Agatha 管理者操作ガイド応用編 Agatha 管理者操作ガイド応用編 V2.6:2017 年 10 月 23 日アガサ株式会社 Copyright 2017 Agatha Inc. 1

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きみつぐむこやま
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1 Agatha 管理者操作ガイド応用編 V2.6:2017 年 10 月 23 日アガサ株式会社 1

2 目次目次の概要操作の説明文書分類の管理文書分類作成事前準備国及び施設の作成編集マスター設定で国及び施設の作成編集ワークスペースで国及び施設の選択編集文書分類の作成削除停止文書分類編集画面についてフォルダ 9 未登録表示フォルダの入力方法文書分類を新しく追加する既存の文書分類リストをコピーして作成する文書分類リストの編集文書分類リストの削除文書分類の停止 ( 非表示 ) 文書分類の再開文書分類の活用未登録表示を常に表示する文書分類にフォルダを追加するフォルダや文書に自動で日月を追加するメタデータ ( 文書の属性情報 ) メタデータを設定するメタデータを作成するメタデータグループを作成するメタデータグループを設定するメタデータの編集方法登録した文書のメタデータの情報を変更するメタデータの設定を変更するメタデータグループの設定を変更する委員会名メタデータの活用方法表示項目の設定編集パスワードポリシーの変更ファイルが追加更新されたらメールで通知する

3 2.7 ファイルが X 日間編集中の場合編集ユーザに自動お知らせメールをするメールテンプレートの変更ホームページ ( 全ワークスペースの情報を 1 つの新着画面に統合 ) 文書ショートカットワークスペースコンテンツをエクスポート特定文書一覧を自動エクスポートお問合せ

4 1 の概要では Agatha のオプション機能の操作方法を説明しますその他設定操作については Agatha 管理者操作ガイド基本編をご覧くださいオプション機能を利用するにはオプション契約が必要ですオプション契約の詳細についてはサポートにお問い合わせください基本機能及びオプション機能のプランによる分類アクセス権グループによる分類備考機能基本分類オプション Basic etmf Standard etmf Enterpris e IRB 申請文書 Standard 申請文書 Enterpris e viewer Readers Writers ワークスヘース管理者マスター管理者一般ユーザー ( 編集閲覧 ) 機能文書登録 ( 文書分類なし ) 〇〇〇〇〇〇〇〇〇文書登録 ( 文書分類あり ) 〇〇〇〇〇〇〇〇文書閲覧〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇文書編集〇〇〇〇〇〇〇〇〇文書のコピー〇〇〇〇〇〇〇〇〇文書のダウンロード〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇新版をアップロード〇〇〇〇〇〇〇〇〇ファイルのハイパーリンクを取得〇〇〇〇〇〇〇〇〇 Office 2010 SP2 より古いバージョンでは利用できませんフォルダのハイパーリンクの取得〇〇〇〇〇〇〇〇〇 Word を PDF に変換〇〇〇〇〇〇〇〇〇 Agatha で作成した PDF を削除〇〇〇〇〇〇〇〇〇文書削除〇〇〇〇〇〇〇〇〇 4

5 ワークフロー ( レビュー依頼承認申請確定ドラフトに戻す ) 〇〇〇〇〇〇〇〇〇リマインダ〇〇〇〇アガササポートのみ確定に戻す ( マイナー版を削除 ) 〇〇〇〇〇〇〇〇〇レビュー承認の実施〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇共同レビュー〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇電子署名〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇属性の編集〇〇〇〇〇〇〇〇〇属性の閲覧〇〇〇〇〇〇〇〇〇お知らせを作成〇〇〇〇〇〇〇〇〇お知らせの閲覧〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇変更履歴を閲覧〇〇〇〇〇〇〇〇〇監査ログを閲覧 ( 文書編集やワークフローのアクションを記録 ) 〇〇〇〇〇〇〇〇〇監査ログを閲覧 ( 文書を開くのアクションも記録 ) 〇〇〇〇〇文書一覧をエクスポート〇〇〇〇〇〇〇〇〇文書一覧を自動エクスポート〇〇〇〇アガササポートのみ Office ファイル及び PDF ファイルをブラウザで開く〇〇〇〇〇〇〇〇 Word PPT PDF のみファイルダウンロード不可〇〇〇〇〇〇〇〇カット & ペースト不可〇〇〇〇〇〇〇〇 5

