Zoho Mail 移行手順書 skydesk.jp メール移行版 スマートワークイノベーション事業本部サイバーセキュリティ事業部 2019 年 5 月 29 日 1.2 版

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1 Zoho Mail 移行手順書 skydesk.jp メール移行版 スマートワークイノベーション事業本部サイバーセキュリティ事業部 2019 年 5 月 29 日 1.2 版

2 改訂履歴 改訂日改訂内容版数 2019/3/26 初版 (1.0) 発行 2019/4/15 タグの移行について追記 /5/29 5 章 < 表示名の変更 > の追加 5 章 < 迷惑メール対策 > の追加 1.2 Xerox Xerox ロゴ および Fuji Xerox ロゴは 米国ゼロックス社の登録商標または商標です その他の製品名 会社名は各社の登録商標または商標です

3 < まえがき > 本手順書は skydesk.jp のメール運用をしていた場合を想定した Zoho Mail への移行手順書です skydesk.jp で送受信したメールは本手順にてバックアップとして保存可能です skydesk.jp のドメインは SkyDesk Mail のサービス終了とともに利用できなくなるため 本手順実施後は zoho.com の新メールアドレスでの運用をご連絡先にご通知ください 本書で使用している操作画面は ドキュメント作成時点のものです 将来的に本書記載内容と操作画面が異なる可能性があることをご了承願います < 本書の取り扱い > 本書は 富士ゼロックス株式会社の著作物です また 本書には弊社独自のノウハウや未発表の情報が含まれている場合があります 本書の複製 引用 送信 ならびに貴社の関係者以外の方への開示は 必ず弊社にご確認のうえ 行ってください i

4 < 目次 > 1. 作業をする前の確認事項 Zoho アカウントを作成する... 2 <Zoho アカウントの登録 > Zoho Mail アカウントにサインインする SkyDesk メールの移行... 7 <POP による移行 >... 7 < メールのエクスポート インポートによる移行 > フォルダーやフィルターなどの設定 < フォルダーの共有 > < フィルターの作成 > < 署名の作成 > < 表示名の変更 > < タグの作成 > < 迷惑メール対策 > メール以外の各種データについて ii

5 < カレンダーの移行 > < 連絡先の移行 > < タスクの移行 > < メモの移行 > < お気に入りの移行 > iii

6 1. 作業をする前の確認事項 この手順書は メールアドレスが でお使いの方が に移行するためのものです ご自身で メールホスティングをしているお客様は Zoho_ メール移行手順書 ( メールホスティング設定版 ) をダウンロードして お使いください 1

7 2. Zoho アカウントを作成する アカウントを既に作成されているお客様は この操作は不要です <Zoho アカウントの登録 > 1. にアクセスし 画面一番下の サービス規約 と 個人情報 保護について の内容をご確認ください 2. ブラウザで へアクセスします 1 氏名 メールアドレス パスワード を入力します 2 I agree to the Terms of Service and Privacy Policy にチェックを入れます 前手順でご確認いただいた サービス規約 と 個人情報保護について の内容に同意いただく操作になります 3 ユーザー登録 をクリックします

8 3. アカウントが作成されると 登録したメールアドレスに 認証メールが届きます メールに表 示された メールアドレスを認証する をクリックし アカウントを認証してください メールの登録通知画面が表示されたら 認証完了です 4. ここで一旦 Zoho をサインアウトしてください 右上の人の形をしたアイコン ( ) サインアウト の順にクリックしてください 3

9 3. Zoho Mail アカウントにサインインする 1. /home.zoho.com&signupurl=https%3a// へアクセスし 第 2 章で作成したアカウントでサインインします 2. メニュー画面より Mail をクリックします 注意 : メニュー画面の前に 右図のような 2 段階認証に関する画面が表示されることがあります その場合は右下の 後で通知する をクリックして先に進んでください (2 段階認証は後からでも設定可能 ) 4

10 3. 手順 2 で Mail をクリックすると 下図が表示されます 認証コードを受け取る携帯電話の電話番号を入力し コードの送信 をクリックします この時 電話番号の先頭の 0 は省き 2 桁目から入力します 注意 電話番号の先頭の 0 は入力しないでください 4. 携帯電話で受け取った認証コードを入力し 認証 をクリックします 5. おめでとうございます! 画面で をクリックします 5

11 6. 本手順は設定を誤ると元に戻すことが出来ません 絶対に間違えないように 慎重に操作をお願いいたします ようこそ 画面で の形式でメールアカウントを作成するにチェック をし アカウント名と画像に表示されている文字を入力し 続ける をクリックします 6

