日 本 語 JAPANESE 目 次 Ⅰ. 基 本 的 事 項... J-2 1. 本 手 引 の 趣 旨... J-2 2. 事 業 の 趣 旨 と 採 用 期 間... J-2 3. 採 用 の 承 諾... J-3 4. 被 招 へい 研 究 者 受 入 研 究 者 受 入 研 究 機 関 で

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1 平 成 27 年 度 日 本 学 術 振 興 会 外 国 人 研 究 者 招 へい 事 業 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 長 期 短 期 短 期 S) 外 国 人 研 究 者 再 招 へい 事 業 諸 手 続 の 手 引 The JSPS Invitation Fellowships in Japan JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Long-term) IF01 JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Short-term) IF02 JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Short-term S) IF03 JSPS BRIDGE Fellowship PROGRAM GUIDELINES FY2015 必 ず 一 読 の 上 早 めに 手 続 してください Please read these Guidelines and follow the required procedures with enough time margin. 本 手 引 及 び 各 種 提 出 様 式 は ホームページ 上 からダウンロードできます 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 長 期 短 期 短 期 S) 外 国 人 研 究 者 再 招 へい 事 業 These forms can be downloaded from the JSPS website: Long-term, Short-term and Short-term S BRIDGE

2 日 本 語 JAPANESE 目 次 Ⅰ. 基 本 的 事 項... J-2 1. 本 手 引 の 趣 旨... J-2 2. 事 業 の 趣 旨 と 採 用 期 間... J-2 3. 採 用 の 承 諾... J-3 4. 被 招 へい 研 究 者 受 入 研 究 者 受 入 研 究 機 関 での 事 前 準 備... J-3 5. 研 究 者 番 号 (ID 番 号 )... J-3 6. 採 用 期 間... J-4 7. 採 用 に 関 する 義 務... J-5 8. 採 用 の 取 消 支 給 経 費 の 停 止 等... J-6 9. 受 入 研 究 者 受 入 研 究 機 関 の 変 更... J-6 Ⅱ. 支 給 経 費... J-7 1. 招 へいプログラム 別 支 給 経 費 一 覧 表... J-7 2. 被 招 へい 研 究 者 に 対 する 支 給 経 費... J-7 3. 受 入 研 究 者 に 対 する 支 給 経 費... J-8 Ⅲ. 受 入 研 究 者 が 行 う 手 続... J-9 1. 採 用 の 承 諾 と 受 入 準 備... J-9 2. 受 入 準 備... J 採 用 期 間 開 始 後... J 傷 害 疾 病 に 関 する 処 理... J 採 用 期 間 の 変 更 等 に 伴 う 手 続... J-12 Ⅳ. 外 国 人 招 へい 研 究 者 が 行 う 手 続... J 採 用 の 承 諾... J 来 日 準 備... J 採 用 期 間 開 始 後... J-14 Ⅴ. 採 用 期 間 の 変 更 等... J 採 用 期 間 (Award Letter に 記 載 された 日 数 )の 短 縮... J 一 時 出 国... J 採 用 期 間 終 了 後 の 本 邦 滞 在... J 滞 在 費 の 減 額 戻 入... J-17 Ⅵ. 査 証 (ビザ)の 取 得... J 査 証 取 得 の 必 要 性 と 申 請 手 続 等 の 確 認... J 補 足 説 明... J-19 提 出 様 式 J-1

3 英 語 ENGLISH CONTENTS I. BASIC STIPULATIONS... E-2 1. PROVISIONS... E-2 2. OUTLINE AND DURATION OF THE FELLOWSHIP... E-2 3. ACCEPTANCE OF THE FELLOWSHIP... E-3 4. PREPARATION (FELLOW, HOST RESEARCHER, HOST INSTITUTION)... E-3 5. ID NUMBER... E-3 6. VALIDITY OF THE FELLOWSHIP... E-4 7. OBLIGATION... E-5 8. WITHDRAWAL OF THE FELLOWSHIP AND STOPPAGE OF PAYMENTS... E-6 9. CHANGING THE HOST RESEARCHER OR HOST INSTITUTION... E-6 II. FINANCIAL PROVISIONS... E-7 1. COVERAGE OF FELLOW S EXPENSES... E-7 2. ALLOWANCES FOR FELLOWS... E-7 3. ALLOWANCE TO COVER EXPENSES OF HOST RESEARCHERS... E-8 III. PROCEDURES TO BE FOLLOWED BY HOST RESEACHERS... E-9 1. ACCEPTANCE OF THE FELLOWSHIP... E-9 2. ARRANGEMENTS TO BE MADE PRIOR TO THE FELLOWSHIP COMMENCEMENT DATE... E PROCEDURES TO BE TAKEN AFTER THE FELLOWSHIP COMMENCEMENT DATE. E SUPPORT IN CASE OF INJURY OR ILLNESS... E PROCEDURE FOR CHANGING THE FELLOWSHIP TENURE... E-12 IV. PROCEDURES TO BE FOLLOWED BY FELLOWS... E ACCEPTANCE OF THE FELLOWSHIP... E NECESSARY PROCEDURES BEFORE THE COMMENCEMENT DATE OF THE FELLOWSHIP... E PROCEDURES TO BE TAKEN AFTER THE COMMENCEMENT DATE OF THE FELLOWSHIP... E-14 V. CHANGE OF FELLOWSHIP TENURE... E SHORTENING OF FELLOWSHIP TENURE... E TEMPORARY ABSENCE... E CONTINUOUS STAY IN JAPAN AFTER EXPIRATION OF FELLOWSHIP... E REDUCTION/REINMBURSEMENT OF MAINTENANCE ALLOWANCE... E-17 VI. VISA FOR ENTERING AND STAYING IN JAPAN... E POINTS TO KEEP IN MIND WHEN APPLYING FOR A VISA... E ADDITIONAL INFORMATION OF VISA APPLICATION... E-19 FORMS TO BE SUBMITTED E-1

4 I. 基 本 的 事 項 1. 本 手 引 の 趣 旨 本 手 引 は 独 立 行 政 法 人 日 本 学 術 振 興 会 ( 以 下 振 興 会 という ) 外 国 人 研 究 者 招 へい 事 業 のうち 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 長 期 短 期 短 期 S) 及 び 外 国 人 研 究 者 再 招 へい 事 業 ( 以 下 招 へ いプログラム という )における 待 遇 条 件 及 び 各 事 務 手 続 の 詳 細 について 説 明 したものです 日 本 側 受 入 研 究 者 ( 以 下 受 入 研 究 者 という ) 及 び 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 以 下 被 招 へい 研 究 者 という )は 必 ず 本 手 引 の 内 容 を 熟 読 の 上 条 件 やそれぞれの 手 続 において 指 示 され ている 期 限 や 方 法 等 の 規 則 を 遵 守 願 います なお 振 興 会 は 本 手 引 に 記 載 された 待 遇 条 件 等 の 変 更 に 関 する 交 渉 に 応 じることはできません 上 記 の 趣 旨 を 踏 まえた 上 で なお 不 明 な 点 がある 場 合 には 振 興 会 に 問 い 合 わせて 確 認 し 必 ずそ の 指 示 に 従 ってください 指 示 を 守 らない 場 合 は 滞 在 費 等 の 支 給 及 びその 他 のサービスを 受 ける ことができませんのでご 注 意 ください また 受 入 研 究 機 関 の 事 務 担 当 部 署 におきましても 本 手 引 をご 参 照 の 上 招 へいプログラムが 円 滑 に 行 われるようご 協 力 をお 願 いします なお 本 手 引 は 和 文 と 英 文 で 構 成 されています 内 容 に 解 釈 上 の 差 異 が 生 じた 場 合 は 和 文 によ る 解 釈 を 優 先 します 2. 事 業 の 趣 旨 と 採 用 期 間 振 興 会 は 被 招 へい 研 究 者 が 日 本 での 滞 在 に 必 要 な 経 費 について 援 助 しますが この 経 費 は 給 与 報 酬 にあたるものではなく 振 興 会 は 被 招 へい 研 究 者 を 雇 用 するものではありません 滞 日 中 の 被 招 へい 研 究 者 の 研 究 面 及 び 生 活 面 の 支 援 については 受 入 研 究 者 と 受 入 研 究 機 関 でお 願 いします (1) 外 国 人 研 究 者 招 へい 事 業 1 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 長 期 ) 諸 外 国 の 研 究 者 を 長 期 間 招 へいし 我 が 国 の 研 究 者 と 協 力 して 研 究 を 行 う 機 会 を 提 供 すること を 目 的 としています 採 用 期 間 は2か 月 ~10 か 月 間 です 2 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 短 期 ) 優 れた 研 究 業 績 を 有 する 諸 外 国 の 研 究 者 を 短 期 間 招 へいし 我 が 国 の 研 究 者 との 討 議 意 見 交 換 や 講 演 等 を 行 う 機 会 を 提 供 することを 目 的 としています 採 用 期 間 は 14 日 ~60 日 間 です 3 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 短 期 S) 卓 越 した 研 究 業 績 を 有 する 諸 外 国 の 研 究 者 を 短 期 間 招 へいし 受 入 機 関 全 体 の 研 究 活 動 への 助 言 協 力 及 び 関 連 するその 他 の 学 術 研 究 機 関 においての 講 演 会 等 を 行 う 機 会 を 提 供 することを 目 的 としています 採 用 期 間 は 7 日 ~30 日 間 です (2) 外 国 人 研 究 者 再 招 へい 事 業 学 術 の 国 際 協 力 を 推 進 するために 行 っている 事 業 であり 振 興 会 の 事 業 等 に 採 用 されて 来 日 し 日 本 での 研 究 活 動 を 終 了 した 外 国 人 研 究 者 に 対 し 再 度 来 日 して 日 本 人 研 究 者 との 研 究 協 力 関 係 を 形 成 維 持 強 化 する 機 会 を 提 供 し 日 本 と 海 外 にいる 研 究 者 とのネットワークを 強 化 す ることを 目 的 としています 採 用 期 間 は 14 日 ~45 日 間 です J-2

