町 田 市 要 介 護 認 定 業 務 委 託 業 務 仕 様 書 町 田 市 いきいき 生 活 部 介 護 保 険 課
目 次 1 委 託 業 務 の 概 要 目 的 2 2 委 託 業 務 の 内 容 3 (1) 名 称 (2) 業 務 実 施 期 間 (3) 業 務 範 囲 (4) 要 介 護 認 定 業 務 にかかる 処 理 件 数 (5) 業 務 遂 行 の 考 え 方 3 委 託 業 務 実 施 場 所 の 要 件 4 (1) 設 置 場 所 及 び 執 務 スペース 詳 細 (2) 運 営 時 間 (3) 本 市 が 貸 与 を 予 定 している 物 品 等 (4) 情 報 システムの 利 用 環 境 (5) 受 託 者 による 機 器 物 品 等 の 持 ち 込 みについて (6) 郵 便 物 等 の 受 け 取 りと 発 送 について (7) 推 進 体 制 4 委 託 業 務 履 行 の 検 査 8 (1) 履 行 期 日 及 び 成 果 品 (2) 検 査 の 方 法 5 委 託 業 務 費 の 支 払 い 9 6 委 託 業 務 の 実 施 10 (1) 業 務 内 容 (2) 要 員 の 教 育 研 修 7 新 受 託 者 への 事 務 の 引 継 ぎ 12 (1) 業 務 内 容 8 企 画 書 の 提 案 内 容 13 < 添 付 資 料 > 別 紙 1 要 介 護 認 定 業 務 詳 細 説 明 書 別 紙 2 町 田 市 要 介 護 認 定 業 務 事 務 処 理 見 込 み 件 数 ( 特 記 仕 様 書 ) 別 紙 3 情 報 セキュリティ 確 保 個 人 情 報 保 護 のための 特 記 仕 様 書 - 1 -
1 委 託 業 務 の 概 要 目 的 介 護 保 険 法 第 27 条 等 に 規 定 されている 要 介 護 認 定 業 務 は 介 護 保 険 法 の 規 定 に 基 づ き 被 保 険 者 からの 認 定 申 請 受 付 認 定 調 査 主 治 医 意 見 書 の 依 頼 回 収 介 護 認 定 審 査 会 による 審 査 判 定 認 定 結 果 通 知 の 発 送 等 を 介 護 保 険 課 で 対 応 し 2015 年 度 から は 業 務 を 委 託 している それは 高 齢 者 人 口 や 要 介 護 認 定 者 が 増 加 していることから 要 介 護 要 支 援 に 係 る 申 請 件 数 の 増 加 が 予 想 され より 効 率 的 効 果 的 な 業 務 遂 行 の 必 要 性 が 求 められていた ためである この 契 約 は 介 護 保 険 課 の 職 員 が2014 年 度 まで 行 っていた 要 介 護 認 定 業 務 につ いて 申 請 受 付 から 結 果 通 知 の 発 送 に 至 る 業 務 を 引 き 続 き 委 託 するものである 業 務 委 託 によって 新 たな 施 策 に 対 応 できる 体 制 を 整 え より 効 率 的 効 果 的 な 業 務 の 遂 行 を 図 ることを 目 的 としている - 2 -
2 委 託 業 務 の 内 容 (1) 名 称 町 田 市 要 介 護 認 定 業 務 (2) 業 務 実 施 期 間 委 託 期 間 は 契 約 締 結 日 より2019 年 5 月 31 日 までとする 業 務 開 始 日 は 2016 年 6 月 1 日 とする (3) 業 務 範 囲 受 託 者 が 行 うべき 業 務 の 範 囲 は 以 下 に 示 すとおりである ア 要 介 護 認 定 業 務 の 実 施 要 介 護 認 定 にかかる 一 連 の 事 務 作 業 関 連 システムへのデータ 入 力 処 理 認 定 審 査 会 の 事 務 局 事 務 業 務 報 告 書 の 提 出 定 例 連 絡 会 の 実 施 など がこれに 該 当 する また これらの 業 務 遂 行 状 況 の 把 握 管 理 必 要 情 報 の 適 正 な 管 理 委 託 業 務 稼 働 後 の 継 続 的 な 要 員 育 成 統 括 責 任 者 を 