報 告 書 の 書 き 方 1
1. 目 的 葛 谷 研 究 室 では 定 期 的 に 報 告 書 の 提 出 や 報 告 会 があり この 時 には Office 2000(Word, Excel, Power point), G-Crew Ver.8 等 を 駆 使 しなければな らない そこで 本 日 は 実 際 に 報 告 書 (アブストラクト: 以 下 アブストと する)を 作 成 し これらのアプリケーションの 操 作 とアブストの 作 成 方 法 に 慣 れる 事 を 目 的 とする なお アブストの 書 式 はTable1に 従 って 書 く 2.アブスト 作 成 への 第 一 歩 2-1. 簡 単 なキーボード 操 作 一 般 的 なアプリケーションのコマンドには キーボード 操 作 でできるも のが 多 くあり これらを 覚 えることで アイコンやメニューまでマウスを 移 動 せずにすむため 操 作 が 楽 になる( 最 低 でも 以 下 のコマンドを 覚 えよ う) なお この 操 作 は 多 くのアプリケーションやWindowsで 統 一 されて いるため 多 くの 場 所 で 活 用 できる 代 表 的 なショートカットを 以 下 に 示 す もっと 多 くを 知 りたい 方 は 参 考 ページへ 元 に 戻 す:CTRL+Z 貼 り 付 け:CTRL+V 切 り 取 り:CTRL+X コ ピ ー:CTRL+C 全 て 選 択 :CTRL+A さらに これらのキー 操 作 は 左 手 だけででき Z, X, C, Vキーはキーボー ド 左 側 の 最 下 段 に 集 まっているため 覚 えるのも 容 易 と 考 えられる 2-2.Wordについて ~Part1~ 文 章 作 成 ~ 書 式 設 定 アブストには 文 章 とともに 装 置 図 や 実 験 結 果 などの 図 を 示 す Word に 図 を 何 個 も 貼 り 付 けると 図 が 勝 手 に 移 動 してしまう 場 合 がある これ を 完 全 に 防 ぐ 方 法 は 筆 者 自 身 がよくわかっていないが 経 験 上 文 章 を 先 に 書 き 最 後 に 図 を 貼 り 付 けていくことで ある 程 度 抑 えることができ る そこで まず 文 章 を 完 成 させることを 目 標 にする 文 章 の 入 力 が 済 んだら ページの 設 定 を 行 い 以 下 のようにページ 余 白 を 設 定 して 見 栄 えを 良 くする 上 : 35mm, 下 : 20mm, 左 右 : 15mm, ヘッダー: 15mm, フッター: 17.5mm さらに 図 を 貼 り 付 けることを 考 えて 段 組 みを 行 う 順 序 は [ 書 式 ]-[ 段 組 み]-[2 段 ] を 選 択 する さらに 文 字 の 大 きさを10ポイント 行 間 を15ポイントに 設 定 する( 文 章 の 量 にもよるので 全 体 のバランスから 考 え 変 更 してもよい) 順 序 は (1) 全 てを 選 択 (CTRL+A) (2)メニューで10ポイントにする (3) 全 て 選 択 の 状 態 で 右 クリックして [ 段 落 ]を 選 択 (4)Fig.1の 円 中 を 変 更 する( 固 定 値 で 15ポイントにする) すると ここの 文 章 が1ページ 目 の 最 後 に 来 るので ここで 改 ページを 行 う(Fig.2のようなアイコンか [ 挿 入 ]-[ 改 ページ]で[OK]) Table1 アブストラクトの 書 式 全 角 半 角 文 章 MS 明 朝 Times new roman 図 MS ゴシック Arial 表 MS ゴシック Arial ヘッダー MS ゴシック Arial 英 語 の 表 記 は Times New Roman (B: 太 字 )でも 良 い Fig.1 行 間 の 変 更 Fig.2 改 ページ 2
