審 議 資 料 NO.1 諮 問 第 692 号 高 齢 者 障 害 者 保 健 福 祉 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 について ( 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 のコンビニエ

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1 諮 問 第 692 号 平 成 28 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 及 び 第 18 条 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 高 齢 者 障 害 者 保 健 福 祉 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 について ( 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 のコンビニエンスストア 及 びモバイルレジによる 収 納 代 行 業 務 の 外 部 委 託 ) 1

2 審 議 資 料 NO.1 諮 問 第 692 号 高 齢 者 障 害 者 保 健 福 祉 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 について ( 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 のコンビニエンスストア 及 びモバイルレジによる 収 納 代 行 業 務 の 外 部 委 託 ) 平 成 28 年 2 月 16 日 保 健 福 祉 部 国 保 年 金 課 第 1 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について 1 委 託 の 件 名 委 託 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 のコンビニエンスストア 及 びモバイルレジによる 収 納 事 務 2 委 託 の 内 容 現 在 区 では 特 別 区 民 税 都 民 税 軽 自 動 車 税 国 民 健 康 保 険 料 及 び 介 護 保 険 料 の 納 付 の 窓 口 を 拡 充 し コンビニエンスストア( 以 下 コンビニ という )での 収 納 ( 以 下 コンビニ 収 納 という )を 実 施 している 更 に 支 払 窓 口 ( 金 融 機 関 コンビニ 等 )に 出 向 く 必 要 のない 納 付 方 法 として 携 帯 電 話 によるモバイルレジを 利 用 した 納 付 ( 以 下 モバイルレジ 収 納 という )を 可 能 としている 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 においても 納 付 機 会 の 拡 充 及 び 区 民 の 利 便 性 の 向 上 を 図 るために コンビニ 収 納 及 びモバイルレジ 収 納 の 業 務 の 外 部 委 託 を 実 施 する モバイルレジとは 利 用 者 が 納 付 書 等 のバーコードを 携 帯 電 話 のカメラで 読 み 取 り 収 納 代 行 業 者 (モバイルレジ 事 業 者 )に 送 信 することにより 利 用 者 が 予 め 契 約 しているモバイルバンキングを 経 由 して 支 払 いができるシステムであ る なお コンビニ 収 納 は 特 別 区 民 税 都 民 税 軽 自 動 車 税 及 び 国 民 健 康 保 険 料 の 収 納 においては 平 成 17 年 度 から 介 護 保 険 料 の 収 納 については 平 成 21 年 度 から 実 施 済 みである また モバイルレジ 収 納 については 特 別 区 民 税 都 民 税 軽 自 動 車 税 国 民 健 康 保 険 料 及 び 介 護 保 険 料 の 収 納 が 平 成 23 年 度 から 実 施 済 みである 2

3 コンビニ 収 納 の 概 要 図 区 民 納 付 書 1 世 田 谷 区 支 払 い2 領 収 書 3 手 数 料 7 収 納 情 報 6 収 納 金 コンビニ 店 舗 4 コンビニ 本 部 5 収 納 代 行 業 者 収 納 情 報 収 納 情 報 店 舗 控 の 管 理 収 納 金 本 部 控 収 納 金 本 部 控 の 管 理 店 舗 控 原 符 ( 金 融 機 関 保 管 兼 コンビニ 店 舗 控 ) を 指 す 本 部 控 納 入 済 通 知 書 ( 主 管 課 保 管 兼 コンビニ 本 部 控 ) を 指 す モバイルレジ 収 納 の 概 要 図 事 前 の 契 約 区 民 携 帯 電 話 等 納 付 書 1 2 納 付 書 の バーコード 情 報 世 田 谷 区 手 数 料 4 収 納 情 報 3 収 納 金 支 払 依 頼 支 払 内 容 確 認 モバイルバンキング 収 納 代 行 業 者 契 約 銀 行 収 納 金 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 についてコンビニ 収 納 及 びモバイルレジ 収 納 の 業 務 を 外 部 委 託 することに 伴 い 個 人 情 報 を 取 り 扱 わせるものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 3

