情 報 リテラシー 講 習 会 ステップバイステッププログラム Step by Step Program H : Access 基 礎 (for Access 2010) 九 州 産 業 大 学 総 合 情 報 基 盤 センター ~ 0 ~
内 容 Microsoft Access 2010(データベース)... 2 1. 起 動 方 法... 2 2.Access の 画 面 構 成... 4 3.データベースの 概 要... 5 3.1 テーブル... 5 3.2 クエリ... 6 3.3 フォーム... 6 3.4 レポート... 6 4.データベースファイルを 開 く... 7 5.1 外 部 データのインポート... 9 5.2 インポートしたデータを 確 認 する... 14 6.テーブルの 設 計... 15 6.1 テーブルの 設 計 を 変 更 する... 16 6.2 フィールドを 変 更 する... 17 6.3 上 書 き 保 存 する... 18 7.フォームの 作 成... 19 7.1 フォームを 作 成 する... 19 7.2 フォームを 保 存 する... 20 8.フォームの 操 作... 21 8.1 2 レコード 目 を 表 示 する... 21 8.2 最 後 のレコードを 表 示 する... 22 8.3 レコードを 追 加 する... 23 9.クエリの 作 成... 25 9.1 テーブルの 関 連 づけ(リレーション)... 25 9.2 デザインビューを 使 って 住 所 録 クエリを 作 成 する... 29 9.3 クエリを 保 存 する... 32 9.4 クエリを 開 く... 32 10.レポートの 作 成... 33 10.1 ウィザードを 使 って 住 所 録 レポートを 作 成 する... 33 10.2 レポートを 印 刷 する... 38 10.3 レポートを 編 集 する... 39 11.データベースの 最 適 化... 43 12.Access の 終 了... 44 ~ 1 ~
Microsoft Access 2010(データベース) Access(アクセス)は Windows パソコンの 代 表 的 なリレーショナルデータベース(RDB)ソフトウェ アです 1. 起 動 方 法 Access は 次 のようにして 起 動 します スタート ボタン Microsoft Access 2010 をクリックします Access 2010 が 起 動 すると 以 下 の[Microsoft OfficeBackstage]ビューが 表 示 されます [Microsoft OfficeBackstage]ビュー 画 面 では 空 のデータベースを 作 成 したり 既 存 のデータベー スを 開 いたりすることができます また サンプルテンプレートを 使 用 すると 高 度 なデー タベースも 簡 単 に 作 成 することができます ~ 2 ~
新 規 のデータベースを 作 成 1)[ファイル]タブ 続 いて[ 新 規 作 成 ] [ 空 のデータベース]をクリックします 2) 右 側 の 空 のデータベースの[ファイル 名 ]ボックスに 講 習 会.accdb を 入 力 し [ 作 成 ]をクリックします ~ 3 ~
2.Access の 画 面 構 成 [ファイル]タブ クイックアクセスツールバー リボン データーベースオブジェクト ナビ ゲーション ウィンドウ レコード 移 動 ボタン ステータスバー office ボタン クイックアクセス ツールバー リボン ナビゲーション ウィンドウ データベース オブジェクト レコード 移 動 ボタン ステータスバー ファイル 操 作 やオプション 設 定 等 ができます よく 使 うボタンを 配 置 します カスタマイズ 可 能 です テーブルやフォーム 等 のそれぞれの 機 能 についての 操 作 ボタンが 配 置 されます テーブルやフォーム 等 のオブジェクトの 一 覧 が 表 示 されます 開 いているテーブルやフォーム 等 のオブジェクトが 表 示 されます データが 表 示 されている 場 合 レコードをこのボタンで 移 動 できます 作 業 中 のファイルの 情 報 などが 表 示 されます ~ 4 ~
3.データベースの 概 要 データベースは ネットワークと 共 に 情 報 化 社 会 の 基 盤 となっています データベースを 理 解 する 早 道 は まず データベースを 構 築 する 考 え 方 を 理 解 し 実 際 に 簡 単 なデータベースを 作 成 し 簡 単 な 検 索 (クエリ)を 試 しながら データの 抽 出 や 追 加 等 を 自 ら 経 験 して 操 作 のコツをつかむことが 大 切 です Access には 主 に テーブル クエリ フォーム レポート という 主 要 な4つの 機 能 (オブ ジェクト)があります これらの 機 能 によりテーブルにデータを 入 力 して 蓄 積 し クエリで 蓄 積 したデータから 必 要 な 情 報 を 抽 出 して フォーム(データ 表 示 やデータ 入 出 力 操 作 画 面 )やレポート( 帳 票 印 刷 )を 使 ってデータの 体 裁 を 整 えて 活 用 するといったことができます Access の 一 般 的 なデータベース 作 成 の 手 順 と 各 オブジェクトの 関 係 は 次 のとおりです テーブル (データを 保 存 するための 器 ) 検 索 追 加 作 成 削 除 集 計 フォーム (データの 表 示 入 力 削 除 等 の 画 面 操 作 ) クエリ (データの 検 索 操 作 等 ) レポート (テーブルやクエリを 使 ってレポート 作 成 ) マクロ ( 作 業 の 自 動 化 ) モジュール (マクロよりも 細 か な 操 作 ) 次 に 4つのオブジェクトの 機 能 について 簡 単 に 説 明 します 3.1 テーブル テーブルは データベースの 基 本 であるデータを 保 存 する 器 のようなものです テーブルは Excel のシートのように データが 行 と 列 の 格 子 状 によって 構 成 されています データ 1 件 分 の 情 報 をレコードといい レコードの 各 項 目 ( 氏 名 住 所 等 )をフィールド 各 項 目 の 値 をフィールド 値 といいます Access では このように 表 の 形 式 によってデータを 管 理 しています フィールド 名 フィールド レコード No 氏 名 住 所 電 話 番 号 性 別 1 三 台 太 郎 813-XXXX 福 岡 市 東 区 1-26-X 092-673-XXXX 男 2 香 椎 花 子 812-XXXX 福 岡 市 中 央 区 恵 比 寿 ビル X 階 092-633-XXXX 女 3 立 花 松 香 815-XXXX 福 岡 市 東 区 香 椎 5-11-XX 092-681-XXXX 女 : 主 キー データベースでは レコードを 一 意 に 識 別 できる 値 をもつフィールドを 主 キーという 特 別 なフィー ルドとして 設 定 します テーブルの 中 を 見 渡 して 絶 対 に 重 複 しないデータが 入 力 されるフィールド に 主 キーを 設 定 します たとえば 上 の 表 の 例 では No フィールドの 値 がレコードを 一 意 に 識 別 するフィールドとなる ため No フィールドを 主 キーとして 設 定 します 設 定 の 仕 方 は 後 で 説 明 します なお 1 行 目 の 見 出 しひとつひとつのことをフィールド 名 と 呼 びます : ~ 5 ~
3.2 クエリ クエリは 1つあるいは 複 数 のテーブルから 新 しいテーブルを 作 成 したり 必 要 とする 情 報 を 切 り 出 したり クロス 集 計 や 重 複 チェックなどの 問 合 せを 定 義 するものです クエリの 主 な 機 能 は 以 下 のよ うなものです テーブルの 中 から 目 的 のフィールドを 選 び 出 して 表 示 する ふたつ 以 上 のテーブルの 中 にあるデータを 共 通 のキーとなるデータで 合 体 して あたかもひとつ のテーブルのように 扱 う 特 定 のフィールドを 基 準 にレコード 全 体 の 順 番 を 並 べ 替 える テーブルにはないフィールドを 計 算 式 などを 使 って 新 たに 作 る レコードを 件 数 やグループ 別 に 集 計 する ある 条 件 を 満 たしたフィールドのレコードを 表 示 する フィールドの 中 のデータを ある 条 件 のもとに 一 括 して 更 新 する 別 のテーブルやクエリの 結 果 を 基 に 新 しくテーブルを 作 る 別 のテーブルやクエリを 基 準 に 別 のテーブルにレコードを 追 加 する ある 条 件 のフィールドを 基 準 にレコードを 削 除 する クエリを 作 成 する 場 合 は ゼロから 作 成 したり ウィザードと 対 話 しながら 作 成 することもできます ウィザードとは 画 面 に 表 示 される 選 択 肢 に 順 に 答 えていくことで 自 動 的 に 一 連 の 操 作 を 設 定 する 機 能 です このウィザードの 質 問 に 答 えていけば 複 雑 なクエリもより 簡 単 に 作 成 できます 3.3 フォーム フォームはデータを 効 果 的 に 画 面 に 表 示 し データを 入 力 変 更 削 除 などが 直 接 画 面 からできるも のです これらのデータ 変 更 作 業 は クエリの 機 能 を 使 って 行 いますので 目 的 の 画 面 設 計 を 行 う 前 に 必 要 なクエリを 作 成 しておくことになります フォームでのレコードの 表 示 形 式 は 次 の 形 式 があります 単 票 形 式 :1 レコード 分 を 1 画 面 に 表 示 する 形 式 です 表 形 式 :1 レコード 分 を 1 行 に 表 示 する 形 式 です データシート 形 式 :Excel のような 行 と 列 に 表 示 する 形 式 です 帳 票 形 式 : 表 形 式 をデザイン 化 した 形 式 です 3.4 レポート レポートは テーブルやクエリの 結 果 を 印 刷 する 書 式 定 義 です レポートは レコードの 並 べ 替 えや 区 分 ごとの 集 計 を 指 定 し 画 面 にクエリの 問 い 合 わせを 表 示 させ 必 要 な 情 報 を 切 り 出 して 印 刷 するこ ともできます ~ 6 ~
4.データベースファイルを 開 く いよいよデータベースを 作 成 していきます [ 教 材 フォルダ] [SSP] [Access 基 礎 フォルダ]にある 従 業 員 名 簿.accdb 従 業 員.xlsx の2ファイルを 個 人 領 域 にコピーしてから 個 人 領 域 にコピーし た 従 業 員 名 簿.accdb データベースファイルを 開 きましょう (1) ファイル タブをクリックし [ 開 く(O)]をクリックします [ファイルを 開 く]ダイアログボックスが 表 示 されます (2) 先 ほど 個 人 領 域 (Z:ドライブ)にコピーした 従 業 員 名 簿.accdb データベースファイルを 選 択 し [ 開 く]をクリックします ~ 7 ~
(3)コンテンツの 有 効 化 をクリックします (4)セキュリティ 警 告 のメッセージボックスが 表 示 されるので [はい]をクリックします ~ 8 ~
