Avaya CallPilot® デスクトップ メッセージ ユーザーガイド Microsoft Outlook 用

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1 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 5.0 NN , 年 11 月

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3 目次 章 1: カスタマーサービス...5 技術ドキュメントを入手する...5 製品のトレーニングについて...5 販売店または代理店へのお問い合わせ...5 Avaya Web サイトでの技術サポート...6 章 2: Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用...7 イントロダクション...8 このガイドについて...8 ご使用になる前に...8 ログオン...9 Microsoft Outlook からログオンするには...9 ログオフするには...10 リモートログイン...10 CallPilot メッセージの操作...10 新着メッセージを確認するには...11 メッセージを開くには...11 メッセージを削除するには...12 CallPilot メッセージを開封済みまたは未読にするには...12 メッセージを整理するには...12 音声メッセージの再生...13 音声メッセージを再生する電話またはコンピュータを選択するには...13 電話でメッセージを再生するには...14 コンピュータでメッセージを再生するには...14 ファックスメッセージの表示...14 ファックスメッセージを表示するには...15 音声メッセージの作成...15 音声メッセージを録音して送信するには...15 新しく作成した音声メッセージをファイルとして保存するには...17 ファックスおよびテキストメッセージの作成...17 ファックスメッセージを作成して送信するには...17 テキストメッセージを作成して送信するには...19 ファックス一括送信メッセージの作成および送信...19 サンプルのデータソース文書へのアクセスおよび変更...19 サンプルのメイン文書へのアクセスと変更...22 最初のページ ページ目...24 メイン文書へのデータソース文書データのマージ...25 カスタムファックス表紙の使用...26 ファックスメッセージに表紙をつける...27 挿入する表紙の選択...27 Avaya ファックスプリンタドライバフォーム...29 表紙の変更とプレビュー...29 コールディレクトリを使用して電話をかける...31 コールディレクトリを使用して電話をかけるには...31 メッセージの送信者への連絡...33 アドレスがわかっているメッセージの送信者に連絡するには...34 メッセージへのファイルの添付...34 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 3

4 メッセージにファイルを添付するには...34 メッセージオプションの設定...35 メッセージオプションを設定するには...35 メッセージの転送とメッセージへの返信...35 メッセージの転送または返信をするには...36 メッセージ転送の設定...36 メッセージ転送を設定するには...37 メッセージ転送のオン / オフを切り替えるには...37 メッセージへのアドレスの指定...38 ネットワーク接続された他のサーバーからの CallPilot アドレスへのアクセス...38 アドレス帳を使用してメッセージへの宛先を指定するには...38 メッセージの宛先を手動で指定するには...39 CallPilot アドレスを Outlook の連絡先に追加するには...40 電子メールアドレスとファックス / 電話番号...41 電話番号とファックス番号の確認...42 送信者または受信者を Outlook の連絡先に追加するには...42 既存の連絡先情報を更新するには...43 CallPilot 電子メールアドレス形式...43 ファックス番号または電話番号を使用した形式...44 個人宛先リスト...44 既存の CallPilot 個人宛先リストを使用するには...45 Outlook で個人宛先リストを作成するには...45 CallPilot メッセージの配信先となる受信トレイの変更...45 CallPilot メッセージと Outlook 電子メールの統合...47 インスタントメッセージの使用...47 CallPilot デスクトップメッセージでインスタントメッセージ機能を有効にするには...48 開いている CallPilot メッセージからインスタントメッセージを使用するには...48 Microsoft Outlook でのインスタントメッセージの使用...49 待機中メッセージインジケータの使用...50 待機中メッセージインジケータを設定するには...50 待機中メッセージインジケータを使用するには...53 メールボックスの設定の変更...54 CallPilot のアクセス設定を表示または変更するには...54 CallPilot パスワードを変更するには...54 パスワード変更サービス...55 メール配信設定の変更...57 メール設定を表示または変更するには...57 アドレス帳の設定の変更...59 アドレス帳の設定を表示または変更するには...59 匿名ユーザーとしてログオンするには...61 アドレス帳をコンピュータにダウンロードするには...61 オーディオ設定の変更...62 オーディオデバイスと音量を変更するには...62 My CallPilot へのリンク設定...63 CallPilot 機能の設定を表示または変更するには...64 ユーザー情報を表示するには...64 オフライン作業...65 オフラインモードでのメッセージのセキュリティ...66 索引 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

5 章 1: カスタマーサービス Avaya Web サイトにアクセスして Avaya がご提供するすべてのサービスおよびサポートについてご確認いただけます にアクセスするか 次のセクションにリストされたページのいずれかにアクセスしてください ナビゲーション 技術ドキュメントを入手する (5 ページ ) 製品のトレーニングについて (5 ページ ) 販売店または代理店へのお問い合わせ (5 ページ ) Avaya Web サイトでの技術サポート (6 ページ ) 技術ドキュメントを入手する 選択した技術ドキュメントおよびリリースノートをインターネットから直接ダウンロードし 印刷するには にアクセスします 製品のトレーニングについて 製品の継続的なトレーニングをご利用いただけます 詳細の確認や登録を行っていただくには Web サイト にアクセスしてください この Web サイトには 左側のナビゲーションエリアに トレーニングに関するリンクが用意されています 販売店または代理店へのお問い合わせ ご不明な点については Avaya 製品のサービス契約を販売店または Avaya 認定の代理店から購入した場合は 販売店または代理店の技術サポートスタッフにお問い合わせください Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 5

6 カスタマーサービス Avaya Web サイトでの技術サポート Avaya 製品について技術サポートを受ける最も簡単で効率的な方法は support にある Avaya 技術サポート Web サイトにアクセスすることです 6 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

7 章 2: Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 Avaya CallPilot は 柔軟性に優れた管理機能を備え メッセージングのニーズを満たした高度なビジネス通信システムです Avaya CallPilot は 電話またはコンピュータから操作できます デスクトップメッセージを使えば Microsoft Outlook の電子メールから CallPilot メールボックスにアクセスできます 次に 電子メールで CallPilot を使用するための方法を一部紹介します 音声メッセージを再生する ファックスメッセージを表示して印刷する 音声メッセージを録音して送信する ファックスメッセージを作成して送信 ( または一括送信 ) する 音声およびファックスメッセージを転送したり これらのメッセージに応答する メッセージの送信者に連絡する 至急やプライベートなどのメッセージオプションを設定する メッセージを送信する前にスペルチェックを実行する 音声 ファックス テキストの添付ファイルをメッセージに追加する ローカルおよびリモートサーバー上の CallPilot ユーザーおよび CallPilot 以外のアドレスにメッセージの宛先を指定する メッセージからインスタントメッセ - ジセッションを開始する 個人宛先リストを作成する CallPilot のパスワードを変更する Web ベースの My CallPilot にアクセスしてユーザー情報の表示 機能設定の変更を行う このガイドで説明する機能の中には ご使用の CallPilot メールボックスでは利用できないものもあります 詳しくは デスクトップメッセージのオンラインヘルプで 使用可能な機能 のトピックを参照するか 管理者にお問い合わせください Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 7

8 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 イントロダクション このガイドについて このユーザーガイドでは Microsoft Outlook の電子メールで CallPilot を使う方法を説明します このガイドの説明と画面の図はご使用の電子メールで CallPilot を使う場合の一般的な例です 個別の詳細は コンピュータのオペレーティングシステム 使用する Outlook のバージョンおよび使用する CallPilot メールボックスの機能によって異なる場合があります デスクトップメッセージでは オンラインヘルプを使用できます オンラインヘルプにアクセスするには Outlook のヘルプメニューで CallPilot デスクトップメッセージを指定し [ トピックの検索 ] をクリックします ご使用になる前に CallPilot の使用を開始する前に 電子メールアカウントが CallPilot で使用できるよう正しく設定されていることを管理者が確認します お使いのコンピュータで 次の要件を満たしている必要があります 音声メッセージを再生および録音する CallPilot プレーヤー ファックスを作成する Avaya ファックスドライバ Microsoft Outlook 2002 (XP) Microsoft Outlook 2003 または Microsoft Outlook 2007 Windows 2000 Professional Windows XP Professional または Windows Vista 256 色 解像度 800 x 600 のモニタ ソフトウェアのインストールに必要な 15 MB 以上の空きディスク容量 コンピュータで音声メッセージを再生するためのサウンドカードとスピーカー 音声メッセージの録音用に コンピュータに接続されたマイクまたはコンピュータの近くに置かれた電話 8 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

9 ログオン CallPilot メッセージにアクセスするための CallPilot サーバーへの LAN (Ethernet) ISDN ADSL またはダイヤルアップモデム接続 My CallPilot へのアクセス : - Windows: Internet Explorer 6.0 および 7.0 Firefox 2.0 for Windows - Macintosh: Safari for Macintosh OS X - Linux: Mozilla 1.7.x Firefox 2.0 サポートされている最新バージョンの更新については CallPilot 管理者に問い合わせてください ログオン Outlook 電子メールへのログオン時に CallPilot デスクトップメッセージへ同時にログオンすることができます 初めてデスクトップメッセージにログオンすると CallPilot メッセージの保存場所の指定を要求するメッセージが表示されます ただし メッセージが表示されるのは このオプションが使用できる場合のみです 指定できる場所は 次のとおりです 電子メールの受信トレイ - CallPilot メッセージを通常の Outlook 電子メールと一緒に受信します CallPilot 受信トレイ - CallPilot メッセージは通常の Outlook 電子メールとは別に保存されます 最初のログオン後 この保存場所はいつでも変更できます 詳細については CallPilot メッセージの配信先となる受信トレイの変更 (45 ページ ) を参照してください Microsoft Outlook からログオンするには 1. Microsoft Outlook 電子メールを開きます [CallPilot ログオン ] ダイアログボックスが表示されます 2. [ メールボックス ] ボックスで メールボックス番号を入力するか 選択します 3. [ パスワード ] ボックスに メールボックスのパスワードを入力します 4. CallPilot に自動ログインする場合は [ パスワードを保存する ] チェックボックスをオンにします Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 9

10 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 注共有しているコンピュータでは [ パスワードを保存する ] チェックボックスをオンにしないでください 5. [OK] をクリックします 6. 初めてログオンすると CallPilot メッセージの受信トレイを選択し CallPilot アドレス帳のダウンロードオプションの選択を要求するメッセージが表示される場合があります 必要に応じてメッセージに従います ログオンすると Outlook ウィンドウが表示されます 新着の CallPilot メッセージがあると 指定した受信トレイに表示されます ログオフするには Microsoft Outlook を終了すると 自動的に CallPilot からログオフします リモートログイン CallPilot がインストールされ オフィスコンピュータと同じように設定されていれば どのコンピュータからでもメールボックスにログオンできます 例えば ゲスト用のアクセスが設定されたコンピュータや サーバーにダイヤルアップ接続できる自宅のコンピュータを使用することができます CallPilot メッセージの操作 インストールされている CallPilot で電子メールを開くと 最初のログオン時に選択した受信トレイに CallPilot メッセージが表示されます 注受信トレイを選択するオプションがない場合があります この場合は CallPilot 管理者が 受信トレイの場所を指定できます 10 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

