起案の手引について（通達）

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1 官 文 第 号 防 官 文 第 号 一 部 改 正 防 官 文 第 号 一 部 改 正 防 官 文 第 号 一 部 改 正 防 官 文 第 号 一 部 改 正 防 官 文 第 号 一 部 改 正 防 官 文 第 号 一 部 改 正 各 局 長 殿 総 括 文 書 管 理 者 大 臣 官 房 長 ( 公 印 省 略 ) 起 案 の 手 引 に つ い て ( 通 達 ) 標 記 に つ い て 防 衛 省 行 政 文 書 管 理 規 則 ( 平 成 2 3 年 防 衛 省 訓 令 第 1 5 号 ) 第 3 1 条 の 規 定 に 基 づ き 別 添 の と お り 内 部 部 局 に お け る 起 案 に 係 る 細 則 を 定 め 平 成 2 5 年 1 月 1 日 か ら 施 行 す る こ と と し た の で 通 達 す る な お 起 案 の 手 引 に つ い て ( 官 文 第 号 ) は 平 成 2 5 年 1 月 1 日 を も っ て 廃 止 す る 添 付 書 類 : 起 案 の 手 引 配 付 区 分 : 大 臣 官 房 各 課 長 及 び 訟 務 管 理 官

2 起 案 の 手 引 ( 一 元 的 な 文 書 管 理 システム 対 応 版 ) 平 成 2 6 年 防 衛 省 大 臣 官 房 文 書 課

3 目 次 はじめに 1 1 起 案 について 2 2 文 書 管 理 システムへの 入 力 について 5 3 件 名 について 5 4 伺 い 文 について 5 5 決 裁 者 について 6 6 合 議 先 について 9 7 関 連 文 書 について 10 8 急 を 要 する 文 書 等 の 取 扱 いについて 10 9 秘 密 を 含 む 文 書 の 取 扱 いについて 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 起 案 文 書 及 び 個 人 情 報 を 含 む 起 案 文 書 について 案 文 の 書 き 方 について 書 簡 文 書 の 書 式 について 添 付 書 類 について 参 考 書 類 及 び 根 拠 について 起 案 文 書 の 編 集 について 原 議 進 達 用 ファイルについて 起 案 合 議 審 査 及 び 決 裁 の 順 序 について 経 由 文 書 の 処 理 について 合 議 について 審 査 について 決 裁 について 廃 案 について 決 裁 済 認 印 発 簡 番 号 発 簡 年 月 日 の 記 入 等 について 35

4 24 浄 書 校 正 押 印 及 び 発 送 について 官 報 への 掲 載 について 保 存 について 供 覧 について 39 別 表 発 簡 記 号 40 付 録 第 1 文 書 の 書 き 方 41 付 録 第 2 標 準 記 載 例 集 53

5 はじめに この 手 引 は 下 記 の 防 衛 省 訓 令 及 び 通 達 類 を 基 礎 として 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 における 起 案 文 書 及 び 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 において 発 簡 番 号 ( 所 属 を 表 す 発 簡 記 号 と 通 し 番 号 によって 構 成 されるものをいう 以 下 同 じ )を 付 与 す る 防 衛 装 備 庁 又 は 統 合 幕 僚 監 部 が 起 案 する 文 書 ( 以 下 旧 内 局 由 来 文 書 とい う )の 作 成 及 び 処 理 方 法 の 基 準 として 編 集 したものである 記 1 防 衛 省 本 省 行 政 文 書 管 理 規 則 ( 平 成 23 年 防 衛 省 訓 令 第 15 号 ) 2 防 衛 省 における 文 書 の 形 式 に 関 する 訓 令 ( 昭 和 38 年 防 衛 庁 訓 令 第 38 号 ) 3 秘 密 保 全 に 関 する 訓 令 ( 平 成 19 年 防 衛 省 訓 令 第 36 号 ) 4 防 衛 大 臣 の 決 裁 防 衛 副 大 臣 の 代 決 防 衛 事 務 次 官 の 専 決 及 び 代 決 並 びに 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 における 専 決 及 び 代 決 並 びに 防 衛 装 備 庁 長 官 の 専 決 に 関 する 訓 令 ( 昭 和 35 年 防 衛 庁 訓 令 第 5 号 ) 5 通 達 類 の 用 法 について( 防 官 総 第 843 号 ) 6 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 文 書 等 及 び 注 意 電 算 機 情 報 の 取 扱 いについて( 防 防 調 第 4608 号 ) 7 防 衛 省 行 政 文 書 管 理 細 則 ( 官 文 第 4026 号 ) 8 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 における 行 政 文 書 の 管 理 要 領 について( 官 文 第 号 ) 9 防 衛 省 本 省 の 保 有 する 個 人 情 報 の 安 全 確 保 等 に 関 する 訓 令 の 実 施 について ( 官 文 第 6318 号 )

6 1 起 案 について 行 政 における 意 思 決 定 すなわち 決 裁 は ある 案 件 について 権 限 を 有 する 者 ( 決 裁 者 )が 当 該 案 件 に 係 る 文 書 に 決 定 の 意 思 表 示 を 行 うことによりなされ 電 磁 的 に 行 われるものも 含 め 押 印 又 は 署 名 すること( 以 下 単 に 押 印 と いう )が 通 例 である 決 裁 を 得 るための 文 書 すなわち 起 案 文 書 ( 決 裁 文 書 ともいう ) は 起 案 に 始 まり 合 議 を 経 て 決 裁 に 至 る したがって 起 案 者 合 議 者 決 裁 者 その 他 の 関 係 者 は それぞれ 防 衛 省 行 政 文 書 管 理 規 則 ( 平 成 23 年 防 衛 省 訓 令 第 15 号 以 下 行 政 文 書 管 理 規 則 という ) 等 の 定 めるところ に 従 い 次 のような 要 領 で 文 書 を 迅 速 かつ 確 実 に 処 理 する 必 要 がある (1) 起 案 の 意 義 文 書 の 起 案 は 起 案 すべき 事 項 ( 通 常 案 件 という )に 関 する 事 務 を 所 掌 する 課 等 ( 課 室 又 はこれらに 準 ずるものをいう 以 下 主 管 課 と いう )において 行 う 起 案 についての 責 任 の 所 在 を 明 らかにするため 原 則 として 主 管 は1 人 の 官 房 長 等 ( 官 房 長 各 局 長 及 び 次 長 をいう 以 下 同 じ ) 衛 生 監 若 しくは 施 設 監 1 人 の 課 長 等 ( 課 長 訟 務 管 理 官 施 設 整 備 官 提 供 施 設 計 画 官 施 設 技 術 管 理 官 服 務 管 理 官 衛 生 官 沖 縄 調 整 官 及 び 調 達 官 を いう 以 下 同 じ ) 1 人 の 起 案 者 とする 主 管 の 長 としての 官 房 長 等 又 は 課 長 等 は 起 案 についての 最 終 責 任 を 負 う 起 案 は 決 裁 者 の 指 示 に 基 づき 起 案 者 自 身 又 は 部 内 の 発 議 に 基 づき あるいは 部 外 からの 来 簡 文 書 に 基 づいて 行 われる 文 書 の 起 案 は 決 裁 者 の 意 思 決 定 を 準 備 し それを 具 体 化 し 企 図 の 徹 底 を 図 るなど 行 政 の 実 施 を 支 えるものである 起 案 者 がある 案 件 を 起 案 するときは その 案 件 について 事 前 によく 調 査 研 究 し 関 係 局 課 とも 十 分 調 整 し 決 裁 者 の 指 示 等 を 得 た 上 で 起 案 するこ

7 とが 以 後 の 事 務 を 円 滑 に 進 めるために 望 ましい 起 案 者 が 文 書 を 起 案 す るに 当 たっては その 内 容 形 式 において 完 全 なものを 作 成 するように 努 めなければならない 特 に 起 案 の 内 容 については 正 確 であることは 当 然 のこと 論 理 性 及 び 客 観 性 があり 簡 潔 に 記 載 されていることが 大 切 であ る 起 案 者 は 決 裁 者 が 決 定 を 示 すだけでよいように 事 前 に 周 到 な 準 備 を 行 い 原 則 として 決 裁 後 直 ちに 文 書 が 発 簡 され 案 件 が 実 施 されるよう 心 掛 けなければならない (2) 原 則 :1 案 件 1 起 案 起 案 は 原 則 として 一 つの 案 件 について 一 起 案 を 行 う このことは 一 つの 起 案 文 書 の 中 に 二 つ 以 上 の 案 文 のあることを 妨 げない 例 えば 大 臣 が 訓 令 を 制 定 し これを 通 達 するといった 関 連 する 二 つ 以 上 の 案 文 がある 場 合 には 効 率 的 な 事 務 遂 行 の 観 点 から 一 つの 案 件 とし て 一 起 案 としてもよい (3) 文 書 管 理 システム ア 大 臣 副 大 臣 大 臣 政 務 官 事 務 次 官 及 び 防 衛 審 議 官 ( 以 下 大 臣 等 という )の 名 で 発 する 文 書 及 び 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 において 発 する 発 簡 番 号 ( 所 属 を 表 す 発 簡 記 号 と 通 し 番 号 によって 構 成 されるもの をいう 以 下 同 じ )を 付 与 することが 必 要 な 文 書 を 起 案 する 場 合 又 は 重 要 な 案 件 若 しくは 決 裁 過 程 を 明 確 にする 必 要 のある 案 件 を 起 案 する 場 合 には 一 元 的 な 文 書 管 理 システム( 以 下 文 書 管 理 システム とい う )を 用 いて 起 案 し 合 議 を 経 て 決 裁 を 受 けなければならない ただ し 次 に 掲 げる 案 件 を 起 案 する 場 合 には 文 書 管 理 システムによる 決 裁 ( 以 下 電 子 決 裁 という )に 代 えて 紙 決 裁 ( 紙 の 起 案 文 書 により 決 裁 を 受 けることをいう 以 下 同 じ )によるものとする (ア) 大 臣 副 大 臣 又 は 大 臣 政 務 官 が 最 終 決 裁 者 となる 案 件 (イ) 案 文 又 は 添 付 書 類 に 機 密 性 格 付 け3に 該 当 する 情 報 ( 特 定 秘 密 の 保

8 護 に 関 する 法 律 ( 平 成 25 年 法 律 第 108 号 ) 第 3 条 第 1 項 に 規 定 す る 特 定 秘 密 日 米 相 互 防 衛 援 助 協 定 等 に 伴 う 秘 密 保 護 法 ( 昭 和 29 年 法 律 第 166 号 ) 第 1 条 第 3 項 に 規 定 する 特 別 防 衛 秘 密 及 び 秘 密 保 全 に 関 する 訓 令 ( 平 成 19 年 防 衛 省 訓 令 第 36 号 ) 第 2 条 第 1 項 に 規 定 する 秘 密 並 びにこれらの 秘 密 区 分 の 指 定 が 予 想 される 情 報 )が 含 まれ る 案 件 (ウ) 文 書 管 理 システムの 停 止 中 に 起 案 する 必 要 がある 案 件 イ 紙 決 裁 による 場 合 には 文 書 管 理 システムにより 起 案 用 紙 ( 件 名 その 他 の 文 書 属 性 決 裁 供 覧 欄 及 び 備 考 欄 からなり 決 裁 を 受 けるために 必 要 な 情 報 を 記 載 した 文 書 をいう 以 下 同 じ )を 作 成 し 決 裁 を 受 けた 後 文 書 管 理 システムにより 番 号 を 付 与 し 保 存 等 を 行 う ウ 文 書 管 理 システムの 停 止 により 起 案 用 紙 を 作 成 できないときは 大 臣 官 房 文 書 課 文 書 管 理 係 ( 以 下 文 書 課 文 書 管 理 係 という )と 調 整 の 上 紙 決 裁 の 例 により 起 案 を 行 い 文 書 管 理 システムの 復 旧 後 に 文 書 管 理 システムへの 登 録 を 行 う (4) 書 き 方 文 書 の 起 案 に 当 たっては 次 の 事 項 を 守 るものとする ア 次 のものを 縦 書 きとするほかは 左 横 書 きとする (ア) 法 律 案 政 令 案 防 衛 省 令 案 及 び 告 示 案 (イ) 法 令 の 規 定 により 縦 書 きと 定 められているもの (ウ) 賞 状 表 彰 状 訓 示 祝 辞 式 辞 弔 辞 その 他 これに 類 するもの (エ) その 他 縦 書 きを 適 当 とするもの イ 紙 の 文 書 には 青 又 は 黒 インク(ボールペンを 含 む 以 下 同 じ )で 書 き 赤 インク 又 は 鉛 筆 で 書 いてはならない(この 手 引 で ほかに 指 定 する 場 合 を 除 く ) ウ 字 体 は 楷 書 又 は 行 書 を 用 いる

9 エ 文 字 は 正 しいものを 用 いる 手 書 きの 場 合 は 丁 寧 に 分 かりやす く 書 く (5) 用 語 用 字 ア 文 体 は 口 語 体 とし 仮 名 遣 い 漢 字 及 び 送 り 仮 名 の 付 け 方 は 次 に よる 現 代 仮 名 遣 い( 昭 和 61 年 内 閣 告 示 第 1 号 ) 公 用 文 における 漢 字 使 用 等 について( 平 成 22 年 内 閣 訓 令 第 1 号 ) イ 文 書 の 書 き 方 は 公 用 文 作 成 の 要 領 ( 昭 和 27 年 内 閣 閣 甲 第 16 号 ) による 2 文 書 管 理 システムへの 入 力 について 起 案 に 当 たっては 決 裁 に 必 要 な 情 報 を 表 示 するため 及 び 文 書 を 適 切 に 整 理 し 保 存 するため 案 件 に 関 する 情 報 を 文 書 管 理 システムにより 入 力 す る 入 力 の 方 法 については この 手 引 において 定 めるほか 大 臣 官 房 文 書 課 長 ( 以 下 文 書 課 長 という )が 作 成 するマニュアルによるものとする 3 件 名 について 件 名 は 原 則 として 案 文 の 件 名 と 同 一 名 を 記 入 する ただし 案 文 の 件 名 中 の ( 申 請 ) ( 承 認 ) のような 案 文 の 通 達 類 の 種 類 を 表 す 言 葉 は 件 名 欄 には 記 入 しない 案 文 が 複 数 ある 場 合 は 一 見 して 内 容 の 主 旨 の 分 かる 簡 潔 な 件 名 で 案 文 の 件 名 からかけ 離 れないものを 記 入 する 4 伺 い 文 について 伺 い 文 の1 行 目 には その 案 文 による 行 為 を 最 も 適 切 かつ 簡 潔 に 表 現 する 言 葉 を 標 記 について 案 のとおりしてよろしいか と 記 入 する

