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1 教員基礎データシステム使用マニュアル ~ 教職員利用者用 ~ 平成 27 年 9 月 未来戦略機構

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3 目次 1 ログイン メインメニュー データ個別登録 参照 基本情報と業績データの個別登録 新規追加 コピー追加 変更 削除 参照 関連付け 基本情報と業績データの一括登録 一括登録用 EXCEL ファイルのダウンロード 一括登録用 EXCEL ファイルの編集 一括登録用 EXCEL ファイルの登録 文献ファイルを利用した一括登録 外部の DB を利用したインポート 個人情報公開設定 学内 学外ホームページ等公開設定 researchmap 連携設定 データのダウンロード 全業績の一括登録 一括登録用 EXCEL ファイルのダウンロード 一括登録用 EXCEL ファイルの編集 一括登録用 EXCEL ファイルの登録 データ確認 帳票出力 対象業績の指定 研究業績リスト作成 PDF 版研究業績リスト Word 版研究業績リスト researchmap との連携 researchmap との連携 researchmap とは researchmap との連携の全体概要 reserachmap 研究者コードを確認する researchmapapi でのデータ取込 researchmap 連携設定を設定する researchmapapi で researchmap から自動で取込むことができる業績データについて researchmap から取込んだ業績データの注意点... 55

4 1 ログイン 全学 IT 認証基盤サービスの大阪大学個人 ID パスワードを利用し 下記のURLから教員基礎データシステムにログインしてください 全学 IT 認証基盤サービスにログイン済みである場合には 自動的にメインメニューに遷移します 教員基礎データシステム URL: ID パスワードを入力してください 1

5 2 メインメニュー メインメニューから 教員基礎データシステム ( 以下 本システム ) で提供する各機能に移動することができます 操作対象となる教員の氏名は氏名欄に記載されています ご自身の名前が表示されていることをご確認ください ) データ個別登録 参照 では 教員の基本情報と業績データを編集することができます 業績データ毎の一括登録もここから手続きください 2) データ一括登録 では 教職員個人の全ての業績データをまとめて登録することができます 3) データ確認 では 研究者総覧で公開される基本情報と業績データを確認することができます データ個別登録 参照 や データ一括登録 による編集を即座に研究者総覧に反映させる際もここから手続きください また researchmapに提供されるデータも確認することができます researchmapへのデータ提供手続きは 未来戦略機構が実施します 4) 帳票出力 では 教職員個人の業績データを研究業績リストとしてまとめることができます 5) ダウンロード では 教職員の業績データを検索条件 表示順 出力項目を指定して出力することができます 6) ページに表示される言語を切り替える際には ページ右上の English 及び 日本語 をクリックしてください 2

6 3 データ個別登録 参照 データ個別登録 参照 では ウェブ経由で 教員の基本情報及び業績データを個別に登録することができます また EXCEL ファイル上で 複数の業績データをまとめて編集し 登録することができます 同様に 文献ファイルに登録されている論文もまとめて登録することができます 複数の種類の業績データをまとめて登録する際には 5 全業績の一括登録 を参照ください 教員の基本情報と業績データを登録する際には メインメニュー データ個別登録 参照 の 教職員基礎データ をクリックしてください クリック後 下記のページに移動し 教員基礎データシステムで扱うデータが示されます ページ左の赤い枠線の中の項目 ( 以下 左メニュー と表記します ) から 対象とする基本情報及び業績データを選択した後 そのデータに対し 新規追加 変更 削除 参照等の操作を行うことができます 3

7 コピー追加変更削除参照時 対象となる業績データを 選択 欄から選択してください 左メニューから 対象とする基本情報及び業績データをクリック後 上記一覧ページに移動します 一覧ページでは 業績データを一覧で確認できます 一覧では まず 掲載順位が設定されている業績データが昇順で表示されます その後 掲載順位が設定されていない業績データが日付項目に従い降順 ( 学歴 職歴 所属組織 ( 専任 ) 所属組織 ( 兼任 併任 ) 研究テーマは昇順 ) で表示されます 関連 は 一部の業績のみ表示され が表示されている業績データは 関連付け により 共著者と共有している業績データであることを示しています 新規追加 新規追加 では 新たに業績データを追加することができます コピー追加 コピー追加 では 登録済みの業績データを基に新たに業績を追加することができます 一覧に表示されている業績データから基にする業績データを選択し ボタンをクリックしてください 変更 変更 では 業績データの内容を一部修正することができます 一覧に表示されている業績データから変更する業績データを選択し ボタンをクリックしてください 削除 削除 では 業績データを削除することができます 一覧に表示されている業績データから削除する業績データを選択し ボタンをクリックしてください 参照 参照 では 業績データの内容を確認することができます 一覧に表示されている業績データから確認する業績データを選択し ボタンをクリックしてください 関連付け 関連付け では 共著者により登録されている業績データを自身の業績データとして登録することができます 関連付け は 論文 著書 特許 実用新案 意匠 作品 受賞 報道 共同研究 ( 以下 共著 7 業績 と表記します ) に対してのみ実施することができます EXCELダウンロード 一括登録用 EXCELファイルをダウンロードすることができます このファイルを利用することで 複数の業績データをまとめて登録することができます 一括登録 一括登録用 EXCELファイルに記載された業績データを登録することができます 外部 DBインポート 文献管理ソフトなどから出力したファイルを一括登録用 EXCELファイルに変換することができます この手続きは論文 著書のみ実施することができます また 外部のデータベースに登録している業績を取り込むことができます 4

