Microsoft Word2013をシンプルに 使 う 久 しぶりにMicrosoft Word2013を 使 うことになった 改 めて 見 るとMicrosoft Word2013は 大 変 多 機 能 であるが 故 に 時 々しか 利 用 しない 者 としては 複 雑 さが 嫌 になる シンプルにカスタマイズし 覚 えたら 便 利 な 機 能 は 覚 えることが 煩 わしいので 覚 えないこ とにする Microsoft Wordを 使 う 目 的 は 紙 文 章 を 作 成 するためである PDFファイルも 紙 文 書 と 考 え てよい Webにアップする 文 章 は 別 のテキストエディタを 使 うのが 効 率 的 である ここに 自 分 の 備 忘 録 として 記 録 する ここで 書 くのは Microsoft Word2013 の 基 本 的 な 事 柄 だけで 云 わば 考 え 方 的 なものだけです Microsoft Word2013 は 大 変 多 機 能 なソフト ですからテクニック 的 な 事 柄 は その 都 度 必 要 に 迫 れてハウツー 解 説 本 で 理 解 すること が 現 実 的 と 考 える A.インターフェィス 画 面 のカスタマイズ 1.Microsoft Word2013の 画 面 クイックアクセスツールバー : 最 上 段 の 左 端 にある 使 用 頻 度 の 高 いボタンを 表 示 する 自 由 に 追 加 削 除 できる タイトルバー : 開 いている 文 書 のファイル 名 とアプリケーション 名 が 表 示 タブ :リボンのタブが 並 ぶ リボン :Word 独 特 の 名 称 区 分 は 上 位 より タグ グループ グルー プの 中 に コマンド と ダイログ 表 示 ボタン がある
ステータスバー : 右 端 にズームスライダーがある 2.バックステージビュー リボン には 文 書 の 中 で 作 業 するためのコマンドが 用 意 されているが バックス テージビュー には 文 書 に 対 する 操 作 を 行 うためのコマンド 用 意 されている ファイル タグをクリックすると 表 示 される 情 報 新 規 開 く 上 書 き 保 存 名 前 を 付 けて 保 存 印 刷 共 有 エク スポート 閉 じる アカウント オプション のコマンドがある 3.インターフェィス 画 面 のカスタマイズ 広 い 場 所 を 占 有 する リボン は 邪 魔 である 非 表 示 にして クイックアクセスツ ールバー を 充 実 し ミニツールバー を 使 う ミニツールバー は 文 字 を 右 クリックするとプルダウンメニューとして 表 示 される リボン を 非 表 示 にする: リボン の 右 端 の リボンを 折 りたたむ を 押 す ツールバーの タグ をクリックした 時 だけそのタブのリボンが 表 示 されるように なる クイックアクセスツールバー にボタンを 追 加 ファイル タグをクリックして バックステージビュー を 表 示 オプション クイックアクセスツールバー コマンドの 選 択 で 選 択 して 追 加 するコ マンドを 選 択 して 追 加 をクリック OK をクリックする 削 除 は 逆 に 削 除 OK B. Tips
1.WordではNomal.dotmファイルと 云 うものがある これを 知 ればWordのカスタマイズも 怖 くない 設 定 値 を 変 更 して 既 定 を 変 更 を 押 すと Nomal.dotm ファイルが 書 き 換 えられて 元 の 設 定 値 に 戻 らなくなる 改 めて 再 度 元 の 設 定 値 に 変 更 して 既 定 値 を 変 更 を 押 せば 元 に 戻 るが 元 の 設 定 値 を 忘 れていた 場 合 は 不 可 能 になる その 場 合 は Nomal.dotm ファイルを 削 除 してWordを 再 起 動 させれば 新 しい Nomal.dotm ファイルが 再 生 されて 初 期 状 態 に 戻 る ただし 全 ての 設 定 が 初 期 値 に 戻 ることになる Nomal.dotm ファイルがあるフォルダは C:\Users\(ユーザー 名 )\AppData\Roaming\Microsoft\Templates なお AppData フォルダは 不 可 視 になっているためエクスプローラのアドレスボックスに 上 記 のパスを 入 力 して 開 く 2.Wordの 標 準 フォントと 文 字 サイズ Wordの 標 準 の 文 字 サイズは 初 期 設 定 で1 文 字 は10.5pt 正 方 形 である 実 は フォントに は 等 幅 フォント と プロポーショナルフォント がある 等 幅 フォント は 正 方 形 の 大 きさだが プロポーシ ョナルフォント は 横 幅 に 大 小 がある ここで 云 う10.5ptは 等 幅 フォント でのことである 3. 