Microsoft Word _Office_弥生_活用講座テキスト.doc

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つねときうとだ
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2 目次 ( 準備 ) 弥生シリーズの起動弥生シリーズ Excel へのデータ取り出し Excel の超簡単!! 便利機能 Excel スパークラインでワンタッチグラフを作る Word と Excel の合わせ技差し込み印刷弥生販売データを関数とピボットテーブルで細かく分析弥生販売担当者別の得意先台帳を作る弥生販売我が社流の売上明細表を作る弥生会計 Excel で部門別 5 期比較損益計算書を作成弥生会計部門対比ができる残高試算表の作成弥生会計元帳データを Excel で自分流に加工する弥生会計データをエクスポートして摘要一覧表を作成弥生会計月別キャッシュフロー計算書を作る弥生会計決算書のレイアウトを変更するセミナーの準備インストールを行うアプリケーションと使用するデータ 1. 弥生会計サンプルデータ( 法人 ) を使用 2. 弥生販売サンプルデータを管理者ユーザーで使用 3. Word 差し込み文書新商品発表会 ( 差し込み文書 ).docx 4. Excel2010 1

弥生シリーズは既定で前回使用したデータを立ち上げて起動します表示された画面のタイトルバーにサンプルデータの会社名株式会社弥生トレーディングと運用中の会計期間が表示されます会社名が表示される 3

3 ( 準備 ) 弥生シリーズの起動このセミナーで利用するデータは以下のとおりです弥生会計サンプルデータ( 法人 ) 弥生販売サンプルデータセミナーを開始するに当たって弥生シリーズのソフトを起動してシリーズの基本的な操作の Point を確認しておきましょうアプリケーション起動の操作 1 コンピュータから青いアイコンの弥生会計を起動します 2 弥生シリーズは既定で前回使用したデータを立ち上げて起動します表示された画面のタイトルバーにサンプルデータの会社名株式会社弥生トレーディングと運用中の会計期間が表示されます会社名が表示される 3 コンピュータから赤いアイコンの弥生販売を起動します 4 ログインパスワードの入力画面が表示されますサンプルデータにはパスワードは設定されていませんユーザー名は管理者のまま OK を押してください弥生シリーズでは ID とパスワードでソフトを使用する人材を設定することができます大切なデータを必要な人が必要な資格で運用するための機能です 2

やりたいことがタブでひとまとめになっていますナビゲータ : ナビゲータ画面が表示されない時にクリックして再表示クイックナビゲータ

4 5 表示された画面のタイトルバーにサンプルデータの会社名株式会社弥生トレーディングとログインしたユーザー名が表示されますクイックナビゲータの操作を覚える弥生シリーズに共通するクイックナビゲータでやりたいことを素早く選びますクイックナビゲータではやりたいことがタブでひとまとめになっていますナビゲータ : ナビゲータ画面が表示されない時にクリックして再表示クイックナビゲータの操作画面タブ : クリックして切り替えこの画面では売上に関する業務を行います仕入に関する業務は仕入タブ在庫管理は在庫タブにまとまって配置されています 3

まず弥生からデータをとりだす手法をマスターしましょう操作事例弥生会計で作成される残高試算表 ( 年間推移 ) を Excel に取り出します 1 画面を弥生会計に切り替えます

5 1. 弥生シリーズ Excel へのデータ取り出し弥生シリーズには多くの画面に (Excel への書き出し ) というボタンがありますこのボタンを押すだけで Excel が自動的に起動し画面に表示されている弥生データがワークシートデータとして表示されます弥生で蓄積した貴重な業務資産を使い慣れた Excel でさらに有効に活用するためにまず弥生からデータをとりだす手法をマスターしましょう操作事例弥生会計で作成される残高試算表 ( 年間推移 ) を Excel に取り出します 1 画面を弥生会計に切り替えます 2 タブを ( 集計タブ ) に切り替えます 3 月次グループから ( 残高試算表 ( 年間推移 )) を選択します 4 入力済の仕訳データを元に勘定科目別月別残高の年間推移を表す試算表が表示されます 4