8 3-1 基本情報と業績データの個別登録 新規追加 新規追加 手続きでは 新しく業績データを追加することができます 1) 各入力項目には業績データが入力されていない状態で 編集ページに移動します : 入力項目には 業績データの登録に必須な項目である赤字のものと そうではない黒字のものの二種類があります また researchmap ホームページに公開される入力項目には researchmap マーク ( 緑字 ) が表示されています データを入力する際は 下記の点についてご注意ください リストボックス ラジオボタン 選択肢から入力値を選択することができます ( 無効 ) のままでは業績データを登録することができませんので ご注意ください 学内共著者氏名 業績データの学内の共著者を入力することができます 二種類の方法での入力が可能で 選択入力 では学内の教職員を検索して登録することができます また 直接入力 では 教員の姓名を入力して登録することができます 5

9 researchmap 提供区分 業績データを researchmap に提供するためには 個々の業績データの researchmap 提供区分を 追加提供する に設定してください researchmap への情報提供は 3-3 個人情報公開設定 を参照ください 公開設定 学外公開ホームページ ( 研究者総覧 ) への公開可否を選択することができます 2) 編集ページにおいて 業績の情報を全て入力した後 編集ページ下部にある 新規追加 ボタンをクリックすることで 業績データを登録することができます 一覧に戻る ボタンをクリックすることで 一覧ページに戻ることができます 入力やり直し ボタンをクリックすることで 入力項目を全て空欄にすることができます 3) 入力項目に誤りがある場合 ページ上部にメッセージが表示され 誤りがある入力項目が赤く表示されます エラーの詳細は! ボタンをクリックすると確認することができます 6

10 4) 入力項目に誤りがない場合 確認ページに移動します 確認ページでは入力された業績データが正しいことを確認してください その後 登録 ボタンをクリックすることで 業績データを登録することができます 登録後 一覧ページに移動します 登録内容を修正する場合は 戻る ボタンをクリックすることで 編集ページに戻ることができます また 業績データの重複登録を防ぐため 新規追加 コピー追加時に業績データの類似チェックが実施されます 入力した業績データと類似の業績データが既に存在する場合 以下のような類似データの確認ページに移動します 確認ページでは ページ上段の 入力データ に編集ページで入力した内容が表示されます 下段の 類似データ に入力データに類似したデータが表示されます 7

11 類似データ に自身を共著者として関連付ける場合 選択 ラジオボタンを選択し 関連付け ボタンをクリックしてください その際 入力データ は破棄されます 入力データ の内容を登録する場合 登録 ボタンをクリックしてください 類似チェックにおいて チェックされる項目を業績毎に示します 業績名 類似データ情報表示項目 論文論文名 ( 原文 ) 著者名 ( 原文 ) 論文の掲載誌名 ( 原文 ) 発行年月著書著書名 ( 原文 ) 著者名 ( 原文 ) 出版機関名 ( 原文 ) 発行年月特許 実用新案 意匠特許 実用新案 意匠名 ( 原文 ) 発明者 ( 原文 ) 出願番号出願年月作品作品名 ( 原文 ) 製作者名 ( 原文 ) 発表場所 ( 原文 ) 発表年月受賞賞名 ( 原文 ) 受賞者名 ( 原文 ) 主催団体名 ( 原文 ) 受賞年月報道タイトル報道機関名報道年月共同研究研究題目名 ( 和文 ) 代表者名分担者名相手先機関名 出資団体名実施年度 8

12 3-1-2 コピー追加 コピー追加 手続きでは 既に登録されている業績データを基とし 新しく業績データを追加することができます 一覧ページで選択した業績データを基に 各入力項目には既にデータが入力されています 編集ページにおいて 必要な情報を入力及び修正し 編集ページ下部にある コピー追加 ボタンをクリックすることで 業績データを登録することができます 9

13 3-1-3 変更 変更 手続きでは 既に登録されている業績データを修正することができます 編集ページにおいて 一覧で選択した業績データが表示されます 各入力項目を修正した後 編集ページ下部にある 変更 ボタンをクリックすることで 業績データを変更することができます 10

14 3-1-4 削除 削除 手続きでは 既に登録されている業績データを削除することができます 確認ページにおいて 削除したい業績データが表示されていることを確認してください 確認後 確認ページ下部にある 削除 ボタンをクリックすることで 業績データを削除することができます 業績データを削除する際 関連付けられた学内の共著者の業績データからも 該当の業績データを削除する場合には 全削除 ボタンをクリックしてください 参照 参照 手続きでは 既に登録されている業績データを確認することができます 一覧ページで選択した業績データが確認ページに表示されます 業績データの詳細を確認してください 戻る ボタンをクリックすることで 一覧ページに戻ることができます 11

15 3-1-6 関連付け 関連付け 手続きでは 共著者により登録されている業績データを自身の業績データとして登録することができます 関連付け は 共著 7 業績に対してのみ実施することができます 1) 一覧ページで 関連付け ボタンをクリックすることで 登録されている業績データを検索する下記のページに移動します 2) 関連付けする業績データを検索するために 検索条件を入力して 検索 ボタンをクリックしてください 検索結果は一覧で表示されます 上記の一覧ページでは 検索結果として 共著太郎 の業績データが表示される例を示しています 検索結果の一覧から 自身の業績データとして登録をする業績データを選択し 関連付け ボタンをクリックしてください 選択した業績データを基に編集ページに移動します 下記の編集ページでは 例で示された業績データを自身 ( 大阪太郎 ) の業績データとして関連付けし 学内共著者氏名に自身の名前が追加されている例を示しています 12