12 4. SkyDesk メールの移行 本手順書では <POP による移行 > と < メールのエクスポート インポートによる移行 > の 2 つの方法について説明します <POP による移行 > SkyDesk 側で POP を有効にする まず SkyDesk 側で POP を有効にするため SkyDesk にサインインし メールにアクセスします 1. のメール画面右上の 設定 ( 歯車マーク ) をクリックします 2. メールアカウント の中の アクセス をクリックします 3. アクセス にチェックを入れ すべてのメール を選択します 7

13 Zoho 側で POP アカウントを追加する 次に Zoho 側で POP アカウントを追加するため Zoho にサインインし メールにアクセスします 4. メール画面右上の ( 前頁手順 1 の図と同じ歯車マーク ) をクリックします 5. の中の をクリックします 6. 移行元 ( ) のメールアドレスなどを入力し をクリックします ADDRESS: 移行元 (SkyDesk) のメールアドレス ACCOUNT NAME: アカウントの表示名 DEFAULT FROM ADDRESS: デフォルトの差出人メールアドレス REPLY-TO ADDRESS: 返信先メールアドレス 7. 移行元 ( ) のサーバー名などを入力し をクリックします 移行元 (SkyDesk) の POP サーバー名 :pop.skydesk.jp ポート番号 :995 を入力し SSL をクリックします SkyDesk のアカウントのパスワードを入力します 注意 移行元のメールを削除しないようにするため DELETE S FROM THE SERVER のチェックを外すことを推奨しております ここにチェックを入れると移行元のメールが削除されてしまうため 注意が必要です 8

14 8. 移行元のサーバー名 ポート番号などを入力し をクリックします USE CUSTOM SMTP SERVER にチェックがついた状態で移行元 (SkyDesk) の SMTP サーバー名 :smtp.skydesk.jp ポート番号 :465 を入力し SSL をクリックします 9. これで移行元のアカウントの追加は完了です この後 作成したアカウントのメールが徐々に移行されます ( メール容量により 時間がかかる場合があります ) 移行されたメールを見るには メール画面左下に表示されているアカウントの中から 移行したメールアドレスを選択します 9

15 < メールのエクスポート インポートによる移行 > SkyDesk 側でメールをエクスポートする 1. SkyDesk のメール画面右上の 設定 ( 歯車マーク ) をクリックします 2. メールのインポートエクスポート をクリックします 3. エクスポートするフォルダー (1) と期間 (2) を選択し エクスポート (3) をクリッ クします 1 2 注意 : エクスポートはフォルダー毎に行う必要があります 下図の場合 受信トレイ テスト テスト 2 と必要なフォルダーを 1 つずつエクスポートしてください なお 送信トレイにはサブフォルダーを作成することができないので 送信トレイ内のメールの移行のみ可能です 10

16 4. エクスポート完了メールが届きます メールに記載されたリンク先 (1) にアクセスし エク スポートファイル ( ファイル )(2) をダウンロードします 1 2 注意 : フォルダー毎にメールをエクスポートします ZIP ファイルのリンクがメールで送信され 30 日間はリンクからメールをダウンロードできます インポートファイルが 最大 500MB なので エクスポートしたファイルをインポートする前に 500MB 以内にする必要があります ZIP ファイル内にできた EML ファイルを分けて 500MB 以内の ZIP ファイルを複数作成して インポートすることができます Zoho 側でメールをインポートする 5. Zoho のメール画面右上の Settings ( 歯車マーク ) をクリックします 6. Import/Export s をクリックします 11

17 7. 1 手順 4 でダウンロードしたエクスポートファイルを <Import from EML> にドラッグ & ドロップします 2 <Import Options> で Import directly to your account にチェックを入れます 3 Import from EML をクリックします 注意 : 1 で使用するエクスポートファイル (zip ファイル ) は 解凍せずにそのままインポートしてください フォルダー構造で保存された EML ファイルの ZIP ファイル ( 最大 500MB) をアップロードしてください 8. メール画面で 手順 7 でインポートしたメールが表示されることを確認してください 12

18 5. フォルダーやフィルターなどの設定 第 4 章のメール移行 (POP エクスポート / インポート ) では フォルダーの共有設定 フィルター 署名 タグなどは移行されません そのため メール移行後に手動で設定する必要があります < フォルダーの共有 > 1. 対象のフォルダーで右クリック このフォルダーの共有 をクリックします 2. 共有するメールアドレスの入力 アクセス権限の設定 共有 をクリックします < フィルターの作成 > 3. Settings ( メール画面右上の歯車マーク ) より Filters の Create New Incoming Filter をクリックします 13

