OBIRIN Gmail

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1 OBIRIN Gmail 操 作 ガイド (V1.0)

2 目 次 1. 全 般 ガイド OBIRIN Gmail の 利 用 環 境 について OBIRIN Gmail へのログイン 方 法 OBIRIN Gmail の 基 本 操 作 メールを 読 む/ 受 信 する 受 信 トレイとメールの 表 示 メールのスレッド メールを 作 成 / 送 信 する メールを 送 信 する 前 に 新 規 にメールを 作 成 送 信 連 絡 先 からメールを 作 成 する メールに 返 信 する メールを 転 送 する メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する ファイルを 添 付 する メールの 自 動 転 送 メールの 整 理 ラベルによるメールの 分 類 メールに 目 印 をつける メールのアーカイブ メールの 削 除 メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け その 他 メールの 検 索 メールの 印 刷 迷 惑 メールについて 携 帯 電 話 での 利 用 さらに 詳 しく 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) 概 要 と 各 部 の 名 称 連 絡 先 の 追 加 グループの 追 加 連 絡 先 の 一 覧 からの 登 録 連 絡 先 の 一 覧 について すべての 連 絡 先 からの 登 録 連 絡 先 の 検 索 連 絡 先 の 印 刷... 26

3 4. 共 有 アドレス 帳 共 有 アドレス 帳 の 設 定 共 有 アドレス 帳 の 使 い 方 共 有 アドレス 帳 の 呼 び 出 し 共 有 アドレス 帳 の 検 索 宛 先 の 設 定 困 ったときは メール 送 信 時 の 不 具 合 について ヘルプデスクの 利 用 方 法... 32

4 1. 全 般 ガイド 1.1. OBIRIN Gmail の 利 用 環 境 について OBIRIN Gmail は Google 社 の Google Apps を 利 用 しており インターネットに 接 続 して いる Web ブラウザの 動 くコンピュータ(Windows, Linux, Mac など)で 利 用 可 能 です 本 項 では OBIRIN Gmail の 対 応 ブラウザについて 記 載 します OBIRIN Gmailのすべての 機 能 を 利 用 できるブラウザは 以 下 の 通 りです 1 Firefox 3.0 以 降 (Windows, Mac, Linux) Internet Explorer 8.0 以 降 (Windows) OBIRIN Gmail を 利 用 するには いずれのブラウザでも Cookie を 有 効 にする 必 要 がありま す また ブラウザがサポートしている 場 合 は JavaScript も 有 効 にしてください 1.2. OBIRIN Gmail へのログイン 方 法 OBIRIN Gmail を Web ブラウザから 利 用 するには まずログインする 必 要 があります 桜 美 林 大 学 ホームページ 下 部 の OBIRIN Gmail アイコン をクリックして 表 示 さ れる 画 面 でログイン 先 を 選 ぶと 図 1 のようなログイン 画 面 が 表 示 されます 図 1 OBIRIN Gmail ログイン 画 面 画 面 左 側 の アカウント ログイン の 箇 所 に あなたのユーザー 名 パスワードを 入 力 し た 後 に ログイン ボタンをクリックして OBIRIN Gmail にログインします ログイン 状 態 を 保 持 する について ここにチェックを 入 れると ログイン 情 報 が Web ブラウザに 保 存 され 一 定 期 間 ログイン 状 態 のままとなります ただし 学 内 共 有 PC など 再 起 動 時 に 設 定 が 初 期 化 される PC では 保 持 されません 1このマニュアルに 記 載 されている 情 報 は 2010 年 2 月 現 在 の 仕 様 に 基 づく 内 容 であり 今 後 Google 社 の 意 向 により 仕 様 変 更 が 発 生 す ることがあります 1

5 2. OBIRIN Gmail の 基 本 操 作 2.1. メールを 読 む/ 受 信 する 受 信 トレイとメールの 表 示 ログインが 完 了 すると 図 2のような 受 信 トレイ 画 面 が 表 示 されます これは 受 信 したメー ルの 一 覧 です 新 着 のメールは 太 字 で 表 示 されています 受 信 トレイ 画 面 は 画 面 左 側 の 受 信 トレイ をクリックすることにより いつでも 表 示 することが 出 来 ます 読 みたいメールをクリック 図 2 受 信 トレイ 読 みたいメールをクリックすると 図 3のようにメール 本 文 が 表 示 されます このメールは 添 付 ファイルがある 場 合 の 例 です 表 題 返 信 ボタン 差 出 人 本 文 添 付 ファイル 図 3 メール 本 文 の 表 示 また 画 面 左 側 の 受 信 トレイ の 横 に 括 弧 つきの 数 字 が 表 示 されているときがあります 図 2の 場 合 受 信 トレイ(2) となっていますが これは 未 読 のメールが2 通 あるということです OBIRIN Gmail のメール 受 信 画 面 は 一 定 時 間 毎 に 更 新 されますが 更 新 状 況 をすぐに 確 認 したい 場 合 は 更 新 のリンクをクリックすることで 確 認 することが 出 来 ます 2

6 メールのスレッド OBIRIN Gmail では 受 信 したメールに 返 信 をしたり 送 信 したメールに 相 手 が 返 信 をした 場 合 そのような 関 連 している 複 数 のメールをひとつのスレッドという 単 位 にまとめます こ の 機 能 により メールの 前 後 関 係 がわかりやすくなり 必 要 なメールを 探 し 出 すのも 簡 単 にな ります 受 信 トレイ のようなメールの 一 覧 画 面 では スレッドに 複 数 のメールが 含 まれていても 1 つのスレッドは 1 行 で 表 示 されます ただし このような 場 合 は 差 出 人 の 横 にスレッドに 含 まれるメールの 数 が 括 弧 で 囲 まれて 表 示 されます メールの 数 が 表 示 される 図 4 スレッドに 複 数 のメールがある 場 合 の 一 覧 表 示 図 4の 場 合 1 行 目 は (2) 2 行 目 は (3) が 表 示 されているので それぞれ 2 通 と 3 通 のメールがスレッドとしてまとめられていることがわかります スレッドをクリックすると 図 5のようにメールが 重 なりあって 表 示 されることがあります このときは 最 新 のメールが 常 に 手 前 に 表 示 されます 奥 にあるメールを 読 みたい 場 合 は その メールの 件 名 をクリックします なお スレッド 内 の 全 てのメールが 未 読 の 場 合 は 重 ならずにはじめから 展 開 された 状 態 で 表 示 されます 図 5 スレッドの 表 示 全 てのメールを 展 開 したい 場 合 は 図 5の 画 面 右 側 にある すべて 展 開 をクリックします 3

