Gmail 利用者向け　　　　　　操作マニュアル

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1 Gmail 利 用 者 向 け 操 作 マニュアル 宮 崎 大 学 医 学 部 2013

2 目 次 1.はじめに Gmail のすべての 機 能 を 利 用 できるブラウザ Gmail の 対 応 最 新 情 報 本 手 順 について Google Apps の Gmail へのアクセス Google Apps の Gmail へのログイン 方 法 Gmail ログイン 後 の 画 面 Gmail の 基 本 操 作 メールを 受 信 する メールを 読 む 受 信 トレイとメールの 表 示 メールのスレッド メールを 作 成 する 送 信 する メール 送 信 前 の 設 定 署 名 メールの 新 規 作 成 送 信 連 絡 先 からメールの 宛 先 を 指 定 する メールに 返 信 する メールを 転 送 する メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する ファイルを 添 付 する* メールの 自 動 転 送 メールの 整 理 ラベルの 作 成 ラベルによるメールの 分 類 メールに 目 印 をつける メールのアーカイブ メールの 削 除 メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け 設 定 例 フィルタを 利 用 したメールの 転 送 方 法 その 他 メールの 検 索 メールの 印 刷 迷 惑 メールについて 重 要 マークについて ウェブクリップについて さらに 詳 しく... 33

3 4. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) 概 要 と 各 部 の 名 称 連 絡 先 の 追 加 グループの 追 加 連 絡 先 の 一 覧 からの 登 録 連 絡 先 の 一 覧 について その 他 の 連 絡 先 からの 登 録 連 絡 先 の 検 索 連 絡 先 の 印 刷... 38

4 1.はじめに 本 書 は 2013 年 8 月 時 点 の 画 面 表 示 を 元 に 作 成 しています 画 面 デザインや 表 現 が 変 更 されている 場 合 は 適 宜 読 み 替 えてください 1.1 Gmail のすべての 機 能 を 利 用 できるブラウザ Google Chrome( 最 新 バージョン): ダウンロード: Windows Mac Linux Firefox( 最 新 バージョンとその 前 のメジャーリリース): ダウンロード: Windows Mac Linux Internet Explorer ( 最 新 バージョンとその 前 のメジャーリリース): ダウンロード: Windows Safari ( 最 新 バージョンとその 前 のメジャーリリース): ダウンロード: Mac Windows ただし 次 の 2 つの 例 外 があります Internet Explorer Firefox Safari はデスクトップ 通 知 をサポートしていません オフライン Gmail は Google Chrome でのみ 機 能 します また Gmail を 利 用 するには いずれのブラウザでも Cookie を 有 効 にする 必 要 がありま す ブラウザでサポートされている 場 合 は JavaScript も 有 効 にしてください 1.2 Gmail の 対 応 最 新 情 報 最 新 の 対 応 情 報 については 下 記 URLを 参 照 してください 本 手 順 について 本 手 順 書 中 に 記 載 されている 事 項 画 面 ショット 内 の 表 示 は 全 て 架 空 のユーザー 等 を 利 用 して 説 明 しています 1

5 2. Google Apps の Gmail へのアクセス 2.1 Google Apps の Gmail へのログイン 方 法 Google Apps の Gmail を 利 用 するには 下 記 の URL にアクセスします ユーザー 名 とパスワードを 入 力 し ログイン をクリックします 図 1 ログイン 画 面 2.2 Gmail ログイン 後 の 画 面 初 回 ログイン 時 に 図 2 のようなウェルカム 画 面 が 表 示 された 場 合 は 画 面 左 下 の 画 像 に 表 示 されている 文 字 を 入 力 し 同 意 します 続 けてアカウントに 移 動 します ボタンをク ックしてください 図 2 ウェルカム 画 面 画 面 遷 移 後 に Gmail のデザイン 変 更 ポップアップ 画 面 が 表 示 された 場 合 には 新 しいデ ザインを 引 き 続 き 使 用 する ボタンをクリックしてください 2

6 3.Gmail の 基 本 操 作 3.1 メールを 受 信 する メールを 読 む 受 信 トレイとメールの 表 示 ログインが 完 了 すると 受 信 トレイ 画 面 が 表 示 されます ここでは 受 信 したメールの 一 覧 が 表 示 され 新 着 のメールは 太 字 で 表 示 されます 受 信 トレイ 画 面 は 画 面 左 側 の 受 信 トレイ をクリックすることにより いつでも 表 示 することが 出 来 ます 図 3 受 信 トレイ 読 みたいメールをクリックするとメール 本 文 が 表 示 されます 添 付 ファイルがある 場 合 は 本 文 の 下 に 表 示 されます 添 付 ファイル 図 4 メール 本 文 と 添 付 ファイル 3

