第 5 章電子帳簿保存を行う場合
1. 電子帳簿保存について 本システムを使用し 正しく運用する場合には 税務署へ申請することにより これまで紙での保存が義務付けられていた決算書や元帳などをハードディスクや光磁気ディスクでの保存に変更できます これにより 帳簿類の保管の手間や保管スペースが大幅に軽減されます / 電子帳簿保存の要件と本システムでの実現方法 電子帳簿保存を行うには 電子帳簿保存法の必要な要件を満たしていなければなりません 本システムでは次の方法でこれらの要件を満たしています 要件 1 一度パソコンに記録したデータを訂正 削除した場合や入力もれとなっていたデータを追加する場合には その事実や内容を確認できるようなシステムを使用すること 本システムでは 仕訳の訂正 削除を行った場合は いつ どの帳簿で 削除 修正内容 が自動的に記録されます 仕訳の追加の場合は一連番号 ( 通番 ) により 後から追加した仕訳が判別できるようになっています また 勘定科目 補助科目 部門情報の変更について 追加 修正 削除した情報を自動的に記録します なお 7 日以内の仕訳データの訂正履歴を残さない運用をする場合には 1 ~7 日の範囲 ( 任意に設定 ) で訂正記録を残さない設定にすることもできます 要件 2 電子データ保存を行う帳簿とその帳簿に関連する他の帳簿との間の記録の流れを相互に追跡できるようにしておくこと 本システムでは 一連番号 ( 通番 ) を各帳簿のデータに持たせることにより 各帳簿間の記録の流れを追跡することができます 120
要件 3 帳簿や書類の主要な記録項目を検索の条件として 条件を組み合わせて電子データの内容を検索できるようにしておくこと 本システムでは 各帳簿の処理において 主要な記録項目を条件として検索できるようになっています 帳簿ごとの検索条件は次のとおりです 1 仕訳帳 : 取引年月日 勘定科目 取引金額 一連番号 ( 通番 ) 2 元帳 : 取引年月日 勘定科目 相手方勘定科目 取引金額 一連番号 ( 通番 ) 3 現金出納帳 預金出納帳 : 取引年月日 相手方勘定科目 取引金額 一連番号 ( 通番 ) 4 売掛金 買掛金 経費帳 : 取引年月日 勘定科目 相手方勘定科目 取引金額 一連番号 ( 通番 ) 日付 金額 一連番号 ( 通番 ) については範囲指定による検索が可能です 要件 4 帳簿や書類の作成に使用するパソコンのシステム設計書等を備え付けておくこと 1システム全体の構成及び各システム間のデータの流れなど 電子計算機による国税関係帳簿書類の作成に係る処理過程を統括的に記載した 例えば システム基本設計書 システム概要書 フロー図 システム変更履歴書などの書類 2システムの開発に際して作成した ( システム及びプログラムごとの目的及び処理内容などを記載した ) 例えば システム仕様書 システム設計書 ファイル定義書 プログラム仕様書 プログラムリストなどの書類 3 入出力要領などの具体的な操作方法を記載した 例えば 操作マニュアル 運用マニュアルなどの書類 4 入出力処理 ( 記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む ) の手順 日程及び担当部署並びに電磁的記録の保存等の手順及び担当部署などを明らかにした書類本システムのみ使用する場合では 12については 備え付けの必要はありません 3については 操作マニュアル [ 上 ][ 下 ] がこれにあたります 4については お客様の処理形態に合わせた資料を作成してください ( 資料の作成については添付資料作成例 (P.133) を参照 ) 121
