自治会等に関する調べ 記入の手引き 変更になった報償金制度に ついても説明します 提出期限 平成 3 年 5 月 3 日 金 所沢市役所 市民部 地域づくり推進課 359-850 所沢市並木 -- 04-998-9083 a9083@city.tokorozawa.lg.jp 所沢市のホームページから 書類をダウンロードできます
目次 制度の変更点... 自治協力報償金と行政協力委員報償金の一本化... 報償金の算出方法の変更... 報償金の振込日/振込先の変更... 3 行政協力委員の推薦が不要に... 3 加入世帯 活動状況がわかる書類 総会資料など の提出が必要に... 3 制度の変更に関して よくある質問... 4 提出書類の種類と提出方法... 5 提出する書類... 5 提出方法... 6 出張受付の日程... 7 自治会等に関する調べ 兼 口座振替依頼書 の書き方... 8 団体情報までの部分... 8 代表者情報... 9 関連情報... 9 自治会の口座情報... 0 市からの回覧文書の送付先... 個人情報の取扱いについて...
制度の変更点 change 変更点のご案内 自治協力報償金と行政協力委員報償金の一本化 行政協力委員報償金 と 自治協力報償金 の２つの報償金の違いが分かりづらい 状況であったこと 行政協力委員を推薦 委嘱状の配付による事務負担があったこと から ２つの報償金を集約し 市政運営に協力いただくお礼として自治会へ交付する ものに変更いたします このことは 所沢市地域がつながる元気な自治会等応援条例 の趣旨である自治会等の負担軽減にもつながります 自治協力報償金 行政協力委員報償金 一本化 新 自治協力報償金 新 自治協力報償金とは 市政運営への次の協力を行う自治会 町内会に対する報償金です 具体例 ①市との連携及び連絡調整 各種委員の推薦や会議への参加など ②市が主催する事業への参加促進 防災訓練や環境美化の日への参加など ③地域の課題解決のための市との連携 防犯灯の維持管理に関することなど ④市政情報の伝達 行政回覧など --
報償金の算出方法の変更 報償金の一本化にともない 報償金額の算出方法が変更になります 平成 30 年度の 実績 加入世帯数 / 回覧世帯数 を新制度に適用した場合 全ての自治会 町内会 で旧制度と同額以上の報償金額となります 旧制度 年額 新制度 年額 ①自治協力報償金 ①自治協力報償金 加入世帯数 00 円 加入世帯 49 世帯までの場合 一律 35,000 円 ②行政協力委員報償金 代表者,000 円+(回覧世帯数 50 円) 加入世帯 50 世帯以上の場合 委員 基本額 5,000 円 +(加入世帯 500 円) 加算額 未加入世帯への回覧数 300 円,500 円 新制度のイメージ 報償金の額 加算額 自治会未加入で 回覧のみ実施している世帯数 300 円 加入世帯数 500 円 一律 35,000 円 ( 49 世帯) 基礎額 5,000 円 世帯数 50 世帯 --
報償金の振込日/振込先の変更 報償金の一本化により 支給日が 回になり 支給先は自治会口座になります 旧制度 新制度 ①自治協力報償金 ①自治協力報償金 8 月に振り込み 8 月に振り込み 自治会口座へ振り込み 自治会口座へ振り込み ②行政協力委員報償金 3 月に振り込み 個人口座へ振り込み * 委任があった場合には 自治会口 座へ一括して振り込み 行政協力委員の推薦が不要に 平成 3 年度からは報償金が一本化することにより 行政協力委員の推薦が不要にな り ご提出いただく書類も簡略化されます 加入世帯 活動状況がわかる書類 総会資料など の提出が必要に 報償金の算定の基礎となる加入世帯数等を把握するため 総会資料などをご提出いた だくことといたしましたので ご協力ください -3-