4 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 のコンビニ 収 納 及 びモバイルレジ 収 納 利 用 者 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 1コンビニ 収 納 氏 名 住 所 被 保 険 者 番 号 賦 課 年 度 相 当 年 度 月 期 分 納 付 額 支 払 期 限 ( 納 期 限 ) 納 付 書 種 別 期 別 分 割 納 付 の 有 無 納 付 書 再 発 行 の 有 無 氏 名 及 び 住 所 は 領 収 証 書 のみに 記 載 し 本 部 控 及 び 店 舗 控 には 記 載 しない 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 納 付 書 出 力 項 目 一 覧 本 部 控 店 舗 控 1 被 保 険 者 番 号 2 賦 課 年 度 3 相 当 年 度 4 月 期 分 5 納 付 額 6 支 払 期 限 ( 納 期 限 ) 7 納 付 書 種 別 8 期 別 2モバイルレジ 収 納 被 保 険 者 番 号 賦 課 年 度 相 当 年 度 月 期 分 納 付 額 支 払 期 限 ( 納 期 限 ) 納 付 書 種 別 期 別 分 割 納 付 の 有 無 納 付 書 再 発 行 の 有 無 (2) 件 数 (1 年 間 に 発 送 を 予 定 している 件 数 ) 通 常 納 付 分 約 105,00 0 件 督 促 分 催 告 分 約 18,00 0 件 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 支 払 代 行 業 者 コンビニ 及 びモバイルバンキング 契 約 銀 行 の 施 設 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 との 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 (1)コンビニ 収 納 文 書 及 び 回 線 結 合 による (2)モバイルレジ 収 納 回 線 結 合 による 4

5 9 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 10 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 個 人 情 報 取 扱 責 任 者 を 置 き 個 人 情 報 保 護 の 徹 底 が 図 られるように 収 納 事 務 に 従 事 する 者 に 対 する 教 育 訓 練 安 全 対 策 の 実 施 を 適 切 に 行 っている (2) 収 納 事 務 に 従 事 する 者 以 外 が 個 人 情 報 にアクセスできないようにパスワードを 設 け さらに 故 意 又 は 過 失 によるデータの 改 ざんができないような 管 理 上 の 措 置 を 講 じている (3) 個 人 情 報 を 紙 媒 体 により 保 管 及 び 管 理 する 場 合 は 盗 難 紛 失 又 は 不 正 利 用 等 が 生 じないように 施 錠 できるキャビネットや 専 用 ロッカーを 設 けている 11 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 目 的 外 使 用 及 び 外 部 提 供 の 禁 止 等 を 定 めた 電 算 処 理 の 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 12 委 託 の 開 始 時 期 及 び 期 間 平 成 28 年 4 月 から 継 続 して 実 施 する 第 2 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 について 1 回 線 結 合 する 理 由 平 成 28 年 度 から 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 のコンビニ 収 納 及 びモバイルレジ 収 納 を 実 施 することに 伴 い 収 納 代 行 業 者 から 収 納 情 報 を 取 得 し 速 やかに 消 し 込 み 処 理 等 を 行 うため 区 の 電 子 計 算 機 と 収 納 代 行 業 者 の 電 子 計 算 機 を 回 線 結 合 する 必 要 が ある 2 回 線 結 合 の 相 手 方 区 が 収 納 事 務 を 委 託 する 収 納 代 行 業 者 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 のコンビニ 収 納 及 びモバイルレジ 収 納 を 実 施 する にあたり 区 の 電 子 計 算 機 と 委 託 先 収 納 代 行 業 者 の 電 子 計 算 機 を 回 線 結 合 するもの であり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 18 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 後 期 高 齢 者 医 療 保 険 料 のコンビニ 収 納 及 びモバイルレジ 収 納 利 用 者 5

