Contents 1 マイナンバー 制 度 の 概 要 1 マイナンバーの 目 的 -------------------------------------------------- 01 2 マイナンバーの 概 要 ----------------------------------------

平 成 28 年 より 運 用 開 始 マイナンバー 制 度 の 概 要 と 企 業 に 求 められる 対 応 1 マイナンバー 制 度 の 概 要 2 法 人 におけるマイナンバー 制 度 3 マイナンバーの 取 扱 いに 関 する 留 意 点

Contents 1 マイナンバー 制 度 の 概 要 1 マイナンバーの 目 的 -------------------------------------------------- 01 2 マイナンバーの 概 要 -------------------------------------------------- 02 3 個 人 番 号 カード ------------------------------------------------------- 02 4 情 報 提 供 等 記 録 開 示 システム(マイポータル) --------------------- 03 5 マイナンバーの 利 用 範 囲 -------------------------------------------- 03 6 マイナンバーの 活 用 -------------------------------------------------- 04 7 マイナンバーに 関 する 罰 則 規 定 ------------------------------------- 06 2 法 人 におけるマイナンバー 制 度 1 法 人 番 号 の 概 要 ----------------------------------------------------- 08 2 法 人 番 号 の 利 用 範 囲 ----------------------------------------------- 09 3 法 人 番 号 の 活 用 ----------------------------------------------------- 09 3 マイナンバーの 取 扱 いに 関 する 留 意 点 1 企 業 がとるべき 対 応 ------------------------------------------------- 12 2 個 人 番 号 の 記 載 が 必 要 な 提 出 書 類 等 ---------------------------- 13 3 マイナンバーの 収 集 時 の 本 人 確 認 --------------------------------- 15 4 個 人 番 号 の 取 扱 いに 関 する 実 務 上 の 留 意 点 --------------------- 19

Ⅰ マイナンバー 制 度 の 概 要 マイナンバー 制 度 ( 正 式 名 称 社 会 保 障 制 番 号 制 度 )とは 日 本 に 在 住 する 国 民 外 国 人 に 重 複 しない 番 号 を 割 り 当 て 行 政 機 関 に 複 数 存 在 する 個 人 情 報 の 紐 付 けを 行 い 同 一 の 個 人 であることを 特 定 するための 制 度 です 平 成 27 年 10 月 より 番 号 の 通 知 が 行 われ 平 成 29 年 1 月 から 利 用 が 始 まります マイナンバー 制 度 導 入 の 背 景 にあるのは 社 会 保 障 と 税 の 一 体 改 革 です 今 の 社 会 保 障 制 度 は 一 人 のお 年 寄 りを 沢 山 の 若 者 が 支 えていた 時 代 の 正 三 角 形 型 の 人 口 ピラミッドが 前 提 と なっています ところが 現 代 は 少 子 高 齢 化 が 進 み 人 口 分 布 はピラミッドのような 三 角 形 ではな く 中 高 年 層 が 厚 い 壺 型 に 変 形 しています また 2015 年 に 団 塊 の 世 代 が 65 歳 以 上 に 突 入 し ますから 今 後 は 高 齢 化 の 勢 いが 急 速 に 進 行 することになります 社 会 保 障 制 度 を 現 代 の 実 態 に 即 した 形 にし 支 援 が 必 要 な 人 に 公 平 に 社 会 保 障 給 付 を 行 うた めに 必 要 なのは 社 会 保 障 制 度 と 税 制 の 一 体 改 革 です 政 府 は この 改 革 を 実 現 に 向 け 個 人 の 所 得 を 正 確 に 把 握 するためにマイナンバー 制 度 を 導 入 しました 1 マイナンバーの 目 的 マイナンバーは 行 政 を 効 率 化 し 国 民 の 利 便 性 を 高 め 公 平 公 正 な 社 会 を 実 現 する 社 会 基 盤 と 位 置 付 けられています 公 平 公 正 な 社 会 の 実 現 個 人 の 所 得 や 給 付 金 などの 受 給 状 況 を 把 握 しやすくなります これにより 保 険 料 等 の 負 担 を 免 れることや 給 付 金 の 不 正 受 給 を 防 止 し 本 当 に 困 っている 人 に 対 し きめ 細 やかな 支 援 を 行 うことができます 行 政 の 効 率 化 行 政 機 関 や 地 方 公 共 団 体 では 個 人 情 報 の 入 力 照 合 に 要 していた 時 間 や 労 力 を 大 幅 に 削 減 することができます 複 数 の 機 関 間 での 連 携 が 進 み 作 業 の 重 複 や 無 駄 が 削 減 されます 1