ここで Wordの 文 章 をよく 見 ると 半 角 英 数 字 と 全 角 文 字 の 間 に 少 し だけスペースがあることがわかるだろう(Fig.3) これは 削 除 する 順 序 は (1) 全 てを 選 択 (CTRL+A)して 右 クリック (2)[ 段 落 ]-[ 体 裁 ]を 選 択 して Fig.4の 円 中 のチェックを 外 す ひとまず 2-2を 終 わりとするので ファイルを 保 存 しよう 手 順 は [ファイル]-[ 名 前 を 付 けて 保 存 ]で 保 存 2-3.Excel ~Part1 Excelを 起 動 する ここでは 例 として ある 実 験 データから 抜 粋 します Fig.5に 示 すように よくわからない 数 字 が 並 んでいるとは 思 うが 数 値 を 見 てみると 小 数 点 の 位 置 がバラバラで 見 にくいため 小 数 点 の 位 置 を 合 わせたいが それについては 割 愛 する ここで 連 番 を 作 成 してみる 手 順 は 以 下 の 通 り (1)Fig.5を 参 照 しながら 貼 り 付 けたセルの 左 に1,2を 入 力 する (2) 今 入 力 したセルを 選 択 し カーソルを 右 下 に 持 っていく (3)そうすると カーソルが + の 形 になる (4)そこから 左 ボタンを 押 しながらズルズルとカーソルを 下 に 持 っていくと 数 字 が 増 加 するので 10のところで クリック ボタンを 離 す このようにすると 連 番 が 簡 単 にできる これをちょっと 換 えて 先 ほど 入 力 した1,2.の 代 わりに1,3と 入 力 してみる 手 順 は (1) 連 番 の 作 成 を 元 に 戻 す(CTRL+Z) (2)1,2が 選 択 された 状 態 になるので 2を3に 変 更 する (3) 同 様 にカーソルをズルズルと 移 動 させる このように 公 差 を 入 力 することで いろいろな 連 番 ができる さらに 応 用 としては[ 編 集 ]-[フィル]-[ 連 続 データの 作 成 ]で 様 々な 連 番 を 作 成 できる では 次 にグラフを 作 成 してみる 操 作 手 順 は (1)グラフにする 領 域 を 選 択 (2)グラフウイザードのアイコンをクリック (3) 散 布 図 を 選 択 ( 折 れ 線 は 基 本 的 に 使 わない) (4)[ 次 へ]をクリック (5)もう 一 度 [ 次 へ]をクリック (6) 目 盛 線 のタブをクリックしてチェックを 外 す (7) 凡 例 のタブをクリックして[ 凡 例 を 表 示 する]のチェックを 外 す (8)[ 次 へ]をクリック (9)[ 完 了 ]をクリック これで グラフが 作 成 できた Fig.3 変 なスペース Fig.4 変 なスペースの 解 除 方 法 Fig.5 連 番 作 成 3
しかし 葛 谷 研 究 室 で 使 うグラフにしては 見 にくすぎるので 今 度 は その 見 た 目 を 変 更 する 手 順 は 以 下 に 示 す 通 り(Fig.6 参 照 ) ( 1 )グラフエリアで 右 クリック ( 2 )グラフエリアの 書 式 設 定 を 選 択 ( 3 )パターンのタブ 中 の 輪 郭 と 領 域 を 共 に[なし]にする ( 4 )フォントのタブをクリック ( 5 )フォント 名 をArial サイズを8( 筆 者 は 本 文 のフォントサイズ の-2ぐらいが 好 き) [ 自 動 サイズ 調 整 ]のチェックを 外 して [OK] ( 6 )プロットエリアで 右 クリック ( 7 )プロットエリアの 書 式 設 定 を 選 択 ( 8 ) 輪 郭 の 色 を[ 黒 ] 領 域 を[なし]にする ( 9 )y 軸 目 盛 で 右 クリック (10) 軸 の 書 式 設 定 を 選 択 (11)[ 軸 の 太 さ]は2 番 目 が 比 較 的 見 やすいので 変 更 する (12) 目 盛 や 配 置 のタブで 見 た 目 を 変 更 できるが ここでは 無 視 (13) 表 示 形 式 のタブをクリック (14) 数 値 を 選 択 して 小 数 点 の 桁 を 適 当 に 変 更 する ここでは2 桁 (15)データ 系 列 で 右 クリック (16)データ 系 列 の 書 式 設 定 を 選 択 (17)パターンのタブで 線 やマーカーを 