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目次 はじめに サービス内容........................................................... 10 基本サービス......................................................... 10 オプションサービス................................................... 11 お客様のご利用環境について........................................... 12 モバイル端末からのアクセスについて................................... 12 管理者による利用者機能の制限........................................... 13 IP アドレスによる利用制限............................................. 13 携帯電話サービスの利用者選択......................................... 13 営業支援機能の利用者選択............................................. 13 スマートフォン機能の利用者選択....................................... 13 利用者機能の選択..................................................... 13 アドレス帳の利用制限................................................. 14 設定機能の一括変更と利用制限......................................... 14 その他の利用制限..................................................... 15 お問い合わせ窓口....................................................... 17 電話 FAX でのお問い合わせ........................................... 17 ホームページからのお問い合わせ....................................... 17 ウイルスチェックサービスについて....................................... 18 ウイルスチェックが行われる操作....................................... 18 ウイルス付きのファイルを登録した場合................................. 18 ウイルス付きのファイルを参照した場合................................. 19 登録完了のお知らせ の見方............................................ 20 アルファオフィスメガタイプの場合.................................... 20 アルファオフィスギガタイプの場合.................................... 21 オプションサービスのお申し込み......................................... 22 基本設定 ログイン / ログアウト................................................... 24 ログインする ( アルファオフィスメガタイプ )........................... 24 ログインする ( アルファオフィスギガタイプ )........................... 25 ログアウトする....................................................... 26 管理者メニューの画面説明............................................. 27 グループの登録......................................................... 28 グループ設定画面を表示する........................................... 28 グループを新規登録する............................................... 28 グループ名を変更する................................................. 29 グループを削除する................................................... 30 グループに所属するユーザーを設定する................................. 30 グループに所属するユーザーを一括設定する............................. 32 グループに所属するユーザーを削除する................................. 34 グループに所属するユーザー一覧をファイル出力する..................... 35 グループ一覧を並び替える............................................. 36 1
すべてのユーザー グループの並び順を変更する........................ 37 ユーザーの登録......................................................... 39 ユーザー設定画面を表示する........................................... 39 ユーザーを新規登録する............................................... 39 ユーザーをファイルから一括登録する................................... 41 登録内容を変更する................................................... 44 ユーザーのパスワードを変更する....................................... 46 ユーザーを削除する................................................... 47 ユーザー一覧をファイル出力する....................................... 47 ユーザーを検索する................................................... 49 登録したユーザー数を確認する......................................... 50 パスワード有効期限設定画面を表示する................................. 50 パスワードの有効期限を設定する....................................... 51 パスワードの有効期限をユーザーごとに設定する......................... 52 パスワードポリシーを設定する......................................... 53 パスワード変更許可を設定する......................................... 54 パスワードの変更履歴を確認する....................................... 54 変更履歴一覧をファイル出力する....................................... 55 変更履歴を確認するユーザーを検索する................................. 56 グループ内の並び順を設定する......................................... 57 ユーザー登録のお知らせ 送信の有無を設定する........................ 58 利用者の選択........................................................... 59 利用者選択画面を表示する............................................. 59 携帯電話サービスのユーザーを選択する................................. 60 携帯電話サービス利用の初期状態を設定する............................. 61 営業支援機能のユーザーを選択する..................................... 61 営業支援機能利用の初期状態を設定する................................. 62 スマートフォン機能のユーザーを選択する............................... 63 スマートフォン機能利用の初期状態を設定する........................... 64 ログイン履歴の確認..................................................... 65 ログイン状況を確認する............................................... 65 月単位の履歴をファイル出力する....................................... 66 サーバー利用状況の確認................................................. 68 サーバーの利用状況を確認する......................................... 68 利用機能を設定する..................................................... 70 利用者設定の管理....................................................... 71 設定を一括変更する................................................... 71 変更許可を設定する................................................... 81 表示画面の設定......................................................... 82 ヘッダーに表示するタイトルを設定する................................. 82 一覧ページの表示件数を設定する....................................... 82 休日 平日の設定..................................................... 83 定休日を設定する..................................................... 86 管理者の設定........................................................... 87 管理者情報の表示を設定する........................................... 87 管理者メールアドレスを変更する....................................... 88 管理者パスワードを変更する........................................... 88 代理管理者設定とは................................................... 89 代理管理者設定画面を表示する......................................... 89 代理管理者を設定する................................................. 90 代理管理者の設定を削除する........................................... 91 2
