Lesson 2. 1. 表作成の準備 表計算のデータ入力 データの入力 作成する表のデータを入力します 日本語のデータはかな入力, 数値データは直接入力します 保存 数式の作成 作成したデータを保存します 合計や四則演算などの計算式を作成します 上書き保存について表を作成しているときは頻繁に上書き保存してください 誤操作などで, それまでに作成した表の内容が消えてしまうのを防止できます 上書き保存 一度保存したデータを更新するために上書き保存します 表の編集 作成した表の体裁を整えます ( 文字の大きさ, 書体, 配置, 罫線, 塗りつぶしの色の設定など ) 上書き保存 一度保存したデータを更新するために上書き保存します グラフの作成 必要な場合は, 表のデータを基にグラフを作成します 上書き保存 一度保存したデータを更新するために上書き保存します 印刷 用紙の設定などを行い, 印刷を実行します 1
2. 文字データの入力 2.1 タイトルバーの表示 OpenOffice.org 2.0 の表計算ドキュメントを起動します ワークシート ( 図 1) の青いタイトルバー には, 作者がブックに名前を付けていないことを示す 無題 1 の表示が現れています ( 図 1) 2.2 文字入力時の約束キーボード左上の 全角 / 半角 キーを押すと,IME ツールバーの表示を切り替えることができます 英数字は半角の直接入力のため IME ツールバーの表示を A ( 図 2) に, 日本語は全角ひらがな入力のため IME ツールバーの表示を あ ( 図 3) にします 日本語はローマ字入力とかな入力がありますが, 講座ではローマ字入力を推奨しています ( 図 2) ( 図 3) ( 図 4 ) 2.3 文字や日付の入力新規の表を作成するときは, 見出しや項目名などを先に入力します 最初は A1 をクリックして 商品別売り上げ報告書 と入力します E3 をクリックして 報告日, F3 をクリックして 4/27 と入力し,Enter を押すと 4/27 は 4 月 27 日 と表示されます 続いて, A4 に 商品 ID と入力し, 右の図 ( 図 4) を見ながら F4 の 金額 まで入力してください 2
2.4 連続データの入力ワークシートには, 規則性のある連続するデータを自動的に入力することができます 商品 ID のデータを連続データで入力します 直接入力にしてセル A5 に KS01 (0= 数字のゼロ ) と入力して Enter キーを押し, セル A6 には KS02 と入力して Enter キー ( 図 5) を押します セル A5:A6 をアクティブ( 図 6) にし, セルの右下隅にあるハンドル ( 図 7) をポイントします ポインタは矢印 ( 図 8) からプラス ( 図 9) に変わります プラスのポインタをハンドルに重ねてセル A20 までドラッグすると, 連続データの入力範囲が赤枠で表示 ( 図 10) されます 間違いがないことを確認し, マウスから指を離すと連続データが入力 ( 図 11) します ( 図 5) ( 図 6) ( 図 7 ) ( 図 10 ) ( 図 11 ) ハンドル ( 図 8 ) ( 図 9 ) + データが入力されていないセルをクリックして選択範囲を解除し, 入力されたデータに間違いがないか確認します 3
3. ワークシートの保存 3.1 名前をつけて保存 OpenOffice.org 2.0 を終了するとワークシートは失われてしまうので, 作成中のワークシートに 回転寿司売上 という名前を付けてマイドキュメントに保存します メニューバーのファイルから 名前を付けて保存 を選ぶ ( 図 12) と, 名前を付けて保存 のダイアログボックスが開きます 保存する場所が マイドキュメント であることを確認してから, 下段の ファイル名 のウインドウに 回転寿司売上 と入力して保存ボタン ( 図 13) をクリックします ( 図 12) ( 図 13) ワークシートの保存が完了すると, ワークシートのタイトル バーに 回転寿司売上 と名前が表示 ( 図 14) されます ( 図 14) では, 図 19 を見ながら B 列の 商品名 C 列の 産地 のデータを入力しましょう すべて北海道の地名です 3.2 上書き保存保存したワークシートの内容を変更した場合は 上書き保存 をします 既存のワークシートは最新の状態に更新されますが, 上書き保存を行うと上書き保存したワークシートを元の状態に戻すことができなくなります また, 新しく作成したワークシート ( 名前がないファイル ) でこのコマンドを選択すると, 名前を付けて保存 のダイアログボックスが表示されます 4
