の列をドラッグして選択 2 データタブ => データの入力規則 => データの入力規則をクリック 3 データの入力規則ダイアログボックス => 設定タブ => 条件の設定項目 = > 入力値の種類 => 文字列 ( 長さ指定 ) 選択 4 データ => 次の値以下選択 => 5 最大値 => 15 と入力 => OK ボタンクリック 8 / 22

(5)-2 入力文字数の制限設定宛名住所等が最大 4 行まで対応できるよう会社部署の列も (5)-1 の要領で会社の列は

で作成する宛名面のレイアウトファイルを保存するフォルダ ( 入れ物 ) を作成し保存しますここでは Microsoft 推奨の

タブをクリック 2 名前を付けて保存 => OneDrive- 個人用 => 参照をクリック 3 名前を付けて保存

9 (5)-2 入力文字数の制限設定宛名住所等が最大 4 行まで対応できるよう会社部署の列も (5)-1 の要領で会社の列は 17 文字以下部署の列は 20 文字以下に設定 (6) 名前を付けて保存 Excel の住所録ファイルと Word で作成する宛名面のレイアウトファイルを保存するフォルダ ( 入れ物 ) を作成し保存しますここでは Microsoft 推奨の OneDrive にフォルダーを作成し名前を付けて保存します ➀ A1 または A2 セルをクリック => ファイルタブをクリック 2 名前を付けて保存 => OneDrive- 個人用 => 参照をクリック 3 名前を付けて保存ウインドウの左側ペインで OneDrive をクリック => 新しいフォルダーをクリック => 新しいフォルダーを入力するボックスが開きます 9 / 22

10 4 クリック等しないでキーボードからはがき印刷と入力 => 正しく変換されたら Enter キーを 3 回打ちます 5 ファイル名ボックスをクリック( ファイル名欄の文字がが反転 )=>そのまま何もしないでキーボードから住所録と入力 => 正しく変換されたら Enter キーを 2 回打ちます => アドレスバーに住所録.xlsx と表示されていれば保存は完了しています (7) ウインドウ枠の固定シートをスクロールしても氏名住所等が常に表示されているようウインドウ枠を固定します => B2 セルをクリック => 表示タブ => ウインドウ枠の固定をクリック => A 列の右側および 1 行目の下側に細い線が表示されていれば固定されていますここで上書き保存をしておきましょう 10 / 22

(8) 家族ごとの住所録を作成する場合 ➀-1 ➀-2 (7) 項までに作成した

11 (8) 家族ごとの住所録を作成する場合 ➀-1 ➀-2 (7) 項までに作成したシート (Sheet1) を家族分コピーしシートに名前を付けて保存します ➀ Sheet1 を Ctrl キーを押しながら Sheet2 までドラッグします => ➀-2 の状態になったらマウス次いで Ctrl キーを離します 2 ➁ の状態になればコピーができています家族分 ➀ の操作を繰り返します 4 ➂ 家族の名前を付ける Sheet を右クリック => ➃ 名前の変更をクリック => ➄ Sheet1 が反転表示されるので何もしないでそのままキーボードから入力します 6 7 ➅ Enter キーを押してカーソルが消えたら入力完了です ➆ ➂=>➃=>➄=>➅ の要領で必要な家族名を入力します => 上書き保存します以上で住所録ファイルの準備は完了です 11 / 22

12 4 住所録の入力 3 項で準備した住所録ファイルに氏名住所等を入力します ➀ 敬称は省略できます省略すると様が印刷されます ➁ 郵便番号は半角数字でハイフンを入れますテンキーのあるパソコンではテンキーから入力すると半角数字半角のハイフンになっているので変換する必要がないので早く入力することができます ➂ 住所 _1 は郵便番号辞書の機能を使って入力しますテンキーから入力しスペースキーを押します => ➃ 変換候補が 3 つ表示されるので引き続きスペースキーを押して => 12 / 22

➄ 目的の変換候補で Enter キーを押して確定します ➅ 引き続き住所 _1

住所 _1 住所 _2 に 16 文字以上入力すると => ➇ メッセージが出ます ➈

切り取ります => Tab キーを押します 15 文字以下になっていればメッセージ

13 ➄ 目的の変換候補で Enter キーを押して確定します ➅ 引き続き住所 _1 に番地等を追加しますマンション名等を追加する場合には住所 _2 に入力します ➆ 住所 _1 住所 _2 に 16 文字以上入力すると => ➇ メッセージが出ます ➈ 再試行をクリックします ➉ 文字数を 15 文字以下にするにはオーバーしている文字数に応じて都道府県部分を削除するか丁目番地部分等を切り取り住所 _2 に貼り付けます切り取るには切り取る部分をドラッグして選択し => 切り取ります => Tab キーを押します 15 文字以下になっていればメッセージは出ずにアクティブポイントが住所 _2 に移動します 11 切り取ったものを住所 _2 に貼り付けます 13 / 22

14 12 貼り付けるには住所 _2 のセルで右クリックして貼り付けのオプションから貼り付けるかまたはホームタブの貼り付けコマンドボタンをクリックします 13 貼り付けられましたヽ (^o^) 丿住所録入力中結節をとらえて上書き保存しましょう住所録の入力が終了したら次は宛名の印刷に入ります注 : 住所 _3 は既定では印刷されないので使用しないでください 14 / 22

