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1 Cells ドライブ活 セミナー 2016 年 4 講師 : 株式会社セルズマーケティング部 鳴 由 利

2 マイナンバー対応版 台帳 Cells ドライブとは?1 2

3 マイナンバー対応版 台帳 Cells ドライブとは?2 3

4 マイナンバー対応版 台帳 Cells ドライブとは?3 4

5 マイナンバー対応版 台帳 Cells ドライブとは?4 5

6 第 1 セクション インターネット上の 庫を利 するため の事前準備 ( 社労 事務所側 ) 6

7 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) ( ア ) 台帳 MENU のツールから Cells ドライブツール のインストール ご利 になる各パソコンごと すべてにインストールしてお使いください 1. 台帳 MENU 画 の ツール をクリックします 2. サポートツール内にある Cells ドライブツールのインストール をクリックします 3. インストーラーが起動しますので 内容を確認し 次へ をクリックします インストーラーが起動する前にユーザーアカウント制御が開くことがあります その場合は はい もしくは 実 をクリックします 4. インストーラーがいったん消え 再表 までに約 2 分ほどかかりますので そのままお待ちください 再表 されたことを確認し 完了 ボタンをクリックするとインストール完了です 7

8 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) ( イ ) Cells ドライブマイページへのアクセスとお気に りの登録 アクセスキー等の確認 1 通知書 ( はがき ) C1e2l3l4s info@cells.co.jp 通知書 ( 紙 ) C1e2l3l4s info@cells.co.jp 1. 別紙通知書 ( はがきもしくは 紙 ) に記載されている にアクセスします Internet Explorer 9 11 のご利 を推奨いたします 推奨環境以外でのご利 は正しく表 されない場合があります 2. 通知書に書かれている ユーザー No パスワード を し ログイン します ログインができない場合はサーバーが 時停 しているか 保守契約期間が満了していることが考えられます 8

9 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) ( イ ) Cells ドライブマイページへのアクセスとお気に りの登録 アクセスキー等の確認 2 1. Cells ドライブ設定内容の確認 編集を う には 設定内容の確認 編集 をクリックします 9

10 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) ( イ ) Cells ドライブマイページへのアクセスとお気に りの登録 アクセスキー等の確認 3 1. ユーザー No を確認します 別紙通知書に記載されている ユーザー No と 致していることを確認してください ユーザー No は変更できません 2. Cells ドライブアクセスキー を確認します 台帳と事業所マイページ Cells ドライブを接続するためのキーになります Cells ドライブアクセスキーは変更できません 3. DL ファイルパスワード を確認します このパスワードは事業所マイページの ツール にある zip ファイルをダウンロードし 解凍するために必要です 株式会社 cells がパスワードを変更することがありますので ご注意ください 4. 社名 / 事業所名 は確認 編集が可能です 5. 管理者メールアドレス は確認 編集が可能です ログインパスワード紛失時の連絡先メールアドレスになりますので ご注意ください 確認画 に進み 登録します

11 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) Cells ドライブアクセスキーとは? 11

12 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) ( ウ ) Cells ドライブマイページで従業員アカウントの登録 1 1. 台帳等のセルズソフトでマイナンバー等 を 閲覧 削除できる担当者のアカウントの発 を います 2. 新規担当者の追加 ID パスワード変更 削除処理を うことができます 12

13 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) ( ウ ) Cells ドライブマイページで従業員アカウントの登録 2 1. 新規従業員を登録するには 従業員アカウント追加 をクリックします 2. 使 したい ID を します 3. その ID を使 する従業員の 名前 を します 最 50 字まで 4. パスワードを設定します 未 時は 動で作成されます 5. その従業員 ID の 有効 無効 状態を決めます 担当者の産休育休などで情報を残したままにしたい場合は 無効 にしてください 13

14 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) ( ウ ) Cells ドライブマイページで従業員アカウントの登録 3 1. 機密データ取扱い権限の 有効 無効 を決めます 2. 有効 : 台帳へのマイナンバー ファイルの取得 機密 書への登録 閲覧 マイナンバーの削除等の権限を有しています 3. 無効 : 台帳へのマイナンバー ファイルの取得 機密 書への登録 閲覧 マイナンバーの削除等の権限がありません しかし 般扱いになったファイルのみ閲覧可能です 4. 確認画 へ 進み 内容を確認し追加します 14