6 管理者機能ワークスペースの作成管理〇〇〇〇〇〇〇〇マスターのユーザー登録管理〇〇〇〇〇〇〇〇ワークスペースのユーザー登録管理〇〇〇〇〇〇〇〇フォルダ作成削除〇〇〇〇〇〇〇〇フォルダ固有のアクセス権管理〇〇〇〇〇〇〇〇フォルダアップロード〇〇〇〇〇〇〇〇 Chrome のみ一括ダウンロード〇〇〇〇〇〇〇〇アガササポートのみワークスペースエクスポート〇〇〇〇〇〇〇アガササポートのみワークフローの取消〇〇〇〇〇〇〇〇監査ログを閲覧 ( マスターワークスペースのアクションを記録 ) 〇〇〇〇〇〇〇〇マスターワークスペースの監査ログにファイルを開くシステムにアクセスを記録〇〇〇〇文書分類の管理〇〇〇〇〇〇〇〇マスター管理者はマスターのみワークスペース管理者はワークスペースのみ文書分類リンク〇〇〇〇〇メタデータの管理〇〇〇〇〇〇〇〇マスター管理者はマスターのみワークスペース管理者はワークスペースのみマイルストン管理〇〇〇〇アガササポートのみ 6

7 画面表示の変更〇〇〇〇〇〇〇アクセス権の作成変更〇〇〇〇〇マスター管理者はマスターのみワークスペース管理者はワークスペースのみパスワードポリシーの変更〇〇〇〇〇〇〇アガササポートのみファイルを登録変更した場合のメール通知管理〇〇〇〇〇マスター管理者はマスターのみワークスペース管理者はワークスペースのみメールテンプレートの変更〇〇〇アガササポートのみホームページ〇〇〇〇アガササポートのみテンプレートベーシック〇〇〇〇〇〇〇 TMF DIA Ref. Model( 英語 ) 〇〇〇 TMF DIA& 製薬協 ( 日本語 ) 〇〇〇申請文書〇〇〇 IRB 〇オリジナル〇 7

8 2 操作の説明 2.1 文書分類の管理文書分類とはワークスペース毎にファイルの大分類中分類小分類の文書の分類や保存先国やサイト ( 施設 ) ごとの分類を設定する機能ですこれによりリスト表示では分類毎に文書をグループ表示したりソート絞り込み表示をすることが可能です文書分類は施設を登録すると同じフォルダ構造を作成する事ができますまた未登録表示を付けることが可能でどのファイルが登録されていないのかを把握することが可能です予め設定された文書分類テンプレートを利用して文書分類を変種しお客様の運用に沿った文書分類リストを利用することができます尚本機能は各種テンプレート文書分類オプション追加契約ユーザーでワークスペース管理者が操作可能です文書分類作成事前準備国及び施設の作成編集国や施設ごとの分類を使用する場合国及び施設の設定を行います ( 国や施設ごとの分類を使用しない場合はこの設定は必要ありません ) 施設ごとの分類を使用する場合は国の設定が必須ですマスター設定で国及び施設の作成編集初めにマスター設定で国及び施設の作成を行いますトップページ左ナビゲーションの設定 ( 歯車マーク ) をクリックしマスターデータ管理画面を表示しマスター設定 - 国及び施設タブをクリックします国名を追加 ( または施設名を追加 ) をクリックします 8

9 クリックすると国の追加 ( または施設名の追加 ) 画面が開きますので必須項目を入力し状態が有効にチェックされていることを確認し国の保存 ( または施設名の保存 ) をクリックし登録をします 9

10 国 ( 施設 ) リストから選択機能は各ワークスペースの国設定の際に利用します例えば施設の名前欄には施設の正式名称を入力し施設コードは短縮した表記を入力し画面表示やフォルダ名には施設コードを使用することができます編集する場合は編集したい列の操作 - 編集画面をクリックすると国 ( 又は施設 ) の追加画面が表示され編集が可能になります編集を行い国 ( 又は施設 ) の保存をクリックし編集を終了します文書分類フォルダに文書がある場合国名国コード施設名コードの変更はできません国または施設の無効編集画面で状態の無効にチェックをした場合国 ( 又は施設 ) の列の左にマークが表示され分類リストの対象外になります 10

11 ワークスペースで国及び施設の選択編集次にワークスペースで国及び施設の選択を行いますトップページ左ナビゲーションの設定 ( 歯車マーク ) をクリックしマスターデータ管理画面を表示し ( ワークスペース選択 - 国及び施設タブをクリックします国名を追加 ( または施設名を追加 ) をクリックします国( 又は施設 ) の追加画面が開くので国 ( 又は施設 ) リストから追加をクリックします左にある国名ボックスから追加したい国 ( 又は施設 ) を選択します ( 複数施設を選択する場合は Shift キーを押しながら選択してください ) 右向き矢印をクリックします国 ( 又は施設 ) の選択を解除したい場合は左ボックスの選択した国 ( 又は施設 ) 名から国 ( 又は施設 ) を選択し左向き矢印をクリックします国 ( 又は施設 ) の選択が完了したら国 ( 又は施設 ) の保存をクリックします 11

