Gmail へようこそ Microsoft Outlook から G Suite への移行が完了しました Gmail を新しいメールプログラムとして使う方法を見ていきましょう Gmail にアクセスする Gmail の画面を Outlook 風にするメールを送信す

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みりああくや
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1 Microsoft Outlook 2013 から Gmail への移行ラーニングセンター gsuite.google.com/learning-center

2 Gmail へようこそ Microsoft Outlook から G Suite への移行が完了しました Gmail を新しいメールプログラムとして使う方法を見ていきましょう Gmail にアクセスする Gmail の画面を Outlook 風にするメールを送信するメールに返信するメールを整理する共同作業を行う生産性向上のためのヒント Microsoft Outlook から Gmail への移行 2

3 機能の比較 Microsoft Outlook Gmail デフォルトで受信トレイのメールとその返信を個別に表示関連するメールを一目で確認できるようデフォルトでメールとその返信をスレッドにまとめて表示複数の署名を作成返信定型文を使用作成中に自動スペルチェック作成後にスペルチェック複数のメールを添付して転送 1 つのスレッドに含まれるすべてのメールまたは選択したメールを転送メールを削除主に容量確保のためメールのアーカイブで受信トレイを整理送信者日付サイズでメールを並べ替え Gmail 検索を使用して送信者日付トピックその他でメールを検索メールをフォルダで整理メールにラベルを追加メールに色分類項目を割り当てラベルを色分け重要なメールにフラグを追加重要なメールにスターやマークを追加受信メールをルールで管理受信メールをフィルタで管理フォローアップが必要なメールにフラグを追加メールを ToDo リストに追加またはフォローアップのラベルを追加デスクトップ通知でメールの着信を確認する Chrome のデスクトップ通知を有効にするメールボックスを共有メールボックスを他のユーザーに委任または Google グループで広く共有 3

4 1 Gmail にアクセスする 1 端末から Gmail へのアクセス 2 省略可複数の Google アカウントの追加 3 ブラウザのブックマークの作成 4 Gmail のデスクトップショートカットの追加 Microsoft Outlook から Gmail への移行 4

5 Gmail にアクセスする 1 端末から Gmail へのアクセス Gmail を開く方法ウェブブラウザ - mail.google.com にアクセス Google ページ全般 - 右上の Google アプリアイコン Android 搭載端末 - Android アプリをインストールして開く ios 端末 - ios アプリをインストールして開くをクリックして [メール] を選択 5

6 Gmail にアクセスする 2 省略可複数の Google アカウントの追加複数の Google アカウントがある場合は Chrome プロフィールを使って簡単に切り替えることができます注:まだ Chrome をご利用でない場合は Chrome のインストール方法をご覧ください Chrome の画面右上に表示されている自分の名前をクリックします [ユーザーを管理] をクリックします [ユーザーを追加] をクリックします 4. 名前を入力し画像を選択して[追加] をクリックします 5. 追加した Google アカウントでログインします設定やブックマークはすべて自動的に同期されます 6. アカウントを切り替えるには右上の名前をクリックして別のプロフィールを選びます現在使用しているのがどのアカウントかわからない場合は名前をクリックすればそのプロフィールが上部に表示されます 6

7 Gmail にアクセスする 3 ブラウザのブックマークの作成 Chrome ブラウザで Gmail を開きます右上のその他アイコン [ブックマークバーを表示] をクリックします 4. アドレスバーでこのページをブックマークに追加アイコン > [ブックマーク] をクリックしますをクリックします Chrome 以外のブラウザの場合はそれぞれのブラウザの手順でmail.google.com をブックマークに追加してください 7

8 Gmail にアクセスする 4 Gmail のデスクトップショートカットの追加デスクトップを右クリックします [新規作成] > [ショートカット] を選択しますを場所として入力します 4. 省略可ショートカットに名前を付けます 8

9 2 Gmail の画面を Outlook 風にする 1 省略可メールの個別表示 2 プレビューパネルの追加 3 受信トレイでの Google カレンダー表示 4 ToDo リストの作成 5 署名の追加 6 キーボードショートカットの使用と変更 Microsoft Outlook から Gmail への移行 9

Gmail の画面を Outlook 風にする 1 省略可メールの個別表示 Gmail:スレッド表示 Outlook:個々のメッセージ Gmail ではデフォルトでメールとその返信がスレッドにまとめられ 1 つのアイテムとして受信トレイに表示されますこのスレッド表示はメールの管理に適しています関連する複数のメールを一目で確認できるため時間の短縮や効率化につながります