15 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) ( エ ) 台帳 MENU の事務所情報他で Cells ドライブアクセスキーを登録 1. Cells ドライブアクセスキーを確認し 紙等に番号に控えます P5~P6 参照 2. 台帳を開き 台帳 MENU の 事 業所情報他 をクリックします 3. Cells ドライブ設定 をクリックし 通知書に記載されているユーザー No が合っているか確認し P6 の 2 で確認した Cells ドライブアクセスキーを します ユーザー No と Cells ドライブアクセスキーの組み合わせが不 致の場合 Cells ドライブにアクセスすることができません 15

16 第 1 セクションインターネット上の 庫を利 するための事前準備 ( 社労 事務所側 ) Cells ドライブへの簡単アクセス 台帳側への設定が完了すると cells ドライブへ のアクセスが簡単になります 1. 台帳を開き エクセルのメニューバーにある 業務 誌 から マイページ をク リックします 2. ユーザー ID が った状態でログイン画 が表 されます 16

17 第 2 セクション 顧問先ごとにインターネット上の 庫を 開設する 法 社労 事務所 17

18 第 2 セクション 顧問先ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 ( ア )Cells ドライブマイページで事業所アカウントを作成 1 1. 事務所マイページにアクセスするために必 要なアカウントの発 を います 2. 新規顧問先の登録 既存アカウントの編集 削除 ID 通知書を作成できます 18

19 第 2 セクション 顧問先ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 事業所アカウントを作成する前に 通常対応 台帳での登録 事業所アカウントでの登録 A 事業所 例外対応台帳での登録 A 法人 A 本店 A 事業所 事業所アカウントでの登録 A 法人 A 本店 事業所アカウントは通常対応のように 1 つの 台帳 ( 事業所 ) に対して 1 つのアカウントを発 してご利 ください しかし台帳では便宜上 事業所を 2 つに分け て使 している事業所があると思います その場合 例外対応のように事業所アカウントも分けてご利 ください A 法人 B 支店 A 法人 B 支店 19

20 第 2 セクション 顧問先ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 ( ア )Cells ドライブマイページで事業所アカウントを作成 2 1. 新規事業所を登録するには 事業所アカウント追加 をクリックします 2. 事業所 ID を します 新規登録時は社労 事務所側で ID を決めます 事前に事業所に ID とパスワードの希望を聞いておくことをお勧めします 3. 事業所名を します 最 50 字まで 次ページにある 注意点 を必ずご確認ください 4. その事業所 ID の 有効 無効 状態を決めます 再度顧問先になる可能性のある会社等で 時的に無効にしたい場合は 無効 にします 無効 でも 1 アカウントとしてカウントされます 5. パスワードを設定します 事業所 ID と同様に事前に希望を聞いておくことをお勧めします されなかった場合は 動で されます 6. 事業所側でパスワードの変更が可能かを決定します 20

21 第 2 セクション 顧問先ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 会社情報に登録されている事業所名と同じ名前で作成しましょう! Cells ドライブ : 事業所アカウント 台帳 : 会社情報 アカウント発 する際の事業所名は 必ず台帳の会社情報に登録されている事業所名と同じ名前で作成してください また 事業所の名称が変更になった場合は Cells ドライブの登録や台帳の登録についても必ず同じ名称に変更して登録していただきますようお願いします こちらに登録される名前が会社情報の会社名と異なる場合 ( 全 半 スペース等が異なる場合も含む ) 取扱状況 覧に表 される事業所名が重複して表 される原因になります 誤って異なる名前を登録し 取扱状況 覧で名前が重複してしまった場合 削除はできません 登録時に必ず同じ事務所名を設定するよう注意してください 21

22 第 2 セクション 顧問先ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 ( ア )Cells ドライブマイページで事業所アカウントを作成 3 1. 変更 ボタンをクリックすることで その事業所の登録内容 ( 事業所アカウントの発 ( 追加 ) で した内容 ) を変更することができます 2. 削除 ボタンをクリックすることで 該当事業所の詳細が表 され 削除する ボタンから削除することができ ます 削除 は台帳とその事業所の紐づけが切れるため 保存されている通知カードのコピーや免許証のコ ピー等を閲覧 ダウンロード等すべてできなくなります 表 ボタンをクリックすることで その事業所の 事業所マイページ にログインするための Cells ドライブアクセスキー 事業所 ID パスワード ログイン URL を記載した通知書 を作成できます