5 I. BASIC STIPULATIONS 1. PROVISIONS Pursuant to the Award Letter issued by President of the Japan Society for the Promotion of Science (JSPS), this booklet provides the details of the terms and conditions of the fellowship programs under this JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan ; namely, the Long-term, Short-term, Short-term S, and BRIDGE Fellowship programs. Both the Fellow and host researcher are requested to read carefully each item in this booklet so as to ensure that the Fellow s visit in Japan will proceed smoothly. The terms and conditions stipulated herein and in the Award Letter are not subject to negotiation. If anything should be found to be unclear, please contact JSPS for instructions. Please note that allowances may be stopped or services suspended if you and/or your Host should fail to observe the terms and conditions in these Guidelines or to follow JSPS s instructions. JSPS provides the Fellow s host institution with a copy of this booklet and requests its administrative staff to cooperate with host researcher in ensuring the smooth implementation of this Fellowship program. This booklet consists of two parts, one written in Japanese and the other in English. If any differences in wording or interpretation should occur between the two parts, the Japanese part will take precedence. 2. OUTLINE AND DURATION OF THE FELLOWSHIP JSPS does not consider research work conducted under this program in Japan to be gainful employment. The Fellow, therefore, is not considered to receive remuneration, wage or salary from JSPS. What the Fellow receives from JSPS is a Fellowship to support the cost of his/her expenses while conducting research in Japan. It is the host researcher and host institution who invite Fellows to Japan and who will provide them with consultation related to their stays. (1) JSPS Fellowship Programs for Overseas Researchers 1JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Long-term) This fellowship program is to invite overseas researchers with excellent records of research achievements to collaborate with Japanese colleagues in carrying out research through long-term visits. Duration: From 2 months, up to 10 months 2JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Short-term) This fellowship program is to invite overseas researchers with excellent records of research achievements for short-term visits to Japan and provide them opportunities for discussions, opinion exchanges, lectures and other activities. Duration: From 14 days, up to 60 days 3JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Short-term S) This fellowship program is to invite overseas researchers with distinguished records of research achievements to Japan for purposes corresponding to those records, and to provide them opportunities to offer advice and cooperate in research activities throughout the host institution and also to give lectures or conduct other activities at other Japanese research institutions. Duration: From 7 days, up to 30 days E-2

6 3. 採 用 の 承 諾 招 へいプログラムの 採 用 にあたっては 受 入 研 究 者 及 び 被 招 へい 研 究 者 の 各 々が 採 用 の 承 諾 等 の 手 続 をする 必 要 があります この 手 続 を 怠 りますと 採 用 を 辞 退 したものとみなします 手 続 方 法 の 詳 細 については Ⅲ-1-(2) 開 始 日 の 調 整 と 採 用 の 承 諾 及 び Ⅳ-1-(2) 採 用 の 承 諾 に 従 っ てください < 氏 名 等 の 公 表 > 採 用 された 被 招 へい 研 究 者 及 びその 受 入 研 究 者 は 氏 名 研 究 課 題 研 究 報 告 書 等 が 公 表 される ことがあるので 予 めご 了 承 ください < 研 究 活 動 の 成 果 > 招 へいプログラムで 行 った 研 究 活 動 またはそれに 関 連 して 生 じた 成 果 が 高 い 評 価 を 受 けた 場 合 振 興 会 へご 連 絡 をお 願 いします ( 成 果 の 例 : 学 術 誌 等 への 共 著 論 文 の 掲 載 新 聞 等 への 研 究 成 果 研 究 活 動 の 掲 載 共 同 研 究 活 動 に 対 する 受 賞 等 ) 4. 被 招 へい 研 究 者 受 入 研 究 者 受 入 研 究 機 関 での 事 前 準 備 被 招 へい 研 究 者 と 受 入 研 究 者 及 び 受 入 研 究 機 関 においては 被 招 へい 研 究 者 が 採 用 承 諾 を 行 う 時 点 から 密 接 に 連 絡 を 取 り 合 ってください 受 入 研 究 者 は 被 招 へい 研 究 者 の 来 日 に 関 して 管 理 責 任 を 負 うことになります 本 手 引 の 巻 末 には 様 式 1~9の 書 類 がありますので 期 日 までに 提 出 するよ う 予 めご 確 認 をお 願 いします 5. 研 究 者 番 号 (ID 番 号 ) 振 興 会 が 採 用 を 決 定 した 研 究 者 には 通 知 の 際 に 研 究 者 番 号 (ID 番 号 )を 併 せてお 知 ら せします ご 連 絡 の 際 は まず ID 番 号 をお 知 らせください これは 迅 速 な 事 務 手 続 をす るのに 必 要 となります 提 出 書 類 電 子 メールの 件 名 及 び 封 筒 等 には 必 ず ID 番 号 を 記 入 してください なお 招 へいプログラムの ID は それぞれ 以 下 のアルファベットから 始 まります 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 長 期 ):L 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 短 期 ):S 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 短 期 S):E 外 国 人 研 究 者 再 招 へい 事 業 :BR J-3

7 (2) JSPS BRIDGE Fellowship Program This fellowship program is offered to promote international scientific cooperation and exchange. It allows overseas researchers who have already come to Japan under JSPS programs to revisit Japan for the purpose of forming, maintaining and/or strengthening collaborative ties with Japanese researchers. Duration: From14 days, up to 45 days 3. ACCEPTANCE OF THE FELLOWSHIP Candidates are requested to inform JSPS as to whether or not they accept the fellowship award. If they do not contact us, it will be assumed that they have declined the fellowship offer. Please see details in Section III.1.(2) Acceptance of Fellowship and Confirmation of Fellowship Commencement Date and Section IV.1.(2) Acceptance of the Fellowship. Please note that JSPS may publish the names of JSPS Fellows and their host researchers, the titles and abstracts of their research, and their research reports. Please inform JSPS if research activities conducted under this program or their related outcomes receive high appraisal. (This includes publications of coauthored papers in academic journals, coverage of research activities/results in newspapers, and awards for research achievements). 4. PREPARATION (Fellow, Host Researcher, Host Institution) Fellows are advised to maintain close contact with their Japanese host researcher and the administration office of the host institution. It is the host who submitted the fellowship application to JSPS on the Fellow s behalf and who will be responsible for the administrative details of the Fellow s visit. Please note that this booklet includes documents, Forms 1 through 9, that must be submitted to JSPS by their due dates. 5. ID NUMBER JSPS assigns each Fellow an ID number, which is shown in the Award Letter. To expedite processing, Fellows are requested to use their ID number when corresponding with JSPS, including documents, titles, and envelope addresses. Based on their fellowship program, the first letter of Fellows ID numbers will be as follows: JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Long-term): L JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Short-term): S JSPS Invitation Fellowship for Research in Japan (Short-term S): E JSPS BRIDGE Fellowship Program: BR E-3