10 Gmail の画面を Outlook 風にする 1 省略可メールの個別表示 Gmail:スレッド表示 Outlook:個々のメッセージ Gmail ではデフォルトでメールとその返信がスレッドにまとめられ 1 つのアイテムとして受信トレイに表示されますこのスレッド表示はメールの管理に適しています関連する複数のメールを一目で確認できるため時間の短縮や効率化につながりますただしメールを個別に表示したい場合はスレッド表示をオフにすることができますこの設定はいつでも戻すことができます注:Gmail の特定の機能スヌーズなどはスレッド表示がオンの場合のみ使用できます右上の設定アイコン > [設定] をクリックします [全般] タブで [スレッド表示] までスクロールし [スレッド表示 OFF] を選択します下部の [変更を保存] をクリックします 10

をクリックします [詳細設定] タブで [プレビューパネル] までスクロールし [有効にする] を選択します下部の [変更を保存]

11 Gmail の画面を Outlook 風にする 2 プレビューパネルの追加 Gmail:プレビューパネル Outlook:閲覧ウィンドウ Outlook の閲覧ウィンドウと同様にプレビューパネルでは受信トレイのメールの最初の数行を確認できます右上の設定アイコン > [設定] をクリックします [詳細設定] タブで [プレビューパネル] までスクロールし [有効にする] を選択します下部の [変更を保存] をクリックします 4. 受信トレイ上部でウィンドウ分割モードを切り替えアイコンの横にある下向き矢印アイコンをクリックします 5. [垂直分割] を選択します 11

12 Gmail の画面を Outlook 風にする 3 受信トレイでの Google カレンダー表示 Gmail:カレンダー表示 Outlook:予定表プレビュー受信トレイの右側にあるカレンダーアイコンをクリックします 12

13 Gmail の画面を Outlook 風にする 4 ToDo リストの作成 Gmail:ToDo リスト Outlook:タスク受信トレイの右側にある ToDo リストアイコン表示されますをクリックすると ToDo リストが新しいリストを追加 - 下向き矢印アイコンクします > [新しいリストを作成] をクリッリストを変更 - 下向き矢印アイコン新しいタスクを追加 - [+ タスクを追加] をクリックしますメールから新しいタスクを追加するにはそのメールをToDo リストにドラッグしますタスクを編集 - タスクにカーソルを合わせ編集アイコンタスクを削除 - 完了していないタスクの場合編集アイコンをクリックしてから削除アイコンをクリックします完了したタスクの場合タスクにカーソルを合わせて削除アイコンをクリックしますをクリックしリストを選択しますをクリックします ToDo リストの活用法についてはタスクを管理するをご覧ください 13

14 Gmail の画面を Outlook 風にする 5 署名の追加 Gmail:署名 Outlook:署名右上の設定アイコン > [設定] をクリックします [全般] タブで [署名] までスクロールします氏名や連絡先情報などのテキストを追加します 4. 書式設定バーを使ってテキストに色を付けたりリンクや画像を追加したりします 5. 下部の [変更を保存] をクリックします複数の署名を使用したい場合は返信定型文で複数の署名を追加する方法をご覧ください 14

15 Gmail の画面を Outlook 風にする 6 キーボードショートカットの使用と変更ショートカットをオンにするには: 設定アイコン > [設定] をクリックします [全般] タブで [キーボードショートカット] までスクロールして [キーボードショートカット ON] を選択します下部の [変更を保存] をクリックします 4. 利用可能なキーボードショートカットを確認するには Gmail を開いているときに Shift+? キーを押します省略可ショートカットを Outlook 風にカスタマイズするには: 設定アイコン > [設定] をクリックします [詳細設定] タブで [カスタムキーボードショートカット] までスクロールし [有効にする] を選択します下部の [変更を保存] をクリックします 4. 設定アイコン 5. 追加された [キーボードショートカット] タブで必要に応じてキーを割り当てます 6. 下部の [変更を保存] をクリックします > [設定] をクリックします 15

16 3 メールを送信する 1 メールの新規作成 2 テキストの書式設定画像や添付ファイルの追加 3 スペルチェックの使用 4 送信と送信取り消し Microsoft Outlook から Gmail への移行 16

17 メールを送信する 1 メールの新規作成 Gmail:作成 Outlook:新しいメール左側のサイドバーで [作成] をクリックします省略可右上のボタンでウィンドウサイズを選択します全画面表示を終了 - アイコン全画面表示 - アイコン新しいウィンドウで開く - Shift キーを押しながらをクリック件名や受信者 To Cc Bcc を追加しますヒント:キーボードショートカットで作成ウィンドウを開くには C キーを押します 17