6 5 回 線 結 合 する 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 収 納 日 付 収 納 時 間 収 納 店 舗 コード 被 保 険 者 番 号 賦 課 年 度 相 当 年 度 月 期 分 納 付 額 支 払 期 限 ( 納 期 限 ) 納 付 書 種 別 期 別 分 割 納 付 の 有 無 納 付 書 再 発 行 の 有 無 (2) 件 数 ( 見 込 み) 通 常 納 付 分 約 10,00 0 件 ( 年 間 ) 督 促 分 催 告 分 約 3,00 件 ( 年 間 ) 6 回 線 結 合 の 方 法 (1) 区 の 特 定 の 小 型 電 子 計 算 機 と 収 納 代 行 業 者 の 電 子 計 算 機 は 専 用 回 線 で 接 続 する なお この 小 型 電 子 計 算 機 は 庁 内 の 他 の 電 子 計 算 機 とは 接 続 しない (2) 収 納 情 報 は 収 納 代 行 業 者 から 区 への 単 一 方 向 のみである (3) 区 の 小 型 電 子 計 算 機 で 受 けた 収 納 情 報 をMO 等 の 媒 体 に 複 写 した 上 で 後 期 高 齢 者 医 療 システムへの 受 け 渡 しを 行 う 7 相 手 方 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 収 納 代 行 業 者 によるデータ 伝 送 については 二 重 送 信 の 防 止 データの 暗 号 化 等 の 対 策 を 講 じる (2) 収 納 代 行 業 者 は 収 納 情 報 を 扱 う 専 門 の 部 署 を 有 し 入 退 室 の 管 理 オペレータ ーによる24 時 間 365 日 常 駐 管 理 を 行 う (3) 収 納 情 報 の 取 扱 いには 個 人 情 報 取 扱 責 任 者 を 選 定 し 法 令 遵 守 項 目 の 確 認 教 育 訓 練 各 種 安 全 対 策 の 実 施 を 適 切 に 行 う 8 区 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 世 田 谷 区 の 情 報 セキュリティポリシー 及 び 保 健 福 祉 部 国 保 年 金 課 情 報 セキュ リティ 実 施 手 順 書 を 遵 守 する (2) 小 型 電 算 機 及 びMO 等 の 媒 体 は 施 錠 のできる 保 管 庫 に 格 納 して 管 理 する (3) 小 型 電 算 機 の 操 作 にあたっては ユーザー 認 証 を 厳 格 に 行 うため ID パス ワードによる 認 証 に 加 え ICカード 等 によるログイン 管 理 をあわせて 行 う 9 回 線 結 合 の 開 始 時 期 第 1の12と 同 じ 6

7 諮 問 第 693 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 8 条 第 2 項 第 6 号 第 12 条 及 び 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 防 災 対 策 事 業 業 務 における 個 人 情 報 の 本 人 外 収 集 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 について ( 生 活 再 建 支 援 システムの 導 入 ) 7

8 審 議 資 料 NO.2 諮 問 第 693 号 防 災 対 策 事 業 業 務 における 個 人 情 報 の 本 人 外 収 集 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 について ( 生 活 再 建 支 援 システムの 導 入 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 危 機 管 理 室 災 害 対 策 課 生 活 文 化 部 市 民 活 動 推 進 課 地 域 行 政 部 住 民 記 録 戸 籍 課 各 総 合 支 所 地 域 振 興 課 事 業 の 概 要 平 成 25 年 6 月 に 災 害 対 策 基 本 法 が 一 部 改 正 され 区 は 災 害 による 被 害 の 程 度 等 に 応 じた 適 切 な 支 援 の 実 施 を 図 るため り 災 証 明 書 を 遅 滞 なく 発 行 しなければならないこ ととすること また 被 災 者 に 対 する 支 援 状 況 等 の 情 報 を 一 元 的 に 集 約 した 被 災 者 台 帳 を 作 成 することができるものとするほか 台 帳 の 作 成 に 際 し 必 要 な 個 人 情 報 を 利 用 でき ることとなった そこで 区 の 住 民 基 本 台 帳 情 報 を 利 用 し そこに 都 が 保 有 する 家 屋 課 税 台 帳 情 報 を 本 人 以 外 から 収 集 し 付 け 合 せることで 災 害 時 に 住 居 の 被 災 程 度 によってり 災 証 明 書 を 発 行 し 迅 速 かつ 漏 れや 重 複 を 防 いだ 適 切 な 支 援 につなげることができるようになる そのため 被 害 の 調 査 から 認 定 り 災 証 明 書 の 発 行 に 至 るまでを 管 理 することができ る 生 活 再 建 支 援 システムを 構 築 する この 仕 組 みについては 災 害 時 において 即 座 に 構 築 することは 困 難 であるため 平 時 において 予 め 仕 組 みを 作 り 区 の 住 民 基 本 台 帳 情 報 及 び 都 が 保 有 する 家 屋 課 税 台 帳 情 報 を 保 有 するものとする このシステムの 構 築 及 び 運 用 について 個 人 情 報 の 本 人 外 収 集 電 子 計 算 機 への 登 録 及 び 外 部 委 託 を 行 う 第 1 個 人 情 報 の 本 人 外 収 集 について 1 本 人 外 収 集 する 理 由 り 災 証 明 書 は 住 居 等 建 物 の 被 災 情 報 を 証 明 するものであり 居 住 者 だけでなく 建 物 の 所 有 者 に 対 しても 遅 滞 なく 発 行 する 必 要 がある しかし 固 定 資 産 税 の 事 務 は 区 で 実 施 しておらず 建 物 の 所 有 者 情 報 を 有 していないため 登 記 情 報 を 所 有 し ている 東 京 都 から 情 報 を 収 集 する 8

