Microsoft Word - 学生用Office365の利用について(ver1.0版 ) .doc

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1 山 梨 学 院 メールシステム Office365 利 用 マニュアル 2016 年 3 月 版 (Ver1.0) 学 校 法 人 山 梨 学 院 このマニュアルは 本 学 の Office365 の 利 用 について 利 用 方 法 や 設 定 方 法 をまとめたものです 利 用 に 際 し あらかじめ ご 一 読 いただき よく 理 解 した 上 でご 利 用 いただくようお 願 いいたします なおOffice365 はクラウド 型 サービスと 呼 ばれ 常 に 新 しい 技 術 にあわせたインターフェースや 機 能 が 提 供 され 続 けます しかしその 半 面 常 に 改 良 を 行 っているため 予 告 なく 仕 様 が 変 更 されるなど このマニュアルのとおりにならない 場 合 も あります あらかじめご 理 解 いただけますよう お 願 いいたします 1.Office365 の 開 き 方 サインインについて メールの 送 受 信 について Office365 の 特 有 の 設 定 について パスワードの 変 更 について 連 絡 先 の 作 成 方 法 について サインアウトについて スマートフォンなどのアプリでの 利 用 について メールの 自 動 転 送 について 表 示 言 語 の 変 更 方 法 について Office365 の 仕 様 について 情 報 漏 えいなどの 問 題 に 対 する 注 意 について(お 願 い)... 11

2 1.Office365 の 開 き 方 以 下 のいずれかの 方 法 で Office365 のサインイン 画 面 にアクセスしてください 1 Yahoo や Google などでOffice365 で 検 索 してください ( 図 1) Office365 図 1 2 山 梨 学 院 大 学 ホームページのWeb メールのリンクからアクセスしてください ( 図 2) 図 2 3 ブラウザで を 直 接 指 定 して 開 いてください ( 図 3) 図 3 4 大 学 院 生 大 学 生 短 大 生 の 場 合 は 学 内 の 学 生 用 コンピューターでブラウザー(Internet Explorer Google Chrome)を 開 いた 最 初 の 画 面 にあるリンクから 中 学 高 等 学 校 教 職 員 と 幼 稚 園 教 職 員 はデスクトップにあるショートカットから 開 いてください 2

3 2.サインインについて Office365 では ログオンのことをサインインと 呼 びます 以 下 の 手 順 でサインインして メール 画 面 を 開 いてください 1. メールアドレスとパスワードを 入 力 し サインイン を 押 してください ( 図 4) なお 次 回 以 降 も 同 じ 端 末 で 利 用 する 場 合 メールアドレス 部 分 が 保 存 された 状 態 で パスワードの 入 力 だけが 求 められます ( 一 部 例 外 を 除 く) ユーザー 名 :メールアドレス パスワード: 割 り 当 てられたパスワード メールアドレス パスワードがわからない 場 合 は 必 ず 本 人 が 情 報 基 盤 センターに 問 い 合 わせください 図 4 2. 初 めてのサインインの 際 にだけ 言 語 とタイムゾーンの 選 択 を 行 います 言 語 は 任 意 のもの( 日 本 語 など) タイムゾーンは (UTC+9:00 大 阪 札 幌 東 京 ) を 選 び 保 存 を 押 してください ( 図 5) 3. Office365 のメール 画 面 が 表 示 されます ( 図 6) 言 語 : 任 意 のもの( 日 本 語 など) タイムゾーン:(UTC+9:00 大 阪 札 幌 東 京 ) 図 5 図 6 4. もしメールの 画 面 が 表 示 されず Office 365 と 連 動 するようにデスクトップ アプリケーションを 設 定 する という 画 面 が 表 示 される 場 合 は その 画 面 でセットアップは 行 わず 画 面 左 上 の マークより メールを 開 いてください ( 図 7) 図 7 3