8 6. 採 用 期 間 (1) 採 用 期 間 ( 採 用 日 数 ) 採 用 通 知 ( 受 入 機 関 長 宛 の 和 文 通 知 / 被 招 へい 研 究 者 宛 の Award Letter)に 記 載 のとおりとし ます (2) 採 用 開 始 日 採 用 開 始 日 は 被 招 へい 研 究 者 が 日 本 に 到 着 した 日 ( 来 日 日 )( 既 に 日 本 国 内 にいる 被 招 へい 研 究 者 については 受 入 研 究 者 と 振 興 会 の 合 意 により 決 定 した 日 )であり 被 招 へい 研 究 者 の 出 発 日 ではありません 各 招 へいプログラムは 以 下 の 期 間 内 に 開 始 ( 来 日 )しなければなりません 1 第 2 回 国 内 募 集 分 により 採 用 された 被 招 へい 研 究 者 : 平 成 27 年 10 月 1 日 ~ 平 成 28 年 3 月 31 日 の 間 2 外 国 人 研 究 者 再 招 へい 事 業 : 平 成 27 年 7 月 1 日 ~ 平 成 28 年 3 月 31 日 の 間 3 その 他 : 平 成 27 年 4 月 1 日 ~ 平 成 28 年 3 月 31 日 の 間 この 期 間 内 に 開 始 できない 場 合 にはいかなる 理 由 であっても 採 用 が 取 り 消 されます (3) 採 用 終 了 日 採 用 終 了 日 は 採 用 開 始 日 から 数 えて 採 用 日 数 を 経 過 し 終 えた 日 ( 離 日 日 )とします ただし つぎの (5) 採 用 期 間 の 短 縮 と (7) 採 用 期 間 終 了 後 の 本 邦 滞 在 については 届 出 を 受 けて 振 興 会 が 認 めた 内 容 に 基 づく 日 とします (4) 採 用 期 間 の 延 長 採 用 期 間 ( 採 用 日 数 )の 延 長 は 認 められません (5) 採 用 期 間 の 短 縮 やむを 得 ない 事 情 により 採 用 期 間 を 短 縮 しなくてはならない 場 合 には Ⅴ-1. 採 用 期 間 の 短 縮 に 従 ってください (6) 一 時 出 国 被 招 へい 研 究 者 は 採 用 期 間 中 継 続 して 日 本 に 滞 在 することが 必 要 であり 分 割 滞 在 は 認 めら れません やむを 得 ず 採 用 期 間 中 に 一 時 出 国 する 必 要 がある 場 合 には Ⅴ-2. 一 時 出 国 に 従 ってください 一 時 出 国 をする 場 合 でも 採 用 期 間 終 了 日 は 変 更 できません (7) 採 用 期 間 終 了 後 の 本 邦 滞 在 採 用 期 間 終 了 後 航 空 便 の 便 宜 上 または 研 究 を 継 続 するなどの 目 的 で 日 本 に 滞 在 することを 希 望 する 場 合 は Ⅴ-3. 採 用 期 間 終 了 後 の 本 邦 滞 在 に 従 ってください J-4

9 6. VALIDITY OF THE FELLOWSHIP (1) Fellowship period (tenure) The fellowship is valid for a single continuous stay in Japan for a period up to the maximum number of days (tenure) stipulated in the Fellow s Award Letter. (2) Date of commencement The fellowship begins on the day of the Fellow s arrival in Japan. It is not the day of the Fellow s departure from overseas. (For those awardees who were already residing in Japan at the time the fellowship was awarded, the starting date of the fellowship must be agreed upon in advance between the Fellow, the host researcher and JSPS.) The fellowship must start within the following periods: For persons awarded a fellowship through the 2nd recruitment (May 2015): 1 October March 2016 For persons awarded a BRIDGE Fellowship: 1 July March 2016 For other fellowships: 1 April March 2016 Please note that the fellowship will be cancelled if regardless of the circumstances the fellowship is not commenced within the valid period. (3) Date of fellowship termination The fellowship ends when the number of days specified in the Award Letter elapses, counted from the fellowship commencement date. Generally, the date of termination will be the date that the Fellow departs Japan. However, in the case of the (5) and (7) below it will be the date approved by JSPS. (4) Extension of fellowship tenure An extension of the fellowship tenure cannot be authorized under any circumstances. (5) Shortening of fellowship tenure A shortening of the period of fellowship tenure may be authorized when needed due to unavoidable circumstances. See Section V.1. SHORTENING OF FELLOWSHIP TENURE for details. (6) Absent from Japan during fellowship tenure Fellows are obligated to reside in Japan continuously during the period of their fellowships. The duration of the fellowship cannot be divided into multiple stays. There may, however, be cases when Fellows wish to be temporarily absent from Japan during their fellowship tenure for authorized reasons. See Section V.2. TEMPORARY ABSENCE for the procedure for requesting a leave of absence. The ending date of the fellowship will not be extended as a result of the temporary absence. (7) Remaining in Japan after fellowship tenure ends Fellows are obligated to depart from Japan at the end of their fellowship tenure. However, if they wish to remain in Japan for such reasons as a later flight departure or continuing their research, they may apply for an extension by following the instructions in Section V.3. CONTINUOUS STAY IN JAPAN AFTER EXPIRATION OF FELLOWSHIP. E-4

10 7. 採 用 に 関 する 義 務 被 招 へい 研 究 者 受 入 研 究 者 及 び 受 入 研 究 機 関 は 本 手 引 に 従 ってください 被 招 へい 研 究 者 の 義 務 (1) 採 用 期 間 中 は 在 留 資 格 の 許 容 する 範 囲 内 で 活 動 すること (2) 採 用 期 間 中 受 入 研 究 機 関 において 招 へいプログラムに 係 る 研 究 に 専 念 すること 報 酬 を 受 け 取 らない 場 合 であっても 本 事 業 によるもの 以 外 の 業 務 に 従 事 できません 被 招 へい 研 究 者 は 他 の 奨 学 金 研 究 助 成 金 制 度 等 に 同 時 に 採 用 された 場 合 各 々の 採 用 期 間 が 重 複 しない 限 り 併 せて 経 費 の 支 給 を 受 けることができます 各 々の 採 用 期 間 が 重 複 す る 場 合 には いずれか 一 つを 選 択 していただき 辞 退 等 必 要 な 手 続 をとってください (3) 提 出 期 限 までに 提 出 様 式 を 提 出 するように 受 入 研 究 者 と 連 携 すること (4) 被 招 へい 研 究 者 は 招 へいプログラムにより 講 演 発 表 等 を 行 う 場 合 には 招 へいプログラ ムによるものである 旨 を 明 示 すること (5) 被 招 へい 研 究 者 は 日 本 国 の 法 令 を 遵 守 すること (6) 受 入 研 究 機 関 の 規 則 等 ( 守 秘 義 務 等 含 む)に 従 うこと 特 に 研 究 課 題 が 人 権 の 保 護 及 び 法 令 等 の 遵 守 の 対 応 が 必 要 な 場 合 には 適 切 に 取 り 扱 うこと 受 入 研 究 者 の 義 務 (1) 受 入 研 究 機 関 の 事 務 担 当 部 署 の 協 力 を 得 て 被 招 へい 研 究 者 の 滞 在 期 間 中 の 研 究 活 動 及 び 日 常 生 活 における 受 入 体 制 を 整 えること 必 要 に 応 じて 被 招 へい 研 究 者 に 受 入 研 究 機 関 内 で 名 称 を 与 えるよう 適 宜 手 配 すること (2) 受 入 研 究 機 関 事 務 担 当 者 被 招 へい 研 究 者 と 連 携 して 必 要 な 書 類 を 期 日 までに 提 出 するこ と 受 入 研 究 機 関 の 義 務 (1) 受 入 研 究 者 と 連 携 して 受 入 研 究 機 関 事 務 担 当 者 は 予 め 被 招 へい 研 究 者 の 連 絡 先 の 確 保 に 努 め 安 否 を 確 認 できるように 備 えること なお 災 害 発 生 時 等 緊 急 時 には 滞 在 中 の 被 招 へ い 研 究 者 の 安 否 を 振 興 会 から 確 認 する 場 合 があります (2) 受 入 研 究 機 関 事 務 担 当 者 は 被 招 へい 研 究 者 の 滞 在 日 程 に 十 分 留 意 の 上 必 要 な 手 続 を 行 う こと ( 様 式 1 様 式 4 様 式 5 様 式 8 様 式 9については 受 入 研 究 機 関 事 務 担 当 者 が 確 認 の 上 振 興 会 へ 提 出 してください ) (3) 振 興 会 は 被 招 へい 研 究 者 が 日 本 での 滞 在 に 必 要 な 経 費 について 援 助 しますが 被 招 へい 研 究 者 の 滞 日 中 の 身 分 保 証 生 活 面 での 支 援 等 は 受 入 研 究 者 と 協 力 の 上 受 入 研 究 機 関 でお 願 いします 特 に 受 入 研 究 機 関 の 事 務 担 当 部 署 におかれましては 研 究 機 関 内 での 活 動 等 に 必 要 な 身 分 を 与 えるなど 特 段 の 配 慮 をすること J-5

11 7. OBLIGATION The Fellow, host researcher, and host institution staff are to carry out the fellowship in accordance with the rules and procedures stipulated in this booklet. For the Fellow (1) Fellows should be very careful not to do anything that violates their visa status. (2) Fellows are expected to devote full time to their research during the period of their Fellowship. They may not accept any engagement (activities not included in the research plan) in Japan other than this JSPS fellowship, with or without remuneration. They may not accept other grants during their tenure. If they are offered another grant, they must either decline the JSPS fellowship or the other grant. (3) Fellows are required to communicate with Host to submit necessary forms to JSPS in due time. (4) When giving a lecture or presentation during your tenure, please be sure to indicate that you are a JSPS fellow. (5) Fellows are to obey the laws of Japan. (6) Fellows are to obey the rules of their host institutions including confidentiality. Especially when a Fellow s research theme involves the need to protect human rights or to comply with related laws or ordinances, he/she is to handle appropriately. For the host researcher (1) With the cooperation of the host institution, the host researcher should assist the Fellow so as to enable his/her research activities and facilitate his/her daily life in Japan. When necessary, the host researcher should ask the host institution to provide the Fellow with a position or status within the department or institute to which he/she is assigned. (2) In liaison with the host institution staff and with the fellow, the host is to submit all of the required forms and documents in due time. For the host institution (1) The host institution should ascertain how to contact the Fellows; in the case of emergency such as disaster, JSPS will confirm the Fellow s safety. (2) Bearing in mind the Fellow s period of stay in Japan such as proper entering and departing, host institution staff should ensure all necessary procedures. Forms 1, 4, 5, 8, 9 are to be confirmed and submitted to JSPS by the host institution staff. (3) While JSPS provides the Fellow with financial support such as maintenance allowance for stay in Japan, the host institution is expected to provide him/her with support such as guarantee of status in Japan or of daily life. Especially when necessary, the host institution should provide the Fellow with a position or status within the department or institute to which he/she is assigned. E-5

