Power Pointの 起 動 Power Pointが 起 動 すると まずダイアログボックスが 表 示 される 今 回 は インスタントウィザード を 選 択 (A) インスタントウィザード (B) デザインテンプレート (C) 新 しいフ レセ ンテーション (D) 既 存 のフ レセ ンテーションを 開 く ウィザ-ド 形 式 で 文 字 通 り フ レセ ンテーション 資 料 を 素 早 く 全 く 一 から 作 る 方 法 作 成 済 みのものを 編 集 する インスタントにフ レセ ンテーション 作 るための 雛 型 イメージ を 作 ることができる で 作 りたい 時 (A) インスタントウィザードで 作 成 する : 1インスタントウィザードダイアログの 第 一 画 面 が 開 く 2ベースとなるフ レセ ンテーションを 選 択 する 3 発 表 方 法 を 選 択 する (5 種 類 ある) 4 フ レセ ンテーションのタイトルを 入 力 する ファイル 名 ではない フ ロシ ェクターで 表 示 用 Homepageで 白 黒 OHPシートに 印 刷 カラーOHPシートに 印 刷 35mmスライドに 出 力 このプレゼンテーショ ンを 最 後 に 更 新 した 日 を 自 動 的 に 入 力 5 完 了 をクリックして 終 了 6 ファイル 名 を 付 けて 保 存 する
表 示 モード < (A) 標 準 表 示 モードの 画 面 > タイトルバー メニューバー ツールバー スライドのレイアウトやデザインを 見 ながら 実 際 のテキストを 入 力 する 画 面 ス ラ イ ド スライドペイン: 各 スライドのレイ アウトが 表 示 さ れる スライト ごと にグラフィック ビデオ サウンド の 追 加 やハイ パーリンクの 作 成 ができる 表 示 の 仕 方 (5 種 類 ) アウトラインペイン: フ レセ ンテーションのテキストが 表 示 され 直 接 入 力 スライドの 並 べ 替 えができるので 視 覚 的 に 全 体 の 流 れを 把 握 しながら 編 集 ができる アウ トラインペインに 文 字 を 入 力 すると スライドの 挿 入 や 削 除 移 動 などが 自 動 的 に 行 われるため 全 体 の 構 成 を 考 えながら 作 業 をするに 適 している ノートペイン: 発 表 者 用 のメモ ノートを 確 認 したり 入 力 することができる 表 示 の 切 り 替 えは (A) 標 準 表 示 (B) アウトライン 表 示 (C) スライド 表 示 (A) (B) (C) (D) (E) (D) スライド 一 覧 表 示 (E) スライドショー < (B) アウトライン 表 示 モードの 画 面 > 標 準 表 示 モードと 構 成 は 同 じだが テキスト 表 示 をフューチャーして いる 全 体 のデザインより 内 容 を 重 点 的 に 見 たい 時 作 成 したい 時 に 使 う アウトラインツールハ ーを 表 示 すると 入 力 に 便 利
< (C) スライド 表 示 モードの 画 面 > スライドショーで 実 行 される1 枚 1 枚 のスライドが 表 示 される 内 容 より デザインや 見 た 感 じの 全 体 像 をつかみたい 時 に 使 う < (D) スライド 一 覧 表 示 モードの 画 面 > 全 てのスライド(ページ)を 一 覧 に して 表 示 する ここで 作 成 したスライドを 全 て 並 べて チェックもできるし スライド 順 序 の 入 れ 替 えなどもできる ここでは 実 際 にスライド 内 容 を 変 更 したりすることはできない < (E) スライドショー 表 示 モードの 画 面 > (A)~(D)の4 種 類 の 表 示 モードは 作 成 用 だが この(E)スライドショー 表 示 は 実 際 のフ レセ ンテーションの 実 行 となる スライドを 次 に 進 めるには マウスをクリックする よく 使 う 機 能 :
新 しいスライドの 追 加 : 挿 入 - 新 しいスライト を 選 択 or ツールホ タン 新 しいスライト をクリック or よく 使 う 機 能 - 新 しいスライト を 選 択 する 或 いは 指 定 した 位 置 に 新 しいスライドを 挿 入 する(スライド 一 覧 表 示 で) 任 意 のレイアウトを 選 択 する ( レイアウトの 種 類 については 下 記 にまと 馬 手 あります ) 入 れたい 場 所 にカーソルを 置 い て 新 しいスライド 挿 入 ボタンを 押 す ここに 入 れたい! レイアウトの 変 更 : 書 式 -スライドのレイアウト で <スライドレイアウトの 適 用 > レイアウト 変 更 を 行 う 挿 入 された そのスライドのみに 設 定 される デザインの 変 更 : デザインとは 背 景 に 表 示 される 模 様 のことで 変 更 は 書 式 - テ サ インテンフ レートの 適 用 で 行 う <デザインテンプレートの 適 用 > その 他 例 全 てのスライド(フ レセ ンテーション 全 体 )に 適 用 される 文 字 のフォント 色 下 線 の 太 さ 色 表 の 枠 線 の 色 背 景 の 色 などが 全 て 違 う