4. データの効率的な入力 4.1 アクティブセルの移動方向データを入力したいセルをあらかじめ範囲選択しておくと, 選択した範囲内でアクティブセルを移動することができるようになります 選択した範囲内でキーを押すとアクティブセルが移動する方向は次のとおりです + の記号は 押しながら と読みます Enter キー 1つ下のセル ( 初期設定 ) Tab キー 1つ右のセル ( 初期設定 ) Shift + Enter キー 1つ上のセル Shift + Tab キー 1つ左のセル Enter キーを押すとアクティブセルが Tab キーを押すとアクティブセルが 移動 ( 図 15) する方向と順序 ( 図 15) 移動 ( 図 16) する方向と順序 ( 図 16) 4.2 範囲選択と入力位置の移動 ( 図 17) ( 図 18) 数値データを入力するセルの範囲を選択します セル D5:E20 を ドラッグで選択 ( 図 17) すると, 最初にデータを入力できるセルは白 抜きの枠線に囲まれているセル E20 になります Tab キーを押すと, 選択範囲はそのままの状態で入力位置がセル D5 ( 図 18) に移動します 5
4.3 数値データの入力範囲選択後は, 右の表のデータを ( 図 19)Enter キーを押す方法でセルを移動しながら入力します 半角の直接入力ですから IME ツールバーに A を表示させ, 単価欄セル D5 に数字 100 ( 図 20) を入力します セルの色が白くなり, 数字がはっきり見えるようになります ( 図 19 ) ( 図 20) ( 図 21 ) 数字 100 を入力し終えて Enter キーを押すと, 1 つ下のセル D6 がアクティブ( 図 21) になります セル D20 まで数字を入力して Enter キーを押すと,E 列数量欄の最上段セル E5 がアクティブ ( 図 22) になります 続けてデータを入力してください すべてのデータを入力し終えたら, なにもデータが入力されていないセルをクリックして範囲選択を解除します ( 図 21) ( 図 22) ( 図 23) ここで上書き保存 ( 図 23) をします 6
5. データの修正 5.1 データの消去セルのデータを消去するときは Delete 又は Del キーを使います セル E3 の 報告日 が不要なので消去します セル E3 をクリックして( 図 24) Delete 又は Del キーを押します 内容の削除 ダイアログボックス( 図 25) が開くので, 表計算に利用するデータ 文字列, 数, 日付と時刻, 数式, コメント などにチェックが入っていることを確かめて OK をクリックします セル E3 のデータは消去( 図 26) されました ( 図 24) ( 図 25) ( 図 26) 内容の削除 ダイアログボックスで すべて削除 を選択して消去することも出来ますし, チェックを外して必要なものを残すこともできるようになっています 5.2 データの上書き修正 ( 図 27) ( 図 28) すでに入力されているセルのデータを別 のデータに置き換えたい場合は, データの 入力されているセルに直接別のデータを入 力します 4 月 27 日 と表示されているセル F3 をクリック ( 図 27) して, 直接 5/14 と入力します Enter を押すと, セル F3 に 5 月 14 日 と表示 ( 図 28) されます 7
5.3 データの部分修正データの部分修正は二通りの方法があります ひとつは, 数式バーに表示されたデータを修正する方法です セル A1 をクリックすると, 数式バーに 商品別売り上げ報告書 と表示 ( 図 29) されます り の右側をクリックしてカーソルを入れ ( 図 30),Backspace キーをポンと押します Backspace キーを押すと左側の文字 り が消えて 売上げ ( 図 31) になりました なにもデータが入力されていないセルをクリックして選択を解除します ( 図 29) ( 図 30) ( 図 31) もうひとつの方法は, セル内のデータを直接部分修正する方法です マウスを動かさない分だけ早く修正できますが, ちょっとしたコツが必要です セル A1 をクリックして表示された 商品別売上げ報告書 の げ の右側をダブルクリックします げ の右側にカーソルが入ったことを確かめて ( 図 32)Backspace キーをポンと押します げ が消えて 売上 ( 図 33) になりました なにもデータが入力されていないセルをクリックして選択を解除します 数式バーのデータも修正されています ( 図 32) ( 図 33) 8
6. 数式の入力 表計算ドキュメント (Calc) では, 等号 = で始まるデータを数式として認識します 数式を入力するときは, 直接数値を入力 せずにセル番地を使って数式を作成します 6.1 約束事とその意味 A セル番地セル番地とは, 列番号と行番号でセルの位置を表すことです たとえば,A 列 1 行目のセルは A1,A 列の 1 行目から C 列 3 行目までのセルの範囲は A1:C3 と表します B 数式の入力例 数式を使う場合 =3450*310 セル番地を使う場合 =C6*D6 C 四則演算子数式で使う代表的な記号は右の表 ( 図 34) のとおりです ( 図 34) D 数式の入力順序 a 半角の直接入力になっていることを確認する b 計算結果を表示するセルをアクティブにする c まず, 等号 = を入力する = は全角の等号で計算に使用できません d 数式に使うセルをクリックしてセル番地を指定する e 演算子を入力する f 数式に使うセルをクリックしてセル番地を指定する g Enter キーを押して数式を確定する 必要に応じて d から f の手順を繰り返えします 9