文 字 の 大 きさの 単 位 pt 文 字 の 大 きさの 単 位 pt は 紙 に 印 刷 された 状 態 での 単 位 で1pt=1/72インチで 定 義 さ れている 1インチは25.4mmであるから 1ptは0.3528mm 10.5ptは3.70mm 18pt は6.35mmとなる ディスプレイでの 大 きさはの 単 位 は px などが 使 われる 4. 行 間
Wordでの 行 間 とは 行 の 上 端 から 次 の 行 の 上 端 までの 距 離 を 云 う 初 期 設 定 では1 行 は18ptである 5.Wordにおける 段 落 Wordでも 段 落 と 云 う 概 念 が 大 事 で いつも 意 識 しておく 必 要 があります 真 白 い 原 稿 用 紙 の 上 に 文 章 を 書 いてゆくと 最 初 それは 本 文 となります Enter]キーを 押 すと 改 行 され( 設 定 しておれば 段 落 記 号 が 表 示 され) 一 つの 段 落 が 作 成 されます 段 落 とは 一 つのまたまった 塊 で 文 章 は 段 落 の つながり と 云 える 段 落 は その 機 能 として 見 出 し になったり 箇 条 書 き になったり 引 用 文 などになる 6.Wordにおける スタイル 機 能 スタイル 機 能 を 利 用 すれば 簡 単 に 段 落 とか 文 字 列 の 体 裁 を 整 えることができ る 一 口 に 云 うと 前 もって 作 っておいたスタイルを 段 落 や 文 字 列 に 適 用 させる ことで す 頻 繁 に 使 うロゴとか 画 像 のある 文 章 をスタイルとして 登 録 することは 有 用 であるが 簡 単 に 手 書 きできるものをスタイル 登 録 するには Microsoft Word20132のスタイル 登 録 は 煩 雑 である 7.Wordにおける アウトライン 機 能 アウトラインプロセッサー とはウィキペディアによると コンピュータで 文 書 のアウト ライン 構 造 ( 全 体 の 構 造 )を 定 めてから 細 部 を 編 集 していくために 用 いられる 文 書 作 成 ソフトウェアである 長 文 の 場 合 大 雑 把 な 文 書 構 成 を 決 めてから 見 出 し(ノード)を 付 けていき ブロック 単 位 で 細 部 についての 記 述 を 追 加 していく という 手 法 が 取 られる ことが 多 い アウトラインプロセッサを 使 えば 全 体 の 構 成 がツリー 表 示 され 現 在 の 編 集
位 置 を 把 握 しながら 文 章 を 記 述 することができる また ブロック 単 位 で 階 層 構 造 を 上 下 に 移 動 させたり 位 置 を 入 れ 替 えたりすることができるので 長 文 を 作 成 する 機 会 が 多 い 小 説 家 やライターに 愛 用 者 が 多 い と 云 っている Microsoft Word2013 でも アウトライン 機 能 を 持 つ しかしながら その 機 能 は 直 感 的 に 使 いこなせるものでない A420~30 枚 のレポートを 年 に 数 回 書 く 程 度 であるならば わざわざ アウトライン 機 能 を 使 うことはないと 思 う 20~30の 見 出 し は 手 書 きして コピペした 方 が 効 率 的 と 考 える Microsoft Word2013 の アウトライン 機 能 を 調 べたので 巻 末 に 記 述 しておく C. 