IP アドレス制限の設定.................................................. 92 IP アドレス制限設定の手順............................................. 92 アルファオフィス画面を表示する....................................... 92 許可 IP アドレスを新規登録する........................................ 93 登録内容を変更する................................................... 94 許可 IP アドレスを削除する............................................ 94 IP アドレス制限をグループごとに設定する............................... 95 IP アドレス制限をユーザーごとに設定する............................... 96 IP アドレス設定一覧をファイル出力する................................. 97 IP アドレス制限の初期状態を設定する................................... 98 スマートフォン専用画面への制限を設定する............................. 99 通知メール送信者アドレスの設定........................................ 100 通知メール送信者アドレス設定とは.................................... 100 通知メールの送信者アドレスを設定する................................ 100 グループウェア 掲示板の登録.......................................................... 102 掲示板設定画面を表示する............................................ 102 掲示板を新規登録する................................................ 102 掲示板名を変更する.................................................. 103 掲示板を削除する.................................................... 104 掲示板一覧を並び替える.............................................. 104 新着表示日数を設定する.............................................. 105 有効期限を設定する.................................................. 106 参照履歴の表示を設定する............................................ 106 変更権限を設定する.................................................. 107 掲示板グループの登録.................................................. 108 アクセス権の初期状態を設定する...................................... 108 グループ設定画面を表示する.......................................... 108 グループを新規登録する.............................................. 109 グループ名を変更する................................................ 110 グループを削除する.................................................. 110 アクセス権をグループごとに設定する.................................. 111 アクセス権をユーザーごとに設定する.................................. 112 アクセス権一覧をファイル出力する.................................... 114 グループに所属する掲示板を設定する.................................. 115 グループに所属する掲示板を削除する.................................. 116 グループ一覧を並び替える............................................ 117 メールで登録設定 ( 掲示板 )............................................. 119 メールで登録設定画面を表示する...................................... 119 登録できるユーザーを設定する........................................ 119 登録できるユーザーを変更する........................................ 121 登録できるユーザーを削除する........................................ 122 掲示板アクセス履歴の確認............................................. 123 日単位の履歴を確認する.............................................. 123 月単位の履歴をファイル出力する...................................... 124 スケジューラアクセス権の登録......................................... 126 アクセス権の初期状態を設定する...................................... 126 アクセス権設定画面を表示する........................................ 126 アクセス権をグループごとに設定する.................................. 127 アクセス権をユーザーごとに設定する.................................. 128 アクセス権一覧をファイル出力する.................................... 130 3
スケジューラ分類 ( スケジュール種類 ) の登録........................... 131 分類設定画面を表示する.............................................. 131 分類を新規登録する.................................................. 131 分類を変更する...................................................... 132 分類を削除する...................................................... 133 分類一覧を並び替える................................................ 133 スケジューラ操作履歴の確認........................................... 135 日単位の履歴を確認する.............................................. 135 月単位の履歴をファイル出力する...................................... 136 スケジューラスケジュールのエクスポート............................... 138 スケジュールをエクスポートする...................................... 138 スケジューラスケジュールの保存期間設定............................... 140 スケジュール / 施設予約の保存期間を設定する.......................... 140 施設グループの登録.................................................... 141 アクセス権の初期状態を設定する...................................... 141 グループ設定画面を表示する.......................................... 141 グループを新規登録する.............................................. 142 グループ名を変更する................................................ 143 グループを削除する.................................................. 143 グループ一覧を並び替える............................................ 144 アクセス権をグループごとに設定する.................................. 144 アクセス権をユーザーごとに設定する.................................. 146 アクセス権一覧をファイル出力する.................................... 148 グループに所属する施設を設定する.................................... 149 グループに所属する施設を削除する.................................... 150 施設の登録........................................................... 151 施設設定画面を表示する.............................................. 151 施設を新規登録する.................................................. 151 施設名を変更する.................................................... 152 施設を削除する...................................................... 153 施設一覧を並び替える................................................ 153 施設分類 ( 予約分類 ) の登録........................................... 155 分類設定画面を表示する.............................................. 155 分類を新規登録する.................................................. 155 分類を変更する...................................................... 156 分類を削除する...................................................... 157 分類一覧を並び替える................................................ 157 施設操作履歴の確認................................................... 159 日単位の履歴を確認する.............................................. 159 月単位の履歴をファイル出力する...................................... 160 共有リンクの登録...................................................... 162 リンク設定画面を表示する............................................ 162 リンクを新規登録する................................................ 162 リンクを変更する.................................................... 163 リンクを削除する.................................................... 164 リンク一覧を並び替える.............................................. 164 アドレス帳の登録...................................................... 166 得意先アドレス帳をファイルから一括登録する.......................... 166 得意先アドレス帳のグループを設定する................................ 169 アクセス権を設定する................................................ 173 エクスポート権限を設定する.......................................... 174 4