報 告 書 作 成 の 基 礎 : 報 告 書 作 成 の7ポイント 1 事 実 のみを 書 く : あくまでも 原 因 経 過 結 果 をその 情 報 を 必 要 とする 人 に 知 らせるためには 判 断 の 妨 げとならないよう 私 見 と 事 実 はしっかりと 分 離 する 必 要 がある また 良 い 情 報 のみを 伝 えるのではなく 悪 い 情 報 も 同 じように 入 れておく 必 要 がある 2 1 件 1 文 書 : 報 告 書 は 分 類 整 理 保 存 される 文 書 なので 1 文 書 では1 件 の 内 容 のみを 報 告 する 3 5W2Hを 入 れる : WHEN(いつ) WHERE(どこで) WHO( 誰 が) WHY( 何 故 ) WHAT( 何 を) HOW(どのように) HOW MUCH(どのくらいの 費 用 をかけて or どのくらいの 売 上 で) の 要 素 を 文 章 の 構 成 に 入 れる 4 わかりやすく 明 確 に : 拾 い 読 みで 概 要 が 理 解 できるぐらいの 長 さに 作 成 する 全 体 の 漢 字 の 比 率 は3 割 以 内 1 文 は40 文 字 1 段 落 は200 字 位 に 収 める 5 正 確 に : 誤 字 脱 字 を 無 くし 人 名 地 名 日 時 製 品 名 数 量 金 額 などの 情 報 は 正 確 に 書 き 込 む 6 簡 潔 に 要 領 よく: 長 文 で 内 容 を 表 現 すると 内 容 の 取 り 違 いなど 理 解 の 妨 げになることがあるので 能 率 的 に 理 解 するために 箇 条 書 きを 使 うこと 7 既 存 文 書 を 応 用 する : 既 存 文 書 がある 場 合 にはそのフォーマットを 利 用 する 作 成 作 業 が 合 理 化 されるだけではなく 読 む 側 にとっても 理 解 しやすい 文 書 となる 報 告 書 の 作 成 手 順 実 際 に 報 告 書 を 作 る 際 には 基 となる 情 報 から 要 点 を 並 べたアウトライン( 外 枠 )を 作 り アウトラインの 項 目 には 以 下 のものがある 1 テーマ 2 現 状 3 作 成 動 機 原 因 4 報 告 の 要 旨 5 報 告 すべき 詳 細 の 事 実 6 結 論 7 所 感 その 他 の 文 書 作 成 留 意 点 1 である 調 とです ます 調 の 使 い 方 を 統 一 する 2 混 同 しやすい 受 動 態 と 尊 敬 語 の 使 い 方 に 注 意 する 3 修 飾 語 の 位 置 4 1. 主 語 と 述 語 の 関 係 2. 主 観 的 であいまいな 表 現 3. 数 値 の 吟 味 最 終 的 なレイアウト アウトラインがまとまれば 報 告 書 の 形 態 にまとめていく ビジネス 上 で 使 用 される 報 告 書 は 以 下 の 順 序 でまとめられる 1タイトル(テーマ) 2 結 論 3 作 成 動 機 原 因 4 報 告 の 要 旨 5 現 状 6 報 告 すべき 詳 細 の 事 実 初 心 者 のための 報 告 書 プレゼンテーション 作 成 手 順 1 報 告 書 作 成 は 自 分 の 実 績 を 十 分 に 主 張 できるチャンスである 2 プレゼンテーションの 主 役 は 発 表 者 のあなた Power Pointはサポートするツールに 過 ぎない 3 しゃべる 内 容 のキーワードをPower Pointにする しゃべる 内 容 が 固 まっていることが 前 提 4 アウトラインペインでしゃべる 内 容 を 整 理 する 話 す 内 容 を 思 いつくままに 書 き 込 み 順 序 を 変 えてグループ 化 する その 上 で 見 出 しや 小 見 出 しのレベルを 決 めていく 5 報 告 書 作 成 の 手 順
デザインテンプレートでデザインを 選 んで 作 成 する (B) デザインテンプレートでデザインを 選 んで 作 成 する : 1[ファイル] - [ 新 規 作 成 ] を 選 び デザインテンプレート 2スライドのレイアウトを 選 択 する から 任 意 のデザインを 選 択 する 通 常 1 枚 目 にタイトルヘ ーシ 2 枚 目 以 降 は 任 意 のものを 選 択 3 選 択 したデザインの 白 紙 のスライドが 表 示 される 4アウトラインペインでテキストを 入 力 していく タイトルのプレースホルダ プレースフホル ダ: テキスト 等 を 挿 入 するための 枠 の こと グラフ 用 表 用 オフ シ ェクト 用 など 目 的 別 に 様 々な 種 類 が 用 意 されてい る テキストのプレースホル アウトラインペインでの 入 力 : アウトラインペインでは 全 てのスライドの タイトルやテキストが 表 示 され 文 字 を 入 力 すると スライドの 挿 入 削 除 移 動 な どが 自 動 的 に 行 われるため 全 体 の 構 成 を 考 えながら 視 覚 的 に 編 集 作 業 するの に 適 している スライドペインでの 入 力 : スライドペインは スライドの 完 成 イメージ が 表 示 されているので レイアウトを 確 認 しながら 作 業 することができる 5スライドペインでテキストを 入 力 或 いは 書 式 を 変 更 する レベルの 上 げ 下 げ : レベル 下 げ Tab レベル 上 げ Shift+Tab < 作 成 された 会 社 案 内 プレゼンテーション 例 >