5.テーブルの 作 成 ( 外 部 データのインポート) あらかじめ Excel で 作 成 されているデータを Access に 取 り 込 み( 取 り 込 むことをインポートといいま す)テーブルとして 使 用 します Access の 従 業 員 名 簿 データベースファイルに Excel で 作 成 した 従 業 員 ファイルの 表 をインポ ートして 使 用 しましょう Excel の 従 業 員 ファイルは 次 のようになっています 1 行 目 の 列 名 をフィールド 名 とし レコ ードを 一 意 に 識 別 するため 社 員 No を 主 キーに 設 定 します 主 キー フィールド 名 支 社 名 社 員 No 氏 名 よみがな 性 別 入 社 年 部 署 名 評 価 札 幌 S001001 上 野 田 佳 枝 かみのたよしえ 女 1989 企 画 部 45 札 幌 S001003 山 口 真 智 子 やまぐちまちこ 女 1989 契 約 管 理 部 80 札 幌 S001006 藤 沢 陸 ふじさわりく 男 1990 人 事 部 90 仙 台 S0800001 斎 藤 景 子 さいとうけいこ 女 1990 営 業 1 部 85 5.1 外 部 データのインポート (1) インポートは [ 外 部 データ]タブのインポートとリンクから をクリックします [ 外 部 データ]タブ [Excel] [インポートとリンク] 続 いて 外 部 データの 取 り 込 み の 画 面 が 表 示 されますので [ 参 照 (B)]ボタンをクリッ クしますと ~ 9 ~
[ファイルを 開 く]のダイアログボックスが 表 示 されます (2) 先 ほど 個 人 領 域 (Z:ドライブ)にコピーした 従 業 員.xlsx をクリックして 選 択 し [ 開 く] ボタンをクリックします 外 部 データの 取 り 込 み の 画 面 が 表 示 されますので [OK]ボタンをクリックしますと ~ 10 ~
ワークシートインポートウィザード ダイアログボックスが 表 示 されます (3) 東 日 本 ワークシートをインポートするため [ワークシート]オプションボタンと 右 のリス トボックスの 東 日 本 を 選 択 して [ 次 へ>]ボタンをクリックします (4) 東 日 本 シートの1 行 目 がフィールド 名 になっているので [ 先 頭 をフィールド 名 として 使 う] チェックボックスにクリックしてレ 点 を 表 示 させ [ 次 へ>]ボタンをクリックします ~ 11 ~
(5) ここでは インポートのオプションは 変 更 しないので そのまま[ 次 へ>]ボタンをクリックし ます この 画 面 では 必 要 に 応 じてデータの 属 性 を 変 更 することができます (6) 社 員 No フィールドは 一 意 になっているので 主 キーに 設 定 します [ 次 のフィールドに 主 キー を 設 定 する]オプションボタンをクリックし 社 員 Noフィールドをクリックします ドロップダ ウンリストボックスに 社 員 No と 表 示 されていることを 確 認 し [ 次 へ>]ボタンをクリックし ます オプシ ョンボタン をクリック 社 員 No フィールドを クリック (7)[インポート 先 のテーブル]テキストボックスに 従 業 員 と 入 力 して[ 完 了 ]ボタンをクリック します ~ 12 ~
(9) インポートが 完 了 します メッセージが 表 示 されるので [ 閉 じる(C)]ボタンをクリックします 従 業 員 テーブルに Excelで 作 成 していた 従 業 員 データシートがインポートされました ~ 13 ~
5.2 インポートしたデータを 確 認 する 従 業 員 テーブルを 開 いてインポートしたExcelのデータを 確 認 しましょう (1) 従 業 員 テーブルを 開 くため ナビゲーションウィンドウにある[ ]をクリックし [すべてのテーブル]をクリックして リストボックスから 従 業 員 を 左 ボタンでダブル クリック または 右 ボタンをクリックし 開 く(O) をクリックします (2) 従 業 員 テーブルが 開 いて インポートされた 従 業 員 データが 表 示 されます ~ 14 ~
6.テーブルの 設 計 いままでは 既 存 のテーブルを 利 用 したり Excel で 作 成 したデータを 用 いてテーブルを 作 成 してき ました ここでは データベースの 基 本 であるテーブルについて 説 明 します まず テーブルの 設 計 について 説 明 します テーブルの 設 計 とは どのような 情 報 をどのような 形 式 で 蓄 積 するかを 決 める 作 業 のことです ワープロの 場 合 その 値 が 数 値 なのか 文 字 なのか? という ことを 問 題 にすることはあまりありません しかし データベースソフトの 場 合 は 数 値 と 文 字 (テキスト) の 違 いは 大 変 重 要 となっています データの 属 性 をどのように 定 義 するかがポイントに なります たとえば 学 籍 番 号 や 社 員 番 号 などは 数 字 で 構 成 されていることがありますが 計 算 集 計 す ることはないので 属 性 は 文 字 列 扱 いでもよいことになります これに 対 して 売 上 高 や 金 額 などのデータ(フィールド)は 一 般 的 に 計 算 することが 多 くあります この 場 合 は 文 字 (テキスト) ではなくて 数 値 の 属 性 に 設 定 していなければ 集 計 ができなくなりますので 注 意 が 必 要 です 主 