6 5 画面上部の機能ボタンから (Excel への書き出し ) を押します 6 Excel への書き出しダイアログで必要な指定をして OK を押します今回は新規のブックに書き出すためそのまま OK を押します 7 データの取り出しが完了すると Excel が自動的に起動し残高試算表データが表示されます取り出したデータの独立性 Excel へ書き出したデータは弥生シリーズから切り離されるため自由に加工ができます手慣れた Excel を使ってデータを更に便利に活用しましょう 5

7 2. Excel の超簡単!! 便利機能 Excel には知っていると便利なコワザがたくさんありますこの単元ではその中からカンタンですぐに使える機能や大量のデータを処理する場面で便利に使える幾つかの機能を紹介しますこの単元の操作は全て Excel へ取り出した残高試算表 ( 年間推移 ) データで行います紹介する機能 A) ウィンドウ枠の固定 B) 列幅行高さの変更 C) オートカルク D) シートの作業グループ化 E) 行や列の削除 F) 行や列の挿入 G) 行や列の非表示 H) 素早いカーソル移動 I) キーボードを利用した広い範囲の範囲選択 J) ショートカットキーを利用した操作 A) ウィンドウ枠の固定 Excel に書き出された試算表データは左端の列見出しと上部の行見出しが固定されています試算表のような大きな表は行や列の見出しを固定するとデータを効率的に確認できますこのような列や行見出しの固定はウィンドウ枠の固定機能を使います A 列と 1~8 行目は見出しとして固定されている 6

8 操作事例 - 固定されている行列見出しの解除 - Excel に取り出した残高試算表 ( 年間推移 ) で固定されている行と列の見出しを解除します 1 表示タブをクリックしてリボンを表示します Office では操作アイコンが並んでいる部分をリボンといいます 2 表示されたリボンから ( ウィンドウ枠の固定 ) をクリックしウィンドウ枠固定の解除をクリックしますこの操作で見出しの固定が解除されます Excel2003 では... ウィンドウメニューからウィンドウ枠の固定とウィンドウ枠固定の解除で同じ機能が実現できます 7

左の列が列見出しとして固定されるので見出しとして固定しない最初の位置をアクティブセルにします行見出し列見出しマウスをクリックするなどして

9 操作事例行列見出しの固定 - Excel に取り出した残高試算表 ( 年間推移 ) で見出しの行と列を固定し画面をスクロールしても見出しが常に表示されるように指定します c 1 アクティブセルより上の行が行見出しとして固定され左の列が列見出しとして固定されるので見出しとして固定しない最初の位置をアクティブセルにします行見出し列見出しマウスをクリックするなどしてアクティブセルをこの位置に移動する 2 表示タブをクリックしてリボンを表示します 3 表示されたリボンから ( ウィンドウ枠の固定 ) をクリックしウィンドウ枠固定をクリックしますこの操作で見出しが固定されます 8

列幅変更 ) のときにダブルクリックをするとその列に入力されている文字列の最大幅に合わせて列幅が自動調整されます ( イ )

10 B) 列幅行高さの変更列幅や行の高さはマウス操作で簡単に変更できますマウスカーソルを列番号の境界線に合わせて左右にドラッグすると列幅を変更できるマウスカーソルを行番号の境界線に合わせて上下にドラッグすると行高さを変更できる ( ア ) マウスカーソルの表示が ( 列幅変更 ) のときにダブルクリックをするとその列に入力されている文字列の最大幅に合わせて列幅が自動調整されます ( イ ) マウスカーソルの表示が ( 行高さ変更 ) のときにダブルクリックをするとその行に入力されている文字列の最大フォントに合わせて行高さが自動調整されます 9

11 C) オートカルク計算したい範囲選択をするだけでステータスバーに合計値や平均値などを表示することができます範囲選択をするだけで基本的な計算値が表示されるステータスバーを右クリックすると右図のステータスバーのユーザー設定が表示されるオートカルクの表示はココ Excel2003 では... 計算値が画面右下に表示されます 10