テキスト レイアウトの 編 集 テクニック ファイルから 画 像 を 挿 入 する : 画 像 の 挿 入 編 集 1 挿 入 したい 場 所 のオブジェクトアイコンをダブルクリックする ここに 追 加 2 挿 入 - 図 - ファイルから を 選 択 3PC 上 のデータから 目 的 の 画 像 ファイルを 選 択 して OK 4 挿 入 された ワードアートを 挿 入 する : ワードアートの 挿 入 Wordの 要 領 で タイトルなどにワードアートを 挿 入 することができる ここに 追 加
クリップアートを 挿 入 する : クリップアートの 追 加 1 挿 入 したい 場 所 のクリップアートアイコンをダブルクリックする ここに 追 加 2 挿 入 - 図 - クリップアート を 選 択 する 3 任 意 のクリップアートを 選 んで 挿 入 4 挿 入 された クリップアートを 編 集 する : このように 描 画 オフ シ ェクトに 変 更 すれば グループ 解 除 できる ( 画 像 をダブルクリックすればよい) このように 部 分 ごとに 色 を 変 える ことができる
フローチャートを 挿 入 する : ここに 追 加 Microsoft Organization ChartというApplicationを 起 動 して 組 織 図 (フローチャート)を 作 成 することができる 1 挿 入 したい 場 所 のフロ-チャ-トアイコンをダブルクリックする 2Microsoft Organization Chartが 起 動 される 3 名 前 タイトル コメント1 コメント2の 順 に 挿 入 していく 4 挿 入 された 図 形 を 作 成 する : ここに 追 加 チャートをダブルクリックすると 編 集 画 面 に 戻 る 図 形 ツールハ ーを 使 って 図 形 を 作 成 する 図 形 描 画 ツールバーの 説 明 : 図 形 ツールバーはOffice 製 品 共 通 のもの 塗 りつぶしの 色 線 の 色 フォントの 色 オフ シ ェクトの 選 択 回 転 直 線 矢 印 四 角 形 楕 円 テキストホ ックス 縦 書 きテキストホ ックス ワート アートの 挿 入 クリッフ アートの 挿 入 線 のスタイル 実 線 / 点 線 のスタイル 矢 印 のスタイル 影 3-D
テキストボックスの 作 成 と 編 集 : テキストホ ックス 全 体 を 加 工 作 業 したい 場 合 はこのように 選 択 する この 状 態 でできることは テキストボックス 全 体 を 塗 りつぶす/ 枠 線 の 色 を 変 更 する/ 線 のスタイルを 変 更 する/フォントサイス 色 を 変 更 する 等 テキスト 内 容 を 変 更 したい 場 合 はこのようにカーソルが 中 に あり 周 りの 枠 線 が 斜 線 になった 状 態 で その 他 の 色 から 選 択 すると 他 のデザイン を 選 んでもその 色 が 変 わらない だから 変 更 したい 場 合 は 上 の 規 定 の 色 から 選 び 固 定 にしたい 場 合 は その 他 の 色 から 選 ぶ テキストボックスのコピー 移 動 と 整 列 : テキストホ ックスは 新 規 に 作 成 することもできるが コピーを 貼 り 付 けを 利 用 して 或 いはShift+ドラッグで 複 製 も 出 来 る 移 動 は 選 択 してドラッグする また 上 下 左 右 に 整 列 させることも 出 来 る 図 形 ツールバーの 図 形 の 調 節 - 配 置 / 整 列 から 選 択 して 実 行 する これが このように 整 列 される 影 と3-Dを 設 定 する : 影 と3-Dの 設 定 : 図 形 描 画 を 使 って 地 図 を 書 く 箇 条 書 きと 段 落 番 号 を 設 定 する : 箇 条 書 き 段 落 番 号 の 形 式 を 変 える
報 告 書 作 成 の 基 礎 : (C) 新 しいプレゼンテーションで 一 から 作 成 する : 新 しいスライド ダイアログボックスが 開 く 1プレゼンテーションの1ページ 目 のスライドは 必 ず タイトルスライド を 選 択 する タイトル 箇 条 書 き 2 段 組 表 スライト テキスト テキスト テキスト テキストと 組 織 図 グラフ とク ラフ ク ラフ( 縦 書 きタイトル) テキストと テキスト 縦 書 き 白 紙 クリッフ アート ( 縦 書 きタイトル) テキスト テキストと オフ シ ェクト オフ シ ェクト オフ シ ェクト オフ シ ェクト とテキスト ( 大 ) ( 小 ) テキストと メテ ィアクリッフ オフ シ ェクト テキストと メテ ィアクリッフ とテキスト とテキスト オフ シ ェクト 挿 入 できる 新 しいスライドの テキストと 2オフ シ ェクト 2オフ シ ェクト 4オフ シ ェクト 2オフ 標 準 レイアウトは 全 部 で28 種 類 シ ェクト ( 縦 )とテキスト ( 横 )とテキスト ク ラフと クリッフ アート クリッフ アート タイトル テキスト とテキスト と 縦 書 きテキスト のみ 2アウトライン 表 示 で 入 力 していく タイトルの 次 ページ 目 からは 箇 条 書 きテキスト になる Shift+Tab Tabキーで 移 動