7 2.2. メールを 作 成 / 送 信 する メールを 送 信 する 前 に 通 常 郵 便 に 差 出 人 の 住 所 氏 名 などを 記 入 するように でも 同 じように 署 名 すべきで す メール 作 成 の 度 に 入 力 する 手 間 を 省 くために OBIRIN Gmail ではメールの 署 名 をあらか じめ 用 意 しておくことが 出 来 ます メール 受 信 者 が 迷 惑 メールと 混 同 しないよう 発 信 者 氏 名 も 明 記 した 署 名 を 作 成 しましょう 設 定 方 法 は まず OBIRIN Gmail 画 面 右 上 の 設 定 リンクをクリッ クし 全 般 タブが 表 示 さ れていることを 確 認 します 次 にその 中 の 署 名 : の セクション( 図 6を 参 照 ) の 下 側 のラジオボタンにチ ェックを 入 れ テキストエ リアに 署 名 を 入 力 します 入 力 が 完 了 したら 画 面 下 部 の 変 更 を 保 存 ボタン をクリックして 設 定 内 容 を 保 存 します 海 外 にメールを 送 ること が 多 い 場 合 は アルファベ ットのみにしておくことで 漢 字 の 文 字 化 けで 読 めなく なることを 防 止 出 来 ます 以 上 の 設 定 を 行 うことで メールを 作 成 する 際 設 定 した 署 名 がメール 本 文 にあ らかじめ 入 力 済 みとなりま す 署 名 の 例 図 6 署 名 の 設 定 Obirin Hanako J. F. Oberlin University, College of Business Management 桜 美 林 花 子 桜 美 林 大 学 ビジネスマネジメント 学 群 1 年 4

8 新 規 にメールを 作 成 送 信 新 しいメールを 送 信 するには 画 面 左 上 に 常 に 表 示 されている メールを 作 成 というリン クをクリックします すると 図 7のように 宛 先 件 名 本 文 を 入 力 する 画 面 ( 以 下 メール 作 成 画 面 と 表 記 )が 表 示 されます (1) To:( 宛 先 )を 入 力 (2) 件 名 を 入 力 (4) 本 文 を 入 力 (3) テキスト 形 式 に 変 更 (5) 送 信 ボタンをクリック 図 7 メールを 作 成 (1) To( 宛 先 )には 送 信 先 のメールアドレスを 入 力 します 複 数 の 人 にメールを 送 信 する 場 合 は メールアドレスをカンマ 区 切 りで 入 力 します Cc 2 やBcc 3 でメールを 送 信 したい 場 合 はそれぞれ 同 様 に Ccを 追 加, Bccを 追 加 の リンクをクリックすると それらを 入 力 するボックスが 表 示 されるので 宛 先 と 同 じ ように 送 信 したいメールアドレスを 記 します (2) 件 名 にはメールのタイトルを 入 力 します (3) 本 文 形 式 を 確 認 します 本 文 入 力 欄 は デフォルトではリッチテキスト 形 式 4 による 入 力 モードとなっており 作 成 したメールはHTMLメールとして 送 信 されます 受 け 取 り 側 の 環 境 によっては HTMLメールを 読 めないこともある 為 普 段 はテキスト 形 式 を 利 用 します テキスト 形 式 への 切 り 替 えは 本 文 入 力 欄 の 上 の テキスト 形 式 リンクで 行 えます (4) 本 文 入 力 欄 に メールの 本 文 を 入 力 します (5) 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 全 てを 入 力 し 終 えたら 送 信 をクリックします すると 宛 先 Cc Bcc 欄 に 入 力 した 送 信 先 にメールが 送 信 されます 2 Carbon Copyの 略 このようなメールを 宛 先 に 記 した 相 手 に 送 りましたよ ということを 伝 えたい 場 合 に 使 用 する 3 Blind Carbon Copyの 略 用 途 はCcと 同 じだが 相 手 に 届 くメールにはBccの 欄 は 見 えない 4 文 字 サイズ 色 箇 条 書 き 絵 文 字 等 が 利 用 可 能 です 5

9 連 絡 先 からメールを 作 成 する OBIRIN Gmail では これまでのアドレス 帳 にあたるものを 連 絡 先 と 呼 びます ここで は 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 してメールを 作 成 する 方 法 を 説 明 します なお 連 絡 先 の 利 用 方 法 の 詳 細 については 3. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) を 参 照 してく ださい ここでは あらかじめ 連 絡 先 に 宛 先 が 登 録 されているものとして 説 明 します まず 画 面 左 側 の 連 絡 先 リンクをクリックして 連 絡 先 画 面 を 表 示 します ( 図 8) 図 8 連 絡 先 画 面 メールの 宛 先 としたい 人 を 名 前 の 左 側 のチェックボックスから 選 択 して メール リンク をクリックします ( 図 9) 図 9 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 メールの 作 成 画 面 表 示 され 選 択 した 宛 先 が 入 力 された 状 態 となります ( 図 10) 図 10 連 絡 先 で 指 定 した 宛 先 が 入 力 済 み 6