D) シートの作業グループ化 Excel に取り出した残高試算表は3つのシートで構成されていますが見出しや行列幅などのレイアウトの修正は複数のシートで同じように修正しますこのように複数のシートに共通の変更はシートを作業グループ化して変更操作をするとグループ化されたシート全てに変更が反映されます複数のシートで構成されアクティブなシートは白色表示操作事例シートの作業グルーブ化 -

12 D) シートの作業グループ化 Excel に取り出した残高試算表は3つのシートで構成されていますが見出しや行列幅などのレイアウトの修正は複数のシートで同じように修正しますこのように複数のシートに共通の変更はシートを作業グループ化して変更操作をするとグループ化されたシート全てに変更が反映されます複数のシートで構成されアクティブなシートは白色表示操作事例シートの作業グルーブ化 - 全シートを作業グループ化した上で A 列の列幅を縮めます 1 グループ化する最初のシートをアクティブにします ( マウスでクリックして選択します ) 最初のシートをクリックで選択 2 グループ化する最後のシートをキーボードの Shift キーを押しながらクリックします Shift キーを押しながら最後のシートをクリック 3 シートタブが白色表示され作業グループ化されたことが解ります 4 マウスカーソルを A 列に合わせて列幅を狭くしますこの状態で行った入力や編集作業は作業グループ化されている全てのシートに反映されます 11

) をクリックして作業グループを解除した状態 E) 行や列の削除操作事例不要な行を削除する- 試算表データの 1~7 行目を削除します (

13 操作事例作業グルーブの解除 - 作業グループ化したままデータを入力するとグループ化されている全シートの値が変更されてしまいます共通作業が終わったら作業グループを解除します解除はアクティブでないシートをクリックすれば完了ですまだグループ化された状態アクティブなシートは貸事業所 ( 合計 ) アクティブでないシート製事業所 ( 合計 ) をクリックして作業グループを解除した状態 E) 行や列の削除操作事例不要な行を削除する- 試算表データの 1~7 行目を削除します ( シートを作業グループ化しておくと効率的に作業ができます ) 1 3 シートを作業グループ化します 2 削除したい行の行番号 (1~7 行 ) をドラッグして選択します行番号をドラッグして選択 12

3 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから削除をクリックします範囲選択して反転している場所を右クリックすると下のようなショートカットメニューが表示されるここをクリック 4 作業グループ化した全シートの選択範囲が削除されます F) 行や列の挿入

14 3 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから削除をクリックします範囲選択して反転している場所を右クリックすると下のようなショートカットメニューが表示されるここをクリック 4 作業グループ化した全シートの選択範囲が削除されます F) 行や列の挿入削除と同様に行や列の挿入も作業グループやショートカットキーを使って素早く行うことができます操作事例列を挿入する- 全シートの A 列と B 列のあいだに 1 列挿入します効率的な作業のためにシートを作業グループ化して操作します 1 3 シートを作業グループ化します 13

選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから挿入をクリックします

15 2 挿入したい列の右列 (B 列 ) をクリックして選択します列番号をクリックして選択または B 列を直接右クリックしても OK ですこのときは 3 のショートカットメニューが表示されます 3 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから挿入をクリックします範囲選択して反転している場所を右クリックするショートカットメニューが表示されたら挿入をクリック 4 作業グループ化した全シートに列が挿入されます 14

16 G) 行や列の非表示一時的に表示したくない行や列は非表示設定をします操作事例列を非表示設定する- 試算表シートの上半期残高列 (I 列 ) を非表示にします 1 非表示にしたい列番号 (I 列 ) をクリックして選択します列番号をクリックして選択または B 列を直接右クリックしても OK ですこのときは 2 のショートカットメニューが表示されます 2 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから非表示をクリックします範囲選択して反転している場所を右クリックショートカットメニューが表示されたら非表示をクリック 3 指定した列が見えなくなっていることがわかります 15

17 操作事例非表示設定を解除する- 非表示状態の上半期残高列 (I 列 ) を再表示します I 列が表示されていない 1 非表示の列 I 列を含むように列番号をドラッグして選択します I 列を含むように H~J 列の列番号をドラッグして選択 2 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから非表示をクリックします範囲選択して反転している場所を右クリックショートカットメニューが表示されたら再表示をクリック 4 非表示設定されていた I 列が再表示されました 16

