情報共有 ASP 工事監理官 簡易マニュアル ( 共有文書機能対応 ) 東北インフォメーション システムズ株式会社 工事監理官 は日本電気株式会社の登録商標です (20120419) 目次 1 起動方法 4 2 書類の決裁 7 3 書類の提出 15 4 書類一覧での操作 21 5 ASP 決裁書類の共有文書への登録 23 6 その他書類の共有文書への登録 31 7 検査用データのダウンロード 39 資料 共有文書のフォルダ階層の説明 53 1
全般的な注意事項 ブラウザの 戻る ボタンは使わない! ブラウザの 戻る ボタンは使わない 2 画面内の 戻る ボタンを使おう! 画面左のメニューを使おう! 左のメニューで画面が切り換えできる 画面内の 戻る ボタンで前の画面に戻る 3
1 起動方法 Internet Explorer にシステムのアドレス (URL) を入力 http://www.demo.cals-ec.jp/ 注 )URL は将来変更される可能性があります! ポータル画面が表示される アイコンをクリック 4 ポータル左上のアイコンをクリック ユーザ ID, パスワードを入力して ログイン をクリック ユーザ ID, パスワードを入力して ログイン をクリック 5
ユーザ ID とパスワードは, 初回のユーザ登録時に電子メールで通知されます 初回のログイン時のみ, パスワードを変更する画面が表示されます パスワードを変更してからご利用ください 6 2 書類の決裁決裁 左メニューの操作 1 書類の提出 決裁 をクリック 2 決裁 をクリック 7
決裁 一覧画面 決裁待ちの書類が一覧で表示される 複数の工事を担当している場合は工事別にグループ分けされて表示 3 確認したい書類の タイトルをクリック 8 決裁 書類の内容確認 処理 回答の記入 内容を確認して処理 回答欄を記入 決裁状況 で決裁経路 決裁状況を確認 添付ファイルがある場合は 添付確認 ボタンが表示される 4 内容を確認後 処理 回答欄を記入 5 決裁経路と今までの決裁状況を表示 6 添付ファイルの内容を確認するときクリック 9
決裁 決裁状況 決裁状況 をクリックすると決裁経路 決裁状況を確認できる 書類毎に標準の決裁経路が予め設定されている 5-2 決裁状況が確認できる 5-3 決裁経路 ( 上から順に書類が回る ) 5-1 決裁状況 をクリック 10 決裁 添付確認 (1): 添付ファイルが有る場合のみ 添付確認 をクリックすると 添付ファイルダウンロード 画面が表示される サムネイルはクリックすると拡大表示 添付ファイル名の左の ボタンをクリックするとアプリケーションで開くか, または保存することができる 6-2 添付ファイル名の左の をクリック 6-1 添付確認 をクリック 11
決裁 添付確認 (2) : 添付ファイルが有る場合のみ Windows のファイルのダウンロード画面が表示される 開く をクリックすると選択したファイルが閲覧できる 保存 をクリックすると Windows の名前を付けて保存画面が表示され 任意のフォルダ内に保存することができる 6-3 閲覧するときは 開く 保存するときは 保存 をクリック 12 決裁 書類の承認 否認 書類を承認する場合 : 承認 をクリック 書類を否認する場合 :1 書類の戻し先を指定 2 コメント に理由を記入 3 否認 をクリック 否認時は書類の戻し先を指定 また コメントに否認理由を記入 承認 または 否認 をクリック 13
複数の決裁待ち書類がある場合は, 最初の書類の決裁後に以下の画面になる 決裁する をクリックすると, 一覧に戻らずに次の書類が表示される ( 時間が節約できる ) 14 3 書類の提出提出 左メニューの操作 ( 書類の一覧が表示されているときは, この操作は不要 ) 1 書類の提出 決裁 をクリック 2 提出 をクリック 15
提出 工事の選択 案件選択 で工事を選択 提出 をクリック 3 案件選択 で工事を選択 4 提出 をクリック 16 提出 書類の選択 必要に応じて 書類提出期間 カテゴリ を変更 提出したい書類をクリック ( 右に経路が表示されるまで待つ ) 確定 をクリック 5 必要に応じて 書類提出期間 カテゴリ を変更 6 提出したい書類を選択 7 確定 をクリック 17