10 に 入 れる 言 葉 には 通 達 類 の 種 類 ( 通 達 類 の 用 法 について( 防 官 総 第 843 号 ) 参 照 )のほか 手 続 や 行 為 を 表 すものとして 決 定 制 定 作 成 実 施 送 付 提 出 告 示 発 令 指 示 等 がある 案 文 が 複 数 ある 場 合 は その 順 に で 区 切 って 入 力 する 同 じ 処 置 を 要 する 案 が 複 数 ある 場 合 は 一 つだけ 入 力 することとする 例 :( 案 1)が 協 議 で ( 案 2)が 告 示 で ( 案 3)から( 案 5)までが 回 答 の 場 合 には 標 記 について 案 のとおり 協 議 告 示 回 答 してよろしいか と 入 力 する 起 案 に 含 まれる 案 文 の 性 格 を 簡 潔 に 示 すため 回 答 を 複 数 入 力 したり いずれかを 省 略 したり 順 序 を 入 れ 替 えたりしてはならない なお 供 覧 の 場 合 は 標 記 について 別 紙 のとおり 供 覧 する と 入 力 す る その 上 で 起 案 理 由 法 令 等 の 規 定 に 基 づくものはその 旨 の 説 明 内 容 の 概 説 起 案 に 至 る 手 続 的 経 緯 その 他 当 該 案 件 についての 決 裁 者 に 対 する 必 要 な 説 明 事 項 を 書 かなければならない 5 決 裁 者 について 決 裁 は 通 常 文 書 の 発 簡 者 が 最 終 決 裁 者 となり 行 う また 文 書 の 発 簡 の 有 無 にかかわらず 法 令 上 大 臣 の 権 限 とされている 事 項 についての 最 終 決 裁 者 は 大 臣 である ただし 以 下 の 例 外 があることに 留 意 する 必 要 がある (1) 専 決 事 務 次 官 官 房 長 等 衛 生 監 及 び 課 長 等 には 防 衛 大 臣 の 決 裁 防 衛 副 大 臣 の 代 決 防 衛 事 務 次 官 の 専 決 及 び 代 決 並 びに 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 に おける 専 決 及 び 代 決 並 びに 防 衛 装 備 庁 長 官 の 専 決 に 関 する 訓 令 ( 昭 和 35

11 年 防 衛 庁 訓 令 第 5 号 以 下 専 決 代 決 訓 令 という )により 防 衛 大 臣 の 決 裁 事 項 である 重 要 又 は 異 例 に 属 する 事 項 を 除 いて 常 に 防 衛 大 臣 に 代 わって 決 裁 できる 権 限 が 委 任 されている なお 平 成 27 年 10 月 1 日 現 在 防 衛 審 議 官 に 委 任 されている 事 項 はない (2) 代 決 決 裁 者 ( 決 裁 する 権 限 を 有 する 者 及 び 専 決 代 決 訓 令 によりその 委 任 を 受 けた 者 をいう 以 下 同 じ )が 出 張 休 暇 その 他 の 理 由 により 不 在 の 場 合 下 表 に 示 す 代 決 者 ( 通 常 直 近 下 位 のものが 指 定 される )は 決 裁 者 に 代 わって 決 裁 することができる なお 平 成 26 年 7 月 25 日 現 在 防 衛 審 議 官 は 代 決 者 となっていない 決 裁 者 代 決 者 ( 専 決 者 ) 大 臣 副 大 臣 ( 副 大 臣 が 不 在 の 場 合 事 務 次 官 ) 事 務 次 官 官 房 長 等 の う ち 事 務 次 官 の 指 定 す る 者 官 房 長 等 次 長 又 は 官 房 長 等 の 指 定 す る 課 長 等 衛 生 監 専 決 代 決 訓 令 別 表 第 4 に お い て 専 決 事 項 と さ れ て い る も の に 限 り 衛 生 官 課 長 等 課 長 等 の 指 定 す る 部 員 (3) 発 簡 者 と 決 裁 者 の 関 係 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 において 起 案 する 文 書 の 発 簡 者 は 大 臣 等 官 房 長 等 衛 生 監 施 設 監 並 びに 課 長 等 であり 旧 内 局 由 来 文 書 の 発 簡 者 は 防 衛 大 臣 又 は 事 務 次 官 である これらの 発 簡 者 は それぞれの 名 を 表 示 し て 文 書 を 発 簡 する 権 限 を 有 する 者 である 発 簡 者 と 決 裁 者 は 一 致 するのが 原 則 である しかしながら 次 の 場 合 のように 両 者 が 一 致 することなく その 関 係 が 上 下 関 係 あるいは 下 上 関 係 となる 場 合 がある

12 ア 法 令 に 定 める 大 臣 固 有 の 権 限 により 行 政 機 関 の 長 たる 大 臣 として 省 内 又 は 省 外 に 対 して 意 思 の 伝 達 ( 発 簡 )を 行 う 場 合 には 通 常 大 臣 の 名 義 によって 発 簡 される この 場 合 には それらの 事 項 を 決 裁 するのは 必 ずしも 大 臣 自 身 ではなく 専 決 代 決 訓 令 に 基 づく 決 裁 権 の 委 任 により 大 臣 の 下 級 者 が 大 臣 の 意 思 の 決 定 ( 決 裁 )に 代 わって 決 裁 ( 押 印 )して いる したがって 発 簡 される 文 書 の 上 では 表 面 上 発 簡 者 ( 大 臣 )が 決 裁 したもののように 見 えるが 事 実 は 決 裁 者 ( 大 臣 の 下 級 者 )が 決 裁 し たものである この 場 合 発 簡 者 と 決 裁 者 は 一 致 せず その 関 係 は 上 下 関 係 である 発 簡 者 決 裁 者 事 項 大 臣 事 務 次 官 専 決 代 決 訓 令 に 基 づ 官 房 長 等 き 事 務 次 官 以 下 に 委 衛 生 監 任 さ れ た 専 決 事 項 課 長 等 イ アの 場 合 のほか その 案 件 の 種 類 と 重 要 度 により また 発 簡 者 が 宛 先 との 職 位 や 身 分 上 の 均 衡 を 考 慮 して 文 書 の 発 簡 者 の 名 義 を 決 定 する 場 合 がある この 場 合 には 名 義 上 は 発 簡 者 ( 下 級 者 )の 名 義 となってい ても 実 質 的 には 大 臣 又 は 発 簡 者 の 上 級 者 である 決 裁 者 の 決 裁 を 受 ける ものがあり この 場 合 発 簡 者 と 決 裁 者 は 一 致 せず その 関 係 は 下 上 関 係 である 発 簡 者 決 裁 者 事 項 事 務 次 官 大 臣 上 級 者 等 の 決 裁 を 要 防 衛 審 議 官 す る 事 項 で あ る が 発 簡 者 を そ の 下 級 者 と す 官 房 長 等 事 務 次 官 る こ と を 適 当 と す る 事 項 衛 生 監 官 房 長 等 施 設 監 課 長 等 官 房 長 等 衛 生 監 及 び 施 設 監

13 6 合 議 先 について 起 案 文 書 の 案 件 と 関 係 があって 合 議 を 求 める 必 要 がある 官 房 長 等 衛 生 監 技 術 監 報 道 官 サイバーセキュリティ 情 報 化 審 議 官 審 議 官 及 び 課 長 等 ( 以 下 合 議 先 という 主 管 局 内 の 合 議 先 を 含 む )を 指 定 する (1) 合 議 先 の 指 定 合 議 先 の 指 定 は 必 要 最 小 限 とする 大 臣 等 ( 防 衛 審 議 官 を 除 く )が 決 裁 を 行 う 文 書 は 案 件 に 関 係 がある 課 長 等 審 議 官 サイバーセキュリティ 情 報 化 審 議 官 報 道 官 施 設 監 衛 生 監 及 び 官 房 長 等 の 合 議 を 必 要 とするが 官 房 長 等 が 決 裁 を 行 う 文 書 は 特 にその 官 房 長 等 が 必 要 であると 認 めない 限 り 他 の 官 房 長 等 の 合 議 を 要 せず 関 係 の 課 長 等 のみに 合 議 することにとどめることができる (2) 合 議 順 序 合 議 順 序 は 下 級 者 から 上 級 者 へ かつ 起 案 文 書 の 案 件 に 関 係 の 深 い 官 房 長 等 衛 生 監 施 設 監 報 道 官 サイバーセキュリティ 情 報 化 審 議 官 審 議 官 及 び 課 長 等 から 行 うことを 基 本 とする ただし 大 臣 官 房 以 外 の 局 が 主 管 となる 案 件 について その 決 裁 者 が 大 臣 等 ( 防 衛 審 議 官 を 除 く )である 場 合 には 官 房 長 が 最 後 の 合 議 者 となる (3) 同 時 合 議 ( 並 列 合 議 ) 合 議 先 が 複 数 ある 場 合 には 主 管 の 官 房 長 等 の 承 認 後 同 時 合 議 ( 並 列 合 議 )の 方 法 により 合 議 を 行 うことができる ただし 文 書 管 理 システムによる 同 時 合 議 の 際 には 同 時 に 複 数 の 合 議 先 が 起 案 の 内 容 を 確 認 し 承 認 することができないことに 留 意 する 必 要 が ある なお 紙 決 裁 の 場 合 には 決 裁 に 急 を 要 する 文 書 で 合 議 先 が3 局 以 上 にわたり かつ その 内 容 について 慎 重 な 審 議 を 行 うために 合 議 に 長 時 間

14 を 要 すると 認 められる 場 合 に 限 り 同 時 合 議 を 行 うことができる 紙 決 裁 により 同 時 合 議 を 求 めるときは 起 案 用 紙 の 右 上 部 に 同 時 合 議 と 赤 インクで 記 入 し 決 裁 欄 及 び 主 管 欄 を 線 で 消 し 合 議 欄 に 合 議 先 を 指 定 した 起 案 文 書 を 必 要 数 ( 原 則 として 合 議 先 の 局 の 数 とする 他 局 の 合 議 先 には 同 時 合 議 と 記 入 する ) 作 成 して 主 管 の 局 長 等 の 押 印 後 各 合 議 先 に 送 付 し 合 議 が 終 わったならば 最 初 に 主 管 の 官 房 長 等 の 押 印 を 得 た 起 案 用 紙 の 合 議 先 を 指 定 した 合 議 欄 に 同 時 合 議 と 記 入 して 合 議 済 みの 起 案 用 紙 を 添 えて( 案 文 は1 通 でよい ) 決 裁 者 に 至 るように する (4) 合 議 の 省 略 起 案 前 において 関 係 者 による 会 議 の 開 催 又 は 関 係 部 署 への 意 見 照 会 文 書 等 により あらかじめ 案 件 の 内 容 について 実 質 的 な 調 整 を 了 した 場 合 に は 起 案 文 書 に 当 該 会 議 の 出 席 者 の 確 認 を 得 た 議 事 録 又 は 照 会 に 対 する 回 答 意 見 の 文 書 等 証 拠 となる 文 書 を 添 付 し 合 議 に 代 えることができる なお 案 件 について 単 に 知 らせるだけで 足 りる 場 合 には 決 裁 後 に 供 覧 する 7 関 連 文 書 について 関 連 文 書 ( 文 書 管 理 システムにより 受 け 付 けられた 文 書 は 受 付 文 書 と もいう 以 下 同 じ )とは 起 案 に 直 接 関 係 して 参 照 されるべき 文 書 をいう これは 先 方 文 書 又 はリファレンス レターとも 呼 ばれる 起 案 文 書 に 添 付 する 関 連 文 書 は 電 子 決 裁 の 場 合 においては 正 文 書 との 同 一 性 を 確 認 でき る 電 磁 的 記 録 とし 紙 決 裁 の 場 合 においては やむを 得 ない 場 合 を 除 き 正 文 書 とする 8 急 を 要 する 文 書 等 の 取 扱 いについて

15 発 簡 に 急 を 要 する 文 書 を 電 子 決 裁 する 場 合 には 文 書 属 性 の 緊 急 性 を 高 とした 上 決 裁 処 理 期 限 日 を 明 示 するものとする 起 案 者 は 起 案 がそ の 決 裁 処 理 期 限 までに 決 裁 されるよう 文 書 管 理 システムによりその 進 捗 状 況 を 把 握 し 必 要 に 応 じ 合 議 先 に 電 話 等 することにより 起 案 文 書 が 迅 速 に 処 理 されるよう 配 意 するものとする なお 紙 決 裁 の 場 合 には 至 急 又 は 大 至 急 の 赤 印 を 押 した 附 せん ( 赤 字 で 記 入 したものでもよい )を 起 案 用 紙 の 上 部 に 貼 付 した 上 その 附 せんに 発 簡 予 定 日 を 明 記 するものとする 大 至 急 とは 決 裁 施 行 の 予 定 期 間 が 切 迫 しているものに 用 い その 案 件 について 必 要 な 説 明 をすることができる 職 員 が 持 回 りをするものとする 9 秘 密 を 含 む 文 書 の 取 扱 いについて 秘 密 を 含 む 文 書 は 機 密 性 格 付 け3に 該 当 し 文 書 管 理 システムにファイ ルを 保 存 することができないため 紙 決 裁 により 決 裁 を 受 けなければならな い その 起 案 に 当 たっては この 項 のほか 秘 密 保 全 に 関 する 訓 令 秘 密 保 全 に 関 する 訓 令 等 の 解 釈 及 び 運 用 について( 防 防 調 第 4607 号 ) 及 び 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 における 秘 密 保 全 に 関 する 訓 令 の 実 施 要 領 について( 官 文 第 4674 号 )を 参 照 すること なお 特 定 秘 密 及 び 特 別 防 衛 秘 密 を 含 む 起 案 文 書 については 特 定 秘 密 の 保 護 に 関 する 訓 令 ( 平 成 26 年 防 衛 省 訓 令 第 64 号 ) 及 び 特 別 防 衛 秘 密 の 保 護 に 関 する 訓 令 ( 平 成 19 年 防 衛 省 訓 令 第 38 号 )を 参 照 すること (1) 秘 の 指 定 が 予 想 される 起 案 文 書 については 起 案 用 紙 の 右 上 部 に 指 定 前 秘 密 と 赤 インクで 記 入 ( 赤 で 押 印 )し 決 裁 の 手 続 の 終 了 後 秘 密 区 分 の 指 定 及 び 登 録 を 行 う なお 秘 に 指 定 された 後 は 指 定 前 秘 密 の 記 入 を 抹 消 し 秘 密 を

