諮問第148号説明資料

( 諮 問 第 148 号 説 明 資 料 ) 区 立 小 中 学 校 校 務 支 援 システムをリプレースすること 及 び 同 システムサーバーの 運 用 保 守 を 外 部 に 委 託 することについて 1 諮 問 内 容 区 内 小 中 学 校 校 務 支 援 システム( 以 下 本 件 システム という )は 区 立 の8 小 学 校 2 中 学 校 の 児 童 生 徒 の 成 績 学 籍 管 理 出 席 管 理 保 健 管 理 等 校 務 に 関 す る 情 報 を 処 理 するシステム( 諮 問 第 108 号 により 答 申 済 )であり 平 成 28 年 度 に システムリプレースを 予 定 している 今 回 のリプレースでは 教 職 員 が 使 用 する 端 末 ( 以 下 クライアント という ) を 児 童 生 徒 の 個 人 情 報 を 扱 う 校 務 系 の 環 境 ( 以 下 校 務 系 環 境 という )と イ ンターネットに 接 続 できる 環 境 ( 以 下 情 報 系 環 境 という )とを 切 り 替 えて 使 用 する 兼 用 機 とする また 現 在 各 学 校 に 設 置 するサーバーを 民 間 事 業 者 の 運 営 するデータセンター に 移 行 集 約 する これらは 第 108 号 諮 問 時 のシステム 環 境 と 異 なるため 個 人 情 報 のコンピュー タ 処 理 及 び 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 処 理 の 委 託 について 改 めて 意 見 を 聴 く 2 諮 問 理 由 個 人 情 報 のコンピュータ 処 理 及 び 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 の 処 理 の 委 託 は 千 代 田 区 個 人 情 報 保 護 条 例 ( 平 成 10 年 千 代 田 区 条 例 第 43 号 ) 第 17 条 第 1 項 及 び 第 34 条 の2 第 3 項 に 該 当 するため 千 代 田 区 個 人 情 報 保 護 審 議 会 の 意 見 を 聴 く 3 コンピュータ 処 理 の 必 要 性 (1)サーバーをデータセンターに 集 約 する 必 要 性 削 除 地 震 等 災 害 のリスクもあり 十 分 なセキュリティ 環 境 であるとは 言 い がたい 学 校 ごとにネットワークを 構 築 しているため 学 校 間 又 は 学 校 教 育 委 員 会 間 のデータ 連 携 が 困 難 な 環 境 にある このため セキュリティ 対 策 温 度 湿 度 管 理 災 害 対 策 の 十 分 に 取 られたデ ータセンター 内 にサーバーを 移 設 集 約 し 併 せて 学 校 間 学 校 教 育 委 員 会 間 でデータ 連 携 を 行 える 環 境 を 整 備 する (2)クライアントを 校 務 系 環 境 及 び 情 報 系 環 境 の 兼 用 機 とする 必 要 性 学 校 では 現 在 教 職 員 一 人 ひとりにインターネットを 使 用 するノート PC が 整 備 されていない ( 授 業 で 使 用 するタブレットPCでインターネットを 利 用 し USBメモリ 等 で 本 件 システムにデータを 移 し 教 材 作 成 等 をしている ) 本 件 システムで 教 職 員 が 使 用 するクライアントを セキュリティ 対 策 を 行 った 上 でインターネットに 接 続 できるよう 整 備 する 1