7 また 画 面 左 側 の 受 信 トレイ の 横 に 括 弧 つきの 数 字 が 表 示 されているときがあります 図 5 の 場 合 受 信 トレイ(4) となっていますが これは 未 読 のメールが 4 通 あるという ことです Google Apps の Gmail のメール 受 信 画 面 は 一 定 時 間 毎 に 更 新 されますが 更 新 状 況 をす ぐに 確 認 したい 場 合 は ( 更 新 ) ボタンをクリックすることで 確 認 することが 出 来 ま す 図 5 メールの 確 認 メールのスレッド Google Apps の Gmail では 受 信 したメールに 返 信 をした 場 合 や 送 信 したメールに 相 手 が 返 信 をした 場 合 に 関 連 している 複 数 のメールをひとつのスレッドという 単 位 にまとめま す この 機 能 により メールの 前 後 関 係 がわかりやすくなり 必 要 なメールを 探 し 出 すのも 簡 単 になります 受 信 トレイ のメール 一 覧 画 面 では 1 つのスレッドは 1 行 で 表 示 されます このよう な 場 合 は 差 出 人 の 横 にスレッドに 含 まれるメールの 数 が 括 弧 で 囲 まれて 表 示 されます 図 6 スレッドに 複 数 のメールがある 場 合 の 一 覧 表 示 4

8 図 6 の 場 合 1 行 目 2 行 目 に (2) が 表 示 されているので 両 方 とも 2 通 のメールが スレッドとしてまとめられていることがわかります スレッドをクリックすると 図 7 のようにメールが 重 なりあって 表 示 されることがありま す このときは 最 新 のメールが 常 に 手 前 に 表 示 されます 奥 にあるメールを 読 みたい 場 合 は そのメールの 件 名 をクリックします なお スレッド 内 の 全 てのメールが 未 読 の 場 合 は 重 ならずにはじめから 展 開 された 状 態 で 表 示 されます 図 7 スレッドの 表 示 全 てのメールを 展 開 したい 場 合 は 図 7 の 右 側 にある す (すべて 展 開 ) をクリックしま 5

9 3.2 メールを 作 成 する 送 信 する メール 送 信 前 の 設 定 署 名 メール 作 成 の 度 に 入 力 する 手 間 を 省 くために Google Apps の Gmail ではメールの 署 名 を あらかじめ 用 意 しておくことが 出 来 ます メール 受 信 者 が 迷 惑 メールと 混 同 しないよう 発 信 者 氏 名 も 明 記 した 署 名 を 作 成 しましょう 設 定 方 法 は まず Google Apps の Gmail 画 面 右 上 の ( 設 定 ) 設 定 をク リックし 全 般 タブが 表 示 されていることを 確 認 します 次 に 画 面 下 部 の 署 名 : の セクションの 下 側 のラジオボタンにチェックを 入 れ テキストエリアに 署 名 を 入 力 します ( 署 名 の 例 参 照 ) 入 力 が 完 了 したら 画 面 下 部 の 変 更 を 保 存 ボタンをクリックして 設 定 内 容 を 保 存 します 海 外 にメールを 送 ることが 多 い 場 合 は アルファベットのみにしておくことで 漢 字 の 文 字 化 けで 読 めなくなることを 防 止 出 来 ます 以 上 の 設 定 を 行 うことで メールを 作 成 する 際 設 定 した 署 名 がメール 本 文 にデフォルト で 表 示 されます 全 般 タブを 選 択 図 8 署 名 の 設 定 署 名 の 例 宮 崎 太 郎 [email protected] 宮 崎 県 宮 崎 市 TEL xxxx 6

10 3.2.2 メールの 新 規 作 成 送 信 新 しいメールを 送 信 するには 画 面 左 上 に 表 示 されている ( 作 成 ) ボタンを クリックします 図 9 のように 宛 先 件 名 本 文 を 入 力 する 画 面 ( 以 下 メール 作 成 画 面 と 表 記 )が 表 示 されます (1) (2) (3) 図 9 メールを 作 成 (1) To( 宛 先 )には 送 信 先 のメールアドレスを 入 力 します 複 数 の 人 にメールを 送 信 する 場 合 は メールアドレスをカンマ 区 切 りで 入 力 します Cc や Bcc でメールを 送 信 したい 場 合 はそれぞれ 同 様 に Cc を 追 加, Bcc を 追 加 のリ ンクをクリックすると それらを 入 力 するボックスが 表 示 されるので 宛 先 と 同 様 に 送 信 したいメールアドレスを 入 力 します (2) 件 名 にはメールのタイトルを 入 力 します (3) 本 文 形 式 を 確 認 します 本 文 入 力 欄 は デフォルトではリッチテキスト 形 式 *2 による 入 力 モードとなっており 作 成 したメールは HTML メールとして 送 信 されます 受 け 取 り 側 の 環 境 によっては HTML メールを 読 めないこともある 為 普 段 はテキスト 形 式 を 利 用 します テキスト 形 式 への 切 り 替 えは 本 文 入 力 欄 の 上 の テキスト 形 式 リンクで 行 えます (4) 本 文 入 力 欄 に メールの 本 文 を 入 力 します (5) 入 力 が 完 了 したら ( 送 信 ) ボタンをクリックし メールを 送 信 します 全 てを 入 力 し 終 えたら 送 信 をクリックします すると 宛 先 Cc Bcc 欄 に 入 力 した 送 信 先 にメールが 送 信 されます *2 文 字 サイズ 色 箇 条 書 き 絵 文 字 等 が 利 用 可 能 です 7