23 第 2 セクション 顧問先ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 ( イ ) 事業所台帳の会社情報で事業所アカウントを紐付け 1. 事業所の 会社情報 を開き 番右にある Cells ドライブ タブを選択します 2. アカウント情報取得 をクリックし 従業員利 認証が表 されますので ID とパスワードを 後 リストボック スから該当の事業所 ID を選びます 3. 登録 ボタンを押して完了です 事前に Cells ドライブアクセスキーを登録し ておく必要があります!! 23

24 第 3 セクション インターネット上の 庫を利 する 法 ( 顧問先編 ) 顧問先 24

25 第 3セクション顧問先ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 顧問先へ案内する前にやっておきたいこと ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 ( ウ ) お気に り登録 ログイン URL をメールで送信しておく 事業所マイページのイメージを印刷して せるとわかりやすい!! &id= 25

26 第 3 セクション 顧問先ごとにインターネット上の 庫を開設する 法 顧問先へ案内する前にやっておきたいこと ( エ ) 個 情報フォームからマイナンバー 表ファイルを送信 26

27 第 3 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 顧問先編 ) ( ア ) 事業所マイページへのアクセスとお気に りの登録 &id= 2. お気に りログイン URL から ると 動的に アクセスキーと事業所 ID が されます 3. Internet Explorer の お気に り より お気に りに追加 します 次回以降の起動は お気に り より選択してお使いください 27

28 第 3 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 顧問先編 ) ( イ ) 事前に送っておいたファイルをデスクトップなどに保存 1 ファイルを閲覧する前にフォルダを開くでファイルをデスクトップ等に保存 28

29 第 3 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 顧問先編 ) ( イ ) 事前に送っておいたファイルをデスクトップなどに保存 2 従業員から回収したマイナンバーをこのエ クセルファイルに登録して インターネッ ト上の 庫に保管をおねがいします 29

30 第 3 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 顧問先編 ) ( ウ ) 事業所マイページのツール 退社連絡票をデスクトップに保存 社の 続きを依頼する際 こちらのエクセルファイルに必要事項を記載して インターネット上の 庫に保管をおねがいします 30

31 第 3 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 顧問先編 ) ( エ ) インターネット上の 庫にファイルを保管する 法 1. 参照 をクリックし アップロードした いファイルを選びます プログラムファイル (.exe 等 ) は送信できません 送信可能なファイルサイズは 1 ファイル 10MB まで です 送信サイズ上限を超えた場合は Web ページが つかりません となり ファイルが送れませんのでご注意願います ファイル保管期間は 30 間です 送信 から 30 を超えたファイルは削除されます 2. 内容欄にはアップロードするファイルにつ いて顧問社労 に伝えたい内容やお知らせ等を します 3. 送信 をクリックでアップロードします 31

32 第 4 セクション インターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) 社労 事務所 32

33 第 4 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) ( ア ) 台帳起動 画 上部の Excel リボンメニュー 業務 誌 タブ ファイル管理 33

34 第 4 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) ( イ ) 社連絡票を個 情報に適 する 法 1 1. 台帳を開き Excel のメニューバーにある 業務 誌 タブを選択し ファイル管理 をクリックします 2. 事業所から送られてきたファイルがある ことを確認し ここから取り込みたい 社連絡票をダブルクリックします 3. フォームが表 されるので 内容を確認 し 取込 ボタンをクリックします 34

35 第 4 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) ( イ ) 社連絡票を個 情報に適 する 法 2 1. 登録予定の の名前が表 されますので それぞれ切り替えて内容を確認します 1 つのファイルで最 5 まで登録できます 2. 内容を確認し 台帳に登録 をクリックします 台帳に登録しますか? は はい とすると 登録された の名前 が表 されます 35

36 第 4 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) ( ウ ) マイナンバー 表を個 情報に反映させる 法 1 1. 表を取り込みたい事業所台帳を開き 個 情報 から 個 番号 覧 の画 を開き Excel のメニューバーにある 業務 誌 タブを選択 ファイル管 理 をクリックします 2. 事業所から送られてきたファイルがあることを確認し ここから取り込みたい個 番 号 覧表をダブルクリックします 36

37 第 4 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) ( ウ ) マイナンバー 表を個 情報に反映させる 法 2 1. 取込 ボタンより取り込みます 2. 確認フォームが出てくるので 内容を確認して OK をクリックします 37