4 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 処 理 の 委 託 の 必 要 性 システムリプレースに 向 けては 現 行 のシステムから 新 たなシステムへのデータ 移 行 が 必 要 である システム 稼 働 後 システム 障 害 等 から 迅 速 に 復 旧 させるための 保 守 契 約 が 必 要 で ある さらに 今 回 のリプレースにより データセンターにおけるサーバー 等 の 機 器 の 運 用 管 理 が 必 要 となる これらの 処 理 は 高 い 専 門 性 を 要 するため 外 部 事 業 者 へ 委 託 する 必 要 がある 5 ネットワーク 構 成 図 別 紙 のとおり 6 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 ( 諮 問 第 108 号 と 変 更 なし) (1) 基 本 情 報 児 童 生 徒 氏 名 性 別 生 年 月 日 郵 便 番 号 住 所 電 話 番 号 保 護 者 氏 名 ( 変 更 改 姓 ) 兄 弟 の 有 無 学 年 児 童 生 徒 の 指 導 をする 上 での 基 本 情 報 (2) 学 籍 管 理 に 関 する 情 報 ( 過 去 の 学 年 時 の 情 報 含 む ) 学 年 組 就 学 前 の 状 況 ( 幼 保 等 / 転 出 入 / 編 入 学 ) 校 長 担 任 名 出 席 番 号 卒 業 先 ( 進 学 先 就 職 先 ) (3) 出 席 管 理 に 関 する 情 報 ( 過 去 の 学 年 時 の 情 報 含 む ) 出 欠 状 況 ( 出 席 日 数 欠 席 日 数 遅 刻 早 退 回 数 ) 欠 席 事 由 ( 感 染 症 り 患 忌 引 き 家 庭 行 事 等 ) (4) 成 績 管 理 に 関 する 情 報 ( 過 去 の 学 年 時 の 情 報 含 む ) 試 験 別 点 数 順 位 ( 教 科 別 総 合 点 ) ペーパーテストの 結 果 ( 観 点 別 の 点 数 ) 小 テストの 結 果 ( 観 点 別 の 点 数 ) 2

作 文 レポートなどの 表 現 作 品 についての 評 価 (A~C) 提 出 物 ( 宿 題 )の 状 況 (5) 指 導 要 録 に 関 する 情 報 ( 小 6 年 間 中 3 年 間 ) 各 教 科 についての 観 点 別 評 価 (A~C) 各 教 科 についての 評 定 ( 小 3 段 階 )( 中 5 段 階 ) 総 合 的 な 学 習 の 時 間 の 記 録 ( 顕 著 な 事 項 身 に 付 いた 力 ) 特 別 活 動 行 動 の 評 価 ( 目 標 に 照 らして 十 分 に 満 足 の 可 否 ) 出 欠 の 記 録 総 合 所 見 及 び 指 導 上 参 考 となる 諸 事 項 各 教 科 総 合 的 な 学 習 の 時 間 特 別 活 動 ( 係 クラブ 委 員 会 行 事 での 役 割 ) 行 動 に 関 する 所 見 特 技 校 内 外 の 活 動 成 長 に 関 わる 所 見 ( 優 れている 点 学 年 始 めと 末 の 比 較 や 進 歩 体 力 健 康 状 況 ) (6) 保 健 管 理 に 関 する 情 報 ( 過 去 の 学 年 時 の 情 報 含 む ) 身 長 体 重 座 高 の 記 録 眼 科 耳 鼻 科 歯 科 内 科 などの 疾 病 視 力 聴 力 の 記 録 スポーツテストの 結 果 既 往 症 かかりつけ 医 院 アレルギー (7) 情 報 の 共 有 化 ( 過 去 の 学 年 時 の 情 報 含 む ) 特 別 な 配 慮 を 要 する 日 常 的 な 状 況 の 記 録 虐 待 などに 係 る 日 常 的 な 状 況 の 記 録 保 護 者 対 応 の 記 録 関 係 機 関 ( 警 察 児 童 家 庭 支 援 センター 等 )との 連 絡 記 録 7 個 人 情 報 のリスク 及 びその 対 策 (1)コンピュータ 処 理 について ア システム 機 器 の 盗 難 破 壊 (ウィルス 感 染 によるものも 含 む ) 障 害 等 による 漏 えい 消 去 等 のリスク (ア) 本 件 システム(リプレース 後 の 本 件 システムをいう 以 下 同 じ )のサーバ ーを 設 置 するデータセンターは 次 の 条 件 を 満 たしたものとする 入 館 管 理 監 視 員 による 24 時 間 365 日 対 応 事 前 の 入 館 申 請 顔 写 真 付 身 分 証 での 本 人 確 認 入 退 室 管 理 専 用 ICカード 暗 証 番 号 等 を 利 用 した 入 退 室 管 理 監 視 監 視 カメラの 設 置 等 (イ) 学 校 内 は 教 職 員 不 在 時 には 外 部 者 が 出 入 りできないようセキュリティ 管 理 3