12 8. 採 用 の 取 消 支 給 経 費 の 停 止 等 以 下 の 事 項 のいずれかに 該 当 すると 振 興 会 が 判 断 した 場 合 振 興 会 は 採 用 の 取 消 し 支 給 経 費 の 停 止 ( 海 外 旅 行 保 険 国 際 航 空 券 支 給 を 含 む) または 支 給 経 費 の 返 還 要 求 をします 振 興 会 から 支 給 経 費 の 返 還 要 求 があった 場 合 被 招 へい 研 究 者 は 支 給 経 費 を 速 やかに 振 興 会 に 返 還 しなければな りません (1) 申 請 書 の 記 載 事 項 に 虚 偽 が 発 見 された 場 合 (2) 支 給 経 費 について 虚 偽 の 申 請 を 行 い 不 当 に 受 給 した 場 合 ( 一 時 出 国 について 正 確 な 報 告 を 行 わなかった 場 合 等 を 含 む) (3) 申 請 書 に 記 載 された 研 究 計 画 の 目 的 を 達 成 することが 不 可 能 もしくは 著 しく 困 難 と 判 断 さ れた 場 合 (4) 振 興 会 の 承 認 なく 研 究 計 画 の 変 更 開 始 日 の 変 更 滞 在 期 間 等 の 変 更 を 行 ったり 一 時 出 国 をした 場 合 ( 採 用 期 間 終 了 後 に 報 告 なしに 滞 日 する 場 合 を 含 む) (5) 被 招 へい 研 究 者 が 日 本 国 法 令 に 違 反 し 起 訴 された 場 合 (6) 被 招 へい 研 究 者 の 行 為 が 学 術 支 援 機 関 としての 振 興 会 の 評 判 信 用 を 傷 つけた 場 合 (7) その 他 本 手 引 に 規 定 されている 条 件 事 項 に 違 反 した 場 合 9. 受 入 研 究 者 受 入 研 究 機 関 の 変 更 受 入 研 究 者 または 受 入 研 究 機 関 の 変 更 は 原 則 として 認 められません ただし 受 入 研 究 者 の 健 康 上 の 理 由 や 人 事 異 動 等 やむを 得 ない 事 情 により 変 更 せざるを 得 ない 場 合 でかつ 従 来 の 招 へい 計 画 を 著 しく 変 更 させるものではないと 振 興 会 が 判 断 したときは 特 例 として 受 入 研 究 者 または 受 入 研 究 機 関 の 変 更 を 認 めることがありますので 振 興 会 の 担 当 者 までご 連 絡 ください J-6

13 8. WITHDRAWAL OF THE FELLOWSHIP AND STOPPAGE OF PAYMENTS In the case of the following (1)-(7), JSPS may withdraw the fellowship, stop payments (including that for air tickets), or request the return of money already paid if it judges. The fellows must return of money already paid right away according to JSPS s request. (1) The Fellowship has been awarded on the basis of false statements in the application form; (2) The Fellow has received air tickets and/or other allowances on the basis of false declarations (the same also applies if a Fellow temporarily leaves Japan without providing correct information about the period of or reasons for the leave); (3) Completion of the Fellow s research activities as outlined in the application form is deemed to be impossible or clearly difficult within the duration of the fellowship; (4) The Fellow has, without obtaining the prior consent of JSPS, made some alteration in his/her research activities or in the starting date or duration of the fellowship; (5) The Fellow is being prosecuted for, or has been convicted of, a violation of Japanese laws or regulations; (6) The Fellow s behavior reflects poorly on JSPS s reputation or credibility as an international funding agency; or (7) The Fellow does not in good faith observe, in one way or another, the terms and conditions stipulated in these Guidelines. 9. CHANGING THE HOST RESEARCHER OR HOST INSTITUTION In principle, JSPS will not permit change of the host researcher or of the host institution. However, special permission may be given exceptionally for such compelling reasons as the health condition of the host or host s transfer to another institution under the condition that JSPS judges it will not impede the progress of the approved plan. Please contact JSPS in such a case. E-6

14 Ⅱ. 支 給 経 費 採 用 期 間 中 被 招 へい 研 究 者 及 び 受 入 研 究 者 に 対 して 支 給 される 経 費 は 以 下 のとおりです 支 給 手 続 は Ⅲ. 受 入 研 究 者 が 行 う 手 続 並 びに Ⅳ. 外 国 人 招 へい 研 究 者 が 行 う 手 続 を 参 照 してく ださい 1. 招 へいプログラム 別 支 給 経 費 一 覧 表 支 給 内 容 滞 在 費 国 内 研 究 旅 費 研 究 費 往 復 国 際 航 空 券 海 外 旅 行 保 険 受 入 協 力 費 支 給 対 象 者 被 招 へい 研 究 者 受 入 研 究 者 プログラム 名 外 国 人 招 へい 研 究 者 長 期 短 期 短 期 S ( 月 額 ) 369,000 円 ( 定 額 ) 100,000 円 ( 定 額 ) 40,000 円 ( 日 額 ) 18,000 円 ( 日 額 ) 42,000 円 ( 定 額 ) 150,000 円 外 国 人 研 究 者 再 招 へい 事 業 ( 日 額 ) 15,000 円 エコノミークラス ビジネスクラス エコノミークラス 現 物 支 給 詳 細 はⅡ-2-(5) 保 険 料 をご 参 照 ください ( 定 額 )50,000 円 2. 被 招 へい 研 究 者 に 対 する 支 給 経 費 (1) 滞 在 費 被 招 へい 研 究 者 が 日 本 国 内 において 研 究 活 動 に 従 事 するために 必 要 な 日 常 生 活 の 費 用 に 充 てる ための 経 費 として 支 給 します 招 へいプログラムにより 滞 在 費 を 支 給 されている 期 間 は 他 の 経 費 で 日 当 を 重 ねて 支 給 することはできません 受 給 後 一 時 出 国 や 採 用 期 間 の 短 縮 等 により 過 剰 受 給 が 生 じた 場 合 被 招 へい 研 究 者 は 過 剰 分 を 銀 行 送 金 で 返 還 しなければなりません 詳 しくは Ⅴ. 採 用 期 間 の 変 更 等 に 従 ってくださ い (2) 国 内 研 究 旅 費 被 招 へい 研 究 者 の 採 用 期 間 中 の 国 内 移 動 に 必 要 な 旅 費 の 補 助 として 滞 在 費 と 併 せて 支 給 します 国 内 研 究 旅 費 で 不 足 する 場 合 にかぎり 他 の 資 金 援 助 による 補 填 を 可 としますが 当 該 資 金 援 助 の 支 給 ルールについては 別 途 確 認 してください (3) 研 究 費 ( 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 長 期 )のみ) 被 招 へい 研 究 者 の 採 用 期 間 中 に 行 う 研 究 に 必 要 な 経 費 の 補 助 として 滞 在 費 と 併 せて 支 給 します (4) 往 復 国 際 航 空 券 被 招 へい 研 究 者 が 来 日 するための 支 援 として 航 空 券 ( 現 物 )を 支 給 します < 詳 細 > ⅰ) 振 興 会 が 支 給 する 航 空 券 は 被 招 へい 研 究 者 が 所 属 する 研 究 機 関 の 最 寄 りの 空 港 から 日 本 の 受 入 研 究 機 関 の 最 寄 りの 空 港 までの 最 も 一 般 的 かつ 経 済 的 な 経 路 による 往 復 国 際 航 空 券 とします ただし 採 用 期 間 開 始 以 前 より 既 に 日 本 に 滞 在 している 被 招 へい 研 究 者 に ついては 往 路 航 空 券 は 支 給 せず 復 路 のみ 支 給 します J-7