38 第 4 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) ( ウ ) マイナンバー 表を個 情報に反映させる 法 ( 確認 )3 1. 該当の事業所の個 情報を開きます 2. 個 番号 覧登録 をクリックします 3. 従業員利 認証でログインします 度ログインしている場合は表 されませ ん 4. 抽出 をクリックします 5. 抽出条件を決定し 抽出して個 番号が 登録されているか確認します 38

39 第 4 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) ( ウ ) マイナンバー 表を個 情報に反映させる 法 ( 取り込めない場合 )4 取込 ボタンを押した後で 左の画 のよ うに個 番号が不正と表 されることがあります 個 番号には 規則が決まっており その 通りに がされていないと ソフトで登録できない仕様となっているためです OK をクリックすることで 該当者が表 されますので 顧問先に連絡し 修正後 再度 表を送信してもらい取り込みなおしてください 複数 の個 番号を取り込む場合でも でも不正が出たものは取り込めません 39

40 第 4 セクションインターネット上の 庫を利 する 法 ( 社労 事務所編 ) ( エ )Excel リボンメニュー 業務 誌 タブ ファイル送信で 庫に保管 40

41 第 5 セクション インターネット上の 庫を利 した記録を確認する 法 41

42 第 5 セクション インターネット上の 庫を利 した記録を確認する 法 ( ア ) 社労 事務所の個 認証について 42

43 第 5 セクション インターネット上の 庫を利 した記録を確認する 法 ( イ ) 取扱状況 覧の利 法 43

44 第 5 セクション インターネット上の 庫を利 した記録を確認する 法 ( ウ ) 顧問先の 庫利 記録を確認する 法 44

45 第 6 セクション 3 パターンのマイナンバー登録 45

46 第 6セクション 3パターンのマイナンバー登録 だ ( ア ) 通常パターン 46

47 第 6セクション 3パターンのマイナンバー登録 だ ( イ ) シート パターン ( 複数 同時 ) 47

48 第 6セクション 3パターンのマイナンバー登録 だ ( ウ ) シート取込パターン ( マイナンバーの は顧問先 ) 48

49 第 6セクション 3パターンのマイナンバー登録 だ 全従業員のマイナンバーを把握する!? 給与 払報告書の作成業務を受託している顧問先 アルバイトのマイナンバーも管理が必要 給与 払報告書の作成を受託していない顧問先 アルバイトのマイナンバーも管理は不要 ただし 社労 事務所でマイナンバーを管理している場合 税理 や顧問先からマイナンバー情報を教えてほしい と問い合わせがあるかもしれない アルバイトスタッフが退職する際は マイナンバー を回収しておきましょう! 49

50 第 6セクション 3パターンのマイナンバー登録 だ 個 情報フォームにデータを登録する 法 ( 給与データを利 する場合 ) 50

51 第 6セクション 3パターンのマイナンバー登録 だ 個 情報フォームにデータを登録する 法 (CSV データの取込 ) 51

52 第 7 セクション 台帳のマイナンバー機能を有効活 する 52

53 第 7 セクション 台帳のマイナンバー機能を有効活 する ( ア ) 事務所ニュースや 政パンフレットを配信する 法 53

54 第 7 セクション 台帳のマイナンバー機能を有効活 する ( イ ) 労働者名簿を兼ねた個 番号届出書 社 員 No フ リ ガ ナ 氏 名 労働者名簿 品川商事株式会社生年月日性別役職 個人番号届出書本人氏名 / フリガナマイナンバー委任状私は 国民年金第 3 号被保険者の届出に関して 上記の者を代理人に選定し 貴社に個人番号を提供する事務を委任します 入 社 年 月 日 郵 便 番 号 退職年月日電話番号 配偶者氏名 / フリガナ ( 国民年金第 3 号被保険者 ) 住所 ( 別居の場合 ) 生年月日 性別 印マイナンバー収入基礎年金番号 フリガナ 氏名 / フリガナ 生年月日性別続柄マイナンバー 住 所 扶養家族 2 通 勤 方 法 所 属 通勤距離職 種 通勤時間 扶 養 家 族 3 扶 養 家 族 4 扶 養 家 族 5 年 月 履 歴 扶 養 家 族 6 扶 養 家 族 7 扶養家族 8 扶養家族 9 扶養家族 10 本人マイナンバー確認書類 ( 個人番号カード 通知カード ) 第 3 号被保険者マイナンバー確認書類 国 籍 在留資格 在留期間 健康保険番号 基礎年金番号 組合番号 雇用保険番号 厚生年金基金番号 携帯番号 給与振込先 本人身元確認書類 ( 運転免許証など ) 第 3 号被保険者身元確認書類 緊 急 連 絡 先 最 終 学 歴 保 有 資 格 離 職 理 由 備 考 54 責任者印 担当者印