自 分 流 Wordの 設 定 手 順 Wordは 紙 (PDFファイルも 含 めて)に 文 章 を 書 く 道 具 と 云 える 我 々はA4の 白 い 紙 に 文 章 を 書 こうとする 時 まず 白 い 紙 に 均 等 幅 の 罫 線 を 紙 全 体 に 引 く そして 罫 線 の 間 に 文 字 を 書 いてゆく この 罫 線 の 間 が 行 である 文 字 のサイズが 大 きくなると 罫 線 の 間 すなわち 行 に 納 まらないために2 行 分 を1 行 に 見 立 てて 文 字 を 書 いてゆく さらにサイズが 大 きくな ると3 行 分 を1 行 に 見 立 てて 文 章 を 書 いてゆく Wordで 文 章 を 書 くことは これと 同 じ 方 法 であると 云 える Wordでの 設 定 の 順 序 は 1フォントを 決 める2ページ 設 定 で1ページを 決 める3 行 数 を 決 める4 段 落 間 隔 を 決 めるです 1. 通 常 使 うフォントを 決 める 自 分 に 合 った 好 ましいフォントを 選 ぶことは 大 事 です 私 は メイリオ を 使 っていま す 理 由 は MSゴシック より 視 認 性 が 高 く 美 しいからです 英 数 字 フォントとしても メ イリオ をつかkつている 理 由 は Colibri は 文 字 が 小 さく 邦 文 との 混 合 に 難 点 あ
り Arial は 視 認 性 が 低 いからです フォントの 決 め 方 : ホーム タブ フォント ダイアログをクリック フォント ダイアログで フォント タブを 選 択 メイリオ Arial Unicode MS レギュラー 12 に 設 定 既 定 に 設 定 Normal.dotm テンプレートを 使 用 したすべての 文 書 を 選 択 して OK を 押 す もちろん その 文 書 だけで 使 うフォントは その 都 度 設 定 すれば 良 い それが 優 先 される 既 定 に 設 定 を 押 さない 限 り 他 の 文 書 に 影 響 しない 2. ページ 設 定 でページのデザインを 決 める ページ 設 定 ダイアログの 起 動 は ページレイアウト タブ ページ 設 定 ペ ージ 設 定 ダイアログが 表 示 される 1. 用 紙 サイズ の 設 定 : 用 紙 タブにある 常 時 使 うA4(210 297mm)を 設 定 する 2. 余 白 印 刷 の 向 き の 設 定 : 印 刷 の 向 き 縦 上 25mm 下 10mm 左 10mm 右 10mm とじしろ 15mm とじしろの 位 置 左 3. 既 定 に 設 定 Normal.dotm テンプレートを 使 用 したすべての 文 書 を 選 択 して OK を 押 す 3. ページ 設 定 の 行 数 を 決 める 行 数 は 次 の 方 法 で 決 めた Wordを 印 刷 レイアウト に 設 定 横 書 きA4に サイズ12のメイリオ 文 字 列 を1ペー ジ 全 体 に 書 く ページ 設 定 ダイアログの 文 字 と 行 数 タブの 行 数 だけを 指 定 する
と グリット 線 を 表 示 する にチェックを 入 れ OK を 押 す 文 字 と 行 数 タグの 行 数 に 40 を 入 力 して OK を 押 して サイズ12のメイリオ 文 字 列 の 行 数 を 数 える 20 行 で2 行 に 書 かれていた 再 度 文 字 と 行 数 タグの 行 数 に 39 を 入 力 して OK を 押 して サイズ12のメイリオ 文 字 列 の 行 数 を 数 える 19 行 で2 行 に 書 かれていた 繰 り 返 して 行 数 =38の 場 合 は19 行 で2 行 書 き 行 数 が 最 大 になる 文 字 と 行 数 の 行 数 は 28 で 実 際 の 行 数 は28 行 で1 行 書 きだった 結 論 として 文 字 と 行 数 の 行 数 を 28 に 設 定 すると 実 際 の 行 数 は 28 行 で 最 大 になる それは1 行 書 きであった 従 い ページ 設 定 ダイアログの 文 字 と 行 数 タブの 行 数 は 28 に 設 定 して 既 定 に 設 定 を OK とした ページの 上 下 余 白 を 変 更 した 場 合 この 決 定 が 妥 当 であったか 再 検 討 を 要 する 4. 