11 新着メッセージを確認するには 注電子メールの受信トレイを選択した場合でも メールフォルダのリストに [CallPilot デスクトップメッセージ ] フォルダが含まれている場合があります これは 一時的なもので Outlook を閉じてもう一度開くと [CallPilot デスクトップメッセージ ] フォルダは表示されなくなります 新着メッセージを確認するには 新着メッセージを受け取ると タスクバーの通知エリアの CallPilot メッセージ待機インジケータが赤色に変わり 新着メッセージを知らせます 待機中メッセージインジケータの使用 オン / オフの切り替えについては 待機中メッセージインジケータの使用 (50 ページ ) を参照してください 新着メッセージは太字で表示されます メッセージを開くには CallPilot メッセージを開くには メッセージ行のどこかをダブルクリックします 音声メッセージの再生 (13 ページ ) および ファックスメッセージの表示 (14 ページ ) を参照してください Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 11

12 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 メッセージを削除するには 受信トレイで CallPilot メッセージを削除するには メッセージをクリックして ツールバーで [ 削除 ] アイコンをクリックします また CallPilot メッセージを開いた状態で [ 削除 ] アイコンをクリックして削除することもできます 削除されたメッセージは [ 削除済みアイテム ] フォルダに移動します ログアウトするか または [ 終了 ] をクリックして Outlook を終了すると [ 削除済みアイテム ] フォルダ内の CallPilot メッセージは確認されずに削除されます CallPilot メッセージを開封済みまたは未読にするには 受信トレイでは 未読のメッセージが太字で表示され 開封済みのメッセージは標準のテキストで表示されます ショートカットメニューで メッセージを開封済みまたは未読にすることができます これらの変更は 待機中メッセージインジケータにも影響します 例えば 未読のメッセージがないときに 1 通のメッセージを未読にすると 待機中メッセージインジケータがオンになります 1. 受信トレイで 1 つまたは複数のメッセージを選択します ( 複数のメッセージを選択するには Ctrl キーを押しながら選択 ) 2. 選択したメッセージを右クリックして [ 未読にする ] または [ 開封済みにする ] のどちらかをクリックします これらのオプションは Outlook の [ 編集 ] メニューでも使用できます CallPilot プレーヤーでは [ 編集 ] > [ 未読にする ] を選択して 開いたメッセージのステータスを変更できます メッセージを整理するには メッセージを整理するには Outlook で新しい CallPilot フォルダを作成して メッセージをこれらのフォルダに移動します 新しいフォルダが CallPilot メッセージを受信する Outlook のフォルダセットにあれば 電話または My CallPilot でログオンすると 新しいフォルダにアクセスできます CallPilot メッセージを PST ファイルに移動すると 電話または My CallPilot からメッセージにアクセスできなくなります 12 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

13 音声メッセージの再生 音声メッセージの再生 音声のみのメッセージを開くと CallPilot プレーヤーが表示されます 音声 ファックス またはテキストが混在したメッセージの場合 [ 音声 ] アイコンをクリックして CallPilot プレーヤーを開きます CallPilot プレーヤーで音声メッセージの操作に使用するコントロールの図を以下に示します 音声メッセージを再生する電話またはコンピュータを選択するには 音声メッセージは 電話とコンピュータのいずれかを選択して再生できます 再生機器の変更 または CallPilot がダイヤルする電話番号を変更する方法については オーディオ設定の変更 (62 ページ ) を参照してください CallPilot プレーヤーの [ 電話 ] アイコンまたは [ コンピュータ ] アイコンをクリックして 設定を変更することもできます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 13

14 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 電話でメッセージを再生するには 1. 音声メッセージを再生するには 再生機器に電話が選択された状態で 受信トレイ内のメッセージをダブルクリックし 電話が鳴ったら応答します 2. CallPilot プレーヤーのボタンを使って メッセージの再生または停止 巻き戻しと早送り および送信者への連絡ができます 3. 操作が終了したら 電話を切ってメッセージを閉じます コンピュータでメッセージを再生するには 1. 再生用にコンピュータを選んだ場合に音声メッセージを再生するには 受信トレイでメッセージをダブルクリックします コンピュータのスピーカーまたはヘッドフォンを通じて メッセージが再生されます 2. CallPilot プレーヤーのボタンを使って メッセージの再生または停止 巻き戻しと早送り 音量と速度の調節 および送信者への連絡ができます 3. 終了したら メッセージを閉じます 注代替 CallPilot サーバーに接続された場合 ( 待機中メッセージインジケータの使用 (50 ページ ) を参照 ) CallPilot プレーヤー機能は 巻き戻し メッセージ再生 ( 再生コントロールを含む ) 早送り 前のメッセージ 詳細情報の再生 選択 およびログオフに限定されます ファックスメッセージの表示 注ファックスを受信するには CallPilot 管理者がメールボックスのファックス機能をオンにする必要があります 14 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

15 ファックスメッセージを表示するには ファックスメッセージを表示するには 1. 受信トレイでファックスメッセージをダブルクリックします ファックスのみのメッセージを開くと すぐにファックス画像が表示されます 音声とファックスまたはテキストが混在したメッセージの場合は [ ファックス ] アイコンをクリックするとファックスが表示されます 2. ファックスの表示中にできる操作は ファックス画像の拡大 / 縮小 ファックスの回転 移動 印刷 削除 保存 ファイルへの音声コメントの追加 ファックスの転送 ファックスへの返信などです 3. 終了したら メッセージを閉じます 音声メッセージの作成 音声メッセージは コンピュータまたは電話から録音できます 録音した音声メッセージは 電子メールメッセージと同じ方法で送信できます 音声メッセージを録音して送信するには 1. 受信トレイのツールバーで [ 新規 CallPilot メッセージ ] ボタンをクリックします CallPilot プレーヤー付きの CallPilot メッセージフォームが表示されます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 15

16 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 注 CallPilot プレーヤーが開いていない場合は 新規メッセージフォームのツールバーで [ 電話 ] アイコンをクリックし プレーヤーを開きます 2. 音声メッセージを録音する方法を選択します CallPilot プレーヤーのパネルで [ 電話 ] アイコンまたは [ コンピュータ ] アイコンをクリックします 3. 録音を開始するには 赤い [ 録音 ] ボタンをクリックします 4. 次のいずれかを実行します コンピュータで録音する場合は マイクでメッセージを録音します 録音を終了する場合は [ 停止 ] をクリックします 録音を確認する場合は [ 再生 ] をクリックします 録音を追加する場合は [ 録音 ] をクリックし 再度メッセージを吹き込み [ 停止 ] をクリックします 電話で録音する場合は 電話が鳴ったら応答します ピーと鳴ったら メッセージを録音します 録音を終了する場合は [ 停止 ] をクリックします 録音を確認する場合は [ 再生 ] をクリックします 5. メッセージの宛先を指定するには [ 宛先 ] をクリックします または [ 宛先 ] ボックスに 形式に沿ってアドレスを入力します アドレス指定オプションの詳細については メッセージへのアドレスの指定 (38 ページ ) を参照してください 6. 必要に応じて 表題 添付ファイル およびオプションを追加します メッセージへのファイルの添付 (34 ページ ) および メッセージオプションの設定 (35 ページ ) を参照してください 7. ツールバーで [ メッセージ送信 ] アイコンをクリックします 16 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

17 新しく作成した音声メッセージをファイルとして保存するには 新しく作成した音声メッセージをファイルとして保存するには 1. 新規メッセージで メッセージを録音します 2. [ ファイル ] メニューの [ 名前を付けて保存 ] をクリックします 3. [ ファイル名 ] ボックスにファイルの名前を入力し ファイルを保存するフォルダを選択します 4. [ 保存 ] をクリックします 音声ファイルを VBK ファイルとして保存します CallPilot は CallPilot ユーザー以外のユーザーに送信するときに VBK ファイルを自動的に WAV ファイルに変換します メール配信設定の変更 (57 ページ ) を参照してください ファックスおよびテキストメッセージの作成 ファックスメッセージを作成して送信するには ファックスファイルを作成するには お使いの CallPilot メールボックスにファックス機能がついている必要があります ファックスを受信する CallPilot 受信者側でも コンピュータでファックスを表示する機能が必要です 受信者が電話からメッセージにアクセスした場合 ファックスを確認するには印刷する必要があります ファックス機にファックスを送信することも可能です 1. ファックスの作成に使用する Microsoft Word などのアプリケーションを起動します 開いたり作成したりする文書の横幅は 8.5 インチ (21.5 cm) 以下である必要があります 複数ページの文書も作成できます 2. 文書の準備ができたら [ ファイル ] メニューで [ 印刷 ] をクリックするか またはプリンタを選択するためのダイアログボックスのオプションを選択します 3. プリンタのリストで [Avaya Fax] を選択します 4. [OK] または [ 印刷 ] をクリックするか 選択したプリンタにファイルを送信するためのオプションをクリックします [ ファックスの作成 ] ダイアログボックスが表示されます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 17

18 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 5. ファックスを送信する前に 手順 1 ~ 4 を繰り返して文書を追加できます [ ファックスの作成 ] ダイアログボックスを使用すると 表紙を含めたり ファックスを参照したり 後で送信するためにファックスをファイルとして保存したりすることもできます 6. 適切な [ 送信方法 ] オプションを選択します 単純にファックスを送信する場合は [ ファックス ] テキストボックスにファックス番号または CallPilot メールボックス番号 (CallPilot メールボックス番号に m を追加 例 : m7366) を入力し [ 表題 ] テキストボックスに表題を入力して [ 送信 ] をクリックします 新規 CallPilot メッセージへの添付ファイルとしてファックスを送信する場合は [ 送信方法 ] で [Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージ ] を選択して [ 送信 ] をクリックします 新規メッセージフォームが ファックスファイルが添付された状態で表示されます 7. CallPilot 電子メールまたは任意のアドレス帳からメッセージのアドレスを選択します メッセージへのアドレスの指定 (38 ページ ) を参照してください 8. 必要に応じて 表題 添付ファイル およびオプションを追加します メッセージへのファイルの添付 (34 ページ ) および メッセージオプションの設定 (35 ページ ) を参照してください 9. [ メッセージ送信 ] アイコンをクリックします 18 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