なデータ 型 の 種 類 データ 型 数 値 型 日 付 時 刻 型 オートナンバー 型 通 貨 型 テキスト 型 メモ 型 Yes/No 型 OLE オブジェクト 型 ハイパーリンク 型 格 納 できるもの 計 算 に 使 う 数 値 データの 形 式 で 整 数 小 数 点 等 の 形 式 日 付 や 時 刻 の 形 式 レコードを 追 加 する 度 に 自 動 的 に 採 番 される 連 続 番 号 の 形 式 数 値 型 とほぼ 同 じの 金 額 型 形 式 文 字 列 または 文 字 列 と 数 値 の 組 み 合 わせの 形 式 長 い 文 字 列 の 形 式 はい か いいえ など 二 者 択 一 タイプの 形 式 イラストや 写 真 などの 音 声 画 像 等 のデータ 形 式 Web サーバの URL アドレスを 保 存 する 形 式 上 記 のように 様 々なデータ 型 がありますが まずは テキスト 型 数 値 型 日 付 時 刻 型 の 形 式 を 取 り 扱 って 感 覚 を 掴 んでください それでは 先 ほどインポートした 従 業 員 テーブルを 使 ってテーブルの 設 計 を 学 んでいきましょう インポートした 従 業 員 テーブルは 下 の 表 のように 設 定 されています インポートウィザードはフィールドのデータ 型 とフィールドサイズを 自 動 的 に 設 定 します テキスト 型 のフィールドサイズの 初 期 値 は 255 です 従 業 員 テーブルのテキスト 型 フィールドのフィールド サイズをそれぞれ 適 当 な 長 さに 変 更 します フィールド 名 主 キー データ 型 フィールド サイズ フィールドプロパティ IME 入 力 モ ード 支 社 名 テキスト 型 255 オン 社 員 No テキスト 型 255 オン 氏 名 テキスト 型 255 オン よみがな テキスト 型 255 オン 性 別 テキスト 型 255 オン 入 社 年 倍 精 度 浮 動 数 値 型 小 数 点 型 部 署 名 テキスト 型 255 オン 評 価 倍 精 度 浮 動 数 値 型 小 数 点 型 規 定 値 0 0 ~ 15 ~
6.1 テーブルの 設 計 を 変 更 する テーブルにあるフィールドの 設 計 を 変 更 します テーブルの 設 計 は デザインビューで 行 います 従 業 員 テーブルをデザインビューで 開 きます (1) 従 業 員 テーブルを 開 くには 1ナビゲーションウィンドウにある[ 従 業 員 ]テーブルを 右 クリックして [デザインビュー]を 選 択 します 従 業 員 テーブルがデザインビューで 開 きます ~ 16 ~
6.2 フィールドを 変 更 する Access では テーブルのフィールドごとにプロパティ( 属 性 )が 設 定 できます 従 業 員 テーブルの 支 社 名 フィールドのフィールドプロパティを 次 のように 変 更 します データ 型 テキスト 型 フィールドプロパティ フィールドサイズ:255 20 に 変 更 (1) まず 支 社 名 フィールドのフィールド 名 をクリックします フィールドプロパティに 支 社 名 のプロパティが 表 示 されます (2) フィールドサイズを 20 にするので [フィールドサイズ]プロパティボックスをクリックし 値 を 20 に 変 更 します 支 社 名 フィールドと 同 じ 手 順 で 社 員 No 氏 名 よみがな 性 別 部 署 名 のフィールド プロパティを 次 のように 変 更 します フィールド 名 データ 型 フィールドプロパティ 社 員 No テキスト 型 ( 変 更 しません) フィールドサイズ:255 8 氏 名 テキスト 型 ( 変 更 しません) フィールドサイズ:255 30 よみがな テキスト 型 ( 変 更 しません) フィールドサイズ:255 50 性 別 テキスト 型 ( 変 更 しません) フィールドサイズ:255 2 部 署 名 テキスト 型 ( 変 更 しません) フィールドサイズ:255 30 ~ 17 ~
6.3 上 書 き 保 存 する テーブルに 加 えた 変 更 を 保 存 しましょう (1) テーブルの 変 更 を 保 存 するため [ ] をクリックします (2) 従 業 員 テーブルの 変 更 を 保 存 しますか? [はい(Y)] ボタンをクリックします 属 性 の 変 更 内 容 によっては 一 部 のデータが 失 われる 可 能 性 があります のメッセージが 表 示 されます これは 今 までのデータ 長 よりも 小 さな 値 のフィールドサイズにした 場 合 に 注 意 を 促 す ための 確 認 メッセージです ここでは そのまま 継 続 するので [はい(Y)]ボタンをクリックし ます ~ 18 ~
7.フォームの 作 成 フォームを 使 うと テーブルやクエリの 情 報 を 画 面 上 に 自 由 にレイアウトして テーブルのレコード を 参 照 したり レコードを 追 加 したり レコードを 削 除 するといったことができます フォームの 主 な 種 類 には 1 レコード 分 のデータを 1 ページのフォームに 表 示 する 単 票 形 式 と 複 数 のレコードを 一 覧 形 式 で 表 示 する 表 形 式 があります ここでは 従 業 員 テーブルの 単 票 形 式 のフォームを 作 成 します 7.1 フォームを 作 成 する ここでは 従 業 員 テーブルの1レコード 分 のデータを 1 画 面 のフォームに 表 示 する 単 票 形 式 を 例 にしてオートフォーム 機 能 を 使 った 作 り 方 を 説 明 します (1) [テーブル]リストボックスから 従 業 員 を 開 きます (2) フォームを 作 成 するために [ 作 成 ]タブのフォームから[フォーム]リボンをクリックします (3) 従 業 員 のフォームが 自 動 作 成 され 従 業 員 テーブルの1レコード 分 のデータが 表 示 され ます 画 面 のデザイン フィールドの 長 さ 画 面 のメニュー 背 景 色 等 については この 後 に[ 表 示 ] [デザインビュー]ボタンをクリックすると 自 由 に 修 正 が 可 能 です ~ 19 ~