4 3.メールの 送 受 信 について 受 信 したメールの 開 き 方 メールを 選 ぶと 右 側 に 本 文 が 表 示 されます 図 8 メールの 新 規 作 成 と 送 信 方 法 図 8 の 中 央 上 部 にある 新 規 作 成 を 選 ぶと 右 側 にメール 作 成 画 面 が 表 示 されます ( 図 9) 宛 先 件 名 本 文 を 入 力 し 最 後 に 送 信 を 選 ぶとメールが 送 信 されます 添 付 ファイルを 送 る 場 合 は 添 付 を 選 んで 該 当 のファイルを 指 定 するか メール 作 成 画 面 上 にドラッグアンドドロップで 添 付 したいファイルを 移 してください ( 図 10) 図 9 なお 中 学 高 等 学 校 教 職 員 および 幼 稚 園 教 職 員 が 代 表 アドレスを 使 って 送 信 する 場 合 は あらかじめ 差 出 人 を 表 示 を 設 定 し 代 表 アドレスを 選 択 して 送 信 してください ( 代 表 アドレスを 使 って 送 ることができるのは 代 表 アドレスの 配 送 先 となっているアドレスのみです) 差 出 人 を 表 示 は ここにあります 宛 先 件 名 本 文 図 10 4

5 連 絡 先 を 使 った 送 信 方 法 あらかじめ 連 絡 先 (アドレス 帳 )に 登 録 されたアドレス 情 報 を 使 って メールを 送 ることができます ( 連 絡 先 への 登 録 方 法 は 後 述 8 ページ 6. 連 絡 先 の 作 成 方 法 をご 確 認 ください ) 1. メール 作 成 画 面 ( 前 ページ 図 10 参 照 )で 宛 先 や CC の 部 分 を 押 します( 図 11) 図 連 絡 先 の 名 前 部 分 をダブルクリックすると 宛 先 (または CC)の 欄 に 連 絡 先 が 差 し 込 まれます 選 択 が 終 わったら 最 後 に 保 存 を 押 してください ( 図 12) なお 中 学 高 等 学 校 教 職 員 幼 稚 園 教 職 員 についてはあらかじめ 情 報 が 登 録 されています 所 属 名 ( 図 13: 幼 稚 園 の 場 合 ) を 選 ぶと 一 覧 が 表 示 されます ( 学 生 の 場 合 はありません) マークを 押 し それぞれの 図 13( 幼 稚 園 の 場 合 ) 図 12 作 成 中 のメールに 対 する 諸 設 定 について メール 作 成 画 面 ( 前 ページ 図 10 参 照 )で 図 14 のような 諸 設 定 を 行 うことができます マークを 押 すと 作 成 中 のメールに 対 して 図 14 下 書 きの 保 存 : 作 成 中 のメールを 下 書 き 保 存 することができます ( 下 書 きフォルダーに 保 存 されます) BCC を 表 示 : 相 手 に 宛 先 アドレスを 通 知 したくない 場 合 に 利 用 してください 差 出 人 を 表 示 : 代 表 アドレスを 使 って 送 信 する 場 合 などに 選 択 してください ( 代 表 アドレスを 使 ってメール 送 ることができるのは 代 表 アドレスの 配 送 先 となっているアドレスのみです) 名 前 の 確 認 : 宛 先 に 姓 または 名 だけを 入 れてから 名 前 の 確 認 を 選 ぶと 連 絡 先 の 登 録 情 報 から 該 当 者 を 選 択 することができます 重 要 度 の 設 定 :メールに 重 要 度 ( 高 通 常 低 )の 目 印 を 付 けて 送 ることができます テキスト 形 式 に 切 り 替 え: 古 いメールソフトの 利 用 者 やメールソフトがわからない 相 手 に 対 し 安 全 にメールを 送 ることができます (メール 本 文 の 文 字 を 大 きくしたり 色 を 付 けたりすることはできません) メッセージオプションの 表 示 :メールに 秘 密 度 ( 通 常 個 人 用 親 展 社 外 秘 )を 付 けたり 配 信 確 認 や 開 封 確 認 を 要 求 できます 5