19 テキストメッセージを作成して送信するには テキストメッセージを作成して送信するには 1. 受信トレイのツールバーで [ 新規 CallPilot メッセージ ] アイコンをクリックします 2. ツールバーで [ 新規テキストメッセージ ] アイコンをクリックします 3. テキスト形式でメッセージのテキストを入力またはペーストします 4. メッセージの宛先を指定し 表題を追加します 5. [ メッセージ送信 ] アイコンをクリックします ファックス一括送信メッセージの作成および送信 カスタマイズした CallPilot ファックスメッセージを複数の受信者に送信するには Microsoft Word の差し込み印刷を使用して Avaya ファックス送信プリンタに印刷ジョブを送信します この機能を使用するには Microsoft Word の差し込み印刷機能についての知識が必要です 詳しくは Microsoft Word のマニュアルをご覧ください CallPilot ファックス送信機能は Avaya ファックス送信プリンタドライバをインストールしている CallPilot デスクトップおよび Web ユーザーのみが使用できます CallPilot で差し込み印刷を使用するには メイン文書 ( 受信者に送信するファイル ) および 受信者の名前やファックス番号などを含むデータソース文書が必要となります CallPilot デスクトップメッセージのインストール内容には Data.doc という Microsoft Word のデータソース文書のサンプルおよび Sample.doc という Microsoft Word のメイン文書のサンプルが入っています サンプルのデータソース文書へのアクセスおよび変更 Data.doc ファイルは カラムで構成された Microsoft Word の表からなっており 各受信者に 1 列が割り当てられています サンプルにある列見出しは [ ファックス番号 ] [ 宛先 ] [ 配信確認 ] [ 配信確認のタイプ ] [ 社名 ] および [ 電話番号 ] です これらの列見出しは変更や削除が可能です 新しい列を追加することもできます 列見出しの名前はタグとして機能し メイン文書に挿入して各受信者用にファックスをカスタマイズしたり ファックスの処理方法を CallPilot に指示したりすることができます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 19

20 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 1. \Program Files\Avaya\CallPilot\fax ディレクトリに移動して Data.doc ファイルを開きます 2. 必要に応じて 新しい列を追加したり既存の列を削除したりします 新しい列を追加する際は 列見出しにわかりやすい名前を付けます 3. 各列見出しの下に 必要なデータを追加します データソースは Microsoft Word の表に入力できる方法であればどのような方法でも作成できます 既存のファイルから情報を読み込むことも可能です 差し込み印刷ユーティリティを使用して受信者リストを編集 (Microsoft 差し込み印刷ヘルパーの [ データファイル ] セクションで [ 編集 ] をクリック ) すると [ データフォーム ] ウィンドウにデータソーステーブルのすべてのエントリが一覧表示されます このウィンドウでは レコードの追加 削除 変更および検索が可能です データソースファイルで追加または変更した列見出しは自動的にこのウィンドウに表示されます CallPilot で必須のテキストボックスは [ ファックス番号 ] ボックスのみです [ ファックス番号 ] テキストボックスの制限および使用可能な文字は 次のとおりです 最大文字数 120 文字 0~9 の数字 大文字と小文字の P およびコンマ ( 区切りとして使用 ) シャープ記号 (#) 一般的な電話番号の記号 ( 左右の丸括弧とダッシュなど ) スペース 20 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

21 サンプルのデータソース文書へのアクセスおよび変更 メールボックスアドレスを指定するために CallPilot メールボックス番号の前に置かれる M は大文字小文字が区別されません 他のテキストボックスはオプションで ファックスをカスタマイズしたり ファックスの処理方法を CallPilot に指示するために使用します CallPilot 固有の 3 つのテキストボックスおよびその制限は次のとおりです [ 宛先 ]: これはファックス受信者の名前で 最大 256 文字まで入力できます [ 配信確認 ]: このタグを使用すると 受信者にファックスが配信されたときに 配信確認を CallPilot メッセージの形式で CallPilot メールボックスに受信することができます [ 配信確認 ] テキストボックスを 1 に設定すると 配信確認が送信されます 0 に設定すると 受信者へ配信確認は送信されません [ 配信確認 ] テキストボックスが空白であったり Data.doc にこのフィールドがなかったりした場合 配信確認は行われません [ 配信確認のタイプ ]: このテキストボックスは 各受信者に対する配信の優先順位を設定するために使用します [ 配信確認のタイプ ] テキストボックスを 0 に設定したり空白のままにしたりする ( または Data.doc ファイルに [ 配信確認のタイプ ] テキストボックスが存在しない ) 場合 メッセージは標準配信に設定されます [ 配信確認のタイプ ] を 1 に設定すると メッセージはエコノミー配信に設定されます [ 配信確認のタイプ ] を 2 に設定すると メッセージは至急配信に設定されます [ 配信確認のタイプ ] が [ エコノミー ] に設定されたメッセージを CallPilot 以外のユーザーに送信すると CallPilot サーバーがエコノミー配信用に定義したスケジュールでメッセージが配信されます CallPilot メールボックスに送信されたメッセージは エコノミー指定の影響を受けることなく標準メッセージとして送信されることに注意してください [ 標準 ] または [ 至急 ] に設定されたメッセージの転送は直ちに開始されます My CallPilot またはデスクトップメッセージで表示される場合は至急メッセージに [ 至急 ] アイコンが表示され CallPilot 電話インタフェースの場合は 音声メッセージによってメッセージが 至急 であることが通知されます 至急 として送信されたメッセージは CallPilot 以外のアドレスに送信されると 標準 として扱われます 4. テーブルを更新すると すべての変更が保存されます 通常はこのデータファイルには固有の名前を付けますが このガイドでは Data.doc という名前を使用します 5. 文書を閉じます これで Data.doc ファイルをデータソースとして Microsoft 差し込み印刷で使用できます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 21

22 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 サンプルのメイン文書へのアクセスと変更 Sample.doc ファイルは Microsoft Word のメイン文書のサンプルです \Program Files\Avaya\CallPilot\fax ディレクトリから Microsoft Word で Sample.doc を開きます この文書には サンプルの Data.doc ファイルのフィールドに対応したタグ付きフィールドが入っています サンプルの Data.doc を自分のファックスのテンプレートとして使用したり 練習の目的で使用することができます Data.doc の列見出しの名前を変更した場合は メイン文書の列見出しの名前も変更する必要があります 最初のページ メイン文書の最初のページは特殊なページになっており 最終的なファックスには含まれません Sample.doc は 最初のページが正しく設定された状態でインストールされます このページには カスタマイズされたそれぞれのファックス文書に割り当てるデータソース情報が含まれます この文書がファックス送信ファイルであることを CallPilot に示すため またこのページがファックスの一部として送信されないようにするため 最初のページには 2 つの特別な制御コードを入れておく必要があります 22 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

23 最初のページ $SOJ$ /zz ジョブの開始 ファックスドライバに処理の開始を伝える制御コードで 最初のページのどこにでも置くことができます このページの開始 最初のページがファックスメッセージの一部となることを防ぐ制御コードで 最初のページのどこにでも置くことができます CallPilot ソフトウェアは文書の最初のページからファックス番号を取得します また 最初のページに受信者名や配信確認 配信確認のタイプが記載されている場合は その情報も取得します /tp /dr /tn /dt ファックス番号 メッセージの送信先指定に使用します このテキストボックスは必須です 配信確認 受信者ごとにオンとオフを切り替えます このテキストボックスはオプションです 受信者の名前 ファックス番号が指定されていないか無効の場合 [Avaya ファックス送信状況 ] ダイアログボックスで該当のレコードを特定します このテキストボックスはオプションです 配信確認のタイプ メッセージの配信に [ 標準 ] [ エコノミー ] または [ 至急 ] の設定をするために使われます このテキストボックスはオプションです ページを完成するためには 差し込み印刷の挿入機能を使用して ファックス番号 の列見出し << ファックス番号 >> を 制御コード /tp の後ろに挿入する必要があります また 配信確認 の列見出し << 配信確認 >> を制御コード /dr の後ろに 受信者名 の見出し << 宛先 >> を制御コード /tn の後ろに 配信確認のタイプ の見出し << 配信確認のタイプ >> を制御コード /dt の後ろに挿入することもできます 注ファックス送信制御コードはすべて大文字と小文字が区別されます 高度なファックス宛先指定機能として 実際にデータソースファイルを変更することなく 1 つの列のすべてのデータを変更して すべてのデータに反映させる方法もあります 例えば 既存のデータソースファイルに大量の受信者のファックス番号が入っているが 外線番号の 9 が欠けている場合 文書の最初のページで次のように制御コードを変更することによって すべてのファックス番号に 9 を追加することができます 例 /tp9<< ファックス番号 >> この例では ファックス送信処理中に 各電話番号の最初に 9 が追加されます データソースは変更されないため 外線アクセス用の 9 が必要でない別の場所からもデータソースを使用できます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 23

24 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 2 ページ目 メイン文書のデータソース文書と最初のページが作成されたら ファックスをカスタマイズできます 注ページ幅は cm (8.5 インチ ) 以下にする必要があります 文書のカスタマイズには データソースの列見出しタグをすべて使用できます Sample.doc ファイルを使用する例を次に示します この例では 文書は受信者ごとにカスタマイズされています Microsoft Word 差し込み印刷ユーティリティを使って データソース列見出しが文書に挿入されています メイン文書のカスタマイズが終了すると Data.doc ファイルの情報をこの文書に統合 ( マージ ) できます データソースフィールドを文書に差し込む方法について詳しくは Microsoft Word 差し込み印刷のヘルプを参照してください 24 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