要件 5 ディスプレイとプリンタ等を備え付け 電子データをディスプレイの画面と書面に 速やかに出力できるようにしておくこと 本システムでは お客様の環境にディスプレイとプリンタが設置されていれば 問題ありません / 電子帳簿保存を行うには 本システムで電子帳簿保存を行う場合は 会計データを作成する際に以下の設定をしていただきます ( ) 設定すると 電子帳簿保存で必要な 仕訳などの修正履歴を表示 印刷する機能である [ 修正履歴表示 ] が利用できるようになります [ 修正履歴表示 ] については 操作マニュアル [ 下 ] ( データ管理編 ) 2 章 6 をご覧ください 電子帳簿保存を行う設定は [ 新規作成 ][ 旧製品データコンバート ][ データ次年度更新 ] の際にのみ設定できます 会計データの作成後は変更できません [ ファイル ]-[ 新規作成 ] [ らくらくエスコート ] でのデータ作成 通常の方法でのデータ作成 この機能についてはセットアップマニュアルをご覧ください 122
[ ツール ]-[ 旧製品データコンバート ] ( 引き継ぐデータを指定する / バックアップファイルから ) この機能についてはセットアップマニュアルをご覧ください [ 決算 ]-[ データ次年度更新 ] この機能については操作マニュアル [ 下 ] ( 決算書 / 消費税関連編 ) 6 章をご覧ください 電子帳簿保存をする設定になっているか確認するには [ 事業所 消費税情報設定 ] の その他 タブで確認できます ( 変更することはできません ) 123
2. 電子帳簿保存の申請について 本システムで帳簿や書類を保存しておきたい場合には 事前に税務署に申請をして承認を受ける必要があります ここでは 本システムで帳簿や書類の保存をする場合の申請について説明します * 注意 データは そのままの形で保存しておく必要があります ( バックアップの形では認められません ) そのため ディスクの破損などによる損失を避けるために 外部メディア ( 光磁気ディスクなどのデータがそのまま保存できる容量を持つもの ) や 普段お使いのドライブとは別のドライブに保存されることをおすすめします 他のドライブやメディアへの保存には 本システムの [ データ複写 移動 ] をご利用ください / 申請時期 申請は保存処理を開始する日から 3 ヶ月前までに行わなければなりません ここでいう保存処理を開始する日とは 帳簿の場合には 課税期間の初日 すなわち会計期間の期首日をいいます 書類の場合には 課税期間の中途からの申請も可能です / 申請できる帳簿と書類 本システムでは 法人税法と所得税法及び消費税法で保存が義務付けられている帳簿や書類のうち 下記のものが申請できます 1 帳簿 仕訳日記帳 ( 法人税法 / 所得税法の表記では仕訳帳 ) 総勘定元帳 現金出納帳 預金出納帳 売掛帳 買掛帳 経費帳 2 書類 貸借対照表 損益計算書 124 これらの中でお客様が普段使用している帳簿 書類を選択して申請していただくことになります 例えば 現在 仕訳帳 総勘定元帳 現金出納帳 を保存している場合 これら 3 つの帳簿ともパソコンによる保存に変更することができます また お客様の選択によって 仕訳帳 のみを申請するなど 帳簿単位での申請もできます 申請しなかった帳簿や書類はこれまでどおりに紙で保存します
/ 申請書の記入方法 本システムで申請する場合の申請書への記入方法を説明します なお この記入方法はあくまで一般例ですので 不明な点がございましたら最寄りの税務署までご確認くださいますようお願いいたします 帳簿の申請お客様が使用している帳簿を本システムで作成されたデータの保存に代える場合の申請方法を説明します 使用する申請書申請用紙は 国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書 ( 帳簿 ) を使用します この用紙は税務署に備え付けられていますので 最寄りの税務署から入手してください 1 ページ目 申請書を提出する日付を記入します 提出する税務署名を記入します 今回は記入しません 第 4 条第 1 項 に を付けます 個人 : 所得税法法人 : 法人税法課税事業者の場合 : 消費税法 個人 : お客様の住所 電話番号法人 : 本店または主たる事務所の所在地 電話番号 個人 : 名称または屋号法人 : 事業所の名称 個人 : お客様の氏名と押印法人 : 代表者の氏名と押印 個人 : 記入しない法人 : 代表者の住所 電話番号 上段 : 納税地下段 : 保存すべき場所 ( 納税地 ) 納税地で保存されたデータが見られるようにすることが必要 電磁的記録 に を付けます 本システムで保存する帳簿名を記入します 仕訳帳 総勘定元帳 現金出納帳 預金出納帳 売掛帳 買掛帳 経費帳 会計期間の期首日を記入します 新しく事業所が設立され その時から保存を開始する場合はその日を記入します 125