メール送信許可を設定する............................................ 175 アドレス帳の名称を変更する.......................................... 176 利用者選択の初期状態を設定する...................................... 177 利用者選択画面を表示する............................................ 178 アドレス帳の利用者をグループごとに設定する.......................... 178 アドレス帳の利用者をユーザーごとに設定する.......................... 179 利用者選択一覧をファイル出力する.................................... 180 管理者からのお知らせ の登録......................................... 182 URL を指定して登録する.............................................. 182 表示内容を入力して登録する.......................................... 183 回覧板の管理.......................................................... 186 回覧期限を設定する.................................................. 186 回覧履歴データ管理画面を表示する.................................... 187 回覧履歴データを参照する............................................ 187 添付ファイルを参照する.............................................. 189 回覧履歴データを削除する............................................ 190 アクセス履歴を確認する.............................................. 190 変更許可を設定する.................................................. 193 回覧先表示の初期状態を設定する...................................... 194 回覧先表示設定画面を表示する........................................ 194 回覧先表示をグループごとに設定する.................................. 195 回覧先表示をユーザーごとに設定する.................................. 196 回覧先表示設定一覧をファイル出力する................................ 198 ドキュメント管理 キャビネットの登録.................................................... 200 アクセス権の初期状態を設定する...................................... 200 キャビネット設定画面を表示する...................................... 201 キャビネットを新規登録する.......................................... 201 登録内容を変更する.................................................. 202 キャビネットを削除する.............................................. 203 キャビネットを移動する.............................................. 204 キャビネット一覧を並び替える........................................ 204 アクセス権をグループごとに設定する.................................. 205 アクセス権をユーザーごとに設定する.................................. 207 アクセス権一覧をファイル出力する.................................... 209 新着表示日数を設定する.............................................. 209 有効期限を設定する.................................................. 210 ダウンロードログの表示を設定する.................................... 211 履歴管理の表示を設定する............................................ 211 キャビネットの一覧画面の表示項目を設定する.......................... 212 キャビネット分類 ( ファイル種類 ) の登録............................... 214 分類設定画面を表示する.............................................. 214 分類を新規登録する.................................................. 214 分類を変更する...................................................... 215 分類を削除する...................................................... 216 分類一覧を並び替える................................................ 216 キャビネット項目名の登録............................................. 218 項目名を変更する.................................................... 218 メールで登録設定 ( キャビネット )....................................... 219 メールで登録設定画面を表示する...................................... 219 登録できるユーザーを設定する........................................ 219 5
登録できるユーザーを変更する........................................ 221 登録できるユーザーを削除する........................................ 222 キャビネットアクセス履歴の確認....................................... 223 日単位の履歴を確認する.............................................. 223 月単位の履歴をファイル出力する...................................... 224 キャビネット管理者の設定.............................................. 226 キャビネット管理者設定とは.......................................... 226 キャビネット管理者設定画面を表示する................................ 226 キャビネット管理者を設定する........................................ 227 キャビネット管理者一覧をファイル出力する............................ 228 キャビネットの一括登録................................................ 229 キャビネットの一括登録とは.......................................... 229 キャビネットに一括登録する.......................................... 229 キャビネットデータの管理.............................................. 231 キャビネットデータ管理画面を表示する................................ 231 キャビネットデータの詳細情報を確認する.............................. 231 ファイルをダウンロードする.......................................... 232 キャビネットデータを削除する........................................ 233 ファイル送受信利用者操作履歴の確認................................... 234 日単位の履歴を確認する.............................................. 234 月単位の履歴をファイル出力する...................................... 235 ファイル送受信得意先操作履歴の確認................................... 237 日単位の履歴を確認する.............................................. 237 月単位の履歴をファイル出力する...................................... 238 ファイル送受信署名の設定............................................. 240 ファイル送受信送受信ポリシーの設定................................... 241 送受信ポリシー設定画面を表示する.................................... 241 パスワード必須の設定を行う.......................................... 241 パスワード自動生成許可を設定する.................................... 242 パスワードポリシーを設定する........................................ 243 有効期限を設定する.................................................. 243 ワークフロー to キャビネットの設定.................................... 245 ワークフロー to キャビネットとは..................................... 