16 含 む と 赤 インクで 書 く( 赤 で 押 印 する) (2) (1)の 表 示 は 秘 密 の 文 書 及 び 図 画 の 右 上 部 及 び 左 下 部 に 表 示 する (3) 秘 の 指 定 がなされている 文 書 を 添 付 書 類 関 連 文 書 参 考 書 類 として 付 する 起 案 文 書 については 起 案 用 紙 の 右 上 部 に 秘 密 を 含 む と 赤 インク で 書 く( 赤 で 押 印 する) 10 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 起 案 文 書 及 び 個 人 情 報 を 含 む 起 案 文 書 について (1) 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 起 案 文 書 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 起 案 文 書 については 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 文 書 等 の 取 扱 い 要 領 について( 官 文 第 4673 号 )の 定 めるところによるほか この 項 の 定 めによる ア 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 起 案 文 書 については 職 員 以 外 の 者 にみだり に 知 られることが 業 務 の 遂 行 に 支 障 を 与 えるおそれのあるものについて は 部 内 限 り と 当 該 事 務 に 関 与 しない 職 員 にみだりに 知 られること が 業 務 の 遂 行 に 支 障 を 与 えるおそれのあるものについては 注 意 と 文 書 管 理 システムの 文 書 属 性 に 入 力 し 又 は 起 案 用 紙 の 右 上 部 に 赤 書 き ( 赤 で 押 印 )する イ ウ 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 全 てのページの 右 上 部 にアの 表 示 を 表 示 する 発 簡 番 号 や 宛 先 が 記 載 されたいわゆる かがみ といわれる 文 書 ( 以 下 本 紙 という ) 以 外 の 添 付 書 類 が 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 文 書 等 を 付 する 起 案 文 書 については 本 紙 の 右 上 部 に 別 添 注 意 と 記 入 する (2) 個 人 情 報 を 含 む 起 案 文 書 について 保 有 個 人 情 報 が 記 録 された 文 書 を 含 む 起 案 文 書 については 防 衛 省 の 保 有 する 個 人 情 報 の 安 全 確 保 等 に 関 する 訓 令 の 実 施 について( 官 文 第 号 )の 定 めるところによる

17 11 案 文 の 書 き 方 について 案 文 の 形 式 及 び 書 式 については この 項 のほか 防 衛 省 における 文 書 の 形 式 に 関 する 訓 令 ( 昭 和 38 年 防 衛 庁 訓 令 第 38 号 以 下 文 書 形 式 訓 令 と いう ) 並 びにこの 手 引 の12 及 び 付 録 第 2 標 準 記 載 例 集 を 参 照 するこ と (1) 案 文 は 第 1 行 目 中 央 に と 記 して 以 下 案 文 を 書 く 案 文 の 数 が 複 数 あるときは それぞれページを 改 めて( 案 1) ( 案 2) ( 案 3) と 書 く 表 彰 状 のように 同 類 の 案 文 が 多 数 ある 場 合 は と 書 く ただし 宛 先 のみしか 違 わない 場 合 は 案 文 を 一 つ として 当 該 宛 先 を 別 紙 に 書 くことができる この 場 合 案 文 の 宛 先 を 記 入 する 部 分 に 宛 先 別 紙 と 書 く (2) 決 裁 後 の 正 文 の 件 名 が となるものは 第 1 行 目 中 央 に( 案 )と 書 いた 上 で 件 名 のところに と 書 く (3) 防 衛 省 行 政 文 書 管 理 細 則 ( 官 文 第 4026 号 以 下 行 政 文 書 管 理 細 則 という ) 第 6 第 2 項 の 規 定 により 決 裁 後 の 正 文 への 公 印 及 び 契 印 の 押 印 又 は 電 子 署 名 を 省 略 する 場 合 には 案 文 の 発 簡 者 名 の 下 に ( 公 印 省 略 ) と 書 く (4) 外 国 語 で 文 書 を 作 成 する 場 合 で この 手 引 20に 規 定 する 文 書 課 法 令 審 査 官 の 審 査 を 受 け 文 書 課 長 の 承 認 を 得 るものについては 日 本 語 で 案 文 を 作 成 し 外 国 語 の 文 書 も 添 付 する 12 書 簡 文 書 の 書 式 について 書 簡 文 には 公 文 形 式 の 書 簡 文 ( 通 達 類 )と 私 文 形 式 の 書 簡 文 とがある

18 (1) 公 文 形 式 番 号 契 第 号 発 簡 年 月 日 印 宛 先 ( 職 名 ) 殿 発 簡 者 ( 職 名 ) 印 件 名 ( 文 書 の 種 類 ) に つ い て ( ) 標 記 に つ い て 本 文 1 2 関 連 文 書 : 添 付 書 類 : 写 送 付 先 又 は 配 布 区 分 連 絡 先 注 : 文 書 形 式 訓 令 様 式 第 10( 通 達 類 )の 書 式 を 参 照 ア 配 字 棒 線 は 版 面 を は 文 字 列 を は1 字 分 の 空 間 を 示 す イ 番 号 発 簡 年 月 日 番 号 は この 手 引 の 別 表 文 書 発 簡 記 号 を 参 照 して 記 入 する 数 字 は 記 入 しない 例 : 防 官 文 第 号 発 簡 年 月 日 は 決 裁 後 文 書 担 当 者 が 記 入 するので 書 かなくてよい ウ 宛 先 発 簡 者

19 宛 先 と 発 簡 者 の 記 載 例 を 示 すと 次 のとおり 例 1 防 衛 大 臣 から 他 の 国 務 大 臣 に 発 する 場 合 内 閣 総 理 大 臣 殿 防 衛 大 臣 例 2 防 衛 省 内 に 宛 てる 場 合 局 長 殿 局 長 例 3 他 の 行 政 機 関 に 宛 てる 場 合 (1を 除 く ) 省 局 長 殿 防 衛 省 局 長 例 4 部 外 に 宛 てる 場 合 法 人 会 理 事 長 殿 防 衛 省 局 長 例 5 事 務 代 理 の 場 合 内 閣 総 理 大 臣 臨 時 代 理 国 務 大 臣 殿 字 間 は そ の 都 度 確 認 す る 防 衛 大 臣 臨 時 代 理 内 閣 総 理 大 臣 防 衛 大 臣 臨 時 代 理 国 務 大 臣 局 長 事 務 代 理 局 次 長 発 簡 者 の 公 印 は 被 代 理 者 の も の を 用 い る

20 宛 先 に 経 由 のある 場 合 は 宛 先 の 下 に 括 弧 書 きで ( 経 由 ) と 記 載 する 例 : 内 閣 総 理 大 臣 殿 ( 防 衛 大 臣 経 由 ) 宛 先 及 び 発 簡 者 は 省 内 又 は 他 の 行 政 機 関 に 宛 てる 場 合 は 通 常 職 名 だ けを 書 くが 部 外 ( 行 政 機 関 を 除 く )に 宛 てる 場 合 又 は 必 要 な 場 合 は 人 名 も 併 せて 書 く 宛 先 及 び 発 簡 者 とも 簡 単 な 職 名 と 人 名 の 場 合 には 同 一 行 に 書 く そ の 場 合 職 名 と 人 名 の 間 を1 字 空 ける 例 : 内 閣 総 理 大 臣 殿 宛 先 に 挙 げられた 機 関 に 属 する 機 関 は 宛 先 に 記 載 しないものとする 例 : 宛 先 に 各 地 方 防 衛 局 長 が 入 っている 場 合 地 方 防 衛 局 に 置 かれる 支 局 の 長 及 び 地 方 防 衛 局 又 はその 支 局 に 置 かれる 事 務 所 の 長 は 宛 先 に 記 載 しない( 法 令 省 令 又 は 訓 令 に 基 づき 特 定 の 支 局 長 が 行 うこ ととされている 事 務 についての 命 令 等 のうち 個 別 の 事 案 に 関 するも のを 除 く ) 防 衛 省 の 部 内 を 宛 先 とする 場 合 には 宛 先 及 び 発 簡 者 の 職 名 には 防 衛 省 の 省 名 は 冠 しないものとする 宛 先 に 複 数 の 部 内 の 機 関 を 列 挙 する 場 合 の 表 記 の 方 法 については 次 の 例 によるものとする 例 : 大 臣 官 房 長 各 局 長 施 設 等 機 関 の 長 各 幕 僚 長 情 報 本 部 長 防 衛 監 察 監 各 地 方 防 衛 局 長 防 衛 装 備 庁 長 官 殿

21 宛 先 が 職 名 又 は 人 名 ではなく 組 織 名 の 場 合 は 殿 に 代 えて 御 中 を 用 いる エ 件 名 件 名 の 後 に ( 申 請 ) ( 承 認 ) のような 案 文 の 通 達 類 の 種 類 を 表 す 言 葉 を 括 弧 書 きする ただし 記 入 することが 不 適 当 と 思 われる ものについては 省 略 することができる オ 通 達 類 の 種 類 主 な 通 達 類 の 種 類 とその 用 法 は 次 のとおりである 通 達 類 用 法 通 達 職 務 の 権 限 を 有 す る 者 が 当 該 権 限 に 属 す る 事 項 に つ い て 処 置 を 命 ず る 場 合 又 は 訓 令 達 等 の 解 釈 運 用 方 針 等 に つ い て 定 め る 場 合 に 用 い る 承 認 職 務 の 権 限 を 有 す る 者 が 当 該 権 限 に 属 す る 事 項 に つ い て 一 定 の 行 為 を す る こ と を 内 容 と す る 下 級 又 は 部 外 の 者 の 申 請 に 対 し て 同 意 を 与 え る 場 合 に 用 い る 許 可 職 務 の 権 限 を 有 す る 者 が 当 該 権 限 に 属 す る 事 項 で 法 令 等 に よ り 一 般 的 に 禁 止 さ れ て い る 行 為 を 特 定 の 場 合 に 解 除 す る 場 合 に 用 い る 上 申 職 務 の 権 限 を 有 す る 上 級 者 に 対 し て そ の 下 級 者 が 当 該 上 級 者 の 権 限 に 属 す る 事 項 に つ い て 希 望 又 は 意 見 を 述 べ る 場 合 に 用 い る 申 請 職 務 の 権 限 を 有 す る 者 に 対 し て そ の 下 級 又 は 部 外 の 者 が 当 該 有 権 者 の 権 限 に 属 す る 事 項 に つ い て 承 諾 若 し く は 許 可 を 請 い 又 は 特 定 の 行 為 を 求 め る 場 合 に 用 い る 報 告 法 令 等 又 は 契 約 に 基 づ い て 一 定 の 事 実 に つ い て そ の 状 況 若 し く は 結 果 を 知 ら せ る 場 合 又 は 職 務 の 権 限 を 有 す る 上 級 者 に 対 し て そ の 下 級 者 が 当 該 上 級 者 の 権 限 に 属 す る 事 項 に 関 し て そ の 状 況 若 し く は 結 果 を 知 ら せ る 場 合 に 用 い る 進 達 職 務 の 権 限 を 有 す る 上 級 者 に 対 し て 提 出 す べ き 文 書 が そ の 下 級 者 を 経 由 す べ き も の と さ れ て い る 場 合 に 当 該 下 級 者 が 上 級 者 に 取 り 次 ぐ 場 合 に 用 い る 通 知 一 定 の 事 実 処 置 又 は 意 思 を 知 ら せ る 場 合 に 用 い る

22 協 議 一 定 の 事 実 処 置 又 は 意 思 を 知 ら せ る 場 合 に 用 い る 照 会 質 疑 意 見 等 を 問 い 合 わ せ る 場 合 に 用 い る 依 頼 一 定 の 事 項 を 頼 む 場 合 に 用 い る 回 答 上 申 協 議 照 会 依 頼 等 に 対 し て 返 答 す る 場 合 又 は 申 請 に 対 し て 承 諾 若 し く は 許 可 を し な い 旨 の 返 答 を す る 場 合 に 用 い る カ 本 文 本 文 については この 手 引 の12(3) 及 び 付 録 第 2 標 準 記 載 例 集 を 参 照 すること キ 関 連 文 書 関 連 文 書 がある 場 合 には その 発 簡 番 号 及 び 発 簡 年 月 日 を 書 く 部 外 宛 て 等 関 連 文 書 は 本 文 の 後 に 列 記 しない 方 が 適 切 である 場 合 には 本 文 中 に 記 載 する 発 簡 年 月 日 の 書 き 方 は 関 連 文 書 又 は 添 付 書 類 のとおり とすることを 原 則 とする 関 連 文 書 として 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 文 書 を 付 する 起 案 文 書 につい て 本 紙 に 関 連 文 書 の 文 書 番 号 等 を 記 載 する 場 合 には その 文 末 に 注 意 と 記 載 する 例 1: 発 簡 番 号 のある 場 合 関 連 文 書 : 北 米 地 第 111 号 ( 平 成 25 年 1 月 1 日 ) 関 連 文 書 : 防 運 運 第 222 号 (25.1.1) 例 2: 発 簡 番 号 のない 場 合 関 連 文 書 : 航 空 機 搭 乗 申 請 書 ( 平 成 25 年 1 月 1 日 ) 山 川 株 式 会 社 社 長 山 川 二 郎 ほか6 通 関 連 文 書 : 書 簡 ( 平 成 25 年 1 月 1 日 ) A.A. 協 会 東 山 太 郎 例 3: 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 文 書 の 場 合 関 連 文 書 : 官 文 第 号 (25.1.1) 注 意

23 なお この 手 引 の10(1)を 参 照 すること ク 添 付 書 類 この 手 引 の13(3)を 参 照 すること ケ 写 送 付 先 又 は 配 布 区 分 写 送 付 先 は 当 該 文 書 の 直 接 の 相 手 先 ではないが 当 該 文 書 の 内 容 に 関 係 があって 写 しを 送 付 することを 必 要 とする 者 の 職 名 を 記 載 する 配 布 区 分 は 発 簡 者 の 隷 下 等 に 宛 て 正 文 のコピーを 配 布 するものであるの に 対 し 写 送 付 先 は 発 簡 者 の 隷 下 等 以 外 に 宛 て 正 文 のコピーではな く 職 印 の 押 されていないものの 右 上 に 写 の 印 を 押 したもの 又 は 写 と 記 入 したものを 送 付 するものである なお 大 臣 が 発 する 行 動 命 令 及 び 一 般 命 令 の 場 合 の 配 布 区 分 の 記 載 に 当 たっては 宛 先 又 は 配 布 区 分 に 挙 げられた 部 隊 等 の 隷 下 等 に 当 たる 部 隊 等 名 は 記 載 しないこと 及 びそれらの 命 令 の 実 施 に 関 し 必 要 な 事 項 を 指 令 し 又 は 指 示 する 幕 僚 長 を 記 載 することに 留 意 する 例 1: 航 空 総 隊 司 令 官 が 宛 先 に 入 っている 場 合 には その 隷 下 に 当 たる 北 部 航 空 方 面 隊 司 令 官 は 配 布 区 分 に 記 載 しない 例 2: 自 衛 艦 隊 司 令 官 が 配 布 区 分 に 入 っている 場 合 には その 隷 下 に 当 たる 護 衛 艦 隊 司 令 官 は 配 布 区 分 に 記 載 しない