16 3) 各入力項目を確認後 編集ページ下部にある 関連付け ボタンをクリックすることで 業績データを関連付けし 共著者と業績データを共有することができます 外部 DB インポート については 文献ファイルを利用した一括登録 外部の DB を利用したインポート を参照してください 13

17 3-2 基本情報と業績データの一括登録 一括登録用 EXCEL ファイルを利用することで 複数の業績データを新規追加 更新 削除することができます この章では 一括登録用 EXCEL ファイルのダウンロード 編集 登録について説明します 一括登録用 EXCEL ファイルのダウンロード 一覧ページの EXCEL ダウンロード ボタンから 一括登録用 EXCEL ファイルをダウンロードすることができます この手続では 登録されている業績データ全てがダウンロードの対象となります 一部の業績データのみが必要な場合には 4. データのダウンロード を参照ください 一括登録用 EXCEL ファイルの編集 一括登録用 EXCEL ファイルを編集することで 業績データの新規追加 更新 削除を行うことができます 10 行目までのセル B 列 シリアル NO C 列 更新日時 業績 ID( 共著 7 業績のみに出力 ) は システムでの処理上必要な項目のため変更できません 空の一括登録用 EXCEL ファイルに新しく業績データを追加する際には シートの 11 行目から入力してください 登録済みの業績データは シリアル NO が * で表示されています 操作種別は下記の三種類から選択してください 新規追加 操作種別 の列で 新規 を選択することで 新たに業績データを追加することができます 更新 操作種別 の列で 更新 を選択することで 登録済みの業績データの内容を一部修正することができます 削除 操作種別 の列で 削除 を選択することで 登録済みの業績データを削除することができます 関連付けされている業績データを削除した場合 自身の業績データのみが削除され 学内共著者の業績データは削除されません 入力項目には 業績データの登録に必須な項目である赤字のものと そうではない白字のものの二種類があります データを入力する際は 下記の点についてご注意ください リストボックス 選択肢から入力値を選択することができます ( 無効 ) のままでは業績データを登録することができませんので ご注意ください 学内共著者氏名 業績データの学内の共著者を入力することができます 14

18 学内共著者氏名は複数入力することができます カンマ (,,) で区切って入力してください 同姓同名の教員を特定する場合 氏名の後ろに所属を括弧 (() ()) で括って入力してください 括弧とカンマは全角半角どちらも使用できます 参照シート 業績によっては プルダウンリストの内容は ( 参照 ) 専門分野 ( 科研費分類 ) データシート を参照してください と記載されている列があります このシートは一括登録用 EXCEL ファイルに含まれております データを入力する際に 入力したい値をコピーして該当部分に貼り付けてください 15

19 3-2-3 一括登録用 EXCEL ファイルの登録 一覧ページの 一括登録 ボタンから 一括登録用 EXCEL ファイルに記載された業績データを登録することができます この手続では 個別の業績データをまとめて登録することができます あらかじめ 一括登録用 EXCEL ファイルのダウンロード または 4 データのダウンロード を参照の上 一括登録用 EXCEL ファイルをダウンロードし 編集してください 一括登録用 EXCEL ファイルの編集は 一括登録用 EXCEL ファイルの編集 を参照ください 1) 一括登録用 EXCEL ファイルを登録する際には 一覧ページの 一括登録 ボタンをクリックしてください 一括登録用 EXCEL ファイルをアップロードする下記のページに移動します 2) 参照 ボタンをクリックすることで ファイルを選択するダイアログが表示されます アップロードする一括登録用 EXCEL ファイルを選択後 アップロード ボタンをクリックしてください 一括登録用 EXCEL ファイルがアップロードされます その後 ファイルに記載された業績データが処理され 処理状況に 実行中 と表示されます 業績データの登録はしばらく時間がかかります 一括登録の処理状況を確認する際には 再表示 ボタンをクリックしてください 業績データの登録が終了すると処理状況は 成功 失敗 要確認 のいずれかに移行します 要確認 は 入力した業績データと類似の業績データが既に存在することを示しており 該当する業績データに対して 引き続き確認が必要となります 詳細は後述を参照ください 16

20 処理状況が 失敗 となった場合 対象とする選択ラジオボタンを選択した後 参照 ボタンをクリックすることで アップロードした一括登録用 EXCEL ファイルのエラー内容を確認することができます 処理内容表示ページには エラーの行位置や内容が表示されます 一括登録用 EXCEL ファイル上の該当のデータを確認してください 上図の場合は 1 件エラーがあり その行位置は 11 行目であることを表しています 処理状況が 要確認 となった場合 対象とする選択ラジオボタンを選択した後 参照 ボタンをクリックすることで 下記の類似チェック内容表示ページに移動します 入力データ には一括登録用 EXCEL ファイルで入力した内容が表示され 類似データ には登録済みの類似データが表示されます 17

21 類似データが存在する業績データに対する手続きを 下記のいずれかから選択してください 関連付け では 類似データ に自身を共著者として関連付けることができます その際 入力データ は破棄されます 登録 では 入力データ の内容を登録することができます 処理対象外 では 類似データ 入力データ のいずれも登録しません 類似データに対する手続きを決定後 登録 ボタンをクリックすることで 業績データの登録を再開することができます 業績データの登録が再開され 処理状況が 登録中 に移行します 処理状況を確認する際には 再度 再表示 をクリックしてください 処理が終了すると処理状況は 成功 失敗 のいずれかに移行します 18