9 2 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 生 活 再 建 支 援 システムの 構 築 及 び 運 用 を 実 施 するにあたり 東 京 都 で 管 理 している 個 人 情 報 を 本 人 の 同 意 を 得 ずに 収 集 するものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 8 条 第 2 項 第 6 号 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 3 本 人 外 収 集 の 相 手 方 東 京 都 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 別 紙 個 人 情 報 の 項 目 一 覧 のとおり 5 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 別 紙 個 人 情 報 の 項 目 一 覧 のとおり 6 本 人 外 収 集 の 方 法 電 磁 的 記 録 媒 体 による 7 本 人 外 収 集 の 開 始 時 期 平 成 28 年 8 月 以 降 継 続 して 行 う 第 2 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について 1 委 託 の 件 名 生 活 再 建 支 援 システムの 構 築 及 び 運 用 保 守 業 務 2 委 託 の 内 容 生 活 再 建 支 援 システムの 構 築 及 び 運 用 保 守 業 務 を 外 部 委 託 する 委 託 する 内 容 は 次 のとおりである 生 活 再 建 支 援 システムを 構 築 し 区 が 保 有 する 住 民 基 本 台 帳 データ 及 び 東 京 都 か ら 収 集 する 土 地 家 屋 台 帳 データをセットアップする 運 用 開 始 後 は 生 活 再 建 支 援 シ ステムの 保 守 業 務 を 委 託 する 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 生 活 再 建 支 援 システムの 構 築 及 び 運 用 保 守 に 係 る 業 務 の 外 部 委 託 に 伴 い 個 人 情 報 を 取 り 扱 わせるものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 別 紙 個 人 情 報 の 項 目 一 覧 のとおり 9

10 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 別 紙 個 人 情 報 の 項 目 一 覧 のとおり 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 区 の 施 設 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 との 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 電 磁 的 記 録 媒 体 による 9 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 10 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 個 人 情 報 に 対 する 職 員 教 育 が 徹 底 しており 個 人 情 報 保 護 の 管 理 体 制 が 確 立 し ている (2) 委 託 業 務 を 自 ら 執 行 できる 体 制 である (3) 責 任 者 及 びオペレータには 個 人 情 報 の 漏 洩 防 止 に 関 する 誓 約 書 を 提 出 させる 11 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 に 関 すること 等 を 定 めた 電 算 処 理 の 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 ( 兼 電 算 処 理 の 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 ) を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 12 委 託 の 開 始 時 期 平 成 28 年 8 月 以 降 継 続 して 行 う 第 3 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 について 1 電 子 計 算 機 に 記 録 する 理 由 多 数 の 被 災 情 報 を 正 確 かつ 効 率 的 に 管 理 し また り 災 証 明 申 請 書 の 受 付 進 捗 状 況 を 記 録 して 申 請 漏 れへの 迅 速 かつ 的 確 な 対 応 を 行 うため 当 該 個 人 情 報 を 新 た に 構 築 する 生 活 再 建 支 援 システムに 記 録 する 2 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 生 活 再 建 支 援 システムに 係 る 個 人 情 報 を 新 たに 電 子 計 算 機 へ 記 録 するも のであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 10

11 3 対 象 となる 個 人 の 範 囲 別 紙 個 人 情 報 の 項 目 一 覧 のとおり 4 新 たに 記 録 する 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 別 紙 個 人 情 報 の 項 目 一 覧 のとおり 5 入 力 作 業 の 方 法 基 幹 システムから 抽 出 した 対 象 者 の 個 人 情 報 及 び 都 から 受 領 した 個 人 情 報 を 電 磁 的 記 録 媒 体 を 用 いて 小 型 電 子 計 算 機 へ 一 括 入 力 するほか 災 害 時 は 担 当 職 員 が 小 型 電 子 計 算 機 へ 入 力 する 6 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 区 の 情 報 セキュリティポリシー 及 び 災 害 対 策 課 情 報 セキュリティ 実 施 手 順 書 を 遵 守 する 7 記 録 の 開 始 時 期 平 成 28 年 8 月 以 降 継 続 して 行 う 11