18 H) 素早いカーソル移動大きな表では矢印キーや Ctrl キーを使って離れた場所のデータを素早く表示することができます主なカーソル移動キーの組み合わせ例キー動作 Home アクティブセル行の A 列にセル移動列固定がされている場合は固定されていない先頭列セルに移動 End を押した直後に Enter アクティブセル行の最終データにセル移動 Ctrl + Home セル A1 へ移動列固定がされている場合は固定されていない先頭列セルに移動 Ctrl + End データの最終セルに移動 End キーを押した直後に矢印キー連続して入力されているデータの末端セルにカーソル移動 End キーが押されると表示 Excel2003 での End の表示位置 17

H162 セルを表示します 3 Shift を押しながら H162 セルをクリックします応用事例 Shift + A でできる範囲選択 - 1 Shift + A を押すと

19 I) キーボードを利用した広い範囲の範囲選択 Shift キー + マウスクリックで範囲選択ができます画面スクロールが必要な広いエリアを範囲選択する場合はマウスをドラッグして囲むより操作がスムーズに行えます範囲の先頭でクリック範囲の最後で Shift + クリック操作事例 C3~H162 範囲を Shift+ クリックで範囲選択する- 1 アクティブセルを C3 に移動します 2 スクロールバーを使って H162 セルを表示します 3 Shift を押しながら H162 セルをクリックします応用事例 Shift + A でできる範囲選択 - 1 Shift + A を押すとデータが連続入力されている範囲をワンタッチで自動選択しますアクティブセルが E5 の時に Shift + A を押すと C3 から H8 が範囲選択される 2 範囲選択がされた状態で再度 Shift + A を押すとシート全体を選択します 18

20 J) ショートカットキーを利用した操作ワードやエクセルでデータの移動や複写で普通に使う ( 切り取り ) ( コピー ) ( 貼り付け ) の各機能は Windows 共通の操作としてキーボード操作で実現できます切り取り = = Ctrl + X コピー = = Ctrl + C 貼り付け = = Ctrl + V 文字を移動したいときは... 切り取り + 貼り付け文字を複写したいときは... コピー + 貼り付けですこれらの移動複写に使うショートカットキーキーボードに並んで配列されています Z X C V このようなキーをショートカットキーと呼びますコンピュータ内で共通して使えるものやアプリケーション独自のものインターネットエクスプローラで使えるものなど様々なショートカットキーがあります Office ソフトを使っている時に便利なショートカットの例キー機能備考 Ctrl + S ファイルの上書保存新しい文書では新規保存 Ctrl + O ファイルを開く Ctrl + Z もとに戻す Ctrl + Y やりなおし Ctrl + A 全て選択 Ctrl + P 印刷 Ctrl + N 新規作成 19

3. Excel スパークラインでワンタッチグラフを作る Excel2010 の新機能スパークラインはセルの中に小さなグラフを作成します従来のグラフ機能より素早くカンタンに値の系列の傾向を把握することができますスパークラインは挿入タブで表示されるリボンにあります [ 挿入タブにあるスパークライン ] [ スパークラインの挿入されたワークシート ] B 列に挿入されたスパークラインは C

21 3. Excel スパークラインでワンタッチグラフを作る Excel2010 の新機能スパークラインはセルの中に小さなグラフを作成します従来のグラフ機能より素早くカンタンに値の系列の傾向を把握することができますスパークラインは挿入タブで表示されるリボンにあります [ 挿入タブにあるスパークライン ] [ スパークラインの挿入されたワークシート ] B 列に挿入されたスパークラインは C 列以降のデータの傾向 (4 月度 ~ 12 月度のデータ傾向 ) を棒グラフで表していますセルに表示される小さなグラフ ( スパークライン ) は行単位での数値の相対的な傾向を表示します折れ線グラフなどでの表示も可能ですデータの最大値最小値マイナス値などに任意の色をつけることができますスパークラインは式のようにコピーができます操作の流れ [1] Excel へ書き出した残高試算表データにスパークラインを挿入する [2] スパークラインを更に見やすく加工する 20

