, Vol. 13, No. 4, pp. 91-107, Dec. 2012 Microsoft Excel PowerPoint Figure Drawing Using Microsoft Excel and PowerPoint Takenobu OGAWA and Shuji ADACHI Division of Food Science and Biotechnology, Graduate School of Agriculture, Kyoto University, Sakyo-ku, Kyoto 606-8502, Japan Microsoft Excel is most popularly used spreadsheet software. Although figures can be drawn using the software, their quality seems to be unsatisfactory for the use in scientific papers or reports. The quality can be improved using Microsoft PowerPoint, which is also software in Microsoft Office and is widely used as a presentation tool. A rough figure is prepared based on the data in the Excel, and it is modified to fine one using the PowerPoint. It will be explained how to draw fine figures using both the software. 1 Microsoft Excel Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Office Excel PowerPoint 13 Excel Microsoft Office 2010 version 2012 8 20 2012 10 16 606-8502 Fax: 075-753-6285, E-mail: adachi@kais.kyoto-u.ac.jp
92 小川剛伸 安達修二 'ZEGN ߢ ࡈࠍᦠߊ 2 Excel でグラフを書く 'ZEGN ߢ ࡈࠍᦠߊ 'ZEGN ߢ ࡈࠍᦠߊ ① 挿入 タブ グラフ 散布図 マーカーのみ ②グラフ上で 1 回右クリック グラフ エリアの書式設定 塗りつぶし 塗りつぶし 単色 塗りつぶしの色 白色 ࡈߩᝌ ߩ グラフの挿入のショートカットキー ࡈߩᝌ ߩ ࡈߩᝌ ߩ Alt N K ฝ ߇߁ ߊߢ߈ߥ ߣ߈ ฝ ߇߁ ߊߢ߈ߥ ߣ߈ ฝ ߇߁ ߊߢ߈ߥ ߣ߈ 右クリックがうまくできないとき キ ー ボ ード の 右 下 あ た り に あ る キーを使うと便利である 枠線の色 線なし 閉じる ③グラフ上で右クリック データの選択 追加 系列名 系列 X の値 および 系列 Y の値 を入力する 系列 X の値 と 系列 Y の値 は 右側のボタンをクリックし 範囲を選択してもよい OK この操作を系列の数だけ 繰り返す ߩㆬᛯᣇᴺ ߩㆬᛯᣇᴺ ߩㆬᛯᣇᴺ データの選択方法 先にデータ範囲を選択してから グラフの挿入をする方法もある ฬ ฬ ฬ 系列名 あとからみたときに 何のプロッ トかわからなくなるので 面倒で もしっかりと記入しておく ୯ߩᢛℂ ୯ߩᢛℂ ୯ߩᢛℂ 値の整理 数値が小さい 大きい 場合 予 め Excel のシート上で 2 3 桁程度 になるようにすべての値を調節し ておくとよい そのままグラフに 表示すると縦横の長さがアンバラ ンスなグラフになってしまうた め 例 え ば Y 軸 の 最 大 値 が 0.0000000005 の 場 合 デ ー タ を 選 択する前に Y 軸のすべての値に 1010 を か け て Y 軸 の 最 大 値 は 5 とする そして 次の④で Diffusion coefficient 1010 [m2/s] の よ う に 軸に記述する 1010 の部分の記 述を忘れずに