折 りたたんだ 状 態 1スライドのみを 展 開 した 状 態 ( 各 スライドのタイトルの 下 に 下 線 が 引 かれる ) (1スライドのみの 展 開 は + スライト 全 体 の 展 開 はその 二 つ 下 ) <スライドに 背 景 を 入 れる> 塗 りつぶし 効 果 1グラデーション 塗 りつぶし 効 果 2テクスチャ 塗 りつぶし 効 果 3パターン 塗 りつぶし 効 果 4 図 単 色 で 塗 りつぶす <スライドの 配 色 を 変 更 する> 1. 標 準 タブから 標 準 の 組 み 合 わせを 選 ぶ 配 色 の 変 更 :
或 いは 2.ユーザー 設 定 タブから 項 目 別 に 任 意 の 色 を 選 ぶ <スライドのデザインを 変 更 する> 後 からデザインテンプレー トを 変 更 するには [ 書 式 ]-[テ サ インテンフ レートの 適 用 ]を 選 択 し<テ サ インテンフ レート の 適 用 >タ イアロク ホ ックスを 表 示 して 選 択 し 直 す
表 とグラフを 入 れる : Power Pointでのグラフ 機 能 は Microsoft Graphという 別 のソフトを 起 動 して 作 成 する 表 グラフで 表 現 するとは 数 値 を 視 覚 的 に 捉 えることである プレゼンテーションを 視 覚 に 訴 える 方 法 として 項 目 一 覧 や 数 字 を グラフや 表 に 表 すとわかりやすい 表 にしただけではイメージがつか みにくいので 表 で 理 解 を 促 し グラフで 納 得 させる 文 章 だけでは: 把 握 し 難 い 正 確 につかめない 判 断 できない これらを 回 避 するために 目 に 訴 える 視 覚 的 表 現 には 表 とグラフがある 表 のメリット: 必 要 項 目 の 整 理 ができる 正 確 な 数 値 を 表 すことができる 対 比 表 現 ができる 一 度 に 大 量 のテ ータが 扱 える 表 を 作 成 する 時 のポイント: 1. 伝 えたい 内 容 は 何 か 2. 何 を 理 解 して 欲 しいのか 3.データの 整 理 4.データを 表 にする グラフのメリット: 全 体 像 が 見 やすい 短 時 間 で 伝 えられる 数 値 の 差 推 移 がわかり 易 い ク ラフを 作 成 する 時 のポイント: 準 備 :ク ラフ 化 する 表 の 整 理 1.M0 億 滴 に 合 ったク ラフの 選 択 ( 数 値 の 差 なら 棒 推 移 なら 折 れ 線 割 合 なら 円 など) 2. 内 容 を 表 すタイトルの 決 定 一 目 で 内 容 が 分 かるもの 興 味 を 持 つことができるもの 3.グラフの 作 成 4.レイアウトの 決 定 目 盛 り( 最 大 値 最 小 値 ) 文 字 の 大 きさ 線 の 太 さ 網 掛 け 色 全 体 のバランス 5.グラフ 全 体 のチェック ( 記 入 漏 れ 間 違 いなど) グラフの 作 成 Microsoft Excelのグラフ 機 能 を 使 って Power Point 上 でグラフを 作 成 することができる Microsoft Graph 2000というApplicationを 使 っている( 自 動 的 に 立 ち 上 がる) 1 書 式 -スライドのレイアウト を 選 択 する 2 テキストとグラフ を 選 んで 適 用 をクリックする 3 右 に 挿 入 された 枠 内 をダブルクリックする 4 仮 のデータとグラフが 表 示 される タ フ ルクリックすると 仮 のテ ータとク ラ フが 表 示 される
5 実 際 のテ ータを 入 れると 自 動 的 にグラフが 作 成 される 6この 状 態 でグラフの 編 集 をする 7 出 来 上 がり 図 注 意 : 下 のように 周 りに が 出 ている 状 態 では 編 集 できない グラフオブジェクトとして 認 知 される 移 動 などができる ポイント: <テ ータシートの 表 示 非 表 示 の 仕 方 > <グラフの 書 式 設 定 の 仕 方 > 左 のようにツールボタンで 選 ぶか 変 更 したい 部 分 をクリックして 選 択 し 右 クリックで 書 式 設 定 タ イアロク を 出 す <ク ラフの 種 類 とオフ ションの 変 え 方 > ク ラフエリアを 選 択 し 右 クリックする グラフの 種 類 グラフオプション