10 メールに 返 信 する メールに 返 信 する 場 合 は メール 本 文 右 上 にある 返 信 ボタンもしくは メール 本 文 下 に ある 返 信 リンクをクリックします すると 図 11のように 本 文 の 下 に 返 信 文 を 入 力 するボ ックスが 表 示 されます (1) 返 信 文 を 入 力 (2) 送 信 ボタンをクリック 図 11 メールの 返 信 (1) 返 信 文 を 入 力 します 返 信 元 のメール 本 文 が 自 動 的 に 引 用 された 返 信 文 入 力 欄 に 返 信 文 を 入 力 します (2) 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 複 数 の 宛 先 に 返 信 したいときは 図 11の 宛 先 欄 にカンマ 区 切 りで 宛 先 を 追 加 すること も 出 来 ます このように 本 文 だけを 編 集 して 送 信 すると 返 信 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 のメールの 件 名 の 前 に Re: が 付 与 されたものになります 件 名 を 変 更 したい 場 合 は 送 信 前 に To: 欄 と 返 信 文 入 力 欄 の 間 にある 件 名 を 編 集 というリンクをクリックすると 件 名 を 変 えるための テキストボックスが 表 示 されます 7

11 メールを 転 送 する メールを 他 の 人 に 転 送 したい 場 合 は メール 本 文 右 上 の 返 信 の 右 側 にある マーク をクリックして 表 示 されるプルダウンメニューから 転 送 を もしくはメール 本 文 下 にある 転 送 リンクをクリックします 5 ( 図 12) 図 12 メール 転 送 のボタン リンク すると 図 13のようにメール 本 文 の 下 に 転 送 先 のアドレスと 件 名 転 送 文 の 入 力 ボックスが 表 示 されます (1) 転 送 先 の 宛 先 を 入 力 (2) 転 送 文 以 外 に 伝 えたい 文 章 を 入 力 (3) 送 信 ボタンをクリック 図 13 メールの 転 送 文 の 入 力 ボックス (1) 宛 先 に 転 送 したい 人 のメールアドレスを 入 力 します 転 送 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 の 件 名 の 前 に Fwd: が 付 与 されます (2) 必 要 に 応 じて 転 送 文 以 外 に 伝 えたい 文 章 を 入 力 します 転 送 文 入 力 欄 には 転 送 メッセージ の 下 に 元 のメールの 内 容 が 含 まれています (3) 送 信 ボタンをクリックします すると 宛 先 に 入 力 したメールアドレスにメールが 送 信 されます 5 メールがスレッドとなっている 場 合 そのスレッドすべてを 転 送 する すべて 転 送 というリンクが 利 用 可 能 になります ( 本 文 右 側 に 表 示 ) 8

12 メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する メールを 書 いている 途 中 で 後 でメールを 編 集 したり 送 信 したいと 思 ったときにメールを 保 存 しておくことが 出 来 ます メールを 保 存 したいときは メール 作 成 画 面 の 下 部 にある すぐ に 保 存 のボタンをクリックします 保 存 されたメールは 画 面 左 側 の 下 書 き をクリックすることにより 呼 び 出 すことが 出 来 ます 下 書 き をクリックすると 図 14のような 下 書 きの 一 覧 画 面 が 表 示 されます 図 14 下 書 きの 一 覧 下 書 きの 一 覧 から 編 集 を 再 開 したいメールをクリックすると そのメールのメール 作 成 画 面 が 表 示 されます 編 集 後 にメールを 送 信 するには 編 集 画 面 左 下 の 送 信 ボタンをクリック します 送 信 後 は 下 書 き からメールが 削 除 されます なお OBIRIN Gmail では すぐに 保 存 ボタンをクリックしなくても 作 成 中 のメール を 数 分 毎 に 下 書 き へ 自 動 保 存 します そのため 不 用 意 にウィンドウを 閉 じてしまった 場 合 などでも 下 書 き に 作 成 中 だったメールが 残 っている 場 合 があります ファイルを 添 付 する 6 メールを 作 成 しているときに 送 信 相 手 にファイルを 送 りたい 場 合 があります このような ときは メール 作 成 画 面 の 件 名 の 下 にある ファイルを 添 付 をクリックします すると フ ァイルを 選 択 するためのダイアログボックスが 開 きますので 添 付 したいファイルを 決 定 しま す 基 本 的 にどのような 形 式 のファイルも 添 付 可 能 ですが ウィルスに 対 するセキュリティ 対 策 として 危 険 な 実 行 コードを 含 む 可 能 性 のある 実 行 ファイル( 拡 張 子 が.exe のファイルなど) を 添 付 することは 出 来 ません また 実 行 ファイルが zip などの 圧 縮 ファイルに 含 まれる 場 合 もチェックされるため 添 付 することは 出 来 ません なお 送 受 信 できるメールの 上 限 サイズは 添 付 ファイルも 含 めて 合 計 20M バイトです 添 付 ファイル 付 きのメールを 作 成 する 際 は サイズにも 気 をつけてください 6 添 付 ファイルについての 詳 細 は 次 のリンクを 参 照 ください 9

13 メールの 自 動 転 送 受 信 したメールを 別 のメールアドレスに 転 送 することが 出 来 ます 設 定 方 法 は まず OBIRIN Gmail 画 面 右 上 の 設 定 リンクをクリックし 続 いて メー ル 転 送 と POP/IMAP タブをクリック 表 示 します 図 15 メールの 自 動 転 送 設 定 このパネルの 転 送 : セクションで 受 信 メールを のラジオボタンを 選 択 し 転 送 先 のメールアドレスと 転 送 後 のメールの 扱 いを 設 定 します 転 送 後 のメールの 扱 いは 以 下 から 選 択 します OBIRIN Gmail メールのコピーを 受 信 トレイに 残 す OBIRIN Gmail メールのコピーをアーカイブ OBIRIN Gmail メールのコピーを 削 除 なお アーカイブと 削 除 については メールのアーカイブ および メールの 削 除 を 参 照 してください 設 定 が 完 了 したら 画 面 下 の 変 更 を 保 存 をクリックします これで 次 回 から OBIRIN Gmail 宛 にメールが 届 くと 転 送 先 に 設 定 したメールアドレス にもそのメールが 届 くようになります なおメールフィルタ 機 能 を 使 うと 複 数 のメールアドレスに 転 送 したり 特 定 のメールだけを 転 送 することも 可 能 です 詳 しくは メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け を 参 照 してください 10