25 メイン文書へのデータソース文書データのマージ メイン文書へのデータソース文書データのマージ データソース文書のデータをメイン文書へマージする準備ができたら 次の操作を実行します 1. Microsoft Word の [ ツール ] メニューから [ 差し込み印刷 ] を開始します お使いの Microsoft Word のバージョンによって 差し込み印刷機能メニューの見出しは異なります 一 Office XP では [ ツール ] > [ はがきと差し込み印刷 ] > [ 差し込み印刷ウィザード ] を選択します 二 Office 2000 では [ ツール ] > [ 差し込み印刷ヘルパー ] を選択します 三 Office 2007 では [ 差し込み文書 ] > [ 差し込み印刷の開始 ] > [ 差し込み印刷ウィザード ] を選択します 2. Sample.doc が現在メイン文書として選択され Data.doc がデータソースとして選択されていることを確認します 3. [ プリンタに差し込み ] を選択し [ 印刷 ] ダイアログボックスが表示されたら [Avaya ファックス送信 (Avaya Fax Batch)] ドライバを選択します 注 Microsoft Word でページを逆順に印刷するように設定していないことを確認してください 4. [ 印刷 ] ダイアログボックスで [OK] をクリックし ファックス送信処理を開始します 文書の差し込みを行うと データソースファイルのデータ値がメイン文書の適切なタグ位置にマージされ 各受信者用のファックス tif ファイルが個別に作成されます CallPilot ソフトウェアがアドレスを指定して ファックスファイルをサーバーに転送します 受信者へのファックスの送信は CallPilot サーバーが行います 処理が開始されると [ 印刷中 ] ダイアログボックスが表示されます 各ページが tif ファイルに変換されるたびに ページ数が増えます 最初のページはスキップされるため このページはカウントされません 例えば 3 ページのファックスを 10 人に送信する場合 ダイアログボックスには 1 ページを印刷中 2 ページを印刷中 と表示され 最終的に 20 ページを印刷中 まで表示されます 各文書の最初のページはスキップされるので 印刷されるのは 20 ページだけです ファックス画像の作成中やファックスの送信先アドレスの指定中に発生した問題は [Avaya ファックス送信状況 (Avaya Fax Batch Status)] ダイアログボックスで別に表示されます ファックスの送信先アドレスが見つからない またはアドレスの形式がサポートされていないなどの問題はチェックされますが 番号の形式が有効である限り ファックス番号の誤り Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 25

26 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 などは識別されません ファックス番号が誤っている場合は ユーザーの CallPilot メールボックスに配信不能通知が送信されます [OK] をクリックすると 送信処理が終了し ファックスは送信されません ファックスの宛先を修正して ジョブを再送信する必要があります すべてのファックスとアドレスが正しく作成されると ファックスの送信先が指定されて CallPilot サーバーに転送されている間にダイアログボックスが表示されます [Avaya ファックス送信状況 (Avaya Fax Batch Status)] ダイアログボックスで 送信ジョブの状況が示されます このダイアログボックスでジョブが完了する前に [ キャンセル ] をクリックすると キャンセルを確認する別のダイアログボックスが表示されます [ はい ] を選択すると すべての一時ファイルが削除されて処理が終了しますが CallPilot サーバーへ既に転送されたファックスはすべて送信されます ファックスの転送中に問題が発生すると 次のようなダイアログボックスが表示されます [ はい ] を選択すると 再度サーバーにファックスを送信しようとします [ いいえ ] を選択すると 現在のファックスがスキップされ リストで次にあるファックスから処理が開始されます スキップされたファックスは送信されません [ キャンセル ] を選択すると キャンセルを確認する別のダイアログボックスが表示されます [ はい ] を選択すると 一時ファイルがすべて削除されて 処理が終了します CallPilot サーバーへ既に転送されたファックスは送信されます [ いいえ ] を選択すると 前述のエラーを示すダイアログボックスがもう一度表示され 選択を変更できます すべてのファックスがサーバーに送信されると 確認のダイアログボックスが表示されます カスタムファックス表紙の使用 ファックスには 表紙をつけることができます 通常 サーバー管理者がこれらの表紙をデザインし 管理します 表紙が複数ある場合は 目的に合わせて表紙を選択できます このツールで作成された表紙には 次の情報が含まれます 差出人情報 : 役職名前部門会社 電話番号 ファックス番号 受信者情報 : 役職名前部門会社 ページ数 電話番号 ファックス番号 26 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

27 ファックスメッセージに表紙をつける 送信日時 表紙のメモ ファックスメッセージに表紙をつける CallPilot デスクトップメッセージの [ 設定 ] ダイアログボックスの [ メール ] タブ ([ ツール ] > [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ]) には [ ファックス転送時に表紙を入れる ] オプションがあります デフォルトでは このオプションはオフになっています このオプションをオンにすると 使用可能な表紙のリストから表紙を選択してデフォルトに設定することができます [ 参照 ] ボタンを使用して 表紙が保存されている場所を選択します デフォルトの場所は \Program Files\Avaya\CallPilot\cvrpages です 挿入する表紙の選択 CallPilot ファックスメッセージフォームで ファックスメッセージを送信する場合 [ 表紙 ] メニューには [ 追加 ] および [ 変更 ] オプションがあります Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 27

28 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 [ 追加 ] メニューを選択すると 使用可能な既存の表紙の一覧が表示されます 表紙を選択し [OK] をクリックします [ 変更 ] メニューを選択すると 現在の表紙の内容が表示され 変更することができます [ 変更 ] ウィンドウから 現在の表紙をプレビューすることもできます [ ファックス転送時に表紙を入れる ] オプションをオンにすると CallPilot は選択した表紙をファックスに追加します 表紙は 添付ファイル一覧 ( 左ペイン ) に 1 番目の添付ファイルとして表示されます 添付ファイルビュー ( 右ペイン ) には 表紙のメモのみが表示されます 必要な情報をここに追加することができます 28 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

29 Avaya ファックスプリンタドライバフォーム Avaya ファックスプリンタドライバフォーム Avaya ファックスプリンタドライバフォームでは CallPilot デスクトップメッセージクライアント (Microsoft Outlook など ) または QuickFax 機能のいずれかを使用してファックスメッセージを送信することができます QuickFax では [ 印刷 ] ダイアログボックスから直接ファックスを送信できます CallPilot デスクトップメッセージクライアントを使用してファックスを送信するように選択した場合 CallPilot のカスタムフォームから表紙を送信できます 特定の宛先 ( ファックス機など ) にファックスを送信するように選択すると [ 表紙 ] テキストボックスがアクティブになり 表紙を検索して選択したり リストから選択したりできます その後 表紙の内容を変更します リストから [ 表紙がありません ] を選択することで 表紙をつけないように選択することもできます [ 表題 ] ボックスに表題を入力することもできます 表題の情報はファックスの電子メール部分には表示されますが ファックスのハードコピーには表示されません 表紙の変更とプレビュー CallPilot のカスタムフォームと Avaya ファックスプリンタドライバアプリケーションのいずれからも 現在の表紙のプレビューと内容の変更が可能です Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 29

30 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 表紙の現在の状態を見るには [ プレビュー ] をクリックします このページに初めてアクセスすると [ 差出人 ] セクションには 以前に入力されたデータに基づき情報が表示されます [ 差出人 ] の情報は自動的に入力されますが 変更することもできます [ 宛先 ] セクションでは [ ファックス番号 ] テキストボックスは常に読み取り専用です カスタムフォームを使用して表紙に入力した場合は [ 名前 ] テキストボックスが読み取り専用になります この場合は 受信者の名前が自動的に [ 名前 ] テキストボックスに入力されます ファックスプリンタドライバを使用している場合は このテキストボックスは空白になるため ユーザーが入力します ファックスプリンタドライバから表紙を使用する場合 CallPilot デスクトップメッセージがページ数を計算して [ ページ数 ] ボックスに入力します カスタムフォームを使 30 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

31 コールディレクトリを使用して電話をかける 用した場合は [ ページ数 ] ボックスは空白のままです いずれの場合も このボックスは変更可能です [ 送信日 ] ボックスでは 現在の日時がデフォルトで使用されます このボックスも編集可能です [ メモ ] セクションは カスタムフォームの [ メモ ] セクションと同期しています 注 [ メモ ] テキストボックスの最大文字数は 2500 文字です [ 宛先 ] テキストボックスと [ 差出人 ] テキストボックスの最大の長さは 256 文字です [ 宛先ファックス番号 (To Fax)] テキストボックスと [ 差出人ファックス番号 (From Fax)] テキストボックスの最大の長さは 120 文字です 表紙の他のテキストボックスの最大の長さは 30 文字です コールディレクトリを使用して電話をかける コールディレクトリ機能を使用すると Microsoft Outlook で使用するアドレス帳に登録されている連絡先に電話をかけることができます 使用できるアドレス帳には グローバルアドレス一覧 Outlook の連絡先および CallPilot アドレス帳などがあります コールディレクトリを使用して電話をかけるには 1. 受信トレイで [ コールディレクトリ ] ボタンをクリックします [ 名前の選択 ] ダイアログボックスが表示されます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 31

32 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 2. [ 名前を表示するアドレス一覧 ] リストから 検索するアドレス帳を選択します 注 Outlook 2007 の場合 このリストは [ アドレス帳 ] と表示されます 3. [ 名前を入力するか 一覧から選択してください :] ボックスで 個人名の一部またはフルネームを入力して 上の図のようにアドレス帳で検索できます 注 Outlook 2007 の場合 このリストは [ 検索 ] と表示されます 4. [ 名前 ] リストから個人の名前を選択し [OK] をクリックします [ 連絡先 ] ダイアログボックスが表示され 選択した個人のアドレス帳エントリに含まれているすべての電話番号が表示されます 32 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

33 メッセージの送信者への連絡 注 CallPilot が有効な電話番号を見つけられない場合 クライアントによっては 受信者の電子メールアドレスまたは名前だけが表示されます 電子メールアドレスや名前ではダイヤルできないため 手動で受信者の正確な電話番号を [ 電話番号の確認入力 ] ボックスに入力する必要があります 入力した電話番号を保存する場合は [ 変更を保存する ] チェックボックスをオンにします 5. [ 使用可能な送信先 ] ボックスで 電話番号を選択します 6. 電話番号が正しいことを確認し [ 電話 ] をクリックします 7. 電話が鳴ったら応答します CallPilot によって 直ちにメッセージの送信者に電話がかけられます メッセージの送信者への連絡 CallPilot メッセージまたは Microsoft Outlook メッセージに対して 録音したメッセージの代わりに電話で応答することができます メッセージの送信者が Microsoft Exchange Server から発信する場合 アドレスはアドレス帳にあるため 認識されます メッセージの送信者が外部の SMTP サーバーから発信する場合 送信者の連絡先がアドレス帳に登録されているか いないかに関わらず 受信トレイおよび CallPilot では 不明 と表示されます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 33