12 2.1.2 文書分類の作成削除停止文書分類はワークスペースごとに作成します文書分類編集画面について文書分類編集画面 12

13 No 入力項目名説明 1 大分類大分類名 2 中分類中分類名 3 小分類小分類名 4 レベル文書分類のレベルを設定できます標準 ( トップレベル ) 国 ( 標準レベルの下位のレベル ) 施設 ( 国レベルの下位のレベル ) レベルを用いると以下のように階層で文書分類を設定できます国レベルの分類は文書を登録する際に国名 ( 又は国コード ) を選択します施設レベルの分類は文書を登録する際に国及び施設名 ( 又は施設コード ) を選択します標準国 A 施設 Z 13

14 - 施設 Y 国 B - 施設 X - 施設 V 5 6 文書のメタデータグループファイル名のルール国施設はマスター設定の国及び施設で設定すると表示がされますメタデータの設定が可能です文書管理画面名前に表示される文書名です文書名を統一したいとき等名前を入力してください ( 文書登録時文書の名前は編集が出来なくなります ) 文書名は Auto と表示され編集不可になります空欄の場合は文書を登録した時のファイル名が登録されます ( 編集が可能です ) 編集可能 7 フォルダフォルダ表示で文書を保存するフォルダ階層位置です入力方法は次ページ 7 フォルダ 9 未登録表示フォルダの入力についてをご参照ください例 ) Trial/[Artifact.Zone]/[Artifact.Section] 14

15 Trial/[Artifact.Zone]/[Artifact.Section]/[Artifact.Nam] Trial/[Artifact.Zone]/[Artifact.Section]/[Document. 委員会名 ] Document. 委員会名委員会名メタデータ文書登録時に委員会名 ( フォルダ ) 入力欄が表示されるフォルダが作成される 8 9 未登録の表示未登録表示フォルダ文書が未登録の場合状態に未登録と表示します空欄の場合は文書分類 ( ファイル名 ) が文書管理画面に表示されません 9の入力が必須です 9 未登録表示の入力があり 8 未登録の表示を削除した場合文書管理画面に表示されません空白の場合でも文書登録画面の分類メニューには表示されます 8を表示するフォルダ階層位置です表示する場合 8の入力が必須です空欄の場合は文書分類 ( ファイル名 ) が文書管理画面に表示されません 15

16 入力方法は次ページ 7フォルダ 9 未登録表示フォルダの入力についてをご参照ください 8 未登録の表示の入力があり 9 未登録表示を削除した場合文書管理画面に表示されません空白の場合でも文書登録画面の分類メニューには表示されます反映先画面リスト表示リスト表示で表示される分類は大分類中分類小分類の3つのみで小分類が最下層ですフォルダ表示フォルダ表示で表示されるフォルダ構成は上記 3つの分類と任意のテキストを用いて用途に応じて構成が可能です例 ) 文書分類に A という任意のテキストを利用しフォルダを作成した場合 Site/A/[Artifact.Zone]/[Artifact.Section] 16

17 7 フォルダ 9 未登録表示フォルダの入力方法アシスト機能を利用し入力を行います [ 施設. 名前 ] または [ 施設. コード ] を入力する場合は 4レベルの選択で施設を選択します選択をするとアシストメニューに施設及び国が追加され選択が可能となります [ 国. 名前 ] [ 国. コード ] を入力する場合は 4レベルで国を選択します選択するとアシストメニューに国のメニューが追加されます入力欄に [ ( 半角の大カッコ ) を入力すると以下のようなメニューが表示されますので分類を選択します ( 属性は利用しません ) 続いて. ( 半角のピリオド ) を入力しメニューを表示し選択します 17

18 ] ( 半角の大カッコ ) で閉じます続けて階層を入力する場合は / ( 半角スラッシュ ) をいれ上記の手順で入力します使用できる入力形式は以下のとおりです入力形式画面の表示 [ 分類. 大分類 ] 大分類 [ 分類. 中分類 ] 中分類 [ 分類. 名前 ] 小分類 [ 分類.ID] 分類 ID( システムが自動生成 ) [ 属性. ID] [ 属性. 名前 ] メタデータ管理機能 ( オプション ) を利用の場合のみ使用できます [ 属性. 副題又は詳細 ] [ 施設. 名前 ] 施設名 [ 施設. コード ] 施設コード [ 国. 名前 ] 国名 [ 国. コード ] 国コードテキストフォルダ名 18