22 3-2 4 文献ファイルを利用した一括登録 文献管理ソフトなどから出力した BibTex 形式 RIS 形式 論文データ取込用 CSV 形式 researchmap から出力した CSV 形式のファイルを一括登録用 EXCEL ファイルに変換することができます 変換した一括登録用 EXCEL ファイルを用いて 上述の一括登録を実施することができます この手続きは論文 著書のみ実施することができます 対象のファイル形式は以下のとおりです 論文 BibTex 形式 RIS 形式 論文データ取込用 CSV 形式 researchmap から出力した CSV 形式著書 researchmap から出力した CSV 形式 1) 左メニューの 論文 または 著書 を選択してください 選択後の一覧ページで 外部 DB インポート ボタンをクリックすることで 一括登録用 EXCEL ファイルに変換するページに移動します ファイル取込のタブを選択してください 2) ファイル名 ファイル形式 ファイルの文字コードを指定して 変換 ボタンをクリックしてください 変換処理が実施され ダウンロードページに移動します ファイル名 変換する基の文献管理ソフトなどから出力したファイル または論文データ取込用 CSV 形式 researchmap から出力した CSV 形式のファイルのファイル名を指定してください ファイル形式 ファイル名 で指定したファイルの形式を BibTex RIS CSV researchmapcsv から指定してください ファイルの文字コード ファイル名 で指定したファイルの文字コードを UTF-8 SJIS(Windows 専用 ) SJIS EUC-JP から指定してください 19

23 3) ダウンロード ボタンをクリックすることで 一括登録用 EXCEL ファイルをダウンロードすることができます ファイルを保存するダイアログが表示されるので ファイルを保存してください 保存した一括登録用 EXCEL ファイルを開いて 登録する業績データの内容を確認してください 4) ダウンロードした一括登録用 EXCEL ファイルの登録は 前述の 一括登録用 EXCEL ファイルの登録 を参照ください 20

24 3-2 5 外部の DB を利用したインポート 外部 DB インポートでは 一般の論文データベース等に登録しているデータを直接検索して論文 著書等の業績データを登録することができます この手続きが可能な業績と利用可能な外部 DB の種類については 以下のとおりです No 業績名 amazon arxiv Cinii Article Cinii Books DBLP ORCID Pubmed researchmap Science Web of Scopus 1 研究内容 専門分野 2 職歴 3 所属学会 4 論文 5 著書 6 特許 実用新案 意匠 7 作品 8 受賞 9 講演会 展示会 10 学外運営 11 共同研究 1) 左メニューの上記の業績名を選択してください この手続きが可能な業績は 選択後の業績一覧ページに 外部 DB インポート ボタンが表示されています 外部 DB インポート ボタンをクリックすることで インポート可能な外部 DB の一覧表示ページに移動します 21

25 2) インポート対象とする外部 DB のリンクをクリックしてください 対象の外部 DB の検索ページに移動します ここで表示される外部 DB の一覧表示ページは業績によって異なりますのでご注意ください 3) 検索ページでは 検索 ボタン 1 をクリックすることで 検索条件を元に外部 DB からデータを取得します 取得したデータが一覧で表示されますので 表示されたデータを確認後に 登録対象とするデータを選択 2 してください データを選択したら インポート ボタン 3 をクリックしてください 1 2 登録対象とするデータを選択してください 3 既に取り込み済みのデータを除く をチェックすると 一覧から取り込み済みのデータを除くことができます 全ての検索結果をチェックする場合は 表示件数のプルダウンから All を選択し 一番上のチェックボックスを選択してください 22

26 4) 外部 DB に登録している情報だけでは 教員基礎データの業績データに不足する項目があります その場合 以下のコード選択設定ページが表示されます このコード選択設定ページで選択した値は インポートする全てのデータに設定されます そのため 同じ選択種類ごとにインポートを実施してください 選択が完了したら OK ボタンをクリックしてください 5) 外部 DB のインポートが完了したら インポート処理結果詳細ページに移動します インポートの手続きは完了です 23

27 6) インポート後に 業績一覧ページに移動すると データがインポートされていることが確認できます 注意事項 外部 DB に登録している情報だけでは 業績データに不足する項目があります コード選択設定の他に 選択肢を固定値で登録している場合や 必須項目に全角空白を登録する場合があります その場合は インポート処理結果詳細ページにメッセージを表示しています インポート後は 参照 や Excel ダウンロード で業績データを確認し 選択肢や必須項目を必要に応じて修正してください エラーとなったデータは基本的にインポートできません インポートするためにはインポート元の外部 DB のデータを修正する必要がありますので ご了承ください エラーとなった場合のインポート処理結果詳細ページ 24

28 3-3 個人情報公開設定 公開可否設定とは平成 17 年 4 月 1 日より施行されました 独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律 への対応に伴い 下記内容等の公開について 教職員各自による 公開可 の意思確認をお願いするものです 1 研究者総覧からの学外への公開 2 独立行政法人科学技術振興機構 (JST) が行う researchmap へ情報の提供 1 及び2については 公開可否設定画面から個別に設定することができ 公開や情報提供に同意しない場合は 登録されている業績データは公開及び情報提供されません また researchmapへ情報提供される場合は researchmap のホームページに掲載されている 利用規約 を予め御確認ください 利用規約 学内 学外ホームページ等公開設定 左メニューの 個人情報公開設定 を選択してください 学内 学外ホームページ等公開設定 では 研究者総覧へ表示する個人情報 ( 生年月日等 ) の公開の可否を個別に選択することができます 業績データについては 個々の業績データを登録するときに公開の可否を選択してください 25