段 落 間 隔 を 決 める Wordでは 段 落 の 間 のスペースは 段 落 の 前 と 後 の 値 で 決 める どちらか 一 方 で 決 めると 良 い 両 方 に 値 を 入 れると 大 きいほうの 値 のスペースとなる 私 の 場 合 は 段 落 の 後 に 0.5 行 を 設 定 して 既 定 に 設 定 とした 0.5 行 を 設 定 したために グリット 線 の 表 示 を 非 表 示 にした 段 落 間 隔 の 設 定 方 法 : ホーム タブ 段 落 ダイアログ 表 示 ボタン 段 落 ダイア ログの インデントと 間 隔 タブで 間 隔 の 段 落 後 の 数 値 を 0.5 行 に 設 定 1 ページの 行 数 をして 指 定 時 に 文 字 を 行 グリット 線 に 合 わせる のチェックを 外 す 既 定 に 設 定 を 押 して Normal.dotm テンプレートを 使 用 したすべての 文 書 を 選 択 して OK とする グリット 線 の 表 示 を 非 表 示 にする 方 法 : ページレイアウト タグ ページ 設 定 ダイアログ 表 示 ボタン ページ 設 定 ダイアログの 文 字 と 行 数 タグの グリット 線
ボタン グリット 線 を 表 示 する のチェックを 外 す OK をクリックする 既 定 に 設 定 は 押 さないこと D. オートコレクト 機 能 を 制 限 する オートコレクト 機 能 の 大 方 は いらぬおせっかいの 不 要 なもの である 大 幅 に 制 限 する オートコレクト 機 能 を 表 示 する: ファイル タブ オプション 文 書 校 正 オ ートコレクトのオプション オートコレクト ダイアログボックスが 表 示 する 1. オートコレクト タブ オートコレクトオプションボタンを 表 示 する チェックを 入 れる 入 力 後 に 文 字 の 先 頭 部 分 に 青 下 線 が 出 現 しマウスを 合 わせると 稲 妻 マークのオートコレク トオプションボタンが 現 れ オートコレクトオプション 画 面 を 表 示 することができる 曜 日 の 先 頭 文 字 を 大 文 字 にする チェックを 入 れる 英 字 の 場 合 に 該 当 する 邪 魔 ではない CapsLockキーの 押 し 間 違 いを 修 正 する チェックを 入 れる CapsLockキーの 押 し 間 違 いによる 大 文 字 小 文 字 の 入 れ 違 いを 正 してくれる 入 力 中 にスペルミスを 自 動 修 正 する にチェックを 入 れる 入 力 中 にスペルミスを 自 動 修 正 する にチェックを 入 れるためには 入 力 中 に 自 動 修 正 する のチェックを 入 れる 必 要 がある 入 力 中 に 自 動 修 正 する に 用 意 されている 文 字 は 全 く 使 うことはない 自 分 で 登 録 することができるが Windowsの 辞 書 機 能 を 使 う 方 が 良 い 2. 数 式 オートコレクト タブ
2つ 共 チェックを 外 す 3. 入 力 オートフォーマット タブ 入 力 中 に 自 動 で 変 更 する 項 目 : 全 てチッックを 外 して 良 い 入 力 中 に 自 動 で 書 式 設 定 する 項 目 : 罫 線 表 のみチェックを 付 ける 入 力 中 に 自 動 で 行 う 処 理 : かっこを 正 しく 組 み 合 わせる の 外 はチェックを 外 す 4. オートフォーマット 操 作 タブ デフォルトのままで 良 い 正 直 如 何 使 うかがわかりません E. その 他 のテクニック Microsoft Word2013 に 搭 載 されているその 他 のテクニックは 次 ようなものである 必 要 に 応 じてWebサイトの 解 説 を 読 んで 対 応 できる 文 字 の 修 飾 数 式 の 入 力 箇 条 書 き インデント テキストボックス 段 組 目 次 の 作 成 スタイルの 作 成 ページのレイアウト 図 形 画 像 の 挿 入 表 の 挿 入 F. 文 書 のエクスポート 1. 文 書 の メタ 情 報 を 削 除 する Office 文 書 をエクスポートする 目 的 は Webサイトにアップロードする 場 合 Eメールの 添 付 ファイルとして 送 信 する 場 合 が 主 となる Office 文 書 には メタ 情 報 として 個 人 情 報 作 成 情 報 が 埋 め 込 まれている メタ 情 報 をあえて 公 開 する 必 要 はない メタ 情 報 を 削 除