国 民 の 利 便 性 の 向 上 マイナンバーで 本 人 確 認 ができるので 行 政 機 関 や 地 方 自 治 体 に 提 出 する 書 類 の 添 付 が 大 幅 に 省 略 され 国 民 の 負 担 が 軽 減 されます また 行 政 機 関 か ら 必 要 なサービスのお 知 らせを 受 け 取 ることができます 2 マイナンバーの 概 要 1. 個 人 番 号 数 字 のみで 構 成 される 12 桁 の 番 号 で 一 人 ひとつ 割 り 当 てられます 2. 通 知 方 法 平 成 27 年 10 月 に 住 民 票 がある 市 区 町 村 から 交 付 される 通 知 カード により 個 人 番 号 (マイ ナンバー)が 通 知 されます 個 人 番 号 の 通 知 等 及 び 番 号 カードの 所 管 は 総 務 省 です 3 個 人 番 号 カード 通 知 カードによりマイナンバーの 通 知 を 受 けた 人 は 市 区 町 村 に 申 請 すると 本 人 顔 写 真 付 き の 個 人 番 号 カード の 交 付 を 受 けることができます 現 在 の 住 民 基 本 台 帳 カード( 以 下 住 基 カー ド )は 個 人 番 号 カードに 移 行 され 廃 止 となりますが 有 効 期 限 までは 使 用 可 能 です ただし 個 人 番 号 カード と 住 基 カード を 重 複 して 所 持 することはできません (1) 個 人 番 号 カードの 活 用 法 免 許 証 と 同 じように 身 分 証 明 書 として 利 用 できます e-tax( 国 税 電 子 申 告 納 税 システム)などの 各 種 電 子 申 請 で 利 用 できます 図 書 館 利 用 証 や 印 鑑 登 録 証 など 各 自 治 体 で 付 加 サービスを 検 討 しています (2) 個 人 番 号 カードに 記 録 される 情 報 顔 写 真 券 面 記 載 事 項 ( 氏 名 住 所 生 年 月 日 性 別 顔 写 真 ) 個 人 番 号 公 的 個 人 認 証 に 関 する 電 子 証 明 書 その 他 市 町 村 が 条 例 で 定 めた 事 項 カードには 所 得 税 年 金 の 情 報 などの 特 定 個 人 情 報 は 記 録 されません 2

4 情 報 提 供 等 記 録 開 示 システム(マイポータル) マイナンバーを 含 む 個 人 情 報 は 平 成 29 年 1 月 から 稼 働 する 情 報 提 供 等 記 録 開 示 システム (マイポータル) で 確 認 することができます 確 認 できる 情 報 は 以 下 の 通 りです マイポータルで 確 認 できる 情 報 マイナンバーを 含 む 自 分 の 個 人 情 報 を いつ 誰 が なぜ 提 供 したのか 行 政 機 関 などが 持 っている 自 分 の 個 人 情 報 の 内 容 行 政 サービスなどに 関 するお 知 らせ 等 情 報 提 供 等 記 録 開 示 システム 主 要 3 業 務 情 報 提 供 等 記 録 表 示 業 務 自 己 情 報 表 示 業 務 お 知 らせ 情 報 表 示 業 務 情 報 提 供 等 5 マイナンバーの 利 用 範 囲 記 マイナンバーは 社 会 保 障 税 災 害 に 関 する 分 野 で 利 用 することができます また 大 規 模 災 害 時 に 限 った 例 外 的 な 利 用 として 金 融 機 関 証 券 会 社 保 険 会 社 等 は 支 払 事 務 を 円 滑 に 行 うことを 目 的 として マイナンバーを 利 用 する 事 ができます 録 開 社 会 保 障 分 野 年 金 の 資 格 取 得 や 確 認 給 付 雇 用 保 険 の 資 格 取 得 や 確 認 給 付 ハローワークの 事 務 医 療 保 険 の 保 険 料 徴 収 手 続 福 祉 分 野 の 給 付 生 活 保 護 等 3 示 シ ス

税 分 野 税 務 当 局 に 提 出 する 申 告 書 届 出 書 支 払 調 書 等 税 務 当 局 の 内 部 事 務 災 害 対 策 分 野 被 災 者 生 活 再 建 支 援 金 の 支 給 被 災 者 台 帳 の 作 成 事 務 6 マイナンバーの 活 用 1. マイナンバーの 提 示 が 求 められる 行 政 手 続 きの 例 示 (1) 児 童 手 当 に 関 する 手 続 き これまで 1 月 1 日 時 点 と 6 月 1 日 時 点 の 住 所 地 が 異 なる 場 合 児 童 手 当 の 給 付 を 受 けるため には 所 得 証 明 書 の 提 出 が 必 要 でした マイナンバーを 提 示 することで 居 住 地 や 所 得 の 情 報 が 紐 づけられるため 所 得 証 明 書 の 提 出 が 不 要 となります (2) 厚 生 年 金 の 裁 定 請 求 手 続 き マイナンバーを 提 示 することで これまで 提 出 していた 住 民 票 課 税 証 明 書 等 の 添 付 を 省 略 し て 厚 生 年 金 の 裁 定 請 求 手 続 きをすることができるようになります 4