14 2.3. メールの 整 理 ラベルによるメールの 分 類 一 般 的 なメールクライアントソフトでは 受 信 したメールをフォルダ 単 位 に 整 理 する 仕 組 み が 用 意 されています OBIRIN Gmail にはフォルダに 該 当 する 概 念 として ラベル という 機 能 があります これはメールやスレッドに 印 をつけて 分 類 するものです 例 えば サークルに 関 連 したメール 全 てに サークル というラベルをつけ 授 業 に 関 するメール 全 てに 授 業 というラベルをつけると それらのラベルが 画 面 左 側 の ラベル という 欄 に 表 示 されるので メールを 見 やすく 分 類 出 来 ます ラベルの 機 能 を 利 用 するには まずラベルを 作 成 します 画 面 左 側 にある ラベル 欄 のプ ルダウンメニュー 中 にある ラベルの 管 理 をクリックします ラベルの 名 前 を 入 力 図 16 ラベルの 作 成 図 16の 画 面 が 表 示 されますので ここに 作 成 したいラベルの 名 前 を 入 力 し 作 成 をクリ ックします 以 降 同 じ 操 作 で 複 数 のラベルを 作 成 します 図 17は 例 として サークル というラベルを 作 成 したときの 画 面 です なお その 他 重 要 要 対 応 というラベルははじめから 作 成 されているラベルです 不 要 ならば 非 表 示 にしたり 削 除 することも 出 来 ます 図 17 ラベル 作 成 後 の 画 面 11

15 メールに 作 成 したラベルをつけるには まず 画 面 左 上 の 受 信 トレイ をクリックし メー ルの 一 覧 を 表 示 します ラベルをつけたいメールの 行 のチェックボックスを 選 択 します 図 18 は 上 の 2 行 のチェックボックスを 選 択 した 状 態 です メールを 選 択 する 図 18 ラベルをつけるメールを 選 択 メールを 選 択 したら メール 一 覧 上 部 の ラベル プルダウンをクリックします すると 図 19のように 選 択 リストが 開 き 図 17のときに 作 成 したラベル 名 が 表 示 されていることが 確 認 出 来 ます ラベルを 選 択 する 適 用 をクリック 図 19 ラベルの 選 択 選 択 したメールに 付 けたいラベルをこのリストから 選 択 します ラベルは 複 数 指 定 すること が 出 来 ます 指 定 したいラベルが 決 まったら プルダウンメニュー 下 部 の 適 用 をクリック します 受 信 トレイのメール 一 覧 が 更 新 され 件 名 の 左 横 にラベル 名 が 付 きます ( 図 20) 図 20 ラベルの 追 加 結 果 12

16 メールにラベルを 付 けた 後 画 面 左 側 にラベル 名 が 並 んでいますので ラベル 名 をクリック してみてください クリックしたラベルが 付 いているメールのみがメール 一 覧 画 面 に 表 示 され ます ( 図 21) 図 21 ラベルによるメールの 分 類 メールに 目 印 をつける 特 別 なメールや 後 で 対 応 する 必 要 のあるメールに 目 印 を 付 けることが 出 来 ます この 星 形 の 目 印 は 以 後 スター と 呼 びます メールにスターを 付 ける 方 法 は メール 一 覧 画 面 のチェックボックス 右 の 星 マークを 直 接 ク リックします 複 数 同 時 にスターを 付 けたいときは 受 信 トレイ 等 のメール 一 覧 の 画 面 でス ターを 付 けたいメールのチェックボックスを 選 択 し その 他 の 操 作 プルダウンをクリックし ます そして 表 示 されたメニューから スターを 付 ける を 選 択 します 図 22は スター 付 きのメールが 一 覧 にある 例 です スターが 付 いたメール 図 22 スターを 付 ける このように メールにスターを 付 けると 他 のメールより 目 立 つようになりますが さらに 画 面 左 側 の スター 付 き をクリックすることにより スターが 付 いているメールだけを 表 示 することが 出 来 ます 13

17 メールのアーカイブ 受 信 トレイを 整 理 する 方 法 として アーカイブという 機 能 があります アーカイブすること で 指 定 したメールを 受 信 トレイから 取 り 除 くことが 出 来 ます ( 削 除 されるわけではありませ ん)アーカイブされたメールは すべてのメール に 保 存 され 検 索 することが 出 来 ます アーカイブを 行 うためには 受 信 トレイの 画 面 でアーカイブしたいメールを 選 択 し アーカ イブ ボタンをクリックします 図 23 メールのアーカイブ( 選 択 ) 図 24 メールのアーカイブ(アーカイブ 後 ) すべてのメールから 確 認 可 能 図 25 メールのアーカイブ(すべてのメールを 選 択 ) アーカイブしたメールを 受 信 トレイに 戻 すには 対 象 のメールやスレッドを 選 択 し 受 信 ト レイに 移 動 ボタンをクリックします 14

18 メールの 削 除 不 要 になったメールは 削 除 することが 出 来 ます 削 除 されたメールは ゴミ 箱 に 移 動 され 通 常 の 検 索 の 対 象 からも 除 外 されますが 検 索 条 件 に 一 致 した 場 合 は その 旨 が 検 索 結 果 に 表 示 されます ゴミ 箱 に 移 動 されたメールは 移 動 されてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されます が 30 日 以 内 であれば ゴミ 箱 にアクセスすることによりメールを 見 たり 受 信 トレイに 戻 し たり 出 来 ます メールの 削 除 は 受 信 トレイの 画 面 で 削 除 したいメール(スレッド)をチェックし 画 面 下 部 の 削 除 ボタンをクリックすることにより 行 えます スレッドを 選 択 した 場 合 は スレッド に 含 まれるメール 全 てが 削 除 の 対 象 となりますので 注 意 してください 削 除 したメールは ゴ ミ 箱 に 移 動 されますので 画 面 左 側 の ゴミ 箱 をクリックすることにより 削 除 されたかど うか 確 認 することが 出 来 ます スレッド 単 位 の 削 除 ではなく 1 通 のメールだけを 削 除 したいという 場 合 は 削 除 したいメ ールを 表 示 し そのメール 右 上 の 返 信 ボタン 右 のプルダウンメニューから このメールを 削 除 を 選 択 します 図 26 メールの 削 除 ゴミ 箱 メールを 完 全 に 削 除 したい 場 合 は ゴミ 箱 をクリックし 一 覧 上 部 にある ゴミ 箱 を 今 すぐ 空 にする をクリックします 確 認 のダイアログが 表 示 されますので OK をクリック すると ゴミ 箱 内 のメール 全 てが 完 全 に 削 除 されます メールを 個 別 に 削 除 する 場 合 は 対 象 メールをチェックし 完 全 に 削 除 ボタンをクリッ クします この 場 合 確 認 ダイアログは 表 示 されません 15