15 II. FINANCIAL PROVISIONS JSPS provides the below-listed financial support to Fellows during their fellowship tenures. Refer to III.PROCEDURES TO BE FOLLOWED BY HOST RESEARCHERS and IV.PROCEDURES TO BE FOLLOWED BY FELLOWS for more details. 1. COVERAGE OF FELLOW S EXPENSES Allowances Recipient Program Invitation Fellowship Program Long-term Short-term Short-term S Maintenance allowance Domestic research trip allowance Research allowance International transportation (air ticket) Overseas travel insurance Host s cooperation allowance Fellow Host researcher (Monthly) 369,000 (Fixed) 100,000 (Daily) 18,000 (Daily) 42,000 (Fixed) 150,000 (Fixed) 40,000 Business Economy class class Payment in kind BRIDGE Fellowship Program (Daily) 15,000 Economy class See II.2.(5) Overseas Travel Insurance for details. (Fixed) 50, ALLOWANCES FOR FELLOWS (1) Maintenance Allowance JSPS provides Fellows with a maintenance allowance to cover their living expenses and domicile costs during their stay in Japan for the purpose of carrying out research activities with their host researcher. Please note that double funding is prohibited. If a Fellow shortens the period of his/her fellowship after having received payment of his/her maintenance allowance, s/he will be required to reimburse JSPS for the number of days the tenure is reduced. See Section V. CHANGE OF FELLOWSHIP TENURE. (2) Domestic Research Trip Allowance JSPS provides Fellows with a one-time travel supplement to cover expenses incurred during domestic travel pertinent to their research. Only when Fellows run out of the Domestic Research Trip Allowance, Fellows are allowed to receive the Domestic Research Trip Allowance from other grants. Please make sure to check the other grant s rule. (3) Research Allowance (for the Long-term Fellowship only) JSPS provides Long-term Fellows with a one-time supplement for miscellaneous research expenses incurred during their tenure. (4) International Transportation (air ticket) JSPS provides Fellows with an air ticket in lieu of travel expense to Japan. Details ⅰ) JSPS provides Fellows, on a one-time-only basis, with a roundtrip air ticket via the most economical route between the international airports nearest the E-7

16 ⅱ) 最 も 一 般 的 かつ 経 済 的 なフライト 以 外 の 場 合 ( 発 着 地 経 路 の 変 更 やストップオーバー フライトの 指 定 等 )やフライトの 変 更 ( 発 券 後 の 航 空 券 の 変 更 を 含 む)に 伴 って 追 加 料 金 が 派 生 する 場 合 は 被 招 へい 研 究 者 の 自 己 負 担 となります なお フライトの 変 更 は 指 定 された 旅 行 代 理 店 を 通 して 変 更 してください ⅲ) 運 賃 元 払 (PTA) 方 式 による 航 空 券 のみ 支 給 するものとし 現 金 支 給 は 行 いません ⅳ) 振 興 会 の 定 めた 支 給 方 法 に 従 わずに 独 自 に 入 手 した 航 空 券 を 使 用 し 来 日 した 場 合 来 日 後 にその 払 い 戻 しの 請 求 があっても 振 興 会 はその 代 金 を 支 払 うことはできません ⅴ) 他 の 機 関 が 航 空 券 を 支 給 または 航 空 賃 を 負 担 する 場 合 には 振 興 会 はその 分 の 航 空 券 の 支 給 を 行 いません ⅵ) 原 則 として 採 用 期 間 に 基 づいた 航 空 券 を 手 配 します ⅶ) 利 用 する 航 空 会 社 の 希 望 には 添 いかねます ⅷ) 超 過 手 荷 物 料 金 は 支 給 しません (5) 海 外 旅 行 保 険 振 興 会 は 被 招 へい 研 究 者 の 採 用 期 間 中 傷 害 及 び 疾 病 に 係 る 海 外 旅 行 保 険 を 付 し 保 険 料 を 負 担 します 保 険 料 は 振 興 会 が 保 険 会 社 に 直 接 支 払 います 保 険 の 対 象 及 び 保 険 金 の 請 求 に 係 る 詳 細 については 同 封 の 海 外 旅 行 保 険 のご 案 内 に 記 載 の 保 険 代 理 店 又 は 保 険 会 社 に 直 接 問 い 合 わせてください 1 保 険 でカバーされる 範 囲 傷 害 治 療 費 用 300 万 円 限 度 額 被 招 へい 研 究 者 の 傷 害 死 亡 後 遺 傷 害 3,000 万 円 限 度 額 採 用 期 間 中 の 傷 害 疾 病 治 療 費 用 300 万 円 限 度 額 疾 病 等 に 係 る 海 外 疾 病 死 亡 300 万 円 限 度 額 旅 行 保 険 を 付 し 救 援 者 費 用 200 万 円 限 度 額 保 険 料 を 振 興 会 が 賠 償 責 任 保 険 3,000 万 円 限 度 額 負 担 します 既 往 症 慢 性 疾 患 及 び 歯 科 治 療 は 上 記 保 険 の 対 象 となりませんのでご 注 意 ください 2 保 険 でカバーされる 期 間 採 用 期 間 開 始 3 日 前 の 日 本 時 間 0 時 から 採 用 期 間 終 了 4 日 後 の 日 本 時 間 24 時 までです ただ し 招 へいプログラムによる 招 へいのための 渡 航 期 間 中 にかぎります なお 採 用 期 間 終 了 後 に 引 き 続 き 日 本 に 滞 在 する 場 合 の 滞 在 期 間 や 一 時 出 国 中 は 本 保 険 ではカバーされませんので ご 注 意 ください 3. 受 入 研 究 者 に 対 する 支 給 経 費 受 入 協 力 費 : 被 招 へい 研 究 者 の 受 入 れにかかる 諸 費 用 に 充 てる 経 費 の 補 助 として 受 入 研 究 者 に 対 して 支 給 します ( 使 用 例 ) 被 招 へい 研 究 者 の 空 港 送 迎 他 の 研 究 機 関 への 出 張 の 同 行 等 J-8

17 institution to which the Fellow is currently affiliated and the airport nearest his/her Japanese host institution. Fellows who are already residing in Japan when their fellowship commences will only be eligible to receive a return ticket (back to their home institution). ⅱ) If a Fellow does not use the most economical flight (including ports of taking off/landing, route, stopovers) or makes changes in his/her flight schedule (including the ticket after it has been issued), s/he will be required to pay any additional cost incurred. Fellows who wish to make a change in their flight schedule should contact JSPS s designated travel agent directly. ⅲ) JSPS only provides Fellows with the air ticket; does not give them cash to buy a ticket. ⅳ) JSPS cannot reimburse a Fellow for an air ticket not provided by JSPS after s/he arrives in Japan. ⅴ) JSPS cannot provide an air ticket to a Fellow who has already been offered an air ticket or airfare to Japan by another organization. ⅵ) In principle, JSPS provides Fellows with an air ticket based on the set period of their fellowship. ⅶ) Fellows are not given a choice of the airlines they will use. ⅷ) JSPS does not provide Fellows with excess baggage charge. (5) Overseas Travel Insurance All fellows are automatically insured under the Overseas Travel Insurance Policy during their tenure, at JSPS s cost. JSPS pays the premium directly to the insurance company. For more details on the insurance coverage or making claims, please refer to the enclosed insurance description, A Guide to the Insurance Policy for JSPS Fellows, or inquire at the insurance company. Coverage Amounts Types of benefits and limit of liability Injury medical expenses Injury death benefit or residual disability benefit Sickness medical expenses 3,000,000 Sickness death benefit 3,000,000 Rescuer s expenses indemnity 2,000,000 Personal liability 30,000,000 Coverage 3,000,000 30,000,000 All fellows are automatically insured under the Overseas Travel Insurance Policy during their tenure, at JSPS s cost. Note: this insurance does not cover chronic or preexisting conditions, dental care, and other conditions stipulated as exempt in the insurance guidelines. Coverage Period The insurance goes into effect from 0:00 a.m. (Japan time) 3 days before the first day of the Fellow s tenure, and ends at 24:00 p.m. (Japan time) 4 days after the final day of his/her tenure. Please note that the insurance only covers the period of travel route to and from Japan and stay in Japan for the purpose of executing the fellowship. Please also note that this travel insurance does not cover additional day of stay in Japan after the fellowship ended nor does it apply during periods of temporary absence from Japan. 3. ALLOWANCE TO COVER EXPENSES OF HOST RESEARCHERS Host s Cooperation Allowance JSPS provides host researchers with this allowance to supplement the costs they incur in hosting a Fellow. Examples of use are transportation to and from airport, host researcher s travel expenses when a Fellow visits other institutions and a host researcher accompanies him/her and so on. E-8

