Microsoft Word _Office_弥生_活用講座テキスト.doc

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2 目次 ( 準備 ) 弥生シリーズの起動 弥生シリーズ Excel へのデータ取り出し Excel の超簡単!! 便利機能 Excel スパークラインでワンタッチグラフを作る Word と Excel の合わせ技差し込み印刷 弥生販売 データを関数とピボットテーブルで細かく分析 弥生販売 担当者別の得意先台帳を作る 弥生販売 我が社流の売上明細表を作る 弥生会計 Excel で部門別 5 期比較損益計算書を作成 弥生会計 部門対比ができる残高試算表の作成 弥生会計 元帳データを Excel で自分流に加工する 弥生会計 データをエクスポートして摘要一覧表を作成 弥生会計 月別キャッシュフロー計算書を作る 弥生会計 決算書のレイアウトを変更する セミナーの準備 インストールを行うアプリケーションと使用するデータ 1. 弥生会計 サンプルデータ( 法人 ) を使用 2. 弥生販売 サンプルデータ を管理者ユーザーで使用 3. Word 差し込み文書 新商品発表会 ( 差し込み文書 ).docx 4. Excel2010 1

3 ( 準備 ) 弥生シリーズの起動 このセミナーで利用するデータは以下のとおりです 弥生会計 サンプルデータ( 法人 ) 弥生販売 サンプルデータ セミナーを開始するに当たって 弥生シリーズのソフトを起動してシリーズの基本的な操作の Point を確認しておきましょう アプリケーション起動の操作 1 コンピュータから青いアイコンの弥生会計 を起動します 2 弥生シリーズは既定で前回使用したデータを立ち上げて起動します 表示された画面のタイトルバーに サンプルデータの会社名 株式会社弥生トレーディング と 運用中の会計期間が表示されます 会社名が表示される 3 コンピュータから赤いアイコンの弥生販売 を起動します 4 ログインパスワードの入力画面が表示されます サンプルデータにはパスワードは設定されていません ユーザー名は管理者のまま OK を押してください 弥生シリーズでは ID とパスワードでソフトを使用する人材を設定することができます 大切なデータを必要な人が必要な資格で運用するための機能です 2

4 5 表示された画面のタイトルバーに サンプルデータの会社名 株式会社弥生トレーディング と ログインしたユーザー名が表示されます クイックナビゲータの操作を覚える 弥生シリーズに共通する クイックナビゲータ で やりたいこと を素早く選びます クイックナビゲータでは やりたいことが タブ でひとまとめになっています ナビゲータ : ナビゲータ画面が表示されない時にクリックして再表示 クイックナビゲータ の操作画面 タブ : クリックして切り替え この画面では 売上に関する業務を行います 仕入に関する業務は仕入タブ 在庫管理は在庫タブにまとまって配置されています 3

5 1. 弥生シリーズ Excel へのデータ取り出し 弥生シリーズには多くの画面に (Excel への書き出し ) というボタンが あります このボタンを押すだけで Excel が自動的に起動し 画面に表示されている弥生データがワークシートデータとして表示されます 弥生で蓄積した貴重な業務資産を 使い慣れた Excel でさらに有効に活用するために まず弥生からデータをとりだす手法をマスターしましょう 操作事例 弥生会計で作成される残高試算表 ( 年間推移 ) を Excel に取り出します 1 画面を 弥生会計 に切り替えます 2 タブを ( 集計タブ ) に切り替えます 3 月次 グループから ( 残高試算表 ( 年間推移 )) を選択しま す 4 入力済の仕訳データを元に 勘定科目別月別残高の年間推移を表す試算表が表示されます 4

6 5 画面上部の機能ボタンから (Excel への書き出し ) を押します 6 Excel への書き出し ダイアログで必要な指定をして OK を押します 今回は新規のブックに書き出すため そのまま OK を押します 7 データの取り出しが完了すると Excel が自動的に起動し 残高試算表データが表示されます 取り出したデータの独立性 Excel へ書き出したデータは弥生シリーズから切り離されるため 自由に加工ができます 手慣れた Excel を使って データを更に便利に活用しましょう 5

7 2. Excel の超簡単!! 便利機能 Excel には知っていると便利なコワザがたくさんあります この単元ではその中から カンタンですぐに使える機能や大量のデータを処理する場面で便利に使える幾つかの機能を紹介します この単元の操作は全て Excel へ取り出した 残高試算表 ( 年間推移 ) データで行います 紹介する機能 A) ウィンドウ枠の固定 B) 列幅 行高さの変更 C) オートカルク D) シートの作業グループ化 E) 行や列の削除 F) 行や列の挿入 G) 行や列の非表示 H) 素早いカーソル移動 I) キーボードを利用した広い範囲の範囲選択 J) ショートカットキーを利用した操作 A) ウィンドウ枠の固定 Excel に書き出された試算表データは 左端の列見出しと上部の行見出しが固定されています 試算表のような大きな表は 行や列の見出しを固定するとデータを効率的に確認できます このような列や行見出しの固定は ウィンドウ枠の固定 機能を使います A 列と 1~8 行目は見出しとして固定されている 6

8 操作事例 - 固定されている行 列見出しの解除 - Excel に取り出した残高試算表 ( 年間推移 ) で 固定されている行と列の見出しを解除します 1 表示 タブをクリックしてリボンを表示します Office では 操作アイコンが並んでいる部分を リボン といいます 2 表示されたリボンから ( ウィンドウ枠の固定 ) をクリ ックし ウィンドウ枠固定の解除 をクリックします この操作で見出しの固定が解除されます Excel2003 では... ウィンドウ メニューから ウィンドウ枠の固定 と ウィンドウ枠固定の解除 で同じ機能が実現できます 7

9 操作事例 行 列見出しの固定 - Excel に取り出した残高試算表 ( 年間推移 ) で 見出しの行と列を固定し 画面をスクロールしても見出しが常に表示されるように指定します c 1 アクティブセルより上の行が行見出しとして固定され 左の列が列見出しとして固定されるので 見出しとして固定しない最初の位置をアクティブセルにします 行見出し 列見出し マウスをクリックするなどして アクティブセルをこの位置に移動する 2 表示 タブをクリックしてリボンを表示します 3 表示されたリボンから ( ウィンドウ枠の固定 ) をクリ ックし ウィンドウ枠固定 をクリックします この操作で見出しが固定されます 8

10 B) 列幅 行高さの変更 列幅や行の高さは マウス操作で簡単に変更できます マウスカーソルを列番号の境界線に合わせて左右にドラッグすると 列幅を変更できる マウスカーソルを行番号の境界線に合わせて上下にドラッグすると 行高さを変更できる ( ア ) マウスカーソルの表示が ( 列幅変更 ) のときにダブルクリックをする と その列に入力されている文字列の最大幅に合わせて列幅が自動調整されます ( イ ) マウスカーソルの表示が ( 行高さ変更 ) のときにダブルクリックをする と その行に入力されている文字列の最大フォントに合わせて行高さが自動調整されます 9

11 C) オートカルク 計算したい範囲選択をするだけで ステータスバーに合計値や平均値などを表示することができます 範囲選択をするだけで 基本的な計算値が表示される ステータスバーを右クリックすると 右図の ステータスバーのユーザー設定 が表示される オートカルクの表示はココ Excel2003 では... 計算値が画面右下に表示されます 10

12 D) シートの作業グループ化 Excel に取り出した残高試算表は3つのシートで構成されていますが 見出しや行 列幅などのレイアウトの修正は複数のシートで同じように修正します このように複数のシートに共通の変更は シートを作業グループ化して変更操作をすると グループ化されたシート全てに変更が反映されます 複数のシートで構成され アクティブなシートは白色表示 操作事例 シートの作業グルーブ化 - 全シートを作業グループ化した上で A 列の列幅を縮めます 1 グループ化する最初のシートをアクティブにします ( マウスでクリックして選択します ) 最初のシートをクリックで選択 2 グループ化する最後のシートをキーボードの Shift キーを押しながらクリックします Shift キーを押しながら 最後のシートをクリック 3 シートタブが白色表示され 作業グループ化されたことが解ります 4 マウスカーソルを A 列に合わせて 列幅を狭くします この状態で行った入力や編集作業は 作業グループ化されている全てのシートに反映されます 11