93 Microsoft Excel と PowerPoint によるグラフの作成 ߈ࠇ ߥ ࡈࠍᦠߊߚ ߦ ߈ࠇ ߥ ࡈࠍᦠߊߚ ߦ きれいなグラフを書くために ߈ࠇ ߥ ࡈࠍᦠߊߚ ߦ ߈ࠇ ߥ ࡈࠍᦠߊߚ ߦ プロットエリアはデフォルトの位 置から動かさないこと 軸を選択 するためにクリックした際に動き やすい もし動いてしまったとき は で元に戻す ショートカッ トキーは Ctrl Z ④グラフを 1 回左クリックし レイアウト タブを開く ࡈߩ 軸ラベル 主横軸ラベル 軸ラベルを軸の下に配置 主縦軸ラベル 軸ラベルを回転 この後 軸の文字を書き換えておく 凡例 凡例を右 左 に重ねて配置 凡例はグラフ内の見やすい位置に移動させる 軸 主横軸 その他の主横軸オプション ゲߩᢥሼ 軸のオプション 下図のように設定する ࠍ ߔࠆ㧚 ኻᢙ ߦߔࠆߣ߈ߪ ࠚ ߔࠆ㧚 グラフのタイトル ࡈߩ ࡈߩ ࡈߩ データの選択時に 系列名を入力 すると 設定によっては グラフの 上部に系列名が入ることがある この場合 レイアウト タブ グ ラフタイトル なし にして タイトルを消すこと 注 図のタイトルと説明は図の下 部に 表のタイトルと説明は表の 上部にいれる 軸の文字 ゲߩᢥሼ ゲߩᢥሼ Ver. 2007 以 降 で は PowerPoint ゲߩᢥሼ で書き直すことになるが スタイ ルが崩れるため あとから見たと き に わ か ら な く な る の で Excel の段階で必ず単位まで書いておく こと 目盛間隔 㑆㓒 㑆㓒 軸に表示される目盛が 4 7 両端 㑆㓒 を入れる 程度になるように目盛 間隔を調節する 固定 にして 適当な数値を入力する 多すぎて も少なすぎても見にくい 㑆㓒 ኻᢙ ࠍ ߔࠆ႐ว ޟ ะ߈ ࠆߔߦޠ 㧚 ࠍ ߔࠆ㧚 ゲߣߩ ὐ ゲߣߩ ὐ 軸との交点 X 軸と Y 軸のそれぞれの数値の最 ゲߣߩ ὐ 小値で両軸が交わるようにする ゲߣߩ ὐ ᒻᑼ ᒻᑼ 表示形式 表示形式 2 3 桁程度になるようにする 例えば 軸の数値が 160.0 のように ᒻᑼ 表示形式 表示されている場合は 数値 小数点以下の桁数 を 0 にする または 標準 にする 塗りつぶし 塗りつぶしなし 線の色 線 単色 色 黒 線のスタイル 幅 1 pt 閉じる 主縦軸についても同様に設定する ᒻᑼ 目盛線 主横軸目盛線 なし ࡈ ࡈ フォント ⑤軸ラベルを 1 回左クリックし ホーム タブ フォント Times New Roman 14 文字の大きさ B 太文字 ࡈ 雑誌によっては フォントが指定 ࡈ されていることがあるので注意 文字の大きさ 日本語用のフォント ゴシック等 で表記する場合は 文字の大きさ を 12 にする
94 X Y 1 1 pt 475497 1971257 400% Ver. 2007 Ver. 2010 1 11.9113.34cm Ver. 20072010 1 PowerPoint 475 497 Excel PowerPoint 1 12 11 1.5 pt Ctrl
Microsoft Excel と PowerPoint によるグラフの作成 ࡏ 95 シンボル Ver. ࡏ 2003 以前では 塗りつぶし 単 色 白にする Ver. 2007 以降では ࡏ 塗りつぶしの色と外枠の色を変え て お く 白 以 外 に す る と PowerPoint での編集の段階 ⑪ で便利 ߩ 線のスタイル 計算線などの線は ߩ 幅を 1.5 pt 程度 ߩ に設定しておく PowerPoint で編 集するので 多くの場合太くても 問題ないが 吸光度など 編集せず にそのまま使用する一部の複雑な データの場合 PowerPoint で編集 する際に不便なことになるので 適宜変更すること この操作をすべてのシンボルに対して行う ࡇ ߩ ࡇ ߩ ࡇ ߩ コピーのショートカットキー Ctrl C ⑨グラフを選択し コピーする 2QYGT2QKPV ߢ 㓸ߔࠆ 3 PowerPoint 2QYGT2QKPVで編集する ߢ 㓸ߔࠆ 2QYGT2QKPV ߢ 㓸ߔࠆ ① ホーム タブ 貼り付け 形式を選択して貼り付け 図 拡張メタファイル を選択 OK ②グラフ中で 1 回右クリック グループ化 グループ解除 警告が出て も無視 この操作をもう一度繰り返す 計 2 回 途中で選択を解除しないこと ③一旦 別の部分をクリックして選択をすべて解除したのち 枠の部分のみを 選択し消す この操作は 2 回行う ߎߩ ㄭࠍ ߒߡㆬᛯߒ㧘ᶖ ߔࠆ㧚 㧔ߎߩ ߪ㧘ㆬᛯࠍ 㒰ߔࠆ೨ߩ 㧚ߎߩᓟ㧘 ᐲ㧘ㆬᛯࠍߔߴߡ 㒰ߒߡ߆ࠄ㧘ᨒߩㇱಽ ߩߺࠍ ㆬᛯߒ㧘ᶖ ߔࠆ㧕 ࠅ ߌ 貼り付け ࠅ ߌ Ver. 2003 以前は 普通に 貼り付 ࠅ ߌ け をすればよい ショートカットキーは Ctrl V ࠅ ߌߩࡈ ࡑ ࠅ ߌߩࡈ ࡑ 貼り付けのフォーマット ࠅ ߌߩࡈ ࡑ Excel から PowerPoint にコピー & ペ ー ストす ると デ フォ ルトで は Microsoft Office グ ラ フ ィ ッ ク オブジェクト の形式で貼り付け られる Ver. 2007 以降 しかし こ の形式では グラフがプリミティブ 基本図形 として認識されない ので 