18 メールを送信する 2 テキストの書式設定画像や添付ファイルの追加 Gmail:書式設定オプション添付ファイルの追加 Outlook:文字の書式設定テキストの書式設定オプションを表示する添付ファイル 25 MB までを追加するドライブのファイル 5 TB までを添付する画像を追加する Outlook:ファイルの添付リンクを挿入する下書きを削除する注:メールを別のメールに添付するにはそのメールを転送してメッセージを追加するかメールの印刷機能を使用してPDF 形式で出力してからメールに添付します 18

19 メールを送信する 3 スペルチェックの使用 Gmail:スペルチェック Outlook:スペルチェックと文章校正メールの作成後にその他アイコン > [スペルチェック] をクリックします 19

20 メールを送信する 4 送信と送信取り消し Gmail:送信と送信取り消し Outlook:送信とメッセージの取り消しメールの送信:作成ウィンドウの下部にある[送信] をクリックします送信の取り消し:メールの送信後に左下にある[取り消し] をクリックします送信を取り消せる期間の変更: 設定アイコン > [設定] をクリックします [全般] タブで [送信取り消し] までスクロールして取り消せる時間を選択します下部の [変更を保存] をクリックします 20

21 4 メールに返信する 4.1 メールの返信転送印刷 4.2 受信者や件名の変更 4.3 添付ファイルの保存 Microsoft Outlook から Gmail への移行 21

22 メールに返信する 4.1 メールの返信転送印刷 Gmail:返信転送印刷 Outlook:返信と転送返信するメールを開きます注:署名やそれまでの返信がメールに含まれていても表示されません返信の下にあるコンテンツをすべて表示するアイコンをクリックすると返信に含まれるすべてのテキストが表示されます右上にあるその他アイコンをクリックします [返信] [全員に返信] [転送] [印刷] などのオプションをクリックします注:Gmail のスマートリプライ機能を使用すると受信したメールをもとに返信案が複数提示されますその中から 1 つを選んで文章を編集またはそのまま送信することで時間を節約できます 22

23 メールに返信する 4.2 受信者や件名の変更 Gmail:受信者や件名を変更する Outlook:受信者や件名を変更する返信の作成時: 受信者を変更 - [To] をクリックして受信者を追加または削除します件名を変更 - 返信の種類アイコンを選択しますをクリックし [件名を編集] 23

24 メールに返信する 4.3 添付ファイルの保存 Gmail:添付ファイルをダウンロードするまたはドライブに保存する Outlook:添付ファイルの保存添付ファイル付きのメールを開きます添付ファイルにカーソルを合わせます次のいずれかを選択します端末に保存 - ダウンロードアイコンをクリックします Google ドライブに保存 - ドライブに保存アイコンをクリックします注:ドライブに保存アイコンが表示されない場合は組織でドライブが有効になっていない可能性があります G Suite 管理者にお問い合わせください 24

25 5 メールを整理する 5.1 削除とアーカイブ 5.2 並べ替えと検索 5.3 色分類項目を割り当てたフォルダーと色付きのラベル 5.4 フラグとスター重要マーク 5.5 ルールとフィルタ Microsoft Outlook から Gmail への移行 25

今は必要がなくても後から必要になるメールはアーカイブしますアーカイブされたメールは受信トレイに表示されませんが [すべてのメール] また

26 メールを整理する 5.1 アーカイブと削除 Gmail:メールをアーカイブまたは削除する Outlook:メールをアーカイブまたは削除する今は必要がなくても後から必要になるメールはアーカイブしますアーカイブされたメールは受信トレイに表示されませんが [すべてのメール] または Gmail 検索で見つけることができます不要になったメールは削除します削除したメールはゴミ箱に移動し 30 日後に完全に削除されます注:[すべてのメール ] や [ゴミ箱] が表示されていない場合は左側のサイドバーを下までスクロールして [もっと見る] をクリックします 26

27 メールを整理する並べ替え仕分けと検索 Gmail:検索 Outlook:並べ替えと仕分け受信トレイの上部でメールの件名本文送信者などに含まれるキーワードを 1 つ以上入力して検索します特定の項目を探している場合は下向き矢印アイコンをクリックして検索オプションを使用します検索には次のような条件を指定できます送信者期間ラベルキーワードメールの属性添付ファイルの有無など 27

28 メールを整理する 5.3 色分類項目を割り当てたフォルダーと色付きのラベル Gmail:色付きのラベル Outlook:フォルダーと色分類項目メールにわかりやすいラベルを付けることができますプロジェクトX など複数付けることもできますメールの横にあるチェックボックスをオンにします複数選択することもできます上部のラベルアイコン次のいずれかを選択しますをクリックします a. 新しいラベルを作成するには [新規作成] をクリックしますラベルの名前を入力し [作成] をクリックします b. 既存のラベルを選択するにはリストから選択します左側のサイドバーで特定のラベルをクリックするとそのラベルが付いたメールが表示されます色を変更するにはその他アイコン > [ラベルの色] をクリックします [ 28