制度の変更に関してよくある質問 Q A 行政回覧は回さなくていいの? 回覧は 地域の皆様にとって有効な情報伝達手段であり コミュニティの面からも大切なものと考えております 今後は 自治協力報償金交付の趣旨である市政運営への協力として 引き続き回覧へのご協力をお願いいたします なお 市は自治会の事務負担を軽減するため 行政回覧利用のガイドラインを作成し 回覧文書の縮減に努めていきます Q A 行政協力委員への委嘱状の交付はなくなるの? 委嘱状は 行政協力委員個人へ行政事務への協力を依頼していたことから交付していたものです 平成 3 年度から行政協力委員報償金が自治協力報償金に集約されることに伴い 委嘱状の交付はなくなります Q A 報償金の使い方に制限はあるの? 交付された報償金の用途は 自治会 町内会の中で決めていただいてかまいません また 役員の方々は自治会活動のために通信費や交通費など負担が多いことから ルールを明確にして 相応の額を支払っている自治会もあります Q A なぜ総会資料を提出しないといけないの? 報償金をお支払いするにあたり 加入世帯を把握する必要があります 一般的に総会資料には そうした内容の記載があるものと考え 皆様の事務負担軽減にもつながることから ご協力をお願いするものです なお ご提出いただいた総会資料には個人情報が含まれる場合もあることから 市で適正に管理いたします - 4 -
提出書類の種類と提出方法 何を いつ どこで 提出する書類 ❶ 自治会等に関する調べ 兼 口座振替依頼書 ❷ 自治会の加入世帯 活動状況がわかる書類 総会資料または 自治会等 活動計画 収支計画 報告書 次のページ を参考に ❸ アンケート 未加入世帯への回覧を実施している団体のみ 報償金の一本化により行政協力委員の推薦が不要になり ❶自治会等に関する調べ の 様式が大幅に簡略化されました また 平成 3 年度からは新たに ❷自治会の加入世帯 活動状況がわかる書類 として 総会資料を提出できる場合には総会資料を 総会資料の提出が難しい場合は 自治会等 活 動計画 収支計画 報告書 様式あり をご提出ください 自治協力報償金を支給させてい ただくにあたり 加入世帯数や活動状況を確認するために ① 活動報告 / 活動計画 ② 収 支決算 / 収支予算 の部分を確認させていただきます なお 未加入世帯への回覧を実施している場合は ❸アンケート の提出をお願いいたし ます -5-
提出書類の フローチャート Q 総会資料は提出できますか はい いいえ Q Q 未加入世帯への回覧は 未加入世帯への回覧は 実施してない 実施してる ❶調べ ❶調べ ❷総会資料 ❷総会資料 実施してる ❸ｱﾝｹｰﾄ 実施してない ❶調べ ❶調べ ❷活動計画 収支 ❷活動計画 収支 計画報告書 計画報告書 ❸ｱﾝｹｰﾄ 提出方法 提出先 各まちづくりセンター または 地域づくり推進課 市役所 5 階 *まちづくりセンター 出張受付の時以外は受け取りのみ 提出期限 平成 3 年 5 月 3 日 金 -6-
出張受付の日程 下記の日程で地域づくり推進課の職員が各まちづくりセンターへお伺いし 書類の受付業務 を行います 書類の書き方がわからない 質問したいことがある などの場合にも ご都 合に合わせてご利用ください No. 日時 場所 4 月 4 日 (水) 9:30-:30 新所沢まちづくりセンター 学習室２号 4 月 4 日 (水) 4:00-6:00 並木まちづくりセンター 研修室２号 3 4 月 5 日 (木) 9:30-:30 松井まちづくりセンター 学習室１号 4 4 月 5 日 (木) 4:00-6:00 新所沢東まちづくりセンター 研修室５号 5 4 月 6 日 (金) 9:30-:30 所沢まちづくりセンター 学習室１号 ２号 6 5月8日 (水) 9:30-:30 吾妻まちづくりセンター 学習室２号 ３号 7 5 月 0 日 (金) 9:30-:30 富岡まちづくりセンター 会議室１号 8 5 月 0 日 (金) 4:00-6:00 三ケ島まちづくりセンター 学習室３号 9 5 月 3 日 (月) 9:30-:30 小手指まちづくりセンター 学習室３号 0 5 月 3 日 (月) 4:00-6:00 山口まちづくりセンター 学習室２号 5 月 4 日 (火) 4:00-6:00 柳瀬まちづくりセンター 学習室１号 5 月 5 日 (水) 9:30-:30 小手指公民館分館 研修室 3 5 月 6 日 (木) 9:30-:30 松井まちづくりセンター 学習室１号 -7-