通 じた 業 務 連 絡 の 周 知 徹 底 などもこれに 該 当 する イ 新 受 託 者 への 事 務 の 引 継 ぎ 2019 年 5 月 の 契 約 終 了 に 伴 う 2019 年 6 月 以 降 の 新 受 託 者 への 事 務 引 継 ぎを 円 滑 に 行 うための 事 務 引 継 ぎ 書 の 作 成 などがこれに 該 当 する 受 託 者 は 契 約 終 了 日 までに 本 業 務 を 本 市 が 継 続 して 遂 行 できるよう 誠 意 を 持 って 行 うものとする (4) 要 介 護 認 定 業 務 にかかる 処 理 件 数 本 市 における 要 介 護 認 定 業 務 の 各 種 事 務 処 理 件 数 は 別 紙 2 町 田 市 要 介 護 認 定 業 務 事 務 処 理 見 込 件 数 及 び 別 紙 3 町 田 市 要 介 護 認 定 業 務 事 務 処 理 見 込 件 数 ( 介 護 給 付 適 正 化 事 業 分 ) を 参 照 のこと (5) 業 務 遂 行 の 考 え 方 2016 年 6 月 1 日 介 護 保 険 課 到 着 分 から 委 託 業 務 部 門 による 要 介 護 認 定 事 務 を 行 う また 2016 年 6 月 1 日 時 点 において 認 定 処 理 中 の 申 請 案 件 についても 委 託 業 務 部 門 にて 認 定 処 理 を 行 う - 3 -
3 委 託 業 務 実 施 場 所 の 要 件 (1) 設 置 場 所 及 び 執 務 場 所 詳 細 東 京 都 町 田 市 森 野 2-2-22 町 田 市 庁 舎 いきいき 生 活 部 介 護 保 険 課 内 (2) 運 営 時 間 委 託 業 務 の 運 営 日 及 び 運 営 時 間 は 8 時 30 分 から17 時 までの 市 役 所 開 庁 日 とする 執 務 場 所 への 入 室 は 8 時 20 分 からとする 上 記 以 外 の 時 間 で 作 業 を 行 う 場 合 は 情 報 システムの 運 用 制 限 や 定 時 退 庁 日 などの 理 由 により 作 業 できない 時 間 帯 があるので 統 括 責 任 者 は 介 護 保 険 課 と 事 前 に 必 ず 協 議 すること (3) 費 用 負 担 区 分 費 用 項 目 委 託 者 受 託 者 労 務 費 ( 福 利 厚 生 費 教 育 研 修 費 保 健 衛 生 費 交 通 費 含 む) 什 器 備 品 等 ( 事 務 関 連 備 品 その 他 ロッカー 等 ) 光 熱 水 費 ( 水 道 費 電 気 料 ガス 料 金 等 ) 受 託 者 の 業 務 遂 行 上 必 要 な 消 耗 備 品 費 ( 事 務 用 品 等 ) コピー 用 紙 プリンタトナー 通 信 費 ( 電 話 料 金 等 ) 備 品 の 修 繕 費 ( 受 託 者 の 過 失 によるもの) 情 報 システム 関 連 機 器 備 考 介 護 保 険 課 内 の 執 務 場 所 ( 使 用 に 伴 って 発 生 する 光 熱 費 を 含 む) 庁 舎 備 え 付 けの 事 務 机 事 務 机 の 規 格 に 適 した 椅 子 及 び 袖 机 文 書 保 管 場 所 について は 請 負 業 務 の 処 理 に 間 接 的 に 必 要 になる 環 境 として 本 市 が 本 市 の 規 定 等 に 沿 って 整 備 し 受 託 者 に 貸 与 する - 4 -
更 衣 室 及 び 更 衣 ロッカーについては 本 市 の 庁 舎 管 理 担 当 と 調 整 した 上 で その 使 用 を 認 める 端 末 プリンタ( 複 合 機 を 含 む) 電 話 機 については 個 人 情 報 の 持 ち 出 し や 漏 洩 事 故 を 防 止 するため 本 市 が 指 定 する 機 器 の 使 用 を 条 件 とし よって 本 市 が 貸 与 する コピー 用 紙 とプリンタのトナーについては 機 器 の 破 損 を 防 止 するため 本 市 が 規 定 する 物 品 を 使 用 することを 条 件 