55 第 7 セクション 台帳のマイナンバー機能を有効活 する ( ウ ) 安全管理措置 取扱規程 マイナンバー対応 針等について 終了 作成したい書類名をダブルクリックしてください マイナンバー 社内規定 ( マイナンバー関連 ) 社内規定 ( マイナンバー以外 ) 事務担当一覧ガイドラインに基づき 取り扱う事務の範囲 特定個人情報等の範囲 事務取扱担当者 を明確化するための一覧を作成します ファイル出力 で顧問先に渡せば 顧問先は事務担当一覧を見ると 入社 退社 等のカテゴリ別に社労士事務所に伝えてほしいリストが確認できます 基本方針ガイドラインに基づき 特定個人情報等の適正な取扱いに確保のための基本方針を作成します 取扱規程ガイドラインに基づき 特定個人情報等の適正な取扱いに確保のための取扱規程を作成します 非中小規模事業者 委託事務所用です 取扱規程 ( 中小規模事業者用 ) ガイドラインに基づき 特定個人情報等の適正な取扱いに確保のための取扱規程を作成します 中小企業については 一部の安全管理措置が緩和されます 従業員向け 従業員へのお知らせマイナンバー制度開始に向けて 従業員へのお知らせ書類を作成します マイナンバー提出のお願いマイナンバーの利用目的の通知をして 会社が従業員からマイナンバーを収集するための書類を作成します 誓約書秘密保持に関する誓約書を作成します 退職時誓約書退職後の秘密保持に関する誓約書を作成します 委任状 3 号届提出時の配偶者本人確認の委任状を作成します 委任状は [ 事業所ファイル ]-[e-g ov]-[ 委任状 ] からも作成できます 就業規則就業規則に追加する文例を作成します マイナンバーに対応した就業規則 H 月版は処理ファイル 就業規則 etc に収録されいます 個人情報保護規程事業所で取扱う個人情報全般についての保護規程を作成します 雇用管理情報保護規程事業所で雇用する労働者の個人情報 ( 雇用管理情報 ) についての保護規程を作成します その他 契約書マイナンバーに対応した顧問契約書を作成します 覚書既に交わした契約書に マイナンバーに関する取り扱いを補足するための覚書を作成します 契約前の誓約書契約前に個人情報を預かる場合の秘密保持に関する誓約書を作成します マイナンバー対応方針自社のマイナンバー対応方針説明資料 (Pow erpoint) を作成します C ells ドライブのセキュリティ C e ls ドライブのセキュリティについての説明資料 (Pow erpoint) を作成します 報告書マイナンバーに関わる契約の遵守状況についての報告書を作成します 削除証明書特定個人情報を削除したことの証明書を作成します 提供の求めの記録従業員からマイナンバーの提供を受けられない場合に 提供を求めた経過の記録簿を作成します これにより 単なる義務違反ではないことを明確にします 受取り記録従業員からいつだれが何を受け取ったのかの記録簿を作成します 55

56 第 7 セクション 台帳のマイナンバー機能を有効活 する ( エ ) 個 毎のマイナンバーを登録 管理しない 法 56

57 第 7 セクション 台帳のマイナンバー機能を有効活 する ( オ ) 個 情報にマイナンバーが登録されていない場合の電 申請 57

58 58

59 社会保険のマイナンバー対応について 標準報酬等級の上限追加社会保険取得届の新様式対応社会保険取得届のマイナンバー対応社会保険喪失届の新様式対応社会保険喪失届のマイナンバー対応扶養届の新様式対応扶養届のマイナンバー対応 3 号の新様式対応 3 号のマイナンバー対応住所変更届の廃止氏名変更届の廃止月変用紙のマイナンバー対応算定用紙のマイナンバー対応賞与届用紙のマイナンバー対応社会保険 CSV のマイナンバー対応 FD 申請のマイナンバー対応 500 人以上のパート社会保険加入に伴う総支給額判定