拡張メタファイル の形式 を選択する必要がある ᒻᑼࠍㆬᛯߒߡ ࠅ ߌߩ ᒻᑼࠍㆬᛯߒߡ ࠅ ߌߩ ᒻᑼࠍㆬᛯߒߡ ࠅ ߌߩ 形式を選択して貼り付けのショート カットキー Alt E S or Ctrl Alt V ࡊ 㒰ߩ ࡊ 㒰ߩ ࡊ 㒰ߩ グループ解除のショートカットキー Ctrl Shift G グ ル ー プ 化 は Ctrl G Ver. 2003 以前では異なるので注意 文字の大きさ ②の グラフ エリア や⑥の プ ロット エリア の塗りつぶしの設 定を記載通りにしなかった場合 消去する枠の数が変わってしまう とくに プロット エリア を白 で塗りつぶしにしてしまった場 合 プロットエリア部の図形をさら にもう 1 回消去する必要がある
96 ฬ ฬ 小川剛伸 安達修二 ④軸ラベルをすべて消去する 系列名は グラフ外へ移動する 系列名 ฬ 系列名は削除せずにスライドの端 の方に置いておく 削除してしま うと あとでどのシンボルが何だ かわからなくなってしまう 論 文 の 場 合 シ ン ボ ル の 説 明 は Figure caption Figure legend に 書く 図中に入れると 雑誌によっ ては見にくくなってしまうから プレゼン用の PowerPoint の場合 図中のシンボル または線 から 矢印 または線 を引張り 直接表 記すると見やすい シンボル 線 表 記の色をそろえるとさらに見やす い ただし 色を使いすぎると見に くくなることもあるので注意 ⑤ 挿入 タブ 図形 テキストボックス 文字を入力する 文字の大きさ 16 文字の大きさ プレゼン用の場合は 18 pt 以上に する 大きすぎるくらいがちょう どよい B 太文字 文字の大きさ テキストボックスを選択し ホーム タブ フォント Times New Roman 中央揃え にして グラフの中央部 X 軸の下 に移動する 先ほどのテキストボックスを複製し 選択後 ホーム タブ 図形描画 配 日本語用のフォント ゴシック等 で表記する場合は 文字の大きさ を 14 にする ᒻߩ ォߩ ᒻߩ ォߩ 図形の回転のショートカットキー Alt H G O L ᒻߩ ォߩ 置 回転 左へ 90 度回転 文字を書き換え Y 軸の中央部に移動する ⑥ X 軸と Y 軸の数値をすべて選択し ホーム タブ フォント Times New Roman 文字の大きさ プレゼン用の場合は 18 pt 以上に する 大きすぎるくらいがちょう どよい 16 文字の大きさ 文字の大きさ B 太文字 日本語用のフォント ゴシック等 で表記する場合は 文字の大きさ を 14 にする
Microsoft Excel PowerPoint 97 Shift 1 X 1 X Y 2 1 X 0.3 cmy X Y Ver. 2010 Ver. 2007 2
98 Ver. 2010 Ver. 2007 X Y 400% CtrlShift & OK NGCtrlZ & 400% Ctrl 1 0.400.420.350.45 1.5 pt 2. Excel Ver. 2003 400% CtrlShiftAlt Ver. 2003 NG GOOD
Microsoft Excel PowerPoint 99 Ctrl 1 4.3 1 400% Ver. 2007 Figure captionfigure legend 120 NG NGGOOD Y 100 80 60 OK 40 20 0 0 2 4 6 8 10 12 X PowerPoint Microsoft Word Word Ver. 2003
100 小川剛伸 安達修二 4 オプションの活用 ࡊ ߩᵴ 4.1 シンボルの種類 ࡊ ߩᵴ シンボルには デフォルトの 以外にも が使える ࡏ ߩ 㘃 六角形は 印刷物になった際などにマル との区別がつかなくなる場合があ ࡏ ߩ 㘃 るので 使用には十分注意すること 当研究室では使わないことを推奨してい る Excel で変更する方法 2. Excel でグラフを書く の⑧終了後 シンボルの種類 基本的に白抜きの図形を使う 当 研究室では 同形の黒塗りの図形 は 白抜きの図形とペアになるよ ࡏ ߩ 㘃 うな場合に使用するべき ࡏ ߩ 㘃 シンボルの色 論文では通常 白黒のみ プレゼン ࡏ ߩ では わかりやすいように色をつ けてもよい ただし 無意味な色の 多用は避けること ࡏ ߩ 挿入 タブ 図形 で図形 三角形 or 五角形 を選択し Shift を押しながら 描画する 大きさに注意する 回転させ る 場 合 は 回 転 さ せ る 方 法 は 3. PowerPoint で編集する ⑤を参照 描画 した図形を選択後 コピー Ctrl C し グラフの変えたいシンボルを選択し 