変 更 できるので ここで 線 を [ 指 定 ] マーカーの 色 を[ 黒 ]に 変 更 する (18) 再 びデータ 系 列 で 右 クリック (19) 近 似 曲 線 の 追 加 を 選 択 (20)データによって 選 べるものに 差 があるが ここでは 線 形 近 似 0.1 0.09 0.08 0.07 0.06 0.05 0.04 0.03 0.02 0.01 0 0 2 4 6 8 10 12 プロットエリア データ 系 列 y 軸 目 盛 グラフエリア Fig.6 グラフの 作 成 これで ほとんどグラフは 完 成 したが 線 が 途 中 で 欠 けているので これを 補 間 する Excelのメニューから [ツール]-[オプション]-[グラフ]を 選 択 して [ 空 白 セルのプロット]のところで[ 補 間 してプロット] を 選 択 すると 空 白 のセルがあっても 補 間 できる しかし グラフを 作 成 するごとにこれらの 作 業 を 行 うことは 非 常 にめんどくさい そこで このグラフの 設 定 をExcelに 保 存 して 次 回 からの 作 成 が 楽 になるようにする 方 法 を 以 下 に 示 す (1) 作 成 したグラフを 選 択 する (2) 右 クリックして グラフの 種 類 を 選 択 する (3)[ユーザ 設 定 のタブ]をクリックする (4)[ユーザ 定 義 ]を 選 択 し [ 追 加 ]ボタンを 押 す (5) 名 前 と 説 明 を 入 力 しOKを 押 す このような 手 順 を 踏 んでおくと 次 回 グラフを 作 成 するときは [グラフウイザード]-[ユーザ 設 定 ]- [ユーザ 定 義 ]-[ 完 了 ]で 保 存 したグラフの 形 式 で 表 示 することができる これで 2-3は 終 わるので 保 存 しましょう 4
2-4.G-CREW Ver8 このアプリケーションは ドロー 系 のグラフィック 描 画 ソフトである ドロー 系 というのは 全 ての 図 形 情 報 をベクトルデータとして 確 保 してい るので 基 本 的 にグラフィックの 拡 大 縮 小 を 行 っても ノイズが 出 ない 図 形 が 描 ける 物 である 葛 谷 研 究 室 では 主 に 装 置 図 の 作 図 に 使 っているの で 報 告 書 や 卒 業 論 文 を 書 く 上 で イヤでも 使 わなくてはいけないため 操 作 に 慣 れましょう まず 作 図 を 行 う 前 に グリッドの 設 定 を 行 なう このグリッドという のは 目 盛 線 のことで これがあることで 作 図 がかなり 楽 になる 設 定 の 仕 方 は [ 図 形 ]-[グリッド ガイドラインの 設 定 ]で 間 隔 の 所 を 変 更 することで マス 目 の 間 隔 が 変 更 できる ここでは 縦 横 2mmに して さらに グリッドへの 配 置 のチェックを 付 ける(マウスカーソルが マス 目 ごとに 移 動 するため 図 形 が 描 きやすい) ここでは 簡 単 に 円 筒 を 描 いてみる ここでのポイントは ポリゴン 線 と 図 形 の 前 面 & 背 面 移 動 で ある まず 円 筒 の 上 面 と 底 面 である 楕 円 を 描 いて ポリゴン 線 で 側 面 部 分 を 描 く( 四 角 で 描 くと 上 手 く 線 が 消 えない) パーツはFig.7のようになる 後 は これを 組 み 合 わせて 円 筒 を 作 図 する 組 み 合 わせた 結 果 が Fig.8 のようにならない 場 合 は 底 面 や 上 面 の 楕 円 を 前 面 や 背 面 に 移 動 させる ことで 円 筒 に 見 えるようになる あとは 側 面 を 選 択 した 状 態 で [ 右 クリック]-[プロパティ]-[ブラシ]を 選 択 して 色 やグラデーショ ンを 付 けることで それっぽく 見 える なお 白 黒 印 刷 の 場 合 プリンタ の 関 係 上 色 を 付 けるよりも パターンで 色 の 濃 さを 変 える 方 が 美 しく 仕 上 がる 事 が 多 い また 一 つ 前 にしか 