24 (2) 私 文 形 式 宛 先 ( 職 名 ) ( 人 名 ) 殿 謹 啓 本 文 敬 具 発 簡 年 月 日 平 成 年 月 日 発 簡 者 ( 職 名 ) ( 人 名 ) (3) 文 例 ア 書 出 し (ア) 公 文 形 式 の 本 文 は 通 常 標 記 について の 書 き 出 しで 書 く また 関 連 文 書 を 本 文 の 後 に 列 記 しない 方 が 適 切 な 表 現 となる とき( 部 外 宛 てのとき 等 )は 次 のような 書 き 出 しとする 例 1: 標 記 について 第 号 ( 平 成 25 年 1 月 1 日 )により 申 請 されたが 例 2: 第 号 ( 平 成 25 年 1 月 1 日 )により 申 請 された 標 記 について 注 1: 第 号 ( 平 成 25 年 1 月 1 日 )をもって でなく 第 号 ( 平 成 25 年 1 月 1 日 )により とする 注 2: 申 請 のあった 標 記 でなく 申 請 された 標 記 とする 注 3: 標 記 については でなく 標 記 について とする

25 (イ) 標 記 について と 書 き 出 したときは 本 文 が 件 名 と 重 複 しない ようにする 誤 りの 例 : 部 外 者 の 航 空 機 搭 乗 に つ い て ( 通 達 ) 標 記 に つ い て 搭 乗 を 取 り 計 ら わ れ た い イ 文 体 (ア) 発 簡 者 が 大 臣 である 場 合 ( 決 裁 者 が 事 務 次 官 官 房 長 等 及 び 課 長 等 の 専 決 者 である 場 合 を 含 む ) 及 び 決 裁 者 ( 専 決 の 場 合 を 除 く )と 発 簡 者 が 一 致 する 場 合 は 承 認 等 の 文 体 は 能 動 態 である 例 : 標 記 について 承 認 する 文 例 1: 大 臣 名 による 承 認 標 記 に つ い て 承 認 す る 関 連 文 書 : 第 号 ( ) 第 号 ( ) に よ り 申 請 さ れ た 標 記 に つ い て 承 認 す る 注 1: 標 記 について これを 承 認 する ではなく 標 記 について 承 認 する とする 注 2: 無 条 件 で 承 認 する 場 合 には 標 記 について 申 請 のとおり 承 認 する ではなく 単 に 標 記 について 承 認 する とす る 注 3: 条 件 付 きで 承 認 する 場 合 には その 旨 を 明 示 する 例 1: 標 記 について 期 日 を5 月 1 日 として 承 認 する 例 2: 標 記 に つ い て 下 記 の 条 件 に よ り 承 認 す る 記 1 2 3

26 文 例 2: 大 臣 名 による 承 認 標 記 に つ い て 別 添 の と お り 承 認 す る 関 連 文 書 : 添 付 書 類 : (イ) これに 対 し 決 裁 者 が 大 臣 又 は 事 務 次 官 官 房 長 等 及 び 課 長 等 の 専 決 者 であって 発 簡 者 が 事 務 次 官 官 房 長 等 課 長 等 である 場 合 は 承 認 等 の 文 体 は 受 動 態 である 例 : 標 記 について 承 認 されたので 通 知 する 文 例 1: 大 臣 承 認 に 伴 う 官 房 長 等 名 による 通 知 標 記 に つ い て 別 添 の と お り 承 認 さ れ た の で 通 知 す る 関 連 文 書 : 添 付 書 類 : 文 例 2: 大 臣 承 認 に 伴 う 事 務 次 官 名 による 通 達 標 記 に つ い て 承 認 さ れ た の で 実 施 さ れ た い 関 連 文 書 : (ウ) 部 内 に 対 しては である 体 ( である を 基 調 とする 口 語 体 をいう )を 用 い 部 外 に 対 しては ます 体 ( ます を 基 調 と する 口 語 体 をいう )を 用 いる 文 例 1: 大 臣 承 認 に 伴 う 事 務 次 官 名 による 実 施 通 達 標 記 に つ い て 訓 令 第 条 第 項 第 号 の 規 定 に 基 づ き 承 認 さ れ た の で 実 施 さ れ た い 関 連 文 書 : 文 例 2: 大 臣 承 認 に 伴 う 官 房 長 等 名 による 部 外 への 通 知 平 成 年 月 日 付 け 貴 書 簡 に よ り 申 請 さ れ た 標 記 に つ い て 承 認 さ れ ま し た の で 通 知 し ま す

27 13 添 付 書 類 について 文 書 形 式 訓 令 に 定 められている 行 動 命 令 一 般 命 令 ( 様 式 第 3) 防 衛 大 臣 指 示 ( 様 式 第 4) 及 び 通 達 類 ( 様 式 第 10) 等 の 様 式 中 それぞれ 添 付 書 類 とあるのは 様 式 として 定 められている 部 分 すなわち 通 達 類 に 例 を とれば 本 紙 以 外 の 部 分 で 本 紙 に 添 付 されるものの 全 てをいい 次 のよう に 分 類 される (1) 添 付 書 類 の 種 類 ア 別 紙 類 (ア) 別 紙 等 本 紙 又 は 次 のイで 説 明 する 別 冊 類 の 一 部 を 構 成 するものとして 本 紙 又 は 別 冊 類 に 添 付 される 文 書 で 次 に 掲 げるものをいう a 別 紙 : 主 として 文 章 をもって 表 したもの ただし 別 紙 により 様 式 を 定 めるものは 別 紙 様 式 とする b c 別 表 : 主 として 表 の 形 式 をもって 表 したもの 別 図 : 主 として 図 表 又 は 図 面 をもって 表 したもの (イ) 付 紙 等 別 紙 別 表 又 は 別 図 に 添 付 される 文 書 で 次 に 掲 げるものをいう a b c 付 紙 : 別 紙 に 準 ずるもの 付 表 : 別 表 に 準 ずるもの 付 図 : 別 図 に 準 ずるもの (ウ) 属 紙 等 付 紙 付 表 又 は 付 図 に 添 付 される 文 書 で 次 に 掲 げるものをいう a b c 属 紙 : 別 紙 に 準 ずるもの 属 表 : 別 表 に 準 ずるもの 属 図 : 別 図 に 準 ずるもの イ 別 冊 類

28 (ア) 別 冊 本 紙 の 一 部 を 構 成 するものであるが 本 紙 とは 別 個 に 図 書 の 形 式 をもって 製 本 した 上 本 紙 に 添 付 されるもの (イ) 付 録 別 冊 の 附 属 文 書 として 別 冊 に 添 付 される 文 書 で 別 冊 に 準 ずるもの すなわち 別 冊 の 別 冊 となるもの ウ 別 添 添 付 書 類 そのものだけで 内 容 的 に 一 つの 独 立 性 のあるものとなって いる 文 書 で 次 に 掲 げるものをいう (ア) 他 の 機 関 等 から 送 付 されたもの (イ) 本 紙 の 施 行 日 以 前 に 施 行 されたもの (ウ) 賞 状 表 彰 状 感 謝 状 その 他 これに 準 ずるもの (エ) 既 製 の 図 書 写 真 等 (オ) その 他 次 の(2) による 表 示 をすることが 適 当 でないもの (2) 添 付 書 類 の 種 類 の 表 示 法 ア 別 紙 類 の 場 合 別 紙 類 のとじ 代 の 反 対 側 の 上 方 に 別 紙 別 表 等 と 記 載 する また 別 紙 類 が 二 つ 以 上 に 区 分 される 場 合 には とじる 順 序 に 上 からそ れぞれ 別 紙 第 1 別 紙 第 2 又 は 別 表 第 1 別 表 第 2 などと 表 示 する この 場 合 においては 別 紙 別 表 別 図 など の 種 類 ごとにまとめてとじる イ 別 冊 類 の 場 合 別 冊 類 は 本 紙 とは 別 個 に 製 本 されており 通 常 本 紙 と 分 離 して 使 用 されるものとなるから 別 冊 の 第 1 面 のとじ 代 の 反 対 側 の 上 方 に 本 紙 の 発 簡 番 号 発 簡 年 月 日 と 併 せて 記 載 する 例 1: 防 経 会 第 123 号 (25.1.1) 別 冊

29 例 2: 防 経 会 第 123 号 別 冊 付 録 (25.1.1) ウ 別 添 の 場 合 別 添 とする 文 書 は 本 紙 に 添 えるだけとし 別 添 と 表 示 をしない ものとする (3) 本 紙 の 添 付 書 類 への 記 載 法 添 付 書 類 について 本 紙 に 次 のように 記 載 する なお 関 連 文 書 を 添 付 書 類 として 案 文 と 一 緒 に 発 簡 する 場 合 には 本 紙 には 添 付 書 類 として 記 載 し 関 連 文 書 としては 記 載 しない ア 別 紙 類 の 場 合 添 付 書 類 の 種 類 の 分 類 上 前 記 (1) のアの(ア) 別 紙 等 に 属 するものだけ を 件 名 を 省 略 して 別 紙 等 と 記 載 し 別 紙 等 に 含 まれる 付 紙 等 又 は 属 紙 等 は その 部 分 だけを 抜 粋 して 添 付 する 場 合 を 除 いては 記 載 しない また 別 紙 等 が 複 数 に 区 分 され 別 紙 第 1 別 紙 第 2 とあ る 場 合 には 別 紙 類 の 番 号 を 含 めて 記 載 する 添 付 書 類 として 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 文 書 を 付 する 起 案 文 書 につい て 本 紙 に 添 付 書 類 の 文 書 番 号 等 を 記 載 する 場 合 には その 文 末 に 注 意 と 記 載 する 例 1: 別 紙 例 2: 別 紙 第 1 及 び 別 紙 第 2 例 3: 別 紙 第 1~ 別 紙 第 6 イ 別 冊 類 の 場 合 別 冊 だけを 件 名 を 省 略 して 別 冊 と 記 載 し 別 冊 に 含 まれる 別 紙 別 表 及 び 別 図 並 びに 付 録 は その 部 分 だけを 抜 粋 して 添 付 する 場 合 を 除 いては 記 載 しない 例 : 別 冊 ウ 別 添 の 場 合

30 添 付 書 類 の 発 簡 番 号 発 簡 年 月 日 を 記 載 する ただし 部 外 からの 文 書 を 添 付 する 場 合 で 必 要 のあるときは 職 名 人 名 も 併 せて 記 載 する また 発 簡 番 号 のないときは これに 代 えて 件 名 を 記 載 し 件 名 もな いときは 内 容 によって 適 当 な 件 名 を 付 けて 記 載 する 例 1: 閣 総 第 111 号 ( 平 成 25 年 1 月 1 日 ) 例 2: 運 運 第 222 号 (25.1.1) 注 意 例 3: 航 空 機 搭 乗 申 請 書 (25.1.1) A.A. 協 会 東 山 太 郎 例 4: 防 衛 年 鑑 ( 平 成 25 年 版 ) 14 参 考 書 類 及 び 根 拠 について 起 案 文 書 に 参 考 のため 添 付 する 書 類 ( 決 裁 済 みの 文 書 報 告 書 公 告 新 聞 切 り 抜 き その 他 参 考 資 料 等 関 連 文 書 を 除 く )には 電 子 決 裁 の 場 合 には ファイル 名 として 参 考 又 は 参 考 書 類 に 加 え そのファイルの 内 容 を 簡 潔 に 表 す 名 称 を 付 すこととする なお 紙 決 裁 の 場 合 には 参 考 書 類 である 旨 を 記 した 附 せんを 付 ける 参 考 書 類 は この 手 引 の13で 述 べた 添 付 書 類 とは 区 別 されるものであるから 別 紙 別 冊 別 添 等 と はしない 参 考 書 類 が 多 数 あるときは 参 考 1 参 考 2 とする 起 案 が 法 律 政 令 省 令 告 示 訓 令 等 に 基 づいてなされる 場 合 には 必 ずその 根 拠 となるべき 法 規 の 必 要 な 部 分 を 抜 粋 して 添 付 する 専 決 代 決 訓 令 に 基 づき 専 決 される 起 案 文 書 については 併 せてその 根 拠 となる 部 分 を 抜 粋 して 添 付 する これらの 場 合 根 拠 と 表 示 する 15 起 案 文 書 の 編 集 について (1) 電 子 決 裁 の 場 合 電 子 決 裁 の 場 合 には 意 思 決 定 の 対 象 となる 文 書 ( 案 文 添 付 書 類 等 )

31 を 文 書 管 理 システムの 別 紙 別 添 の 決 裁 文 書 案 の 区 分 に 登 録 し こ の 手 引 の7の 関 連 文 書 ( 文 書 管 理 システムにより 受 け 付 られ 受 付 文 書 と してシステム 上 関 連 付 けられている 場 合 を 除 く ) 及 びこの 手 引 の14の 参 考 又 は 参 考 書 類 がある 場 合 には 別 添 ( 電 子 ) 参 考 資 料 の 区 分 に 登 録 するものとする (2) 紙 決 裁 の 場 合 紙 の 起 案 文 書 の 場 合 には 左 とじとし 右 とじや 上 方 とじは 原 則 とし て 行 わない ただし 縦 書 きの 文 書 の 場 合 には 右 とじとし 一 つの 起 案 文 書 が 横 書 きの 文 書 と 縦 書 きの 文 書 からなる 場 合 には 左 とじとする こ の 場 合 縦 書 きの 文 書 は 背 中 とじ ( 横 書 きのものと 背 中 合 わせにな る )とした 上 縦 書 きの 部 分 が 逆 に 閉 じてある 旨 を 明 示 するものとする とじ 方 は 通 常 ホッチキス 等 で2か 所 をとじ ゼムクリップやピンでと めてはならない 厚 い 文 書 は 布 ひもでとじるかダブルクリップで2か 所 をとめる 薄 紙 の 文 書 をとじる 場 合 には 文 書 をとじた 上 紙 挟 みに 挟 む か 又 は 台 紙 を 当 てる 一 つの 起 案 文 書 は 上 から 起 案 用 紙 案 文 添 付 書 類 関 連 文 書 参 考 書 類 の 順 にそれらを 一 つにまとめてとじ それぞれ 案 関 連 文 書 参 考 書 類 等 と 記 した 附 せんを 付 ける 案 文 が 複 数 ある 場 合 は 案 文 添 付 書 類 を 一 セットとして 案 の 順 序 にとじる この 場 合 本 紙 には 案 1 案 2 と 記 した 附 せん を 付 ける また 関 連 文 書 と 同 一 のものを 添 付 書 類 とするときは 原 則 として 関 連 文 書 ( 正 文 書 )のほかにそのコピーを 添 付 書 類 としてとじるか 添 付 書 類 の 起 案 文 書 への 添 付 を 省 略 する 場 合 は 必 ずその 旨 鉛 筆 で 本 紙 の 添 付 書 類 記 載 のところに 記 入 する