2. 民 間 企 業 や 金 融 機 関 が 取 り 扱 うケース (1) 証 券 会 社 で 特 定 口 座 を 開 設 するときや 保 険 会 社 から 保 険 金 を 受 け 取 ったとき (2) 勤 務 先 で 年 末 調 整 を 行 うとき 入 退 社 するとき 勤 務 先 は 従 業 員 の 社 会 保 険 の 各 種 手 続 きや 従 業 員 の 給 与 から 源 泉 徴 収 をする 際 にマイ ナンバーが 必 要 となります (3) 原 稿 料 や 講 演 料 などの 報 酬 を 支 払 う 場 合 外 部 の 人 に 講 演 や 原 稿 の 執 筆 を 依 頼 し 報 酬 を 支 払 う 場 合 マイナンバーを 提 供 してもらわな ければなりません 企 業 は 支 払 調 書 にマイナンバーを 記 載 し 税 務 署 に 提 出 します 5

3. 利 用 範 囲 の 拡 大 個 人 番 号 の 利 用 は 現 時 点 ではその 利 用 分 野 が 限 定 的 ですが 施 行 日 以 後 3 年 を 目 処 に 利 用 事 務 の 拡 大 を 目 指 すこと とも 規 定 されていることから 将 来 的 には 利 用 分 野 や 利 用 機 関 の 拡 大 が 図 られることが 想 定 されます 今 後 拡 大 が 想 定 される 分 野 戸 籍 に 係 る 事 務 旅 券 や 邦 人 保 護 等 に 係 る 事 務 金 融 機 関 における 口 座 名 義 人 の 特 定 現 況 確 認 等 に 係 る 事 務 医 療 介 護 健 康 情 報 の 管 理 連 携 等 に 係 る 事 務 自 動 車 の 登 録 に 係 る 事 務 等 7 マイナンバーに 関 する 罰 則 規 定 マイナンバーは 利 用 範 囲 に 定 められている 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 手 続 きのために 行 政 機 関 等 に 提 供 する 場 合 を 除 き むやみに 他 人 に 提 供 することはできません また 事 業 者 におい ては マイナンバーを 不 正 に 入 手 する 事 や マイナンバーが 記 録 された 個 人 情 報 を 第 三 者 に 対 し 不 当 に 提 供 することは 処 罰 の 対 象 となっています なお 特 定 個 人 情 報 ファイル(マイナンバーや 関 連 する 個 人 情 報 を 含 むファイル)を 第 三 者 がパ ソコン 画 面 で 自 由 に 閲 覧 できる 状 態 にすることや 操 作 するためのパスワードを 知 らせて これを 操 作 させることも 他 人 に 提 供 することに 該 当 するため 罰 則 の 対 象 となります マイナンバーをむやみに 他 人 に 提 供 することはできない 特 定 個 人 情 報 ファイル 6

罰 則 規 定 行 為 法 定 刑 ( 番 号 法 ) 4 年 以 下 の 懲 役 正 当 な 理 由 なく 業 務 で 取 り 扱 う 個 人 の 秘 密 が 記 録 された 又 は 特 定 個 人 情 報 ファイルを 提 供 200 万 円 以 下 の 罰 金 ( 併 科 あり) 3 年 以 下 の 懲 役 業 務 に 関 して 知 り 得 たマイナンバーを 自 己 や 第 三 者 の 不 正 又 は な 利 益 を 図 る 目 的 で 提 供 し 又 は 盗 用 150 万 円 以 下 の 罰 金 ( 併 科 あり) 3 年 以 下 の 懲 役 脅 迫 や 不 正 アクセス 行 為 によりマイナンバーを 取 得 又 は 150 万 円 以 下 の 罰 金 2 年 以 下 の 懲 役 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 の 命 令 に 違 反 又 は 50 万 円 以 下 の 罰 金 1 年 以 下 の 懲 役 虚 偽 の 報 告 虚 偽 の 資 料 提 出 答 弁 や 検 査 の 拒 否 検 査 妨 又 は 害 など 50 万 円 以 下 の 罰 金 6 月 以 下 の 懲 役 不 正 の 手 段 により 個 人 番 号 カード 等 を 取 得 又 は 50 万 円 以 下 の 罰 金 7