とし よって 本 市 が 業 務 上 必 要 と 認 める 範 囲 内 において 支 給 する 上 記 の 貸 与 品 等 については 別 途 契 約 を 結 ぶこととする (4) 情 報 システムの 利 用 環 境 アウトソーシング 業 務 にて 利 用 する 業 務 システムや 機 器 は 下 表 のとおりと し 委 託 期 間 中 貸 与 する ( 庁 舎 外 への 持 ち 出 しは 不 可 とする ) なお 業 務 システムについては システムの 更 改 により 業 務 実 施 期 間 中 に 仕 様 が 変 更 となる (2017 年 1 月 予 定 ) 提 供 する 機 器 等 利 用 状 況 等 介 護 保 険 システム 介 護 認 定 ソフト 端 末 プリンタ 複 合 機 端 末 ( 基 幹 系 端 末 に 組 み 込 まれていま す) 必 要 数 を 貸 与 必 要 数 を 貸 与 必 要 数 を 貸 与 必 要 数 を 貸 与 また 上 記 の 業 務 システム 等 を 利 用 する 際 の 環 境 は 下 表 のとおりとする 提 供 する 環 境 等 ユーザーID 使 用 アプリケーション ファイルサーバ 上 の 共 有 フォルダ 利 用 状 況 等 各 システムについて 利 用 者 1 人 につき1つの ID を 付 与 する Microsoft Excel Word セキュリティ 上 アクセス 制 限 を 設 ける - 5 -
インターネット 外 部 インターフェース 本 市 環 境 からの 閲 覧 は 可 とする 媒 体 からの 貸 与 端 末 へのデータ 取 り 込 みは 不 可 と する (5) 受 託 者 による 機 器 物 品 等 の 持 ち 込 みについて 上 記 の 本 市 より 貸 与 する 物 品 環 境 のほか 受 託 者 の 管 理 業 務 等 で 業 務 遂 行 上 必 要 な 場 合 において 以 下 の 条 件 により 設 置 スペースや 光 熱 費 等 を 考 慮 に 入 れ 必 要 最 低 限 の 物 品 およびパソコン 等 の 機 器 を 持 ち 込 むことは 可 とするが 本 市 のネットワークへの 接 続 は 不 可 とする 持 ち 込 む 場 合 における 詳 細 事 項 に ついては 本 市 と 受 託 者 が 協 議 して 定 める ア イ ウ エ オ カ キ ク ケ 受 託 者 による 機 器 物 品 等 の 持 ち 込 み 撤 去 に 際 しては 対 象 物 品 等 につ いて 事 前 に 書 面 にて 本 市 に 報 告 し 本 市 の 許 可 を 得 ること 必 要 な 物 品 機 器 は 受 託 者 が 用 意 すること 持 ち 込 んだ 物 品 危 機 管 理 を 徹 底 すること 本 市 は 責 任 を 一 切 負 わない 持 ち 込 んだパソコン 等 の 機 器 に 委 託 業 務 で 使 用 するデータの 取 込 みは 手 入 力 等 の 手 段 を 問 わず 一 切 行 わないこと 持 ち 込 んだ 物 品 機 器 を 一 時 的 に 庁 舎 外 部 へ 持 ち 出 す 際 には 本 市 へ 事 前 に 報 告 を 行 い 本 市 の 許 可 を 得 ること 受 託 者 によるインターネット 回 線 電 話 回 線 の 独 自 契 約 は 可 とする 上 記 システムが 稼 働 している 本 市 ネットワークへの 接 続 を 行 わないこと 庁 内 配 管 等 の 利 用 はできない 委 託 期 間 終 了 後 における 持 込 物 品 の 撤 去 にかかる 費 用 は 受 託 者 が 負 担 す ること (6) 郵 便 物 等 の 受 け 取 りと 発 送 について 郵 便 物 等 の 具 体 的 な 集 配 方 法 については 契 約 時 に 定 める (7) 推 進 体 制 2-(3) 業 務 の 範 囲 に 示 す 業 務 を 遂 行 するうえで 以 下 のとおり 統 括 責 任 者 業 務 従 事 者 という2パターンの 役 割 を 設 置 するとともに 業 務 - 6 -