操作事例 [1] 試算表データにスパークラインを挿入する- 損事業所( 合計 ) シートの B 列に 4 月 ~12 月度のデータ傾向を表示するスパークラインを挿入します 1 ( 準備 1) B1 セルに文字列年間傾向を入力します B 列が4 月度データの場合はスパークライン挿入用の列を挿入した後文字列を入力します 2 ( 準備 2) 上半期残高 ( 合計 ) 列 (I 列 )

22 操作事例 [1] 試算表データにスパークラインを挿入する- 損事業所( 合計 ) シートの B 列に 4 月 ~12 月度のデータ傾向を表示するスパークラインを挿入します 1 ( 準備 1) B1 セルに文字列年間傾向を入力します B 列が4 月度データの場合はスパークライン挿入用の列を挿入した後文字列を入力します 2 ( 準備 2) 上半期残高 ( 合計 ) 列 (I 列 ) が表示されている場合は非表示にします 3 スパークラインにするデータ ( 売上高のデータ C3~L3) を選択します 4 挿入タブからや ( スパークラインアイコン ) をクリックします今回は縦棒のスパークラインを選択しますスパークラインのアイコンは画面の状況によって変化します 5 スパークラインの作成ダイアログボックスが表示さますデータ範囲を確認したらスパークラインを表示したセルを場所の範囲に指定して OK を押します ( 今回は B3 セルをクリックして指定します ) 21

23 6 スパークラインが B3 セルに表示されスパークラインのデザインタブとリボンが表示されます挿入されたスパークラインスパークラインの編集ができるデザインタブが表示される 7 完成したスパークラインを全ての行に複写します 1)B4 をクリックしてアクティブに 2) マウスカーソルをに合わせ形状をにする 3) マウスカーソルを下方向へドラッグ 8 全ての行にスパークラインが複写されました 22

24 操作事例 [2] スパークラインを加工する - スパークラインの任意のセルをアクティブにするとセル範囲が青く表示されますこの状態でアクティブセルの位置に関係なくスパークラインが編集できます例えば下の図のように縦棒グラフを折線に変更したりマイナスポイントで色を変更するデータの傾向をより直感的に表すことが可能になりますスパークライン縦棒スパークライン折れ線 [ 挿入したスパークラインを編集するデザインタブ ] 配色を選んで変える縦棒折れ線などの種類を変更 [ 表示 ] の各項目をチェックすると折れ線表示でマーカーを強調表示データの編集から非表示及び空白のセルの設定を選択するとデータ範囲内の空白データの取り扱いを指定できるマーカー色の変更例マーカーの色スパークラインの色を指定負のポイント折れ線のときマイナス数値の色を指定マーカー折れ線のとき各ポイントの色を指定頂点 ( 山 ) 最大値の色を指定頂点 ( 谷 ) 最小値の色を指定始点始点の色を指定 ( ゼロ値は着色されない ) 終点終点の色を指定 ( ゼロ値は着色されない ) 23

[2] Word で差し込み印刷の元となる案内状を作成する [3] Word の差し込み文書機能で文書に宛て名を挿入する [4] 差し込み部署として印刷を行う操作事例 [1]

25 4. Word と Excel の合わせ技差し込み印刷 Word の差し込み文書機能を利用して住所などの宛て名入り資料を作成することができます元になる資料は Word で作成し Excel に書き出した顧客リストの住所を差し込んで宛て名付き資料を完成させます + = 宛て名住所を挿入操作の流れ [1] 弥生販売の得意先リストデータを Excel へ書き出す [2] Word で差し込み印刷の元となる案内状を作成する [3] Word の差し込み文書機能で文書に宛て名を挿入する [4] 差し込み部署として印刷を行う操作事例 [1] 得意リストを Excel へ書き出す- 1 弥生販売の台帳メニューから得意先リストを選択します 2 得意先リストが表示されたら画面上部の (Excel への書き出し ) アイコンを押します 24