19 メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け メールフィルタ 機 能 を 使 うとメールの 受 信 時 に そのメールの 特 徴 から 自 動 的 にメールにラ ベルやスターを 付 けたり 削 除 やアーカイブ 等 を 行 うことが 出 来 ます メールフィルタは 画 面 上 部 にある 設 定 をクリックし 表 示 された 画 面 内 の フィルタ というタブをクリック して 表 示 される 画 面 から 設 定 することが 出 来 ます ( 図 27) 図 27 フィルタ 設 定 画 面 図 27で 新 しいフィルタを 作 成 をクリックすると 図 28のようなフィルタ 作 成 画 面 が 表 示 されます 図 28 フィルタ 作 成 画 面 図 28の 画 面 では 自 動 振 り 分 けをしたいメールの 特 徴 (フィルタ)を 入 力 します 例 えば 差 出 人 というメールにスターをつけたい という 場 合 は 差 出 人 の 欄 に と 入 力 します または 件 名 に サークル という 文 字 列 が 含 まれる メールに 特 定 のラベルを 付 けたい という 場 合 は 件 名 の 欄 に サークル と 入 力 します 複 数 のフィルタ 条 件 を 同 時 に 設 定 することも 出 来 ます また 画 面 中 央 の フィルタテスト というボタンをクリックすると すでに 受 信 済 みの 全 てのメールに 入 力 したフィルタ 条 件 を 適 用 してその 結 果 を 表 示 します これで 自 分 が 設 定 し たフィルタ 条 件 の 動 作 を 確 認 することが 出 来 ます フィルタ 条 件 を 入 力 して 次 のステップ をクリックすると 図 29のようなフィルタした メールの 動 作 を 選 択 する 画 面 が 表 示 されます 16

20 選 択 できる 動 作 は 以 下 となります 図 29 フィルタしたメールの 動 作 の 選 択 受 信 トレイをスキップ(アーカイブする) 既 読 にする スターを 付 ける ラベルを 付 ける 次 のアドレスに 転 送 する 削 除 する 迷 惑 メールにしない これらの 動 作 から 希 望 する 動 作 を 選 択 します 一 つのフィルタに 複 数 の 動 作 を 設 定 するこ とも 出 来 ます 最 後 に フィルタを 作 成 ボタンをクリックすると 次 に 受 信 されるメールか らこのフィルタが 適 用 され 自 動 的 にメールが 振 り 分 けられるようになります 17

21 フィルタを 利 用 したメールの 転 送 方 法 ここでは メールフィルタ 機 能 を 利 用 して OBIRIN Gmail に 届 いたメールをすべて 別 のメ ールアドレスに 転 送 する 方 法 を 説 明 します まず 図 27と 同 様 に 新 しいフィルタを 作 成 をクリックして フィルタ 作 成 画 面 に 移 動 します ここで フィルタ 条 件 の From: の 箇 所 に * ( 半 角 アスタリスク)と 入 力 します ( 図 30) このように 入 力 することで 全 ての 送 信 元 を 対 象 とすることが 出 来 ます 図 30 全 ての 送 信 元 を 対 象 とする 次 のステップ をクリックしてフィルタしたメールの 動 作 を 選 択 する 画 面 に 移 動 します ここで 操 作 の 選 択 から 次 のアドレスに 転 送 する を 選 択 し 転 送 先 のメールアドレス を 入 力 します ( 図 31) 図 31 転 送 先 のメールアドレスを 入 力 入 力 完 了 後 に フィルタを 作 成 をクリックすると 次 回 から 受 信 したメールが 指 定 したメ ールアドレスに 転 送 されるようになります 7 7 これまで 受 信 したメールも 転 送 対 象 としたい 場 合 は 右 下 の このフィルタを 下 記 のxx 件 のスレッドにも 適 用 する のチェックボッ クスを 選 択 します 18

22 2.4. その 他 メールの 検 索 受 信 した 全 てのメール(ゴミ 箱 を 除 く)は 件 名 や 本 文 を 対 象 に 検 索 することが 出 来 ます 画 面 上 部 にある メールを 検 索 ボタンの 左 横 にあるテキストボックスに 検 索 したい 文 字 列 を 入 力 し( 図 32) メールを 検 索 ボタンをクリックします 検 索 条 件 を 入 力 図 32 メールの 検 索 すると テキストボックスに 入 力 した 文 字 列 を 含 むメールが 抽 出 され 一 覧 表 示 されます より 詳 しい 条 件 で 検 索 を 行 いたい 時 は 画 面 右 上 の 検 索 オプションを 表 示 リンクをクリ ックします 図 33 検 索 オプション 検 索 オプションでは 以 下 の 条 件 を 指 定 することが 出 来 ます From: メールの 送 信 元 To( 受 取 人 ): メールの 受 取 人 件 名 : メールの 件 名 検 索 対 象 : 全 てのメールや 受 信 トレイ スター 付 き 任 意 のラベル 等 で 絞 り 込 み キーワード: 本 文 中 の 任 意 のキーワード 含 めないキーワード: 検 索 対 象 から 除 外 するキーワード 日 付 の 検 索 範 囲 : メールの 受 信 日 付 の 範 囲 指 定 19