されている (ウ) 削 除 (エ) 削 除 削 除 (オ) 校 務 系 環 境 のシステムで 扱 うサーバー 内 のデータは 暗 号 化 する ( 万 一 第 三 者 にデータを 抜 き 出 されても 読 み 込 むことができない ) (カ)システム 障 害 に 備 え サーバーのハードディスクを 二 重 化 するとともに 定 期 的 に 外 部 メディアにデータバックアップをとる (バックアップデータは 暗 号 化 し 削 除 ) (キ)ウィルス 対 策 ソフトを 導 入 し 最 新 のパターンファイルに 随 時 更 新 する ( 外 部 メディアを 利 用 するときは ウィルスチェックを 行 う ) イ 権 限 のない 者 による 不 正 操 作 ( 覗 き 見 複 写 等 ) 等 により 漏 えいするリスク (ア) 削 除 (イ) 削 除 (ウ) 削 除 (エ) 操 作 する 教 職 員 毎 に 権 限 管 理 を 行 う 他 の 学 校 の 個 人 情 報 は 閲 覧 できないよ うに 設 定 するほか 削 除 (オ)システムソフトウェアにおいてアクセスログをとる ( 不 正 な 操 作 が 行 われ ていないかアクセスログをチェックする ) (カ)システム 操 作 を 中 断 するときは ログオフ 又 はスクリーンセーバーによるロ ックをかける 運 用 とする ( 一 定 時 間 操 作 がないときには 自 動 的 にロックす る 設 定 とする ) ウ 本 件 システムから 外 部 メディア 等 へ 書 き 出 したデータの 盗 難 紛 失 等 のリスク (ア) 校 務 系 環 境 のネットワークにおいては データバックアップ 時 を 除 き 外 部 メディア 等 へのデータ 書 き 出 しを 禁 止 する エ 出 力 した 帳 票 の 紛 失 誤 廃 棄 等 のリスク (ア) 削 除 (イ) 文 書 の 出 力 は 必 要 最 小 限 とし 不 要 となった 個 人 情 報 を 含 む 文 書 は 速 やかに シュレッダーで 確 実 に 破 砕 する ( 文 書 の 誤 廃 棄 を 避 けるため 2 人 以 上 の 職 員 で 確 認 する ) 4

(2)システムの 開 発 保 守 の 委 託 について ア 情 報 管 理 体 制 やセキュリティの 技 術 に 問 題 のある 事 業 者 を 選 定 するリスク 本 件 システムの 導 入 事 業 者 は プロポーザルにより 選 定 する プロポーザル においては ISMS 認 証 (ISO27001) 又 はプライバシーマーク 認 定 (JIS Q 15001) を 有 することを 条 件 とする また 個 人 情 報 保 護 に 関 する 体 制 ( 研 修 体 制 を 含 む ) 個 人 情 報 漏 えい 事 故 の 発 生 の 有 無 等 を 聴 取 し 事 業 者 の 情 報 管 理 体 制 や 提 案 されるシステムのセキュリティ 面 等 を 総 合 的 に 考 慮 し 選 定 する イ 受 託 者 若 しくはその 従 業 者 等 の 契 約 内 容 個 人 情 報 保 護 関 係 規 程 等 の 不 知 等 に よる 契 約 違 反 規 程 違 反 等 が 行 われるリスク (ア) 受 託 者 に 対 し 個 人 情 報 保 護 の 規 程 及 び 個 人 情 報 保 護 の 誓 約 書 を 提 出 させる (イ) 受 託 者 に 本 件 業 務 の 従 事 者 のリストを 提 出 させ 従 事 者 全 員 に 個 人 情 報 保 護 の 誓 約 書 を 提 出 させる (ウ) 作 業 責 任 者 を 定 めさせ 他 の 従 事 者 への 契 約 内 容 の 周 知 や 監 督 を 義 務 づける (エ) 受 託 者 に 従 事 者 に 対 する 個 人 情 報 保 護 の 教 育 ( 研 修 )の 実 施 を 義 務 付 ける ウ (データセンター 内 の) 従 事 者 の 不 正 操 作 不 正 持 ち 出 し 等 による 漏 えいのリ スク (ア)( 再 掲 )サーバーを 設 置 するデータセンターは 