34 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 アドレスがわかっているメッセージの送信者に連絡するには 1. CallPilot または Microsoft Outlook の受信トレイでメッセージを選択します 2. [ 送信者に連絡 ] ボタンをクリックします [ 連絡先 ] ダイアログボックスが表示され 連絡先のアドレス帳エントリに含まれているすべての電話番号が表示されます 注 CallPilot が有効な電話番号を見つけられない場合 クライアントによっては 受信者の電子メールアドレスまたは名前だけが表示されます 電子メールアドレスや名前ではダイヤルできないため 手動で受信者の正確な電話番号を [ 電話番号の確認入力 ] ボックスに入力する必要があります 入力した電話番号を保存する場合は [ 変更を保存する ] チェックボックスをオンにします 3. [ 使用可能な送信先 ] ボックスで 電話番号を選択します 4. 電話番号が正しいことを確認し [ 電話 ] をクリックします 5. 電話が鳴ったら応答します CallPilot によって 直ちにメッセージの送信者に電話がかけられます メッセージへのファイルの添付 メッセージを送信する前に 1 つ以上の音声 ファックス またはテキストファイルをメッセージに添付できます CallPilot 受信者には VBK または WAV 形式の音声ファイルを送信できます CallPilot 以外のユーザーに送信すると CallPilot は自動的に VBK ファイルを WAV ファイルに変換します メール配信設定の変更 (57 ページ ) を参照してください ファックスファイルは TIFF-F 形式 テキストファイルは TXT 形式である必要があります メッセージにファイルを添付するには 1. 新規 CallPilot メッセージで [ ファイルの添付 ] アイコンをクリックします 34 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

35 メッセージオプションの設定 2. [ 開く ] ダイアログボックスで 添付するファイルへ移動して選択します 3. [ 開く ] をクリックしてファイルを添付し 新規 CallPilot メッセージフォームに戻ります メッセージオプションの設定 メッセージを送信する前に 処理と配信のためのオプションを設定できます メッセージオプションを設定するには 1. 新規メッセージフォームで 必要に応じて [ 配信 ] [ 秘密度 ] [ 開封確認 ] および [ 配信確認 ] オプションを選択します [ 配信 ] では [ 至急 ] または [ エコノミー ] を選択するか [ 標準 ] のままにしておきます [ 秘密度 ] では [ プライベート ] を選択するか [ パブリック ] のままにしておきます [ プライベート ] とマークされたメッセージを送信したときに 受信者が CallPilot ユーザーでない場合 そのユーザーはメッセージを転送することができます また CallPilot 以外のシステムのユーザーには プライベート に設定されていることは通知されません メッセージ内で そのメッセージが プライベート であることを受信者に伝えてください 開封を確認する場合 [ 開封確認 ] チェックボックスをオンにして 受信者がメッセージを開いたときに確認を求めます 受信者がメッセージを受け取ったときに確認を求める場合は [ 配信確認 ] チェックボックスをオンにします 2. いつもどおりにメッセージの作成 宛先指定 および送信を続けます メッセージの転送とメッセージへの返信 メッセージを転送したり そのメッセージに説明を追加したりすることができます メッセージの送信者 またはメッセージの送信者および受信者全員への返信を作成することもできます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 35

36 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 メッセージの転送または返信をするには 1. メッセージを開いた状態で [ 返信 ] [ 全員に返信 ] または [ メッセージ転送 ] アイコンをクリックします 2. 新規メッセージフォームで 音声 ファックス またはテキストメッセージを作成します 3. 新規メッセージと同じ方法で転送メッセージの宛先を指定します 返信については 自動的に宛先が指定されます 4. 必要に応じて ファイルの添付やオプションの設定 表題の変更を行います 5. [ メッセージ送信 ] アイコンをクリックします 注社外の電子メールアドレスへの転送を 管理者がブロックしている場合があります メッセージ転送の設定 CallPilot メッセージは 別の CallPilot メールボックスまたは外部の電子メールアドレスに転送できます メッセージを転送するには メッセージ転送ルールを作成して有効にする必要があります メッセージ転送ルールは 転送するメッセージと転送先を定義するための条件セットです メッセージ転送ルールを有効にすると インターネットメールボックスやパーソナルデジタルアシスタント (PDA) などの別の場所からの受信メッセージのうち 条件を満たすすべてのメッセージにアクセスできます 音声メッセージは 受信した形式または WAV に変換した形式で転送できます メッセージ転送ルールは ユーザーまたは CallPilot 管理者が作成します ユーザーがルールを作成するには My CallPilot を使用する必要がありますが ルールの有効 / 無効の切り替えは デスクトップメッセージ My CallPilot または電話 ( オプション 8-5-1) で行えます 36 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

37 メッセージ転送を設定するには メッセージ転送を設定するには 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ メール ] タブをクリックします 3. My CallPilot を開くには [ メッセージ転送ルールを設定する ] 項目をクリックします 4. My CallPilot の [ メッセージ転送ルールの設定 ] ページが自動的に表示されない場合は 次の操作を実行します 一 My CallPilot にログオンします 二 [CallPilot 機能 ] タブをクリックし [ メッセージ転送ルール ] 項目をクリックします 5. メッセージ転送ルールを設定します 設定手順については Desktop Messaging User Guide for My CallPilot (NN ) を参照してください メッセージ転送のオン / オフを切り替えるには メッセージ転送ルールの有効 / 無効を切り替える前にルールを設定する必要があります 自分でルールを設定する場合は 前述の手順を参照してください それ以外の場合は CallPilot 管理者に設定を依頼してください セキュリティ上の理由から メッセージ転送のオン / オフの切り替えは 自分自身で行ってください 有効 / 無効の切り替えは 次の手順に従って My CallPilot またはデスクトップメッセージで行うか 電話 ( オプション 8-5-1) で行えます 注 [ 匿名ログオン ] オプションがオンになっている場合 デスクトップメッセージソフトウェアを使用して メッセージ転送ルールの有効 / 無効を切り替えることはできません ( 確認するには [ ツール ] > [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択し [ アドレス帳 ] タブをクリックして [ 詳細 ] をクリックします ) 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ メール ] タブをクリックします 3. [ メッセージ転送ルールを有効にする ] チェックボックスをオンまたはオフにします Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 37

38 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 メッセージへのアドレスの指定 CallPilot アドレス帳から CallPilot メッセージの宛先を設定するか Outlook のアドレス帳から使用できるアドレスを選択できます また メッセージのアドレスを手動で指定することもできます サーバー上の CallPilot アドレス帳は会社などの組織が管理し アドレス帳には使用できる CallPilot ユーザーのアドレスと配信リストが保存されています このリストは編集できません (CallPilot サーバーに接続せずに ) オフラインで作業する場合は CallPilot アドレス帳をコンピュータにダウンロードできます 詳細については アドレス帳の設定の変更 (59 ページ ) を参照してください ネットワーク接続された他のサーバーからの CallPilot アドレスへのアクセス サイトに複数の CallPilot サーバーがある場合 CallPilot 管理者は CallPilot アドレス帳を拡張して ローカルサーバー上のアドレスの他に ネットワーク接続されたサーバー上の CallPilot ユーザーのアドレスを含めることができます このような拡張リストを必要としない場合は ローカルサーバー上のアドレスのみを含めるよう CallPilot アドレス帳を設定できます 詳細については アドレス帳の設定の変更 (59 ページ ) を参照してください アドレス帳を使用してメッセージへの宛先を指定するには 1. 新しい CallPilot メッセージで [ 宛先 ] をクリックします 2. [ 名前を表示するアドレス一覧 ] リストで [CallPilot アドレス帳 ] など 使用するアドレス帳を選択します 注 Outlook 2007 の場合 このリストは [ アドレス帳 ] と表示されます 38 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

39 メッセージの宛先を手動で指定するには 3. [ 名前を入力するか 一覧から選択してください :] ボックスで 個人名の一部またはフルネームを入力して アドレス帳で検索できます 注 Outlook 2007 の場合 このリストは [ 検索 ] と表示されます 4. アドレスを選択します 5. [ 宛先 ] をクリックします 6. 必要に応じて 追加のアドレスを選択し [ 宛先 ] [Cc] または [Bcc] をクリックします 7. アドレスの選択を終えたら [OK] をクリックして CallPilot メッセージに戻ります メッセージの宛先を手動で指定するには 新規 CallPilot メッセージで [ 宛先 ] ボックスにアドレスを直接入力します その際 アドレスを角括弧で囲んでください 手動入力の正しいアドレス形式の例 [CALLPILOT: @na12345.us.avaya.com] Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 39

40 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 アドレス形式の詳細については CallPilot 電子メールアドレス形式 (43 ページ ) または ファックス番号または電話番号を使用した形式 (44 ページ ) を参照してください CallPilot アドレスを Outlook の連絡先に追加するには Outlook の連絡先に CallPilot アドレスを追加できます 受信者の名前の後に CallPilot を追加することによって CallPilot アドレスと通常の電子メールアドレスを区別できます 1. Microsoft Outlook で アドレス帳を開きます 2. [ エントリの作成 ] アイコンをクリックします 注 Outlook 2007 では [ ファイル ] > [ エントリの作成 ] をクリックします 3. [ 新しい連絡先 ] をクリックし [OK] をクリックします [ 無題 - 連絡先 ] ダイアログボックスが表示されます 次は Outlook 2003 の例です 4. 必要に応じて 以下のことに注意して ダイアログボックスに入力します CallPilot では 次のフィールドの情報を使用します - 電子メールアドレス : 電子メール 電子メール 2 電子メール 3 40 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

41 電子メールアドレスとファックス / 電話番号 - 電話番号 : 秘書の電話 会社電話 会社電話 2 自動車電話 自宅電話 自宅電話 2 ISDN 携帯電話 その他 - ファックス番号 : 会社ファックス 自宅ファックス その他ファックス 形式の詳細については CallPilot 電子メールアドレス形式 (43 ページ ) または ファックス番号または電話番号を使用した形式 (44 ページ ) を参照してください 電子メールボックスに Microsoft Exchange Server または CallPilot のアドレスが含まれていると CallPilot はすべてのファックスおよび電話番号を無視します 電子メールアドレスとファックス / 電話番号 CallPilot は 連絡先情報で CallPilot アドレスまたは Microsoft Exchange Server アドレスを検索します いずれのアドレスも見つからなかった場合 CallPilot でアドレスまたは番号のどちらを使用するかは メッセージの形式 ( 音声 ファックス テキスト またはそれらの組み合わせ ) によって異なります メッセージタイプ 音声 ファックス テキスト 音声 / ファックスまたは音声 / テキスト 使用するアドレスまたは番号 電子メールアドレスと電話番号の両方が見つかった場合は どちらかを選択するよう要求するメッセージが表示されます 電子メールアドレスしか見つからなかった場合 CallPilot はそのアドレスにメッセージを送信します 電話番号しか見つからなかった場合は 番号を確認するためのダイアログボックスが表示され CallPilot はその番号に音声メッセージを送信します 電子メールアドレスとファックス番号の両方が見つかった場合は どちらかを選択するよう要求するメッセージが表示されます 電子メールアドレスしか見つからなかった場合 CallPilot はそのアドレスにメッセージを送信します ファックス番号しか見つからなかった場合は 番号を確認するためのダイアログボックスが表示され CallPilot はその番号にメッセージを送信します 電子メールが使用できる場合 CallPilot はメッセージを電子メールアドレスに送信します 電子メールが使用できる場合 CallPilot はメッセージを電子メールアドレスに送信します Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 41