7.2 フォームを 保 存 する 作 成 したフォームを 従 業 員 フォーム という 名 前 で 保 存 しましょう ここでは テーブルの 名 前 と 同 じにせず ~フォーム などとフォームを 表 す 名 前 にしてください (1) フォームを 保 存 するために クイックアクセスツールバーの[ 上 書 き 保 存 ]をクリックす ると [ 名 前 を 付 けて 保 存 ]ダイアログボックスが 表 示 されます (2) フォーム 名 は 従 業 員 フォーム としますので [フォーム 名 ]テキストボックスに 表 示 されて いる 従 業 員 を 従 業 員 フォーム に 変 更 して [OK]ボタンをクリックします 以 上 の 操 作 で 単 票 形 式 のフォームが 保 存 されました ~ 20 ~
8.フォームの 操 作 完 成 したフォームから レコード 内 容 を 表 示 したり 新 しく 追 加 したり 削 除 したりして テーブル のデータを 操 作 してみましょう フォームは 次 のような[ 移 動 ]ボタンを 使 って 目 的 のレコードに 移 動 して 表 示 できます それでは 従 業 員 フォーム を 使 って レコードを 表 示 してみましょう 画 面 の 最 下 行 にある[ 移 動 ]ボタンには 次 の 4 つの 機 能 があります ボタン : 先 頭 のレコードを 表 示 する ボタン : 前 のレコードを 表 示 する ボタン : 次 のレコードを 表 示 する ボタン : 最 後 のレコードを 表 示 する 8.1 2 レコード 目 を 表 示 する 2 レコード 目 のデータを 表 示 します (1) 2レコード 目 を 表 示 するために 従 業 員 フォーム ウィンドウ 下 の ボタンを1 回 クリックす ると 2レコード 目 が 表 示 されます [ 次 のレコード] ボタン [ 次 のレコード] ボタンをクリック 全 件 数 の 表 示 2レコード 目 が 表 示 されます [ 次 のレコード] ボタンをクリックするごとに 次 のレコードが 表 示 されます ~ 21 ~
8.2 最 後 のレコードを 表 示 する (1) 最 後 のレコードを 表 示 するために ボタンをクリックすると 最 後 のレコード(27 件 目 ) が 表 示 されます [ 最 終 レコード] ボタン [ 最 後 のレコード] ボタンをクリック この 他 に 先 頭 のレコードに 移 動 する ボタンや 前 のレコードに 移 動 する ボタンを クリックして 動 作 を 確 認 しておいてください ~ 22 ~
8.3 レコードを 追 加 する 次 に 従 業 員 テーブルに 次 のような 新 しいレコードを 追 加 しましょう 支 社 名 社 員 No 氏 名 よみがな 性 別 入 社 年 部 署 名 評 価 新 潟 N0900007 東 哲 也 あづま てつや 男 1994 企 画 部 40 (1) レコードを 追 加 するために 最 下 行 の[ 新 しい( 空 白 )レコード] ボタンをクリックします [ 新 しい( 空 白 )レコード] ボタン [ 新 しい( 空 白 )レコード] ボタンクリック (2) 支 社 名 に 新 潟 と 入 力 して [Tab]キーを 使 って 下 の 社 員 No テキストボックスにカ ーソルを 移 動 します [Tab]キーを 押 す ~ 23 ~
(3) この 後 社 員 No 氏 名 よみがな 性 別 入 社 年 部 署 名 フィールド に 情 報 を 入 力 します (4) 評 価 フィールドまで 入 力 すると 入 力 したデータを 保 存 するので 従 業 員 ウィンドウ 左 上 のレコードセレクタ をクリックします をクリック これで1 件 分 のレコードが 追 加 されます ~ 24 ~
8.4フォームを 閉 じる (1) フォームを 終 了 するために 従 業 員 フォーム ウィンドウの [ ] ボタンをクリックしま す 以 上 の 操 作 でフォームが 終 了 します 9.クエリの 作 成 クエリを 使 って 1 つ 以 上 のテーブルやクエリから 必 要 なフィールドを 抽 出 追 加 削 除 等 ができま す 従 業 員 の 基 本 情 報 が 入 っている 従 業 員 テーブルと 従 業 員 の 住 所 情 報 が 入 っている 住 所 テーブ ルを 使 って 住 所 録 クエリ クエリを 作 成 しましょう 9.1 テーブルの 関 連 づけ(リレーション) データベースでは 複 数 のテーブルを 関 連 付 けておくことで 効 率 的 に 情 報 を 管 理 できるようになり ます 従 業 員 テーブルと 住 所 テーブルは 主 キー 社 員 No フィールドで 関 連 付 けることができ ます 関 連 付 けた 後 従 業 員 テーブルから 支 社 名 フィールド 氏 名 フィールドを 住 所 テ ーブルから 住 所 フィールド 電 話 番 号 フィールドを 抽 出 して 住 所 録 クエリ クエリを 作 成 し ます 従 業 員 テーブル 住 所 テーブル 支 社 名 社 員 No 氏 名 評 価 社 員 No 