戻 ることができないので こまめ にバックアップをとろう! Fig.7 図 形 のパーツ Fig.8 円 筒 閉 じていない 四 角 まぁ このアプリケーションは 何 度 も 使 っていけば 覚 えるので とにかく 使 う 特 に [ 書 式 ]コマンドの [ 矢 印 の 設 定 ] [ 図 形 ]コマンドの[ 高 度 な 結 合 ]あたりが 使 えるので 自 分 で 触 ってみる なお 作 図 した 図 形 をWordに 貼 り 付 けるときは [ 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け]を 選 んで [ 図 ]で 貼 り 付 けるよ うにする 5
2-5.Excel&Word ~Part2~ 図 の 貼 り 付 け 今 度 は 実 際 に 表 やグラフをWordに 貼 り 付 ける 手 順 について 説 明 する まず Table1を 作 成 する (1)ファイルを 開 く (2) 文 字 をゴシック 系 のものに 変 換 し 文 字 の 大 きさを 本 文 のポイント 数 以 下 にする(8ポイント) (3) 行 の 高 さを Excelの 文 字 の 大 きさより 大 きくする(12ポイント) (4) 貼 り 付 けたい 領 域 を 選 択 して コピー(CTRL+C) (5)Wordをアクティブにして 新 規 ファイルを 開 く (6)そのファイルに[ 編 集 ]-[ 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け]で [ワークシートオブジェクト]か[ 図 ]で 貼 り 付 ける (7)テキストボックスで 表 題 を 書 く (8)[テキストボックスの 書 式 設 定 ]を 選 択 して いろいろ 変 更 する (9)テキストボックス 内 の 文 字 は ゴシック 系 なので MSゴシックとArialを 使 う やり 方 は テキストボ ックス 内 で 右 クリックして [フォント]を 選 択 日 本 語 用 をMSゴシック 英 数 字 用 をArialにする フ ォントの 大 きさは 本 文 のポイント 数 以 下 にする 表 題 を 書 いたテキストボックスを 移 動 させて 先 ほど 貼 り 付 けた 表 のところに 持 っていく 移 動 させていくと カタカタという 感 じで 移 動 するが この 移 動 の 幅 を 図 形 のツールバーの[ 図 形 の 調 整 ]-[グリッド]で 調 整 することで 操 作 しやすくなる 数 字 の 目 安 としては 文 字 の 方 は 本 文 のポイント 数 の 半 分 行 の 方 は 行 間 の 半 分 が 操 作 しやすい(ここでは 5と7.5ポイント) 細 かい 調 整 を 行 うときは 1または3ポイントやALTキーを 押 しながら 操 作 を 行 うことで 対 処 できる さらに このテキストボックスと 表 をグループ 化 させることで 移 動 が 楽 になるので グループ 化 する やり 方 は[SIHIFT]キーを 押 しながらこれらを 選 択 していくか 図 形 のツールバーの[ 矢 印 のアイコン]をクリック して 左 ボタンを 押 しながらグリグリして 表 とテキストボックスを 選 択 状 態 にする ここで 表 や 枠 の 上 などで 右 クリックして[グループ 化 ]-[グループ 化 ]を 選 択 する このようにすると 一 つのオブジェクトとして 扱 えるので 移 動 が 楽 である グループ 化 したオブジェクトを[ 右 クリック]-[オブジェクトの 書 式 設 定 ]-[ 文 字 列 の 折 り 返 し]で [なし]を 選 択 する ここで [なし] 以 外 の 場 合 に 図 形 をいくつも 貼 り 付 けると 図 形 が 変 な 風 に 移 動 する 原 因 となる しかし 卒 業 論 文 ではイヤでも 上 下 や 四 角 を 選 択 しなければならないので それまでにWordの 腕 を 磨 いておく このようにして 完 成 したオブジェクトをコピーして 本 文 の 方 に 貼 り 付 ける で オブジェクトを 移 