2 ページ目 今回は記入しません パソコンによる保存を取りやめる場合や 一度取りやめた後で再度パソコンによる保存を申請する場合に記入します 今回は 新規の申請なので記入しません コンピュータ に を付けます お客様が帳簿作成に使用するパソコンに関する情報を記入します 新しく設立された事業所が設立後に申請を行う場合に設立日を記入します お客様自身が帳簿を作成される場合は 自己 に 作成を委託されている場合には 委託 に を付けます 設置する場所の住所を記入してください 処理を委託している場合は 委託先の名称と住所を記入します 市販 に を付けます 東京都品川区東五反田 3-18-6 ソリマチ株式会社 と記入します 製品名を記入します ( 会計王 11 など ) 126
3 ページ目 チェック ( レ点 ) を付けます 本システムでは 指定された場所以外にチェックを付けないでください 1~7 と記入します 会計王 11 操作マニュアル [ 上 ][ 下 ] と記入します パソコンを使用しての処理を行う際の入出力の手順や保存に関して記述した書類の名前を記入します この書類はお客様ごとに業務処理形態が異なるため お客様の処理形態に合わせた資料を作成してください 資料の作成につきましては 添付資料 (P.133) と 添付資料作成例 (P.134) を参考にしてください ここで作成した書類を添付資料として提出します 127
4 ページ目 チェック ( レ点 ) を付けます 一連番号 と記入し チェック ( レ点 ) を付けます 課税期間の初日以外の日を備え付けの開始日にする場合 その理由を記入するためなどに使用します 例 ) 平成 年 月 日に開業予定のため 2. に を付けます 左の条件に合う帳簿名を記入します 本システムでの各帳簿の検索条件は次のようになっています 仕訳帳 : 取引年月日 勘定科目 取引金額 一連番号 ( 通番 ) 元帳 : 取引年月日 勘定科目 相手方勘定科目 取引金額 一連番号 ( 通番 ) 現金出納帳 預金出納帳: 取引年月日 相手方勘定科目 取引金額 一連番号 ( 通番 ) 売掛金 買掛金 経費帳: 取引年月日 勘定科目 相手方勘定科目 取引金額 一連番号 ( 通番 ) 128
書類の申請 お客様が使用している決算書類を本システムで作成したデータの保存に代える場合の申請方法を説明します 使用する申請書申請用紙は 国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書 ( 書類 ) を使用します この用紙は税務署に備え付けられていますので 最寄りの税務署から入手してください 1 ページ目 申請書を提出する日付を記入します 個人 : お客様の住所 電話番号法人 : 本店または主たる事務所の所在地 電話番号 提出する税務署名を記入します 今回は記入しません 第 4 条第 2 項 に を付けます 個人 : 所得税法法人 : 法人税法 貸借対照表 損益決算書と記入します 個人 : 名称または屋号法人 : 事業所の名称 個人 : お客様の氏名と押印法人 : 代表者の氏名と押印 個人 : 記入しない法人 : 代表者の住所 電話番号 上段 : 納税地下下段 : 保存すべき場所 ( 納税地 ) 納税地で保存されたデータが見られるようにすることが必要 電磁的記録 に を付けます 会計期間の期首日を記入します 新しく事業所が設立され その時から保存を開始する場合はその日を記入します 129