12 別 紙 個 人 情 報 の 項 目 一 覧 家 屋 課 税 台 帳 対 象 となる 個 人 及 び 件 数 区 内 建 物 に 居 住 又 は 保 有 している 個 人 法 人 ( 区 民 かどうかは 問 わず) 参 考 件 数 ( 住 民 基 本 台 帳 約 88 万 ) 諮 問 範 囲 本 人 外 収 集 外 部 委 託 電 子 計 算 機 への 記 録 建 物 所 在 地 所 有 者 氏 名 所 有 者 住 所 所 有 者 共 有 者 数 あて 名 送 付 先 氏 名 あて 名 送 付 先 住 所 建 物 の 用 途 建 物 の 状 況 建 物 の 構 造 連 結 納 税 者 に 関 する 情 報 共 有 者 氏 名 共 有 者 住 所 共 有 者 持 分 住 民 基 本 台 帳 対 象 となる 個 人 及 び 件 数 住 民 基 本 台 帳 に 掲 載 されている 個 人 約 88 万 件 諮 問 範 囲 外 部 委 託 電 子 計 算 機 への 記 録 識 別 番 号 性 別 世 帯 番 号 生 年 月 日 住 民 種 別 続 柄 住 民 状 態 外 国 人 住 民 に 関 する 住 民 票 の 記 載 事 項 の 特 例 情 報 氏 名 国 籍 世 帯 主 氏 名 在 留 資 格 住 所 住 民 票 記 載 住 民 年 月 日 12

13 区 民 及 び 区 内 被 災 者 の 建 物 被 害 情 報 (この 情 報 については 災 害 時 のみ 記 録 する) 対 象 となる 個 人 及 び 件 数 大 規 模 災 害 時 約 20 万 件 ( 小 規 模 災 害 時 年 数 十 件 ) 諮 問 範 囲 外 部 委 託 電 子 計 算 機 への 記 録 り 災 証 明 書 番 号 調 査 対 象 家 屋 の 位 置 情 報 り 災 証 明 書 発 行 日 家 屋 被 害 調 査 情 報 発 災 時 世 帯 情 報 持 家 借 家 区 分 警 告 情 報 り 災 証 明 発 行 時 の 対 応 記 録 り 災 家 屋 情 報 現 在 の 住 所 調 査 の 種 類 13

14 諮 問 第 694 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 及 び 第 18 条 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 特 別 区 民 税 都 民 税 業 務 軽 自 動 車 税 業 務 及 び 国 民 健 康 保 険 料 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 について ( 特 別 区 民 税 都 民 税 軽 自 動 車 税 及 び 国 民 健 康 保 険 料 のクレジットカードによる 収 納 業 務 の 代 行 ) 14

15 審 議 資 料 NO.3 諮 問 第 694 号 特 別 区 民 税 都 民 税 業 務 軽 自 動 車 税 業 務 及 び 国 民 健 康 保 険 料 業 務 におけ る 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 について ( 特 別 区 民 税 都 民 税 軽 自 動 車 税 及 び 国 民 健 康 保 険 料 のクレジットカードによる 収 納 業 務 の 代 行 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 財 務 部 納 税 課 保 健 福 祉 部 保 険 料 収 納 課 事 業 の 概 要 納 付 者 の 納 付 の 利 便 性 の 向 上 を 図 るため 特 別 区 民 税 都 民 税 ( 普 通 徴 収 ) 軽 自 動 車 税 及 び 国 民 健 康 保 険 料 ( 普 通 徴 収 )を インターネット 上 でクレジットカードを 使 用 し 納 付 できるようにする 納 付 者 はパソコンやスマートフォンから 区 が 指 定 する 指 定 代 理 納 付 者 ( 地 方 自 治 法 第 231 条 の2 第 6 項 に 定 めるもの)のインターネット 上 のホームページで 納 付 書 に 記 載 の 納 付 書 番 号 と 確 認 番 号 を 入 力 し 内 容 を 確 認 後 クレジットカードの 番 号 等 を 入 力 し 決 済 手 数 料 を 負 担 して 納 付 する なお 入 力 されたクレジットカードの 番 号 等 は 指 定 代 理 納 付 者 が 管 理 し 区 は 保 持 し ない 第 1 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について 1 委 託 の 件 名 (1) 指 定 代 理 納 付 者 による 歳 入 に 関 する 業 務 委 託 (2) 指 定 代 理 納 付 者 による 歳 入 に 関 するデータ 通 信 業 務 委 託 2 委 託 の 内 容 (1) 指 定 代 理 納 付 者 による 歳 入 に 関 する 業 務 委 託 指 定 代 理 納 付 者 として 特 別 区 民 税 都 民 税 軽 自 動 車 税 及 び 国 民 健 康 保 険 料 ( 以 下 税 保 険 料 という )のクレジットカードによる 納 付 の 代 行 業 務 を 行 う 1 税 保 険 料 の 納 付 者 に インターネット 上 でクレジットカードを 使 用 し 納 付 でき る 方 法 を 提 供 する 15