15 5 はがきのあて名印刷前述の 2 ウィザードの実行項で実施した要領でウィザードを進め前項で作成した住所録を読み込み宛名画面を作成し印刷します (1) Word で宛名印刷用ファイルの作成 Word を開く => 差し込み文書タブ => 作成 Gp のはがき印刷 => 宛名面の作成 => はがき宛名面印刷ウィザード => ➀ 始めましょう => 次へ ➁ はがきの種類を選びます => 次へ ➂ 縦書き/ 横書きを指定します => 次へ ➃ 書式を設定します => 次へ ➄ 差出人の住所を入力します => 次へ ➅ ➅-1 ➅ 差し込み印刷を指定します => => ➅-1 既存の住所ファイル => 参照 15 / 22

16 ➅-2 ➅-2 前述 3(6) 名前を付けて保存項で保存したファイル名を開くをクリックして指定します ➅-3 ➅-3 ファイル名を確認して => 次へ ➆ 完了 ➆ 16 / 22

17 ➇ テーブルの選択画面で宛名印刷するシート名 ( ここでは太郎用 ) を選択 => OK ➇ ➈ 宛名面の印刷プレビュー画面が開きます ➈ ➉ ➉-1 ➉ 宛名氏名を上にあげる場合は役職欄を削除することにより上げることができます ➉-1 役職欄をドラッグして選択 => Delete キーをクリック 17 / 22

じが分りやすいでしょう ) を付けて保存します ( ここでは太郎用はがき宛名という名前で保存します )=> 引き続き印刷するかとりあえず作業を終了する場合は

18 ➉-2 ➉-2 11 ➉-3 ➉-3 ➉-2 氏名の開始位置が高くなりました ➉-3 何もない所をクリックして氏名蘭の選択状態を解除します 11 クリックして他のあて名のプレビューを確認します問題なければファイル => 12 名前を付けて保存 => ファイル名 (Excel のシート名と同じが分りやすいでしょう ) を付けて保存します ( ここでは太郎用はがき宛名という名前で保存します )=> 引き続き印刷するかとりあえず作業を終了する場合は Word を終了します保存しておくことにより転居した方がいる場合は Excel の住所録を変更するのみで毎年使うことができます (^_-)- 18 / 22

19 (2) Word で Excel の住所録を読込み印刷するには前項で名前を付けて保存したファイルを Word で開きます ➀ Word => ファイルタブ => 開く => OneDrive- 個人用 => 参照 => ➁ 左のペインで OneDrive => 右のペインで保存したあるフォルダーはがき印刷をクリック ➂ 左ペインにはがき印刷フォルダー右ペインに太郎用はがき宛名ファイル名 => 開くをクリック ➃ 太郎用シートが選択されているのを確認しセキュリティの警告表示された場合ははい (Y) をクリック 19 / 22

20 ➄ このファイルを信頼済みのドキュメントにしますか? => はい (Y) をクリック警告が出ない場合はコンテンツの有効化をクリック ➅ 宛名面のプレビューが表示されます ➆ はがき宛名面印刷タブをクリック ➇ フィールド / 値の表示のボタンをクリックすると個人ごとの宛名の表示状態を確認できます ➈ 次いで郵便番号等の印刷位置にズレがないか使用済みのはがき等を使ってテスト印刷を実施します => 表示中のはがきを印刷ボタンをクリック => 印刷します 20 / 22

21 ➉ ズレを修正するにはレイアウトの微調整をクリック 11 郵便番号の印刷位置を修正するには上下については縦位置を左右については横位置のボタンをクリックして調整します => OK 12 住所録登録者で喪中はがきが届き年賀状を出さない状況がある場合は => 宛名住所の入力をクリック => 13 差し込み印刷の宛先ダイアログボックスでチェックボックスをクリックしてチェックを外します準備できたら OK をクリックし印刷します => 21 / 22

22 14 印刷 Gp のすべて印刷ボタンをクリック => 15 プリンターに差し込みダイアログボックスで印刷状況に応じてすべて印刷現在のレコードまたはレコード番号の範囲を指定して印刷 => OK ボタンをクリック 16 印刷ダイアログボックスでプリンター名等を確認して間違いがなければ OK ボタンをクリックして印刷を開始します 22 / 22

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< 住所録の作成 > 宛名印刷には差し込む住所録ファイルが必要です Excel を使って住所録を作成しましょう Excel の起動エクセルを起動しましょう ( スタートボタン ) をクリックすべてのプログラムをポイント Microsoft Office をクリック Microsoft Off Word2007 Word のはがき宛名印刷ウィザードを使ってはがきの宛名面の作成をしましょう差し込む住所録ファイルはエクセルで作成します暮らしのパソコンいろは早稲田公民館 ICT サポートボランティア < 住所録の作成 > 宛名印刷には差し込む住所録ファイルが必要です Excel を使って住所録を作成しましょう Excel の起動エクセルを起動しましょう ( スタートボタン ) をクリック