2 ページ目 今回は記入しません パソコンによる保存を取りやめる場合や 一度取りやめた後で再度パソコンによる保存を申請する場合に記入します 今回は 新規の申請なので記入しません コンピュータ に を付けます お客様が帳簿作成に使用するパソコンに関する情報を記入します 市販 に を付けます ソリマチ株式会社 と記入します 新しく設立された事業所が設立後に申請を行う場合に設立日を記入します お客様自身が書類を作成される場合は 自己 に 作成を委託されている場合には 委託 に を付けます 設置する場所の住所を記入してください 処理を委託している場合は 委託先の名称と住所を記入します 東京都品川区東五反田 3-18-6 製品名を記入します ( 会計王 11 など ) 130
3 ページ目 チェック ( レ点 ) を付けます 本システムでは 指定された場所以外にチェックを付けないでください 会計王 11 操作マニュアル [ 上 ][ 下 ] と記入します パソコンを使用しての処理を行う際の入出力の手順や保存に関して記述した書類の名前を記入します この書類はお客様ごとに業務処理形態が異なるため お客様の処理形態に合わせた資料を作成してください 資料の作成につきましては 添付資料 (P.133) と 添付資料作成例 (P.134) を参考にしてください ここで作成した書類を添付資料として提出します 131
4 ページ目 課税期間の初日以外の日を備え付けけの開始日にする場合 その理由を記入するためなどに使用します 例 ) 平成 年 月 日に開業予定のため 2. に を付けます 帳簿と書類の両方を申請する場合には 添付資料はどちらか一方の申請書に添付されていればよいので ここにその旨を記入します ( 例 : 帳簿の申請書に添付 ) 132
添付資料添付資料で電子計算機処理に関する事務手続きの概要を明らかにした書類を添付する場合 形式は規定されていませんが以下のことが記述されている必要があります 1 入出力処理の手順 日程 担当部署 入力の手順では 伝票の入力や訂正 削除 追加のための入力の方法などを記述します 入力の日程には 伝票の処理間隔や単純な入力ミスの訂正期間などを記述します 出力手順には 各帳簿や書類の出力する時期など( 月末ごと 半期ごとなど ) を記述します 2 保存などの手順 担当部署 保存などの手順には データの保存の手順を記述します 担当部署には データの保存を担当する部署名を記述します 内容につきましては 後述の 添付資料作成例 を参考にしてください 133
添付資料作成例 ) 電子計算機処理の事務手続書 1. 入力手順 : 伝票入力機能を使用して伝票を入力します 伝票の訂正や削除は 直接伝票データの訂正 削除をすることによって行います 2. 入力日程 : 伝票は日締めで入力を行います 単純な入力ミスは 7 日以内に修正します 伝票の 8 日目以降の修正は たとえ単純な入力ミスの修正であったとしても訂正入力と同じ扱いとします 3. 出力手順 : 仕訳帳 総勘定元帳 現金出納帳 : 仕訳日記帳の機能を選択し 仕訳帳を画面に表示させます 印刷は仕訳日記帳の画面から印刷機能を選択することにより行います : 元帳の機能を選択し 画面を表示させたのちに必要な勘定科目を設定して表示させます 印刷は元帳の画面から印刷機能を選択することにより行ないます : 出納帳入力の機能を選択し 現金出納帳を表示させます 印刷は出納帳入力の画面から印刷機能を選択することにより行います 貸借対照表 損益計算書 : 決算書の機能より貸借対照表 損益計算書の機能を選択して印刷します 4. 担当部署 : 当社経理課が担当します 5. 保存手順 : 1 決算までは 月末に光磁気ディスク ( 以下 MO と記述 ) へデータを複写して保管します 2 決算終了後 MO へ複写して保管します 3 2 の処理後は修正の行われた時点で MO へデータを複写して保管します 4 上記 1~3 の処理は会計期間単位で行います 保管データは 各年度ごとの最新のもののみを保管します 6. 保管担当部署 : 当社の経理課が担当します 7. 保存期間 : 7 年間保存します 以上 134