19 文書分類を新しく追加する設定 - ( ワークスペース選択 ) - 文書分類タブをクリックするとワークスペースの文書分類リストの設定ページが表示されます + 新しい分類を追加ボタンをクリックしますクリックすると文書分類を追加画面が表示されますので各項目を入力し変更を保存をクリックします例 )Site フォルダ下の各施設に各種契約書類に関する記録 > 治験調整業務委嘱 > 治験調整業務委嘱依頼書を作成する場合施設ごとに作成したい場合は施設を選択ファイルをどこに保存するかを記入未登録と表示させる未登録をどの階層で表示するかを記入 19

20 リスト表示例既存の文書分類リストをコピーして作成するコピーしたい分類リストのコピーをクリックします分類をコピー画面が表示されるので編集し変更を保存をクリックします 20

21 コピーした分類リストが登録されます 21

2.1.1.3 文書分類リストの編集すでに文書が登録されている分類リストは編集ができません編集したい分類リストの編集をクリックします文書分類を編集画面が開くので編集を行い変更を保存をクリックします 2.1.1.4 文書分類リストの削除文書が登録されていないまたは未登録非登録に変更されていない場合の分類リストは削除が可能です削除したい分類リストの削除をクリックしますこの分類を削除しますよろしいですか?

22 文書分類リストの編集すでに文書が登録されている分類リストは編集ができません編集したい分類リストの編集をクリックします文書分類を編集画面が開くので編集を行い変更を保存をクリックします文書分類リストの削除文書が登録されていないまたは未登録非登録に変更されていない場合の分類リストは削除が可能です削除したい分類リストの削除をクリックしますこの分類を削除しますよろしいですか? の画面が表示されるので確認をクリックすると分類リストが削除されます 22

23 文書分類の停止 ( 非表示 ) 文書分類の停止 ( 非表示 ) が可能です文書登録されている場合も停止は可能です尚停止をすると文書登録時の大分類中分類小分類のプルダウンメニューにも表示がされなくなります設定 - 該当文書分類のあるワークスペース - 文書分類タブをクリックし文書分類設定画面を表示します該当の文書分類の操作メニュー - 停止ボタンをクリックします停止の認画面が表示されるのでコメントを入力し確認をクリックします 23

24 文書分類の停止ボタンは再開に変わり文書分類が停止します登録されていた文書が非表示になります文書登録画面の大分類中分類小分類のプルダウンメニューからも停止した文書分類が非表示になります文書分類を停止した際のコメントは設定 - 該当文書分類のあるワークスペース - 監査ログタブをクリックすると確認が可能です 24

25 文書分類の再開文書分類を再開する場合は設定 - 該当文書分類のあるワークスペース - 文書分類タブをクリックし文書分類設定画面を表示します該当の文書分類の操作メニュー- 再開ボタンをクリックし再開コメントを入力し確認をクリックします 25

26 2.1.3 文書分類の活用未登録表示を常に表示する通常未登録表示された文書を登録すると未登録表示は非表示になりますが未登録表示の表示先とファイルの保存先( フォルダ ) の階層を異なる階層にした場合未登録表示は表示されたままになります今回は別のフォルダに文書を登録し元の階層では未登録表示がされ続けるようにしますここでは TMF テンプレートの責任医師ミーティング資料を例にしますが文書分類の編集画面でファイルの保存先 ( フォルダ ) を Trial/[ 分類. 大分類 ]/[ 分類. 中分類 ]/[ 分類. 名前 ]/ となっているものを Trial/[ 分類. 大分類 ]/[ 分類. 中分類 ]/[ 分類. 名前 ]/ 責任医師ミーティング資料に変更します文書分類画面にもとり責任医師ミーティング資料を登録してみるとフォルダが作成され登録した文書はフォルダの中に保存されますそして元の階層には未登録表示がそのまま表示されます修正前修正後フォルダ表示 26

27 文書分類にフォルダを追加するフォルダ表示の場合文書分類で構成されたフォルダに任意の名前のフォルダを追加することが可能です例えば大分類 01: 試験管理 > 中分類 :01.01 管理 > 小分類 : 各種手順書という分類を大分類 01: 試験管理 > 中分類 :01.01 管理 >A> 小分類 : 各種手順書のように A という任意のテキスト名のフォルダを追加できますここでは 01 試験管理 >01.01 管理 > 各種手順書の文書分類を編集し A フォルダを追加します設定 - ワークスペースプルダウン - 文書分類 - 大分類 :01 試験管理中分類 : 管理小分類 : 各種手順書列の操作 - 編集をクリックしますフォルダと未登録表示の中分類の後に /A を追加し変更を保存をクリックますフォルダ :Trial/[ 分類. 大分類 ]/[ 分類. 中分類 ]/A/[ 分類. 名前 ] 未登録表示 :Trial/[ 分類. 大分類 ]/[ 分類. 中分類 ]/A/ 文書管理画面フォルダ表示で A フォルダが追加されていることを確認します 27