6 4.Office365 の 特 有 の 設 定 について ピン 止 め フォルダーの 表 示 とピン 止 めについて 初 めてサインインしたときなどに 受 信 トレイや 送 信 済 みアイテム などのフォルダーを 表 示 させたい 場 合 は フォルダーの 欄 の 下 にある その 他 を 選 んでください また 次 回 以 降 サインインした 直 後 に 受 信 トレイや 送 信 済 みアイテムなどを 表 示 させた 状 態 にしたい 場 合 は ピン 止 めをしてください ( 図 15) 図 15 スレッド 表 示 の 解 除 について メールのやり 取 りをひとまとめにして 表 示 するスレッドと 呼 ばれる 機 能 が 初 期 値 では 有 効 になっています ひとまとめではなく メールを 一 件 づつ 表 示 させたい 場 合 は 以 下 の 手 順 で 各 フォルダーの 設 定 を 変 更 してください ( 図 16) 1 解 除 したいフォルダーを 選 択 した 状 態 で すべてを 選 びます 2 表 示 形 式 についてメッセージを 選 びます スレッドの 解 除 については フォルダー 単 位 で 設 定 する 必 要 があります (そのフォルダー 内 のメールのスレッドがすべて 解 除 されます) フォルダーを 新 しく 作 成 した 場 合 も スレッドを 解 除 したい 場 合 は そのフォルダーに 対 して 解 除 の 設 定 を 行 ってください 図 16 署 名 の 作 成 登 録 について マーク( 画 面 右 上 ) オプション レイアウト メールの 署 名 を 開 くと 署 名 が 作 成 登 録 できます 使 用 容 量 の 確 認 について マーク( 画 面 右 上 ) オプション 全 般 マイアカウントの 中 にあるメールボックスの 使 用 状 況 を 確 認 してください Office365 では50GB までメールを 保 存 することができます (すべてのフォルダーの 総 容 量 です) なお 保 存 許 容 量 を 超 えてしまうと メールの 送 受 信 ができなくなるので 注 意 してください 6

7 5.パスワードの 変 更 について 1. マーク( 画 面 右 上 ) Office365 の 設 定 を 開 きます 図 マイアカウントの 画 面 が 開 きます 画 面 左 側 にある 設 定 を 選 び さらに パスワードを 変 更 します のリンクを 開 きます ( 図 18) 図 パスワードの 変 更 画 面 が 開 きます ( 図 19) 古 いパスワード 欄 に 今 までのパスワードを 入 力 します 新 しいパスワードの 作 成 と 新 しいパスワードの 確 認 入 力 の 欄 に それぞれ 変 更 したいパスワードを 入 力 します 入 力 が 終 わり 送 信 を 押 すと パスワードの 変 更 は 完 了 です なお 新 しいパスワードは 8 文 字 ~16 文 字 で 大 文 字 小 文 字 数 字 および 記 号 を 組 み 合 わせた 複 雑 なパスワードを 設 定 する 必 要 があります 図 パスワードの 変 更 が 完 了 すると 図 20 のようなホーム 画 面 に 切 り 替 わります いったんブラウザを 閉 じてから 再 度 Office365 のサインイン 画 面 を 開 き( 前 述 3 ページ 参 照 ) 変 更 したパスワードでサインインできることを 確 認 して ください 図 20 7

8 6. 連 絡 先 の 作 成 方 法 について 代 表 的 な 作 成 方 法 として 1 件 ごとに 連 絡 先 を 作 成 する 方 法 を 紹 介 します ( 連 絡 先 とは アドレス 帳 のことです) 1. 画 面 左 上 の マーク 連 絡 先 を 開 きます ( 図 21) 図 新 規 作 成 を 選 びます( 図 22) 図 連 絡 先 の 追 加 画 面 が 開 きます ( 図 23) 姓 名 メール(メールアドレス)など 必 要 事 項 を 入 力 し 最 後 に 保 存 を 選 んでください 図 23 7.サインアウトについて 終 了 する 際 は 画 面 右 上 の マーク サインアウトで サインアウトをしてください ( 図 24) 図 24 Office365 では ログオフのことをサインアウトと 呼 びます 人 物 マークのアイコンを 各 自 で 変 更 した 場 合 は このマニュアルの 画 像 と 異 なります 特 に 共 用 パソコンや 学 外 で 利 用 する 場 合 などは 情 報 漏 えい 防 止 の 観 点 から 必 ずサインアウトするようにしてください 8