オブジェクトとしてグラフを 挿 入 するには : 挿 入 - オブジェクト - グラフ を 選 択 Microsoft Excelグラフ を 新 規 作 成 OK 作 成 済 みのExcelグラフをコピーペーストで 挿 入 する : 前 もってExcelで 作 ったグラフを Excel 上 でコピー PowerPoint 上 でペーストで 挿 入 することもできる Excelからグラフを 選 択 してコピー Power Pointに 貼 り 付 け コピー ペースト
上 記 の 方 法 以 外 にも 挿 入 -グラフ orツールボタン グラフの 挿 入 でも 同 様 にグラフを 挿 入 することができる 1まず 真 中 の 位 置 に 仮 のグラフ 2エリアの 位 置 グラフの 編 集 などを 行 う データが 挿 入 される 乱 れてしまったレイアウトを 元 の 既 定 値 に 戻 す 場 合 は スラ イドのレイアウト を 再 適 用 す る 作 ってみよう! 3 枚 目 のスライドに 円 グラフを 同 様 に 挿 入 する グラフの 種 類 棒 グラフ( 縦 横 ) 例 効 果 数 値 の 差 を 見 せる 構 成 比 も 強 調 できる 折 れ 線 グラフ 変 化 の 量 よりも 推 移 変 化 の 比 率 時 間 の 流 れを 強 調 できる 円 グラフ 全 体 に 対 する 各 部 分 の 割 合 を 示 し 重 要 な 要 素 を 強 調 できる 面 グラフ 変 化 の 比 率 よりも 変 化 の 量 を 強 調 できる レーダーチャート 項 目 間 のデータの 均 衡 やばらつきなどの 分 析 に 適 している 3Dの 各 グラフ 単 純 な 折 れ 線 よりも 変 化 のある 表 現 ができる
表 の 挿 入 Power Pointはキーワードを 箇 条 書 きにして 表 現 するのが 基 本 となっているが 項 目 が 多 すぎる 場 合 や 数 字 の 一 覧 は 表 にすると 分 かり 易 く 視 覚 に 訴 えることができる Power Pointの 表 作 成 機 能 は Wordsの 表 作 成 機 能 とほとんど 同 じインターフェイス 1 挿 入 - 表 を 選 択 するか ツールボタンの 表 の 挿 入 をクリックする 2 中 央 に 表 が 挿 入 され 罫 線 ツールハ ーが 表 示 される 3テキストエリア 表 エリアの 大 きさを 調 整 する 4 表 のデータ(テキスト)を 入 力 する 表 用 のスライドを 選 んで 表 を 追 加 する 5 表 を 編 集 する ( 文 字 サイズ 色 セル 結 合 塗 りつぶし 等 ) 表 のアイコンをダブルクリックする ここに 追 加 < 罫 線 ツールバー>
成 功 するプレゼンテーションテクニック スライドの 切 り 替 えを 設 定 する : 画 面 の 切 り 替 え 効 果 : 画 面 の 切 り 替 え 効 果 とは スライドが 切 り 替 わる 時 のアニメーションのこと 画 面 切 り 替 え 効 果 を 設 定 してスライド の 切 り 替 えに 動 きを 持 たせると プレゼンテーションにメリハリを 付 けることができる また 画 面 切 り 替 え 時 に 効 果 音 を 鳴 らすこともできる 1 スライドショー- 画 面 切 り 替 え or 右 クリックで 画 面 切 り 替 え or ツールボタン 画 面 切 り 替 え を 選 択 クリックする 2 スライドの 切 り 替 え ダイアログで 切 り 替 え 方 3 画 面 の 切 り 替 え が 設 定 されると 切 り 替 えスピード 切 り 替 えのタイミング サウン 各 スライドの 左 下 にアイコンが 表 示 される ( 効 果 音 )を 設 定 する このアイコンをクリックすると 効 果 を 確 認 できる 画 面 切 り 替 え の 設 定 は すべてに 適 用 することもできるし スライドごとに 設 定 することもできる ただし プレゼンテーションテクニックとして あまり 複 雑 な 切 り 替 えが 混 在 するとよくないので プレゼン 全 体 として 統 一 性 を 持 たせる 方 がよい アニメーションを 設 定 する : アニメーション 効 果 : 単 純 にスライドを 表 示 するだけでなく ズームやスライドイン 等 のアニメーションで スライドが 表 示 されるようにす ると 注 目 すべき 点 をさらに 協 調 することが 出 来 る Power Pointでは スライドやスライド 上 のオフ シ ェクトにアニ メーション 効 果 を 設 定 して アニメーションで 表 示 させることもできる < 例 > スライドを 切 り 替 える 際 にアニメーションを 実 行 する テキスト 等 のオブジェクトが 表 示 される 際 にアニメーションを 実 行 する アニメーションが 終 わったオブジェクトの 色 が 変 わる 等 の 演 出 を 行 うこともできる グラフの 場 合 項 目 ごとにアニメーションで 表 示 させることができる ハイパーリンクを 活 用 すると クリックするだけでリンク 先 のスライドに 移 動 できる