28 Before After 28

29 フォルダや文書に自動で日月を追加する日付メタデータを利用することで分類に日付を付加し保存することが可能ですここでは TMF テンプレートの既存の文書分類 01 試験管理 >01.04 ミーティング>トレーニング記録をトレーニング記録という名のテキストフォルダを作成しこのフォルダの中に日付毎のトレーニング記録フォルダを作成し且つ日付 _ 小分類名で文書を保存します Before After 29

30 設定 - ワークスペースプルダウン - 文書分類 - 大分類 :01 試験管理中分類 : ミーティング小分類 : トレーニング記録列の操作 - 編集をクリックします文書分類編集画面が開きますアシスト機能を利用し以下を追加修正し変更を保存をクリックしますファイル名ルール : 属性. 日付 _ 分類. 日付 30

31 フォルダ :Trial/[ 分類. 大分類 ]/[ 分類. 中分類 ]/ トレーニング記録 /[ 属性. 日付 ]_[ 分類. 名前 ] 未登録表示フォルダ :Trial/[ 分類. 大分類 ]/[ 分類. 中分類 ]/[ 分類. 名前 ] 文書管理画面に戻りトレーニング記録フォルダ内の + トレーニング記録をクリックし文書を登録します文書をアップロードすると名前に Auto が表示されます日付を選択し送信をクリックします 31

32 登録時の日付が付加されたフォルダ及び文書が登録されますフォルダ表示リスト表示 32

33 2.2 メタデータ ( 文書の属性情報 ) メタデータ機能とは文書分類リストで設定した文書に対し属性 ( プロパティ ) 情報を設定することが可能な機能です設定することが可能なユーザーはメタデータ管理オプション又は TMF DIA テンプレートを利用しており且つマスター管理者又はワークスペース管理者ですメタデータとはファイルやフォルダなどのデータそのものに関連する情報を指します写真データには撮影場所撮影日撮影者 No の写真に関する情報がありますこの撮影場所撮影日撮影者等の情報がメタデータですメタデータを設定するメタデータを設定するにはメタデータを作成しメタデータをメタデータグループに登録し文書分類リストにてメタデータグループを選択しますメタデータを作成する [ 設定 ] プルダウンメニューメタデータを設定したいワークスペース - メタデータタブをクリックしますメタデータを追加をクリックします 33

34 メタデータの追加画面が開いたら名前説明タイプ必須等を入力設定しメタデータの追加ををクリックしますメタデータに登録がされますメタデータのタイプについてタイプ説明テキストテキスト入力欄を表示できます数字数字入力欄を表示できます日付日付入力欄及びカレンダーを表示できますチェックボチェックボックスを表示できますックスルックアップルダウンメニューを作成表示できプますユーザー or ワークスペースユーザーを選択できグループます ( 複数選択可能 ) ルックアップの場合選択リストオプションが表示されます一行ごとにメニューを記入してください 34

35 メタデータグループを作成する [ 設定 ] プルダウンメニューメタデータを作成したワークスペース - メタデータタブをクリックしますメタデータのグループを追加をクリックしますメタデータグループを追加画面が表示されたらグループ名を入力しグループに追加したいメタデータを選択し右向き矢印で追加します ( 複数追加可 ) メタデータグループの追加ボタンをクリックするとメタデータグループが追加できます 35

36 メタデータグループを設定する [ 設定 ] プルダウンメニューメタデータグループを作成したワークスペース - 文書分類タブをクリックします新しい分類を追加または文書を登録していない分類リスト ( 削除ボタンが表示されているもの ) を開き文書のメタデータグループを選択します文書分類作成編集時に文書のメタデータグループを選択すると選択したメタデータグループのメタデータが文書登録画面で表示されます 36

37 37

38 2.2.2 メタデータの編集方法登録した文書のメタデータの情報を変更するメタデータ情報を変更したい文書の操作メニュー - 詳細 - 属性を開きます文書の属性画面が表示されたら文書の属性詳細タブをクリックします画面下にある編集をロックし編集ボタンをクリックしますメタデータの編集が可能になるので編集を行い保存し編集ロックを解除をクリックします版コメント入力ポップアップ画面が表示されるのでコメントを記入し保存をクリックします版が上がり変更履歴に反映がされます 38