13 操作事例 作業グルーブの解除 - 作業グループ化したままデータを入力するとグループ化されている全シートの値が変更されてしまいます 共通作業が終わったら作業グループを解除します 解除は アクティブでないシートをクリックすれば完了です まだグループ化された状態 アクティブなシートは 貸 事業所 ( 合計 ) アクティブでないシート 製 事業所 ( 合計 ) をクリックして 作業グループを解除した状態 E) 行や列の削除 操作事例 不要な行を削除する- 試算表データの 1~7 行目を削除します ( シートを作業グループ化しておくと 効率的に作業ができます ) 1 3 シートを作業グループ化します 2 削除したい行の行番号 (1~7 行 ) をドラッグして選択します 行番号をドラッグして選択 12

14 3 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから 削除 をクリックします 範囲選択して反転している場所を右クリックすると 下のようなショートカットメニューが表示される ここをクリック 4 作業グループ化した全シートの選択範囲が削除されます F) 行や列の挿入 削除と同様に 行や列の挿入も作業グループやショートカットキーを使って素早く行うことができます 操作事例 列を挿入する- 全シートの A 列と B 列のあいだに 1 列挿入します 効率的な作業のために シートを作業グループ化して操作します 1 3 シートを作業グループ化します 13

15 2 挿入したい列の右列 (B 列 ) をクリックして選択します 列番号をクリックして選択 または B 列を直接右クリックしても OK です このときは 3 のショートカットメニューが表示されます 3 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから 挿入 をクリックします 範囲選択して反転している場所を右クリックする ショートカットメニューが表示されたら 挿入 をクリック 4 作業グループ化した全シートに列が挿入されます 14

16 G) 行や列の非表示 一時的に表示したくない行や列は 非表示設定をします 操作事例 列を非表示設定する- 試算表シートの 上半期残高 列 (I 列 ) を非表示にします 1 非表示にしたい列番号 (I 列 ) をクリックして選択します 列番号をクリックして選択 または B 列を直接右クリックしても OK です このときは 2 のショートカットメニューが表示されます 2 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから 非表示 をクリックします 範囲選択して反転している場所を右クリック ショートカットメニューが表示されたら 非表示 をクリック 3 指定した列が見えなくなっていることがわかります 15

17 操作事例 非表示設定を解除する- 非表示状態の 上半期残高 列 (I 列 ) を再表示します I 列が表示されていない 1 非表示の列 I 列を含むように 列番号をドラッグして選択します I 列を含むように H~J 列の列番号をドラッグして選択 2 選択した範囲で右クリックして表示されたショートカットメニューから 非表示 をクリックします 範囲選択して反転している場所を右クリック ショートカットメニューが表示されたら 再表示 をクリック 4 非表示設定されていた I 列が再表示されました 16

18 H) 素早いカーソル移動 大きな表では 矢印キーや Ctrl キーを使って離れた場所のデータを 素早く表示することができます 主なカーソル移動キーの組み合わせ例キー動作 Home アクティブセル行の A 列にセル移動列固定がされている場合は 固定されていない先頭列セルに移動 End を押した直後に Enter アクティブセル行の最終データにセル移動 Ctrl + Home セル A1 へ移動列固定がされている場合は 固定されていない先頭列セルに移動 Ctrl + End データの最終セルに移動 End キーを押した直後に矢印キー連続して入力されているデータの末端セルにカーソル移動 End キーが押されると表示 Excel2003 での End の表示位置 17

19 I) キーボードを利用した広い範囲の範囲選択 Shift キー + マウスクリックで範囲選択ができます 画面スクロールが必要な広いエリアを範囲選択する場合は マウスをドラッグして囲むより操作がスムーズに行えます 範囲の先頭でクリック 範囲の最後で Shift + クリック 操作事例 C3~H162 範囲を Shift+ クリックで範囲選択する- 1 アクティブセルを C3 に移動します 2 スクロールバーを使って H162 セルを表示します 3 Shift を押しながら H162 セルをクリックします 応用事例 Shift + A でできる範囲選択 - 1 Shift + A を押すと データが連続入力されている範囲をワンタッチで自動選択します アクティブセルが E5 の時に Shift + A を押すと C3 から H8 が範囲選択される 2 範囲選択がされた状態で再度 Shift + A を押すと シート全体を選択します 18

20 J) ショートカットキーを利用した操作 ワードやエクセルでデータの移動や複写で普通に使う ( 切り取り ) ( コピー ) ( 貼り付け ) の各機能は Windows 共通の操作として キーボード操作で実現できます 切り取り = = Ctrl + X コピー = = Ctrl + C 貼り付け = = Ctrl + V 文字を移動したいときは... 切り取り + 貼り付け 文字を複写したいときは... コピー + 貼り付け です これらの移動 複写に使うショートカットキーキーボードに並んで配列されて います Z X C V このようなキーをショートカットキーと呼びます コンピュータ内で共通して使えるものや アプリケーション独自のもの インターネットエクスプローラで使えるものなど 様々なショートカットキーがあります Office ソフトを使っている時に便利なショートカットの例 キー 機能 備考 Ctrl + S ファイルの上書保存 新しい文書では新規保存 Ctrl + O ファイルを開く Ctrl + Z もとに戻す Ctrl + Y やりなおし Ctrl + A 全て選択 Ctrl + P 印刷 Ctrl + N 新規作成 19

21 3. Excel スパークラインでワンタッチグラフを作る Excel2010 の新機能 スパークライン はセルの中に小さなグラフを作成します 従来のグラフ機能より素早くカンタンに値の系列の傾向を把握することができます スパークライン は挿入タブで表示されるリボンにあります [ 挿入タブにあるスパークライン ] [ スパークラインの挿入されたワークシート ] B 列に挿入されたスパークラインは C 列以降のデータの傾向 (4 月度 ~ 12 月度のデータ傾向 ) を棒グラフで表しています セルに表示される小さなグラフ ( スパークライン ) は行単位での数値の相対的な傾向を表示します 折れ線グラフなどでの表示も可能です データの最大値 最小値 マイナス値などに 任意の色をつけることができます スパークラインは式のようにコピーができます 操作の流れ [1] Excel へ書き出した残高試算表データに スパークライン を挿入する [2] スパークラインを更に見やすく加工する 20

22 操作事例 [1] 試算表データにスパークラインを挿入する- 損 事業所( 合計 ) シートの B 列に 4 月 ~12 月度のデータ傾向を表示するスパークラインを挿入します 1 ( 準備 1) B1 セルに文字列 年間傾向 を入力します B 列が4 月度データの場合はスパークライン挿入用の列を挿入した後 文字列を入力します 2 ( 準備 2) 上半期残高 ( 合計 ) 列 (I 列 ) が表示されている場合は 非表示にします 3 スパークラインにするデータ ( 売上高のデータ C3~L3) を選択します 4 挿入 タブから や ( スパークラインアイコン ) をクリッ クします 今回は 縦棒 のスパークラインを選択します スパークラインのアイコンは 画面の状況によって変化します 5 スパークラインの作成 ダイアログボックスが表示さます データ範囲を確認したら スパークラインを表示したセルを 場所の範囲 に指定して OK を押します ( 今回は B3 セルをクリックして指定します ) 21

23 6 スパークラインが B3 セルに表示され スパークラインのデザインタブとリボンが表示されます 挿入されたスパークライン スパークラインの編集ができるデザインタブが表示される 7 完成したスパークラインを全ての行に複写します 1)B4 をクリックしてアクティブに 2) マウスカーソルを に合わせ形状をにする 3) マウスカーソルを下方向へドラッグ 8 全ての行にスパークラインが複写されました 22

24 操作事例 [2] スパークラインを加工する - スパークラインの任意のセルをアクティブにすると セル範囲が青く表示されます この状態でアクティブセルの位置に関係なく スパークラインが編集できます 例えば下の図のように縦棒グラフを折線に変更したり マイナスポイントで色を変更する データの傾向をより直感的に表すことが可能になります スパークライン 縦棒 スパークライン 折れ線 [ 挿入したスパークラインを編集するデザインタブ ] 配色を選んで変える 縦棒 折れ線 などの種類を変更 [ 表示 ] の各項目をチェックすると 折れ線 表示でマーカーを強調表示 データの編集 から 非表示及び空白のセルの設定 を選択すると データ範囲内の空白データの取り扱いを指定できる マーカー色の変更例 マーカーの色 スパークラインの色を指定 負のポイント 折れ線のとき マイナス数値の色を指定 マーカー 折れ線のとき 各ポイントの色を指定 頂点 ( 山 ) 最大値の色を指定 頂点 ( 谷 ) 最小値の色を指定 始点 始点の色を指定 ( ゼロ値は着色されない ) 終点 終点の色を指定 ( ゼロ値は着色されない ) 23