32 16 原 議 進 達 用 ファイルについて 紙 の 起 案 文 書 は 原 議 進 達 用 ファイルに 入 れて 合 議 審 査 及 び 決 裁 を 受 けるものとする この 場 合 大 臣 副 大 臣 又 は 大 臣 政 務 官 の 決 裁 を 受 ける 案 件 については 青 色 のファイルを 用 いるものとする ただし 起 案 文 書 ( 関 連 文 書 参 考 書 類 等 も 含 めて 判 断 する )が 秘 密 文 書 又 は 取 扱 い 上 の 注 意 を 要 する 文 書 を 含 む 場 合 及 び 秘 密 区 分 の 指 定 が 予 想 される 場 合 は 決 裁 者 のいかんにかかわらず 赤 色 のファイルを 用 い 保 全 上 必 要 な 措 置 を 講 ずるものとする 17 起 案 合 議 審 査 及 び 決 裁 の 順 序 について 起 案 合 議 審 査 及 び 決 裁 の 順 序 は 行 政 文 書 管 理 細 則 等 の 定 めるところ により 次 のような 順 序 となる ( [ ]は この 手 引 20⑵の 規 定 による 場 合 ) (1) 官 房 以 外 の 局 の 起 案 に 係 るもの ア 大 臣 決 裁 の 場 合 起 案 者 主 管 の 課 長 等 主 管 局 内 の 他 の 課 長 等 ( 合 議 ) ( 主 管 局 内 の 次 長 等 ( 案 件 に 関 係 の 深 い 衛 生 監 施 設 監 報 道 官 サ イ バ ー セ キ ュ リ テ ィ 情 報 化 審 議 官 及 び 審 議 官 を 含 む 以 下 こ の 号 に お い て 同 じ ) 主 管 の 局 長 他 の 局 の 局 長 課 長 等 ( 主 管 局 内 の 次 長 等 以 外 の 衛 生 監 施 設 監 報 道 官 サ イ バ ー セ キ ュ リ テ ィ 情 報 化 審 議 官 及 び 審 議 官 並 び に 防 衛 装 備 庁 の 関 係 者 を 含 む 以 下 こ の 号 に お い て 同 じ ) 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 官 房 長 防 衛 審 議 官 ( 案 件 が 防 衛 審 議 官 の 総 括 整 理 事 項 に 関 係 が あ る 場 合 に 限 る ) 事 務 次 官 ( 注 ) 大 臣 政 務 官 副 大 臣 大 臣 ( 決 裁 ) 注 : 事 務 次 官 専 決 の 場 合 はここまでとなる イ 局 長 ( 次 長 を 含 む 以 下 この 項 において 同 じ ) 衛 生 監 又 は 施 設 監 決 裁 の 場 合 起 案 者 主 管 の 課 長 等 主 管 局 内 の 他 の 課 長 等 ( 局 長 決 裁 の 場 合 主 管 局 内 の 次 長 等 ) 他 の 局 の 課 長 等 [ 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 ] 主 管 の 局 長 衛 生 監 又 は 施 設 監 ( 決 裁 )

33 ウ 課 長 等 決 裁 の 場 合 起 案 者 主 管 局 内 の 他 の 課 長 等 他 の 局 の 課 長 等 [ 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 ] 主 管 の 課 長 等 ( 決 裁 ) (2) 防 衛 装 備 庁 の 起 案 に 係 るもの 起 案 者 防 衛 装 備 庁 内 防 衛 装 備 庁 長 官 本 省 内 部 部 局 関 係 局 課 等 ( 合 議 ) 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 官 房 長 防 衛 審 議 官 ( 案 件 が 防 衛 審 議 官 の 総 括 整 理 事 項 に 関 係 が あ る 場 合 に 限 る ) 事 務 次 官 ( 注 ) 大 臣 政 務 官 副 大 臣 大 臣 ( 決 裁 ) 注 : 事 務 次 官 専 決 の 場 合 はここまでとなる (3) 統 合 幕 僚 監 部 の 起 案 に 係 るもの 起 案 者 統 合 幕 僚 監 部 内 統 合 幕 僚 長 本 省 内 部 部 局 関 係 局 課 等 ( 合 議 ) 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 官 房 長 防 衛 審 議 官 ( 案 件 が 防 衛 審 議 官 の 総 括 整 理 事 項 に 関 係 が あ る 場 合 に 限 る ) 事 務 次 官 ( 注 ) 大 臣 政 務 官 副 大 臣 大 臣 ( 決 裁 ) 注 : 事 務 次 官 専 決 の 場 合 はここまでとなる (4) 官 房 ( 文 書 課 を 除 く )の 起 案 に 係 るもの ア 大 臣 決 裁 の 場 合 起 案 者 主 管 の 課 長 等 官 房 内 の 他 の 課 長 等 ( 案 件 に 関 係 の 深 い 衛 生 監 技 術 監 報 道 官 サ イ バ ー セ キ ュ リ テ ィ 情 報 化 審 議 官 及 び 審 議 官 を 含 む 以 下 こ の 号 に お い て 同 じ ) 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 官 房 長 官 房 以 外 の 局 の 局 長 課 長 等 ( 官 房 内 の 他 の 課 長 等 以 外 の 衛 生 監 施 設 監 報 道 官 サ イ バ ー セ キ ュ リ テ ィ 情 報 化 審 議 官 及 び 審 議 官 並 び に 防 衛 装 備 庁 の 関 係 者 を 含 む 以 下 こ の 号 に お い て 同 じ ) 防 衛 審 議 官 ( 案 件 が 防 衛 審 議 官 の 総 括 整 理 事 項 に 関 係 が あ る 場 合 に 限 る ) 事 務 次 官 大 臣 政 務 官 副 大 臣 大 臣 ( 決 裁 )

34 イ 官 房 長 決 裁 の 場 合 起 案 者 主 管 の 課 長 等 官 房 内 の 他 の 課 長 等 官 房 以 外 の 局 の 課 長 等 [ 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 ] 官 房 長 ( 決 裁 ) ウ 課 長 等 決 裁 の 場 合 起 案 者 官 房 内 の 他 の 課 長 等 官 房 以 外 の 局 の 課 長 等 [ 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 ] 主 管 の 課 長 等 ( 決 裁 ) (5) 文 書 課 の 起 案 に 係 るもの ア 大 臣 決 裁 の 場 合 起 案 者 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 官 房 内 の 他 の 課 長 等 官 房 長 官 房 以 外 の 局 の 局 長 課 長 等 防 衛 審 議 官 ( 案 件 が 防 衛 審 議 官 の 総 括 整 理 事 項 に 関 係 が あ る 場 合 に 限 る ) 事 務 次 官 大 臣 政 務 官 副 大 臣 大 臣 ( 決 裁 ) イ 官 房 長 決 裁 の 場 合 起 案 者 [ 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 ] 文 書 課 長 官 房 内 の 他 の 課 長 等 官 房 以 外 の 局 の 課 長 等 官 房 長 ( 決 裁 ) ウ 課 長 決 裁 の 場 合 起 案 者 [ 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 ] 官 房 内 の 他 の 課 長 等 官 房 以 外 の 局 の 課 長 等 文 書 課 長 ( 決 裁 ) (6) 同 時 合 議 による 大 臣 決 裁 の 場 合 起 案 者 主 管 の 課 長 等 主 管 局 内 の 他 の 課 長 等 主 管 の 局 長 他 の 局 の 局 長 課 長 等 ( 同 時 合 議 ) 起 案 者 ( 合 議 済 み の 起 案 用 紙 を ま と め 主 管 の 局 長 の 押 印 を 得 て い る 起 案 用 紙 と 合 わ せ る ) 文 書 課 審 査 担 当 官 文 書 課 法 令 審 査 官 文 書 課 長 官 房 長 防 衛 審 議 官 ( 案 件 が 防 衛 審 議 官 の 総 括 整 理 事 項 に 関 係 が あ る 場 合 に 限 る ) 事 務 次 官 大 臣 政 務 官 副 大 臣 大 臣 ( 決 裁 )

35 (7) 紙 の 起 案 用 紙 の 決 裁 供 覧 欄 について 紙 決 裁 による 決 裁 の 場 合 には 決 裁 供 覧 欄 には 次 の 要 領 で 入 力 する 大 臣 副 大 臣 政 務 官 政 務 官 事 務 次 官 防 衛 審 議 官 ( 主 管 ) 局 長 局 次 長 課 長 起 案 者 ( 合 議 ) 大 臣 官 房 長 文 書 課 長 法 令 審 査 官 局 長 審 議 官 () 課 長 局 長 局 次 長 () 課 長 管 理 官 ( 官 房 長 及 び 各 局 長 ) ( 次 長 審 議 官 等 ) ( 課 長 等 ) ア 大 臣 副 大 臣 又 は 大 臣 政 務 官 が 決 裁 者 となる 場 合 には 大 臣 等 を 最 上 段 に 入 力 する(ただし 案 件 が 防 衛 審 議 官 の 総 括 整 理 事 項 に 関 係 がない 場 合 は 防 衛 審 議 官 を 入 力 しない ) 事 務 次 官 局 長 等 衛 生 監 施 設 監 又 は 課 長 等 が 決 裁 者 となる 場 合 には 当 該 決 裁 者 を 最 上 段 左 端 に 入 力 し 専 決 の 場 合 には 当 該 決 裁 者 の 職 名 の 右 に 専 と 入 力 する 例 : 事 務 次 官 専 決 の 場 合 事 務 次 官 専 イ 決 裁 者 欄 の 次 の 段 に ( 主 管 )と 入 力 した 上 で 主 管 の 決 裁 者 ( 課 長

36 等 以 上 )を 入 力 する ウ 主 管 の 欄 の 次 の 段 に ( 合 議 )と 入 力 した 上 で 合 議 者 ( 課 長 等 以 上 及 び 法 令 審 査 官 )を 建 制 順 に 入 力 する エ オ 押 印 箇 所 に 留 意 し 職 名 の 間 隔 を 十 分 とる 1ページ 目 に 収 まらない 場 合 には 合 議 の 欄 は2ページ 目 以 降 とする ことができる この 場 合 において 1 枚 目 の 裏 面 と2 枚 目 以 降 の 表 面 の 上 部 に 起 案 者 が 割 り 印 を 押 すものとする 18 経 由 文 書 の 処 理 について 経 由 文 書 ( 行 政 文 書 管 理 細 則 第 4 第 3 項 に 規 定 するものをいう )を 接 受 したときは その 写 しに 受 付 印 を 押 印 し 当 該 経 由 文 書 の 内 容 を 検 討 した 上 適 当 である 場 合 には 宛 先 への 進 達 について 経 由 者 の 決 裁 を 受 けた 後 経 由 文 書 及 びその 写 しの 宛 先 の 上 方 に 次 の 例 のように 経 由 印 を 押 し 経 由 文 書 を 宛 先 に 進 達 する 例 : 防 衛 大 臣 経 由 平 成 年 月 日 済 19 合 議 について (1) 意 義 合 議 者 は 起 案 文 書 の 案 件 を 審 議 し 調 整 してその 内 容 がより 完 全 なもの となるよう 協 力 する 合 議 者 の 承 認 は その 起 案 文 書 の 案 件 に 同 意 するこ とを 意 味 するものであって 単 に 見 た という 供 覧 の 性 格 のものであっ てはならない (2) 不 同 意 合 議 者 が 案 件 に 不 同 意 の 場 合 は 不 同 意 の 理 由 を 起 案 者 に 連 絡 する (3) 訂 正

37 ア 合 議 先 において 起 案 文 書 の 訂 正 を 要 すると 認 めるときは まず その 起 案 者 と また 必 要 のある 場 合 には その 他 の 関 係 局 課 等 と 協 議 す る 起 案 者 は このように 合 議 先 で 不 同 意 又 は 訂 正 の 協 議 を 受 けたときは その 程 度 に 応 じて 主 管 の 課 長 等 又 は 官 房 長 等 に 連 絡 して 指 示 を 受 けなけ ればならない 合 議 者 と 起 案 者 が 協 議 した 上 起 案 文 書 を 訂 正 するときは 起 案 者 が 訂 正 をし 訂 正 内 容 を 申 し 送 るものとする 決 裁 者 により 起 案 文 書 に 重 要 な 変 更 が 加 えられた 場 合 には その 旨 を 合 議 を 終 えた 合 議 先 に 通 知 し 又 は 必 要 に 応 じ 合 議 先 と 協 議 する イ 紙 の 起 案 文 書 の 場 合 には 起 案 者 が 他 の 合 議 者 の 了 解 を 得 て 青 又 は 黒 インクで 案 文 に 記 入 し その 箇 所 に 認 め 印 を 押 すものとし 起 案 者 及 び 合 議 者 は 修 正 インク 及 び 赤 インクによる 訂 正 をしてはならない 著 し い 印 例 :( 加 筆 した 場 合 ) 職 務 の 遂 行 に 当 たり 功 績 があった 者 ( 抹 消 した 場 合 ) 職 務 の 遂 行 に 当 たり 著 印しい 功 績 があった 者 また 訂 正 したときは 訂 正 前 の 文 章 等 が 読 めるようにしておき 紙 の 起 案 文 書 に 別 の 紙 を 貼 り 付 けて 訂 正 したときは 訂 正 者 の 認 め 印 を 割 り 印 しておく (4) 後 合 議 合 議 者 が 出 張 休 暇 その 他 の 理 由 により 不 在 の 場 合 で 後 で 合 議 を 求 め る 必 要 があるときは 後 で 合 議 を 求 めることができる (5) 合 議 の 代 閲 合 議 者 が 出 張 休 暇 その 他 の 理 由 により 不 在 の 場 合 で 代 理 者 による 合 議 で 足 りるときは 代 決 の 場 合 に 準 じて 合 議 者 の 直 近 下 位 の 者 が 代 閲 者 と なることができる 20 審 査 について (1) 大 臣 等 ( 防 衛 審 議 官 を 除 く )の 決 裁 を 要 する 起 案 文 書 は 文 書 課 審 査