19 4. フィルター名や条件などを入力し Save ボタンをクリックします 下図では 本文に XXXX 株式会社 が含まれるメールをフォルダー XXXX 株式会社 に移動するフィルターを作成しています 5. 同様の手順で必要なフィルターを作成した後 フィルターを実行します 受信トレイの上で右クリック Run a Filter をクリック Run through this filter をクリックしてフィルターを実行します < 署名の作成 > 6. Settings ( メール画面右上の歯車マーク ) より Signatures の Add new signature をクリックします 14

20 7. 署名を入力し Save ボタンをクリックします 8. デフォルトでは Zoho Signature が送信元アドレスと関連付けられています 作成した署名と送信元アドレスを関連付けるため 左下にある + マークをクリックし 送信元アドレスにチェックを入れます デフォルト設定 ここにチェックを入れると メール作成時に自動的にこの署名が表示されます < 表示名の変更 > メールを送信する際の表示名を変更することができます 9. Settings ( メール画面右上の歯車マーク ) より Send Mail As をクリックします 15

21 10. 表示名をクリックします 11. Displya name の欄を変更します update をクリックします 16

22 < タグの作成 > 12. タグをつけたいメールを開きます 13. メールのヘッダー部分にある Tags の横のタグアイコン ( ) をクリックします タグ名を入力し 2 タグの色を選択します その後 3 Create をクリックすると Tags に作成したタグが表示されます つけたタグは メール一覧にも表示されます 17

23 15. 作成したタグはタグ名の前のチェックボックスをクリックすることで他のメールにも設定することができます また外す場合はチェックボックスをクリックして チェックを外してください 参考 : タグはメール一覧左側のメニューの + アイコンからも作成できます また作成したタグの編集および削除は 作成したタグの右クリックメニューから行ってください < 迷惑メール対策 > ブラックリストからメールアドレスを削除する 16. Settings ( メール画面右上の歯車マーク ) より Anti-Spam lists の Address をクリックします 18

24 17. ブラックリストから削除する を選択し ゴミ箱マークをクリックします ブラックリストからホワイトリストに移動させる 18. Settings ( メール画面右上の歯車マーク ) より Anti-Spam Lists の Address をクリックします 19. ブラックリストから削除する を選択し マークをクリックします 19

25 6. メール以外の各種データについて < カレンダーの移行 > SkyDesk Mail で作成したカレンダーデータはエクスポートすることができません 移行先である Zoho Mail にて新たにデータ作成をお願いいたします < 連絡先の移行 > 1. SkyDesk Mail の連絡先画面で エクスポート をクリックします 2. SkyDesk Mail の連絡先のエクスポート画面で エクスポート対象を設定します 1 ファイルの種類は CSV を選択します 2 パスワードで連絡先ファイルを保護する のチェックを外します 3 連絡先のエクスポート をクリックします

26 3. Zoho Mail の連絡先画面で インポート をクリックします 4. 1Zoho Mail の連絡先のインポート画面でインポート先を選択します 2 ローカルドライブ をクリックします File Import 画面で ファイルのアップロード をクリックします 21

27 6. 手順 2 でダウンロードしたファイルを選択 開く をクリックします ダウンロードしたファイル名は SkyDesk Contacts.csv です 7. 次画面では特に何も設定せずに 次 をクリックします 8. 次画面に遷移したらインポートは完了です 連絡先 を表示してインポートが正しく出来ていることを確認ください ( うまく表示されない場合は画面を再表示してください ) 22

28 < タスクの移行 > SkyDesk Mail で作成したタスクデータはエクスポートすることができません 移行先である Zoho Mail にて新たにデータ作成をお願いいたします < メモの移行 > SkyDesk Mail で作成したメモデータはエクスポートすることができません 移行先である Zoho Mail にて新たにデータ作成をお願いいたします < お気に入りの移行 > 9. SkyDesk Mail のお気に入り画面で お気に入りのエクスポート をクリックしま す 10. しばらく待つと 対象アカウントのメールアドレス宛に件名 Bookmarks Export Notification Mail のメールが配信されます メール本文の Download Exported Bookmark(s) のリンクをクリックすると お気に入りのデータがローカル PC へダウンロードされます メールが届かない場合は 迷惑メール フォルダーに格納されて可能性があるので確認ください 23

29 11. Zoho Mail のお気に入り画面で お気に入りのインポート をクリックします 12. 手順 10 でダウンロードしたファイルを選択 開く をクリックします ダウンロードしたファイル名は bookmarks.html です 13. しばらく待つとインポートは完了します Zoho Mail の画面を再表示して結果を確認ください 24

30 Zoho Mail 移行手順書 2019 年 4 月 29 日 1.2 版発行 制作 発行 富士ゼロックス株式会社 スマートワークイノベーション事業本部サイバーセキュリティ事業部 本ガイドブックの一部あるいは全部について 上記製作 発行部門から文書による承諾を得ずに いかなる方法においても無断で開示 複写 複製することを禁止する 25