23 メールの 印 刷 メールをきれいに 印 刷 するために OBIRIN Gmailには 特 別 な 画 面 が 用 意 されています メ ールを 印 刷 したい 場 合 は メール 本 文 表 示 画 面 右 上 の 返 信 ボタン 右 のプルダウン を クリックします その 下 部 にメニューが 開 きますので そこから 印 刷 を 選 択 します ( 図 34) すると 別 画 面 で 印 刷 用 の 画 面 が 表 示 され 印 刷 のダイアログボックスが 表 示 されます 印 刷 を 選 択 図 34 メールの 印 刷 スレッドに 含 まれるメールをまとめて 印 刷 することも 出 来 ます スレッドを 表 示 して 画 面 右 側 の すべて 印 刷 をクリックすると 別 画 面 で 印 刷 用 画 面 が 開 き 印 刷 のダイアログボッ クスが 表 示 されます 迷 惑 メールについて OBIRIN Gmail は 受 信 されるメールが 迷 惑 メールか 否 かを 自 動 的 に 判 定 し 迷 惑 メールと 判 定 した 場 合 は そのメールを 画 面 左 側 の 迷 惑 メール に 振 り 分 けます この 迷 惑 メール をクリックすると 迷 惑 メールと 判 定 されたメールの 一 覧 が 表 示 されます まれに 必 要 なメールが 迷 惑 メールとして 誤 判 定 され この 迷 惑 メール に 振 り 分 けられ る 場 合 があります このため 時 々 迷 惑 メール をクリックし そのようなメールが 無 いか チェックするとよいでしょう なお 迷 惑 メール 内 のメールは 振 り 分 けられてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されます 20

24 2.5. 携 帯 電 話 での 利 用 携 帯 電 話 に 搭 載 されているインターネットブラウザで OBIRIN Gmail を 利 用 することが 出 来 ます メールアドレスによって 入 り 口 が 異 なります 所 属 やメールアドレスから 該 当 する QR コー ドもしくはアドレスを 選 び アクセスしてください 学 生 (2009 年 度 以 前 入 学 ) 学 生 (2010 年 度 以 降 入 学 ) 教 職 員 メールアドレスが s.obirin.ac.jp メールアドレスが obirin.ac.jp 図 35 QR コードとアドレス アクセスすると 携 帯 電 話 向 けのログイン 画 面 が 表 示 されますので アカウント 名 とパスワー ドを 入 力 して ログインしてください 図 36 ログイン 画 面 ( 携 帯 電 話 ) 21

25 2.6. さらに 詳 しく OBIRIN Gmailにはこのガイドで 説 明 していない 機 能 が 多 くあります また 新 しい 機 能 が 追 加 されることもあります こうした 機 能 の 説 明 は 画 面 右 上 の ヘルプ を( 図 37)クリック して 表 示 される 画 面 ( 図 38)にありますので 参 照 してみてください 図 37 ヘルプリンク 図 38 Gmail ヘルプセンター 22

26 3. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) OBIRIN Gmail には 個 人 アドレス 帳 にあたる 連 絡 先 機 能 が 用 意 されています ここでは 連 絡 先 機 能 の 使 い 方 について 説 明 します 3.1. 概 要 と 各 部 の 名 称 画 面 左 側 に 常 に 表 示 されている 連 絡 先 をクリックすることで 連 絡 先 の 編 集 が 出 来 ます ( 図 39) 新 しい 連 絡 先 新 しいグループ 連 絡 先 を 検 索 連 絡 先 のインポート エクス ポート 印 刷 連 絡 先 の 一 覧 連 絡 先 の 詳 細 連 絡 先 の 説 明 図 39 連 絡 先 各 機 能 の 詳 細 は 次 項 以 降 で 説 明 します 連 絡 先 のメイン 表 示 枠 は 3つに 分 かれており 左 から 以 下 の 内 容 となっています 連 絡 先 の 一 覧 My コンタクト グループ すべての 連 絡 先 よく 連 絡 をとる 人 が 表 示 されます 連 絡 先 の 詳 細 連 絡 先 の 一 覧 で 選 択 した 詳 細 が 表 示 されます 連 絡 先 の 説 明 選 択 した 連 絡 先 の 説 明 や 可 能 な 操 作 が 表 示 されます なお 連 絡 先 の 詳 細 と 連 絡 先 の 説 明 部 分 は 選 択 した 操 作 (インポートなど)によっ て その 操 作 を 行 うための 表 示 領 域 になります 23

27 3.2. 連 絡 先 の 追 加 連 絡 先 の 追 加 をするためには 新 しい 連 絡 先 アイコンボタン をクリックします すると 以 下 の 画 面 ( 図 40)が 表 示 されますので ここに 必 要 な 情 報 を 入 力 して 保 存 ボ タンをクリックすると 連 絡 先 が 登 録 されます 以 下 本 書 では 登 録 した 連 絡 先 のことを 連 絡 先 情 報 と 呼 びます このとき 連 絡 先 の 一 覧 でグループを 選 択 していた 場 合 そのグループのメンバーとして 登 録 されます また 同 時 に My コンタクトにも 追 加 されます 図 40 連 絡 先 の 追 加 3.3. グループの 追 加 グループの 追 加 は 図 39の 新 しいグループ アイコンボタン をクリックします すると グループ 名 を 入 力 するダイアログが 表 示 されますので グループ 名 を 入 力 して OK ボタンをクリックします なお 既 に 登 録 されているグループ 名 と 同 じグループ 名 は 追 加 出 来 ません 24