29 3-3-2 researchmap 連携設定 左メニューの researchmap 連携設定 を選択してください researchmap 連携設定 では reserchmap への情報提供の可否を選択することができます researchmap へ情報を提供するときは researchmap 連携設定 を 基礎データから researchmap と選択してください researchmap へ提供する対象の業績は 論文と著書です researchmap へ業績データを提供する際には 業績種別毎で 連携する を選択し かつ個々の業績データ単位で researchmap 提供区分 を 追加提供する と設定してください 業績種別についての連携設定が 連携する となっていたとしても 業績データの researchmap 提供区分 が 追加提供する でなければ その業績データは researchmap に提供されません また ある業績種別の連携設定が 連携しない となっている場合は その業績種別の業績データ全てが researchmap に情報提供されません 基礎データから researchmap を選択してください 連携する を選択してください researchmap 連携設定 を researchmap から基礎データ と選択した場合については 8-2 researchmapapi でのデータ取込 を参照してください 26

30 4 データのダウンロード ダウンロード では 検索条件 表示順 出力項目を指定して 登録されている業績データを出力することができます 例えば 検索条件で 論文の発行年月 査読の有無を指定することで 特定期間の査読有りの業績データを出力することができます 業績データは CSV ファイル 一括登録で利用できる EXCEL ファイル researchmap 用 CSV ファイルのいずれかで出力することができます 以下 ダウンロードの手順を説明します 1) 登録されているデータをダウンロードする際には メインメニュー ダウンロード の 教職員基礎データ をクリックしてください クリック後 下記のページに移動します ダウンロードする業績データをページ左の赤い枠線の中からクリックして下さい 27

31 2) 左メニューをクリック後 検索条件を指定する以下のページに移動します 出力する項目を選択できます 昇順 降順を指定できます : (1) 対象とする業績データを指定する方法を示します 出力 出力 では 出力する項目を選択することができます 検索条件 検索条件 では 業績データを出力する条件や範囲を項目毎に設定することができます 表示順 表示順 では 業績データを出力する順序を指定することができます テキストボックスにキーとする項目の優先順位 ( 半角数字 ) を入力し リストボックスで並べ替えの方向 ( 昇順もしくは降順 ) を指定してください 保存 保存 では 設定した 出力 検索条件 表示順 を保存することができます 再度 データをダウンロードする際 保存 された 出力 検索条件 表示順 が指定された状態となります 入力やり直し 入力やり直し では 設定した検索条件等を左メニュークリック後または保存後に戻すことができます クリア クリア では 設定した検索条件等を全てクリアすることができます リストボックス ラジオボタンで示された検索条件には 複数の対象を設定することができます 何も選択されない場合は全ての業績データが対象となります 追加 追加 ボタンで 対象を追加することができます 削除 削除 ボタンでは 追加した対象を削除することができます その際 リストボックスに表示されている対象のみが削除されます クリア クリア ボタンでは 対象を全て削除することができます 28

32 上図の例では 応募 招待分類 が 応募 記述言語 は 日本語 または 英語 公開設定 は 公開 ( 学内および学外 ) の業績データが出力されます また 業績データの表示順は 発行年月 の降順に並べて出力されます (2) 対象とする業績データを指定後 その業績データに対し 下記の操作を実施することができます プレビュー プレビュー では 対象とする業績データを確認することができます CSV ダウンロード CSV ダウンロード では 対象とする業績データを CSV ファイルとしてダウンロードすることができます ODS ダウンロード ODS ダウンロード では 対象とする業績データを ODS 形式 (OpenOffice.org Calc) のファイルとしてダウンロードすることができます researchmap 用 CSV researchmap 用 CSV では 出力した CSV ファイルを researchmap に各教職員が個別にデータ提供することができます この手続きは researchmap 連携設定 researchmap 提供区分に関係なく実施することができます 対象の業績は以下のとおりです 29

33 本システムの業績名称 researchmap の業績名称 出力ファイル名 研究内容 専門分野 研究分野 researcharea.csv 学歴 学歴 academicbackground.csv 所属学会 所属学協会 academicsociety.csv 論文 論文 paper.csv 著書 書籍等出版物 biblio.csv 特許 実用新案 意匠 特許 patent.csv 作品 Works work.csv 受賞 受賞 prize.csv 講演会 展示会 講演 口頭発表等 conference.csv 学外運営 委員歴 committeecareer.csv 学外での教育活動 担当経験のある科目 teachingexperience.csv 担当授業 担当経験のある科目 teachingexperience.csv 共同研究 競争的資金等の研究課題 competitivefund.csv 出力したresearchmap 用 CSVファイルをresearchmapで登録 ( インポート ) してください EXCEL ダウンロード ( データ抽出あり ) EXCEL ダウンロード ( データ抽出あり ) では 対象とする業績データを一括登録用 EXCEL ファイルとしてダウンロードすることができます EXCEL ダウンロード ( データ抽出なし ) EXCEL ダウンロード ( データ抽出なし ) では 空の一括登録用 EXCEL ファイルをダウンロードすることができます SJIS で出力したファイルでは 業績データに含まれる文字によっては文字化けする場合があります 30