9 8.スマートフォンなどのアプリでの 利 用 について 代 表 的 な 方 法 として Microsoft Outlook アプリを 使 った 設 定 方 法 を 紹 介 します 図 iphone(ios)は Apple Store から Android は Google Play ストアから Microsoft Outlook アプリをダウンロードして インストールします ( 図 25) 既 に Microsoft Outlook アプリがインストールされている 場 合 は アプリを 起 動 後 に または をタップして アカウントの 追 加 を 選 んでください ( 図 26 のアカウントの 追 加 が 開 きます) 2. Outlook アプリを 開 きます 作 業 の 開 始 やスキップなどを 選 んで アカウントの 追 加 まで 進 み Office365 を 選 びます ( 図 26) スキップがない 場 合 は でアカウントの 追 加 まで 進 んでください 図 サインイン 画 面 が 開 きます メールアドレスとパスワードを 入 力 し サインインを 押 してください ( 図 27) ユーザー 名 :メールアドレス パスワード: 割 り 当 てられたパスワード メールアドレス パスワードがわからない 場 合 は 必 ず 本 人 が 情 報 基 盤 センターに 問 い 合 わせください 図 サインインできると 優 先 受 信 トレイとして Inbox( 受 信 トレイ)が 表 示 されます ( 図 28) サインイン 直 後 に 通 知 を 送 信 しますか が 表 示 される 場 合 は 通 知 設 定 を 許 可 することを 図 28 お 勧 めします (メール 受 信 時 に 着 信 音 やバイブレータが 鳴 るほか ロック 画 面 上 にも 表 示 されます) 初 期 設 定 では 優 先 の 受 信 トレイには 重 要 なメールが 表 示 され それ 以 外 のメールは その 他 の 受 信 トレイに 区 別 して 表 示 されます アカウント 設 定 を 削 除 しない 限 り 次 回 からはサインイン 画 面 は 表 示 されません (Microsoft Outlook アプリを 起 動 すると すぐに 受 信 トレイ 等 が 表 示 されます) 受 信 トレイ 以 外 のフォルダーを 開 く 場 合 は または をタップすると 確 認 することができます アプリに 関 する 諸 設 定 は または をタップしてください ( 図 29) 通 知 :メール 着 信 時 の 着 信 音 を 変 えたり バイブレーター 設 定 を 有 効 にすることができます 署 名 :アプリで 送 信 する 際 の 署 名 を 作 成 登 録 することができます 優 先 受 信 トレイ: 優 先 受 信 トレイの 設 定 を 解 除 することができます スレッド 別 に 表 示 :スレッド 表 示 を 解 除 することができます 図 29 9

10 9.メールの 自 動 転 送 について Office365 で 受 信 したメールを ほかのメールアドレスへ 自 動 転 送 する 方 法 です セキュリティの 観 点 から この 機 能 は 中 学 高 等 学 校 教 職 員 および 幼 稚 園 教 職 員 は 利 用 できません 1. メール 画 面 右 上 の マーク( 画 面 右 上 )を 開 き オプションをクリックします 2. メール アカウント 転 送 を 選 びます 3. 転 送 を 開 始 するにチェックをつけ メールの 転 送 先 を 記 入 し 保 存 をクリックします なお 転 送 されたメッセージのコピー を 保 持 するにチェックを 付 けると 受 信 したメールを Office365 に 残 した 状 態 で 転 送 されます ( 図 30) 図 30 メールの 転 送 先 に 入 力 間 違 いがないよう 注 意 してください 4. メール 画 面 に 戻 り 自 分 のアドレス 宛 てにテストメールを 送 り 転 送 先 にメールが 届 けば 転 送 は 成 功 です メール 画 面 に 戻 る 場 合 は 画 面 左 上 の マークより メールを 開 いてください ( 図 31) 図 表 示 言 語 の 変 更 方 法 について Office365 の 表 示 言 語 を 変 更 する 方 法 です 1. メール 画 面 右 上 の マーク( 画 面 右 上 )を 開 き オプションをクリックします 2. メール 全 般 地 域 とタイムゾーン を 選 びます 図 言 語 を 選 択 し 指 定 した 言 語 で 一 致 するように 既 定 フォルダーの 名 前 を 変 更 する のチェックをオンにして 保 存 をクリックします ( 図 32) 4. 画 面 左 上 の マークより メールを 開 いてメール 画 面 に 戻 り 表 示 言 語 が 変 更 されたことを 確 認 してください ( 図 33) 図 33 10