25 4. Word と Excel の合わせ技差し込み印刷 Word の 差し込み文書 機能を利用して 住所などの宛て名入り資料を作成することができます 元になる資料は Word で作成し Excel に書き出した顧客リストの住所を差し込んで 宛て名付き資料を完成させます + = 宛て名住所を挿入 操作の流れ [1] 弥生販売 の 得意先リスト データを Excel へ書き出す [2] Word で差し込み印刷の元となる案内状を作成する [3] Word の 差し込み文書 機能で 文書に宛て名を挿入する [4] 差し込み部署として印刷を行う 操作事例 [1] 得意リストを Excel へ書き出す- 1 弥生販売 の 台帳 メニューから 得意先リスト を選択します 2 得意先リストが表示されたら 画面上部の (Excel への書き出し ) ア イコンを押します 24

26 3 Excel への書き出し ダイアログボックスが表示されたら 既定の設定のまま OK を押します 4 Excel で得意先リストが表示されたら 1 行目が行見出しになるよう不要なタイトル行を削除します 1~4 行目を行削除する 5 台帳データ.xls 等 わかりやすい名前を付けてブックを保存します ( 保存をした後は Excel を終了しても構いません ) 操作事例 [2] Word で案内状を作成する- 1 差し込む元の文書を用意する Word を起動し 案内状などを作成します 今回は 作成済みのサンプル文書を利用するため 新商品発表会 ( 差し込み文書 ).docx を開きます この部分に宛て名を差し込む 25

27 操作事例 [3] 差し込み文書 機能で 文書に宛て名を挿入 - 1 Word の 差し込み文書 タブから ( 差し込み印刷の開始 ) アイコン をクリックします 2 表示された機能から を選択します 3 画面に差し込み印刷ウィザード ( 手順 1/6) が表示されたら 文書の種類を レター に指定して 次へ : ひな形の選択 をクリックします 26

28 4 手順 (2/6) ひな形の選択 で 現在の文書を使用 を指定して 次へ: 宛先の選択 をクリックします 5 手順 (3/6) 宛先の選択 では Excel データを差し込みデータにするため 参照 をクリックします 6 データファイルの選択 ダイアログボックスが表示されたら 保存済の Excel 顧客リストデータを選択します Excel へ書き出した得意先データを保存したフォルダを表示する ファイルの種類は Excel ファイル を指定 27

29 テーブルの選択 ダイアログボックスが表示され 顧客リストデータのシート名が表示されます そのまま OK を押します 7 差し込み印刷の宛先 ダイアログボックスが表示され 顧客リストのデータ一覧が表示されます 印刷から除外するデータはチェックを外し ます チェックが終了したら OK を押します 除外するデータを選択できる 8 手順 (4/6) レターの宛先 が表示されます 文書内の住所を挿入したい場所をマウスで指定し 差し込みフィールドの挿入 を選びます 住所等を挿入する場所でカーソルをクリック 28

30 9 差し込みフィールドの挿入 ダイアログボックスが表示されます 郵便番号や住所 会社名など 宛て名情報 ( フィールド ) をダブルクリックして挿入します フィールドを選択して 挿入ボタンを押しても構いません フィールドを差し込んだ画面表示 «郵便番号»«住所 1»«住所 2»«名称»«ご担当者»«敬称» 10 フィールドを挿入し 閉じるを押してダイアログボックスを閉じます 11 フィールド間に改行マークなどを挿入して レイアウトを整えます «郵便番号» «住所 1» «住所 2» «名称»«ご担当者»«敬称» フィールド間を調整した画面 12 レイアウトを整え 次へ : レターのプレビュー表示 をクリックします 29

31 13 手順 (5/6) 宛て名情報 が表示されます << >> ボタンで データの確認をします データが正しく挿入されていることを確認し 次へ : 差し込み印刷の完了 を押します 操作事例 [4] 差し込み文書の印刷 - 1 ( 手順 6/6) 差し込み印刷の完了 で をクリックします 2 プリンタに差し込み ダイアログボックスが表示されたら 印刷するレコードを指定して OK を押します 30

32 3 印刷ダイアログボックスで各種設定を行い 印刷を行います 差し込み文書の印刷は 差し込み文書 タブの ( 完了と差し込み完 了 ) アイコンからも印刷ができます この場合は 完了と差し込み完了 ) アイコン機能から を選択します 普通の印刷では 現在表示されているレコードの印刷しかできません 31

33 5. 弥生販売 データを関数とピボットテーブルで分析 弥生販売 の売上データを Excel に取り出すと様々な角度からデータを観察することができます この単元では 月間売上データをもとに どの地区でどんな種類の商品が売れているのか またそれを精力的に販売している担当者は誰なのか などを ピボットテーブルや Excel2010 の新機能 スライサー を使って観察します Excel と連携して 弥生販売の売上データを更に細かく分析 ピボットテーブルで担当者と商品をクロス集計 スライサーで 商品分類や顧客の地区を絞り込み データ生成の過程では Vlookup 関数等を利用して 販売データと商品リストや顧客リストを連携させます 操作の流れ [1] 分析用データを Excel へ書き出し 分析用に行や列を加工する [2] Vlookup 関数等を利用して 売上明細データに地区や商品分類を連携させる [3] 売上明細データからピボットテーブルを作成する [4] スライサーを使って さらにデータを絞り込んで表示する 32

34 操作事例 [1] 分析用データを Excel へ書き出す- 商品明細表 商品リストを Excel へ書き出します 1 弥生販売 の択します ( 売上レポート ) タブから 売上明細表 を選 2 売上明細表 画面が表示されたら 条件名を 商品別売上明細表 に切り替え 期間を今月度に指定します 3 条件と期間が決まったら ( 集計 ) ボタンを押します 33

35 4 商品別売上明細表が表示されたら 画面上部の (Excel への書き 出し ) アイコンを押します 5 Excel への書き出し ダイアログボックスが表示されます 今回は前項で書き出した 台帳データ.xlsx に追加するので 既存の Excel ファイルを追加する を選択し 参照で出力先ブックを指定します 6 Excel への書き出しが終了したら ブックを上書き保存します ( 保存したブックは閉じておきます ) 7 同様に 商品リストを Excel に書き出します 弥生販売 の 台帳 メニューから 商品リスト を選択します 34

36 8 商品リストが表示されたら 画面上部の (Excel への書き出し ) アイ コンを押し データを 台帳データ.xlsx に追加して書き出します 9 商品リストが Excel へ書き出されたら 2 行目が行見出しになるように不要なタイトル行を削除します 1~3 行目を行削除する これでデータの取り出しが完了しました Excel に書き出したデータのシート名 弥生から Excel へデータを書き出すと シート名が自動作成されます このテキストでは 以下のように名前を変更して使用します シート名 データ内容 変更後のシート名 リスト形式 商品リスト ( 商品台帳データ ) 商品リスト 商品別 月間の商品別売上明細表データ 売上明細 得意先リスト 得意先リスト ( 得意先台帳データ ) 得意先リスト ( 変更なし ) 35

37 操作事例 [2] 売上明細データに地区や商品分類を連携させる - 売上明細データを商品分類で分析するためには データに商品分類が必要です Excel の Vlookup( ブイルックアップ ) 関数を利用すると 商品コードをキーワードにして商品リストの商品分類を売上明細データに連携させることができます 同様に 得意先コードをキーワードして顧客の地区を連携させることができます VLookup 関数の形式 : =VLookup( 検索値, 範囲, 列番号, 検索方法 ) キーワードの位置をセル番地で指定 False を入力 連携したい項目の列位置を数値で指定 台帳データの範囲をセル番地で指定 ( 具体的な式の形 ) =VLOOKUP($B15, 商品台帳!$B:$W,20,FALSE) B15 のキーワードに一致するデータを商品台帳の中から見つけ そのデータの B~W 列表の左から 20 列目の値を表示する 1 ( 列番号を素早く知るための工夫 ) Vlookup 関数は キーワードの位置を1 番目として 連携したい項目が何番目にあるのかを 列番号 で指定します 項目名の上にオートフィル機能を利用して連番を記入しておけば 数式を作成する時に列番号を数える手間が省けます フィルハンドルをドラッグして作成 36