1 標 準 アウトライン スライド 表 示 のいずれ かで スライト ショー- アニメーションの 設 定 を 選 択 する 2アニメーションをつける オフ シ ェクトを 選 択 し 順 序 とタイミングと 開 始 の 仕 方 をまず 設 定 する 3タイトル テキストの 効 果 ( 出 方 サウンド 等 )を 設 定 する 4グラフの 場 合 のみ グラフの 効 果 を 設 定 する リハーサルを 実 施 する : 1 スライト ショー-リハーサル を 選 択 or 2リハーサル 実 施 中 は 下 記 のように 時 間 の 経 過 が 表 示 される ツールホ タン リハーサル をクリック そのスライト の 時 間 全 体 の 経 過 時 間 3 終 わると 所 要 時 間 が 表 示 される はい にすると 今 回 の リハーサルの 所 要 時 間 が 次 回 に 自 動 実 行 される 4リハーサルが 終 わり 今 回 の 所 要 時 間 が 各 スライドの 左 下 に 表 示 される
スライドショーを 設 定 する : 1 スライト ショー-スライト ショーの 設 定 を 選 択 する 2 下 記 のように 自 動 プレゼンテーションも 設 定 できる 目 的 別 にスライドショーを 設 定 する : 同 じPPTファイルを 営 業 用 とか 開 発 用 などの 目 的 に 分 けて スライドの 構 成 を 選 択 しておくことができる 表 示 させないスライドを 設 定 する : プレゼンテーションの 場 合 目 的 によって 表 示 させないスライドがあれば 非 表 示 に 指 定 しておくことができる
ビジュアル 化 で 企 画 書 の 説 得 力 をアップする 企 画 書 はプレゼンテーションの 補 助 ツールに 過 ぎないので なくてもかまわない まずは 企 画 書 を 各 前 に 何 をしゃべるのかを 決 めることが 大 切 である 何 を 訴 えるかがしっかりしており きちんとdしゃべる 内 容 が 分 かっていると 企 画 書 の 構 成 もおのずと 見 えてくる しゃべりに 合 わせて ポイントを 企 画 書 に 落 とし 込 むと 良 い しゃべる 内 容 = 企 画 書 企 画 書 は ただしゃべるだけでは 間 が 持 たないし 説 得 力 に 欠 けるから それを 補 うために 存 在 する 耳 だけでなく 目 で 訴 えた 方 が 効 果 的 だからである 目 に 訴 えるためには 1 文 章 はなるべく 箇 条 書 きにする 2グラフィックや 図 形 を 盛 り 込 んでビジュアル 化 する 目 に 訴 える 企 画 書 = 役 立 つ 企 画 書 Power Pointのスライドは 数 十 秒 くらいを 目 処 にリズミカルに 切 り 替 えて 進 行 する 構 成 にしなくてはならない ( 細 かいことを 説 明 する 必 要 がある 場 合 には 別 紙 の 形 で 配 布 すると 良 い) コンセプトも 大 事 : コンセフ トヒ ルテ ィンク コンセプト アイディア アイデアを 引 き 出 す3 要 素 : 問 題 意 識 刺 激 スライドペインでスライドを 作 成 する : ビジュアル 化 したプレゼンテーションを 作 るには スライド 表 示 にして スライドペインで 入 力 した 方 が 効 果 的 である デザインテンプレートを 適 用 するならば 新 しいプレゼン テーション から 作 成 して デザインテンプレートの 適 用 を するよりも 最 初 から デザインテンプレート で 作 成 する 方 が 効 率 的 である スライドを 複 製 (コピー)する : ハイパーリンクを 設 定 する : 1まず ハイパーリンクさせたい 文 字 範 囲 をドラッグで 選 択 する2 オブジェクトの 動 作 設 定 ボタンを 押 す
3 マウスのクリック タブから ハイパーリンク を 選 択 4リンクさせたいスライドタイトルを 選 択 する ホームページにリンクさせたい 場 合 は URLアドレスを 入 力 リンク 部 分 の 文 字 の 色 が 変 わって 下 線 が 表 示 された クリックすると ファイルの 読 み 込 み : 1 挿 入 - 図 -ファイルから を 選 択 する 2ファイルの 場 所 から 挿 入 するファイルを 探 し 挿 入 をクリックする 3 中 央 に 規 定 のサイズで 挿 入 される 4 大 きさを 調 整 し 配 置 したい 場 所 に 移 動 する
セミナー 向 けプレゼンテーション 資 料 の 作 成 Wordの 文 書 を 取 り 込 む この 機 能 は Power Point2000から! 1Wordを 起 動 し まずはテキストを 打 ち 込 んでいく 2アウトライン 表 示 でスタイルを 加 工 する このように 加 工 する 標 準 のスタイ ルが 設 定 されて いたら Power Pointには 送 信 で きない すでに 作 ったWord 文 書 がある 場 合 は それを 開 く 3 ファイル- 送 信 -Microsoft Powerpoint を 選 択 する 4 自 動 的 にPower Pointが 起 動 し 規 定 のスタイルの Power Point 文 書 作 成 される