29 メールを整理する 5.4 フラグとスター重要マーク Gmail:スター重要マーク Outlook:フラグ重要なメールにマークを付けるにはスターアイコンしますや重要アイコンをクリックスターや重要マークの付いたメールは受信トレイの[スター付き] や [重要] に表示されます 29

30 メールを整理する 5.5 ルールとフィルタ Gmail:フィルタ Outlook:ルール上部にある検索ボックスで下向き矢印アイコンをクリックします検索条件を入力します検索ウィンドウの下部にある[フィルタを作成] をクリックします 4. フィルタの動作を選択します 5. [フィルタを作成] をクリックします例: から送信されたプロジェクトX という表現を含むすべてのメールに自動的に重要マークとプロジェクトX というラベルを付けます 30

31 6 共同作業を行う 6.1 不在通知 6. デスクトップ通知 6.3 メールの委任 6.4 共有メールボックス 6.5 チャット Microsoft Outlook から Gmail への移行 31

32 共同作業を行う 6.1 不在通知 Gmail:不在通知 Outlook:自動応答右上の設定アイコン > [設定] をクリックします [不在通知] までスクロールします [不在通知 ON] を選択します 4. 期間件名メッセージを入力します 5. 省略可連絡先に登録がある場合のみ不在通知を返信する場合はメッセージの下のチェックボックスをオンにします 6. ページ下部の [変更を保存] をクリックします 32

を開いている際にデスクトップ通知を受け取ることができます右上の設定アイコン > [設定] をクリックします [デスクトップ通知]

33 共同作業を行う 6.2 デスクトップ通知 Gmail:デスクトップ通知 Outlook:デスクトップ通知 Gmail にログインしてブラウザで Gmail を開いている際にデスクトップ通知を受け取ることができます右上の設定アイコン > [設定] をクリックします [デスクトップ通知] までスクロールします [<組織> のデスクトップ通知を有効にするにはここをクリックしてください] をクリックします 4. [メール通知新規メール ON] または [メール通知重要メール ON] を選択します 5. ページ下部の [変更を保存] をクリックします 33

34 共同作業を行う 6.3 メールの委任 Gmail:メールの委任 Outlook:代理人アクセス職場や学校のアカウントで Gmail をご利用の場合は 25 件までの委任先アシスタントなどを追加できます右上の設定アイコン > [設定] をクリックします [アカウントとインポート] をクリックします [アカウントへのアクセスを許可] で [別のアカウントを追加] をクリックします注:メールの委任に制限を設けている組織もありますこの設定が表示されない場合は G Suite 管理者にお問い合わせください 4. 追加するユーザーのメールアドレスを入力し [次のステップ] をクリックします 5. [メールを送信してアクセスを許可] をクリックします追加したユーザーに確認のメールが届きます確認後委任先として表示されるまで最長で 24 時間程度かかることがあります 34

共同作業を行う 6.4 共有メールボックス Gmail:共有メールボックス Outlook:共有メールボックス技術サポートやカスタマーサービスなどチームで共有メールボックスが必要な場合は Google グループを共同トレイとして使用できますたとえば support@[ドメイン名].

35 共同作業を行う 6.4 共有メールボックス Gmail:共有メールボックス Outlook:共有メールボックス技術サポートやカスタマーサービスなどチームで共有メールボックスが必要な場合は Google グループを共同トレイとして使用できますたとえばというアドレスのグループを作成してサポートスタッフをメンバーとして追加し組織外からこのグループ宛てのメールを受け取るようにすることができます顧客からのメールを受け取ったサポートスタッフはグループのトピックビューから次のいずれかを行うことができますトピックをグループのメンバーに割り当てて担当にするトピックに解決済みのマークを付けるトピックに関連付けられたタグを編集するタグ対応状況担当者でトピックをフィルタする共同トレイの設定方法をご覧ください 35

36 共同作業を行う 6.5 チャット簡単な質問や急ぎの質問がある場合はメールではなくチャットメッセージを送信できます Gmail では受信トレイから直接チャットを始めることができます左下にあるハングアウトアイコンをクリックします自分の名前の下によく使用する連絡先が表示されます連絡先の名前をクリックするとすぐにチャットが始まります目的の連絡先が表示されない場合は新しい会話アイコンクするとチャットが開始されますをクリックして名前を入力しそのユーザーをクリッ 36