Ⅱ 法 人 におけるマイナンバー 制 度 マイナンバー 制 度 により 番 号 が 割 り 当 てられるのは 個 人 だけではありません 法 人 にも 固 有 の 番 号 がそれぞれ 割 り 当 てられ この 番 号 を 法 人 番 号 といいます 法 人 番 号 は 個 人 情 報 保 護 とは 関 係 がなく 官 民 問 わず 様 々な 用 途 で 利 用 することができま す 1 法 人 番 号 の 概 要 1. 法 人 番 号 数 字 のみで 構 成 される 13 桁 の 番 号 です 会 社 法 等 の 法 令 の 規 定 により 設 立 登 記 をした 法 人 ( 設 立 登 記 法 人 )の 場 合 は 商 業 登 記 法 に 基 づく 会 社 法 人 等 番 号 (12 桁 )の 前 に 1 桁 の 検 査 用 数 字 を 加 えた 番 号 になります 法 人 番 号 の 通 知 等 の 所 管 は 国 税 庁 です 2. 通 知 方 法 (1) 設 立 登 記 を 行 っている 法 人 平 成 27 年 10 月 以 降 登 記 されている 所 在 地 に 書 面 により 通 知 されます なお 法 人 番 号 は 1 法 人 に 対 し 1 番 号 のみとなっており 法 人 の 支 店 や 事 業 所 等 には 法 人 番 号 は 指 定 されません (2) 設 立 登 記 を 行 っていない 法 人 以 下 の 届 出 書 を 提 出 している 法 人 団 体 に 対 し 法 人 番 号 が 指 定 されます この 場 合 届 出 書 に 記 載 された 所 在 地 に 書 面 により 通 知 されます 1. 給 与 等 の 支 払 をする 事 務 所 の 開 設 等 の 届 出 書 2. 内 国 普 通 法 人 等 の 設 立 の 届 出 書 3. 外 国 普 通 法 人 となった 旨 の 届 出 書 4. 収 益 事 業 開 始 の 届 出 書 5. 消 費 税 課 税 事 業 者 届 出 書 8

2 法 人 番 号 の 利 用 範 囲 法 人 番 号 には 個 人 番 号 とは 異 なり 利 用 範 囲 の 制 約 がありません 誰 でも 自 由 に 利 用 するこ とができます 設 立 登 記 等 により 法 人 番 号 の 指 定 を 受 けた 後 に 商 号 や 所 在 地 等 に 変 更 があっ た 場 合 には 公 表 情 報 が 更 新 されることはもちろん 変 更 履 歴 も 併 せて 公 表 されます 公 表 される 情 報 1. 商 号 又 は 名 称 2. 本 店 又 は 主 たる 事 務 所 の 所 在 地 3. 法 人 番 号 3 法 人 番 号 の 活 用 1. 取 引 情 報 の 集 約 による 業 務 の 効 率 化 民 間 企 業 では 組 織 が 大 きくなるにつれ 各 部 署 で 管 理 する 取 引 先 情 報 が 膨 大 となり 同 一 の 取 引 先 を 部 署 ごとに 異 なるコードで 管 理 しているケースも 多 いと 思 われます 部 署 ごとに 異 なる 管 理 コードを 法 人 番 号 に 統 一 することで 情 報 集 約 の 効 率 化 を 図 ることが 可 能 となります 株 式 会 社 A 社 法 人 番 号 001 で 名 寄 せ 総 務 部 法 人 番 号 :001 コード: A - 001 経 理 部 法 人 番 号 :001 コード: イ- 001 営 業 部 法 人 番 号 :001 コード: 1001 部 署 ごとに 異 なるコードで 管 理 している 株 式 会 社 A 社 法 人 番 号 :001 9

2. 法 人 番 号 公 表 サイトを 利 用 した 新 規 営 業 先 等 の 把 握 民 間 企 業 がインターネットや 登 記 所 調 査 会 社 などから 新 規 営 業 先 のリストを 入 手 する 場 合 人 件 費 や 手 数 料 等 のコストと 手 間 がかかります 番 号 法 施 行 後 は 国 税 庁 が 新 たに 法 人 番 号 を 指 定 した 新 規 設 立 法 人 をインターネット 上 で 公 表 します これにより 新 規 設 立 法 人 のみを 抽 出 し 検 索 することが 可 能 となりますから 従 来 に 比 べ 効 率 的 に 新 規 営 業 先 の 開 拓 が 実 施 で きるようになります 法 人 の 特 定 により 期 待 される 効 果 キャンペーン 管 理 の 厳 格 化 サーバー 証 明 書 による 信 頼 性 向 上 コードによる 属 性 情 報 の 自 動 入 力 なりすましメール 対 策 フィッシングサイト 対 策 等 3. 法 人 番 号 を 活 用 した 新 たなサービス 行 政 機 関 間 で 法 人 番 号 を 活 用 した 情 報 連 携 が 図 られ 行 政 手 続 における 届 出 申 請 等 のワン ストップ 化 が 実 現 すれば 法 人 ( 企 業 ) 側 の 負 担 が 軽 減 されます ( 例 ) 補 助 金 の 申 請 企 業 が 補 助 金 を 申 請 する 場 合 申 請 書 に 必 要 な 添 付 書 類 を 揃 えるために 法 務 局 や 税 務 署 な ど 複 数 の 行 政 機 関 から 証 明 書 類 を 取 得 しなければなりません 法 人 番 号 による 申 請 書 類 のワ ンストップ 化 により 審 査 を 担 当 する 行 政 機 関 は 企 業 情 報 を 共 有 できますから 各 種 証 明 書 の 添 付 は 不 要 となります 10

< 法 人 番 号 導 入 後 > ワ ンス ト ップ 化 届 出 申 請 業 務 の ( 注 )ワンストップ 化 による 添 付 書 類 の 削 減 は 法 務 局 及 び 税 務 署 において 法 人 番 号 に 基 づくオンライン 照 会 に 対 応 できるシステムが 整 備 されることが 前 提 となっています 11