42 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 注適切な電子メールアドレスまたは番号がない場合 CallPilot は配信不能通知を送信して メッセージが送信できないことを知らせます 電話番号とファックス番号の確認 オリジナルの電話番号とファックス番号には 英数字を含めることができます これには 国際電話番号用の + や内線電話を示す略語の ESN などの特別なダイヤルプレフィックスがあります ただし 正しく配信するために [CallPilot 受信者 ] ダイアログボックスの [ 電話番号の確認入力 ] テキストボックスで選択した番号を修正する必要があります 変更する際に使用できるのは 次の英数字だけです 例 数字 : 数字区切り文字 : ( ) - ポーズ文字 : P または p シャープ記号 : # 空白スペース デスクトップメッセージソフトウェアは変更を保存するため 同じ電話番号またはファックス番号を使用する場合 番号を再入力する必要がありません 電話またはファックス番号をダイヤルする機能は CallPilot サーバーによって制限されます CallPilot メッセージフォームを使用している場合のみ 電話番号またはファックス番号をスキャンできます 標準の電子メールフォームは これらの番号をスキャンしません CallPilot アドレスまたは電子メールアドレスが標準の電子メールフォームの受信者テキストボックスにない場合 配信不能通知が返されます 送信者または受信者を Outlook の連絡先に追加するには ショートカットメニューを使用して 送信者または受信者を Outlook の連絡先に簡単に追加できます CallPilot メッセージの送信者または受信者が Outlook 連絡先にない場合 表示名には 不明 と表示されます 1. 開いている CallPilot メッセージで Outlook 連絡先に追加する送信者または受信者を右クリックします 2. [ 連絡先に追加 ] をクリックします 42 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

43 既存の連絡先情報を更新するには 3. 個人名およびその他の必要な情報を入力します 4. [ 保存して閉じる ] をクリックします 新規連絡先が連絡先リストに追加されます 既存の連絡先情報を更新するには Outlook 連絡先に登録されている個人の連絡先情報を変更する場合 開いているメッセージでショートカットメニューを使用すると簡単にできます 1. 開いている CallPilot メッセージで Outlook 連絡先で更新する送信者または受信者を右クリックします 2. [ 既存の連絡先の更新 ] をクリックします 3. 使用可能な連絡先のリストで 更新する名前を選択して [OK] をクリックします 4. 連絡先情報を変更します 5. [ 保存して閉じる ] をクリックします 6. [ 重複する連絡先が見つかりました ] ダイアログボックスで 重複する連絡先情報に対する操作を選択し [OK] をクリックします CallPilot 電子メールアドレス形式 CallPilot アドレスを電子メールテキストボックスに入力する場合 次の形式でアドレスを入力します 例 [CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ] 説明 : XXXX = VPIM ネットワークショートカット YYYY = CallPilot メールボックス番号 ZZZZ = CallPilot サーバー FQDN ( サーバーおよびドメイン ) 例えば VPIM ネットワークショートカットが であるドメイン us.avaya.com の CallPilot サーバー na12345 にメールボックス 1212 がある場合 このメールボックスの CallPilot アドレスは 次のようになります 例 [CALLPILOT: @na12345.us.avaya.com] Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 43

44 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 ファックス番号または電話番号を使用した形式 連絡先フィールドにファックスまたは電話番号を入力する場合 英数字の文字列で入力する必要があります ポーズ記号 (P または p) およびシャープ記号 (#) を使用することができます ファックスを使用する場合 音声を使用する場合 説明 :XXXX = 電話番号またはファックス番号 ZZZZ = CallPilot サーバー FQDN ( サーバーおよびドメイン ) ファックスおよび電話番号を使用した場合の例 [CALLPILOT:1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) @na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) ,1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(416) p1212@na12345.us.avaya.com] [CALLPILOT:(800) #123123@na12345.us.avaya.com] Microsoft Outlook では 会社 自宅 自動車などの電話番号およびファックス番号をサポートしています その中に CallPilot デスクトップメッセージではサポートされていない連絡先番号があります 連絡先番号は Microsoft Outlook の機能です CallPilot デスクトップメッセージではサポートしていない項目を非表示にしたり 変更することはできません サポートされている番号とサポートされていない番号は次のとおりです 有効な音声連絡先番号 : 秘書の番号 会社電話 会社電話 2 自動車電話 自宅電話 自宅電話 2 ISDN 携帯電話 その他 有効なファックス番号 : 会社ファックス 自宅ファックス その他ファックス サポートされていない連絡先番号 : コールバック 会社代表 ポケットベル 通常の電話 無線 テレックス および TTY/TDD 個人宛先リスト 使用できる個人宛先リスト (PDL) には次の 2 種類があります CallPilot 個人宛先リスト : My CallPilot または電話を使用して作成できます ローカル宛先リスト : Outlook の連絡先から作成できます このタイプのリストは電話からはアクセスできません 44 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

45 既存の CallPilot 個人宛先リストを使用するには 既存の CallPilot 個人宛先リストを使用するには My CallPilot や電話で作成した CallPilot 個人宛先リストを使用して メッセージの宛先を指定することができます Outlook で CallPilot アドレス帳からリストを選択します Outlook で個人宛先リストを作成するには 電子メール個人宛先リストを作成するのと同じ方法で Outlook で CallPilot 個人宛先リストを作成します 宛先リストを作成すると Outlook 連絡先に表示されるので リストを選択してメッセージの宛先を指定できます 電話または My CallPilot から Outlook で作成したリストにはアクセスできません Outlook での個人宛先リストの作成については Outlook オンラインヘルプを参照してください CallPilot メッセージの配信先となる受信トレイの変更 次のいずれかの CallPilot メッセージ配信先を選択できます CallPilot 受信トレイ - CallPilot メッセージは通常の Outlook 電子メールとは別に保存されます 電子メールの受信トレイ - CallPilot メッセージを通常の Outlook 電子メールと一緒に受信します 次の 2 つの図を比較して 違いを確認してください Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 45

46 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 図 1. : CallPilot 受信トレイで CallPilot メッセージを受信 図 2. : Outlook 受信トレイで通常の電子メールと一緒に CallPilot メッセージを受信 デスクトップメッセージに初めてログオンして このオプションが利用できる場合は 受信トレイを選択するように指示されますが 次の手順で受信トレイの場所をいつでも変更できます CallPilot メッセージの配信先である受信トレイを変更するには 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ メール ] タブをクリックします 3. [ 配信先 ] リストから CallPilot メッセージの配信先である受信トレイを選択します 46 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

47 CallPilot メッセージと Outlook 電子メールの統合 4. 電子メールの受信トレイを選択しており Outlook Web Access から受信した音声メッセージを Nortel 以外のメディアプレーヤーで聞く場合 [ 受信音声メッセージを WAV に変換する ] チェックボックスをオンにします 5. [OK] をクリックします 6. 変更を有効にするために Outlook を閉じて再び開いてください CallPilot メッセージと Outlook 電子メールの統合 CallPilot メッセージと Outlook 電子メールの統合に関するヒントは次のとおりです Outlook の電子メール受信トレイが Microsoft Exchange サーバーにある場合 次のように Outlook のいくつかの機能を使用することができます - Blackberry デバイスで CallPilot メッセージの通知を受信 - Outlook の自動仕訳ウィザードを使用して CallPilot メッセージを管理 - Outlook Web Access など Web ベースの電子メールクライアントで CallPilot メッセージを表示 注これらの機能を使用するには Outlook クライアントを動作させている必要があります メッセージの同期 (CallPilot サーバーと Microsoft Exchange サーバー間で ) が遅い場合 Microsoft Exchange サーバーで Exchange キャッシュモードを使用するとこの遅延を軽減できます この設定により コンピュータには受信トレイのコピーが格納されます このオプションの設定対象については Outlook のオンラインヘルプを参照してください 注 Exchange キャッシュモードを使用できるのは Outlook 2003 以降に限られます CallPilot デスクトップメッセージの受信トレイを使用しない場合 メールフォルダのリストには表示されません リストに表示される場合もありますが 機能は無効になっています インスタントメッセージの使用 インスタントメッセージ機能を使用すると CallPilot メッセージや電子メールメッセージから Microsoft Windows/MSN Messenger および Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) にアクセスして インスタントメッセージセッションを開始できます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 47

48 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 送信者と受信者の双方が MCS 5100 (Nortel Multimedia PC Client) または Windows/MSN Messenger で使用可能な次のサービスのいずれかに対する有効なアカウントを持っていれば そのユーザーとインスタントメッセージの接続を開始することができます NET Passport Service (Windows/MSN Messenger) SIP Communication Service (Windows Messenger) Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger) これらのサービスの設定については 特別な要件はありません これらのアカウントは Windows や MSN Messenger の要件に従って設定してください MCS 5100 設定の SIP Communication Service については インスタントメッセージ機能を使用する Nortel Multimedia PC Client が設定済みで完全に操作できる状態になっている必要があります CallPilot デスクトップメッセージでインスタントメッセージ機能を有効にするには 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ 全般 ] タブで 使用するインスタントメッセージアプリケーションを選択します 指定できる場所は 次のとおりです Windows/MSN Messenger を使用する Nortel Multimedia PC Client を使用する 3. 変更を有効にするために Outlook を閉じて再起動してください 開いている CallPilot メッセージからインスタントメッセージを使用するには 開いている CallPilot メッセージで インスタントメッセージセッションを開始します 1. 開いている CallPilot メッセージのツールバーで 使用するインスタントメッセージソフトウェアのアイコンをクリックします 48 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

49 Microsoft Outlook でのインスタントメッセージの使用 メッセージの送信者がオンライン状態の場合 インスタントメッセージセッションが開始されます オフラインの場合は [ 連絡先 ] ダイアログボックスが表示されます 2. インスタントメッセージソフトウェアのタブをクリックします タブには Windows/MSN Messenger アプリケーションの連絡先リスト または Nortel Multimedia PC Client アプリケーションのフレンドリストが表示されます 3. インスタントメッセージのアドレスを選択して確認するか 正しいサインイン名を入力します 4. [ 送信 ] をクリックして セッションを開始します 注ツールバーに表示されるインスタントメッセージのアイコンは 送信者のオンラインステータスによって色が異なります オンライン オンライン オフライン オフライン Windows/MSN Messenger のステータスまたはサインイン名が不明 Nortel Multimedia PC Client (MCS 5100) ステータスまたはサインイン名が不明 送信者のサインイン名やオンラインステータスが使用可能であれば インスタントメッセージアイコンのツールヒントにもこれらの情報が表示されます Microsoft Outlook でのインスタントメッセージの使用 1. 受信トレイの電子メールメッセージを選択します 2. [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 送信者に連絡 ] を選択します CallPilot はメッセージ送信者の CallPilot アドレスを取得し [ 連絡先 ] ダイアログボックスが表示されます 3. インスタントメッセージソフトウェアのタブをクリックします Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 49