38 担 当 官 を 経 由 して 文 書 課 法 令 審 査 官 の 審 査 を 受 け 文 書 課 長 の 承 認 を 得 る (2) 官 房 長 等 衛 生 監 施 設 監 又 は 課 長 等 の 決 裁 を 要 する 起 案 文 書 は 主 管 課 において 文 書 課 法 令 審 査 官 の 審 査 を 受 け 文 書 課 長 の 承 認 を 得 ることが 特 に 必 要 と 認 める 場 合 ( 例 えば 新 規 に 制 定 された 訓 令 の 委 任 規 定 に 基 づ き 局 長 等 が 細 部 規 則 を 定 める 場 合 等 において 慎 重 な 審 査 を 要 するとき)に ⑴に 準 じて 文 書 課 法 令 審 査 官 の 審 査 を 受 け 文 書 課 長 の 承 認 を 得 る (3) 文 書 課 審 査 担 当 官 が 案 件 を 訂 正 するに 当 たっては 案 件 が 電 子 決 裁 の 場 合 には 文 書 課 審 査 担 当 官 が 訂 正 箇 所 を 明 示 できる 方 法 により 文 書 を 訂 正 し 文 書 管 理 システムにより 変 更 の 処 理 をして 訂 正 内 容 を 申 し 送 るものと する ただし 訂 正 箇 所 を 明 示 することが 困 難 である 場 合 又 は 文 書 課 審 査 担 当 官 が 訂 正 をすることが 不 適 当 である 場 合 には 文 書 課 審 査 担 当 官 から 起 案 者 に 訂 正 内 容 を 伝 え 起 案 者 が 訂 正 をし 訂 正 内 容 を 申 し 送 るものと する なお 紙 の 起 案 文 書 の 場 合 には 文 書 課 審 査 担 当 官 が 赤 インク 若 しくは 赤 鉛 筆 を 用 いて 修 正 をするものとする ただし 文 書 課 審 査 担 当 官 が 訂 正 をすることが 不 適 当 である 場 合 には 文 書 課 審 査 担 当 官 から 起 案 者 に 訂 正 内 容 を 伝 え 起 案 者 が 訂 正 をし 訂 正 箇 所 に 附 せんを 貼 り 訂 正 内 容 の 概 要 を 記 入 するものとする 21 決 裁 について 決 裁 者 は 文 書 管 理 システムで 決 裁 の 処 理 をし 又 は 紙 の 起 案 文 書 の 決 裁 の 欄 に 押 印 する 決 裁 者 は その 起 案 文 書 の 案 件 に 不 同 意 のときは 修 正 事 項 を 明 示 し 修 正 を 求 めるため 主 管 課 に 差 し 戻 し 又 は 廃 案 にする (1) 電 子 決 裁 における 代 行 代 行 及 び 代 理 並 びに 了 やむを 得 ない 事 情 により 決 裁 者 合 議 者 又 は 閲 覧 者 の 押 印 を 得 ること が 困 難 な 場 合 で 実 質 的 には 案 件 についてこれら 本 人 が 了 承 済 みであ る ときは 本 人 以 外 の 職 員 が 本 人 に 代 わって 電 子 決 裁 における 代 行 代 行 若 しくは 代 理 の 処 理 をし 又 は 押 印 箇 所 に 了 と 記 して 処 理 をする

39 ことができる ただし 重 要 な 案 件 については たとえ 事 後 となっても 必 ず 本 人 の 後 閲 処 理 又 は 押 印 を 得 るようにするものとする (2) 事 後 決 裁 特 に 緊 急 に 処 理 をする 必 要 があるため その 他 特 別 の 理 由 により 起 案 文 書 によって 決 裁 手 続 を 処 理 することができないときは あらかじめ 決 裁 者 の 指 示 を 受 けて 電 話 又 は 口 頭 その 他 の 方 法 により 処 理 することができ る この 場 合 には 軽 易 な 案 件 を 除 き 処 理 が 終 わった 後 において 速 や かにその 案 件 の 起 案 文 書 を 作 成 して 決 裁 を 求 めるものとする この 場 合 において 事 後 決 裁 とする 起 案 文 書 の 発 簡 番 号 及 び 発 簡 年 月 日 並 びにその 関 連 文 書 の 受 付 番 号 及 び 受 付 年 月 日 は 原 則 として 処 理 日 等 におけ るものとするが 特 にこれにより 難 い 場 合 は 伺 い 文 又 は 伺 い 内 容 の 詳 細 の 中 にその 理 由 を 記 載 して 起 案 日 等 におけるものとすることができる 22 廃 案 について 起 案 文 書 が 廃 案 となった 場 合 には その 旨 を 合 議 を 終 えた 合 議 先 に 通 知 し 必 要 に 応 じ 当 該 案 件 の 今 後 の 取 扱 いについて 協 議 する この 場 合 においては 紙 に 出 力 した 起 案 文 書 の 起 案 用 紙 の 右 上 部 に 廃 案 と 赤 書 きし 直 ちに 破 棄 することなく 所 定 の 保 存 期 間 が 満 了 するまで 保 存 し 電 子 決 裁 中 の 案 件 を 廃 案 処 理 する 23 決 裁 済 認 印 発 簡 番 号 発 簡 年 月 日 の 記 入 等 について 電 子 決 裁 を 終 えた 起 案 文 書 は 主 管 課 において 必 要 な 合 議 その 他 の 正 式 な 手 続 による 決 裁 を 経 ていること 等 を 確 認 し 主 管 課 において 発 簡 番 号 を 取 得 し 発 簡 年 月 日 の 入 力 を 行 う 紙 の 起 案 文 書 は 文 書 課 において 必 要 な 合 議 その 他 の 正 当 な 手 続 による 決 裁 を 経 ていること 等 を 確 認 し 決 裁 済 認 印 を 押 した 上 で 主 管 課 において 発 簡 番 号 を 取 得 し 発 簡 年 月 日 の 入 力 及 び 記 入 を 行 う (1) 発 簡 番 号

40 防 衛 省 本 省 の 内 部 部 局 において 付 与 する 発 簡 番 号 を 構 成 する 発 簡 記 号 は 別 表 のとおりとする 発 簡 番 号 は 1 発 簡 文 書 につき1 発 簡 番 号 を 付 与 する 注 発 簡 者 を 連 名 とする 場 合 であっても 1 発 簡 文 書 に2 以 上 の 発 簡 記 号 を 付 与 してはならない (2) 発 簡 年 月 日 文 書 の 発 簡 日 は 原 則 として 決 裁 日 とする ただし 特 に 指 定 された 日 付 を 発 簡 日 としなければならない 事 情 のあるときは あらかじめ 案 文 に 発 簡 年 月 日 を 記 入 し その 理 由 を 伺 い 文 又 は 伺 い 内 容 の 詳 細 の 部 分 に 書 き それらを 含 めて 決 裁 を 得 る 24 浄 書 校 正 押 印 及 び 発 送 について (1) 浄 書 校 正 決 裁 の 手 続 を 終 了 したときは 起 案 者 は 速 やかに 浄 書 の 処 置 をとり 特 に 校 正 に 当 たっては 誤 りがないよう 確 認 する その 際 大 臣 等 を 発 簡 者 とする 文 書 の 文 字 サイズについては 次 に 掲 げ る 文 書 にあっては14ポイントを それ 以 外 の 文 書 にあっては12ポイン トを 用 いることとする ア 法 律 案 イ 政 令 案 ウ 質 問 主 意 書 に 対 する 答 弁 書 エ 閣 議 請 議 書 オ 防 衛 省 令 案 カ 防 衛 省 告 示 案 (2) 公 印 の 押 印 浄 書 が 終 わった 文 書 ( 以 下 施 行 文 という )は 宛 先 ごとに1 通 を 正 文 書 とし 文 書 課 又 は 各 局 の 庶 務 担 当 課 又 は 主 管 課 の 押 印 担 当 者 におい

41 て 公 印 を 押 す 公 印 を 押 す 場 合 には 押 印 担 当 者 が 文 書 管 理 システムに 保 存 された 施 行 文 と 決 裁 文 書 案 とを 照 合 し 適 切 に 決 裁 を 得 ていること 及 び 誤 りがないこ とを 確 認 した 上 押 印 担 当 者 が 施 行 文 を 印 刷 し 押 印 する ただし 賞 状 等 押 印 担 当 者 が 印 刷 をすることができない 場 合 案 件 が 機 密 性 格 付 け3に 該 当 し 文 書 管 理 システムに 施 行 文 及 び 案 文 を 保 存 できない 場 合 等 において は 起 案 者 が 印 刷 した 施 行 文 と 文 書 管 理 システムに 保 存 された 決 裁 文 書 案 又 は 紙 決 裁 の 起 案 文 書 とを 押 印 担 当 者 が 照 合 し 押 印 する 公 印 は 原 則 として 発 簡 者 名 の 末 尾 の1 字 におおむね 半 分 だけ 重 ねて 押 す ただし 賞 状 その 他 の 場 合 で これによると 著 しく 不 体 裁 になるとき は 名 前 の 次 にその 配 列 1 字 分 の 間 隔 だけ 空 けて 押 印 することができる 契 印 を 押 す 場 合 には 施 行 文 の 宛 先 が 記 載 されている 箇 所 を 印 刷 し 公 印 を 押 した 正 文 書 の 中 央 上 端 と 当 該 箇 所 の 宛 先 とを 合 わせて 割 り 印 として 押 す 写 文 書 は 浄 書 した 文 書 で 職 印 の 押 印 されていないものの 右 上 に 写 の 印 を 押 したもの 又 は 写 と 記 載 したものを 送 付 する 押 印 後 は 起 案 者 において 正 文 書 ( 公 印 の 押 印 されたもの)を 複 写 し た 電 磁 的 記 録 又 はコピー1 通 を 正 文 書 控 え として 起 案 文 書 に 添 付 して 保 存 し 押 印 担 当 者 において 契 印 の 割 り 印 を 押 した 文 書 を 契 印 控 え として 保 存 する (3) 発 送 正 文 書 は 速 やかに 発 送 するよう 処 置 する (4) 浄 書 校 正 押 印 発 送 の 順 序 浄 書 から 発 送 に 至 る 順 序 は 原 則 として 次 のとおりである 起 案 者 ( 浄 書 校 正 ) 文 書 課 文 書 管 理 係 各 局 の 庶 務 担 当 課 又 は 主 管 課 ( 公 印 契 印 の 押 印 ) 主 管 課 ( 正 文 書 写 文 書 の 発 送 手 続 起 案 文 書 の 保 管 保 存 ) 文 書 課 文 書 管 理 係 ( 発 送 ) 25 官 報 への 掲 載 について 官 報 に 掲 載 する 必 要 がある 場 合 には (1)アからエまでに 掲 げる 掲 載 対

42 象 文 書 について (2)に 規 定 する 提 出 日 までに 文 書 課 文 書 管 理 係 に 連 絡 す るものとする (1) 掲 載 対 象 文 書 ( 防 衛 省 で 手 続 を 要 するもののみ ) ア 防 衛 省 令 ( 共 同 命 令 を 含 む 以 下 同 じ ) イ 防 衛 省 告 示 ウ 人 事 発 令 ( 原 則 として 事 務 官 等 については 本 省 課 長 相 当 職 以 上 の 職 自 衛 官 については1 佐 以 上 とする ) エ 官 庁 報 告 (2) 提 出 日 原 稿 10 枚 以 下 の 場 合 は8 課 業 日 前 原 稿 11 枚 以 上 50 枚 以 下 の 場 合 は15 課 業 日 前 原 稿 51 枚 以 上 の 場 合 は20 課 業 日 前 人 事 発 令 は その 発 令 日 26 保 存 について 起 案 文 書 は 行 政 文 書 管 理 規 則 等 にのっとり 他 の 行 政 文 書 と 同 様 に 必 要 があるときに 速 やかに 検 索 できるよう 行 政 文 書 ファイルにより 整 理 すると ともに 保 存 期 間 が 満 了 する 日 まで 保 存 しなければならない 決 裁 後 の 起 案 文 書 等 は 次 のように 処 理 される 起 案 文 書 保 存 正 文 書 宛 先 に 送 付 写 文 書 関 係 先 に 送 付 起 案 文 書 は 課 等 を 単 位 として 専 用 の 場 所 において 保 存 期 間 及 び 分 類 番 号 ごとに 適 切 に 分 類 しなければならない ただし 訓 令 大 臣 の 発 する 行 動 命 令 及 び 一 般 命 令 防 衛 大 臣 指 示 並 びに 閣 議 請 議 ( 法 律 政 令 及 び 人 事 に 係 るものを 除 く )に 関 する 起 案 文 書 は 文 書 課 文 書 管 理 係 において 一 括 して 管 理 する 集 中 管 理 方 式 による これらの 起 案 文 書 は 処 理 完 結 後 文 書 課 文 書 管 理 係 に 提 出 する

43 27 供 覧 について 来 簡 文 書 会 議 の 議 事 録 写 文 資 料 その 他 の 文 書 を 関 係 のある 局 課 等 に 供 覧 する 必 要 のあるときは 起 案 に 準 じて 電 子 決 裁 又 は 紙 決 裁 により 供 覧 する また 供 覧 文 書 のうち 供 覧 に 長 時 間 を 要 し 供 覧 の 時 宜 を 逸 するおそれ があるなど 特 に 必 要 と 認 める 場 合 は 差 し 支 えのない 限 り 別 に 写 文 書 を 複 製 して 関 係 ある 局 課 等 に 同 時 供 覧 又 は 配 布 する 文 書 の 供 覧 を 迅 速 かつ 有 効 に 行 うため 原 則 として 供 覧 は 次 の 順 序 によ り 行 う (1) 起 案 者 から 主 管 の 官 房 長 等 までの 供 覧 は 決 裁 文 書 と 同 様 の 順 序 で 行 う (2) 主 管 の 官 房 長 等 まで 供 覧 した 後 は 指 定 された 供 覧 先 の 上 級 者 から 下 級 者 へ かつ 当 該 文 書 に 関 係 の 深 い 局 課 等 から 行 う (3) 供 覧 の 範 囲 は 主 管 の 官 房 長 等 が 定 める (4) 供 覧 の 終 わった 紙 の 文 書 は 文 書 課 で 終 了 印 を 押 す 供 覧 文 書 は 決 裁 文 書 と 比 較 し 迅 速 な 処 理 についての 配 慮 を 怠 りがちであ り 起 案 作 業 への 着 手 が 遅 れたり 起 案 後 における 進 行 管 理 がおろそかにな ったりするため 供 覧 の 時 宜 を 逸 する 場 合 も 考 えられるので 起 案 者 を 始 め 関 係 者 は 遅 滞 の 防 止 について 特 に 留 意 しなければならない