住 所 電 話 番 号 新 潟 N0900001 高 橋 俊 恵 15 N0900001 新 潟 県 新 潟 市 山 025-273-XXXX 新 潟 N0900004 管 田 光 弘 75 N0900004 新 潟 県 新 潟 市 西 025-223-XXXX 新 潟 N0900005 中 西 ひとみ 60 N0900005 新 潟 県 長 岡 市 上 0258-46-XXXX : : : : : : : 社 員 No フィールドで 関 連 付 け 住 所 録 クエリ クエリ 支 社 名 氏 名 住 所 電 話 番 号 新 潟 高 橋 俊 恵 新 潟 県 新 潟 市 山 木 戸 X-X-XX 025-273-XXXX 新 潟 管 田 光 弘 新 潟 県 新 潟 市 西 堀 前 通 X 番 町 XXX 025-223-XXXX 新 潟 中 西 ひとみ 新 潟 県 長 岡 市 上 富 岡 X 丁 目 XX 0258-46-XXXX : : : : 必 要 なフィールドを 抽 出 住 所 録 を 作 成 するために 従 業 員 テーブルと 住 所 テーブルとの 間 にリレーションシップを 設 定 します ~ 25 ~
(1) 従 業 員 テーブルの 社 員 No フィールドと 住 所 テーブルの 社 員 No フィールドとの 間 にリレーションシップを 設 定 するために [データベースツール]タブの 表 示 / 非 表 示 から [リレーションシップ]リボン をクリックします 続 いて テーブルの 表 示 をクリックします [リレーションシップ]ウィンドウが 表 示 され その 上 に[テーブルの 表 示 ]ダイアログボックスが 表 示 されます ~ 26 ~
(2) 次 の 手 順 で リレーションシップを 設 定 するテーブルを 選 択 します 1.テーブルのリストボックスで 住 所 が 選 択 されていることを 確 認 し [ 追 加 ]ボタンを クリックします 2.テーブルのリストボックスで 従 業 員 をクリックし [ 追 加 ]ボタンをクリックします (3) テーブルの 追 加 を 終 了 するため [ 閉 じる]( )ボタンをクリックします 以 上 の 設 定 によって [リレーションシップ]ウィンドウに2つのテーブルが 表 示 されます (4) 従 業 員 テーブルの 社 員 No と 住 所 テーブルの 社 員 No にリレーションシップを 設 定 するために 従 業 員 テーブルの 社 員 No フィールドをクリックし 住 所 テーブルの 社 員 No までドラッグします ドラッグ ~ 27 ~
(5) [リレーションシップ]ダイアログボックスの 中 で 従 業 員 テーブルと 住 所 テーブルの フィールドが 社 員 No となっていることを 確 認 し [ 作 成 ]ボタンをクリックします [リレーションシップ]ウィンドウの 従 業 員 テーブルの 社 員 No フィールドと 住 所 テーブルの 社 員 No フィールドにリレーションシップが 設 定 され 結 合 線 が 表 示 されます (6) これまでに 設 定 したリレーションシップを 保 存 するために クイックアクセスツールバーの [ 上 書 き 保 存 ] をクリックします (7) [デザイン]タブのリレーションシップから[ 閉 じる] ボタンをクリックしてリレーション シップを 終 了 します ~ 28 ~
9.2 デザインビューを 使 って 住 所 録 クエリを 作 成 する (1) クエリを 作 成 するために [ 作 成 ]タブのその 他 から[クエリデザイン]リボンをクリックします [クエリ1]ウィンドウが 表 示 され その 上 に[テーブルの 表 示 ]ダイアログボックスが 表 示 されます (2) [クエリ1]を 設 定 するテーブルを 選 択 します 1.テーブルのリストボックスで 従 業 員 が 選 択 されていることを 確 認 し [ 追 加 ]ボタンをク リックします 2.テーブルのリストボックスで 住 所 をクリックし [ 追 加 ]ボタンをクリックします (2) 1. (2) 2. (3) テーブルの 追 加 を 終 了 するため [ 閉 じる]( )ボタンをクリックし テーブルの 表 示 ダイアログボックスを 閉 じます ~ 29 ~
選 択 クエリ のデザイン 画 面 が 開 きます 両 方 のテーブルの 間 に 線 が 出 ていますが これは 結 合 線 と 呼 ばれる 線 で テーブルとテーブルの 関 連 付 けを 示 すための 線 です 先 程 リレーションシップを 設 定 した 従 業 員 テーブルの 社 員 No フィールドと 住 所 テー ブルの 社 員 No フィールドが 結 合 線 で 結 ばれています フィールド リスト フィールド セレクター デザイン グリッド (4) 抽 出 するフィールドを 指 定 します 従 業 員 テーブルの フィールドリスト から 支 社 名 フィールドをマウスで 選 択 します フィールド リスト 支 社 名 フィールド (5) 選 択 した 支 社 名 フィールドを デザイングリッド へ マウスでドラッグします ~ 30 ~
デザイングリッド に 従 業 員 テーブルの 支 社 名 フィールドが 追 加 されます (6) 従 業 員 テーブルの フィールドリスト から 氏 名 フィールドをマウスで 選 択 し デザイングリッド の 支 社 名 フィールドの 隣 へマウスでドラッグします (9) 従 業 員 テーブルのフィールドと 同 様 に 住 所 テーブルの 住 所 フィールド 電 話 番 号 フィールドをマウスで 選 択 し デザイングリッド へ 順 にマウスでドラッグします 以 上 で 選 択 クエリの 設 定 は 終 了 です ~ 31 ~