11 3.2.3 連 絡 先 からメールの 宛 先 を 指 定 する Google Apps の Gmail では これまでのアドレス 帳 にあたるものを 連 絡 先 とよびます ここでは 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 してメールを 作 成 する 方 法 を 説 明 します なお 連 絡 先 の 利 用 方 法 の 詳 細 については 4. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) を 参 照 してくだ さい ここでは あらかじめ 連 絡 先 に 宛 先 が 登 録 されているものとして 説 明 します まず 画 面 左 の メール から 連 絡 先 をクリックして 連 絡 先 を 表 示 します ( 図 10) 図 10 連 絡 先 メールを 送 りたい 相 手 の 名 前 の 左 側 にあるチェックボックスにチェック( 複 数 選 択 可 能 ) をいれ メール 作 成 ボタンをクリックします ( 図 11) 図 11 連 絡 先 からメールの 作 成 メールの 作 成 画 面 が 表 示 され 選 択 した 宛 先 が 入 力 された 状 態 となります ( 図 12) 8

12 図 12 連 絡 先 から 作 成 したメール メールに 返 信 する メールに 返 信 する 場 合 は メール 本 文 右 上 にある 返 信 ボタンをクリックします メー ル 本 文 下 にある 返 信 リンクをクリックまたは メニュー の 返 信 からも 返 信 が 可 能 です 返 信 ボタン 図 13 メールを 返 信 する 9

13 図 14 のように 返 信 文 を 入 力 するボックスが 表 示 されます Re: 返 信 文 を 入 力 図 14 メールの 返 信 (1) 返 信 文 を 入 力 します 返 信 元 のメール 本 文 が 自 動 的 に 引 用 された 返 信 文 入 力 欄 に 返 信 文 を 入 力 します (2) 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 複 数 の 宛 先 に 返 信 したいときは 宛 先 欄 にカンマ 区 切 りで 宛 先 を 追 加 することも 出 来 ま す ( 例 :[email protected], [email protected]) このように 本 文 だけを 編 集 して 送 信 すると 返 信 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 のメールの 件 名 の 前 に Re: が 付 与 されたものになります 件 名 を 変 更 したい 場 合 は 送 信 前 に To: 欄 の 下 にある 件 名 を 編 集 というリンクをクリックすると 件 名 を 変 えるためのテキス トボックスが 表 示 されます 10

14 3.2.5 メールを 転 送 する メールを 転 送 したい 場 合 は メール 本 文 右 上 の 返 信 の 右 側 にある マー クをクリックして 表 示 されるプルダウンメニューから 転 送 を もしくはメール 本 文 下 にある 転 送 リンクをクリックします *3( 図 15) 転 送 ボタン 図 15 メール 転 送 のボタン 図 16 のようにメール 本 文 の 下 に 転 送 先 のアドレスと 件 名 転 送 文 の 入 力 ボックスが 表 示 されます *3 メールがスレッドとなっている 場 合 そのスレッドすべてを 転 送 する すべて 転 送 というリンクが 利 用 可 能 になります ( 本 文 右 側 に 表 示 ) 11

15 メールを 作 成 途 中 で 保 存 する 場 合 宛 先 を 入 力 本 文 を 入 力 図 16 メールの 転 送 文 の 入 力 ボックス (1) 宛 先 に 転 送 したい 人 のメールアドレスを 入 力 します 転 送 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 の 件 名 の 前 に Fwd: が 付 与 されます (2) 必 要 に 応 じて 転 送 文 以 外 に 伝 えたい 文 章 を 入 力 します 転 送 文 入 力 欄 には 転 送 メッセージ の 下 に 元 のメールの 内 容 が 含 まれています (3) 送 信 ボタンをクリックすると 宛 先 に 入 力 したメールアドレスにメールが 送 信 されます メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する 作 成 途 中 のメールを 保 存 したいときは メール 作 成 画 面 の 下 部 にある すぐに 保 存 のボ タンをクリックします 保 存 されたメールは 画 面 左 側 の 下 書 き をクリックすることにより 呼 び 出 すことが 出 来 ます 下 書 き をクリックすると 図 17 のような 下 書 きの 一 覧 画 面 が 表 示 されます 12