44 発 簡 記 号 類 局 等 課 等 日 本 語 外 国 語 大 臣 官 房 秘 書 課 防 官 秘 BOKANHI 文 書 課 防 官 文 BOKANBUN 防 衛 省 図 書 館 防 図 BOTO 企 画 評 価 課 防 官 企 BOKANKI 広 報 課 防 官 広 BOKANKO 会 計 課 防 官 会 BOKANKAI 監 査 課 防 官 監 BOKANKA 訟 務 管 理 官 防 官 訟 BOKANSYO 防 衛 政 策 局 防 衛 政 策 課 防 防 防 BOBOBO 戦 略 企 画 課 防 防 戦 BOBOSEN 日 米 防 衛 協 力 課 防 防 日 BOBONITI 国 際 政 策 課 防 防 国 BOBOKOKU 運 用 政 策 課 防 防 運 BOBOUN 調 査 課 防 防 調 BOBOTYO 訓 練 課 防 防 訓 BOBOKUN 整 備 計 画 局 防 衛 計 画 課 防 整 計 BOSEIKEI 情 報 通 信 課 防 整 情 BOSEIJO 施 設 計 画 課 防 整 施 BOSEISI 施 設 整 備 官 防 整 整 BOSEISEI 提 供 施 設 計 画 官 防 整 提 BOSEITEI 施 設 技 術 管 理 官 防 整 技 BOSEIGI 人 事 教 育 局 人 事 計 画 補 任 課 防 人 計 BOJINKEI 給 与 課 防 人 給 BOJINKYU 人 材 育 成 課 防 人 育 BOJINIKU 厚 生 課 防 人 厚 BOJINKO 服 務 管 理 官 防 人 服 BOJINFUKU 衛 生 官 防 人 衛 BOJINEI 地 方 協 力 局 地 方 協 力 企 画 課 防 地 協 BOTIKYO 地 方 調 整 課 防 地 地 BOTITI 周 辺 環 境 整 備 課 防 地 周 BOTISYU 防 音 対 策 課 防 地 防 BOTIBO 補 償 課 防 地 補 BOTIHO 施 設 管 理 課 防 地 施 BOTISI 提 供 施 設 課 防 地 提 BOTITEI 労 務 管 理 課 防 地 労 BOTIRO 沖 縄 調 整 官 防 地 沖 BOTIOKI 調 達 官 防 地 調 BOTITYO 防 衛 装 備 庁 防 装 庁 BOSOTYO 統 合 幕 僚 監 部 防 統 幕 BOTOBAKU 別 表 注 1 文 書 形 式 訓 令 第 15 条 第 2 項 第 1 号 又 は 第 2 号 に 掲 げる 通 達 類 ( 事 務 次 官 以 上 の 決 裁 を 要 するものに 限 る )の 発 簡 番 号 には 上 表 に 掲 げる 発 簡 記 号 の 末 尾 にそれぞれ( 防 ) 又 は( 事 )を 付 したものを 発 簡 記 号 として 用 いるものとする 注 2 発 簡 記 号 のうち 防 装 庁 は 文 書 形 式 訓 令 第 15 条 第 2 項 第 1 号 及 び 第 2 号 に 掲 げる 通 達 類 に 限 り 用 いることができる 注 3 発 簡 記 号 のうち 防 統 幕 は 注 1に 該 当 する 場 合 に 限 り 用 いることが できる

45 付 録 第 1 文 書 の 書 き 方 1 文 体 (1) 原 則 として である 体 ( である を 基 調 とする 口 語 体 をいう 以 下 同 じ )を 用 いる ア 他 府 省 に 宛 てるものについては 原 則 として ます 体 ( ます を 基 調 とする 口 語 体 をいう 以 下 同 じ )を 用 いる ただし 他 府 省 から の 照 会 等 が である 体 を 用 いている 場 合 は 回 答 においても であ る 体 を 用 いる イ ウ である 体 を 用 いる 対 外 文 書 は 敬 語 を 適 切 に 使 用 する 個 人 会 社 等 に 宛 てるものは 原 則 として ます 体 を 用 いる ただ し 行 政 行 為 等 で 慣 習 的 に である 体 を 用 いているものはそれに 従 う エ 祝 辞 弔 辞 等 は ます 体 を 用 いてもよい (2) 文 書 の 標 題 は 作 成 者 以 外 の 者 が 一 見 して 内 容 の 趣 旨 が 分 かるように 簡 潔 なものにする (3) 文 書 は 長 すぎて 分 かりにくくならないように 接 続 詞 や 接 続 助 詞 などを 適 切 に 用 いて 要 領 よく 区 切 る (4) 文 の 飾 り 曖 昧 な 言 葉 回 りくどい 表 現 は なるべく 用 いないで 平 易 簡 潔 な 文 章 にする (5) 一 部 分 にだけ 難 しい 言 葉 耳 慣 れない 言 葉 俗 な 言 葉 などが 交 じった りしないように 統 一 のとれた 文 章 にする (6) 文 語 調 の 表 現 は できるだけ 用 いない ア 主 なる 必 要 なる などの なる は な とする ただし いかなる は 用 いてもよい

46 イ 助 動 詞 の べき は 訴 えるべき 手 段 論 ずべき 問 題 といった 場 合 に 用 いてもよいが べく べし の 形 は 用 いない また す るべき は すべき として 用 いる ウ あり なし 同 じ などの 文 語 調 の 表 現 は 簡 単 な 注 記 や 表 の 中 などでは 用 いてもよい エ たる は 主 たる 部 隊 の 長 といった 場 合 に 用 いてもよいが たり たれ の 形 は 用 いない (7) 以 上 のほか 次 の 事 項 に 留 意 する ア 従 属 節 の 中 の 主 語 を 表 すときは 助 詞 の を 用 いてもよい 例 : 防 衛 大 臣 の 定 めるところにより イ 時 場 所 の 起 点 又 は 原 因 などを 示 すときは から を 用 い 比 較 を 示 すときは より を 用 いる 例 : 課 長 から 説 明 があった 彼 は 私 より 背 が 低 い ウ 自 己 の 意 志 を 表 す 場 合 に から を 用 い その 他 の 場 合 に ので を 用 いる 例 : 標 記 について 別 紙 のとおり 送 付 するから 参 考 とされたい 別 添 のとおり 通 知 があったので 了 知 されたい エ 並 列 の と は 紛 らわしい 場 合 には 最 後 の 語 句 にも 付 ける 例 : 横 浜 市 と 東 京 都 の 南 部 との 間 オ カ ならば の ば は 省 略 しない 推 量 を 表 すときは であろう を 用 い 意 思 を 表 すときは う よ う を 用 いる 例 : 必 要 であろう 対 等 の 関 係 に 立 とうとする キ 打 ち 消 しには ない を 用 い ぬ(ん) は ません のほか は 用 いない ただし 知 らずに 犯 した 罪 といった 場 合 には ず を

47 用 いてもよい ク だ だろう だった の 形 は である であろう であ った の 形 にする 2 用 語 (1) 特 殊 な 言 葉 使 い 方 の 古 い 言 葉 使 い 慣 れない 言 葉 は できるだけ 用 い ないで 日 常 一 般 に 使 われている 平 易 な 言 葉 を 用 いる 例 : 充 当 する 充 てる 即 応 した かなった 一 環 として 一 つとして (2) 音 読 する 言 葉 で 種 々の 意 味 に 誤 解 されるおそれのあるものは 次 のよう にできるだけ 他 の 言 葉 で 言 いかえる 例 : 協 調 する( 強 調 する と 紛 らわしい ) 歩 調 を 合 わせる 勧 奨 する( 干 渉 する と 紛 らわしい ) 勧 める (3) 漢 語 を 続 けて 作 った 長 い 言 葉 は 無 理 のない 略 し 方 をする 例 : 統 合 幕 僚 監 部 統 幕 技 術 研 究 本 部 技 本 (4) 同 じ 内 容 のものを 違 った 言 葉 で 言 い 表 すことのないように できるだけ 統 一 した 言 葉 を 用 いる 3 符 号 (1) 項 目 を 細 分 する 場 合 は 次 の 順 序 で 見 出 し 符 号 を 付 ける 例 :( 横 書 きの 場 合 ) 第 1 1 (1) ア (ア) 第 2 2 (2) イ (イ) 第 3 3 (3) ウ (ウ) ( 縦 書 きの 場 合 ) 第 一 一 1 ( 一 ) (1) ア (ア) 第 二 二 2 ( 二 ) (2) イ (イ) 第 三 三 3 ( 三 ) (3) ウ (ウ) 注 :1 項 目 が 多 い 場 合 を 除 き 通 常 第 1 第 2 等 は 省 略 し 1 2 等 から 始 め る

48 2 アイウ 等 の 代 わりにイロハ 等 を 用 いてもよい 3 仕 様 書 等 技 術 的 なものでは 次 の 用 法 によってもよい 第 2の2の(1) 見 出 し 符 号 は 句 読 点 を 付 けず 1 字 空 けて 次 の 字 を 書 き 出 す (2) 文 脈 が 一 段 落 したときは 行 を 改 めて 書 き 始 める ただし 書 は 行 を 改 めない なお 書 おって 書 は 行 を 改 める 文 書 を 書 き 出 すとき 及 び 行 を 改 めたときは 1 字 空 けて 書 き 出 す (3) 文 章 には その 構 造 又 は 語 句 の 関 係 を 明 らかにするため 句 切 り 符 号 を 用 いる ア ( 句 点 ) は 一 つの 文 章 を 完 全 に 言 い 切 るところに 用 いる ( )の 中 で 一 つの 文 章 を 言 い 切 るときも 同 様 とする を 用 いるときは 次 の 事 項 に 留 意 する (ア) 事 物 の 名 称 を 列 記 するときは を 用 いない 例 : 次 に 掲 げる 事 項 を 記 載 した 申 請 書 を 提 出 しなければならない a 申 請 者 の 氏 名 又 は 名 称 及 び 住 所 b 主 な 土 地 c 建 築 場 所 (イ) すること するとき などのように 仮 名 で 終 わるようなも ので 列 記 するときは を 用 いる ただし のとおり には を 付 けない 例 : 文 書 課 は 次 に 掲 げる 事 務 をつかさどる a 国 会 との 連 絡 に 関 すること b 渉 外 に 関 すること (ウ) 文 章 の 中 で 言 い 切 ったものを ( ) 又 は を 用 いないで と で 受 ける 文 章 を 含 むときは のいずれも 用 いない 例 : 文 書 の 審 査 に 関 する 事 務 をつかさどると 規 定 されている

49 (エ) 文 章 の 中 に 疑 問 質 問 を 内 容 とする 文 章 を 含 むときは を 用 いない この 場 合 において 助 詞 で 受 けないときは で 区 切 って もよい 例 :どのような 形 式 を 採 用 するかを 通 知 されたい 次 の 会 議 はいつ 開 かれるか 回 答 願 いたい イ ( 読 点 ) は 一 つの 文 章 の 中 で 語 句 の 切 れ 続 きを 明 らかにする 必 要 があ るところに 用 いる を 用 いるときは 次 の 事 項 に 留 意 する (ア) を 多 く 用 い 過 ぎたため かえって 誤 解 を 生 じ 又 は 全 体 の 関 係 を 不 明 確 にすることのないようにする (イ) 叙 述 の 主 題 を 示 す は も などの 後 には 普 通 を 用 いる ただし 誤 解 を 生 ずるおそれのないときは 省 略 してもよい 例 :この 訓 令 は 平 成 23 年 4 月 1 日 から 施 行 する 同 条 第 3 項 中 人 事 院 規 則 とあるのは 政 令 と 読 み 替 えるものとする (ウ) 対 等 に 並 列 する 同 種 類 の 語 句 の 間 には 普 通 を 用 いる ただ し 並 列 する 語 句 が 簡 単 で 誤 解 を 生 ずるおそれのないとき 又 は 及 び と や か で 並 列 するときなどは 省 略 してもよい 例 : 所 要 の 部 課 室 及 び 所 を 置 く (エ) ただし また なお おって ついては したがっ て しかしながら すなわち などのように 文 章 の 始 めに 置 く 接 続 詞 の 後 には 普 通 を 用 いる (オ) 叙 述 に 対 して 限 度 を 加 え 又 は 条 件 を 示 す 語 句 の 後 には 普 通 を 用 いる (カ) 句 と 句 を 接 続 する かつ の 前 後 には を 用 いるが 語 と 語 を 接 続 する かつ の 前 後 には を 用 いない

50 ウ ( 中 点 ) は 並 列 する 事 物 の 名 称 外 国 語 外 国 の 人 名 ローマ 字 によ る 略 語 などについて 次 のように 用 いる 例 : 京 都 大 阪 和 歌 山 兵 庫 各 府 県 シビリアン コントロール ジョージ ワシントン A A 諸 国 事 物 を 列 挙 するときは のほかに を 用 いてもよい ただ し その 用 い 方 は 統 一 のとれたものであること エ ( ) ( 括 弧 ) ( ) は 語 句 又 は 文 章 の 後 に 注 記 を 加 えるとき 及 び 見 出 しなど のように 簡 単 な 独 立 した 語 句 を 掲 記 するときに 用 いる 例 : ( 目 的 ) 第 1 条 この 訓 令 は を 目 的 とする オ (かぎ) は 引 用 する 語 句 若 しくは 文 章 又 は 特 に 明 示 する 必 要 があ る 語 句 を 挟 んで 用 いる 例 : 海 上 幕 僚 長 の 監 督 を 受 ける 部 隊 若 しくは 機 関 ( 以 下 海 上 自 衛 隊 という ) 第 1 条 中 を に 改 める カ. (ピリオド). は 小 数 点 単 位 又 は 年 月 日 を 表 すときに 用 いる 例 : キ, (コンマ), は 数 を3 桁 ごとに 区 切 るときに 用 いる ただし 金 額 や 人 数 等 のように 数 量 を 表 すものにだけ 用 い 電 話 番 号 や 年 号 などのように 呼 称 を 表 すものに 用 いない ク : (コロン)

51 : は 次 に 続 く 引 用 句 その 他 があることを 示 すときに 用 いる ケ ~ ( 波 形 ) ~ は から まで を 示 すときに 用 いる コ ( 矢 印 ) は 左 のものは 右 のように 変 わることを 示 すときに 用 いる サ ( 点 線 ) は 語 句 を 省 略 する 場 合 にその 代 用 等 に 用 いる シ ( 上 点 ) 及 び ( 下 線 ) 及 び は 部 分 的 に 特 に 強 調 することを 示 すときに 用 いる ス (ののじかぎ) は 表 の 中 などで 前 掲 と 同 一 のものであることを 示 すときに 用 いる 4 表 現 方 法 (1) 主 語 の 表 現 方 法 主 語 は, 一 般 には 何 々は という は で 表 現 する ただし 条 件 文 章 においては 通 常 主 語 は が で 表 される また 主 文 章 の 主 語 であ っても 条 件 文 章 が 前 置 されて 条 件 文 章 との 意 味 のつながりを 明 示 する 必 要 があるときは が で 表 す (2) 述 語 の 表 現 方 法 通 常 の 説 明 文 に 用 いられる 用 語 の 中 から 当 該 法 令 の 条 項 に 適 合 したもの を 選 び 出 し 解 釈 に 紛 れのないようにする ア ものとする しなければならない という 義 務 付 けの 意 味 がないわけではなく 場 合 によって これと 全 く 同 意 義 に 使 用 されることもあるが 一 般 的 に