9.3 クエリを 保 存 する (1) クエリを 保 存 するために [クエリ1]ウィンドウの [ ] ボタンをクリックします クエリ1 クエリの 変 更 を 保 存 しますか? [はい(Y)]ボタンをクリックすると [ 名 前 を 付 けて 保 存 ]ダイアログボックスが 表 示 されます (2) 住 所 録 クエリ という 名 前 を 付 けるために [クエリ 名 ]テキストボックスに 表 示 されている クエリ1 を 住 所 録 クエリ に 変 更 して [OK]ボタンをクリックします (3) 以 上 でクエリの 作 成 を 終 了 します 9.4 クエリを 開 く 住 所 録 クエリ を 開 いて クエリの 結 果 を 確 認 しましょう (1) クエリの 結 果 を 表 示 するために ナビゲーションウィンドウにある[ ]をクリックする [クエリ]をクリックし 住 所 録 のクエリ をマウスでダブルクリックして 実 行 させます ~ 32 ~
住 所 録 のクエリ を 実 行 したレコードが 表 示 されます (2) クエリの 操 作 を 終 了 するために 住 所 録 のクエリ ウィンドウの[ ]ボタンをクリックしま す 10.レポートの 作 成 レポートを 使 って テーブルやクエリの 内 容 を 用 紙 に 印 刷 することができます 基 本 的 な 考 え 方 はフ ォームと 同 じで テーブルまたはクエリをもとにして 中 のデータを 表 示 します ウィザードを 使 用 すると レポートが 簡 単 に 作 成 できます 10.1 ウィザードを 使 って 住 所 録 レポートを 作 成 する クエリ 住 所 録 のクエリ を 使 って 支 店 ごとの 住 所 録 をウィザードで 作 成 します (1) レポートを 作 成 するため ナビゲーションウィンドウにある[ ]をクリックする [クエリ]をクリックし 住 所 録 のクエリ をマウスでダブルクリックして 実 行 させます (2)[ 作 成 ]タブのレポートから[レポートウィザード]リボンをクリックします ~ 33 ~
住 所 録 クエリ ウィンドウの 上 に レポートウィザードの[テーブル/クエリ]ドロップ ダウンコンボボックスが 表 示 されます (3) 基 となるデータは クエリ 住 所 録 のクエリ のレポートを 作 成 するので [テーブル/クエ リ]ドロップダウンコンボボックスの[ ]ボタンをクリックし クエリ: 住 所 録 クエリ をクリックして 選 択 します ~ 34 ~
(4) ここでは すべてのフィールドを 使 用 するので [ 選 択 可 能 なフィールド:]の[>>]ボタン をクリックします (5)[ 次 へ>]ボタンをクリックします (6) 支 店 ごとに 分 けて 表 示 するので [グループレベルを 指 定 してください ]リストボックスの 支 店 名 をクリックし [>]ボタンをクリックします ~ 35 ~
(7)グループレベル[ 支 店 名 ]が 指 定 されました [ 次 へ>]ボタンをクリックします (8) 並 べ 替 えはしないので そのまま 次 へ> ボタンをクリックします (9) レポートの 印 刷 形 式 を 指 定 するので [レイアウト]が[アウトライン]オプションボタンにク リック [ 印 刷 の 向 き]が[ 縦 ]オプションボタンにクリック [すべてのフィールドを1ペー ジ 内 に 収 める]チェックボックスをクリックして 選 択 し [ 次 へ>]ボタンをクリックします ~ 36 ~
(10) レポート 名 を 住 所 録 クエリ から 住 所 録 レポート に 変 更 し レポートをブレビューする(P) をチェックする 最 後 に 完 了 ボタンをクリックします 住 所 録 レポート のプレビューが 表 示 されます ~ 37 ~
10.2 レポートを 印 刷 する 印 刷 プレビューの 状 態 で [ 印 刷 プレビュー]タブの 印 刷 から[ 印 刷 ]( )をクリックします 印 刷 中 ダイアログボックスが 表 示 されます [OK]ボタンをクリックすると 住 所 録 レポート レポートが 印 刷 されます ~ 38 ~
10.3 レポートを 編 集 する ウィザードを 使 ったレポートの 作 成 では データの 表 示 の 長 さがある 程 度 の 所 で 設 定 され その 長 さ よりも 長 いデータが 一 部 表 示 されない 場 合 があります このため レポートのデザインビューからラベ ルとデータの 印 刷 の 長 さを 変 更 して データが 全 て 印 刷 されるように 大 きさを 調 整 する 必 要 があります レポートの 編 集 は デザインビューで 行 います ウィザードで 作 成 した 住 所 録 レポート を 見 ると 全 体 が 左 側 に 片 寄 っています また 住 所 電 話 番 号 フィールドサイズが 不 釣 り 合 いです タイトル ラベル データ タイトル と ラベル を 右 に 移 動 し 住 所 と 電 話 番 号 のフィールドサイズを 変 更 しましょう 右 方 向 へ 大 きく 小 さく (1) レポートの 編 集 は [ホーム]タブの 表 示 から[ 表 示 ]リボンを[ ]をクリックしますと 4 種 類 のビューが 表 示 されるので [デザインビュー] をクリックします ~ 39 ~