繁 忙 や 重 大 なトラブル 発 生 等 の 緊 急 対 応 時 には 柔 軟 に 対 応 できるよう それぞ れにおいて 十 分 な 要 員 を 確 保 すること 役 割 定 義 役 割 統 括 責 任 者 業 務 従 事 者 主 な 業 務 内 容 要 件 本 業 務 の 現 場 統 括 責 任 者 として 業 務 全 体 ( 認 定 調 査 票 確 認 業 務 含 む)の 進 行 管 理 を 行 う 業 務 の 繁 閑 に 合 わせて 必 要 な 業 務 従 事 者 を 配 置 する とともに 委 託 期 間 中 に 新 たに 採 用 した 場 合 の 要 員 育 成 スキルレベルチェックといった 要 員 管 理 を 行 う また 審 査 会 議 事 録 や 作 業 日 報 等 受 託 者 が 作 成 し た 資 料 の 品 質 管 理 を 行 い 本 市 に 提 出 する さらに 業 務 遂 行 上 想 定 されるリスク 管 理 と 対 策 を 行 う 要 介 護 認 定 業 務 責 任 者 として 本 市 担 当 者 との 調 整 や 協 議 を 行 う また ここの 作 業 のスケジュール 管 理 を 行 うととも に 審 査 会 議 事 録 や 作 業 日 報 等 の 内 容 を 確 認 し 業 務 従 事 者 への 的 確 な 作 業 指 示 を 行 う 必 要 に 応 じ 業 務 従 事 者 の 教 育 育 成 を 行 う 統 括 責 任 者 の 指 示 やマニュアル 等 により 要 介 護 認 定 にかかる 各 種 事 務 処 理 必 要 データの 入 力 各 認 定 審 査 会 の 事 務 局 事 務 などの 業 務 や 作 業 日 報 等 の 業 務 実 績 報 告 書 の 作 成 を 行 う 作 成 した 資 料 は 統 括 責 任 者 に 提 出 し 承 認 を 得 る 業 務 内 容 に 応 じて 複 数 の 班 体 制 をとる 場 合 には 班 ごとに 業 務 リーダーを 配 置 し 各 班 の 作 業 スケジュー ル 管 理 や 作 業 進 捗 管 理 を 行 うこと 介 護 給 付 適 正 化 事 業 分 の 業 務 を 行 う 従 事 者 について は 包 括 的 支 援 任 意 事 業 に 該 当 する 事 業 のため そ のほかの 業 務 を 行 わないこと 資 格 要 件 業 務 経 験 本 委 託 業 務 もしく は 類 似 業 務 の 現 場 責 任 者 等 管 理 監 督 業 務 の 経 験 を 有 するこ と 審 査 会 議 事 録 や 作 業 日 報 等 に 必 要 な OA ソフト ウェアを 問 題 なく 操 作 でき ること - 7 -
4 委 託 業 務 履 行 の 検 査 (1) 履 行 期 日 及 び 成 果 品 各 業 務 ( 2-(3) 業 務 範 囲 を 参 照 のこと)の 履 行 期 日 や 履 行 状 況 を 確 認 できる 成 果 品 等 については 以 下 のとおりとする 業 務 履 行 期 日 成 果 品 認 定 事 務 の 実 施 毎 日 毎 月 末 毎 年 度 末 作 業 報 告 書 月 次 業 務 実 績 報 告 書 年 度 業 務 実 績 報 告 書 新 受 託 者 への 事 務 の 引 継 ぎ 2019 年 4 月 末 業 務 引 継 ぎ 書 (2) 検 査 の 方 法 各 業 務 の 履 行 状 況 については 成 果 品 ( 4-(1) 履 行 期 日 及 び 成 果 品 を 参 照 のこと)の 内 容 を 確 認 することにより 検 査 を 行 う なお 各 報 告 書 の 様 式 については 本 市 の 承 認 を 得 たものを 使 用 する - 8 -
5 委 託 業 務 費 の 支 払 い 委 託 業 務 費 については 本 市 が 受 託 者 から 月 単 位 での 業 務 遂 行 状 況 や 完 了 状 況 等 の 報 告 を 受 けた 後 本 市 が 必 要 な 検 査 ( 4-(2) 検 査 の 方 法 )を 参 照 のこと) を 行 ったうえで 当 該 検 査 を 合 格 した 場 合 において 受 託 者 からの 請 求 を 受 けた 日 か ら30 日 以 内 に 支 払 うものとする - 9 -