6.2 数式を入力する表計算ソフトを使うメリットは簡単に数式処理ができることです 数式を活用することによって, ワープロソフトの罫線表では不可能な複雑な処理をすることができます 半角の直接入力でセル番地を使って金額を求める数式を入力します 計算結果を表示するセル F5 ( 図 35) をクリックしてアクティブにし, キーボードから等号 = ( 図 36) を入力します 数式入力ボックスとセル F5 に = と表示されているのを確認してください ( 図 35) ( 図 36) セル D5 をクリックすると, 数式入力ボックスとセル F5 に =D5 ( 図 37) と表示されます キーボードの数字キー部分, ノートパソコンの場合は Enter キー左側にある演算子 *( アスタリクス ) をクリックすると, 数式入力ボックスとセル F6 に =D5* ( 図 38) と表示されます 続いて, セル E5 をクリックします =D5*E5 ( 図 39) と数式入力ボックスとセル F5 に表示されたのを確認してください ( 図 37) ( 図 38) ( 図 39) 10
数式の入力が終わったので Enter キーを押して数式を確定させます セル F5 ( 図 40) には計算結果が表示され, セル F6 がアクティブとなります 確認のためにセル F5 をアクティブにしてみると, セル F5 ( 図 41) には 計算結果 が表示され, 数式入力ボックスには 数式 が表示されます ( 図 40) ( 図 41) 6.3 数式の複写入力セル F5 に入力した数式をコピーしてセル F6:F20 に貼り付けます セル F5 のハンドルをポイントするとポインタが + に変わります ハンドルをセル F20 ( 図 42) までドラッグすると, 数式を貼り付ける範囲が赤の枠線で示されるので, 範囲に誤りがなければマウスから指を離します セル F5 の数式はセル F6:F20 ( 図 43) に貼り付けられました なにもデータが入力されていないセルをクリックして選択を解除 ( 図 44) します ( 図 42) ( 図 43) ( 図 44) ここで上書き保存をします + 11
7. 関数の使い方 7.1 SUM( サム ) 関数 合計を求める計算式を Sum( サム ) 関数といいます Sum 関数は数式バーの オート Sum ボタンを使って簡単に入力すること ができます Sum 関数を使うと, 合計したい範囲を指定するだけで簡単に合計を求めることができます 演算子を使う場合 Sum 関数を使う場合 =E5+E6+E7+E8+E9+E10+E11+E12+E13+E14+E15+E16+E17+E18+E19+E20 =SUM(E5:E20) 合計するという関数名 ( 合計するセルの範囲 ) 7.2 関数を使って合計を求める ( 図 45) オート Sum ボタンを使って, セル E21 に数量の合計が表示されるようにします さらに, セル F21 の数式をコピーして セル E21 に貼り付けます 合計値を入れるセル E21 ( 図 45) を アクティブにします 12
Sum 関数を入力します オート Sum ボタンをクリック ( 図 46) すると, セル E5:E20 が計算範囲を示す青い線で囲まれ, 数式 入力ボックスとセル E21 に =SUM(E5:E20) ( 図 47) と表示されます ( 図 46) ( 図 47) 計算範囲に誤りがなければ, 数式バーの緑のチェックマークをクリック ( 図 48) します ( 図 48) 13
数式バーの表示が変わり ( 図 49) ました チエックマークをクリックすると Sum 関数が確定して, セルの範囲指定していた 青い線と, セルの範囲を示す反転表示が消え, 答えが入力されます ( 図 49) つぎに, セル E21 の数式をコピー してセル F21 に貼り付けます セル E21 のハンドルをポイントして, セル F21 へドラッグ( 図 50) すると, 数式をコピーするセルは緑色の枠で, 数式を貼り付けるセルは赤色の枠で囲まれ, この状態で間違いがないか確認します 範囲指定に誤りがなければ, マウス から指を離すと計算結果が反転 ( 図 51) した状態で表示されています なにもデータが入力されていないセルをクリックして選択を解除 ( 図 52) します ( 図 50) ( 図 51) ( 図 52) 14
セル F21 をクリックします セル F21 がアクティブ( 図 53) になり, 数式入力ボックスには関数を使った数式 SUM(F5:F22 が表示されています ( 図 53) 保存してあるデータを更新するため, 標準バーにあるフロッピィディスクのアイコンをクリックして上書き保存をします 8. ブックの保存 上書き保存をしたので, これまで練習したワークシートが属するブックを閉じてソフトウエアの OpenOffice.org 2.0 を終了します ウインドウの右上隅にある ソフトを 閉じる ボタン ( 図 54) をクリックすると Windows の基本画面になります ( 図 54) 15