16 図 17 下 書 きの 一 覧 下 書 きの 一 覧 から 編 集 を 再 開 したいメールをクリックすると そのメールのメール 作 成 画 面 が 表 示 されます 編 集 後 にメールを 送 信 するには 編 集 画 面 左 下 の 送 信 ボタンをク リックします 送 信 後 は 下 書 き からメールが 削 除 され 送 信 済 みメール へと 移 動 し ます なお Google Apps の Gmail では すぐに 保 存 ボタンをクリックしなくても 作 成 中 のメールをほぼリアルタイムに 下 書 き へ 自 動 保 存 します そのため 不 用 意 にウィンド ウを 閉 じてしまった 場 合 などでも 下 書 き に 作 成 中 メールが 残 っている 場 合 があります 13

17 ファイルを 添 付 する*4 メールを 作 成 の 際 送 信 相 手 にファイルを 送 りたい 場 合 は メール 作 成 画 面 の 件 名 欄 の 下 にある ファイルを 添 付 リンクをクリックします ファイルを 選 択 するためのダイ アログボックスが 開 きますので 添 付 したいファイルを 選 択 し 添 付 します また メール 作 成 画 面 へファイルをドラック&ドロップすることでも 添 付 が 可 能 です 図 18 ファイルの 添 付 基 本 的 にどのような 形 式 のファイルも 添 付 可 能 ですが ウィルスに 対 するセキュリティ 対 策 として 危 険 な 実 行 コードを 含 む 可 能 性 のある 実 行 ファイル( 拡 張 子 が.exe のファイル など)を 添 付 することは 出 来 ません また 実 行 ファイルが zip などの 圧 縮 ファイルに 含 まれる 場 合 もチェックされるため 添 付 することは 出 来 ません なお 送 受 信 できるメールの 上 限 サイズは 添 付 ファイルも 含 めて 合 計 25M バイトです 添 付 ファイル 付 きのメールを 作 成 する 際 は サイズにも 注 意 してください *4 添 付 ファイルについての 詳 細 は 次 のリンクを 参 照 ください 14

18 メールの 自 動 転 送 受 信 したメールを 別 のメールアドレスに 自 動 転 送 することが 出 来 ます Google Apps の Gmail 画 面 右 上 の ( 設 定 ) 設 定 をクリックします 図 19 の 画 面 が 表 示 されるので メール 転 送 と POP/IMAP タブをクリックします 図 19 メール 転 送 と POP/IMAP 画 面 このパネルの 転 送 : セクションで 転 送 先 アドレスを 追 加 をクリックします 転 送 先 アドレスを 追 加 をクリックすると 図 20 のような 転 送 先 アドレス 追 加 画 面 が 表 示 されます 任 意 の 転 送 先 アドレスを 入 力 して 次 へ ボタンをクリックしてください 図 20 転 送 先 アドレス 追 加 画 面 転 送 先 アドレスを 確 認 する 画 面 が 表 示 されるので 続 行 をクリックします 図 21 のような 転 送 先 アドレスの 確 認 画 面 が 表 示 されたら OK ボタンをクリックして ください 15

19 図 21 転 送 先 アドレス 追 加 の 確 認 画 面 図 20 で 指 定 した 転 送 先 アドレスに 確 認 コードが 届 きます*5 また 届 いたメールの 指 示 に 従 って 承 認 (URL をクリック)してください メール 転 送 と POP/IMAP 画 面 に 戻 り 確 認 コードを 入 力 し 確 認 ボタンをクリッ クすると 転 送 後 のメールの 扱 いを 設 定 する 画 面 が 表 示 されます 設 定 後 画 面 下 部 の 変 更 を 保 存 ボタンをクリックします 図 22 メール 転 送 と POP/IMAP 画 面 転 送 後 のメールの 扱 いは 以 下 から 選 択 することが 出 来 ます Google Apps の Gmail メールのコピーを 受 信 トレイに 残 す Google Apps の Gmail メールのコピーを 既 読 にする Google Apps の Gmail メールのコピーをアーカイブ Google Apps の Gmail メールのコピーを 削 除 アーカイブを 選 択 すると [ 全 てのメール]に 削 除 を 選 択 すると[ゴミ 箱 ]に 自 動 的 に 移 動 されます *5 転 送 先 が 同 じドメイン 内 同 じドメインのサブドメイン Google Apps のドメインエ イリアスの 場 合 は 確 認 コードの 入 力 が 不 要 です 確 認 コード 通 知 のメールも 届 きません 16