245 連携キャビネットを新規登録する...................................... 246 キャビネット用申請書の設定を確認する................................ 247 キャビネット用申請書を新規登録する.................................. 248 キャビネット用申請書を変更する...................................... 253 キャビネット用申請書を削除する...................................... 255 キャビネット用申請書をコピーする.................................... 255 申請書の項目設定方法 ( キャビネット項目 )............................. 256 利用者選択の初期状態を設定する...................................... 259 利用者選択 ( キャビネット申請書 ) 画面を表示する...................... 260 キャビネット用申請書の利用者をグループごとに設定する................ 261 キャビネット用申請書の利用者をユーザーごとに設定する................ 263 利用者選択一覧をファイル出力する.................................... 265 経路をチェックする.................................................. 266 連携キャビネットの一覧画面の表示項目を設定する...................... 269 ワークフロー カテゴリの登録........................................................ 272 6
カテゴリ設定画面を表示する.......................................... 272 カテゴリを新規登録する.............................................. 272 カテゴリ名を変更する................................................ 273 カテゴリを削除する.................................................. 274 カテゴリ一覧を並び替える............................................ 274 申請書の登録.......................................................... 276 申請書設定画面を表示する............................................ 276 申請書の設定を確認する.............................................. 276 申請書を新規登録する................................................ 277 申請書を変更する.................................................... 281 申請書を削除する.................................................... 287 申請書をコピーする.................................................. 288 申請書一覧を並び替える.............................................. 288 申請書の項目設定方法................................................ 289 申請書をインポートする.............................................. 298 申請書をエクスポートする............................................ 299 利用者選択の初期状態を設定する...................................... 300 利用者選択 ( 申請書 ) 画面を表示する.................................. 301 申請書の利用者をグループごとに設定する.............................. 302 申請書の利用者をユーザーごとに設定する.............................. 303 利用者選択一覧をファイル出力する.................................... 305 経路をチェックする.................................................. 306 申請データの管理...................................................... 310 申請データ管理画面を表示する........................................ 310 申請データを参照する................................................ 310 添付ファイルを参照する.............................................. 311 申請データを削除する................................................ 312 申請データファイル出力画面を表示する................................ 313 申請データをファイル出力する........................................ 314 申請データと添付ファイルをファイル出力する.......................... 315 データを削除する.................................................... 319 アクセス履歴を確認する.............................................. 319 申請データをチェックする............................................ 322 画面表示の設定........................................................ 324 確認者表示を設定する................................................ 324 判子表示を設定する.................................................. 324 営業支援 報告書の管理.......................................................... 328 報告書設定画面を表示する............................................ 328 報告書の設定を確認する.............................................. 329 報告書を新規登録する................................................ 330 報告書を変更する.................................................... 332 報告書を削除する.................................................... 337 報告書をコピーする.................................................. 338 報告書一覧を並び替える.............................................. 338 報告書の項目設定方法................................................ 339 利用者選択の初期状態を設定する...................................... 346 利用者選択画面を表示する............................................ 347 報告書の利用者をグループごとに設定する.............................. 348 報告書の利用者をユーザーごとに設定する.............................. 349 報告書の編集期限を設定する.......................................... 351 活動一覧表示を設定する.............................................. 351 7
削除ポリシーを設定する.............................................. 352 案件管理表の設定...................................................... 354 案件とは........................................................... 354 案件管理表設定画面を表示する........................................ 354 案件管理表の入力項目を設定する...................................... 354 顧客管理情報の設定.................................................... 360 顧客管理情報とは.................................................... 360 顧客管理設定画面を表示する.......................................... 360 顧客情報の入力項目を設定する........................................ 361 顧客管理情報をファイルから一括登録する.............................. 366 顧客管理情報を参照する.............................................. 370 顧客管理情報を削除する.............................................. 373 データの管理.......................................................... 375 アクセス履歴を確認する.............................................. 375 営業支援データをファイル出力する.................................... 377 補足 - 制限事項 - ご利用における制限事項と入力制限一覧.................................. 384 基本サービス........................................................ 384 オプションサービス.................................................. 387 索引................................................................. 392 本書の内容の一部または全部を無断転載することは禁止されています 本書の内容の複製または改変などを当社の許可なく行うことは禁止されています 本書の内容に関しては 将来予告なく変更することがあります 本書で取り上げたソフトウェアの変更 ホームページの構成 デザイン 内容の変更 それに伴って発生する損失 逸失利益に関し 当社はいかなる責任も負いかねます 本書に記載されている社名および商品名は 各社の商標または登録商標です 本書は 2017 年 10 月時点での情報を元に作成しています 会員サイトから 最新の ご利用の手引き をダウンロードできます アルファオフィスメガタイプアルファオフィスギガタイプ http://mega.alpha-office.jp/ http://giga.alpha-office.jp/ 8