34 5 全業績の一括登録 全ての業績を一括登録する際には メインメニュー データ一括登録 の 教職員基礎 集計データ をクリックしてください 下記のページに移動します 個別の業績データの一括登録は 一括登録用 EXCEL ファイルの登録 で行うことができます 5-1 一括登録用 EXCEL ファイルのダウンロード 一覧ページの ダウンロードファイル作成 ボタンをクリックすることにより 全ての業績データを含む一括登録用 EXCEL ファイルをダウンロードすることができます 一括登録用 EXCEL ファイルは 複数の業績データを新規追加 更新 削除することができます 一括登録については 5-3 一括登録用 EXCEL ファイルの登録 を参照ください 1) 一括登録用 EXCEL ファイル作成にはしばらく時間がかかります ダウンロードファイル作成 ボタンをクリック後 処理状況が 予約中 に移行するので しばらくお待ちください 31

35 2) 処理状況を確認するためには 一覧ページの 再表示 ボタンをクリックしてください 処理が終了すると処理状況は 正常終了 に移行します 3) 作成された一括登録用 EXCEL ファイルは 一覧ページの ダウンロード ボタンからダウンロードすることができます 5-2 一括登録用 EXCEL ファイルの編集 一括登録用 EXCEL ファイルを編集することで 業績データの新規追加 更新 削除を行うことができます 一括登録用 EXCEL ファイル上には業績種別毎にシートが作成されています 一括登録用 EXCEL ファイルの編集については 一括登録用 EXCEL ファイルの編集 を参照ください 業績の単位 ( 左メニューの単位 ) ごとにシートが作成されます 32

36 5-3 一括登録用 EXCEL ファイルの登録 一覧ページの 一括登録 ボタンから 一括登録用 EXCEL ファイルに記載された業績データを登録することができます この手続では 全ての業績データをまとめて登録することができます あらかじめ 5-1 一括登録用 EXCEL ファイルのダウンロード を参照の上 一括登録用 EXCEL ファイルをダウンロードし 編集してください 一括登録用 EXCEL ファイルの編集は 5-2 一括登録用 EXCEL ファイルの編集 を参照ください 1) 一括登録用 EXCEL ファイルを登録するためには 一覧ページの 一括登録 ボタンをクリックしてください 一括登録用 EXCEL ファイルをアップロードする下記のページに移動します 2) 参照 ボタンをクリックすることで ファイルを選択するダイアログが表示されます アップロードする一括登録用 EXCELファイルを選択後 アップロード ボタンをクリックしてください 一括登録用 EXCELファイルがアップロードされます その後 ファイルに記載された業績データが処理され 処理状況に 実行中 と表示されます 業績データの登録はしばらく時間がかかります 一括登録用 EXCELファイルの処理状況を確認する際には 再表示 ボタンをクリックしてください 業績データの登録が終了すると処理状況は 成功 失敗 要確認 のいずれかに移行します 要確認 は 入力した業績データと類似の業績データが既に存在することを示しており 該当する業績データに対して 引き続き確認が必要となります 詳細は 一括登録用 EXCELファイルの登録 を参照ください 33

37 処理状況が 失敗 となった場合 対象とする選択ラジオボタンを選択した後 参照 ボタンをクリックすることで アップロードした一括登録用 EXCEL ファイルのエラー内容を確認することができます エラーが出ているシートを確認できます シート名 に エラー 業績名 と表示されているシート名を選択し 表示 ボタンをクリックすることでエラーの内容を確認することができます 処理内容表示ページには 一覧にエラーの行位置や内容が表示されますので 一括登録用 EXCEL ファイル上の該当データを確認してください 上図の場合は 学歴 シートに 1 件エラーがあり その行位置は 11 行目であることを表しています 34

38 6 データ確認 登録されているデータを確認する際には メインメニュー データ確認 の 公開 外部連携データ をクリックしてください クリック後 下記のページに移動します 学外公開データ確認 更新 では 研究者総覧 に公開される基本情報及び業績データを確認することができます また 編集内容を即時に研究者総覧に反映することができるよう 研究者総覧ページを更新することができます 確認 では 研究者総覧ページで公開される基本情報及び業績データを確認することができます 更新 では 研究者総覧ページを更新することができます 35

39 研究者総覧は からアクセスすることができます 研究者総覧のトップページ ( 下図 ) からは 検索条件を入力して研究者詳細情報を確認できます 36

40 7 帳票出力 登録されている業績データを研究業績リストとしてまとめることができます この機能では PDF ファイルと 編集可能な word ファイルとして研究業績リストを作成することができます メインメニュー 帳票出力 の 研究業績リスト作成 をクリックすると下記のページに移動します ページ左の 研究業績リスト作成 をクリックしてください 一覧ページに移動します 7-1 対象業績の指定 研究業績リスト作成の手順について示します まず 一覧ページで 処理作成 ボタンをクリックしてください 下記 出力する条件を設定する条件設定ページに移動します 37

41 (1) 公開の選択出力する業績データの 公開設定 を指定することができます 1 非公開を含む全て 非公開 公開 ( 学内 ) 公開 ( 学内および学外 ) の業績データが出力されます 38