38 2 ( 分類名を表示する列を挿入 ) 売上明細 シートの 商品名/ 摘要 列と 単位 列の間に2 列挿入し 列見出し 分類 1 分類 2 を入力します 3 式を正しく表示させるため 挿入した列の書式を数式に指定します (D 列と E 列を範囲選択して [ 桁区切りスタイル ] を押します ) 4 ( 得意先の地区を表示する列を挿入 ) 売上明細 シートの 得意先名 列と 税転嫁 列の間に1 列挿入し 列見出し 地区 を入力します 5 式を正しく表示させるため 挿入した列の書式を数式に指定します (O 列選択して [ 桁区切りスタイル ] を押します ) 6 分類 1 を表示する関数式の入力 D6 に =VLOOKUP($B6, 商品リスト!$B:$W,20,FALSE) を入力し D7 以降にコピーします 7 分類 2 を表示する関数式の入力 E6 に =VLOOKUP($B6, 商品リスト!$B:$W,22,FALSE) を入力し E7 以降にコピーします 37

39 8 地区を表示する関数式の入力 O6 に =VLOOKUP(M6, 得意先リスト!$B:$AQ,42,FALSE) を入力し O7 以降にコピーします 操作事例 [3] 売上明細データからピボットテーブルを作成する - 9 ( データ範囲の準備 ) 売上明細データの最下行には合計行があります そのため このままピボットテーブルを作成すると Excel がデータ範囲を正しく自動認識できません そこで明細行と合計行の間に空白行を挿入して データ範囲の自動認識ができるようにします 1 行挿入することで 範囲の自動認識が可能になる 1 表の任意の場所をアクティブセルにして 挿入 タブのトテーブル ) アイコンをクリックします ( ピボッ 38

40 2 ピボットテーブルの作成 ダイアログボックスが表示されたら そのまま OK を押します 3 新しいシートが作成され ピボットテーブルのフィールドリストが表示されます 4 フィールドリストの商品名を行ラベルにドラッグします 項目名を行見出しにドラッグ 5 同様に フィールドリストの 担当者名 を列ラベル項目に 金額 を値項目にそれぞれドラッグします 6 商品別 担当者別のクロス集計表ができあがりました 39

41 ~ 以降は Excel2010 の新機能です ~ 操作事例 [4] スライサーでデータを絞り込む - ピボットテーブルやスライサーは 専門知識がなくても使える便利な分析ツールです 1 ( スライサーの追加 ) オプション タブまたは 挿入 タブのクします [ 挿入タブ ] ( スライサー ) アイコンをクリッ [ オプションタブ ] 2 スライサーの挿入 ダイアログボックスが表示されます 分類 1 分類 2 地区別 をチェックして OK を押します 3 画面にスライサーが表示されます 40

42 4 地区スライサーの 九州 をクリックすると 九州地区の販売データだけが抽出されます クリックするだけで 絞り込み ( フィルター ) が実行される 5 下の図は 地区スライサーの 関東 九州 中国 と 分類 2スライサーの 陶器 グラス製品 をクリックしたものです この選択で 陶器 グラス製品を購入した関東地方 九州地方 中国地方の顧客売上高の担当者別売上金額が自動集計されます クリックすると 絞り込み ( フィルター ) が解除される * スライサーは複数設定できます *1つのスライサーで同時に複数の項目を選択できます 41

43 6. 弥生販売 担当者別の得意先台帳を作る 業務ソフトは業務を効率的に運用する能力に優れている一方 台帳印刷などは もう少しここが と感じる場合もあります 例えば得意先台帳では 担当者別の得意先台帳や電話帳 締め日別や売掛金の回収方法の一覧表 請求先別の一覧表等です この単元では Excel 書き出しをした得意先リストを利用して担当者別の得意先電話帳を作成します 担当者別にページ替えして出力した電話帳 操作の流れ [1] 弥生販売 の 得意先リスト データを Excel へ書き出す [2] Excel の編集機能を使って担当者別リストに必要な行や列を取捨選択する [3] データを担当者順の取引先 50 音順に並び替える [4] テーブル機能を使って 見やすい表に仕上げる [5] 担当者ごとに改ページをして印刷ができるよう設定する 操作事例 [1] 得意リストを Excel へ書き出す- Excel 書き出しの詳細な操作は 24 ページを参照して下さい 1 弥生販売 の 台帳 メニューから 得意先リスト を選択します 2 得意先リストが表示されたら (Excel への書き出し ) アイコンをクリ ックして Excel への書き出しを実行します 42

44 3 Excel で得意先リストが表示されたら 上部の不要な行や列を削除します ( 列や行の削除方法は 12 ページを参照 ) 操作事例 [2]Excel で情報を取捨選択する - 電話帳リストに不要な列は 削除 か 非表示 設定をします 不要な列は削除しますが あとで使うかもしれない という列は 非表示 を指定します 例えばこの操作事例では得意先名称に 略称 を使用しますが 名称 は使う可能性がある ため 削除せず 非表示 にします 非表示項目は 並べ替え のキーにも利用できます このため フリガナ 項目は削除せず 非表示 設定をして下さい 1 名称からフリガナ列 (B~C 列 ) の列番号をドラッグして選択します 2 範囲選択した列内で右クリックし 表示されたショートカットメニューから 非表示 をクリックします 郵便番号 ~ 役職列 等も非表示設定します 43

45 3 不要な列は 行削除 か 非表示 設定を行います サンプルでは 表示列を以下のようにしました コード 略称 ご担当者 TEL FAX 担当者コード 担当者名非表示列があるため列番号が連続していない 4 空欄になっている担当者名項目に適当な列見出しを入力します ( 事例では弊社担当としました ) 5 担当者 列と 弊社担当 を左端列に移動します 担当者 列と 弊社担当 の列番号をドラッグして選択します 6 右クリックして表示されるショートカットメニューから 切り取り をクリックします 44

46 7 A1 を選択して右クリックし 表示されたショートカットメニューから コピーしたセルの挿入 をクリックします 8 担当者コードと担当者名が左端列に移動しました 操作事例 [3] データを並び替えて担当者順の取引先順リストにする - データを任意の並び順にします この事例では担当者コード順 取引先 50 音順 ( フリガナ順 ) の資料にします 1 表内にカーソルを置き データタブの ( 並び替え ) アイコンを押 します Excel が概ね表の範囲を自動認識しますが 空白セルが多いと正しく自動認識されない場合もあります その場合には予め手動で範囲選択をし てから ( 並び替え ) をクリックしてください 45

47 2 並び替えダイアログボックスが表示されます 3 最優先されるキー を 担当者 にします 並び替えのキーは 値 順序は 昇順 をそれぞれ指定します One Point コンピュータでは 昇順 降順 という呼び方で データの並び替えをコントロールします 呼び名 昇順 降順 説明小さい順です 数字は と小さい値が先頭になります 文字では 50 音順です ( あ から始まります) 昇順の逆 数値や文字の大きい順です 成績順では数値の大きい順なので降順です さらに Excel の並び替えは 文字や数値だけでなく セルの色やフォントなど様々な指定をすることができます 例えば 特定のデータをセルの色を区別してあれば 50 音順に並び替える資料でも 着色されているデータは上部にまとめることができます 46

48 4 を押して 次に優先されるキー項目を表示します 次に優先されるキーが追加表示される 5 次に優先されるキーに フリガナ を指定します 並び替えのキーは 値 順序は 昇順 をそれぞれ指定します 6 並び替えの指定ができたら OK を押します 7 並び替えの前に ダイアログボックスが表示されたら 任意のものを指定します ( 今回は 数値に見える者は全て数値として並び替えを行う を指定します ) 数値がテキスト形式になっていると セルの左肩に標識がつきます このセルをアクティブにすると エクスクラメーションマーク ( びっくりマーク ) が表示されます をクリックして メッセージとその後の処理を Excel に指示することができます 47

49 操作事例 [4] テーブル機能表に見栄えのするデザインを指定する - 1 完成した表の任意の位置をアクティブにします 8 挿入 タブの ( テーブル ) アイコンをクリックします ( テーブル作成は Ctrl + T でも実現可能です ) 2 テーブルの作成 ダイアログボックスが表示されたら 先頭行をテーブルの見出しとして使用する にチェックを入れ OK を押します 3 表が テーブル として認識され テーブルツール が表示されます テーブルツール 自動的にフォーマットされた表 テーブルツール はテーブル内にカーソルがあるときに表示されます このツールの デザイン タブで表のデザインを編集します 48

50 テーブルツール デザインタブ テーブルスタイル を選択したり テーブルスタイルのオプションをチェックして 解りやすい表にアレンジする フィルター表示が気になる場合は データタブの ( フィルタ ) アイコンをクリックして Off にします 4 タイトルや作成日時を入力するなどして 表を完成させます A1 セルにタイトルを入力したあと ホーム タブの セルを結合して中央揃え を使ってタイトルを表の中央に納 Ctrl + ; ( セミコロン ) で 本日日付が挿入される 49