18 Ⅲ. 受 入 研 究 者 が 行 う 手 続 注 意 事 項 1) 支 給 経 費 は 採 用 期 間 中 の 実 際 の 滞 在 ( 日 本 国 内 滞 在 期 間 )に 応 じて 支 給 されま す 従 って 一 時 出 国 や 期 間 短 縮 に 伴 い 減 額 されます 2) 同 伴 者 の 経 費 は 支 給 しません 3) いずれの 経 費 も 予 め 経 費 受 領 のための 請 求 手 続 ( 書 類 提 出 等 )が 必 要 になりま す この 手 続 なしに 自 動 的 に 経 費 を 受 理 することはできません また 指 示 さ れている 書 類 の 提 出 期 限 連 絡 方 法 等 が 守 られない 場 合 は 経 費 を 支 給 できませ ん ( 支 給 内 容 については Ⅱ. 支 給 経 費 を 参 照 してください ) 受 入 研 究 者 は 必 要 に 応 じて 被 招 へい 研 究 者 に 手 続 等 の 説 明 をするとともに 被 招 へい 研 究 者 の 受 入 準 備 から 滞 在 に 関 わる 諸 手 続 書 類 提 出 研 究 終 了 後 の 報 告 まで 一 連 の 手 続 を 行 うも のとします 1. 採 用 の 承 諾 と 受 入 準 備 (1) 採 用 にかかる 書 類 の 確 認 振 興 会 が 採 用 を 決 定 した 場 合 その 旨 理 事 長 名 で 受 入 研 究 者 にその 所 属 機 関 長 を 通 じて 通 知 す るとともに 被 招 へい 研 究 者 に 対 し 理 事 長 名 による Award Letter ( 英 文 )を 送 付 しま す 受 入 研 究 者 へは 本 手 引 とともに 以 下 の 書 類 を 送 付 しておりますので ご 確 認 ください 1 Award Letter ( 写 ) 2 経 費 負 担 証 明 書 3 国 際 航 空 券 手 配 に 関 する 説 明 4 A GUIDE TO THE INSURANCE POLICY FOR JSPS FELLOWS( 海 外 旅 行 保 険 のご 案 内 ) 5 独 立 行 政 法 人 日 本 学 術 振 興 会 法 ( 抜 粋 ) なお 本 手 引 及 び2から5の 書 類 は Award Letter ( 英 文 )のオリジナルとともに 被 招 へ い 研 究 者 にも 送 付 してあります (2) 開 始 日 の 調 整 と 採 用 の 承 諾 提 出 様 式 提 出 締 切 採 用 承 諾 書 ( 様 式 1) 採 用 通 知 発 行 日 から 60 日 以 内 ( 開 始 日 が 採 用 通 知 発 行 日 から 60 日 以 内 の 場 合 は 開 始 日 の 1 か 月 前 まで) 又 は 提 出 様 式 提 出 締 切 採 用 辞 退 届 ( 様 式 9) 確 定 次 第 速 やかに < 手 続 > 振 興 会 理 事 長 からの Award Letter ( 写 )を 受 領 後 本 手 引 をよく 読 み 待 遇 条 件 等 を 理 解 し 開 始 日 の 調 整 を 被 招 へい 研 究 者 と 行 った 上 で 被 招 へい 研 究 者 が 記 入 署 名 した 採 用 承 諾 書 ( 様 式 1)を 受 取 り 受 入 研 究 者 自 身 も 記 入 署 名 (または 記 入 押 印 )して 受 入 研 究 機 関 の 事 務 担 当 部 署 を 経 由 ( 記 入 押 印 )して 採 用 通 知 発 行 日 から 60 日 以 内 に 振 興 会 に 到 着 J-9

19 III. PROCEDURES TO BE FOLLOWED BY HOST RESEACHERS Notes of Caution 1) The maintenance allowance will only be paid during the time the Fellow is actually in Japan under the fellowship. Therefore, if a Fellow shortens his/her tenure or is temporarily absent from Japan, the maintenance allowance will be suspended for that duration. 2) JSPS does not provide any support for dependents. 3) Payment of allowances and other expenses is not made automatically, but is based on the submission of stipulated documents and forms. If such documents are not submitted on time and in accordance with prescribed procedures, JSPS will not be able to make payments. For more details regarding these procedures, please refer to II. FINANCIAL PROVISIONS. The host researcher is responsible for handling the administrative procedures of the fellowship and for explaining them to the Fellow as necessary. The following procedures are handled by the host researcher. 1. ACCEPTANCE OF THE FELLOWSHIP (1) Confirmation of Documents Sent to Host Researcher by JSPS At the same time JSPS issues an Award Letter (in English) to the Fellow, it informs the host researcher of his/her successful selection through the host institution's office and forwards the Fellow a copy of these Program Guidelines. Host researchers should check that they have received the following documents together with the Program Guidelines: 1) A copy of the Award Letter (in English) to the Fellow 2) CERTIFICATE OF FINANCIAL SUPPORT 3) AIR TICKET APPLICATION INFORMATION (from the travel agency) 4) A GUIDE TO THE INSURANCE POLICY FOR JSPS FELLOWS (from the insurance company) 5) An extract from the JSPS Law Note: Documents 2)-5) above and the original Award Letter are also provided to the Fellow. (2) Acceptance of Fellowship and Confirmation of Fellowship Commencement Date Forms to be submitted Deadline Within 60 days of the date the Award Letter was NOTICE OF ACCEPTANCE issued. If the start date is within 60 days of the date (Form 1) the Award Letter was issued, 1 month prior to the start date. NOTICE OF WITHDRAWAL As soon as possible FROM FELLOWSHIP (Form 9) Procedure Upon receiving the Award Letter from the president of JSPS, the Host should read it and these Guidelines carefully. After confirming the terms and conditions stipulated within them, the host should consult with the Fellow as to the fellowship starting date, then fill out and sign or stamp the NOTICE OF ACCEPTANCE (Form 1), forwarded from the Fellow, and submit it via the host institution s administrative office to JSPS so that it arrives E-9

20 するように 送 付 してください 連 絡 がないまま 採 用 通 知 の 日 付 から 60 日 が 過 ぎた 場 合 には 採 用 を 取 り 消 します 採 用 承 諾 書 ( 様 式 1)に 不 備 があったり 期 日 までに 提 出 されないと 滞 在 費 等 の 支 給 が 遅 れ る 場 合 があります 辞 退 する 場 合 には 本 手 引 巻 末 に 添 付 の 採 用 辞 退 届 ( 様 式 9)を 受 入 研 究 機 関 の 事 務 担 当 部 局 から 確 定 次 第 速 やかに 提 出 してください 注 意 事 項 1. 開 始 日 の 設 定 に 関 する 注 意 事 項 開 始 日 は 来 日 日 であり 被 招 へい 研 究 者 の 出 発 日 ではありません 開 始 日 は 申 請 時 に 記 載 された 来 日 予 定 日 に 拘 束 されるものではありませんが Ⅰ-2. 事 業 の 趣 旨 と 採 用 期 間 Ⅰ-6. 採 用 期 間 の 基 準 に 合 わない 開 始 日 の 設 定 はできません 採 用 承 諾 書 ( 様 式 1)を 提 出 後 開 始 日 が 変 更 になった 場 合 には 変 更 届 ( 様 式 8)を 受 入 研 究 機 関 の 事 務 担 当 部 署 を 経 由 して 振 興 会 に 提 出 して ください 2. 開 始 日 を 設 定 する 際 は 受 入 研 究 者 は 以 下 の 点 を 念 頭 に 置 き 被 招 へい 研 究 者 と 協 議 してく ださい 受 入 研 究 者 は 被 招 へい 研 究 者 が 開 始 する 前 までに 以 下 の 点 を 含 め 受 入 計 画 を 決 定 してください 1) 研 究 活 動 の 計 画 方 法 概 要 2) 査 証 手 続 に 関 する 必 要 書 類 の 手 配 3) 被 招 へい 研 究 者 の 到 着 空 港 から 受 入 研 究 機 関 までの 旅 行 方 法 ( 送 迎 等 の 手 配 ) 4) 来 日 中 の 研 究 旅 行 5) 来 日 中 のその 他 の 訪 問 先 機 関 の 手 配 6) 滞 在 中 の 宿 舎 手 配 7) 滞 在 費 の 受 給 方 法 2. 受 入 準 備 (1) 被 招 へい 研 究 者 の 入 国 査 証 取 得 申 請 に 係 る 手 続 補 助 被 招 へい 研 究 者 が 入 国 査 証 取 得 申 請 に 係 る 手 続 をする 場 合 は 招 へい 状 などの 必 要 書 類 を 受 入 研 究 者 が 作 成 送 付 するなど 手 続 の 補 助 をしてください ( 詳 細 は Ⅵ. 査 証 (ビザ)の 取 得 をご 参 照 ください ) 被 招 へい 研 究 者 が 家 族 等 を 同 伴 して 来 日 する 場 合 振 興 会 は 経 費 同 様 同 伴 者 の 来 日 に 係 る 一 切 の 手 続 は 行 いません 被 招 へい 研 究 者 の 家 族 の 入 国 に 関 する 必 要 書 類 ( 身 元 保 証 書 及 び 招 待 状 等 ) は 受 入 研 究 者 又 は 受 入 研 究 機 関 がご 準 備 ください (2) 滞 在 費 等 の 受 給 手 続 提 出 様 式 提 出 締 切 1. 送 金 依 頼 書 ( 様 式 2) 開 始 日 の1か 月 前 まで 2. 受 入 協 力 費 送 金 先 銀 行 口 座 届 ( 様 式 3) < 手 続 > 受 入 研 究 者 は 被 招 へい 研 究 者 の 採 用 期 間 開 始 日 の1か 月 前 までに 上 記 の 様 式 を 提 出 してくだ さい これにより 振 興 会 は 被 招 へい 研 究 者 に 対 する 滞 在 費 国 内 研 究 旅 費 及 び 研 究 費 ( 外 J-10

