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マイナンバー 管 理 規 則 と 管 理 体 制 づくり ~ 個 人 番 号 の 入 手 から 廃 棄 まで ~ 1.マイナンバーとは 2. 企 業 がやるべきこと 1) 安 全 管 理 体 制 づくり~ 特 定 個 人 情 報 の 基 本 方 針 特 定 個 人 情 報 保 護 規 程 事 前 の 準 備 内 容 2)システム 対 応 準 備 ~ 不 正 アクセス 防 止 漏 えい 防 止 社 会 保 険 労 務 士 法 人 エストワン 社 労 士 診 断 士 行 政 書 士 堀 勇 大 分 市 中 津 留 2-2-3 097-552-5566 Eメール:info@est-one.co.jp

法 人 番 号 と 個 人 番 号 の 違 い 法 人 番 号 個 人 番 号 管 轄 国 税 庁 総 務 省 市 町 村 桁 数 13ケタ 予 定 (すべて 数 字 ) 12ケタ 予 定 (すべて 数 字 ) 対 象 設 立 登 記 された 全 法 人 住 民 票 を 有 する 全 国 民 送 付 場 所 登 記 上 の 住 宅 地 住 民 票 の 住 所 地 番 号 の 公 開 公 開 (ホームページ 等 で 提 供 ) 非 公 開 ( 厳 重 取 扱 い) 利 用 制 限 利 用 開 始 無 2016 年 1 月 申 告 書 提 出 分 より 利 用 開 始 有 ( 社 会 保 険 税 災 害 の 3つの 分 野 ) 2016 年 1 月 より 利 用 開 始 番 号 変 更 原 則 不 可 原 則 不 可 2

諸 外 国 の 番 号 制 度 の4つの 類 型 番 号 制 度 の 類 型 国 家 統 制 型 統 制 型 国 家 フランス エスト オース ニア 日 本 トリア ドイツ プライバシー 配 慮 型 国 家 オランダ イギリス デンマ -ク シンガ ポール 韓 国 福 祉 型 国 家 スウェ フィン -デン ランド 番 号 の 利 用 範 囲 が 限 定 的 番 号 の 利 用 範 囲 が 広 い 国 の 歴 史 や 文 化 に 深 く 根 ざすもの 自 主 登 録 型 米 国 オースト ラリア カナダ 移 民 型 国 家 3

マイナンバー 制 度 の 成 立 まで 2009 年 12 月 ( 平 成 21 年 ) 平 成 22 年 税 制 改 正 大 綱 で 番 号 制 度 の 導 入 について 言 及 民 主 党 政 権 2011 年 6 月 ( 平 成 23 年 ) 政 府 与 党 社 会 保 障 改 革 検 討 本 部 で 社 会 保 障 税 番 号 大 綱 を 決 定 民 主 党 政 権 2012 年 2 月 14 日 ( 平 成 24 年 ) 番 号 関 連 3 法 案 を 閣 議 決 定 国 会 に 提 出 民 主 党 政 権 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 案 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 の 施 行 に 伴 う 関 係 法 律 の 整 備 等 に 関 する 法 律 案 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 構 築 法 案 2012 年 11 月 16 日 ( 平 成 24 年 ) 衆 議 院 解 散 番 号 関 連 3 法 案 が 廃 案 2013 年 3 月 1 日 番 号 関 連 4 法 案 閣 議 決 定 国 会 に 提 出 自 民 党 政 権 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 案 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 の 施 行 に 伴 う 関 係 法 律 の 整 備 等 に 関 する 法 律 案 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 構 築 法 案 内 閣 法 等 の 一 部 を 改 正 する 法 律 案 ( 政 府 CIO 法 案 ) ( 平 成 25 年 ) 2013 年 5 月 24 日 成 立