51 操作事例 [5] 担当者ごとに改ページをして印刷する - 完成した担当者順の得意先電話帳を各担当者に配布する際には 担当者ごとに別ページで印刷されていると便利です そこで 担当者が変わったらページ替えをする指定と タイトル行が全てのページに印刷される指定をします 1 ( タイトル行の指定 ) ページレイアウト タブのす ( 印刷タイトル ) アイコンをクリックしま 2 ページ設定ダイアログボックスが表示されます 3 タイトル行にカーソルを置き シートのタイトル行をドラッグします ( この事例では 1~3 行目の行番号部分 ) 行番号をドラッグすると 行全体が点線で囲まれる 50

52 4 タイトル行が正しく設定できたら OK を押します 5 ( 担当者ごとに改ページを指定 ) 担当者列 (A 列 ) で 担当者が変わったセルをアクティブにします この位置 6 ページレイアウト タブの ( 改ページ ) アイコンをクリックします 7 繰り返し 機能 (F4) を利用して 担当者の変更位置で改ページを指示します 直前に行った操作は ファンクションキーの F4 を押すと繰り返して指示できます クリック F4 を押す F4 を押す 51

53 8 ( 印刷プレビューで確認 ) ファイル タブの 印刷 を押して 印刷プレビューを確認します 前後のページが確認できる 余白の表示 拡大表示切替 52

54 7. 弥生販売 我が社流の売上明細表を作る 売上明細表も Excel に書き出して加工をすることで 欲しい情報だけに絞ったオリジナル帳票にすることができます 我が社のニーズに合った売上明細表にアレンジ この単元では担当者別の売上明細表を作成します 操作の流れ [1] 弥生販売 の 売上明細表 データを Excel へ書き出す [2] Excel の編集機能を使って明細表に必要な行や列を取捨選択する [3] レイアウトを整え 見やすい表に仕上げる 操作事例 [1] 売上明細表を Excel へ書き出す- Excel 書き出しの詳細な操作は 24 ページを参照して下さい 商品明細表 商品リストを Excel へ書き出します 1 弥生販売 の択します ( 売上レポート ) タブから 売上明細表 を選 53

55 2 売上明細表 画面が表示されたら 条件名を 担当者別売上明細表 に切り替え 期間を今月度に指定して ( 集計 ) ボタンを押します 3 明細表が表示されたら 画面上部の (Excel への書き出し ) アイコ ンを押し 新規 Excel ファイルに書き出します 操作事例 [2]Excel で情報を取捨選択する - 不要な行の削除や 非表示指定をします ( 列や行の削除は 12 ページ 非表示設定は 43 ページを参照 ) 今回は 何時 誰に 何を売り 粗利はどのくらいなのか を知る資料を作成します 例えば... 担当 売上日 得意先 内訳 商品名 商品単位 数量 単価 粗利益 金額等を残し それ以外の列は 削除や非表示設定します 1 列の入替が必要な場合は 列の切り取りと挿入で移動を行います ( 列の入替は 44 ページ参照 ) 例えば 金額を粗利益の左へ移動 単位は数量の右に移動 等です 操作事例 [3] レイアウトを整え 見やすい表に仕上げる - 1 挿入 タブのの択します ( テーブル ) をクリックして好みの表レイアウトを選 54

56 2 用紙を A4 横に変更します ページレイアウト タブの( 印刷の向き ) アイコン ( サイズ ) アイコンで 用紙の向きや用紙サイズを指定します 3 表示 タブの ( 改ページプレビュー ) アイコンアイコンをクリックし て 画面表示を改ページプレビューに切り替えます 改ページプレビューへようこそ ダイアログボックスが表示されたら そのまま OK を押します 改ページブレビューでは 1 ページに収まるかどうかを確認しながら 編集作業ができます 点線は自動改ページ 55

57 4 横幅が1ページに収まるように 列幅の調整や不要な行の非表示設定を行います 上のサンプルでは 売上日の表示を 月日 にして 得意先コードを非表示にして1ページに収めました 5 複数ページにわたる印刷になるため ページレイアウト タブの 印刷タイトル アイコンをクリックして 行タイトルを設定します ( 行タイトルの指定は 50 ページ参照 ) 6 必要に応じて改ページを挿入し 印刷プレビュー や ページレイアウト表示 で帳票のできばえを確認しましょう One Point 改ページプレビューとページレイアウト表示改ページプレビューと似通った機能に ページレイアウト表示 があります ページレイアウト表示 では余白も表示され 余白を調整しながら 編集をすることができます 56

58 8. 弥生会計 Excel で部門別 5 期比較損益計算書を作成 Excel を活用すると 弥生会計 で実現できる 5 期比較財務諸表 を一歩進めて 部門別の複数年度比較財務諸表を作成できます この単元では 弥生会計で作成された資産表を元に Excel の 統合 機能を利用して 部門別の複数年度比較ができる損益計算書を作成します 操作事例では卸事業部 25~27 期比較損益計算書を作成します 操作の流れ [1] 弥生会計で 当期会計データを新規 Excel ブックに書き出す [2] 過去の会計期間に切り替え Excel ブックに追加書き出しをする [3] Excel に書き出したデータを 統合 用に加工する [4] 統合 機能を利用して 複数年度比較損益計算書を作成する [5] 完成した表を 見栄えのするデザインに指定する 操作事例 -[1] データを Excel へ書き出す - 弥生会計で作成される残高試算表から損益計算書データを Excel に取り出します 8 画面を 弥生会計 に切り替えます 9 タブを ( 集計タブ ) に切り替えます 10 月次 グループから ( 残高試算表 ( 月次 期間 )) を選択しま す 57

59 11 入力済の仕訳データに基づく期間残高試算表が表示されます 12 ( 部門コンボボックス ) をクリックし 表示され た部門名から 卸事業部 を選択します 13 期間を選択します 1 ヵ月のみ選択されている状態 ドラッグして全期間を指定した状態 14 をクリックすると 指定された期間と部門の数値が集 計されていることが確認できます 15 残高 0 を表示 チェックを外し 残高ゼロの科目を非表示にします この操作で未使用勘定科目が非表示になり より解りやすい集計表になります Excel 書き出しをする前には ぜひチェックをはずしましょう 58

60 16 画面上部の機能ボタンから (Excel への書き出し ) を押します 17 Excel への書き出し ダイアログで必要な指定をして OK を押します 今回は以下の (a) から (c) 項目の確認と設定をします (a) (b) は既に指定済です 確認をしてください 項目指定することがら (a) 書き出すファイル (b) 出力する部門 ( 注 1) (c) 出力対象 ( 注 2) 新規の Excel ファイル 卸事業部 損益計算書 ( 注 1) 複数の部門や すべての部門を出力する を選択すると 部門ごとに Excel シートが作成されます ( 注 2) 複数の帳票を出力対象にすると 帳票ごとに Excel シートが作成されます 18 データの取り出しが完了すると Excel が自動的に起動し 残高試算表データが表示されます 59

61 19 過去の会計データ取り出しに備え シート名を過去データと区別できる名前に変更します ( ここでは 損 卸事業部 を 27 損 卸事業部 にします ) 20 Excel ブックに名前を付けて保存し Excel を終了します ( ここではブック名を 卸事業部損益計算書.xlsx にします ) 卸事業部損益計算書.xlsx を開いた状態では 過去の会計期間データを追加書き出しすることができません 操作事例 -[2] 会計期間の切替と 別年度データの追加書き出し - 会計年度を切り替えて過去データを参照し Excel ブックに追加書き出しを行います 1 ナビゲータを表示し ( 事業所データタブ ) に切り替えます 2 会計年度移行 グループから ( 年度切替 ) を選択します 60

62 3 表示されたダイアログボックスから 26 期を選択し OK を押します 4 参照できる会計期間が変更されます タイトルバーやナビゲータの上部に会計期間が表示されます 確認しておきましょう 5 タブを ( 集計タブ ) に切り替え ( 残高試算表 ( 月次 期間 )) を選択します 6 27 期と同じく全期間の卸事業部損益計算書を表示し (Excel へ の書き出し ) を押します (57 ページの操作例参照 ) 7 出力対象を損益計算書にします 61

63 8 書き出すファイルについて グループで 既存の Excel ファイルに追加する を選択し 参照ボタンをおして 保存済の 卸事業部損益計算 書.xlsx を出力ファイルに指定し OK を押します 9 書き出しが終了すると Excel が自動起動し 追加保存されたブックが表示されます 10 シート名を 26 損 卸事業部 に変更し 上書き保存をして Excel を終了します 11 会計期間を 25 期に切り替え 同様の操作を行い Excel ブックに追加書き出しをします 3 期分のデータが書き出された Excel ブッ 62