11 11.Office365 の 仕 様 について 1 ウイルス 対 策 について ウイルス 感 染 したファイルがついていた 場 合 は 配 送 される 前 にメールごと 削 除 されます 2 迷 惑 メール 対 策 について 迷 惑 メールと 判 断 されたメールは 受 信 トレイではなく 迷 惑 メールフォルダーに 配 送 されます 届 くはずのメールが 届 かない 場 合 は まず 迷 惑 メール フォルダーを 確 認 してください 3 送 受 信 できるメールの 条 件 について 1 通 当 たりのメールサイズ 50MB( 添 付 ファイルのサイズが 約 35MB)まで 送 受 信 できます 但 し 学 外 のアドレスに 送 る 場 合 は 10MB 程 度 ( 添 付 ファイルのサイズが 約 7MB 程 度 )を 目 安 に 送 ってください 大 きな 容 量 のまま 送 ると 相 手 先 で 受 信 が 拒 否 されたり 迷 惑 メールとして 処 理 され 正 常 に 到 着 しない 可 能 性 があります 添 付 ファイルとして 送 受 信 ファイル 形 式 拡 張 子 が exe bat cmd など プログラムなどを 実 行 できる 形 式 などは 送 受 信 できません Office 形 式 (Excel Word PowerPoint 等 )や 画 像 形 式 (JPEG GIF PNG) PDF 形 式 圧 縮 ファイル(ZIP LZH) テキストファイル(TXT) HTML ファイルは 送 受 信 が 可 能 です 4 グループ 設 定 と 連 絡 先 リストの 作 成 について Office365 におけるグループは ドメイン 全 体 に 関 わる 設 定 として 位 置 づけられている 個 人 では 設 定 することができません 個 人 で 作 成 した 複 数 の 連 絡 先 をまとめたい 場 合 は 連 絡 先 リストとして 作 成 してください 5 削 除 済 みアイテムのメールについて 削 除 したメールはいったん 削 除 済 みアイテムに 残 ります さらにその 後 約 2 週 間 で 削 除 済 みアイテムからもメールが 削 除 されます 6 Light バージョンの 利 用 について マーク( 画 面 右 上 ) オプション 全 般 Light バージョン で Light バージョンの 表 示 に 切 り 替 えることができます Light バージョンは 旧 式 の Web メールに 近 い 表 示 形 式 です なお 古 いバージョンのブラウザを 利 用 した 場 合 は 最 新 機 能 が 使 えないため この 切 替 設 定 の 有 無 に 関 わらず 自 動 的 に Light バージョンで 表 示 されます 7 本 学 Office365 の 機 能 限 定 について 本 学 で 利 用 できる Office365 は 一 般 的 な Office365 で 提 供 されているクラウド 版 の Excel や Word OneDrive などのサービス は 利 用 することができません (メールと 連 絡 先 機 能 に 限 定 されています) また 中 学 高 等 学 校 教 職 員 および 幼 稚 園 教 職 員 に ついては セキュリティの 観 点 から 各 自 で 任 意 のメールアドレスに 転 送 を 設 定 することもできません あらかじめご 了 承 ください 12. 情 報 漏 えいなどの 問 題 に 対 する 注 意 について(お 願 い) Office365 を 利 用 する 場 合 は 情 報 漏 えいなどの 問 題 が 起 きないよう 取 扱 いに 十 分 ご 注 意 ください 特 にユーザー 名 やパスワードの 情 報 メール 本 文 添 付 ファイル 連 絡 先 などに 記 述 する 個 人 情 報 や 業 務 内 容 などの 機 密 事 項 について 取 扱 いに 十 分 ご 注 意 ください 最 新 の 状 態 に 保 たれたウイルス 対 策 ソフトがインストールされた 端 末 で 利 用 してください 家 族 と 共 有 している PC やインターネットカフェのような 場 所 で 利 用 する 際 は 必 ずサインアウトするなど 特 に 取 扱 いに 注 意 してください 11

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