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マイナンバーの 取 得 について

マイナンバー( 番 号 法 ) 第 20 条 番 号 法 第 19 条 各 号 のいずれかに 該 当 する 場 合 を 除 き 他 人 の 個 人 番 号 を 含 む 特 定 個 人 情 報 を 収 集 または 保 管 してはならない 個 人 番 号 記 載 のメモを 受 け 取 る 集 める 意 思 をもって 自 己 の 占 有 におくこと 番 号 法 第 19 条 各 号 に 該 当 する 場 合 のみOK 単 に 特 定 個 人 情 報 の 提 示 を 受 けただけでは 収 集 にあたらない 個 人 番 号 を 聞 いてメモをする PCで 表 示 された 個 人 番 号 をメモする PCのデータをプリントアウトする ノート 他 の 書 類 に 書 き 写 す 店 舗 営 業 所 等 本 社 従 マイナンバ ー 書 類 確 認 資 料 等 取 り ま と め 作 業 各 自 直 送? 本 人 確 認 資 料 廃 棄 担? 確 認 なし 担 番 号 登 録 本 人 確 認 不 要 番 号 管 理 番 号 登 録 本 人 確 認 本 人 確 認 資 料 廃 棄 番 号 管 理 本 人 確 認 資 料 については 保 管 義 務 なし 保 管 することは 構 わないとされているのでここでは 保 管 しないとして 記 載

マイナンバー 取 得 の 方 法 クラウドによるシステムで 取 得 ウェブ 上 で 従 業 員 が 直 接 番 号 を 提 供 するシステム 郵 送 での 取 得 通 知 カード 番 号 カードの 写 し 等 必 要 添 付 資 料 ( 会 社 で 作 成 した 申 告 書 などの 提 出 もOK) FAXでの 取 得 上 記 同 様 の 添 付 資 料 メールでの 取 得 上 記 同 様 の 添 付 資 料 携 帯 電 話 での 写 メで 添 付 可 能 直 接 手 渡 しでの 取 得 取 得 の 際 の 本 人 確 認 について 委 託 先 のシステム 理 解 浸 透 監 督 報 告 封 筒 ( 透 けないもの) 封 緘 重 要 書 類 の 記 載 担 当 者 名 記 載 誤 送 信 防 止 対 策 属 性 と 番 号 の 別 送 信 受 診 FAXの 安 全 管 理 措 置 誤 送 信 防 止 対 策 担 当 者 専 用 アドレスの 設 定 受 信 メールの 安 全 管 理 措 置 封 筒 ( 透 けないもの) 封 緘 目 隠 しシール 直 接 手 渡 し 以 外 の 場 合 に 身 元 確 認 の 書 類 が 提 出 されればOKで さらに 直 接 本 人 に 確 認 などの 作 業 までは 求 めていない( 会 社 で 電 話 等 で 確 認 することは 構 わない)

利 用 と 提 供

事 業 主 の 手 続 きの 留 意 点 手 続 きの 概 要 提 出 義 務 行 政 官 庁 従 本 人 提 出 事 マイナンバーで 定 める 社 会 保 障 での 利 用 範 囲 ( 番 号 法 第 9 条 第 3 項 ) 法 令 上 事 業 主 の 手 続 き 義 務 のあるもの 労 使 協 定 の 必 要 な 手 続 き 健 康 保 険 厚 生 年 金 の 取 得 喪 失 算 定 基 礎 賞 与 等 の 報 告 雇 用 保 険 の 取 得 喪 失 等 高 年 齢 雇 用 継 続 給 付 育 児 介 護 休 業 給 付 労 使 協 定 がなければ 本 人 提 出 事 業 主 へ 委 任 社 労 士 事 務 所 へ 再 委 託 が 必 要 な 手 続 き 労 災 給 付 傷 病 手 当 金 出 産 手 当 金 について 番 号 記 載 のみであれば 個 人 番 号 関 係 事 務 にあたらないが 社 労 士 事 務 所 への 委 託 により 書 類 作 成 が 発 生 する 場 合 従 業 員 から 委 任 ( 委 任 状 ) 顧 問 先 から 再 委 託 ( 委 託 契 約 ) + 従 業 員 の 許 諾 現 時 点 での 厚 生 労 働 省 の 見 解 が 出 ていないため 変 更 の 可 能 性 あり 現 時 点 での 対 応 を 記 載