64 操作事例 -[3] データを 統合 用に加工する - 作成された Excel データから不要な情報を削除して 統合 がしやすいように加工編集します 編集する項目 (a) 全てのシートの1~8 行目を削除 (b) 全てのシートの B C D F 列を削除 (c) 項目名 当期残高 を 25 期残高 ~ 27 期残高 に修正 1 複数のシートにかかる操作を効果的に行うために シートを作業グループ化します 最初のシートをクリックした後 最終のシートを Shift を押しながらクリックすると 作業グループ化するシートをまとめて選択 2 1~8 行目の行番号をドラッグして選択し 右クリックして表示されるショートカットメニューから 削除(D) を選択して行を削除します 行番号をドラッグして 削除する行を選択 右クリックで表示されるメニューから削除 (D) をクリックして 選択した行を削除する 不要な見出し行が削除された状態 63

65 3 B~D 列と F 列を選択し 右クリックして表示されるショートカットメニューから 削除(D) を選択して列を削除します 離れた列を選択するには B~D 列をドラッグしたあと Ctrl を押しながら F 列をクリックして 離れた列をまとめて選択 右クリックで表示されるメニューから削除 (D) をクリックして 選択した列を削除する 不要な列が削除された状態 4 アクティブでないシートをクリックして 作業グループを解除します アクティブシートのみ 背景色がハイライト表示され 64

66 5 25 期シートの列見出 当期残高 を 25 期残高 に変更します 6 同様に 26 期シート 27 期シートの列見出しを 26 期残高 27 期残高 に変更します これで準備が整いました 以降の操作事例で複数の会計期間を比較する損益計算書を作成します 操作事例 -[4] 統合 機能を使って比較損益計算書を作成する - 1 をクリックして新規シートを作成します 2 新規作成したシートで損益計算書を作成したいセル ( 例えば A1 セルな ど ) をアクティブにし データ タブの ( 統合 ) アイコンをクリックしま す 損益計算書はアクティブセルの位置に作成されます 65

67 3 統合ダイアログボックスが表示されたら 統合元範囲 の入力枠にカーソルがあることを確認します 4 各シートのデータを範囲選択します 範囲選択をすると ダイアログ内の 統合元範囲 エリアに選択範囲のアドレスが表示されます 広い範囲のスムースな選択 (1)A1 をクリック (2) 範囲の最後 (B49) が見えるところまで画面をスクロール (3)Shift を押しながら範囲の最後 (B49) をクリック 範囲選択したアドレスが表示され 66

68 5 データ範囲が正しいことを確認して 追加ボタンを押します 追加ボタンを押すと 選択範囲が統合元範 囲に追加されます 6 シートを切り替え 全ての対象範囲を追加します 追加ボタンを押さないと データ範囲は追加されません 3 期分のデータ範囲を追加したところ 7 チェック前の状態 7 統計の基準 グループの 上端行 と 左端列 にチェックを入れます 8 OK を押すと 比較損益計算書が作成されます 67

69 操作事例 -[5] 表に見栄えのするデザインを指定する - 5 完成した表の任意の位置をアクティブにします 6 挿入 タブの ( テーブル ) アイコンをクリックします ( テーブル作成は Ctrl + T でも実現可能です ) 7 テーブルの作成 ダイアログボックスが表示されたら 先頭行をテーブルの見出しとして使用する にチェックを入れ OK を押します One Point Excel の 統合 は 範囲選択されたデータの左端列と上端行の見出しをキーワードに自動集計を行うツールです 列見出し ( 左端列 ) と上端行 ( 行見出し ) をキーワードにデータ検索を行うため 列見出しと行見出し位置 ( どちらか一方でも OK) さえ存在すれば データ表がどこにあっても集計が可能です 具体的には... 見出しは表ごとにバラバラの順番で並んでいても集計が可能 異なるブック間の集計が可能 同一シート内の複数の表での集計が可能など 自由度の高い機能です 範囲選択された元データが変更された際に連動して数値が更新されるようにしたい場合は 統合元データとリンクする にチェックを入れます 68

70 8 表が テーブル として認識され テーブルツール が表示されます テーブルツール 自動的にフォーマットされた表 テーブルツール はテーブル内にカーソルがあるときに表示されます このツールの デザイン タブで表のデザインを編集します テーブルツール デザインタブ テーブルスタイル を選択したり テーブルスタイルのオプションをチェックして 解りやすい表にアレンジする フィルター表示が気になる場合は データタブの ( フィルタ ) アイコンをクリックして Off にします 69

71 9. 弥生会計 部門対比ができる残高試算表の作成 弥生会計では 事業所を部門別に管理することができます さらに Excel の統合機能を活用すると 同一期間内の部門対比資料も作成することができます この単元では 弥生会計で作成された試算表を元に Excel の 統合 機能を利用して 部門別の経費比較等ができる損益計算資料を作成します 完成例 操作の流れ [1] 弥生会計の 試算表データを新規 Excel ブックに書き出す [2] Excel に書き出したデータを 統合 用に加工する [3] 統合 機能を利用して 部門比較ができる損益計算書を作成する [4] 完成した表を 見栄えのするデザインに指定する 操作事例 -[1] データを Excel へ書き出す - 弥生会計で作成される残高試算表から損益計算書データを Excel に取り出します ( 詳しい操作は 57 ページ以降を参照 ) 1 画面を 弥生会計 に切り替え ( 集計タブ ) の 月次 グル ープから ( 残高試算表 ( 月次 期間 )) を選択します 70

72 2 入力済の仕訳データに基づく期間残高試算表が表示されます 3 出力期間を全期間にして (Excel への書き出し ) を押します 4 Excel への書き出し ダイアログが表示されたら 出力する部門を すべての部門を出力する 出力対象を 損益計算書 にそれぞれ指定して OK を押します 5 データの取り出しが完了すると Excel が自動的に起動し 残高試算表データが表示されます One Point Excel の統合では 統合された表の見出し列が統合元範囲シート名の昇順に並ぶ仕様になっています この仕様を利用して 作成された表の再左端に来て欲しい事業部に一番小さな数値番号を付加します 統合元シートが 10 枚以上に成る場合は のように番号の桁数を揃えてつけるようにします 全社合計を右端列にしたい場合は 全社合計シートの番号を一番大きな数値にします 71

73 操作事例 -[2] データを 統合 用に加工する - 作成された Excel データから不要な情報を削除して 統合 がしやすいように加工編集します ( 詳しい操作は 64 ページ以降を参照 ) 編集する項目 (a) 全てのシートの不要行 (1~8 行 ) を削除 (b) 全てのシートの不要列 (B~D F 列 ) を削除 (c) 列見出しのうち 当期残高 を各部門名に変更 (d) シート名に番号を付加 (c) 列見出しの変更 (b) 不要列の削除 (a) 不要行の削除 (d) シート名に番号付加 1 複数のシートにかかる操作を効果的に行うために シートを作業グループ化します ( グループ化の操作は 63 ページ参照 ) Shift キーを利用して作業グループ化す 2 1~8 行目の行番号をドラッグして選択し 右クリックして表示されるショートカットメニューから 削除(D) を選択して行を削除します 3 B~D 列と F 列を選択し 右クリックして表示されるショートカットメニューから 削除(D) を選択して列を削除します 72

74 4 アクティブでないシートをクリックして 作業グループを解除します 5 各シートの 当期残高 になっている列見出しを 全社 卸事業部 等の名称に変更します 6 シート名の先頭に番号を付加します シート名を右クリックして表示されるメニューから 名前の変更 を選び シート名の先頭に番号を付けます ( 1 損 事業所 2 損 卸 のようにします ) シート名のダブルクリックでも名前の変更が可能です シート名を右クリック ちょっと待って!! 部門ごとのシートをよく見ると A 列の項目名に一部同じ名称があることに気づきます 仕入の合計項目と製造原価の合計です このままでは 統合の際一つの合計項目として扱われてしまうため 仕入合計 製造原価合計 など区別のできる名前に変更します 仕入合計 等に変 製品製造合計 等に変更 この操作は作業グループ化しての作業ができないことがあります 1シートずつ確認して 名前の変更を行ってください 73