3 Excel への書き出しダイアログボックスが表示されたら既定の設定のまま OK を押します 4

を終了しても構いません ) 操作事例 [2] Word で案内状を作成する- 1

26 3 Excel への書き出しダイアログボックスが表示されたら既定の設定のまま OK を押します 4 Excel で得意先リストが表示されたら 1 行目が行見出しになるよう不要なタイトル行を削除します 1~4 行目を行削除する 5 台帳データ.xls 等わかりやすい名前を付けてブックを保存します ( 保存をした後は Excel を終了しても構いません ) 操作事例 [2] Word で案内状を作成する- 1 差し込む元の文書を用意する Word を起動し案内状などを作成します今回は作成済みのサンプル文書を利用するため新商品発表会 ( 差し込み文書 ).docx を開きますこの部分に宛て名を差し込む 25

27 操作事例 [3] 差し込み文書機能で文書に宛て名を挿入 - 1 Word の差し込み文書タブから ( 差し込み印刷の開始 ) アイコンをクリックします 2 表示された機能からを選択します 3 画面に差し込み印刷ウィザード ( 手順 1/6) が表示されたら文書の種類をレターに指定して次へ : ひな形の選択をクリックします 26

28 4 手順 (2/6) ひな形の選択で現在の文書を使用を指定して次へ: 宛先の選択をクリックします 5 手順 (3/6) 宛先の選択では Excel データを差し込みデータにするため参照をクリックします 6 データファイルの選択ダイアログボックスが表示されたら保存済の Excel 顧客リストデータを選択します Excel へ書き出した得意先データを保存したフォルダを表示するファイルの種類は Excel ファイルを指定 27

29 テーブルの選択ダイアログボックスが表示され顧客リストデータのシート名が表示されますそのまま OK を押します 7 差し込み印刷の宛先ダイアログボックスが表示され顧客リストのデータ一覧が表示されます印刷から除外するデータはチェックを外しますチェックが終了したら OK を押します除外するデータを選択できる 8 手順 (4/6) レターの宛先が表示されます文書内の住所を挿入したい場所をマウスで指定し差し込みフィールドの挿入を選びます住所等を挿入する場所でカーソルをクリック 28

フィールドを挿入し閉じるを押してダイアログボックスを閉じます 11 フィールド間に改行マークなどを挿入してレイアウトを整えます «郵便番号» «住所

30 9 差し込みフィールドの挿入ダイアログボックスが表示されます郵便番号や住所会社名など宛て名情報 ( フィールド ) をダブルクリックして挿入しますフィールドを選択して挿入ボタンを押しても構いませんフィールドを差し込んだ画面表示 «郵便番号»«住所 1»«住所 2»«名称»«ご担当者»«敬称» 10 フィールドを挿入し閉じるを押してダイアログボックスを閉じます 11 フィールド間に改行マークなどを挿入してレイアウトを整えます «郵便番号» «住所 1» «住所 2» «名称»«ご担当者»«敬称» フィールド間を調整した画面 12 レイアウトを整え次へ : レターのプレビュー表示をクリックします 29

31 13 手順 (5/6) 宛て名情報が表示されます << >> ボタンでデータの確認をしますデータが正しく挿入されていることを確認し次へ : 差し込み印刷の完了を押します操作事例 [4] 差し込み文書の印刷 - 1 ( 手順 6/6) 差し込み印刷の完了でをクリックします 2 プリンタに差し込みダイアログボックスが表示されたら印刷するレコードを指定して OK を押します 30

32 3 印刷ダイアログボックスで各種設定を行い印刷を行います差し込み文書の印刷は差し込み文書タブの ( 完了と差し込み完了 ) アイコンからも印刷ができますこの場合は完了と差し込み完了 ) アイコン機能からを選択します普通の印刷では現在表示されているレコードの印刷しかできません 31

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Microsoft Word _Office_弥生_活用講座テキスト.doc 目次 ( 準備 ) 弥生シリーズの起動... 2 1. 弥生シリーズ Excel へのデータ取り出し... 4 2. Excel の超簡単!! 便利機能... 6 3. Excel スパークラインでワンタッチグラフを作る...20 4. Word と Excel の合わせ技差し込み印刷...24 5. 弥生販売データを関数とピボットテーブルで細かく分析...32 6. 弥生販売担当者別の得意先台帳を作る...42