39 メタデータの設定を変更する [ 設定 ] プルダウンメニューメタデータを設定したいワークスペース - メタデータタブをクリックします変更したいメタデータの操作 - 編集をクリックします名前説明等を編集し変更を保存します 39

40 メタデータ変更の影響についてメタデータを変更した場合文書の属性に即反映がされますメタデータ名整理 ID を整理 ID 番号にした場合文書の属性名は文書 ID 番号になります 1 選択リストのオプションを変更した場合既存メタデータで変更削除したメタデータは編集しない限り変更削除まえの情報を保持します 2 例 ) メタデータを整理 ID 番号へ変更しオプションの Sample を削除した場合 1 2 またメタデータ変更後に文書のメタデータ情報を変更する場合メニューには変更したオプションメニューのみが表示されます

41 メタデータグループの設定を変更する [ 設定 ] プルダウンメニューメタデータグループを設定したいワークスペース - メタデータタブをクリックします変更したいメタデータグループの操作 - 編集をクリックします編集し変更を保存をクリックしますメタデータグループ変更の影響についてメタデータグループのグループ名を変更した場合文書分類で設定した文書のメタデータグループの名前に即反映がされます 41

42 またメタデータを追加削除した場合既存文書分類の項目やデータには変更はなく且つ項目を維持したまま更新が可能です例 ) メタデータグループからメタデータの日付を削除しても日付の更新が可能 2.3 委員会名メタデータの活用方法メタデータには委員会名というメタデータがあります委員会名メタデータは TMF DIA テンプレートの以下 12の文書分類に設定されています 12の文書分類に文書を登録する際委員会名メタデータに委員会の名前を入力して文書を登録すると入力した委員会名のフォルダが作成されその委員会名フォルダの中に文書を格納することが可能です委員会名が設定されている文書分類 1 大分類 :01 試験管理中分類 :01.03 各種委員会 2 大分類 :04IRB/ その他承認中分類 :04.02 その他委員会例 ) 大分類 :01 試験管理中分類 :01.03 各種委員会に委員会のプロセス /SOP を登録する場合 01 試験管理各種委員会フォルダを開きます 42

43 委員会のプロセス /SOP をクリックし文書を登録しますファイルアップロード画面が開いたら文書名や委員会名 COI 委員会を入力し送信ボタンをクリックます文書管理画面に戻ると 01 試験管理各種委員会フォルダに先ほど登録した委員会メタデータ名の COI 委員会のフォルダが作成されそのフォルダの中には登録した委員会のプロセスの文書が登録されます 43

44 2.4 表示項目の設定編集表示項目の設定はリスト表示やフォルダ表示で表示させる列や順番を設定する機能です設定することが可能なユーザは通知機能オプションを利用しており且つ管理者権限ユーザーですマスター ( 組織 ) レベルまたはワークスペースレベルで定義することができますどちらも操作方法は同じです設定 - マスター又は表示を設定したいワークスペースを選択します表示タブをクリックし追加する場合は表示を追加既存表示設定を変更する場合は操作 - 表示を編集をクリックします必要事項を設定します表示で設定できる項目名前 ( 必須 ) 説明 ( 必須 ) 表示設定表示モード表示する項目を選択表示するファイル数最新の文書リスト表示フォルダ表示リスト表示フォルダ表示未登録表示の可否大分類中分類小分類アイコン文書名操作ボタン状態版作成日更新日更新者副題又は詳細国コード国名施設コード施設名分類レベル AUID ロック備考日付参照 SOP 整理 ID 委員会名大分類中分類小分類状態版作成日更新日 44

45 項目数更新者副題又は詳細国コード国名施設コード施設名分類レベル AUID ロック備考日付参照 SOP 整理 ID 委員会名グループ化する項目を大分類中分類小分類状態版作成日更新日選択更新者副題又は詳細国コード国名施設コード施設名分類レベルロック備考日付参照 SOP 整理 ID 委員会名表示するファイル数表示するファイル数項目数項目数各ページに表示するファイル数項目数 AUID Agatha 内の文書やファイルの固有の ID 表示する項目を選択表示するファイル数項目数グループ化する項目を選択は選択したい項目を選択しドラック & ドロップで追加削除や順番の変更操作をします選択したい項目上にマウスが重なった状態でマウスのボタンを押し ( 緑色に変化 ) そのままの状態でマウスを移動 ( ドラッグ ) させ移動させたい枠上でマウスのボタンを離します ( ドロップ ) 複数選択する場合は Shift キーを押しながらクリックし選択してくださいドラック & ドロップ文書管理画面の表示形式メニューに新しい表示項目が追加されます 45