20 3.3. メールの 整 理 ラベルの 作 成 ラベルによるメールの 分 類 一 般 的 なメールクライアントソフトでは 受 信 したメールをフォルダ 単 位 に 整 理 する 仕 組 みが 用 意 されています Google Apps の Gmail にはフォルダに 該 当 する 概 念 として ラ ベル という 機 能 があります これはメールやスレッドに 印 をつけて 分 類 するものです 例 えば サークルに 関 連 したメール 全 てに サークル というラベルをつけ 授 業 に 関 す るメール 全 てに 授 業 というラベルをつけると それらのラベルが 画 面 左 側 の ラベル 欄 に 表 示 されるので メールを 見 やすく 分 類 出 来 ます ラベルの 機 能 を 利 用 するには まずラベルを 作 成 します ( 設 定 ) 設 定 をクリックします タブで ラベル を 選 択 し 新 しいラ ベルを 作 成 をクリックします 図 23 ラベルの 作 成 図 24 の 画 面 で ラベルの 名 前 を 入 力 し 作 成 をクリックします 図 24 新 しいラベル 以 降 同 じ 操 作 で 複 数 のラベルを 作 成 します 次 のラベルの 下 位 にネスト*6 を 選 択 する と 新 しく 作 成 されるラベルが 選 択 したラベルの 下 に 作 成 されます 17

21 図 25 は 例 として 授 業 の 下 位 に コンピュータ 簿 記 会 計 というラベルをネス トして 作 成 したときの 画 面 です なお はじめから 作 成 されているラベルもありますが 不 要 ならば 非 表 示 や 削 除 すること も 出 来 ます 図 25 ラベル 作 成 後 の 画 面 *6 ネストとは 入 れ 子 構 造 のこと 例 では 授 業 ラベルの 下 に 簿 記 会 計 ラベルと コ ンピュータ ラベルをネストしています 作 成 したラベルはメール 一 覧 表 示 の 画 面 左 に 表 示 されます 18

22 図 26 ラベルの 表 示 場 所 次 に 作 成 したラベルをメールと 紐 付 けます メール 一 覧 表 示 画 面 から ラベルをつけた いメールのチェックボックスにチェックをいれ メール 一 覧 上 部 の (ラベル) プルダウンをクリックします 作 成 したラベルの 選 択 リストが 表 示 されるので ラベルに チェックを 入 れ 適 用 ボタンをクリックします 図 27 ラベルの 選 択 受 信 トレイのメール 一 覧 が 更 新 され 件 名 の 左 横 にラベル 名 が 付 きます ( 図 28)なお ラベルは 複 数 付 与 することや ラベルの 色 を 指 定 することもできます ( 図 28 では ラベ ルの 色 を 変 えて 表 示 しています) 図 28 ラベルの 付 与 結 果 19

23 メールにラベルを 付 けた 後 画 面 左 側 に 並 んでいるラベル 名 をクリックすると クリック したラベル 名 が 付 いているメールのみがメール 一 覧 画 面 に 表 示 されます ( 図 26) 図 29 ラベルによるメールの 分 類 メールに 目 印 をつける 特 別 なメールや 後 で 対 応 する 必 要 のあるメールに 目 印 スター を 付 けることが 出 来 ます メールにスターを 付 ける 方 法 は メール 一 覧 画 面 のチェックボックス 右 の 星 マークを 直 接 クリックします 複 数 同 時 にスターを 付 けたいときは 受 信 トレイ 等 のメール 一 覧 の 画 面 でスターを 付 けたいメールのチェックボックスを 選 択 し プルダウンをク リックします そして 表 示 されたメニューから スターを 付 ける を 選 択 します クリックするとスター 付 きのメールのみ 表 示 図 30 スターを 付 ける このようにメールにスターを 付 けると 他 のメールより 目 立 つようになります また 20

24 画 面 左 側 の スター 付 き をクリックすることにより スターが 付 いているメールだけを 表 示 することが 出 来 ます メールのアーカイブ 受 信 トレイを 整 理 する 方 法 として アーカイブという 機 能 があります アーカイブするこ とで 指 定 したメールを 受 信 トレイから 取 り 除 くことが 出 来 ます ( 削 除 されるわけではあ りません)アーカイブされたメールは すべてのメール に 保 存 され 検 索 が 出 来 ます アーカイブを 行 うためには 受 信 トレイの 画 面 でアーカイブしたいメールを 選 択 し (ア ーカイブ) ボタンをクリックします 図 31 メールのアーカイブ アーカイブされたメールを 見 るためには メール 一 覧 画 面 左 側 の 開 く にある すべて のメール をクリックします 図 32 メールのアーカイブ(すべてのメールを 選 択 ) 21

25 アーカイブしたメールを 受 信 トレイに 戻 すには 対 象 のメールやスレッドを 選 択 し 受 信 トレイに 移 動 ボタンをクリックします 図 33 アーカイブしたメールの 移 動 メールの 削 除 不 要 になったメールは 削 除 することが 出 来 ます 削 除 されたメールは ゴミ 箱 に 移 動 さ れ 通 常 の 検 索 の 対 象 からも 除 外 されますが 検 索 条 件 に 一 致 した 場 合 は その 旨 が 検 索 結 果 に 表 示 されます ゴミ 箱 に 移 動 されたメールは 移 動 されてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されますが 30 日 以 内 であれば ゴミ 箱 にアクセスすることによりメールを 見 たり 受 信 トレイに 戻 したり 出 来 ます メールの 削 除 は 受 信 トレイの 画 面 で 削 除 したいメール(スレッド)をチェックし 画 面 上 部 の ( 削 除 ) ボタンをクリックすることにより 行 えます スレッドを 選 択 した 場 合 は スレッドに 含 まれるメール 全 てが 削 除 の 対 象 となりますので 注 意 してください 22