提出 書類の記入 副題, 日付, 内容など必要事項を記入する ファイルを添付したい時は ファイルを添付する にチェック 提出 をクリック 1 ファイルを添付したい時はチェックを入れる 2 記入後に 提出 をクリック 18 提出 ファイルの添付 (1): ファイルを添付する場合のみ ファイルを添付する をチェックして 提出 をクリックすると添付ファイル選択画面が表示 参照 をクリックすると Windows のファイル選択画面が表示 添付したいファイルを選んで 開く をクリック 2 添付したいファイルを選択 1 参照 をクリック 3 開く をクリック 19
提出 ファイルの添付 (2) : ファイルを添付する場合のみ アップロード をクリック 確認画面で OK をクリック ( 提出終了 ) 5 OK をクリック 4 アップロード をクリック 20 4 書類一覧での操作 決裁状況で絞り込んで一覧に表示する 1 表示条件 を変更 未決裁 未確認 決裁待ちの書類否認 ( 差戻 ) 否認されて戻ってきた書類すべて 承認済みも含めて全ての書類 2 検索 をクリック 検索条件 をクリックすると, より詳細な条件指定が可能 21
タイトル行の列名をクリックすると, その列をキーにして並べかえる 昇順 降順の切り換えは, 列名をさらにクリック 発議事項 をクリックして並び換えた例 書類種別 発議事項 タイトル 状況 提出日 は並び換え可能 22 5 ASP 決裁書類の共有文書への登録 ASP 上で提出 決裁した書類を共有文書に登録する 1 左メニューの 共有文書 検査支援 をクリックし, 登録 検索 をクリックする 23
共有文書の登録用画面が表示される 画面を広くするため左メニューが一度消えますが, 画面上部の メニューを表示 をクリックすると左メニューが表示されます 2 案件を選択する 3 決裁済み書類が 未分類 というフォルダに登録されているので, クリックして開く 24 4 書類のタイトルをクリックする 25
鏡が別画面で表示されます ( 打合せ簿の指示 通達 などを確認できます ) 5 ( 分類 ) 書類別 の右にある 選択 をクリックする ( 分類 ) プロセス別以下は入力不要 26 6 登録 ( 移動 ) したいフォルダを選ぶ 7 選択 をクリックする 27
[ 参考 ] 主な登録先フォルダ 共有文書機能のフォルダ 格納する書類 (ASP 提出 決裁 ) 11 施工管理 01 打合せ簿 01 指示 打合せ簿 ( 指示 ) 02 協議 打合せ簿 ( 協議 ) 03 承諾 打合せ簿 ( 承諾 ) 04 提出 打合せ簿 ( 提出 ) 05 報告 打合せ簿 ( 報告 ) 04 材料確認 05 段階確認 06 確認 立会 06 通知 打合せ簿 ( 通知 ) 材料確認願段階確認書確認 立会願 13 工程管理 01 履行報告 履行報告書 詳細については巻末の資料 共有文書機能のフォルダ構成 を参照してください 28 選択したフォルダが入力されます 8 書類変更 をクリックする 29
この画面が消えるまでお待ちください 30 6 その他書類の共有文書への登録 紙の書類などを電子化して共有文書に登録する 登録する書類はあらかじめ PDF 形式等で電子化しておく 1 左メニューの 共有文書 検査支援 をクリックし, 登録 検索 をクリックする 31
共有文書の登録用画面が表示される 画面を広くするため左メニューが一度消えますが, 画面上部の メニューを表示 をクリックすると左メニューが表示されます 2 案件を選択する 3 文書を登録したいフォルダを選択する 32 4 追加 をクリックする 33
5 登録する書類のタイトルを入力する 6 参照 をクリックする 34 7Windows のファイル選択画面が表示されるので 登録したいファイルを選択して 開く をクリックする 35
登録するファイル名が入力されている 登録先のフォルダ名が入力されている 登録する書類が複数の電子ファイルの場合は, 二つ目以降のファイルをここから順に登録する 8 書類登録 をクリックする 36 この画面が消えるまでお待ちください 37
3 で選択したフォルダに書類が登録されます 38 7 検査用データのダウンロード 検査用に出力する書類を指定する 1 左メニューの 共有文書 検査支援 をクリックし, 検査対象設定 出力 をクリックする 39
検査対象設定用の画面が表示される 画面を広くするため左メニューが一度消えますが, 画面上部の メニューを表示 をクリックすると左メニューが表示されます 2 案件を選択する 3 文書が登録されているフォルダを選択する フォルダ名の右の () 内が登録されている書類数 40 現在開いているフォルダ内の全ての文書を検査対象にする場合は 検査対象全選択 をクリックする 4 出力に含めたい書類は 検査対象 にチェックを入れる 41