自治会等に関する調べ 兼 口座振替依頼書 の書き方 団体情報までの部分 3 5 6 4 項目名 書き方など 日付 記入日をご記入ください 印 代表者の個人印を押印ください 3 団体名 自治会 町内会等の名称をご記入ください 4 加入世帯数 自治会 町内会等に加入している世帯数をご記入くださ い 報償金の算定基礎になります 5 6 自治会未加入で回覧 自治会 町内会等には未加入で 回覧のみ実施している のみ実施している世 世帯があれば その世帯数と回覧の実施方法をご記入く 帯数 ださい 報償金の算定基礎になります 回覧文書の必要枚数 市から回覧物 行政回覧 を依頼する場合 ここにご記 入いただいた枚数を送付します -8-
代表者情報 3 4 5 6 7 項目名 書き方など 氏名 代表者の氏名をご記入ください 電話 代表者の電話番号をご記入ください 3 役職名 会長 区長 など 代表者の役職をご記入ください 4 在職年数 代表職を務めている年数をご記入ください 5 住所 代表者の住所をご記入ください 6 E-mail 任意 代表者のメールアドレスをご記入ください 定例的な業務では利 用しませんが 個別の連絡に利用することがあります 7 個人情報の取扱 自治会等に関する調べ 兼 口座振替依頼書 の裏面 及び本紙 いの同意 最終ページに記載した 個人情報の取扱いについて をお読みい ただき 同意のチェックマークをご記入ください 関連情報 項目名 書き方など 会計担当者 口座名義に会計者名が入っている場合には必ずご記入ください その他連絡先 代表者へ連絡がつかない場合などに利用します -9-
自治会の口座情報 3 4 5 項目名 書き方など 登録/変更希望日 代表者の交代などにより口座情報 名義など が変更になる場 合には 変更希望日をご記入ください 金融機関に変更を届け る日と同日が好ましいです * 5 月末までは前年度申請分の補助金等 集団資源回収報事業 報償金など が振り込まれる場合があるので 指定がない場 合は 6 月 日付けで市の口座情報を変更します 金融機関 金融機関名と支店名をご記入ください 3 預金種目 一般的な総合口座の場合は 普通 です 4 口座番号 7 桁の口座番号をご記入ください 5 口座名義 役職名の漏れなどがないように 正確に口座名義をご記入くだ さい 通帳に正確な口座名義が記載されている場合が多いで す 注意 ゆうちょ銀行を指定する場合 通帳を開いた ページ目に振り込み依頼用の支店名 口座番号が記載されている場合が 多いです わからなければ 記号 5 桁 番号 8 桁 をご記入ください このように書いてある場合が多いです 通帳 ページ目 - 0 -
市からの回覧文書の送付先 項目名 書き方など 送付先の希望 どちらか一方をチェックしてください その他の住所 の場 合は 住所 / あて名 / 電話番号 欄もご記入ください 住所 / あて名 / その他の住所 にチェックした場合のみ ご記入ください 電話番号 注意 回覧物以外の文書の送付について ここで指定できるのは 回覧文書 の送付先のみです 回覧文書以外の市からの通知な どは代表者様へ送付いたしますのでご注意ください - -
個人情報の取扱いについて 自治会等に関する調べ兼口座振替依頼書 に記入していただいた個人情報は 次のとお り取り扱いますので ご理解とご協力をお願いいたします 個人情報の内容 () 代表者の氏名 住所 電話番号 E-mail アドレス () 会計担当者及び その他連絡先の方の氏名 電話番号 利用目的 () 本市の事業で個人情報を用いる必要がある場合 ( 例 ) 工事等の情報提供 / 各種回覧物の発送 / 依頼 案内等の通知 () 以下の目的で照会があった場合ア自治会入会希望者 集会施設利用希望者の仲介をするためイガス管工事 水道管工事等の施工業者が工事内容を周知するためウ不動産業者が入居者に対し 自治会 町内会情報を提供するため (3) 埼玉西部消防組合 社会福祉協議会などの公共的団体から事業のために照会があり 市が利用を認めるとき (4) 上記のほか 地域住民の生命 生活 財産の保護等を目的とする請求に基づき 連絡先等を提供するとき 情報提供時の事務手続きについて 上記目的の情報提供を行った際は 提供先や目的等を確認し 記録します なお 利用目的が上記の目的以外の場合は ご本人に提供の可否を確認いたします 情報の管理 収集した情報は地域づくり推進課が管理し その利用目的の範囲内で提供します - -