26 図 34 メールの 削 除 削 除 したメールは ゴミ 箱 に 移 動 されますので 画 面 左 側 の ゴミ 箱 をクリックする ことにより 削 除 されたかどうか 確 認 することが 出 来 ます ( 図 36) スレッド 単 位 の 削 除 ではなく 1 通 のメールだけを 削 除 したいという 場 合 は 削 除 したい メールを 表 示 し そのメール 右 上 の 返 信 ボタン 右 のプルダウンメニューから このメ ールを 削 除 を 選 択 します 図 35 特 定 のメールだけ 削 除 23

27 メールを 完 全 に 削 除 したい 場 合 は ゴミ 箱 をクリックし 一 覧 上 部 にある ゴミ 箱 を 今 すぐ 空 にする をクリックします 確 認 のダイアログが 表 示 されますので OK をクリ ックすると ゴミ 箱 内 のメール 全 てが 完 全 に 削 除 されます メールを 個 別 に 削 除 する 場 合 は 対 象 メールをチェックし 完 全 に 削 除 ボタンをクリ ックします この 場 合 確 認 ダイアログは 表 示 されません ゴミ 箱 図 36 メールの 削 除 ゴミ 箱 24

28 メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け メールフィルタ 機 能 を 使 うとメールの 受 信 時 に そのメールの 特 徴 から 自 動 的 にメールに ラベルやスターを 付 けたり 削 除 やアーカイブ 等 を 行 うことが 出 来 ます メールフィルタ は 画 面 上 部 にある ( 設 定 ) 設 定 をクリックし 表 示 された 画 面 内 の フ ィルタブをクリックして 表 示 される 画 面 から 設 定 することが 出 来 ます ( 図 37) フィルタの 作 成 図 37 フィルタ 設 定 画 面 図 32 で 新 しいフィルタを 作 成 をクリックすると 図 38 のようなフィルタ 作 成 画 面 が 表 示 されます 図 38 フィルタ 作 成 画 面 図 33 の 画 面 では 自 動 振 り 分 けをしたいメールの 特 徴 (フィルタ)を 入 力 します 例 えば 差 出 人 が [email protected] というメールにスターをつけたい という 場 合 は From の 欄 に [email protected] と 入 力 します または 件 名 に 簿 記 会 計 という 文 字 列 が 含 まれるメールに 特 定 のラベルを 付 けたい という 場 合 は 件 名 の 欄 に 簿 記 会 計 と 入 力 します 複 数 のフィルタ 条 件 を 同 時 に 設 定 することも 出 来 ます 25

29 フィルタ 条 件 を 入 力 して この 検 索 条 件 でフィルタを 作 成 をクリックすると 図 39 の ようなフィルタしたメールの 動 作 を 選 択 する 画 面 が 表 示 されます 図 39 フィルタしたメールの 動 作 の 選 択 選 択 できる 動 作 は 以 下 となります 受 信 トレイをスキップ(アーカイブする) 既 読 にする スターを 付 ける ラベルを 付 ける 次 のアドレスに 転 送 する 削 除 する 迷 惑 メールにしない 常 に 重 要 マークを 付 ける 重 要 マークを 付 けない これらの 動 作 から 希 望 する 動 作 を 選 択 します 一 つのフィルタに 複 数 の 動 作 を 設 定 する ことも 出 来 ます 最 後 に フィルタを 作 成 ボタンをクリックすると 次 に 受 信 されるメ ールからこのフィルタが 適 用 され 自 動 的 にメールが 振 り 分 けられるようになります フィルタを 作 成 する 際 に 一 致 する 件 のスレッドにもフィルタを 適 用 する にチェック を 入 れると 設 定 した 条 件 に 該 当 する 既 存 のメールにもフィルタが 適 用 されます 26

30 設 定 例 フィルタを 利 用 したメールの 転 送 方 法 ここでは メールフィルタ 機 能 を 利 用 して Google Apps の Gmail に 届 いたメールをす べて 別 のメールアドレスに 転 送 する 方 法 を 説 明 します まず 図 37 と 同 様 に 新 しいフィルタを 作 成 をクリックして フィルタ 作 成 画 面 に 移 動 します ここで フィルタ 条 件 の From: の 箇 所 に * ( 半 角 アスタリスク)と 入 力 します ( 図 40)このように 入 力 することで 全 ての 送 信 元 を 対 象 とすることが 出 来 す 図 40 全 ての 送 信 元 を 対 象 とする この 検 索 条 件 でフィルタを 作 成 をクリックしてフィルタしたメールの 動 作 を 選 択 する 画 面 に 移 動 します ここで 操 作 の 選 択 から 次 のアドレスに 転 送 する を 選 択 し 転 送 先 のメールアドレスを 指 定 します *7( 図 41) *7 次 のアドレスに 転 送 する を 有 効 にする 場 合 は 事 前 に メールの 自 動 転 送 と 同 様 に 転 送 先 のメールアドレスの 確 認 処 理 を 行 う 必 要 があります 27