5 出力に含めたい書類全てにチェックを入れ終わったら 一括出力 をクリックする チェックが入っている書類だけが出力されます 他のフォルダも同様に 出力に含めたい書類は 検査対象 にチェックを入れておいてください 42 この画面が表示されたら OK をクリックする この時点ではデータ作成処理が予約されるだけです データがダウロードできるようになるまで 若干時間がかかります 43
検査用データをダウンロードする 6 左メニューの 共有文書 検査支援 をクリックし, 一括ダウンロード をクリックする 44 ダウンロード用の画面が表示される 画面を広くするため左メニューが一度消えますが, 画面上部の メニューを表示 をクリックすると左メニューが表示されます 2 案件を選択する 3 状況確認 をクリックする 45
状態が 実行終了 になっているとダウンロードできます 4 分割サイズを指定する 100MB 以下を推奨します 5 ダウンロード をクリックする ファイルサイズが大きい場合は指定した分割サイズで分割されます 画面の説明に従ってダウンロードし結合してください 46 この画面が表示されたら OK をクリックする 47
6 保存 をクリックする 48 7PC 内のフォルダを選んで 保存 をクリックする 49
ダウンロードした ZIP ファイルを解凍するとフォルダ分けされたデータが表示される 書類がひとつも格納されなかったフォルダは出力されません 書類ひとつにつき, ひとつのフォルダが存在します フォルダの名前は ASP 上の書類の副題 ( 後ろに番号 ) 50 内容を確認したい書類のフォルダを開く 長い英数字.PDF は ASP で決裁した書類の鏡 書類に添付したファイルは, 添付したときのファイル名で格納されている 51
書類の鏡や添付ファイルを開くと内容が確認できる 52 資料 : 共有文書のフォルダ階層の説明 (1) 共有フォルダ (Rev3) 書類の名称 ( 代表例 ) 第 1 階層第 2 階層 ( 第 3 階層 ) 設計業務報告書 01 調査 設計成果詳細設計図共通仕様書特記仕様書発注図 変更図を含む 02 設計図書現場説明書質問回答書工事数量総括表 03 前工事の図面工事完成図 ( 必要に応じて発注者が登録 )) 現場代理人等通知書建退共証紙掛金収納書 請求書請負代金内訳書 04 契約関連書類工事工程表 VE 提案書 ( 契約後 VE) 品質証明員通知書 53
資料 : 共有文書のフォルダ階層の説明 (2) 共有フォルダ (Rev3) 書類の名称 ( 代表例 ) 第 1 階層第 2 階層 ( 第 3 階層 ) 施工計画書 05 計画書総合評価計画書 IS09001 品質計画書設計図書の照査確認資料 06 設計照査工事測量成果表工事測量結果 07 施工体制台帳施工体制台帳 08 施工体系図施工体系図 54 資料 : 共有文書のフォルダ階層の説明 (3) 共有フォルダ (Rev3) 第 1 階層第 2 階層 ( 第 3 階層 ) 書類の名称 ( 代表例 ) 11 施工管理 01 打合せ簿 01 指示 工事打合せ簿 ( 指示 ) 02 協議 工事打合せ簿 ( 協議 ) 03 承諾 工事打合せ簿 ( 承諾 ) 04 提出 工事打合せ簿 ( 提出 ) 05 報告 工事打合せ簿 ( 報告 ) 02 関係機関協議 03 近隣協議 04 材料確認 05 段階確認 06 確認 立会 06 通知 工事打合せ簿 ( 通知 ) 関係機関協議資料近隣協議資料材料確認書段階確認書確認 立会依頼書 第 2 階層まではガイドライン準拠 第 3 階層はASP 独自の分類 55
資料 : 共有文書のフォルダ階層の説明 (4) 共有フォルダ (Rev3) 第 1 階層第 2 階層 ( 第 3 階層 ) 書類の名称 ( 代表例 ) 12 安全管理 工事事故速報 13 工程管理 01 履行報告 工事履行報告書 14 出来形管理 01 出来形管理資料 出来形管理図表 02 数量計算書 出来形数量計算書 15 品質管理 01 品質管理資料 品質管理図表 02 品質証明資料 材料品質証明資料品質証明書 再生資源利用計画書 ( 実施書 ) 01 建設リサイクル再生資源利用促進計画書 ( 実施書 ) 16その他 02 創意工夫創意工夫 社会性等に関する実施状況 03イメージアップ 工事現場のイメージアップの実施状況 56