Ⅲ マイナンバーの 取 扱 いに 関 する 留 意 点 マイナンバーの 導 入 により 個 人 の 所 得 情 報 や 納 税 情 報 さらには 預 金 口 座 や 保 険 契 約 の 情 報 まで 全 てがリンクし 一 元 管 理 されることになります つまり このマイナンバーは 極 めて 重 大 な 個 人 情 報 であり その 取 扱 いについても 法 令 通 達 等 で 厳 格 に 定 められています ここでは マ イナンバーの 収 集 が 必 要 な 書 類 と 収 集 に 関 するルール 民 間 企 業 における 具 体 的 な 対 応 策 を 紹 介 します 1 企 業 がとるべき 対 応 民 間 企 業 がはじめに 行 うべきことは マイナンバーの 記 載 が 必 要 な 書 類 を 確 認 し 誰 のマイ ナンバーを 収 集 する 必 要 があるのか を 洗 い 出 すことです 1. マイナンバーへの 対 応 事 項 対 象 業 務 の 洗 い 出 し (1) マイナンバーの 記 載 が 必 要 な 書 類 の 確 認 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 支 払 調 書 等 の 税 務 関 係 書 類 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 雇 用 保 険 関 係 書 類 (2) マイナンバー 収 集 対 象 者 の 洗 い 出 し 従 業 員 等 ( 従 業 員 に 加 えて 役 員 やパート アルバイトを 含 む)とその 扶 養 家 族 報 酬 ( 講 師 謝 礼 出 演 料 等 )の 支 払 先 不 動 産 使 用 料 の 支 払 先 配 当 等 の 支 払 先 等 上 記 の 事 項 が 確 認 できたら 次 は 誰 がマイナンバーを 収 集 するのか を 明 確 にすると 共 に 後 述 する 本 人 確 認 をどのような 方 法 で 行 うのか 検 討 し 明 確 にしなければなりません (1) 組 織 体 制 の 整 備 2. マイナンバーへの 対 応 事 項 対 処 方 針 の 検 討 (2) 社 内 規 程 の 見 直 し (3) 担 当 部 門 担 当 者 の 明 確 化 等 (4) 身 元 ( 実 在 ) 確 認 番 号 確 認 方 法 に 係 る 検 討 明 確 化 等 (5) 物 理 的 安 全 管 理 措 置 の 検 討 ( 区 域 管 理 漏 えい 防 止 等 ) (6) 収 集 スケジュールの 策 定 12

2 個 人 番 号 の 記 載 が 必 要 な 提 出 書 類 等 1. 国 税 関 係 の 書 類 税 務 関 係 書 類 へのマイ ナン バーの 記 載 及 びマイ ナン バー 平 成 28 年 1 日 以 後 税 務 当 局 に 提 出 する 申 請 書 や 申 告 書 法 定 調 書 等 の 提 出 に 当 たり 従 が 記 載 さ れた 申 告 書 等 の 提 出 の 時 期 は 以 下 のと おり です 業 員 の 個 人 番 号 と さらに 法 定 調 書 であれば 金 銭 の 支 払 先 の 番 号 を 記 載 しなければなりま 番 せん 号 制 度 導 入 後 ( 平 成 28 年 1 月 以 降 )は 申 告 書 法 定 調 書 等 の 提 出 に 当 たり 当 該 提 出 者 等 に 係 る 番 号 を 記 載 します 税 務 関 係 書 の 申 類 告 への 書 等 一 と 般 初 的 回 な 提 場 出 合 期 の 限 番 号 の 記 載 及 び 提 出 時 期 は 以 下 のとおりです 記 載 対 象 番 号 の 記 載 及 び 提 出 時 期 ( 一 般 的 な 場 合 ) 所 得 税 ( 国 税 ) 個 人 住 民 税 ( 地 方 税 ) 平 成 28 年 1 月 1 日 の 属 する 年 分 以 降 の 申 告 書 から 平 成 28 年 分 の 場 合 平 成 28 年 分 の 確 定 申 告 期 ( 平 成 29 年 2 月 16 日 から3 月 15 日 まで) ( 個 人 住 民 税 及 び 個 人 事 業 税 は 平 成 29 年 3 月 15 日 まで) 個 人 事 業 税 ( 地 方 税 ) 法 人 税 ( 国 税 ) 法 人 住 民 税 ( 地 方 税 ) 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 開 始 する 事 業 年 度 に 係 る 申 告 書 から 平 成 28 年 12 月 末 決 算 の 場 合 平 成 29 年 2 月 28 日 まで( 延 長 法 人 は 平 成 29 年 3 月 31 日 まで) 法 人 事 業 税 ( 地 方 税 ) 法 定 調 書 ( 国 税 ) 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 の 金 銭 等 の 支 払 等 に 係 る 法 定 調 書 から( 注 ) ( 例 ) 平 成 28 年 分 特 定 口 座 年 間 取 引 報 告 書 平 成 29 年 1 月 31 日 まで 支 払 報 告 書 ( 地 方 税 ) 平 成 28 年 分 の 支 払 報 告 書 から ( 例 ) 平 成 28 年 分 給 与 支 払 報 告 書 平 成 29 年 1 月 31 日 まで 申 請 書 届 出 書 ( 国 税 地 方 税 ) 平 成 28 年 1 月 1 日 以 降 に 提 出 すべき 申 請 書 等 から 各 税 法 に 規 定 する 提 出 すべき 期 限 ( 注 ) 平 成 28 年 1 月 1 日 前 に 締 結 された 税 法 上 告 知 したものとみなされる 取 引 に 基 づき 同 日 以 後 に 金 銭 等 の 支 払 等 が 行 われるものに 係 る 番 号 の 告 知 及 び 本 人 確 認 については 同 日 から3 年 を 経 過 した 日 以 後 の 最 初 の 金 銭 等 の 支 払 等 の 時 までの 間 に 行 うことができます 代 表 的 な 申 請 書 法 定 調 書 個 人 事 業 の 開 業 廃 業 等 届 出 書 1 申 請 書 所 得 税 の 青 色 申 告 承 認 申 請 書 青 色 事 業 専 従 者 給 与 に 関 する 届 出 書 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 退 職 所 得 の 源 泉 徴 収 票 特 別 徴 収 票 法 定 調 書 報 酬 料 金 契 約 金 及 び 賞 金 の 支 払 調 書 不 動 産 の 使 用 料 等 の 支 払 調 書 不 動 産 等 の 譲 受 の 対 価 の 支 払 調 書 不 動 産 等 の 売 買 又 は 貸 付 けのあっせん 手 数 料 の 支 払 調 書 など 13