37 7 生産性向上のためのヒント 7.1 オフラインメールの閲覧と返信 7.2 メールのスヌーズ 7.3 フォローアップの提案 7.4 メールテンプレート 7.5 優先トレイ Microsoft Outlook から Gmail への移行 37

38 生産性向上のためのヒント 7.1 オフラインメールの閲覧と返信 Chrome のみインターネットに接続していなくても Gmail でメールの閲覧返信検索を行うことができますメールは再びインターネットに接続したときに送信されます設定アイコン > [設定] をクリックします [オフライン] タブで [オフラインメールを有効にする] チェックボックスをオンにします省略可メールをオフラインで保存する日数を指定するには [同期設定] で日数を選択します添付ファイルをダウンロードするかどうかも選択できます 4. 端末にオフラインデータを残すかどうかを選択します 5. 下部の [変更を保存] をクリックします 38

39 生産性向上のためのヒント 7.2 メールのスヌーズ見やすいように日時を指定してその日までメールの表示を遅らせますメールにカーソルを合わせます右側にあるスヌーズアイコン [スヌーズ期間] で日付と時間を選択しますメールは受信トレイに表示されなくなり指定した日時になると再び表示されます 4. 省略可スヌーズしたすべてのメールを確認するには左側のサイドバーで[スヌーズ中] をクリックしますをクリックします 39

40 生産性向上のためのヒント 7.3 フォローアップの提案 Gmail の受信トレイの上部に古いメールとともに返信やフォローアップを促すメッセージが表示されることがありますがこれはアクションの提案と呼ばれるものですアクションの提案をオンにするには: 設定アイコン > [設定] をクリックします [全般] タブで [アクションの提案] までスクロールし両方のオプションを選択します下部の [変更を保存] をクリックします 40

41 生産性向上のためのヒント 7.4 メールテンプレートよく使う文面を返信定型文として保存し送信できます設定アイコン > [設定] をクリックします [詳細設定] タブで [返信定型文テンプレート ] までスクロールし [有効にする] を選択します下部の [変更を保存] をクリックします 4. 受信トレイで [作成] をクリックしメールを作成します 5. 書式設定ツールバーでその他アイコン > [返信定型文] をクリックします 6. [返信定型文を作成] をクリックしメールをテンプレートとして保存します 7. 返信定型文を保存するとメッセージの作成時にA [挿入] B [保存] C [削除] からテンプレート名をクリックして選ぶことができます A B C 41

42 生産性向上のためのヒント 7.5 優先トレイ優先トレイを使用すると重要なメールとそれ以外のメールが自動的に分けられるので先に重要なメールに対処できるようになります優先トレイの分類の精度は使い込むほど高くなります左側のサイドバーの受信トレイラベルの横にある下向き矢印アイコンをクリックします [優先トレイ] を選択します受信トレイは重要な未読メールスター付きその他のメールの 3 つのセクションに分かれています省略可重要メールを識別できるようにGmail に学習させるには [その他のメール] で次の操作を行います 4. 重要アイコンスターアイコンをクリックしてメールに重要マークを付けますをクリックしてメールをスター付きにします省略可優先トレイをカスタマイズします a. 受信トレイの各セクションの右側にあるその他アイコンリックします b. セクションの追加や削除といったオプションを選択しますをク 42

43 次のステップこのガイドの改善にご協力くださいフィードバックを送信 G Suite ラーニングセンター gsuite.google.com/learning-center で他のトレーニングリソースを入手できますクイックリファレンスサービスに関するよくある質問生産性向上のためのヒント導入事例ラーニングセンターにアクセス 43

仕事に Gmail を使うご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用している方も多いと思いますが Gmail には高度なビジネス用途向けの機能も備わっていることをご存じですか G Suite アカウントがあれば Gmail を使用して簡単に重要なメールを整理したり検索したりで

仕事に Gmail を使うご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用している方も多いと思いますが Gmail には高度なビジネス用途向けの機能も備わっていることをご存じですか G Suite アカウントがあれば Gmail を使用して簡単に重要なメールを整理したり検索したりで管理者向けの Gmail 設定このガイドの内容 1. 管理コンソールで各機能を有効にする 2. 古いメールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. 予備のメールアドレスで Gmail を使用する必要なもの G Suite 管理者アカウント 30 分仕事に Gmail を使うご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用している方も多いと思いますが Gmail

Gmail へようこそ Microsoft Outlook から G Suite への移行が完了しました Gmail を新しいメール プ ログラムとして使う方法を見ていきましょう Gmail にアク セスする Gmail の画面を Outlook 風にする メールを送信す

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