75 操作事例 -[3] 統合 機能を使って比較損益計算書を作成する - 1 をクリックして新規シートを作成します 2 新規作成したシートの任意のセルで データ タブの ( 統合 ) アイコンをクリックします 3 統合ダイアログボックスが表示されたら 各シートのデータを選択して追加します 4 全ての範囲を追加したら 統計の基準 グループの 上端行 と 左端列 にチェックを入れます 74

76 5 OK を押すと 部門別に数値が一覧できる比較損益計算書が作成 されます 操作事例 -[4] 表に見栄えのするデザインを指定する - 1 完成した表の任意の位置をアクティブにし 挿入 タブのーブル ) アイコンをクリックしてます ( テーブル作成は Ctrl + T でも実現可能です ) ( テ 2 テーブルの作成 ダイアログボックスが表示されたら 先頭行をテーブルの見出しとして使用する にチェックを入れ OK を押 します 3 表が テーブル として認識され テーブルツール が表示されます ツールタブでオリジナルな部門対比損益計算書資料を仕上げましょう 75

77 10. 弥生会計 元帳データを Excel で自分流に加工する 元帳データを Excel に取り出すと 様々な加工や分析が可能になります この単元では 総勘定元帳から水道光熱費データを Excel に取り出し ピボットテーブルなどの機能を利用して部門別 月別に比較する資料を作成します 操作事例では月別水道光熱費比較表とグラフを作成します 操作の流れ [1] 弥生会計で 総勘定元帳の水道光熱費データを新規 Excel ブックに書き出す [2] Excel に書き出したデータを加工し ピボットテーブルで集計する [3] 日付や金額の表示形式を指定する [4] データをグラフ化して比較する 操作事例 -[1] データを Excel へ書き出す - 弥生会計で作成される総勘定元帳から水道光熱費データを Excel に取り出します 1 弥生会計 の ( 取引タブ ) で ( 総勘定元帳 ) を選 択します 76

78 2 勘定科目ボックスから水道光熱費を選択します サーチキーで絞り込みされている 勘定科目ボックスで科目名の最初の数文字を入力して 科目を絞り込みます 3 水道光熱費の総勘定元帳が表示されたら 画面上部の機能ボタンから (Excel への書き出し ) を押します 4 Excel への書き出しダイアログボックスが表示されたら 新規の Excel ファイルに書き出す を選択して OK を押します 5 Excel への書き出しが完了すると Excel が自動起動して水道光熱費データが表示されます 77

79 操作事例 -[2] 水道光熱費データをピボットテーブルで集計する - 出力された水道光熱費データを 部門別 月別の水道代 電気代が一目でわかる表に加工します 1 不要な行を削除します 集計に必要な列は 日付 部門 借方金額 摘要の4 列です 不要な列は列削除を利用して削除しましょう 2 見出し行と明細行の間に空白行ができます 空白行を削除して 空白行がない状態にします 1 不要な列を削除する 2 見出しと明細行間の空白行を削除する 不要な列を削除し見出しを整えた状態 78

80 3 アクティブセルを表内に置き 挿入 タブの ( ピボットテーブ ル ) アイコンをクリックします 4 ピボットテーブルの作成 ダイアログが表示されたら テーブル範囲が正しいことを確認して OK を押します 5 ピボットテーブルのデザイン画面が表示されたら 行ラベルに摘要と日付 列ラベルに部門 値に借方金額をドラッグします 79

81 6 水道代と電気代の部門別月別金額一覧が完成しました 操作事例 -[3] 日付や金額の表示形式を指定する - 1 日付の表示を年月表示にします ピボットテーブルのフィールドリストから をクリックします 2 表示されたメニューから を選択します 80

82 3 フィールドの設定 ダイアログボックスの表示形式をクリックします 4 セルの書式設定 ダイアログボックスの分類ボックスから ユーザー定義 をクリックし 種類 yyyy 年 m 月 を選び OK を押します 5 画面が フィールドの設定 ダイアログボックス画面に戻るので OK を 押します 6 A 列の表示が年月に変わります 81

83 同様の方法で 借方金額項目をカンマ表示にします (1) をクリック (2) 表示されたメニューから を選択 (3) フィールドの設定 ダイアログボックスで表示形式をクリック (4) セルの書式設定 ダイアログボックスの分類で 数値 をクリック (5) 桁区切り(,) を使用する にチェックを入れる ピボットテーブル 金額と日付の表示形式を指定した状態 毎月の経費がより明確になりました 82

84 操作事例 -[3] データをグラフ化して比較する - 作成したピボットテーブルを使ってグラフを作成します グラフ化することで 数値の特徴がより掴みやすくなります 1 ピボットテーブル内のいずれかのセルをアクティブにして 挿入 タブ の ( 縦棒 ) アイコンをクリックします 2 表示されたグラフ一覧から 任意の積み上げグラフを選択します 左から 2 つめが積み上げグラフ 83

85 水道光熱費グラフが表示されます グラフにすることで 水道光熱費のショップに占める割合の高いことが見えてきました このようにグラフ化することで 数値だけでは掴みにくい傾向を捉えることができます 3 グラフを電気代だけの比較グラフにします グラフのをクリックし 表示されたメニューから 電気代 関東電力 にチェックを入れて OK を押します 84

86 4 電気代だけに絞り込んだグラフが表示されます このようにピボットテーブルを元にしたグラフは さらに必要なデータに絞り込んで表示ができます One Point グラフを活用する グラフはデータの傾向をより解りやすく表示する便利なツールです 用途によって 円グラフ 棒グラフ 折れ線グラフなど 上手に使い分けてください 積み上げ棒グラフ上のグラフのように会社全体の電気代の推移と各部門の内訳をうまく表すことができます 折れ線グラフ時間の流れ ( 時系列データ ) の傾向をうまく表現することができます 右の得意先別売上推移グラフをみると 中央産業大阪支店に対する販売額の急激な伸長がよく解ります 時間の流れと他の得意先データとの比較が一度に表現できるからです 85

87 円グラフデータの割合を表現する場合によく使います 下の円グラフは 70 ページで作成した部門別試算表データから 売上高と販売管理費を抽出してグラフ化したものです 売上高の全社合計に対する各部門の比率 販売管理費の全社合計に対する各部門の比率です 売上に占める卸事業部の割合と 販管費に占める割合が随分違うことがよく解ります このように Excel には用意されているグラフ機能を使うと データの傾向がより解りやすくなります 86

88 11. 弥生会計 データをエクスポートして摘要一覧表を作成 弥生シリーズの多くの機能には (Excel への書き出し ) がありますが 決算資料や科目設定 辞書など なかには書き出し機能のないものもあります このようなケースでは エクスポート 機能を利用して データをファイルに出力したあと Excel で開きます この単元では 弥生会計の摘要辞書を Excel で摘要一覧表に仕上げます 摘要辞書機能には Excel への書き出しがないため エクスポート機能を利用します 操作の流れ [1] 弥生会計で 摘要辞書をエクスポートする [2] Excel を起動し エクスポートしたファイルを開く [3] オリジナルな摘要一覧表を作成する 操作事例 -[1] 摘要辞書をエクスポートする - 1 弥生会計 ( 取引タブ ) の ( 摘要辞書 ) を選択 します 87

89 2 摘要一覧表が表示されます 3 ファイル メニューから エクスポート を選択します 4 エクスポート ダイアログボックスで れている書式を 汎用形式 に変更します に指定さ 5 参照を押して 出力先のフォルダとファイル名を指定します 6 既定の保存場所はマイドキュメント内の Yayoi Exchange フォルダです 任意の場所に変更することができます ( ここでは ファイル名を 摘要一覧 にします ) ファイル名を入力したら保存を押します ファイルの種類はテキストファイル 88

90 7 再度 エクスポート ダイアログボックスが表示されたら OK を押します 8 メッセージボックスが表示されたらエクスポートが完了です OK を押します 操作事例 -[2]Excel を起動し エクスポートしたファイルを開く - エクスポートしたファイルはテキストファイルです そのため Excel や Word など 多くのアプリケーションソフトで開くことができます 今回は使い勝手のよい Excel を利用して摘要一覧表を作成します 1 Excel を起動し ファイルメニューをクリックします 2 メニューから をクリックします 89

91 3 ファイルの種類を すべてのファイル に指定し エクスポートしたファイルを保存したフォルダを選択し エクスポートしたファイル ( 摘要一覧.txt) を選択して 開くボタンを押します ファイルの種類を 全てのファイル にしないとファイルは表示されない 4 テキストファイルウィザード 1/3 が表示されます そのまま 次へボタンを押します 5 テキストファイルウィザード 2/3 が表示されます 区切り文字 カンマ をチェックし 次へボタンを押します 90