28 3.4. 連 絡 先 の 一 覧 からの 登 録 連 絡 先 の 一 覧 について 連 絡 先 の 一 覧 には 初 期 状 態 で My コンタクト すべての 連 絡 先 よく 連 絡 をとる 人 が 登 録 されています 各 々については 以 下 の 通 りです My コンタクト 連 絡 先 情 報 を 登 録 した 人 が 自 動 的 にここにリストアップされます すべての 連 絡 先 OBIRIN Gmail でメールの 送 受 信 を 行 ったことのある 人 が 自 動 的 にすべてリストアップされます ここには 連 絡 先 情 報 として 登 録 していない 人 も 表 示 されます よく 連 絡 をとる 人 OBIRIN Gmail やチャットでよくやりとりを 行 う 人 が 自 動 的 に リストアップされます 上 記 の 他 に 任 意 の グループ を 作 成 することが 出 来 ます グループには 任 意 の 連 絡 先 情 報 を 格 納 することが 出 来 ます すべての 連 絡 先 からの 登 録 3.4.1で 述 べたように すべての 連 絡 先 にはこれまでOBIRIN Gmailでメールの 送 受 信 を 行 ったことのある 人 のリストが 格 納 されています このリストから 任 意 の 人 を 選 択 して 連 絡 先 情 報 として 登 録 する 方 法 を 説 明 します すべての 連 絡 先 を 選 択 すると 連 絡 先 の 詳 細 欄 に 該 当 するメールアドレス( 人 物 名 ) のリストが 表 示 されます ここで 追 加 したい 人 にチェックを 入 れ 連 絡 先 の 説 明 欄 の [Myコンタクト]に 移 動 も しくは グループ (プルダウンメニューで 登 録 済 みのグループ 名 を 選 択 )をクリックします ( 図 41) 以 上 の 操 作 で 選 択 したメールアドレス( 人 物 名 )が 連 絡 先 情 報 として 登 録 されます 図 41 すべての 連 絡 先 からの 登 録 25

29 3.5. 連 絡 先 の 検 索 連 絡 先 画 面 の 検 索 欄 では メールアドレス 個 人 名 で 連 絡 先 を 検 索 することが 出 来 ます 検 索 対 象 となるのは すべての 連 絡 先 に 含 まれる 人 です また 検 索 は 前 方 一 致 検 索 となって います ( 図 42) 検 索 結 果 は 連 絡 先 の 詳 細 欄 に 表 示 されます ここで 任 意 の 人 にチェックを 入 れて 以 下 の 操 作 を 行 うことが 出 来 ます メール リンクをクリック 指 定 した 人 を 宛 先 としてメール 作 成 が 可 能 です グループ ボタンをクリックすると 表 示 されるプルダウンメニュー 任 意 のグループに 連 絡 先 情 報 が 登 録 され My コンタクトにも 追 加 されます [My コンタクト]に 移 動 ボタンをクリック My コンタクトに 追 加 されます 図 42 連 絡 先 の 検 索 3.6. 連 絡 先 の 印 刷 印 刷 リンクをクリックすると 連 絡 先 の 印 刷 画 面 になります ( 図 43) この 画 面 から 条 件 を 設 定 することで 連 絡 先 情 報 を 印 刷 することが 出 来 ます 図 43 連 絡 先 の 印 刷 画 面 26

30 4. 共 有 アドレス 帳 共 有 アドレス 帳 では 学 内 の 教 職 員 や 組 織 のメールアドレスの 検 索 と そのメールアドレス を OBIRIN Gmail のメール 作 成 画 面 の 宛 先 にセットすることが 出 来 ます 4.1. 共 有 アドレス 帳 の 設 定 共 有 アドレス 帳 を 利 用 するには 共 有 アドレス 帳 を 呼 び 出 す 為 の お 気 に 入 り を 追 加 する 必 要 があります なお セルフアクセスセンター(SAC)や PC 教 室 など 一 部 の 学 内 設 置 PC ではブラウザのお 気 に 入 りに 共 有 アドレス 帳 が 予 め 登 録 されています OBIRIN Gmailログイン 先 選 択 画 面 の 下 部 から 共 有 アドレス 帳 を 使 う リンクを 選 択 す るか 以 下 のアドレスをブラウザに 入 力 してください 共 有 アドレス 帳 をお 気 に 入 りに 追 加 で きる 画 面 が 表 示 されます ( 図 44) https://mladdr.obirin.ac.jp/gaddlet/gaddlet.php 図 44 OBIRIN Gmail 共 有 アドレス 帳 のお 気 に 入 り 追 加 画 面 画 面 に 指 示 されているように OBIRIN Gmail 共 有 アドレス 帳 リンクを 右 クリックして コンテキストメニューの お 気 に 入 りに 追 加 を 選 択 します セキュリティの 警 告 ダイアログ が 表 示 されますが そのまま 続 行 して 登 録 します これで ブラウザに 共 有 アドレス 帳 を 呼 び 出 す 為 のお 気 に 入 りが 追 加 されました ( 図 45) 図 45 共 有 アドレス 帳 呼 び 出 しのお 気 に 入 りを 追 加 27

31 4.2. 共 有 アドレス 帳 の 使 い 方 共 有 アドレス 帳 の 呼 び 出 し 共 有 アドレス 帳 の 呼 び 出 しは ブラウザのお 気 に 入 りに 登 録 した OBIRIN Gmail 共 有 ア ドレス 帳 を 選 択 します 以 下 この 操 作 を 共 有 アドレス 帳 の 呼 び 出 しと 記 載 します 共 有 アドレス 帳 を 呼 び 出 す 際 は あらかじめOBIRIN Gmailにログインしている 必 要 があり ます OBIRIN Gmailにログインしていないと 以 下 のエラーダイアログが 表 示 され 共 有 ア ドレス 帳 は 起 動 しません ( 図 46) 図 46 エラーダイアログ (OBIRIN Gmail 非 表 示 ) OBIRIN Gmailが 表 示 されている 状 態 で お 気 に 入 りから 共 有 アドレス 帳 を 呼 び 出 すと ブ ラウザのポップアップブロック 機 能 によって 警 告 が 表 示 されることがあります ( 図 47) 図 47 ポップアップブロックによる 警 告 警 告 が 表 示 された 場 合 そのままでは 共 有 アドレス 帳 を 使 えませんので 共 有 アドレス 帳 を 利 用 できるように ブラウザのポップアップ 許 可 設 定 を 行 います まず 警 告 ダイアログの OK をクリックして 閉 じます 続 いてブラウザのツールバーに 表 示 されている ポップア ップはブロックされました と 書 かれているバーをクリックして このサイトのポップア ップを 常 に 許 可 (A) をクリックします ( 図 48) 図 48 ポップアップの 許 可 設 定 28