42 2 公開 ( 学内 ) 公開 ( 学内 ) 公開 ( 学内および学外 ) の業績データが出力されます 3 公開 ( 学内および学外 ) 公開 ( 学内および学外 ) の業績データが出力されます 公開の選択 業績データの公開設定非公開公開 ( 学内 ) 公開 ( 学内および学外 ) 非公開を含む全て 公開 ( 学内 ) 公開 ( 学内および学外 ) 凡例 : 出力対象 : 出力対象外 (2) スタイルシートの選択選択する必要はありません (3) データ対象期間出力する業績データのデータ対象期間を指定することができます ( 赤 ) で指定された各業績データに関し 指定した期間内に登録されている業績データが出力されます 例えば 2011 年度の業績を出力したい場合は データ対象期間に 2011 年 04 月 ~2012 年 03 月を指定すると 2011 年度の業績が出力されます (4) 掲載順位による出力の可否 ( 黄 ) で指定された各業績データに関し 以下の条件を指定することができます 1 記載順位未記入も含めて表示掲載 ( 表示 ) 順位が未入力の業績データを含めて 全ての業績データが出力されます 2 記載順位記入のみ表示掲載 ( 表示 ) 順位が入力されている業績データのみが出力されます (5) 業績年月日による出力順序 ( 黄 ) で指定された各業績データに関し 出力順を指定することができます 1 業績年月昇順業績年月の昇順に出力されます 2 業績年月降順業績年月の降順に出力されます 3 第 1 キー : 記載順位順 第 2 キー : 業績年月昇順掲載 ( 表示 ) 順位の昇順 業績年月の昇順に出力されます 4 第 1 キー : 記載順位順 第 2 キー : 業績年月降順掲載 ( 表示 ) 順位の昇順 業績年月の降順に出力されます 39

43 (6) 査読論文出力する論文データの査読有無を指定することができます 1 査読無の論文も含めて表示査読無しの論文を含めて 全ての論文が出力されます 2 査読有の論文だけを表示査読有りの論文のみが出力されます (7) 招待論文出力する論文データの招待論文を指定することができます 1 招待論文も含めて表示招待論文の論文を含めて 全ての論文が出力されます 2 招待論文だけを表示招待論文の論文のみが出力されます (8) データ対象期間の対象特許 実用新案 意匠に関し 出願日 公開日 登録のいずれかを基準にするか指定することができます 1 出願日指定されたデータ対象期間内に出願日が含まれる特許 実用新案 意匠が出力されます 2 公開日指定されたデータ対象期間内に公開日が含まれる特許 実用新案 意匠が出力されます 3 登録日指定されたデータ対象期間内に登録日が含まれる特許 実用新案 意匠が出力されます (9) 研究業績リスト表示項目研究業績リストに表示する項目を指定することができます 40

44 7-2 研究業績リスト作成 1) 7-1 対象業績の指定 で出力する条件を設定後 条件設定ページで 実行 ボタンをクリックしてください 下記の確認ページに移動します さらに 登録 ボタンをクリックして作成処理を実行してください 2) 研究業績リストの作成が終了すると 処理状況が 正常終了 と表示され 下記のページに移動します 対象とする処理を選択し ダウンロード ボタンをクリックしてください ダウンロードページに移動します 41

45 3) ダウンロードページ下部に表示されている研究業績リスト関連ファイル欄から 研究業績リストに関連するファイルをダウンロードすることができます 研究業績リスト関連ファイルは下記の三種類が用意されています 研究業績リスト pdf ファイル PDF 版研究業績リスト 研究業績リスト latex 関連ファイル LaTeX による研究業績リストの作成に必要なファイル一式 PDF 版研究業績リストと同等のものを作成することができます 研究業績リスト word 関連ファイル Word 版研究業績リストの作成に必要なファイル一式 詳細は Word 版研究業績リスト を参照ください 42

46 7-2-1 PDF 版研究業績リスト PDF 版研究業績リストは 論文などの単位で業績ごとにまとめています 業績名については 太字で表示し ウェブ経由などで登録した業績データについては 細字で表示されます 出力する業績データの数には制限はなく 条件設定ページで設定した条件に基づき 業績データが出力されます 43

47 7-2-2 Word 版研究業績リスト 研究業績リスト word 関連ファイルと Microsoft Word の差込印刷機能を利用することで Word 形式の研究業績リストを作成することができます 作成した Word ファイルはあとから編集することが可能です 研究業績リスト word 関連ファイルには 業績データが含まれるデータファイル ( xxx.data.xlsx (xxx は任意の数字 )) word 差込印刷用テンプレートファイル (template.docx) 行削除ツール (RowDeleteTool.docm) が含まれています word 差込印刷用テンプレートファイルは あらかじめ評価 情報分析室が用意したもので ご自身で用途に応じて編集することで様々なレイアウト実現することができます 行削除ツールは 研究業績リストを整形するためのツールです 44

48 Word 版研究業績リストの作成の手順を説明します 1) 研究業績リスト word 関連ファイルを任意の場所に解凍し word 差込印刷用テンプレートファイル (template.docx) を開いてください 2) 差し込み文書 メニューを選択してください 3) 45

49 3) リボン UI の 宛先の選択 既存リストを使用 を選択してください 4) 既存リストを使用 を選択後 データファイルの選択 に移動します データファイル (xxx.data.xlsx) を選択し 開く ボタンをクリックして データファイルを開いてください 46

50 5) テーブルの選択では data$ と 先頭行をタイトルとして使用する のチェックが選択されていることを確認してください 確認後 OK ボタンをクリックしてください 6) リボン UI で 完了と差し込み 個々のドキュメントの編集 を選択してください 47

51 7) レコードの差し込みについて すべて が選択されていることを確認し OK ボタンをクリックしてください 8)word 差込印刷用テンプレートファイルにデータファイルの業績データが差し込まれ 研究業績リストが作成されます ファイル メニューより 名前を付けて保存 でファイルを保存してください 48