46 2.5 パスワードポリシーの変更パスワードポリシーの設定 ( パスワードの長さ文字種期間など ) が可能ですパスワードポリシーは組織のユーザー ( 全ワークスペースユーザー ) に対し同様の設定となります設定作業はアガササポートにて行います変更時はアガササポートへご連絡くださいパスワードポリシー設定 1パスワードの複雑さの設定設定不可マークより前の文字列 ( の一部 ) はパスワードに使用できませんパスワードは以下のうち 3 種類以上の文字種を含みますアルファベット大文字アルファベット小文字数字特殊文字 (!@#$%^&*()_+=[{]};: <>./?,\'"-) 2 パスワードの最小文字数最小文字数を 6 から 100 の間で指定可能です初期値 8 3 過去に使用したパスワード過去 X 回に使用したパスワードは使用できなくします指定できる値は 1 以上です初期値 0 4パスワードの有効期限パスワードの有効期限を 0~365 日の間で指定してください有効期限なし ( 無期限 ) とする場合 0 と指定してください初期値 182 5パスワードを変更できない期間パスワードを変更できない期間を 0~365 日の間で指定してくださいパスワードを変更できない期間を設けない場合は 0 とします初期値 0 パスワード有効期限切れメッセージユーザーが有効期限の 15 日前有効期限の 10 日前有効期限が 5 日から毎日パスワード有効期限になるまで表示され且つパスワードを変更するまで且つパスワードがすでに期限切れの状態の場合に画面に表示されますログイン画面でログインボタン後以下の様な画面が表示されます 46

47 アカウントロックの設定 1 誤ったパスワードを指定回数続けて入力した場合アカウントをロックしますアカウントロックの時間を 1~1440 分の間で指定できますアカウントロックの時間 : 初期値 15 分 2 失敗回数 X 回続けてログインに失敗した場合アカウントをロックします 1~30 で指定してください初期値 :10 回 47

48 2.6 ファイルが追加更新されたらメールで通知するワークスペース内のファイルが追加更新されたらメールでお知らせする機能です新規更新検知範囲ワークスペース内の全てのファイル ( 特定フォルダには設定できません ) 送信元 agatha@agathalife.com から通知されます設定者ワークスペース管理者ワークスペースの通知設定アクセス権に追加したユーザー通知対象 ( フォルダ固有のアクセス権が設定され且つアクセス権がない場合ないでも通知設定のアクセス権にユーザーが追加されている場合通知がされます ) 通知言語ユーザーの言語設定に応じた言語通知するタイミング通知される内容文書登録時版が上がる時文書をコピーした時は対象外です ( 編集を保存確定ドラフトに戻す属性の保存 ) マイナー版を削除は対象外です文書名文書名版版ワークスペース名ワークスペース名契約名義お客様名作成者更新者作成更新例 )2017/07/24 11:33:03 例 )2017/07/24 11:33:03 Source Document Link Source Document Link 状態 ( ドラフト / 確定 / 未登録 / レビュー ) 版コメント名前 ( 文書名 ) 大中小分類副題又は詳細所有者属性変更時備考日付国施設 48

49 設定方法は以下の通りです 1 通知させたいユーザーを通知設定アクセス権 ( 仮称 ) に追加します詳細は基本操作マニュアルユーザーにアクセス権を設定する参照通知設定アクセス権は別途ご案内いたしますアクセス権名称のご希望等ございましたらオプション申込時にご連絡ください操作ガイドでは例として新規文書登録時のアクセス権名を登録通知としています 2 設定 - 通知設定したいワークスペース - ジョブをクリックしますジョブページが開いたら新しいジョブを追加をクリックします 49

50 任意のジョブ名を入力しますジョブの種類は新規文書の通知を受け取る場合は新文書の通知更新の通知を受け取る場合は文書更新の通知を選択しますジョブの種類を選択すると通知グループ欄が表示されますので 1 の通知設定アクセス権を選択します有効にチェックマークがあることを確認し変更を保存します例 ) 新規文書登録時のアクセス権登録通知を設定 50

51 文書を登録 ( 更新設定をした場合は更新 ) すると通知設定用のアクセス権で追加したユーザーに通知がされます 2.7 ファイルが X 日間編集中の場合編集ユーザに自動お知らせメールをするファイルが X 日間編集中になっている場合編集したユーザにお知らせメールを自動送付することが可能です本オプションをご希望の場合はアガササポートまでご連絡ください 2.8 メールテンプレートの変更 Agatha から通知されるメールのタイトル及び本文の変更が可能です変更をご希望の場合はアガササポートまでご連絡ください 51