Excelの 文 書 を 取 り 込 む Excelのデータの 貼 り 付 け 方 には (1)データの 埋 め 込 みと(2)リンクの2 種 がある (1)データの 埋 め 込 み : Excelのデータを Excelの 機 能 と 一 緒 にPower Pointに 埋 め 込 んでしまう Power Point 内 でExcelデータをダブルクリックすると Excelが 起 動 してデータの 加 工 ができる 特 徴 として Excel 元 データとのつながりはなくなる ( 元 のExcelデータを 変 更 しても 埋 め 込 んだデータは 変 更 されない) マイナス 点 として データが 埋 め 込 まれる 分 ファイル 容 量 が 大 きくなる 1Excelで 表 とグラフを 作 成 する or 2Excelの 元 データから 表 の 部 分 をコピーする 既 に 作 成 済 みのファイルを 開 く (コピー- 貼 り 付 け or ExcelからCtrl+ドラッグ) 3ダブルクリックするとPower Point 内 にExcelが 起 動 し 修 正 が 可 能 にな 4 適 当 な 大 きさ 配 置 に 変 更 する 1クリックでできること は 移 動 サイズ 変 更 削 除 のみ データ の 変 更 はできない (1つのオフ シ ェクトとし て 認 識 されている) (2) リンク : Excelの 元 データとリンクすると フィアル 容 量 を 小 さくすることができる データの 加 工 は Excelの 元 データを 開 いて Excelソフト 内 で 行 う Excel 元 データと 連 動 しているので Excel 元 データ1つを 修 正 すれば リンクしたPower Pointの 場 所 全 てで 同 時 にデータが 更 新 される Excelの1 個 のフィアルからPower Pointのいくつものファイルや 場 所 にリンクさせることができる 1Excel 元 データのコピーしたい 部 分 を 選 択 し コピー 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け-リンク 貼 り 付 け- Microsoft Excelク ラフオフ シ ェクト を 選 択 して OK 2Power Point 内 のク ラフ(or 表 )をダブルクリック すると Excel 元 データが 開 くので 編 集 する
オリジナルのデザインを 作 成 する スライドマスターを 表 示 する 表 示 -マスタ-スライドマスタ でスライドマスタを 開 く <スライドマスタ 表 示 の 画 面 > Shiftを 押 しなが ら 表 示 モードをク リックすると 下 記 のように 変 わ る このよう になる スライドマスタ 表 示 で 書 式 の 変 更 テキストホ ックスの 編 集 などを 行 うと 他 のスライドにも 適 用 させることができる スライドマスタ= 親 スライド となる タイトルマスタの 設 定 : タイトルスライドの 書 式 を 設 定 する 1 枚 ごとの 色 を 変 える デザインテンプレート はスライド 全 体 に 適 用 され1 枚 ごとに 変 えることはできないが 配 色 は 変 えることができる 1 書 式 (or 右 クリック)-スライドの 配 色 を 選 択 する 2 標 準 タブかユーザー 設 定 タブから 選 択 する
ミニスライドを 表 示 する マスタを 編 集 しているときには 実 際 のイメージを 見 るために ミニスライドを 表 示 すると 便 利 表 示 -ミニスライド を 選 択 する ヘッダーとフッターを 表 示 する 1 表 示 -ヘッダーとフッター を 選 択 する 2ヘッタ ーとフッターのタ イアロク で 形 式 を 選 択 3 下 記 赤 線 内 のように 設 定 したものが 表 示 される
配 布 資 料 を 作 成 する ノートを 作 成 する 配 布 資 料 を 印 刷 する 1 ファイル- 印 刷 を 選 択 する 2 印 刷 対 象 を 配 布 資 料 にし 1ヘ ーシ あたりのスライド 数 を 選 択 する 配 布 資 料 をWordで 作 成 する 1 ファイル- 送 信 -Microsoft Word を 選 択 する 2ヘ ーシ レイアウトを 選 択 してOK 3Wordが 起 動 し 表 示 される
他 のコンピュータでプレゼンする 外 出 先 などで 自 分 のPC 以 外 で 1 ファイル-フ レセ ンテーションハ ック を 選 択 2フ レセ ンテーションハ ックウィサ ート が 起 動 する プレゼンテーションを 行 う 場 合 に 出 先 の 会 場 にフロッヒ ーテ ィスクや MOに 保 存 して 持 っていくことが できる プレゼンテー ションパック を 使 う 3パックにするプレゼンテーションを 選 択 する 4 保 存 先 を 指 定 する 5リンクされているファイルや 使 用 しているフォントをどうするか 選 択 する 6Power Point Viewerを 含 めるかどうかを 選 択 する 7 完 了 を 押 す