21 within 60 days from the date the Award Letter was issued. If the NOTICE OF ACCEPTANCE (Form 1) is not received by JSPS within 60 days from its issue date, the fellowship will be cancelled. JSPS cannot pay allowances without the completed NOTICE OF ACCEPTANCE (Form1). If the Fellow should withdraw his/her fellowship, the host must inform JSPS by submitting the NOTICE OF WITHDRAWAL FROM FELLOWSHIP (Form 9) via the host institution s office as soon as it is decided. Notes of Caution 1) The following points should be considered when deciding the commencement date of the Fellowship: The commencement date of the fellowship is not the day of the Fellow s departure from overseas but the day of the Fellow s arrival in Japan The commencement date of the fellowship may be changed from that indicated in the application to JSPS so long as the start of the fellowship meets the conditions stipulated in Sections I.2. OUTLINE AND DURATION OF THE FELLOWSHIP and I.6. VALIDITY OF THE FELLOWSHIP. If, for an unavoidable reason, the fellow should not be able to start the Fellowship on the date specified in the NOTICE OF ACCEPTANCE (Form 1), the Host and Fellow must immediately submit a NOTICE OF SCHEDULE CHANGE (Form 8) via the host institution s administrative office. 2) Consultations and arrangements to be made by the host when setting the Fellow's commencement date and period of stay in Japan: i. Overall research plan and activities ii. Documents that the fellow will need when applying for a visa. iii. Fellow's transportation from port of entry to destination in Japan iv. Fellow's travel within Japan v. Fellow's visits to other research institutes vi. Fellow's accommodations during his/her stay vii. Bank account to receive Fellow s allowances 2. ARRANGEMENTS TO BE MADE PRIOR TO THE FELLOWSHIP COMMENCEMENT DATE (1) Support for Obtaining a Visa When the Fellow needs to obtain Japanese visa prior to his/her arrival in Japan, it will be necessary for the host to provide necessary documents requested by the Fellow. See Section VI. VISA FOR ENTERING AND STAYING IN JAPAN. When the Fellow intends to be accompanied by family members, the host researcher and host institution are responsible for supplying the documents (e.g., an invitation letter and a letter of guarantee) needed for them to apply for their visas. Please note that JSPS neither issues these documents for inviting family members nor provides them with any financial support. (2) Procedure for Receiving Fellowship Allowances Forms to be submitted by the host Deadline 1. REMITTANCE REQUEST (Form 2) 1 month prior to 2. BANK ACCOUNT INFORMATION OF HOST RESEARCHER commencement date (Form 3) Procedure The host researcher must submit to JSPS the above two forms (Forms 2 and 3) one month prior to the fellowship commencement date. Upon receiving them, JSPS will make the necessary arrangements to provide the Fellow and the host with their financial support. E-10

22 国 人 招 へい 研 究 者 ( 長 期 )のみ)の 支 給 ならびに 受 入 研 究 者 に 対 する 受 入 協 力 費 の 支 給 の 手 配 を それぞれ 行 います 送 金 依 頼 書 ( 様 式 2)に 被 招 へい 研 究 者 名 義 の 口 座 を 指 定 する 場 合 は 国 内 銀 行 の 口 座 であ ることが 条 件 となります また 預 金 通 帳 の 口 座 名 義 が 記 載 されているページ( 多 くの 場 合 表 紙 と 表 紙 の 裏 側 )のコピーも 併 せて 提 出 してください なお 預 金 通 帳 が 発 行 されていない 場 合 は 口 座 情 報 が 明 確 に 分 かる 資 料 のコピーを 併 せて 提 出 してください 被 招 へい 研 究 者 名 義 の 口 座 を 指 定 する 場 合 振 り 込 みまで 採 用 期 間 開 始 日 から 2 週 間 程 度 かかりますのでご 留 意 ください 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 短 期 )の 場 合 被 招 へい 研 究 者 名 義 での 新 規 口 座 開 設 は 通 常 困 難 ですので 受 入 研 究 者 の 口 座 に 振 込 むのが 一 般 的 です 外 国 人 招 へい 研 究 者 ( 長 期 )の 場 合 滞 在 費 は 分 割 支 給 となりますので 1 回 目 の 振 込 が 受 入 研 究 者 名 義 の 口 座 であっても 2 回 目 以 降 の 振 込 から 被 招 へい 研 究 者 名 義 の 口 座 に 振 込 先 を 切 替 え ることができます その 場 合 には 送 金 依 頼 書 ( 様 式 2)を 改 めて 提 出 してください 切 替 えの 処 理 に 日 数 を 要 しますので 提 出 時 期 によっては 切 り 替 えが 直 後 の 振 込 に 反 映 されないこと がありますので ご 了 承 ください 受 入 協 力 費 送 金 先 銀 行 口 座 届 ( 様 式 3)は 受 入 研 究 者 が 希 望 した 場 合 は 委 任 状 ( 様 式 任 意 )をご 提 出 いただければ 受 入 研 究 者 個 人 の 名 義 ではなく 受 入 研 究 機 関 等 の 名 義 の 口 座 を 指 定 することも 可 能 です 送 金 依 頼 書 ( 様 式 2) 及 び 受 入 協 力 費 送 金 先 銀 行 口 座 届 ( 様 式 3)に 不 備 があった り 期 日 までに 提 出 されないと 滞 在 費 等 の 支 給 が 遅 れます 3. 採 用 期 間 開 始 後 (1) 採 用 期 間 開 始 届 の 提 出 提 出 様 式 提 出 締 切 採 用 期 間 開 始 届 ( 様 式 4) 被 招 へい 研 究 者 の 採 用 期 間 開 始 後 速 やかに < 手 続 > 採 用 期 間 開 始 後 は 速 やかに 受 入 研 究 者 が 記 入 し 受 入 研 究 機 関 の 事 務 担 当 が 採 用 期 間 開 始 届 ( 様 式 4)の 確 認 欄 を 記 入 の 上 電 子 メールにて 提 出 してください また 本 届 は 必 ず 採 用 期 間 開 始 月 の 末 日 までに 提 出 してください 採 用 期 間 開 始 日 が 月 末 の 場 合 は 特 に 速 やかに 提 出 してください これにより 被 招 へい 研 究 者 に 採 用 期 間 中 の 保 険 加 入 手 続 を 行 います この 書 類 が 採 用 期 間 開 始 月 の 末 日 までに 提 出 されませんと 保 険 は 付 されません また 保 険 加 入 手 続 には 被 招 へい 研 究 者 による 告 知 書 兼 医 療 調 査 に 関 する 同 意 書 ( 採 用 通 知 に 同 封 されている 海 外 旅 行 保 険 のご 案 内 参 照 )の 記 入 投 函 の 両 方 についても 併 せて 必 要 となりますのでご 注 意 ください (2) 滞 在 費 等 の 受 け 渡 し 提 出 様 式 提 出 締 切 RECEIPT ( 受 入 研 究 者 へ 別 途 送 付 ) 滞 在 費 等 の 受 領 後 速 やかに < 手 続 > 受 入 研 究 者 の 口 座 に 被 招 へい 研 究 者 に 対 する 滞 在 費 等 の 振 り 込 みを 希 望 した 場 合 様 式 RECEIPT を 別 途 送 付 します 被 招 へい 研 究 者 に 滞 在 費 等 を 受 け 渡 す 時 本 様 式 に 被 招 へい 研 究 者 に 署 名 してもらってください 署 名 後 は 本 様 式 をご 郵 送 ください 長 期 の 場 合 は 受 入 研 究 者 の 口 座 に 入 金 する 毎 に 本 様 式 の 提 出 が 必 要 となります J-11

23 When the Fellow enters his/her own bank account in the REMITTANCE REQUEST (Form 2), the account must be at a bank in Japan. The form must be accompanied by a copy of the page of the bankbook that shows the name of the account holder (usually the page on the reverse side of the bankbook cover). If the bankbook has not yet been issued, a copy of a document that clearly provides the account information should be submitted along with the form. In this case, it takes more than 2 weeks from the Fellow s arrival date to receive the allowances. For Fellows on short-term visits, it is generally difficult to open a new bank account in Japan; therefore, it is recommended that you use your Host s bank account to receive the transfer of your allowances. For Fellows on long-term visits, the payment of your allowances will be done in increments. It is possible to use your Host s bank account to receive your initial allowances, and then shift to your own bank account opened in Japan to receive your subsequent allowance payments. In this case, your Host should submit REMITTANCE REQUEST (Form 2). As it takes time to process this change of bank accounts, the shift to your account may not take place immediately after Form 2 is submitted. A name of the host institution can be designated as an account holder of the BANK ACCOUNT INFORMATION OF HOST RESEARCHER (Form 3) if a host researcher wishes to do so and submits a letter of proxy (free format). JSPS cannot pay allowances without the completed REMITTANCE REQUEST (Form 2) and BANK ACCOUNT INFORMATION OF HOST RESEARCHER (Form 3) 3. PROCEDURES TO BE TAKEN AFTER THE FELLOWSHIP COMMENCEMENT DATE (1) Submission of NOTICE OF FELLOWSHIP COMMENCEMENT (Form 4) Form to be submitted Deadline NOTICE OF FELLOWSHIP Immediately upon start of fellowship COMMENCEMENT (Form 4) Procedure The host researcher must submit via the host institution s office the NOTICE OF FELLOWSHIP COMMENCEMENT (Form 4) to JSPS via soon after the fellowship commences. The host researcher and the host institution should fill out the form before sending it to JSPS. JSPS uses this form to confirm the start of the Fellow s insurance coverage. If it is not submitted by the last day of the month that the fellowship commences, the insurance coverage may not go into effect. Also, when applying for the insurance, the Fellow should fill out and submit the Declaration, Agreement & Authorization (contained in the A Guide to the Insurance Policy for JSPS Fellows enclosed with his/her Award Letter.) (2) Handing Over Allowances to the Fellow Form to be submitted Deadline RECEIPT (Sent separately to Host) Immediately upon Handing Over Procedure JSPS will send a RECEIPT form to the host if the Fellow requested JSPS to remit the Fellow's allowances into his/her host s bank account. The RECEIPT should be signed by the Fellow when the host hands over the allowances to him/her. The host must submit the signed RECEIPT to JSPS as soon as possible. In case of long-term fellowship, JSPS will send a RECEIPT form along with the remittance of the Fellow s allowances into his/her host s bank account. The signed E-11