50 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 タブには Windows/MSN Messenger アプリケーションの連絡先リスト または Nortel Multimedia PC Client アプリケーションのフレンドリストが表示されます 4. インスタントメッセージのアドレスを選択して確認するか 正しいサインイン名を入力します 5. [ 送信 ] をクリックして セッションを開始します 待機中メッセージインジケータの使用 デスクトップメッセージには 待機中メッセージインジケータ (MWI) が表示されます これは 画面の右下にある Windows タスクバーまたはシステムトレイに電話の受話器アイコンとして表示されます 新着メッセージがある場合は インジケータが知らせ 受信トレイへはこのアイコンから簡単にアクセスできます 赤い電話の受話器アイコンは 新着メッセージがあることを示します 待機中メッセージインジケータアイコンの表示が変わり 次のようにサーバーへの接続に関する追加情報を知らせます 注サーバーの地理的冗長ペアを使用している場合は 待機中メッセージインジケータアイコンの上にマウスポインタを移動すると サーバー情報が表示されます これにより メインのサーバーと代替サーバーのどちらに接続しているかがわかり 現在のサーバーの IP アドレスが表示されます 待機中メッセージインジケータを設定するには [CallPilot MWI 設定 ] ダイアログボックスを使用して 次の操作を実行します 待機中メッセージインジケータの表示 / 非表示を切り替える ポップアップの吹き出しテキストの表示 / 非表示を切り替える 吹き出しテキストを画面に表示する時間を制御する 50 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

51 待機中メッセージインジケータを設定するには 1. Windows タスクバーで 待機中メッセージインジケータのアイコンを右クリックします 2. [CallPilot MWI 設定 ] をクリックします [CallPilot MWI 設定 ] ダイアログボックスが表示されます 注最初の 3 つのボックス ([ サーバー ] [VPIM ネットワークショートカット ] および [ メールボックス ]) は参照用で 淡色で表示されます これらのボックスの情報を変更する場合は [ ツール ] > [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] の [ 全般 ] タブからアクセスできます Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 51

52 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 注最初の 4 つのボックス ([ サーバー ] [ 代替サーバー (Alternative Server)] [VPIM ネットワークショートカット ] および [ メールボックス ]) は参照用で 淡色で表示されます これらのボックスの情報を変更する場合は [ ツール ] > [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] の [ 全般 ] タブからアクセスできます 注緑色の丸で囲まれたチェックマークは どちらかのサーバーが現在アクティブであることを示します どちらのサーバーも使用できない場合は 各サーバーの横にマイナス記号が表示されます 接続が使用可能になると クライアントでは 適切なサーバーへの接続が自動的にリストアされます 注 CallPilot にログインしている間に代替サーバーが設定された場合 そのサーバーの情報はいったんログアウトしてから再びログインした後にのみ表示されます 3. アイコンをダブルクリックして My CallPilot を開き 最新のメッセージを再生する場合は [My CallPilot URL] ボックスに正しい URL が入力されていることを確認します これを行うには CallPilot 5.0 以降のサーバーに接続する必要があります 正確な URL については CallPilot 管理者に問い合わせてください 通常 URL は次のいずれかの形式で表示されます プレフィックス. ホスト名.com/mycallpilot/ アドレス /mycallpilot/ 52 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

53 待機中メッセージインジケータを使用するには 4. 待機中メッセージインジケータアイコンの表示 / 非表示を切り替えるには [MWI アイコンをタスクバーに表示する ] チェックボックスをオンまたはオフにします 注アイコンを非表示にしてから 再度表示するには Windows の [ スタート ] メニューから [ プログラム ] > [Avaya] > [CallPilot MWI アイコン ] を選択します アイコンはタスクバーに表示されます 5. 吹き出しテキストの表示 / 非表示を切り替えるには [ ポップアップ吹き出しを表示する (x) 秒間 ] チェックボックスをオンまたはオフにします 吹き出しテキストを画面に表示する秒数を変更することもできます 6. 変更を保存するには [OK] をクリックします 待機中メッセージインジケータを使用するには 待機中メッセージインジケータを使用するためのヒントは次のとおりです メールボックス番号 サーバーのアドレス および受信トレイの待機中メッセージ数を表示するには アイコンの上にポインタを置きます アイコンを右クリックすると ショートカットメニューが表示され 以下の操作を実行できます - My CallPilot を開く (My CallPilot の URL が待機中メッセージインジケータの設定で定義されている場合 ) - 待機中メッセージインジケータを設定する - CallPilot メールボックスにログオンまたはログオフする - 待機中メッセージインジケータを終了して表示しない My CallPilot で最新の CallPilot メッセージを開くには 待機中メッセージインジケータアイコンをダブルクリックします 注メッセージが開かない場合は [CallPilot MWI 設定 ] ダイアログボックスの [My CallPilot URL] ボックスに正しい URL が入力されていることを確認します ダイアログボックスを開くには 待機中メッセージインジケータアイコンを右クリックし [CallPilot MWI 設定 ] をクリックします Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 53

54 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 メールボックスの設定の変更 CallPilot のアクセス設定を表示または変更するには 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します [ 全般 ] タブに現在のアクセス設定が表示されます 2. 必要に応じて変更したら [OK] をクリックします CallPilot パスワードを変更するには 注メールボックスパスワードを忘れた場合 電子メールまたは秘密の質問を使用してパスワードを変更できます 必要なリンクについては 管理者に問い合わせてください CallPilot パスワードは 電話で使用するパスワードと同じです 54 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

55 パスワード変更サービス 1. 前の手順 1 を繰り返し [ パスワードの変更 ] をクリックします 2. [ 古いパスワード ] ボックスに現在のパスワードを入力します 3. [ 新しいパスワード ] テキストボックスに新しいパスワードを入力します 4. [ パスワードの確認入力 ] テキストボックスに新しいパスワードを再入力します 5. [OK] をクリックして 変更を保存します 6. [OK] をクリックして [ 全般 ] の設定を終了します パスワード変更サービス パスワード変更サービス Web ページへの接続 1. 管理者によって提供されたリンクを使用して [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ホームページにアクセスします 2. 事前に定義されたリストから CallPilot サーバーの名前を選択し メールボックス番号を入力します 3. [ 次へ ] をクリックします [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ホームページが表示されます パスワード変更サービス設定の変更 1. [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ホームページで [ パスワード設定変更 (Modify Password Settings)] を選択します [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ログインページが表示されます 2. メールボックスパスワードを入力し [ ログイン ] をクリックします [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ページが表示されます [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ページでは 次のアクションを実行できます フィールド パスワードの変更 メール 質問と解答 (Questions and Answers) 説明 パスワードをすぐに変更するには このセクションを使用します パスワードの変更 (56 ページ ) を参照してください パスワード変更サービスがパスワード変更の電子メールを送信する際に使用する電子メールアドレスを入力します 電子メールアドレスを保存するには [ 電子メールの設定を保存 (Save settings)] をクリックします 秘密の質問と関連する解答を入力します 秘密の質問 機能を使用してパスワードを変更する場合は これらの質問に答える必要があります 質問と解答を保存するには [ 質問と解答の設定を保存 (Save Q & A Settings)] をクリックします Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 55

56 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 パスワードの変更 1. [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ホームページで [ 新しいパスワード ] に新しいパスワードを入力し [ 新しいパスワードを再入力 (Confirm New Password)] にその新しいパスワードをもう一度入力します 2. [ パスワードの変更 ] をクリックします 電子メールによるパスワードの変更 次の手順は 管理者によって 電子メールによるパスワードの変更 機能がオンに設定されている場合にのみ使用できます パスワードを忘れたときは この手順に従ってください 1. [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ホームページにアクセスします 2. [ 電子メールによるパスワードの変更 (Change Password Via )] をクリックします 割り当てられている電子メールアドレスに電子メールが送信されたことを通知するメッセージが表示されます 電子メールに含まれるリンクの有効期間は 1 時間です 3. [ 閉じる ] をクリックします 4. 電子メールを受信したら 電子メールの本文に含まれるリンクをクリックします [ メールボックスのパスワード変更 (Mailbox Password Change)] ページが開きます 5. [ 新しいパスワード ] に新しいパスワードを入力し [ 新しいパスワードを再入力 (Confirm New Password)] にその新しいパスワードをもう一度入力します 6. [ 保存 ] をクリックします パスワードは変更されました 秘密の質問によるパスワードの変更 次の手順は 管理者によって 秘密の質問によるパスワードの変更 機能がオンに設定されている場合にのみ使用できます パスワードを忘れたときは この手順に従ってください 1. [ パスワード変更サービス (Password Change Service)] ホームページにアクセスします 2. [ 秘密の質問によるパスワードの変更 (Change Password Via Secret Questions)] をクリックします 新しいページが開き 事前に定義した質問が表示されます 3. 両方の質問に答えてから [ 新しいパスワード ] に新しいパスワードを入力し [ 新しいパスワードを再入力 (Confirm New Password)] にその新しいパスワードをもう一度入力します 4. [ 保存 ] をクリックします 両方の答えが正しい場合は ポップアップメッセージにより パスワードが変更されたことが通知されます 56 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

57 メール配信設定の変更 メール配信設定の変更 メール設定を表示または変更するには 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ メール ] タブをクリックします 3. 必要に応じて 次の設定を変更します [ 配信先 ]: CallPilot メッセージを受信する受信トレイを選択します 詳細については CallPilot メッセージの配信先となる受信トレイの変更 (45 ページ ) を参照してください [ 受信音声メッセージを WAV に変換する ]: 受信音声メッセージを Avaya VBK 形式から WAV 形式に変換する場合は このチェックボックスを選択します 音声メッセージは CallPilot プレーヤーの他に Avaya 以外のほとんどのメディアプレーヤーでも再生できます これらの 2 つのファイルタイプはサイズがほとんど同じです ( このチェックボックスを使用できるのは [ 配信先 ] ボックスで CallPilot 受信トレイではなく 電子メールの受信トレイが選択されている場合だけです ) Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 57