52 一 種 の 含 みを 持 たせつつ 原 則 なり 方 針 なりを 示 す という 気 持 ち が 強 い 場 合 に 多 く 用 いる イ とする である と 似 ているが である は 単 に 事 実 の 説 明 とす る は 創 設 的 拘 束 的 の 意 味 をもつ ウ 例 とする 通 常 そのようにすべきであるという 意 味 で 合 理 的 理 由 があれば 例 外 が 認 められる 趣 旨 である エ 例 による 準 用 する とほぼ 同 意 語 である 準 用 と 違 うのは ある 一 定 の 手 続 なり 事 項 なりが 当 該 法 律 及 びこれに 基 づく 政 令 省 令 等 を 含 めて 包 括 的 にその 場 合 に 当 てはめられる 点 である 例 えば ある 他 の 法 令 の 体 系 ( 現 行 廃 止 執 行 等 の 場 合 もある)をそのまま 借 用 して 当 てはめ これにより 同 趣 旨 を 反 復 して 規 定 する 場 合 に 用 いる オ 準 用 する そこに 示 された 法 令 の 規 定 のみが 準 用 の 対 象 となる カ 従 前 の 例 による 法 令 の 全 部 又 は 一 部 の 改 廃 が 行 われる 場 合 に その 経 過 規 定 として 用 いられる この 場 合 は 改 廃 された 部 分 は 形 式 的 に 失 効 するが その 規 定 の 実 体 は 経 過 的 に なお 借 用 されることになる 従 前 の 例 とは 借 用 される 法 令 の 規 定 が 失 効 する 直 前 に 働 いていた 状 態 を 示 すのであっ て 従 前 の 例 による とは この 状 態 に 固 定 された 従 前 の 法 令 の 規 定 が その 規 定 の 形 式 的 改 廃 後 も その 実 体 は 新 法 に 取 り 入 れられ 存 続 することを 示 す キ この 限 りでない この 表 現 は ただし 書 の 規 定 の 述 語 として 主 文 章 の 規 定 の 除 外 例 を

53 示 すために 用 いられる (3) 接 続 詞 の 用 法 ア 及 び と 並 びに A 及 びB は A と B が 併 合 的 に 並 列 であることを 示 す 併 合 的 に 並 列 される 語 句 が2 個 以 上 あるときは 最 後 を 及 び で 結 びその 他 は 読 点 でつなぐ 例 : A B C 及 びD 併 合 的 に 並 列 される 語 句 に 段 階 があるとき 最 も 小 さな 連 結 に 及 び を 用 い 大 きな 連 結 には 並 びに を 用 いる 例 : A 及 びB 並 びにC 及 びD = (AandB)and(CandD) A 及 びB C 並 びにD = (AandB)and(C)and(D) A 及 びB 並 びにC 並 びにD = {(AandB)and(C)}and{D} イ 又 は と 若 しくは A 又 はB は A と B が 選 択 的 に 並 列 であることを 示 す 選 択 的 に 並 列 される 語 句 が2 個 以 上 あるときは 最 後 を 又 は で 結 びその 他 は 読 点 でつなぐ 例 : A B C 又 はD 選 択 的 に 並 列 される 語 句 に 段 階 があるとき 小 さな 連 結 に 若 しく は を 用 い 最 も 大 きな 連 結 には 又 は を 用 いる 例 : A 若 しくはB 又 はC 若 しくはD = (AorB)or(CorD) A 若 しくはB C 又 はD = (AorB)or(C)or(D) A 若 しくはB 若 しくはC 又 はD = 1 {(AorB)or(C)}or{D}

54 2 {(A)or(BorC)}or{D} 1か2は 文 脈 で 判 断 する (4) 特 殊 な 用 語 の 用 法 ア 者 と 物 と もの 者 は 法 律 上 の 人 格 をもつ 対 象 の 単 数 及 び 複 数 を 指 し 自 然 人 及 び 法 人 を 含 む 意 味 に 用 いる 物 は 人 格 者 を 除 いた 有 体 物 を 総 称 する 語 であって この 場 合 は 必 ず 漢 字 の 物 の 字 を 用 いる もの は 者 又 は 物 では 表 現 できない 抽 象 的 なものを 表 現 する 場 合 及 び 人 格 のない 社 団 財 団 等 を 表 現 する 場 合 に 多 く 用 いる 例 : 事 務 に 従 事 する 者 で 次 の 要 件 を 満 たすもの 構 内 に 置 かれる 物 で 国 が 所 有 するもの イ 改 正 する と 改 める 改 正 する : 法 令 等 を 改 正 する 場 合 に 法 令 等 の 改 正 全 体 を 捉 えて いうとき 改 める : 法 令 等 の 改 正 中 の 各 部 分 についていう 場 合 ウ 削 る と 削 除 削 る : 法 令 の 一 部 を 改 正 する 場 合 改 正 される 法 令 中 の 改 められ る 部 分 の 規 定 を 跡 形 なく 消 す 場 合 削 除 : 条 名 又 は 号 番 を 残 して 規 定 の 内 容 を 消 す 場 合 エ その 他 と その 他 の その 他 : 特 記 された 事 項 以 外 の 事 項 が 並 列 的 に 多 数 予 想 される 場 合 に 用 いる 例 : 軍 備 管 理 軍 縮 その 他 安 全 保 障 環 境 の 安 定 化 に 資 する 国 際 的 諸 活 動 安 全 保 障 環 境 の 安 定 化 に 資 する 国 際 的 諸 活 動 には 軍 備 管 理 及 び 軍 縮 は 含 まれない

55 その 他 の : 前 置 された 名 詞 又 は 名 詞 句 が 後 置 される 言 葉 の 意 味 に 包 含 され その 一 部 をなす 場 合 に 用 いる 例 : 防 衛 省 の 職 員 の 任 免 給 与 分 限 懲 戒 服 務 その 他 の 人 事 人 事 には 任 免 給 与 分 限 懲 戒 及 び 服 務 が 含 まれる オ 場 合 と 時 と とき 場 合 : 仮 定 的 条 件 又 は 既 に 規 定 された 事 例 を 引 用 する 包 括 的 条 件 を 示 す 語 前 者 の 例 : 災 害 があった 場 合 後 者 の 例 : 前 項 の 場 合 時 :ある 時 点 を 瞬 間 的 に 捉 えて 表 現 する 場 合 例 : 受 領 した 時 に 効 力 を 発 する とき : 不 特 定 の 時 を 表 し 場 合 という 表 現 と 類 似 した 意 味 にも 用 いられる とき を 場 合 と 同 時 に 用 いて 条 件 を 表 す 際 には 大 きな 前 提 条 件 を 場 合 で 表 し 小 さな 前 提 条 件 を とき で 示 す 例 : 決 定 した 場 合 において 脱 漏 があることを 発 見 したときは カ 所 と ところ 所 : 具 体 的 な 場 所 を 示 す 名 詞 として 用 いられる 例 : 家 屋 を 建 てる 所 ところ : ところ で 受 ける 規 定 の 内 容 全 体 を 包 括 的 に 代 表 する 代 名 詞 の 用 をなす 更 に 将 来 規 定 されるであろうという 他 の 法 令 の 内 容 を 予 定 する 意 味 でも 用 いる 例 : 政 令 で 定 めるところにより キ 事 と こと 事 は 具 体 的 な 事 柄 を こと は 主 として 抽 象 的 な 内 容 を 表

56 す 例 : 研 究 している 事 を 述 べる 見 ることができる ク 当 該 ある 規 定 中 の 特 定 の 対 象 を 捉 えて その 対 象 をその 規 定 又 は 他 の 規 定 の 中 で 引 用 する 場 合 に それが 前 出 の 特 定 の 対 象 と 同 一 のものであるこ とを 示 す 場 合 の 冠 詞 として 用 いる ケ 係 る ある 語 句 と 他 の 語 句 とのつながりを 示 す 場 合 関 係 代 名 詞 的 に 用 いる のが 通 例 である 例 : 届 出 に 係 る 事 項 コ 推 定 する と みなす 推 定 する : 当 事 者 間 に 取 決 めのない 場 合 あるいは 反 対 の 証 拠 が 挙 がらない 場 合 ある 事 実 について 法 令 が 自 ら 一 応 かくあ るであろうという 判 断 を 下 すこと 例 : 各 共 有 者 の 持 分 は 相 等 しきものと 推 定 する みなす : 本 来 異 なるものを 他 のものと 法 令 上 認 定 してしまうこと 例 : 未 成 年 者 が 婚 姻 したときは これにより 成 年 に 達 したものとみ なす サ 以 上 以 下 以 前 以 後 未 満 超 える 等 数 量 的 又 は 時 間 的 比 較 をする 場 合 に 以 の 字 を 付 けて 表 現 すると 起 算 点 になる 数 量 なり 日 時 を 含 むことになる

57 付 録 第 2 標 準 記 載 例 集 この 記 載 例 集 は 案 文 の 形 式 及 び 書 式 について 例 を 示 すものである 起 案 及 び 審 査 に 際 して 参 考 にされたい 注 : 各 記 載 例 において 用 いられている 記 号 の 意 味 は 次 のとおり ⑴ :1 字 分 の 空 白 ⑵ : 文 字 ⑶ : 複 数 掲 げられたものから 必 要 なものを 記 述 する 目 次 第 1 各 局 共 通 共 -1 国 会 法 ( 昭 和 22 年 法 律 第 79 号 ) 第 74 条 の 規 定 に 基 づく 質 問 に 対 す る 答 弁 書 の 内 閣 総 理 大 臣 宛 ての 閣 議 請 議 共 -2 国 会 法 第 74 条 の 規 定 に 基 づく 質 問 に 対 する 答 弁 書 の 延 期 を 求 める 内 閣 総 理 大 臣 宛 ての 閣 議 請 議 共 -3 国 会 において 採 択 された 請 願 に 対 する 処 理 意 見 の 内 閣 総 理 大 臣 宛 ての 閣 議 請 議 共 -4 国 家 行 政 組 織 法 ( 昭 和 23 年 法 律 第 120 号 ) 第 11 条 の 規 定 に 基 づく 法 律 案 の 内 閣 総 理 大 臣 宛 ての 閣 議 請 議 共 -5 国 家 行 政 組 織 法 第 11 条 の 規 定 に 基 づく 政 令 案 の 内 閣 総 理 大 臣 宛 ての 閣 議 請 議 共 -6 上 記 法 律 案 の 立 案 に 伴 う 関 係 府 省 大 臣 宛 ての 協 議 共 -7 上 記 政 令 案 の 立 案 に 伴 う 関 係 府 省 大 臣 宛 ての 協 議 共 -8 国 家 行 政 組 織 法 第 12 条 の 規 定 に 基 づく 防 衛 省 令 案 共 -9 防 衛 省 訓 令 の 新 規 制 定 ( 廃 止 )の 書 式 共 -10 防 衛 省 訓 令 の 一 部 改 正 の 書 式 (1 件 のみ 起 案 する 場 合 ) 共 -11 防 衛 省 訓 令 の 一 部 改 正 の 書 式 (2 件 以 上 まとめて 起 案 する 場 合 ) 共 -12 防 衛 省 訓 令 の 全 部 改 正 の 書 式

58 共 -13 共 -14 共 -15 共 -16 共 -17 防 衛 省 訓 令 の 制 定 に 際 して 各 部 局 に 訓 令 を 実 施 させる 旨 の 通 達 航 空 機 搭 乗 についての 関 係 幕 僚 長 宛 ての 依 頼 省 幹 部 の 部 隊 視 察 についての 関 係 機 関 の 長 宛 ての 通 達 防 衛 省 後 援 名 義 使 用 の 承 認 申 請 に 対 する 回 答 各 府 省 共 通 の 協 力 依 頼 についての 関 係 機 関 の 長 宛 ての 通 知 第 2 大 臣 官 房 官 -1 隊 員 の 兼 業 又 は 自 衛 隊 法 施 行 規 則 ( 昭 和 29 年 総 理 府 令 第 40 号 ) 第 6 0 条 第 1 項 の 規 定 に 基 づく 隊 員 の 兼 職 に 関 する 承 認 の 通 知 官 -2 他 府 省 との 人 事 交 流 に 伴 う 職 員 の 割 愛 に 関 する 関 係 府 省 宛 ての 照 会 官 -3 他 府 省 との 人 事 交 流 に 伴 う 職 員 の 割 愛 に 関 する 関 係 府 省 宛 ての 回 答 官 -4 新 年 祝 賀 の 儀 についての 宮 内 庁 式 部 職 式 部 官 宛 ての 回 答 官 -5 防 衛 省 所 管 公 益 法 人 代 表 者 宛 ての 認 可 指 令 書 官 -6 社 団 法 人 ( 又 は 財 団 法 人 )の 定 款 ( 又 は 寄 附 行 為 )の 一 部 変 更 に 関 する 防 衛 省 所 管 公 益 法 人 代 表 者 宛 ての 回 答 官 -7 世 論 調 査 及 び 国 政 モニター 課 題 報 告 について 内 閣 府 大 臣 官 房 政 府 広 報 室 長 宛 ての 回 答 官 -8 実 施 を 希 望 する 国 政 モニター 課 題 報 告 についての 内 閣 府 大 臣 官 房 政 府 広 報 室 長 宛 ての 回 答 官 -9 広 報 担 当 者 会 議 についての 関 係 幕 僚 及 び 機 関 宛 ての 通 知 官 -10 部 隊 見 学 についての 関 係 幕 僚 及 び 機 関 宛 ての 依 頼 官 -11 部 隊 見 学 についての 関 係 団 体 宛 ての 回 答 官 -12 書 籍 刊 行 についての 書 籍 を 刊 行 している 業 者 宛 ての 承 認 官 -13 防 衛 省 記 録 広 報 ビデオ 作 成 についての 関 係 幕 僚 及 び 機 関 宛 ての 依 頼 官 -14 イベント 等 に 対 する 協 力 についての 回 答 官 -15 賠 償 実 施 機 関 の 長 に 対 する 防 衛 大 臣 の 認 定 官 -16 争 訟 事 件 の 係 属 に 伴 う 調 査 事 項 に 関 する 法 務 省 宛 ての 回 答 官 -17 争 訟 事 件 の 係 属 についての 当 省 の 所 掌 に 属 さない 旨 の 回 答 官 -18 指 定 代 理 人 の 指 定 についての 依 頼 官 -19 裁 判 上 の 和 解 ( 調 停 の 成 立 )についての 上 申 に 伴 う 防 衛 大 臣 宛 ての 申 請 官 -20 裁 判 上 の 和 解 ( 調 停 の 成 立 )についての 申 請 に 対 する 防 衛 大 臣 の 承 認 官 -21 裁 判 上 の 和 解 ( 調 停 の 成 立 )について 防 衛 大 臣 から 承 認 された 旨 の 地 方 防 衛 局 長 宛 ての 通 知 官 -22 訴 訟 の 取 下 げに 対 する 法 務 局 長 宛 ての 回 答