92 6 テキストファイルウィザード 3/3 が表示されます そのまま 完了ボタンを押します 7 摘要一覧ファイルが表示されます 操作事例 -[3] オリジナルな摘要一覧表を作成する - エクスポートしたデータから 以下のような摘要一覧表を作成します ここで編集することがら (1) 不要な見出し行を削除 (2) 摘要を 50 音順で並び替えて表示 (3) 見やすい表に仕上げる 91

93 1 A2~C4 の情報を削除します 範囲選択をして Delete キーを押します 範囲選択して Delete 2 A 列を削除します A 列を選択して 右クリックし 表示されたメニューから削除 3 D 列を使って 50 音昇順 ( アイウエオ順 ) に並び替えをします サーチキー 2 (D 列 ) の任意のセルをアクティブにし データ タブの ( 昇順 ) アイコンをクリックします 4 データが 50 音順に並べ替わりました 50 音順になっていることを確認 92

94 9 挿入 タブの ( テーブル ) アイコンをクリックして 表をテーブルにします このとき 先頭行をテーブルの見出しとして使用する のチェックを忘れないようにしましょう ( テーブルの作成は 94 ページを参照してください ) 10 デザインタブのツールを利用して オリジナルな摘要一覧表を完成させます (48 ページ参照 ) テーブルツール 行と列の縞模様のチェックを外し 手動で 50 音の各行が始まる位置に背景色を付けた例 93

95 11 印刷用に行タイトルを指定します ページレイアウト タブの ( 印刷タイトル ) アイコンをクリックし 表示された ページ設定 ダイアログボックスで タイトル行の指定をします 行番号をドラッグすると 行全体が点線で囲まれ 12 タイトル行が正しく設定できたら OK を押します 13 印刷プレビュー画面で 2 ページ以降もタイトルが表示されることを確認しましょう 94

96 12. 弥生会計 月別キャッシュフロー計算書を作る キャッシュフロー計算書を月別に集計して Excel に書き出すと 月次比較のできる資料にすることができます この単元では Excel に書き出した後 統合機能を利用して月次比較キャッシュフロー計算書を作成します 事例は 3 ヶ月比較資料ですが 同じやり方で年間資料が作成できます 操作の流れ [1] 弥生会計で キャッシュフロー計算書を月別に Excel に書き出す [2] Excel に書き出したデータを 統合 用に加工する [3] 統合 機能を利用して 月別のキャッシュフロー計算書を作成する [4] 完成した表を 見栄えのするデザインに指定する 操作事例 -[1] データを Excel へ書き出す - キャッシュフロー計算書を月別に Excel に書き出します 最初の1 月目は新規ブックに書き出し 翌月以降のデータは追加書き出しをします ( 詳しい操作は 58 ページ以降を参照 ) 1 弥生会計 の 決算 申告 メニューから キャッシュフロー計算書 グループの キャッシュフロー計算書作成 を選択します 95

97 2 キャッシュフロー計算書画面が表示されます 最初は何も表示されていません 3 期間を 1 ヶ月目 (4 月 ) を指定して 集計を押します 金額 ゼロを表示のチェックを外すと データがコンパクトになります 4 データが表示されたら ルに書き出しをします (Excel への書き出し ) を押し 新規ファイ 5 書き出しが終了すると Excel が自動起動します 6 シート名の先頭と列タイトルの 金額 の先頭に月名をいれます 96

98 7 名前を付けて保存し Excel を終了します ここでは キャッシュフロー計算書.xlsx と付けます 8 同様に 5 月のキャッシュフロー計算書も Excel 書き出しを行います このとき 書き出すファイルの指定は 既存のファイルに追加する を選択し 参照を押して書き出すファイルを指定します 9 上記の作業を出力する月数分おこないます サンプル事例では 3 ヶ月分を出力しました 操作事例 -[2] データを 統合 用に加工する - 作成された Excel データから不要な情報を削除して 統合 がしやすいように加工編集します ( 詳しい操作は 65 ページ以降を参照 ) 編集する項目 (a) 全てのシートの不要行 (3~7 行 ) を削除 (b) 全てのシートの不要列 (B C 列 ) を削除 (b) 不要列の削除 (a) 不要行の削除 97

99 1 複数のシートにかかる操作を効果的に行うために シートを作業グループ化します ( グループ化の操作は 64 ページ参照 ) Shift キーを利用して作業グループ化す 2 3~7 行目の行番号をドラッグして選択し 右クリックして表示されるショートカットメニューから 削除(D) を選択して行を削除します 3 B C 列を選択し 右クリックして表示されるショートカットメニューから 削除(D) を選択して列を削除します 4 アクティブでないシートをクリックして 作業グループを解除します 操作事例 -[3] 統合 で 月別キャッシュフロー計算書を作成する - 1 をクリックして新規シートを作成します 98

100 2 新規作成したシートの任意のセルで データ タブの ( 統合 ) アイ コンをクリックします 3 統合ダイアログボックスが表示されたら 各シートのデータを選択して追加し 統計の基準 グループの 上端行 と 左端列 にチェックを入れますます 4 OK を押すと 月別のキャッシュフロー算書が作成されます 操作事例 -[4] 表に見栄えのするデザインを指定する - 1 完成した表の任意の位置をアクティブにし 挿入 タブの ( テーブル ) アイコンをクリックして任意のレイアウトを選択します ( テーブル作成は 69 ページを参照してください ) 99

101 2 表が テーブル として認識され テーブルツール が表示されます ツールタブでキャッシュフロー計算書を仕上げましょう 作成された表は 任意の集計行や列を挿入することもできます One Point 印刷 One Point 印刷プレビュー画面で ページ設定 をクリックして表示されるダイアログボックスの余白タブで 水平 垂直 にチェックを入れると 用紙の中央に印刷をすることができます 100

102 13. 弥生会計 決算書のレイアウトを変更する 弥生会計で作成した決算書は Excel 書き出しをして独自のフォームにしあげることができます 操作の流れ [1] 弥生会計の決算書を Excel 書き出しする [2] テーブル等を利用して オリジナル決算書フォームを作成する [3] 表紙を整える 操作事例 -[1] 弥生会計で 決算書を Excel 書き出しする - 1 弥生会計 ( 決算 申告タブ ) の ( 決算書作 成 ) を選択します 2 決算書作成 ダイアログボックスが表示されたら はいを押します 101

103 決算書作成画面が表示されたら Excel(E).. を押します 3 Excel 書き出し ダイアログボックスで 書式グルーブで勘定式または報告式の選択 出力対象を指定 書き出すファイルを 新規のファイル に指定して OK を押します 4 書き出しが終了すると Excel が自動起動し 帳票ごとシート分けされたデータが表示されます 102

104 操作事例 -[2] テーブル等を利用して 決算書を作成する - 1 表をテーブルにします あらかじめテーブルの範囲を選択してから 挿入 タブの ( テー ブル ) アイコンをクリックして任意のレイアウトを選択します このとき 資産の部 などは帳票見出しになるので テーブル範囲にふくみません ( テーブル作成は 69 ページを参照してください ) テーブルにする範囲 2 テーブルの作成 ダイアログボックスでは 先頭行をテーブルの見出しとして使用する のチェックを外します 3 データ タブのフィルタアイコンをクリックして オートフィルタを解除します 103

105 4 デザイン タブの テーブルスタイルのオプション で 見出し行 のチェックを外すと テーブルの見出し行が解除されます 5 テーブルで大まかな表のレイアウトを決めたら デザイン タブの ( セルのスタイル ) などを利用して 任意の書式を設定します 104

106 操作事例 -[3] 表紙を整える - 1 表紙シートをアクティブにします 2 表示 タブの ( ページレイアウト ) アイコンをクリックします 3 画面がページレイアウト表示になったら 1ページが表示されるように表示倍率を調整します 105

107 4 列の境界エリアにカーソルをあわせ A 列の幅をページいっぱいにとります 5 行削除や行挿入 フォントなどを指定して 表紙を仕上げます 操作事例は... HGP 創英プレゼンス 書体 フォントサイズ 20 会社のロゴを挿入 アクセントとして 会社のイメージカラーをセルの背景色にしました 106

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109 Office 弥生活用講座テキスト 初版 発行所 ご注意 2010 年 9 月弥生株式会社 東京都千代田区神田紺屋町 17 番地 SIA 神田スクエア 本書の内容の一部または全部を無断転載することは禁止されています 本書の内容に関しては訂正 改善のため 将来予告なしに変更することがあります Copyright 2010 Yayoi Co., Ltd. All rights reserved. 107

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