52 2.9 ホームページ ( 全ワークスペースの情報を 1 つの新着画面に統合 ) 新着情報ページはワークスペース毎の表示がデフォルトの設定ですがホームページ機能で全ワークスペースのマイタスクお知らせ各ワークスペースの文書一覧及びワークスペースへのリンクの表示が可能ですホームページ機能をご希望の場合はアガササポートまでご連絡ください 2.10 文書ショートカット文書ショートカットとは各施設に対し確定した文書の読み取り専用のショートカットを作成できる機能です ( 文書分類テンプレートユーザー対象 ) 例えば事務局等管理者のみがアクセスできるフォルダで文書を作成し確定にしたら施設フォルダにショートカットを作成し施設ユーザーはコピーされた読み取り専用の文書を閲覧することが可能ですオプション機能となりますのでご希望の場合はアガササポートへご連絡ください 52

53 例 ) 操作方法は以下の通りです 53

54 各施設に対し文書確定時に文書ショートカットを作成したい文書分類の設定を開きます文書分類へのリンクへチェックをつけ文書ショートカットを作成したい分類を選択し変更を保存ます 54

55 文書を確定すると自動で施設に文書リンク ( 閲覧専用 ) が作成されます 55

56 2.11 ワークスペースコンテンツをエクスポートワークスペース管理者は表示形式に沿ったコンテンツ ( ファイル監査ログ ) を一括エクスポートすることが可能ですエクスポート時は設定画面またはエクスポート完了メール内のリンクからダウンロードを行うことが可能ですエクスポートの内容コンテンコンテンツ内容ツ名ファイルワークスペース内に登録されたすべてのファイルとファイル一覧例 ) ファイルエクスポートフォルダ表示ファイルエクスポートリスト表示ファイル一覧 56

57 ファイル (GUID を追加 ) GUID を追加にチェックを入れエクスポートした場合ワークスペース内に登録されたすべてのファイル名に GUID/ AUID(AgathauniqueID) が追加されたファイルとファイル一覧例 )AUID 追加ファイルエクスポートリスト表示監査ログワークスペース内に登録されたすべてのファイルの監査ログとファイル一覧監査ログ (GUID を追加 ) GUID を追加にチェックを入れエクスポートした場合ワークスペース内に登録されたすべてのファイルの監査ログ名に GUID/ AUID(AgathauniqueID) が追加された監査ログとファイル一覧 57

設定 - プルダウンメニューから任意のワークスペースを選択しインポート / エクスポートタブをクリックしますワークスペースのコンテンツをエクスポート画面が表示されたらワークスペースのコンテンツをエクスポートボタンをクリックしますエクスポートしたい表示形式とコンテンツを選択します OK をクリックしますメール宛に

58 設定 - プルダウンメニューから任意のワークスペースを選択しインポート / エクスポートタブをクリックしますワークスペースのコンテンツをエクスポート画面が表示されたらワークスペースのコンテンツをエクスポートボタンをクリックしますエクスポートしたい表示形式とコンテンツを選択します OK をクリックしますメール宛にワークスペースエクスポートの通知メールが届きますのでメール内のリンクをクリックします又は設定 - 任意のワークスペース - インポート/ エクスポートのワークスペースのコンテンツをエクスポート画面からもダウンロードできます状態がエクスポートしたファイルを取得に変わりリンクをクリックするとダウンロードが可能です 58

59 メールからダウンロードする場合 Agatha にログインしてない場合はログイン画面が表示されますのでログインしてくださいコンテンツダウンロード画面が表示されますのでエクスポートがしたファイルを取得をクリックします Agatha からダウンロードする場合エクスポートしたファイルを取得をクリックします Export.zip ファイルが PC にダウンロードされます 59

60 GUID は Agatha 文書管理画面の任意の文書の操作メニュー - 詳細 - 属性 - 文書の情報にある AUID と一致します 60

61 2.12 特定文書一覧を自動エクスポートワークスペース内の文書一覧リストを定期的に自動エクスポートすることが可能です設定はアガササポートで行います設定をご希望の方はへお問合せください 61

62 3. お問合せ Agatha サポート平日 9:00~17:00 ヘルプセンターお問合せフォーム : support@agathalife.com TEL : メール (support@agathalife.com 宛 ) のお問い合わせについて以下項目をご連絡ください氏名 : オーナー名 : ご不明な場合は管理者名利用環境 :1 以下利用環境確認ページをクリックし表示された画面を送付ください利用環境確認ページ ( 2office バージョン番号詳細 : いつからだれが ( 権限 ) どのような操作の際に何の現象が起こったかオーナー名 ( 組織名画面右上に記載 ) ワークスペース名ファイル名ファイル形式等 62

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