31 図 42 転 送 先 のメールアドレスを 入 力 入 力 完 了 後 に フィルタを 作 成 をクリックすると 次 回 から 受 信 したメールが 指 定 した メールアドレスに 転 送 されるようになります 28

32 3.4. その 他 メールの 検 索 受 信 した 全 てのメール(ゴミ 箱 を 除 く)は 件 名 や 本 文 を 対 象 に 検 索 することが 出 来 ます 画 面 上 部 ( 検 索 ) ボタンの 左 横 にあるテキストボックスに 検 索 したい 文 字 列 を 入 力 して( 図 43) ( 検 索 ) ボタンをクリックします 図 43 メールの 検 索 テキストボックスに 入 力 した 文 字 列 を 含 むメールが 抽 出 され 表 示 されます より 詳 しい 条 件 で 検 索 を 行 いたい 時 は テキストボックス 右 の をクリックします 検 索 オプション 画 面 ( 図 44)が 表 示 され 様 々な 条 件 を 指 定 して 検 索 することが 出 来 る ようになります 図 44 検 索 オプション 29

33 メールの 印 刷 メールをきれいに 印 刷 するために Google Apps の Gmail には 特 別 な 画 面 が 用 意 されてい ます メールを 印 刷 したい 場 合 は メール 本 文 表 示 画 面 右 上 のプルダウン をクリッ クします その 下 部 にメニューが 開 きますので そこから 印 刷 を 選 択 します ( 図 45) すると 別 画 面 で 印 刷 用 の 画 面 が 表 示 され 印 刷 のダイアログボックスが 表 示 されます 図 45 メールの 印 刷 迷 惑 メールについて Google Apps の Gmail は 受 信 されるメールが 迷 惑 メールか 否 かを 自 動 的 に 判 定 し 迷 惑 メールと 判 定 した 場 合 は そのメールを 画 面 左 側 の 迷 惑 メール に 振 り 分 けます この 迷 惑 メール をクリックすると 迷 惑 メールと 判 定 されたメールの 一 覧 が 表 示 されます まれに 必 要 なメールが 迷 惑 メールとして 誤 判 定 され この 迷 惑 メール に 振 り 分 けら れる 場 合 があります このため 時 々 迷 惑 メール をクリックし そのようなメールが 無 いかチェックするとよいでしょう なお 迷 惑 メール 内 のメールは 振 り 分 けから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されます 30

34 重 要 マークについて Google Apps の Gmail は 過 去 に 行 った 処 理 方 法 や 宛 先 の 指 定 方 法 など 多 数 の 要 因 を 検 討 し て 重 要 なメールかどうかを 予 測 し 重 要 だと 判 断 したメールには でメールを 示 し ます Gmail で 重 要 ではないと 分 類 されたメールにはマークは 付 きません 重 要 マークが 付 いたメールは 画 面 左 側 の 重 要 をクリックすることにより 重 要 マー クが 付 いているメールだけを 表 示 することが 出 来 ます 図 46 重 要 マーク 重 要 マークは 表 示 非 表 示 を 設 定 する 事 が 出 来 ます ( 設 定 ) 設 定 から 受 信 トレイ タブをクリックします 図 47 の 画 面 になるため 重 要 マーク: の 項 目 でマー クの 表 示 非 表 示 を 選 択 し 変 更 を 保 存 をクリックします 図 47 重 要 マークの 設 定 31

35 3.5. ウェブクリップについて Google Apps の Gmail では 初 期 状 態 で 受 信 トレイの 上 部 にニュースの 見 出 しや 関 連 する スポンサーリンクなどが 表 示 されます この 機 能 を ウェブクリップ といいます 図 48 ウェブクリップ 表 示 このウェブクリップを 非 表 示 にするには ( 設 定 ) 設 定 をクリックし 表 示 された 画 面 内 の ウェブクリップ タブにある ウェブクリップを 受 信 トレイの 上 に 表 示 する のチェックを 外 してください 図 49 ウェブクリップの 非 表 示 設 定 32

36 3.6. さらに 詳 しく Google Apps の Gmail にはこのガイドで 説 明 していない 機 能 が 多 くあります また 新 し い 機 能 が 追 加 されることもあります こうした 機 能 の 説 明 は 画 面 右 上 の ( 設 定 ) メールヘルプ ( 図 50) をクリックして 表 示 される 画 面 ( 図 45)にありますので 参 照 してみてください 図 50 ヘルプリンク 図 51 Gmail ヘルプセンター 33