なお 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 をはじめとする 一 部 の 書 類 には 本 人 の 個 人 番 号 に 加 え 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 も 記 載 しなければなりません 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 する 主 な 書 類 には 以 下 のようなものがあります 扶 養 親 族 の 個 人 番 号 を 記 載 する 主 な 書 類 給 与 所 得 者 の 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 給 与 所 得 者 の 保 険 料 控 除 申 告 書 兼 給 与 所 得 者 の 配 偶 者 特 別 控 除 申 告 書 従 たる 給 与 についての 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 公 的 年 金 等 の 扶 養 親 族 等 申 告 書 2. 社 会 保 障 関 係 の 申 請 書 等 国 税 関 係 の 書 類 と 同 様 雇 用 保 険 や 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 に 関 する 各 種 申 請 書 等 につい ても 番 号 の 記 載 が 義 務 付 けられます 主 な 提 出 書 類 の 例 提 出 者 提 出 先 根 拠 条 文 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 適 用 事 業 所 の 事 業 主 ハローワーク 雇 用 保 険 法 施 行 規 則 第 6 条 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 喪 失 届 適 用 事 業 所 の 事 業 主 ハローワーク 雇 用 保 険 法 施 行 規 則 第 7 条 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 適 用 事 業 所 の 事 業 主 健 康 保 険 組 合 日 本 年 金 機 構 健 康 保 険 法 施 行 規 則 第 24 条 厚 生 年 金 保 険 法 施 行 規 則 第 15 条 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 喪 失 届 適 用 事 業 所 の 事 業 主 健 康 保 険 組 合 日 本 年 金 機 構 健 康 保 険 法 施 行 規 則 第 24 条 厚 生 年 金 保 険 法 施 行 規 則 第 15 条 社 会 保 障 関 係 書 類 の 番 号 記 載 開 始 時 期 分 野 主 な 届 出 書 等 の 内 容 施 行 日 以 下 の 様 式 に 個 人 番 号 を 追 加 予 定 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 雇 用 保 険 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 喪 失 届 等 平 28 年 1 月 1 日 提 出 分 ~ 以 下 の 様 式 に 法 人 番 号 を 追 加 予 定 雇 用 保 険 適 用 事 業 所 設 置 届 等 14

健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 以 下 の 様 式 に 個 人 番 号 を 追 加 予 定 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 喪 失 届 平 29 年 1 月 1 日 提 出 分 ~ 以 下 の 様 式 に 法 人 番 号 を 追 加 予 定 新 規 適 用 届 等 3 マイナンバーの 収 集 時 の 本 人 確 認 前 述 の 通 り マイナンバーには 極 めてプライベートな 情 報 が 紐 付 けられており その 情 報 が 悪 用 されるようなことは 決 してあってはなりません そのため 番 号 を 提 供 した 人 が 本 当 にその 番 号 の 持 ち 主 であるのか ということを 厳 密 に 確 認 し 成 りすましを 防 止 することが 法 で 定 められて います 1. 本 人 確 認 の 方 法 個 人 番 号 の 確 認 身 元 ( 実 在 )の 確 認 提 示 された 番 号 が 正 しいものであるか 番 号 の 正 しい 持 ち 主 であるか 特 に 国 税 に 関 する 法 定 調 書 支 払 報 告 書 については 支 払 者 の 個 人 番 号 や 法 人 番 号 はもち ろん 支 払 を 受 ける 者 の 個 人 番 号 又 は 法 人 番 号 を 記 載 しなければならないので 本 人 確 認 を 15