動 させる と Table1が 完 成 する なお 表 の 大 きさやグラフの 大 きさは Word 上 では 基 本 的 に 変 更 しない( 変 更 する 場 合 は 必 ず 四 隅 のポインタ を 使 って 変 更 する) なぜなら 表 や 図 中 の 文 字 の 大 きさが 変 更 してしまい 報 告 書 としてみるときに 図 ごとに フォントの 大 きさが 異 なるのはとても 見 にくいためである 従 って 表 やグラフの 大 きさを 変 更 する 場 合 は Excel に 戻 って 表 や 図 の 大 きさを 変 更 して 再 度 Wordの 方 に 貼 り 付 けるようにする ただし 例 外 もあり 装 置 図 などを 書 いたりする 場 合 は どうしても 文 字 を 小 さく(6ポイント 程 度 )しなけ ればならない この 時 でも 文 字 はG-CREW 上 では 書 かない なぜなら WordやExcel 以 外 のアプリケーションで はフォントの 設 定 が 細 かなところまでできないので( 半 角 と 全 角 で 同 じフォントしか 選 べない) Wordのテキスト ボックスで 書 くようにする 6
私 が 見 る 報 告 書 では ハイフン - が 小 さすぎてイヤなので これだけはMS 系 のフォントを 用 いる 例 えば 本 文 中 ではMS 明 朝 を 使 って 書 くとこんな 感 じ - になる で これを 一 つずつ 変 更 していくのは 骨 が 折 れるので 置 換 機 能 を 使 う 方 法 は 以 下 の 通 り (1)[ 編 集 ]-[ 置 換 ]で 両 方 に - を 入 力 する (2)[オプション]をクリックして あいまい 検 索 を 外 し (3) 半 角 と 全 角 を 区 別 するのチェックを 外 す (4)[ 書 式 ]-[フォント]で 日 本 語 用 のフォントを MS 明 朝 英 数 字 用 のフォントを ( 日 本 語 用 と 同 じフォント) を 選 択 して[OK] (5)[すべて 置 換 ]をクリックすると この 文 章 の - が - に 置 換 される 2-6.Word ~Part3~これだけは 知 っていよう 1 図 中 の を 書 くときに 真 円 を 書 く 場 合 は[SHIFT]キーを 押 しながら 書 く この 方 法 は 多 くのWindowsのアプ リケーションで 統 一 されている 2 直 線 や 四 角 を 書 くときにも 上 記 の 方 法 は 使 える 3 一 度 設 定 したテキストボックスを 何 個 も 作 るときには テキストボックスを 選 択 した 状 態 で CTRL+C,V,V,V, と 連 打 することで 何 個 も 作 れる 4 一 度 設 定 したテキストボックスを 数 個 作 るときには テキストボックスを 移 動 させながらCTRLキーを 押 し 任 意 の 場 所 で ボタンを 離 すとそこに 同 じテキストボックスがコピーされる この 方 法 は 多 くのWindowsのアプリ ケーションで 統 一 されている もっとお 手 軽 にやるときは 右 クリックで 移 動 してみると 5 縦 書 きをやりたい 場 合 は 右 クリックをして [ 縦 書 きと 横 書 き]を 選 択 して 書 きたい 形 式 を 選 択 する 6 箇 条 書 きなどの 左 側 のスペースは インデントを 使 って 書 く 7 箇 条 書 きでは 文 章 をぶら 下 げるので ぶら 下 げるところを 選 択 してから 図 の 三 角 マークのやつだけを 動 か すと ぶら 下 がる 8 数 式 は [ 挿 入 ]-[オブジェクト]-[Microsoft 数 式 3.0]を 使 って 書 く 9 半 角 のμは mのsymbolフォントを 使 う(μは 大 きすぎる) 同 様 にφは fのsymbolフォント エルの 小 文 字 lは MT Extraフォントを 使 って lにする 10オブジェクトを 貼 り 付 けるときは 図 で 貼 り 付 けると ファイルサイズも 小 さく 表 示 も 速 くなるのでおすすめ 7
参 考 資 料 8