58 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 [ 通知 ]: 自動通知 手動通知 または遅延通知を選択します 長距離通話や ISDN 接続のコストを節約するためには [ 手動 ] を選択してください [CallPilot 形式を使用する ]: Outlook 標準形式ではなく CallPilot カスタム形式を使用して CallPilot メッセージを表示するには このチェックボックスをオンにします CallPilot カスタム形式では 1 回クリックするだけで CallPilot 音声メッセージを再生できます [ デフォルトの作成形式 ]: 新規 CallPilot メッセージを作成するときに表示するデフォルトのフォームを選択します [ デフォルトの転送 / 返信形式 ]: CallPilot メッセージを転送または返信するときに表示するデフォルトのフォームを選択します [ 転送 / 返信時にメッセージヘッダを入れる ]: 転送メッセージと返信メッセージにテキストメッセージヘッダをコピーする場合は このチェックボックスをオンにします このチェックボックスをオフにすると テキストメッセージヘッダは表示されません [ ファックス転送時に表紙を入れる ]: 表紙の追加または変更の詳細については ファックスメッセージに表紙をつける (27 ページ ) を参照してください [CallPilot 受信者以外の場合は送信音声メッセージを WAV 形式に変換する ]: CallPilot 以外のユーザーに音声メッセージを送信するときに自動的に WAV 形式に変換されるようにするには このチェックボックスをオンにします [ 送信前にスペルチェックを実行する ]: CallPilot カスタム形式で作成したテキストメッセージに対して 自動的にスペルチェックを送信時 ([ 送信 ] をクリックしたとき ) に行うには このチェックボックスをオンにします このチェックボックスをオフにした場合でも スペルチェッカーを使用して 手動でスペルチェックを実行できます スペルチェッカーを使用するには Microsoft Word をインストールしておく必要があります 注 CallPilot には Microsoft Word で使用する基本的なスペルチェック機能があります スペルチェックの一部の詳細オプション ( インターネットおよびファイルアドレスの無視など ) は CallPilot メッセージには適用されません [MWI アイコンをタスクバーに表示する ]: 待機中メッセージインジケータ (MWI) を Windows タスクバーに表示するには このチェックボックスをオンにします 新しいメッセージを受信すると MWI が赤色に変わり CallPilot メールボックスのステータス情報が表示されます [ メッセージ転送ルールを有効にする ]: 設定したメッセージ転送ルール (CallPilot メッセージの転送先を外部の電子メールにするか CallPilot 受信トレイにするかのルール ) を有効にするには このチェックボックスをオンにします このチェックボックスが表示されない場合 CallPilot 管理者によって権限が付与されていないか または匿名ログオンオプショ 58 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

59 アドレス帳の設定の変更 ンがオンに設定されています チェックボックスが淡色表示された場合 メッセージ転送ルールは設定されていません [ メッセージ転送ルールを設定する ]: My CallPilot 機能に直接接続し CallPilot メッセージを外部の電子メールアドレスや CallPilot 受信トレイに転送するように設定するには このリンクをクリックします このリンクが表示されない場合は CallPilot の管理者からこの操作の権限を与えられていません 4. 変更が終了したら [OK] をクリックします 注一部の変更は Outlook を閉じて 再起動するまで有効にならない場合があります アドレス帳の設定の変更 アドレス帳の設定は 管理者によってデフォルトに指定されます ユーザーは必要に応じてアドレス帳の設定を変更することができます アドレス帳の設定を表示または変更するには 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ アドレス帳 ] タブをクリックして 現在のアドレス帳の設定を表示します Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 59

60 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 3. 必要に応じて 次のオプションを変更します [ パス ]: これは ローカルの CallPilot アドレス帳のパスです [LDAP 検索ベース ]: これは CallPilot サーバーが動作する企業や組織の一部における ディレクトリツリーのルートです サーバーで設定されているディレクトリツリーのルートと一致する必要があります CallPilot アドレス帳をダウンロードするには LDAP 検索ベースを正しく設定する必要があります 使用する LDAP 検索ベースがわからない場合は CallPilot 管理者に連絡してください [ 並べ替え ]: CallPilot アドレス帳の氏名を姓と名のどちらで編成するかを選択します [LDAP 検索ベースの変更を通知する ]: CallPilot サーバーに定義されている LDAP 検索ベースが変更されたときに通知を受信する場合は このチェックボックスをオンにします [ サーバーアドレス帳を検索する ]: ネットワーク上の CallPilot アドレス帳を使用するには このオプションを選択します ネットワークで CallPilot アドレス帳にアクセスして アドレス情報が常に最新であることを確認します このオプションを使用するには ネットワークに接続する必要があります [ サーバーアドレス帳をローカルアドレス帳にダウンロードする ]: 自分のコンピュータに CallPilot アドレス帳を保存して そのアドレス帳を使用するには このオプションを選択します このオプションを選択すると ネットワークに接続していない ( オフライン作業 ) 場合は CallPilot アドレス帳にアクセスできます CallPilot アドレス帳を最新の状態に保つには 定期的にアドレス帳をダウンロードします 60 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

61 匿名ユーザーとしてログオンするには [ アドレス帳のダウンロード確認メッセージの表示 ]: 確認メッセージを受け取る場合はこのチェックボックスをオンにして 確認する間隔の日数を入力します [ ローカル CallPilot サーバーのみ使用する ]: ローカルの CallPilot サーバーのアドレスのみを CallPilot アドレス帳に含めるには このチェックボックスをオンにします このチェックボックスをオフにすると CallPilot アドレス帳には ネットワークにあるすべての CallPilot サーバーのアドレス またはサイトによっては システム管理者が設定した Avaya Common Network Directory (CND) のアドレスが含まれます このチェックボックスが淡色表示された場合は ローカルサーバーの CallPilot アドレス帳のみに限定されます 4. 変更が終了したら [OK] をクリックします 注一部の変更は Outlook を閉じて 再起動するまで有効にならない場合があります 匿名ユーザーとしてログオンするには 匿名ユーザーとしてログオンできます 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ アドレス帳 ] タブをクリックします 3. [ 詳細 ] をクリックします 4. [ 匿名ログオン ] チェックボックスをオンにします 5. [OK] をクリックします 注 [ 匿名ログオン ] チェックボックスをオフにすると デスクトップメッセージソフトウェアは アドレス帳として BDL SDL およびユーザー PDL もダウンロードします [ 匿名ログオン ] チェックボックスをオンにすると BDL SDL およびユーザー PDL はダウンロードされません アドレス帳をコンピュータにダウンロードするには サーバーからコンピュータに CallPilot アドレス帳をダウンロードすると オフラインで操作できるようになります Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 61

62 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ アドレス帳 ] タブをクリックします 3. [ サーバーアドレス帳をローカルアドレス帳にダウンロードする ] を選択します 4. [ 今すぐダウンロードする ] をクリックし ダウンロードが完了したことを知らせるメッセージが表示されたら [OK] をクリックします この結果 CallPilot メッセージの宛先を指定する場合 オンラインまたはオフラインでの作業に関係なく ダウンロードした CallPilot アドレス帳にアクセスできます 5. 定期的に CallPilot アドレス帳をダウンロードするには [ アドレス帳のダウンロード確認メッセージの表示 ] チェックボックスをオンにし 確認する間隔の日数を設定します 6. [OK] をクリックします 7. 変更を有効にするには Outlook を閉じてから 再起動します オーディオ設定の変更 オーディオデバイスと音量を変更するには メッセージの再生と録音は 電話またはコンピュータで実行できます 1. 受信ボックスの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ 設定 ] を選択します 2. [ オーディオ ] タブをクリックして 現在のオーディオの設定を表示します 62 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

63 My CallPilot へのリンク設定 3. 音声メッセージを電話から再生および録音する場合は [ デバイス ] セクションで [ 電話 ] をクリックします 正しい電話番号が表示されることを確認します または コンピュータのスピーカー / マイクを使って音声メッセージを再生および録音する場合は [ コンピュータ ] をクリックします 注 CallPilot プレーヤーでオーディオデバイスを変更することもできます 4. コンピュータのスピーカーまたはマイクを使って CallPilot の音量設定を調節する場合は [ 音量 ] セクションで [ システムのスピーカー音量を使用する ] および [ システムのマイク音量を使用する ] チェックボックスをオンにします 5. 音声メッセージを再生または録音する前に設定を確認する場合は [ 再生 / 録音時に設定を確認する ] チェックボックスをオンにします 6. 音声メッセージをコンピュータにダウンロードしてから再生する場合は [ 再生の前にファイルをダウンロードする ] チェックボックスをオンにします このオプションは モデムを使用している場合に便利です 7. [OK] をクリックします My CallPilot へのリンク設定 デスクトップメッセージから My CallPilot の Web ベースのリソースにアクセスすることができます My CallPilot ホームページまたは応答メッセージのページにアクセスできます My CallPilot の URL を表示または変更する方法については メールボックスの Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 63

64 Microsoft Outlook 用の CallPilot デスクトップメッセージの使用 設定の変更 (54 ページ ) を参照してください My CallPilot の詳細については Desktop Messaging User Guide for My CallPilot (NN ) を参照してください 受信トレイの [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [My CallPilot] をクリックし [ ホームページ ] または [ 応答メッセージ ] をクリックします 注 CallPilot プレーヤーの [ 表示 ] メニューからも My CallPilot にアクセスできます CallPilot 機能の設定を表示または変更するには 1. [My CallPilot] で [CallPilot 機能 ] タブをクリックします 2. 機能を選択し 必要に応じて設定を変更します コンピュータまたは電話で CallPilot を使用していても 変更内容は即座に有効となります ユーザー情報を表示するには [My CallPilot] で [ 有用な情報 (Useful Information)] タブをクリックして ユーザーのメールボックスに関するオンラインユーザー情報を表示します 64 Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月

65 オフライン作業 オフライン作業 オフラインで操作するには コンピュータに CallPilot がインストールされ オフィスコンピュータと同様の設定をする必要があります このコンピュータにメッセージとアドレスをダウンロードしてから オフラインで操作することが可能です 1. ( オプション ) オフラインで使用するコンピュータに 自分の CallPilot メッセージをダウンロードすることができます ダウンロードを実行するには [ ツール ] メニューで [CallPilot デスクトップメッセージ ] > [ すべてのメッセージをダウンロード ] をクリックします メッセージがダウンロードされたら ログアウトします 2. ( オプション ) コンピュータに サーバーのアドレス帳をダウンロードできます アドレス帳の設定の変更 (59 ページ ) を参照してください Avaya CallPilot デスクトップメッセージユーザーガイド Microsoft Outlook 用 2010 年 11 月 65