どのように 行 うべきか 対 応 策 を 事 前 に 検 討 しておく 必 要 があります ここでは 本 人 確 認 をどのように 行 えば 良 いのか その 方 法 をケース 別 に 紹 介 します 例 1) 対 面 で 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 の 本 人 確 認 1 事 業 者 が 顧 客 から 対 面 により 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 で 個 人 番 号 カードの 提 示 を 受 け る 方 法 です 個 人 番 号 カードを 提 示 個 人 番 号 カードの 裏 面 に 記 載 された 個 人 番 号 により 番 号 確 認 表 面 に 記 載 された 個 人 識 別 事 項 ( 氏 名 住 所 生 年 月 日 )および 顔 写 真 で 身 元 ( 実 在 ) 確 認 を 行 います 提 示 を 受 けた 個 人 番 号 カードについて 写 し(コピー)を 保 管 することは 義 務 付 けられていませんが 保 管 する 場 合 には 安 全 管 理 を 適 切 に 行 う 必 要 があります 例 2) 対 面 で 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 の 本 人 確 認 2 事 業 者 が 顧 客 から 対 面 により 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 で 通 知 カードと 身 元 ( 実 在 ) 確 認 書 類 として 写 真 表 示 のある 書 類 の 提 示 を 受 ける 方 法 です 16

身 元 ( 実 在 ) 確 認 書 類 として 単 独 で 使 用 可 能 なもの 住 民 基 本 台 帳 カード( 本 人 の 写 真 が 表 示 されているもの) 運 転 経 歴 証 明 書 ( 交 付 年 月 日 が 平 成 24 年 4 月 1 日 以 降 のもの) パスポート 身 体 障 害 者 手 帳 精 神 障 害 者 保 健 福 祉 手 帳 療 育 手 帳 在 留 カード 特 別 永 住 者 証 明 書 または 写 真 付 き 学 生 証 や 写 真 付 き 資 格 証 明 書 など 例 3) 個 人 番 号 の 提 供 を 依 頼 する 書 面 を 活 用 した 本 人 確 認 事 業 者 が 継 続 して 取 引 を 行 っている 顧 客 から 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 に 顧 客 に 対 して 個 人 番 号 の 提 供 を 依 頼 する 書 面 を 送 付 し 顧 客 がその 書 面 に 通 知 カードや 個 人 番 号 カードの 裏 面 ( 通 知 カード 等 )の 写 しを 貼 付 して 返 送 する 方 法 です 個 人 番 号 の 提 供 依 頼 書 類 に 顧 客 が 通 知 カード 等 の 写 しを 貼 付 して 返 送 することで 番 号 確 認 を 行 います また 依 頼 書 類 に 印 字 した 住 所 及 び 氏 名 と 貼 付 されている 通 知 カード 等 の 写 しの 住 所 及 び 氏 名 が 同 一 であることを 確 認 することにより 身 元 ( 実 在 ) 確 認 を 行 います 17

書 面 を 活 用 した 本 人 確 認 のポイント 宛 先 である 住 所 及 び 氏 名 は 印 字 することが 前 提 です 印 刷 不 良 などで 住 所 及 び 氏 名 を 手 書 きする 場 合 は 個 人 番 号 を 利 用 する 事 務 者 が そ の 顧 客 に 対 して 送 付 した 書 類 が 返 送 されたこと が 分 かる 措 置 を 行 う 必 要 があります ( 例 ) 書 類 に 一 連 番 号 を 記 載 し 返 送 された 書 類 の 一 連 番 号 を 確 認 する 例 4) 知 覚 による 身 元 ( 実 在 ) 確 認 従 業 員 が 勤 務 先 に 給 与 所 得 者 の 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 を 提 出 する 際 に 勤 務 先 のとりまと め 担 当 者 が 知 覚 により 従 業 員 の 身 元 ( 実 在 ) 確 認 を 行 う 方 法 です 知 覚 による 身 元 確 認 のポイント 従 業 員 の 会 計 太 郎 さんは 自 宅 で 妻 ( 控 除 対 象 配 偶 者 )である 会 計 花 子 さんの 通 知 カード により 個 人 番 号 を 確 認 します 花 子 さんは 太 郎 さんの 配 偶 者 ですから 知 覚 = 見 て 判 断 することにより 本 人 に 相 違 ないことが 判 断 できます したがって 花 子 さんから 身 元 ( 実 在 ) 確 認 書 類 の 提 示 を 求 める 必 要 はありません 日 頃 から 太 郎 さんと 同 じ 部 署 で 仕 事 をしているとりまとめ 担 当 者 は 入 社 時 に 太 郎 さんの 本 人 確 認 をしているため 知 覚 = 見 て 判 断 することにより 本 人 に 相 違 ないことが 判 断 で きます したがって 太 郎 さんから 身 元 確 認 書 類 の 提 示 を 求 める 必 要 はありません 給 与 所 得 者 の 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 には 太 郎 さんと 花 子 さんの 個 人 番 号 が 記 載 さ れていますが 花 子 さんの 個 人 番 号 は 太 郎 さんが 自 宅 で 確 認 済 なので とりまとめ 担 当 者 は 太 郎 さんの 個 人 番 号 のみ 確 認 します 18