52 9) 上記手続き後 必要があれば 行削除ツールを実行することで 余分な空白行を削除することができます (1) 解凍したフォルダ内にある行削除ツール (RowDeleteTool.docm) を開いてください (2) 行削除ツールには マクロが含まれているため セキュリティの警告 に関するメッセージが表示されます 行削除ツールを実行できるよう コンテンツの有効化 を選択し マクロを有効にしてください (3) 研究業績データへの項番付与 ページ番号設定のオプションを選択し 実行 ボタンをクリックしてください 49

53 (4) 実行 ボタンをクリック後 ファイルを選択 に移動します 行削除を実施する対象の Word 版研究業績リストのファイルを選択して 開く をクリックしてください (5) 空白行の削除が終了すると下記のメッセージが表示されます 削除する空白行が多い場合 処理に時間がかかります アプリケーションが 応答なし になる場合がありますが 処理が完了するまでお待ちください 指定したファイルと同じ場所に 指定したファイル名 _ 行削除.docx の名称でファイルが保存されます 作成されたファイルを確認してください 50

54 8 researchmap との連携 8-1researchmap との連携 researchmap とは researchmap は 国内の大学 公的研究機関等に関する研究機関情報 研究者情報等を網羅的に収集 提供しています researchmap は 日本の研究者総覧として国内最大級の研究者情報のデータベースです researchmap サービスの提供および運用は科学技術振興機構 (JST) が事業として行っています researchmap との連携の全体概要本システムを使用して researchmap とデータ連携をする利用イメージは 以下の 4 つの方式があります 方式 1 データ交換システムでのデータ提供では 本システムの業績データを researchmap に提供します この手続きはシステム管理者 ( 未来戦略機構 ) が実施します データ交換システムでのデータ提供については 3-3-2researchmap 連携設定 を参照してください 教員基礎データシステム 方式 1 データ交換システムでのデータ提供 方式 2 researchmap 用 CSV でのデータ提供 方式 3 researchmapapi でのデータ取込 方式 4 researchmapcsv でのデータ取込 方式 2 researchmap 用 CSV でのデータ提供では 本システムの業績データを各教職員が個別に researchmap へデータ提供することができます researchmap 用 CSV ファイルの出力については 4 データのダウンロード を参照してください 方式 3 researchmapapi でのデータ取込は researchmap に登録されている業績データを自動で本システムに取込むことができます researchmapapi でのデータ取込については 8-2 researchmapapi でのデータ取込 を参照してください 方式 4 researchmapcsv でのデータ取込は researchmap に登録されている業績データを Excel ファイルに変換し 本システムに取込むことができます researchmap から出力した CSV ファイルの取込については 文献ファイルを利用した一括登録 を参照してください 51

55 8-1-3 reserachmap 研究者コードを確認する 方式 1 データ交換システムでのデータ提供 方式 3 researchmapapi でのデータ取込のいずれかを実施する際には 本システムに researchmap 研究者コードが登録されている必要があります 以下の手順により researchmap 研究者コードを確認してください researchmap 研究者コードが登録されていない場合は システム管理者 ( 未来戦略機構 ) までお問合せください (1) メインメニュー データ個別登録 参照 の 教職員基礎データ をクリックしてください (2) クリック後 下記ページに移動しますので 左メニューの 教員情報 をクリックしてください 52

56 (3) 教員情報が表示されますので researchmap 研究者コードを確認してください 8-2 researchmapapi でのデータ取込 researchmapapi でのデータ取込は researchmap に登録されている業績データを自動で本システムに取込むことができます researchmap から取込むことができる対象の業績は 論文と著書です researchmap をメインにして業績データを管理する場合には この方式をご利用ください researchmapapi でのデータ取込の流れは以下のとおりです 1.researchmap 連携設定を設定する ( 教職員 ) 2. 毎日 夜間に researchmap からデータを取込む ( 本システム ) researchmap 連携設定を設定する researchmapapi でデータ取込するためには researchmap 連携設定を researchmap から基礎データ に設定してください 設定の手順は以下のとおりです (1) メインメニュー データ個別登録 参照 の 教職員基礎データ をクリックしてください (2) クリック後 下記のページに移動しますので 左メニューの researchmap 連携設定 をクリックしてください 53

57 初期状態は 以下のように 連携しない となっています researchmap から基礎データ を選択してください researchmapapi でデータを取込むときは researchmap 連携設定を researchmap から基礎データ と選択してください 54

58 8-2-2 researchmapapi で researchmap から自動で取込むことができる業績データについて 1) 論文の場合 researchmap から自動で取込むことができる業績データは 以下の (1)(2)(3) の条件を満たす必要があります (1)researchmap に以下の項目のいずれか 1 つが設定されている場合項目名 (researchmap の表示名 ) ID:DOI ID:JGlobalID ID:NAID(CiNii の ID) ID:PMID (2)researchmap に以下の項目が設定されている場合 項目名 (researchmap の表示名 ) タイトル著者出版年月 (3)researchmap で業績データが公開されている場合 (on と表示されている場合 ) 2) 著書の場合 researchmap から自動で取込むことができる業績データは 以下の (1)(2) 条件を満たす必要があります (1)researchmap に以下の項目が設定されている場合 項目名 (researchmap の表示名 ) タイトル著者出版社出版年月 ID:ISBN (2)researchmap で業績データが公開されている場合 (on と表示されている場合 ) researchmap から取込んだ業績データの注意点 researchmap から取込んだ業績データの公開設定は 初期値で 非公開 を設定しています 研究者総覧などへ表示するためには 取込んだ業績データを確認し公開設定を 公開 ( 学内および学外 ) と設定してください 55