入 退 室 管 理 監 視 カメラ 等 の 設 備 を 備 えたものとする (イ)( 再 掲 ) 校 務 系 環 境 においては インターネット 等 との 接 続 や 外 部 メディア へのデータ 書 き 出 しを 禁 止 (データバックアップを 除 く )する (ウ)( 再 掲 ) 操 作 する 教 職 員 毎 に 権 限 管 理 を 行 う システムの 重 要 な 変 更 に 関 す る 権 限 ( 管 理 者 権 限 )は 一 部 の 教 職 員 に 限 定 して 付 与 する (エ)( 再 掲 )システムソフトウェアにおいてアクセスログをとる ( 不 正 な 操 作 が 行 われていないかアクセスログをチェックする (オ) 受 託 者 にはあらかじめ 作 業 場 所 の 届 出 を 行 わせ 作 業 場 所 以 外 での 個 人 情 報 の 処 理 を 禁 止 する (カ) 作 業 内 容 を 記 録 する 台 帳 を 作 成 させ 処 理 の 日 時 内 容 処 理 者 等 について 記 録 させる (アクセスログとあわせてチェックする ) (キ) 作 業 場 所 への 従 事 者 の 入 退 室 の 際 には 物 品 の 持 ち 込 み 持 ち 出 しのチェッ クを 徹 底 させる ( 私 物 のパソコン 携 帯 電 話 カメラ 等 の 持 込 みを 禁 止 する ) (ク) 個 人 情 報 の 複 写 や 個 人 情 報 の 作 業 場 所 以 外 への 持 ち 出 しをするときは 区 の 事 前 の 許 可 を 義 務 付 ける ( 作 業 場 所 内 で 行 うあらかじめ 区 が 認 めた 目 的 の 範 囲 内 での 複 写 は 除 く ) 許 可 の 際 には 次 の 対 策 を 行 わせる 5

磁 気 テープ 等 の 媒 体 に 個 人 情 報 を 複 写 するときは パスワード 又 は 暗 号 化 等 のデータ 保 護 対 策 を 行 うこと 紙 帳 票 を 持 ち 出 すときは 強 固 なケースに 施 錠 等 のデータ 保 護 対 策 を 行 った うえで 持 ち 出 すこと 移 送 時 の 体 制 を 明 確 化 し 区 にあらかじめ 報 告 すること (その 際 は 受 託 者 の 正 社 員 又 は 契 約 社 員 のみ 移 送 を 行 うこととし 派 遣 労 働 者 やアルバイト 等 による 移 送 を 認 めない ) 持 ち 出 しの 目 的 が 完 了 した 場 合 は 区 に 報 告 を 行 うとともに その 結 果 不 要 と なった 磁 気 テープ 等 又 は 紙 帳 票 は 確 実 な 方 法 で 廃 棄 し その 処 理 状 況 を 本 区 に 報 告 すること (ケ) 個 人 情 報 の 処 理 を 行 う 端 末 には 個 人 情 報 漏 えいのおそれがあるアプリケー ションのインストールを 禁 止 する (コ)データの 破 損 や 誤 消 去 等 に 備 えて 行 うデータバックアップのデータを 保 存 す る 電 磁 テープ 等 の 取 り 扱 いについて 次 の 点 を 徹 底 する 本 契 約 に 基 づく 情 報 のバックアップデータの 保 管 の 際 は 当 該 データが 記 録 された 磁 気 テープ 等 の 保 管 状 況 並 びに 記 録 されたデータの 正 確 性 について 定 期 的 に 点 検 させる バックアップデータを 記 録 した 磁 気 テープ 等 は その 内 容 物 に 関 する 表 記 を 行 わせず 記 号 番 号 による 管 理 をすることとする エ ( 校 舎 内 の) 従 事 者 の 不 正 操 作 不 正 持 ち 出 し 等 による 漏 えいのリスク (ア) 校 舎 内 において 従 事 者 が 業 務 処 理 を 行 う 場 合 は 社 名 入 りのネームプレート を 着 用 させるとともに 物 品 の 持 ち 込 み 持 ち 出 しの 管 理 を 徹 底 する ( 業 務 に 必 要 のないパソコン カメラ 携 帯 電 話 等 の 持 込 みは 禁 止 する ) (イ)クライアントにおいては データの 外 部 メディア(USBメモリ CD-R 