24 (3) 保 険 の 申 込 保 険 の 申 込 には 受 入 研 究 者 による 採 用 期 間 開 始 届 ( 様 式 4)の 振 興 会 への 提 出 並 びに 被 招 へい 研 究 者 による 告 知 書 兼 医 療 調 査 に 関 する 同 意 書 ( 採 用 通 知 に 同 封 されている 海 外 旅 行 保 険 のご 案 内 参 照 )の 記 入 投 函 の 両 方 が 必 要 です (4) 採 用 期 間 終 了 届 の 提 出 提 出 様 式 提 出 締 切 採 用 期 間 終 了 届 ( 様 式 5) 採 用 期 間 終 了 後 速 やかに < 手 続 > 採 用 期 間 終 了 後 受 入 研 究 者 は 速 やかに 受 入 研 究 機 関 の 事 務 担 当 部 署 を 経 由 して 本 様 式 を 提 出 してください (5) 研 究 報 告 書 ( 様 式 6-1 様 式 6-2) 及 び プログラム 評 価 質 問 票 ( 様 式 7)の 提 出 提 出 様 式 提 出 締 切 研 究 報 告 書 ( 様 式 6-1 様 式 6-2) 被 招 へい 研 究 者 の 採 用 期 間 終 了 後 1 プログラム 評 価 質 問 票 ( 様 式 7) か 月 以 内 < 手 続 > 受 入 研 究 者 は 採 用 期 間 終 了 後 1か 月 以 内 に 研 究 報 告 書 ( 様 式 6-1 様 式 6-2) 及 び プ ログラム 評 価 質 問 票 ( 様 式 7)を 提 出 してください 研 究 報 告 書 ( 様 式 6-1)は 受 入 研 究 者 が 研 究 報 告 書 ( 様 式 6-2)は 被 招 へい 研 究 者 がそれぞれ 作 成 し 受 入 研 究 者 が 受 入 研 究 者 作 成 分 ( 様 式 6-1) 及 び 被 招 へい 研 究 者 作 成 分 ( 様 式 6-2)の 両 方 を 振 興 会 に 電 子 メールで 提 出 してください 日 本 語 もしくは 英 語 で 作 成 してください 研 究 報 告 書 ( 様 式 6-1 様 式 6-2)には 被 招 へい 研 究 者 の 日 本 における 研 究 活 動 や 講 義 等 の 写 真 を 添 付 してください(800kbt 以 上 1 枚 程 度 が 目 安 です ) なお 研 究 報 告 書 ( 様 式 6-1 様 式 6-2) 及 び 写 真 は Web サイト 等 で 公 開 される 場 合 があります 写 真 の 公 開 を 拒 否 される 場 合 は 研 究 報 告 書 ( 様 式 6-1 様 式 6-2)への 写 真 の 添 付 は 行 わなくても 構 い ません 受 入 研 究 者 は 採 用 期 間 終 了 後 1か 月 以 内 に プログラム 評 価 質 問 票 ( 様 式 7)を 以 下 の Web サイトから 直 接 入 力 してください 日 本 語 長 期 短 期 短 期 S: 再 招 へい: 英 語 長 期 短 期 短 期 S: 再 招 へい: 招 へいプログラムにおける 研 究 活 動 を 通 じて 学 術 誌 等 への 共 著 論 文 の 掲 載 新 聞 等 への 研 究 成 果 研 究 活 動 の 掲 載 共 同 研 究 に 対 する 受 賞 等 特 筆 すべき 成 果 がありましたら 研 究 報 告 書 に 記 入 してください また 研 究 報 告 書 提 出 後 に 同 様 の 成 果 が 生 じた 場 合 も 振 興 会 へご 報 告 願 い ます なお 成 果 物 も 併 せてご 提 出 ください( 論 文 別 刷 り 新 聞 雑 誌 記 事 の 写 し 等 ) 4. 傷 害 疾 病 に 関 する 処 理 採 用 期 間 中 被 招 へい 研 究 者 が 病 院 等 にかかった 際 の 医 療 費 の 請 求 等 の 諸 手 続 については 受 入 研 究 者 が 被 招 へい 研 究 者 を 補 助 してください 手 続 方 法 の 詳 細 は 海 外 旅 行 保 険 のご 案 内 を ご 覧 ください 被 招 へい 研 究 者 が 採 用 期 間 中 に2 週 間 以 上 の 入 院 を 要 する 傷 害 疾 病 等 を 被 ったと 知 った 場 合 は 受 入 研 究 者 は 速 やかに 振 興 会 の 担 当 係 までご 連 絡 ください 5. 採 用 期 間 の 変 更 等 に 伴 う 手 続 採 用 期 間 の 変 更 等 をする 場 合 は Ⅴ. 採 用 期 間 の 変 更 等 に 従 い 所 定 の 様 式 によりご 連 絡 く ださい J-12

25 RECEIPT must be submitted to JSPS for each payment. (3) Application for Insurance When applying for this insurance, the Host should fill out and submit to JSPS the NOTICE OF FELLOWSHIP COMMENCEMENT (Form 4) and the Fellow should fill out and submit the Declaration, Agreement & Authorization (contained in the A Guide to the Insurance Policy for JSPS Fellows enclosed with his/her Award Letter.) (4) Submission of NOTICE OF FELLOWSHIP EXPIRATION (Form 5) Form to be submitted Deadline NOTICE OF FELLOWSHIP EXPIRATION (Form 5) As soon as fellowship term ends Procedure The host researcher must submit to JSPS via the host institution s administrative office the NOTICE OF FELLOWSHIP EXPIRATION (Form 5) soon after the Fellowship term ends. (5) Submission of RESEARCH REPORT (Form 6-1 and Form 6-2) and FEEDBACK ON FELLOWSHIP PROGRAM (Form 7) Forms to be submitted Deadline RESEARCH REPORT (by Host Researcher) (Form 6-1) Within 1 month of the end RESEARCH REPORT (by Fellow) (Form 6-2) of the fellowship FEEDBACK ON FELLOWSHIP PROGRAM (Form 7) Procedure The host researcher must submit to JSPS both the RESEARCH REPORT (by Host Researcher) (Form 6-1) and the RESEARCH REPORT (by Fellow) (Form 6-2) within one month after the end of the fellowship. The RESEARCH REPORT (Form 6-1 and Form 6-2) should be ed by the host researcher to JSPS. These reports may be written in either Japanese or English. Please select one picture (more than 800 kilobytes) which was taken when the Fellow conducted his/her research or provided a lecture, and attach it to Form 6-1 or 6-2. JSPS may later upload the excellent reports (Form 6-1/6-2) with the pictures of him/her on our website. If the Fellow does not want to have their pictures posted on our website, the host researcher will not be requested to attach pictures to Form 6-1/6-2. Host researchers are to be asked to fill in the FEEDBACK ON FELLOWSHIP PROGRAM (Form 7) on the following website: Long-term, Short-term, Short-term S: BRIDGE: When significant results, such as the publication of coauthored papers in academic journals, coverage of the research activities/results in newspapers, or awards for research activities/achievements, are obtained under this fellowship program, please note them in the RESEARCH REPORT. If such results should appear after the report s submission, please inform JSPS. Please provide a copy of each published paper/article if available. 4. SUPPORT IN CASE OF INJURY OR ILLNESS The host researcher shall assist the Fellow in obtaining medical treatment and in processing insurance claims, based on A GUIDE TO THE INSURANCE POLICY FOR JSPS FELLOWS. If a Fellow experiences any accident or illness requiring more than 2 weeks of medical attention during his/her fellowship tenure, the Host shall inform JSPS immediately. 5. PROCEDURE FOR CHANGING THE FELLOWSHIP TENURE If the Fellow should change his/her fellowship tenure (the period of stay approved by JSPS), the Host must inform JSPS by submitting the designated form. Please refer to V. CHANGE OF FELLOWSHIP TENURE. E-12