37 4. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) Google Apps の Gmail には 個 人 アドレス 帳 にあたる 連 絡 先 機 能 が 用 意 されています ここでは 連 絡 先 機 能 の 使 い 方 について 説 明 します 4.1. 概 要 と 各 部 の 名 称 画 面 左 の メール から 連 絡 先 をクリックして 連 絡 先 を 表 示 します 図 52 連 絡 先 画 面 左 側 に 常 に 表 示 されている 連 絡 先 をクリックすることで 連 絡 先 の 編 集 が 出 来 ま す ( 図 53) 名 前 をクリックする と 詳 細 画 面 が 表 示 連 絡 先 一 覧 図 53 連 絡 先 画 面 連 絡 先 のメイン 表 示 枠 は 以 下 の 内 容 となっています 連 絡 先 の 一 覧 My コンタクト グループ よく 連 絡 をとる 人 その 他 の 連 絡 先 が 表 示 されます 画 面 左 側 に 表 示 されます 連 絡 先 の 詳 細 一 覧 の 名 前 をクリックすると 連 絡 先 の 詳 細 が 表 示 されます 34

38 4.2. 連 絡 先 の 追 加 連 絡 先 の 追 加 をするためには 画 面 左 側 の 新 しい 連 絡 先 をクリックします 図 54 新 しい 連 絡 先 以 下 の 画 面 ( 図 55)が 表 示 されますので 必 要 な 情 報 を 入 力 して すぐに 保 存 ボタン をクリックすると 連 絡 先 が 登 録 されます 図 55 連 絡 先 の 追 加 35

39 4.3. グループの 追 加 グループの 追 加 は 画 面 左 側 の 新 しいグループ をクリックします 図 56 グループの 追 加 グループ 名 を 入 力 するダイアログが 表 示 されるので グループ 名 を 入 力 して OK ボタン をクリックします なお 既 に 登 録 されているグループ 名 と 同 じグループ 名 は 追 加 出 来 ま せん 図 57 連 絡 先 グループの 作 成 4.4. 連 絡 先 の 一 覧 からの 登 録 連 絡 先 の 一 覧 について 連 絡 先 の 一 覧 には 初 期 状 態 で My コンタクト よく 連 絡 をとる 人 その 他 の 連 絡 先 が 登 録 されています 各 々については 以 下 の 通 りです My コンタクト 連 絡 先 情 報 を 登 録 した 人 がここにリストアップされます よく 連 絡 をとる 人 Google Apps の Gmail やチャットでよくやりとりを 行 う 人 が 自 動 的 にリストアップされます その 他 の 連 絡 先 Google Apps の Gmail でメールの 送 受 信 を 行 ったことがあり まだ My コンタクト やその 他 の 連 絡 先 グループに 登 録 されていない 人 が 自 動 的 にすべて リストアップされます 上 記 の 他 に 任 意 の グループ を 作 成 することが 出 来 ます グループには 任 意 の 連 絡 先 情 報 を 格 納 することが 出 来 ます 36

40 その 他 の 連 絡 先 からの 登 録 その 他 の 連 絡 先 にはこれまで Google Apps の Gmail でメールの 送 受 信 を 行 ったこと があり My コンタクトに 登 録 されていない 人 のリストが 格 納 されています このリストか ら 任 意 の 人 を 選 択 して 連 絡 先 情 報 として 登 録 する 方 法 を 説 明 します その 他 の 連 絡 先 を 選 択 すると 連 絡 先 の 詳 細 欄 に 該 当 するメールアドレス( 人 物 名 ) のリストが 表 示 されます ここで 追 加 したい 人 にチェックを 入 れ My コンタクトに 追 加 もしくは グループ (プルダウンメニューで 登 録 済 みのグループ 名 を 選 択 )をクリックし ます ( 図 58) 図 58 その 他 の 連 絡 先 からの 登 録 以 上 の 操 作 で 選 択 したメールアドレス( 人 物 名 )が 連 絡 先 情 報 として 登 録 されます 4.5. 連 絡 先 の 検 索 連 絡 先 画 面 の 検 索 欄 では メールアドレス 個 人 名 で 連 絡 先 を 検 索 することが 出 来 ます 検 索 対 象 となるのは すべての 連 絡 先 (My コンタクト その 他 の 連 絡 先 ドメインの 連 絡 先 )です また 検 索 は 前 方 一 致 検 索 となっています ( 図 59) 検 索 結 果 は 連 絡 先 の 詳 細 欄 に 表 示 されます 図 59 連 絡 先 の 検 索 37

41 4.6. 連 絡 先 の 印 刷 をクリックし 印 刷 を 選 択 すると 連 絡 先 の 印 刷 画 面 になります ( 図 60) この 画 面 から 印 刷 する 連 絡 先 を 選 択 することで 連 絡 先 情 報 を 印 刷 することが 出 来 ます ( 図 61) 図 60 連 絡 先 の 印 刷 図 61 連 絡 先 の 印 刷 条 件 以 上 38

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