6 委 託 業 務 の 実 施 (1) 業 務 内 容 ア 概 要 ねらい 要 介 護 認 定 に 係 る 各 種 事 務 処 理 必 要 データの 入 力 各 認 定 審 査 会 の 事 務 局 事 務 など 効 率 的 に 認 定 事 務 を 実 施 する イ 要 介 護 認 定 事 務 本 業 務 における 要 介 護 認 定 事 務 の 業 務 概 要 は 以 下 のとおりとする 1 認 定 申 請 受 付 に 関 する 業 務 2 主 治 医 意 見 書 作 成 依 頼 等 に 関 する 業 務 3 認 定 事 務 の 進 捗 状 況 処 分 延 期 に 関 する 業 務 4 認 定 調 査 の 点 検 に 関 する 業 務 5 認 定 審 査 会 に 関 する 業 務 6 認 定 結 果 通 知 に 関 する 業 務 7 認 定 申 請 中 の 資 格 喪 失 等 に 関 する 業 務 8 申 請 取 下 げに 関 する 業 務 9 申 請 更 新 勧 奨 に 関 する 業 務 10 居 宅 介 護 支 援 事 業 者 主 治 医 への 情 報 提 供 に 関 する 業 務 11 支 払 準 備 に 関 する 業 務 12 その 他 要 介 護 要 支 援 認 定 事 務 に 関 する 各 種 業 務 要 介 護 認 定 業 務 の 内 容 は 別 紙 を 参 照 のこと ウ 実 施 期 限 等 日 々の 作 業 計 画 と 業 務 の 処 理 件 数 や 処 理 内 容 等 の 業 務 履 行 状 況 に 関 する 事 項 について 毎 日 作 業 報 告 書 を 作 成 し 本 市 へ 報 告 すること また 日 々の 作 業 実 績 を 基 に 月 次 作 業 実 績 報 告 書 を 月 末 に 年 度 業 務 実 績 報 告 書 を 年 度 末 に 作 成 し 本 市 へ 報 告 すること なお 各 業 務 の 実 施 期 限 等 は 業 務 ごとに 異 なるため 別 紙 業 務 詳 細 説 明 などで 確 認 すること エ その 他 認 定 審 査 会 の 事 務 局 事 務 とは 審 査 会 議 事 録 の 作 成 だけでなく 審 査 会 場 の 準 備 等 審 査 が 円 滑 に 行 われるために 必 要 な 業 務 を 含 む - 10 -
(2) 要 員 の 教 育 研 修 本 業 務 の 運 営 に 必 要 な 要 員 の 業 務 スキルならびに 個 人 情 報 保 護 等 の 安 全 対 策 を 維 持 向 上 するために 受 託 者 において 定 期 的 に 社 内 研 修 を 実 施 し 社 員 の 質 と 業 務 遂 行 能 力 の 向 上 を 図 ること - 11 -
7 新 受 託 者 への 事 務 の 引 継 ぎ (1) 業 務 内 容 ア 概 要 ねらい 2019 年 5 月 の 契 約 終 了 時 に 受 託 者 が 処 理 途 中 である 事 務 の 種 類 やその 状 態 等 を 明 確 にし 2019 年 6 月 以 降 の 新 受 託 者 が 速 やかに 業 務 を 遂 行 で きるよう 業 務 引 継 ぎ 書 を 作 成 のうえ 新 受 託 者 へ 業 務 の 引 継 ぎを 行 う イ 実 施 期 限 等 処 理 途 中 である 業 務 の 処 理 状 況 や 注 意 事 項 等 について 業 務 引 継 ぎ 書 で 契 約 終 了 日 までに 本 市 へ 報 告 し 新 受 託 者 へ 業 務 の 引 継 ぎを 行 うこと ウ その 他 引 継 ぎには 業 務 に 詳 しい 者 が 関 わること ただし その 際 の 人 件 費 単 価 は 本 業 務 の 水 準 であること 引 継 ぎに 掛 かる 経 費 は 本 業 務 の 契 約 金 額 に 含 めることとする - 12 -