貼り付ける ペースト Ctrl V 図形の選択 当研究室では ᒻߩㆬᛯ 使用するシンボルの 順番を決めていない データがもっ ともきれいに見えるシンボルを選択 ᒻߩㆬᛯ するとよい 例えば 計算線にもっ ともよくフィットして見えるなど シンボルの順番を推奨している雑 誌もある 例えば 〇 の順番など ただし や は 見に くくなることが多いのでなるべく 使わないことが好ましい ࡏ ߩᄌᦝ シンボルの変更 Ver. 2003 以前では Excel でシン ࡏ ߩᄌᦝ ボルを一旦デフォルト以外の図形 に変更するともとに戻せなくなる ので さらに変更する可能性があ る場合は 予めグラフを複製して おくこと PowerPoint で変更する方法 3. PowerPoint で編集する ⑪ の の ち 同 種 の シ ン ボ ル を す べ て 選 択 し グ ル ー プ ࡏ ߩⶄ 化 後 複 製 コ ピ ー & ペ ー スト する 400% に拡大し もとの図形に完全に重ねる 微 調 整 は Ctrl を 押 し な が ら 方 向 キ ー で 行 う グ ループ解除後 書式 タブ 図 形 の 編 集 図 形 の変更 で図形 三角形 or 五 角 形 を 選 択 し Shift を押しながら描画する サイズの設定を忘れずに 回転させる場合は 回転 させる 方法は 3. PowerPoint で編集する ⑤を参照 図形上で右クリック オブジェクトの書式設定 塗りつぶし 単色 白色 さらに オブジェ クトの書式設定 線のスタイル 幅 1.5 pt 線の先端 四角 線の結合点 角 閉じる グループ化後 1 回右クリック 最背面へ移動 400% に拡大 し もとの図形の中心が重なるように移動する 上の図形を消し 下の図形を 最 前面へ移動 する ࡏ ߩⶄ シンボルの複製 図形のサイズを変更する際と同様 に 図形の形状を変更すると 中心 がずれる そのため 元の図形を残 しておき 複製した図形の中心を合 わせた後に 元の図形を消去する
Microsoft Excel PowerPoint 101 4.2 Excel PowerPoint 3. PowerPoint or Ver. 2003 1.5 pt Ver. 2007 Alt Ctrl 1 1 2 2 1 1 Ver. 2007 1.5 pt
102 4.3 PowerPoint Delete 4.4 Excel Version 10 10 5 Excel 100,000 30,000 Ver. 2007 Y 10 4 0 2 4 6 8 10 X 400% Y 10 5 10 4 0 2 4 6 8 10 X
Microsoft Excel PowerPoint 103 Y 10 5 10 4 0 2 4 6 8 10 X Y 10 5 Y 10 4 0 2 4 6 8 10 X 4.2 10 110 5 Shift Y 510 4 310 4 0 2 4 6 8 10 X
104 4.5 2 Excel PowerPoint 1 Excel 2 1 PowerPoint 2 1 Excel 2 PowerPoint 400% Y 100 80 60 40 Y 100 80 60 40 Excel 2 PowerPoint Excel 1 2 20 20 0 0 2 4 6 8 X 0 100 2 4 6 8 10 X X 10X Y Y 4.4 0 100 80 60 Y 40 20 0 0 2 4 6 8 0 2 4 6 8 10 X 2 220880Excel 220 1880 2 11.91 23.69883 cm 2 21.33 795 13.34 cm
Microsoft Excel PowerPoint 105 PowerPoint 3. PowerPoint 100 80 Y 60 40 20 0 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 X Y X 100 80 60 Y 40 Shift Ver. 2007 ShiftAlt 20 0 0 2 4 6 8 0 2 4 6 8 10 X
106 4.6 2 2 2. Excel2 1 2 2. Excel 3. PowerPoint 1.0 100 Y1 axis 80 0.8 60 0.6 40 0.4 20 Y2 axis Y X X X X Y X 2 X Y 2 1 pt 0.2 0 0 2 4 6 8 10 X axis
Microsoft Excel PowerPoint 107 4.7 220 420 50 250300350400 PowerPoint 220 420 50 Excel 250300350400 PowerPoint Shift