住 所 録 レポート がデザインビューで 表 示 されます 1 2 3 4 5 デザインビューは 以 下 の 部 分 (セクション)に 分 けられます 1レポートヘッダー:そのレポートの 最 初 のページの 先 頭 部 分 2ページ 目 には 印 刷 されない 2ページヘッダー : 改 ページしたら ページの 頭 の 部 分 に 必 ず 印 刷 される 情 報 3 詳 細 :レコードソースにしているテーブルかクエリの 中 のレコード 件 数 分 繰 り 返 して 印 刷 される 部 分 4ページフッター : 改 ページするとき ページの 一 番 下 に 必 ず 印 刷 される 情 報 5レポートフッター:そのレポートの 最 後 に 印 刷 される 最 終 ページのみ (2) 住 所 録 レポート ラベル の 右 方 向 に 移 動 (マス 目 2つ 分 ) 1. 住 所 録 レポート の 位 置 を 移 動 する レポートヘッダーにある 住 所 録 レポートにマウスポインタ を 近 づけるとポインタは に 変 わり 枠 線 ( 黒 線 )もオレンジ 色 のハンドルに 変 わります マウスボタンを 押 したまま(ドラッ ク) マス 目 2つ 分 ( 横 ルーラーの2まで) 移 行 して マウスボタンを 離 します(ドロップ) ~ 40 ~
2.[デザイン]タブのコントロールの[ 選 択 ]をクリックし 点 線 部 分 をドラッグして 範 囲 指 定 します ラベルがオレンジになったら マス 目 2つ 分 ドラッグ 移 動 します (3) 住 所 電 話 番 号 のフィールドサイズ 変 更 1. 住 所 を 右 方 向 に 大 きくする 住 所 ラベルがハンドルに 変 わったら テキストボッ クスの 右 側 のハンドルにマウスを 位 置 付 け マウスポインタが の 形 になったら 右 方 向 にド ラッグして 大 きくします [ドラック] 2. 電 話 番 号 を 左 方 向 に 小 さくする 電 話 番 号 ラベルがハンドルに 変 わったら テキ ストボックスの 右 側 のハンドルにマウスを 位 置 付 け マウスポインタが の 形 になったら 左 方 向 にドラッグして 小 さくします [ドラック] ~ 41 ~
(4) [ホーム]タブの 表 示 から[ 表 示 ]リボンを[ ]をクリックし [レポートビュー] を クリックしますと 変 更 が 確 認 できます (5) レポートの 変 更 を 保 存 するため クイックアクセスツールバーの をクリックします (6) レポートの 作 業 を 終 了 するので [ 住 所 録 レポート]ウィンドウの[ ]ボタンをクリック します ~ 42 ~
11.データベースの 最 適 化 データベースにデータを 追 加 したり テーブルやフォームなどオブジェクトを 作 成 したりすると デ ータベースのサイズは 大 きくなります しかし データベースからテーブルやフォームを 削 除 してもデ ータベースのサイズは 小 さくなりません データベースでは 削 除 した 内 容 が 見 えない 形 で 残 ります データベースは 使 っているうちに 意 外 とサイズが 大 きくなるものです 特 にテーブルのレコードを 削 除 した 場 合 見 た 目 にはなくなっていても データベースには 隠 れて 残 っているというのが 普 通 ですの で 時 々 整 理 をすることが 必 要 です これをデータベースの 最 適 化 といいます 定 期 的 にデータベース を 最 適 化 して 効 率 よく 使 用 できるようにしましょう 従 業 員 名 簿 ファイルを 最 適 化 しましょう (1) 最 適 化 するので [データベースツール]タブの 解 析 から[パフォーマンス 最 適 化 ]をクリック しますと [パフォーマンス 最 適 化 ツール]ダイアログボックスが 表 示 されます (2)[すべてのオブジェクト]タブ [すべて 選 択 ]ボタン 最 後 に[OK]ボタンを クリックします ~ 43 ~
解 析 結 果 が 表 示 されるので [ 閉 じる]ボタンをクリックします 以 上 の 操 作 で データベースが 最 適 化 され ファイル 容 量 も 少 なくなります 12.Access の 終 了 Accessを 終 了 するには [ファイル]タブから[ 終 了 (X)]ボタンをクリックします 以 上 で Access によるデータベースの 基 本 的 な 使 い 方 の 説 明 を 終 わります ~ 44 ~
Microsoft Windows XP Windows7 はマイクロソフト 株 式 会 社 の 登 録 商 標 です Microsoft Word はマイクロソフト 株 式 会 社 の 登 録 商 標 です Microsoft Excel はマイクロソフト 株 式 会 社 の 登 録 商 標 です Microsoft Access はマイクロソフト 株 式 会 社 の 登 録 商 標 です Microsoft InternetExplorer はマイクロソフト 株 式 会 社 の 登 録 商 標 です TransWARE Active!mail は 株 式 会 社 トランスウエアの 登 録 商 標 です その 他 本 書 で 参 照 されている 製 品 などは 一 般 に 各 開 発 メーカの 登 録 商 標 です 本 書 は 九 州 産 業 大 学 総 合 情 報 基 盤 センターにおいて 作 成 しました 従 って 本 書 の 一 部 或 いは 全 部 に ついて 九 州 産 業 大 学 総 合 情 報 基 盤 センターから 文 書 による 許 諾 を 得 ずに いかなる 方 法 においても 無 断 で 複 写 複 製 することを 禁 止 します Copyright 2011 Computing and Networking Center, KSU. No reproduction or republication without written permission. ~ 45 ~