説 得 力 のある 提 案 書 を 作 成 する Web 上 又 は 印 刷 しての 発 表 をして 提 案 書 を1 枚 にまとめて 作 成 することもよくある 1 枚 に 要 点 をまとめる 為 の 効 果 的 な 方 法 として ページを 縦 書 きにして 図 形 やクリップアートを 活 用 した さまざまなテクニックが 使 われる また Power Pointをプレゼンテーション 発 表 資 料 作 り 以 外 にも Wordでの 文 書 作 成 代 わりに 使 うこともある ページ 設 定 をする 1 ファイル-ヘ ーシ 設 定 を 選 択 する 2ページ 設 定 タ イアロク で 向 きを 縦 に 変 更 3スライドが 縦 表 示 になる 図 形 を 作 成 編 集 し 図 形 内 に 文 字 を 入 力 する 作 業 は 全 て 下 部 の 図 形 描 画 ツールバー のツールボタンを 使 って 行 う 四 角 形 の 作 成 テキストボックスの 作 成 / 入 力 ツールホ タン 四 角 形 をクリックし て 左 上 を 始 点 として 右 下 にド ラッグする ツールホ タン テキストホ ッ クス をクリックして 四 角 形 内 に 入 力 す る 時 は 四 角 形 内 を クリックしてカーソ ルを 表 示 させてか ら 新 規 に 作 成 する 時 は 左 上 を 起 点 と して 適 当 な 大 きさの 四 角 形 を 書 いてか ら 文 字 を 入 力 す る 楕 円 の 作 成 と 文 字 入 力 塗 りつぶし 線 の 色 フォントの 色 の 変 更 ツールホ タン 楕 円 をクリックし て 左 上 を 始 点 として 右 下 にド ラッグする 対 象 となる 図 形 をクリックして 選 択 してから ツール ホ タン 塗 りつぶし の 色 線 の 色 フォントの 色 をそ れぞれクリックし て 好 きな 色 を 設 定 する
図 形 のコピーと 整 列 3-D( 立 体 )の 影 をつける 上 にある 円 3 つをドラッグ して 選 択 し Shift+Ctrlを 押 しながらド ラッグする 対 象 となる 図 形 をクリックして 選 択 してから ツールホ タン 3-D を 選 択 し 好 き な3-Dパターン を 選 んでクリッ クする オートシェイプを 利 用 する 3-D( 立 体 )の 影 をつける ツールホ タン オートシェイ プ から ブ ロック 矢 印 を 選 んで 左 上 を 始 点 として 右 下 にドラッ グする ツールホ タン テキスト ホ ックス をクリック して 文 字 を 配 置 した 居 場 所 に 文 字 を 入 力 する オートシェイプを 利 用 する クリップアートを 入 れる オートシェイ プ の ホーム ヘ ース を 書 い てから 選 択 してツールホ タン 影 をクリック して 好 みの 影 をつける クリップアートのグループ 解 除 とグループ 化 1クリッフ アートを 選 択 したまま 右 クリックし2グループ 解 除 されて 3 星 型 のみ 選 択 してDeleteし 全 体 をト ラック で 選 択 してから て ク ルーフ 化 -ク ルーフ 解 除 を 選 択 下 記 のように 分 解 される ク ルーフ 化 -( 再 )ク ルーフ 化 を 選 ぶ 4 出 来 上 がり
< 出 来 上 がり 図 > 他 のプレゼンテーション(.pptファイル)からページを 挿 入 する 1 挿 入 - ファイルからスライド を 選 択 2 スライドファインダ - フ レセ ンテーションの 検 索 タブの 参 照 ボタン をクリック 3PCに 保 存 されている 別 のPPTファイルを 選 択 する このPPTファイルが 挿 入 された
Webページとして 保 存 する Webブラウザで 確 認 する 1 ファイル-フ ラウサ でフ レヒ ュー を 選 択 する 2 自 動 的 にブラウザInternet Explorerが 起 動 して 表 示 される Webページとして 保 存 する 1 ファイル-Webページとして 保 存 を 選 択 する 2ファイル 名 を 付 けて 保 存 する その 際 必 ず htm 拡 張 子 をつける 3 指 定 したフォルダ 内 に Html 文 書 と 自 動 的 に 作 られた 関 連 フォルタ が 保 存 される メールで 発 送 する 1 ファイル- 送 信 -メールの 宛 先 を 選 択 する 2 宛 先 を 入 力 してツールハ ー このスライト を 送 信 をクリックする 3メールソフト(Outlook Express) を 起 動 して [ 送 受 信 ]をクリック メールの 宛 先 : 表 示 しているスライト のみを 本 文 として 送 信 する 相 手 も 同 じメールソフトを 使 っている 必 要 がある メールの 宛 先 ( 添 付 ファイル): 添 付 ファイルとして 送 信 する 相 手 側 のソフトが 違 ってもOKだし フ レセ ンテーション 全 体 を 送 れる