例 5) メールにより 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 の 本 人 確 認 事 業 者 が 講 演 会 の 講 師 に 対 して 謝 礼 を 支 払 い 法 定 調 書 の 提 出 が 必 要 となる 場 合 に 講 師 が イメージデータ 化 した 本 人 確 認 書 類 をメールにより 送 信 することで 事 業 者 が 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 方 法 です メールで 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 際 の 身 元 確 認 のポイント 個 人 番 号 カードの 両 面 を 撮 影 して 送 信 します( 個 人 番 号 カードがない 場 合 は 番 号 確 認 書 類 及 び 身 元 ( 実 在 ) 確 認 書 類 を 送 信 ) スキャナを 使 用 してイメージデータ 化 した 本 人 確 認 書 類 をパソコンから 送 信 する 方 法 も 可 能 です 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 には 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 を 法 定 調 書 作 成 のために 保 管 することにより 次 回 以 降 も 利 用 することが 可 能 です 改 めて 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 必 要 はありません 4 個 人 番 号 の 取 扱 いに 関 する 実 務 上 の 留 意 点 1. 個 人 番 号 の 利 用 制 限 と 収 集 時 の 利 用 目 的 の 明 示 収 集 した 個 人 番 号 は 原 則 として 源 泉 徴 収 票 及 び 社 会 保 障 の 手 続 書 類 に 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 記 載 して 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 出 する 場 合 に 限 り 利 用 することが 認 められ ています また 個 人 番 号 を 収 集 する 場 合 には その 利 用 目 的 を 番 号 提 供 者 に 明 示 しなければなりませ ん 19

2. 特 定 個 人 情 報 ファイルの 作 成 の 制 限 個 人 番 号 関 係 事 務 のために 必 要 な 範 囲 に 限 って 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することができ ます 作 成 の 制 限 に 関 するポイント 従 業 員 等 の 個 人 番 号 を 利 用 して 営 業 成 績 などを 管 理 する 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 し てはいけません 従 業 員 等 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 について 委 託 を 受 けた 税 理 士 も 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 に 該 当 するため 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することができます 3. 保 管 制 限 と 廃 棄 個 人 番 号 は 法 に 定 められた 事 務 処 理 についてのみ 使 用 することが 認 められています つまり これらの 事 務 処 理 を 行 う 必 要 がなくなった 場 合 には 速 やかに 個 人 番 号 の 情 報 を 廃 棄 しなけれ ばなりません 裏 を 返 せば 事 務 処 理 を 行 う 期 間 中 は 個 人 番 号 の 情 報 を 保 管 することが 認 めら れている ということになります 個 人 番 号 の 保 管 と 廃 棄 雇 用 契 約 等 の 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 従 業 員 等 が 休 職 している 場 合 土 地 の 賃 貸 借 契 約 等 の 継 続 的 な 契 約 関 係 にある 場 合 扶 養 控 除 等 申 告 書 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 支 払 調 書 等 の 作 成 事 務 のために 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 個 人 番 号 の 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できる 雇 用 契 約 が 継 続 していることから 復 職 が 未 定 であっても 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できる 支 払 調 書 の 作 成 事 務 のために 継 続 的 に 個 人 番 号 を 利 用 する 必 要 が 認 められることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できる 本 申 告 書 の 保 存 期 限 ( 申 告 書 の 提 出 期 限 の 属 する 年 の 翌 年 1 月 10 日 の 翌 日 から 7 年 を 経 過 する 日 ) 経 過 後 は 速 や かに 廃 棄 する 従 業 員 の 退 職 など 事 務 処 理 に 用 いる 必 要 がなく 法 令 で 定 められている 一 定 の 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 速 やかに 廃 棄 する 20

参 考 文 献 マイナンバー 社 会 保 障 番 号 制 度 内 閣 府 官 房 内 閣 府 マイナンバー 社 会 保 障 番 号 制 度 民 間 事 業 者 の 対 応 内 閣 府 官 房 内 閣 府 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 国 税 分 野 における 番 号 法 に 基 づく 本 人 確 認 方 法 国 税 庁 法 人 向 けポータルに 関 する 検 討 状 況 経 済 産 業 省 法 人 番 号 の 利 活 用 推 進 のための 方 策 経 済 産 業 省 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 内 閣 府 大 臣 官 房 番 号 制 度 担 当 室 マイナンバー 制 度 の 概 要 と 企 業 に 求 められる 対 応 著 者 株 式 会 社 ビズアップ 総 研 発 行 株 式 会 社 ビズアップ 総 研 105-7110 東 京 都 港 区 東 新 橋 1-5-2 汐 留 シティセンター10F TEL:03-3569-0968 FAX:03-6215-9218