する メタ 情 報 はプロパテイとして 表 示 される ファイル タグ 問 題 のチェック ドキュメント 検 査 ドキュメント 検 査 ダイアログですべての 項 目 にチェックを 入 れて 検 査 (Word 以 外 の 場 合 は 項 目 を 厳 選 する 必 要 がある) 検 査 結 果 を 確 認 して 指 摘 があれば すべて 削 除 閉 じる Microsoft Word2013は 簡 単 に PDRファイル に 変 換 できる PDR 編 集 ソフトを 使 う と PDRファイル の メタ 情 報 を 削 除 することができるが Adobe Readerにはない 1. 印 刷 紙 に 印 刷 する 場 合 は ページの 左 側 に 綴 じ 代 を 設 ける 必 要 がある 綴 じ 代 は15mm が 良 いだろう 紙 1 枚 に1ページ 印 刷 の 場 合 は ページ 設 定 ダイアログ( ページレイアウト タブ ページ 設 定 ページ 設 定 ダイアログが 表 示 される)の 余 白 タブ の 印 刷 の 形 式 に 標 準 を 選 択 する 紙 1 枚 に2ページ 印 刷 の 場 合 は ページ 設 定 ダイアログの 余 白 タブの 印 刷 の 形 式 に 見 開 きページ を 選 択 する そして 印 刷 機 での 設 定 で 2ページ 印 刷 /1 枚 を 選 択 して 印 刷 する 2.PDFファイル 保 存 1. ファイル タブ 名 前 を 付 けて 保 存 保 存 場 所 を 選 択 名 前 を 付 けて 保 存 ダイアログが 表 示 する 別 に ファイル タブ エクスポート PDF/XPS 形 式 で 発 行 PDFま たはXPS 形 式 で 発 行 ダイアログが 表 示 する 同 じこと
2. オプション ボタンを 押 す ページ 範 囲 すべて 発 行 対 象 文 書 印 刷 対 象 外 の 情 報 を 含 まない すべてのチェックを 外 す PDFのフォント フェントの 埋 め 込 みが 不 可 能 な 場 合 はテキストをビットマ ップに 変 換 する 保 存 ボタンを 押 す G. アウトライン 機 能 を 利 用 する セクションの 構 想 がある 程 度 固 まって 見 出 し の 文 言 がある 程 度 確 定 している 場 合 は ま ず 通 常 の 印 刷 モード で 見 出 し の 文 言 を 書 いて 行 き 次 に アウトライン モード で 各 セクションのレベルを 決 めてゆくことになる 文 章 のアウトラインは 文 章 を 書 いてゆ く 過 程 に 於 いて 変 化 して 行 くのが 自 然 であるので 仮 にこれで 行 こう で 充 分 である 又 本 文 を 書 いてゆき 終 盤 で アウトライン モードにする 事 も 充 分 ありである 1.アウトラインモードを 表 示 する 表 示 タブを 開 き アウトライン コマンドを 選 択 すると アウトライン タブが 表 示 される アウトラインモードでは アウトライン ホーム 挿 入 デザイン ペ ージレイアウト 参 考 資 料 差 し 込 み 文 書 校 閲 表 示 の 各 タグがあり 各 タ グを 移 動 して 文 書 を 書 くことになる 2.アウトラインモードでセクションのレベルを 指 定 する 1. 印 刷 モード より アウトラインモード に 切 り 替 えると 各 段 落 の 先 頭 に 丸 印 が 表 示 される これをクリックすると 段 落 全 体 が 選 択 されドラッグ&ド
ロップで 移 動 できる 2. 段 落 にカーソルを 置 いて アウトラインツール の アウトラインレベル プ ルダウンメニューより レベル を 選 択 する レベル1 ~ レベル9 は 見 出 し のレベルで 外 に 本 文 がある 3. すなわち アウトラインモード では 段 落 は レベル1 ~ レベル9 と 本 文 から 成 っており 本 文 はそれが 属 するレベルのセクションとなる 下 位 段 落 が 有 る 場 合 は 各 レベル の 先 頭 に + 印 が 表 示 され ない 場 合 は - 印 が 表 示 される 4. 各 段 落 の 文 字 飾 り などはh ホーム などのタグを 使 う 5. 各 レベル は Wordが 初 期 値 で 用 意 している 見 出 しのデザイン に 連 動 されてい るが スタイル を 使 って 自 分 流 の 見 出 しを 作 成 する 必 要 がある Wordが 用 意 している 見 出 しのデザイン は 使 い 物 にならないだろう 3.レベルに 見 出 しを 適 用 する 自 分 流 の 見 出 し を 選 択 して 各 レベル に 適 用 する