保 管 & 廃 棄

安 全 管 理 措 置

2-1. 事 業 主 の 行 う 安 全 管 理 措 置 100 人 以 下 の 中 小 規 模 事 業 者 ( 事 業 年 度 末 の 従 業 員 数 による) 基 本 方 針 の 策 定 義 務 ではないが 意 識 教 育 面 で 有 効 特 定 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 基 本 理 念 を 明 確 にし 法 令 遵 守 安 全 管 理 問 合 せ 苦 情 相 談 等 に 関 する 方 針 を 定 める 組 織 的 安 全 管 理 措 置 人 的 安 全 管 理 措 置 担 当 者 が 複 数 の 場 合 責 任 者 を 区 分 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い 状 況 記 録 を 保 存 責 任 者 が 定 期 に 点 検 など 従 業 員 の 監 督 教 育 物 理 的 安 全 管 理 措 置 技 術 的 安 全 管 理 措 置 データ 移 動 の 安 全 対 策 取 扱 PCおよび 取 り 扱 う 担 当 者 の 特 定 データへアクセス 制 限 削 除 廃 棄 の 記 録 の 確 認 担 当 者 を 限 定 するためのアクセス 制 御 を 行 うことや ウィ ルス 対 策 ソフトウェア 等 を 導 入 し 最 新 の 状 態 にアプデー トしておくことなど 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 を 明 確 化 する (ルールなどの 作 成 ) 担 当 者 変 更 の 際 の 引 継 ぎには 責 任 者 が 確 認

2-2.マイナンバーの 管 理 体 制 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 区 域 の 管 理 取 扱 区 域 管 理 区 域 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 を 実 施 する 区 域 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 情 報 システムを 管 理 する 区 域 管 理 区 域 取 扱 区 域 一 般 事 務 執 務 区 域 これを 機 に 通 常 の 社 内 情 報 の 取 り 扱 いなども 見 直 し を 行 い 適 切 な 情 報 管 理 体 制 を 構 築 するなど 物 理 的 安 全 管 理 番 号 管 理 書 類 作 成 来 客 対 応 共 有 区 域 情 報 漏 洩 のために 制 限 がある 中 小 規 模 事 業 者 は 特 例 的 な 対 応 があるが できる 限 り 適 切 かつ 厳 重 な 管 理 が 良 い

2-3. 管 理 区 域 と 取 扱 区 域 中 小 規 模 事 業 者 以 外 取 扱 区 域 取 扱 区 域 をパーテーション 等 で 区 切 る PCが 覗 かれないように 座 席 の 配 置 を 工 夫 来 客 等 が 入 らないように 制 限 する 管 理 区 域 管 理 区 域 への 入 退 室 の 記 録 ( 別 室 が 困 難 な 場 合 は 施 錠 できるサーバーラッ クや 金 庫 等 の 保 管 庫 の 利 用 記 録 ) 持 ち 込 む 機 器 等 の 制 限 ( 記 録 媒 体 携 帯 など) 停 電 災 害 等 による 脅 威 からの 保 護 (バックアップデータも 同 様 の 安 全 管 理 措 置 が 必 要 となる) 盗 難 紛 失 防 止 のため 機 器 書 類 等 を 施 錠 でき る 書 庫 等 に 保 管 情 報 システムが 機 器 のみで 運 用 の 場 合 はセ キュリティーワイヤー 等 で 固 定 情 報 持 ち 出 しの 際 には 暗 号 化 やパスワードの 保 護 施 錠 できる 容 器 の 使 用 を 行 う( 記 録 管 理 ) 他 封 緘 や 目 隠 しシールの 貼 付 中 小 規 模 事 業 者 取 扱 区 域 来 客 等 が 入 らないように 制 限 する PCが 覗 かれないように 座 席 の 配 置 を 工 夫 管 理 区 域 取 扱 区 域 との 区 分 が 困 難 な 場 合 には 施 錠 でき るサーバーラックや 保 管 庫 等 の 利 用 停 電 災 害 等 による 脅 威 からの 保 護 ( ) 盗 難 紛 失 防 止 のため 機 器 書 類 等 を 施 錠 でき る 書 庫 等 に 保 管 情 報 持 ち 出 しの 際 にパスワードの 設 定 封 緘 し カバンに 入 れるなど 紛 失 防 止 等

2-4. 具 体 的 な 事 前 準 備 内 容 1 住 民 票 の 住 所 チェック(8 月 ) 2 マイナンバー 通 知 カード の 受 取 厳 重 保 管 (9 月 ) 3 個 人 番 号 カード 申 請 のお 勧 め(9 月 ) 4 マイナンバー 通 知 カード の 会 社 への 提 出 5 就 業 規 則 の 改 定 ( 採 用 時 提 出 書 類 遵 守 事 項 懲 戒 等 ) 6 特 定 個 人 情 報 の 基 本 方 針 の 策 定 7 特 定 個 人 情 報 保 護 規 程 の 策 定 8 管 理 区 域 取 扱 区 域 の 準 備 事 前 ア ナ ウ ン ス