等 )へ の 書 き 出 しを 禁 止 する (データ 書 き 出 しができる 操 作 者 及 び 端 末 を 限 定 す る ) オ 受 託 者 から 業 務 の 一 部 がさらに 外 部 事 業 者 に 委 託 され 当 該 外 部 事 業 者 ( 再 委 託 先 )から 漏 えいするリスク (ア) 個 人 情 報 の 処 理 を 伴 う 再 委 託 は 原 則 禁 止 とする (イ) 個 人 情 報 の 処 理 を 伴 う 再 委 託 が 必 要 不 可 欠 なときは 再 委 託 の 必 要 性 及 び 再 委 託 先 においてセキュリティレベルが 確 保 できることの 理 由 を 具 体 に 書 面 で 提 出 させた 上 で 承 諾 する その 際 は 承 諾 の 条 件 として 再 委 託 先 に 本 契 約 と 同 等 以 上 の 個 人 情 報 保 護 対 策 を 行 うよう 求 める カ 震 災 等 の 不 慮 の 事 故 や 従 事 者 による 労 働 争 議 等 で 業 務 が 継 続 できなくなるリス ク 6

(ア) 本 件 システムのサーバー 等 を 設 置 するデータセンターは 次 を 満 たすものとす る 地 震 出 水 等 の 災 害 においても 情 報 を 守 れる 施 設 構 造 ( 免 震 耐 震 耐 水 等 ) 2 系 統 の 受 電 が 可 能 であるとともに 自 家 発 電 設 備 無 停 電 電 源 装 置 (UPS) を 備 えたもの サーバールームは 先 進 の 防 災 設 備 ( 火 災 報 知 設 備 消 火 設 備 非 常 放 送 設 備 )を 完 備 しており 24 時 間 適 正 な 温 度 湿 度 を 維 持 できるような 空 調 環 境 が 整 備 されたもの (イ) 本 件 業 務 を 常 に 滞 りなく 運 用 できるよう 業 務 受 託 体 制 図 及 び 事 故 や 従 業 者 の 労 働 争 議 等 の 不 測 の 事 態 に 備 えた 運 用 体 制 を 整 備 したサポート 体 制 図 を 提 出 させる キ 受 託 者 において 契 約 内 容 が 継 続 して 履 行 されないリスク (ア) 受 託 者 に 対 し 個 人 情 報 保 護 に 関 する 取 り 組 み 状 況 を 明 らかにする 報 告 書 を 年 1 回 提 出 させる ( 区 が 必 要 とする 場 合 にも 当 該 報 告 書 を 提 出 させることが できるよう 義 務 付 ける ) (イ) 受 託 者 に 対 し 本 件 業 務 の 処 理 状 況 の 詳 細 を 運 用 保 守 業 務 報 告 書 作 業 完 了 報 告 書 として 毎 月 提 出 させる (ウ) 個 人 情 報 保 護 の 視 点 で 区 が 実 施 する 立 入 り 調 査 やシステム 監 査 等 への 協 力 を 義 務 付 ける ク 個 人 情 報 の 漏 えい 事 故 が 発 生 した 場 合 の 被 害 拡 大 のリスク (ア) 個 人 情 報 の 保 護 に 関 し 事 故 が 発 生 した 場 合 は 直 ちに 本 区 に 報 告 し 本 区 の 指 示 に 従 うことを 義 務 付 ける (イ) 万 一 受 託 者 において 個 人 情 報 の 漏 えい 等 の 重 大 な 違 反 行 為 が 発 生 した 場 合 には 受 託 者 に 対 し 直 ちにサーバー 等 の 機 器 ソフトウェア 紙 帳 票 等 を 全 て 区 に 引 き 渡 しさせる ケ 契 約 満 了 後 の 受 託 者 の 個 人 情 報 の 継 続 保 有 による 漏 えいのリスク 本 契 約 の 終 了 時 において 個 人 情 報 が 記 録 された 機 器 及 び 外 部 メディア 等 は 区 と 協 議 のうえで 返 還 又 は 確 実 な 廃 棄 処 理 を 行 わせる 廃 棄 処 理 を 行 う 場 合 には 本 区 に 処 理 状 況 を 報 告 させる 8 実 施 時 期 7

平 成 28 年 4 月 ~ 業 者 (システム) 選 定 プロポーザル 実 施 契 約 開 発 平 成 29 年 4 月 ~ 新 システム 稼 働 8