32 本 当 に 許 可 するかを 確 認 するダイアログが 表 示 されるので はい をクリックします 図 49 確 認 ダイアログ 以 上 で 共 有 アドレス 帳 が 利 用 可 能 になります OBIRIN Gmail でメール 作 成 編 集 画 面 を 表 示 した 状 態 で お 気 に 入 りから 共 有 アドレス 帳 を 呼 び 出 すと 以 下 のウィンドウが 表 示 され ます キーワード 入 力 欄 閉 じる ボタン 身 分 選 択 プルダウンメニュー 検 索 ボタン 結 果 表 示 エリア 図 50 共 有 アドレス 帳 画 面 ( 初 期 表 示 ) 図 50より 各 部 の 名 称 と 役 割 は 以 下 の 通 りです キーワード( 氏 名 カナ) 入 力 欄 検 索 対 象 とするメールアドレスや 人 名 を 入 力 します 部 署 身 分 等 選 択 プルダウンメニュー 専 任 教 員 非 常 勤 教 員 組 織 など 所 属 する 分 類 毎 に 絞 り 込 み 出 来 ます 検 索 ボタン キーワード 身 分 に 入 力 した 条 件 で 検 索 を 実 行 します 検 索 表 示 エリア 検 索 結 果 一 覧 が 表 示 される 箇 所 です 詳 しくは 次 項 で 説 明 します 閉 じる ボタン このウィンドウを 閉 じます 29

33 共 有 アドレス 帳 の 検 索 図 50の 画 面 にて キーワードに 任 意 の 人 名 やメールアドレス 8 を 入 力 し 身 分 選 択 プルダウ ンメニューで 所 属 を 選 択 して 検 索 ボタンをクリックすると 検 索 結 果 が 表 示 されます ( 図 51) 宛 先 にセット ボタン 選 択 アドレス 表 示 エリア(To Cc Bcc) 検 索 結 果 一 覧 ( 宛 先 選 択 チェックボックス メールアドレス 姓 名 身 分 ) 選 択 アドレス 表 示 エリア 宛 先 にセット ボタン 宛 先 設 定 チェックボックス 図 51 共 有 アドレス 帳 画 面 ( 検 索 結 果 表 示 ) 各 ボタンやチェックボックスの 使 い 方 は 次 項 で 説 明 します 宛 先 の 設 定 検 索 結 果 を 元 に OBIRIN Gmailに 宛 先 を 設 定 しますが 設 定 時 にはOBIRIN Gmail 側 の 画 面 は メール 作 成 編 集 画 面 9 を 表 示 しておく 必 要 があります 8 キーワードは 前 方 部 分 一 致 でマッチします 9 新 規 作 成 メール 返 信 メール 転 送 いずれかの 画 面 です 30

34 宛 先 への 設 定 は 以 下 の 順 序 で 操 作 します (1) 宛 先 をチェック (2) チェックした 宛 先 が 表 示 (3) 宛 先 にセット をクリック 図 52 宛 先 の 設 定 (1) 宛 先 をチェック 宛 先 としたいメールアドレスを 選 択 します To Cc Bcc のどれに 設 定 するかを 選 択 します なお Cc Bcc については OBIRIN Gmail 側 のメール 作 成 画 面 であらかじめ Cc を 追 加 Bcc を 追 加 リンクをクリックして 入 力 欄 を 表 示 させておいてください (2) チェックした 宛 先 が 表 示 (1)でチェックした 内 容 が 選 択 アドレス 表 示 エリアに 表 示 されます OBIRIN Gmail 側 には 個 々に 記 載 されている 通 りに 設 定 されます (3) 宛 先 にセット をクリック 10 設 定 したアドレスがOBIRIN Gmailのメール 作 成 画 面 の 宛 先 欄 にコピーされます ( 図 53) 図 53 メール 作 成 画 面 の 宛 先 欄 10 何 度 もクリックすると 宛 先 が 重 ねてコピーされるので 注 意 してください 31

35 5. 困 ったときは 5.1. メール 送 信 時 の 不 具 合 について OBIRIN Gmail ではエラーメールはスレッド 化 されます 受 信 トレイで 送 信 者 が 自 分, Mail(2) かつ 件 名 が 自 ら 送 信 したメールになっている 図 54 のようなメールは 送 信 できな かった 可 能 性 があります 図 54 送 信 エラーのメール 例 送 信 エラーになった 可 能 性 のあるメールを 開 くと Mail Delivery Subsystem からのエラ ーメールが 届 いている 場 合 があります この 場 合 メールは 相 手 には 届 いていません よくあ る 例 を 以 下 に 記 載 しますので 参 考 にして 対 処 してください ケース1 宛 先 のメールアドレスが 存 在 しない 戻 ってきたエラーメール 本 文 中 に 以 下 のメッセージがある 場 合 は 相 手 の 宛 先 メールアドレスの 記 載 間 違 い 等 により 存 在 しないメールアドレスに 送 信 しようとした 状 態 です host xxxxx.ne.jp[yyy.yy.yy.yy] said: 550 User unknown ケース2 届 いたメールに 返 信 したのに 宛 先 のメールアドレスが 存 在 しない 自 分 宛 てに 届 いたメールに 返 信 しただけなのに User unknown でエラーメールが 戻 る 場 合 がありま す 自 分 宛 てにメールをした 送 信 者 が 返 信 アドレスを 意 図 的 に 設 定 した 際 に 誤 ったメールアドレスを 記 載 してしまった 場 合 は このようなエラーとなります 5.2. ヘルプデスクの 利 用 方 法 本 マニュアルで 記 載 されている 内 容 を 確 認 しても 問 題 が 解 決 しないときはヘルプデスクに メールで 問 い 合 わせることが 出 来 ます 問 い 合 わせ 先 宛 先 対 応 時 間 : 平 日 9:00-17:30 対 応 言 語 : 日 本 語 英 語 必 要 事 項 < 件 名 > 件 名 は 必 ず 入 力 してください ( 記 入 例 :~の 使 い 方 について) < 本 文 > 本 文 には 以 下 の 項 目 をもれなく 記 入 してください 学 籍 番 号 ( 学 生 の 場 合 ) 所 属 氏 名 問 い 合 わせ 内 容 注 意 事 項 受 付 は 桜 美 林 大 学 問 い 合 わせのみとなります 32

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