16 2 税 保 険 料 の 納 付 の 申 出 があった 場 合 入 力 されたクレジットカードの 番 号 などを クレジットカード 会 社 に 照 会 し インターネット 上 で 手 続 き 完 了 の 旨 を 納 付 者 に 知 ら せる 3データ 通 信 事 業 者 に 収 納 済 のデータを 送 信 する 4 指 定 代 理 納 付 者 が 区 に 支 払 う (2) 指 定 代 理 納 付 者 による 歳 入 に 関 するデータ 通 信 業 務 委 託 税 保 険 料 について クレジットカードによる 収 納 業 務 では 区 は 基 幹 システム で 作 成 する 納 付 書 の 情 報 の 送 信 と 納 付 された 情 報 を 受 け 取 り 基 幹 システムに 反 映 さ せることを 指 定 代 理 納 付 者 とインターネット 上 で 送 受 信 する 必 要 がある 情 報 の 保 護 のため 区 がLGWAN 回 線 を 経 由 して 送 受 信 するために データ 通 信 業 務 を 委 託 する 1 区 が 送 信 する 税 保 険 料 の 発 行 した 納 付 書 のデータを データ 通 信 事 業 者 の 管 理 するサーバ 内 に 保 存 する 2 指 定 代 理 納 付 者 のホームページ 上 で 入 力 された 納 付 書 番 号 確 認 番 号 の 照 会 を 受 け 該 当 する 納 付 書 の 情 報 を 指 定 代 理 納 付 者 に 送 信 する 3 納 付 を 委 任 された 納 付 書 の 情 報 を 指 定 代 理 納 付 者 より 受 け 取 り 区 に 送 信 する 3 諮 問 の 趣 旨 税 保 険 料 の 収 納 業 務 の 一 部 を 外 部 に 委 託 するもので 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 するものである 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 (1) 特 別 区 民 税 都 民 税 の 普 通 徴 収 の 納 税 義 務 者 のうち 口 座 振 替 での 納 付 者 を 除 くもの (2) 軽 自 動 車 税 の 納 税 義 務 者 (3) 国 民 健 康 保 険 料 の 普 通 徴 収 の 納 付 義 務 者 のうち 口 座 振 替 による 納 入 者 を 除 くもの 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 (1) 区 がデータ 通 信 事 業 者 及 び 指 定 代 理 納 付 者 に 提 供 する 項 目 税 金 や 保 険 料 の 種 類 賦 課 年 度 相 当 年 度 納 付 書 番 号 期 別 又 は 月 期 分 支 払 期 限 年 度 金 額 納 付 書 番 号 確 認 番 号 (2) 指 定 代 理 納 付 者 及 びデータ 通 信 事 業 者 が 区 に 提 供 する 項 目 上 記 項 目 に 加 え 納 付 の 委 任 を 受 けた 日 納 付 の 委 任 を 受 けた 時 間 (3) 納 付 者 が 指 定 代 理 納 付 者 のホームページで 入 力 し 指 定 代 理 納 付 者 が 管 理 する 情 報 ( 区 は 保 持 せず 指 定 代 理 納 付 者 が 管 理 する ) 納 付 書 番 号 確 認 番 号 クレジットカード 番 号 支 払 区 分 有 効 期 限 セキュリテ ィコード 16

17 6 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 件 数 (1) 区 がデータ 通 信 事 業 者 に 提 供 する 件 数 1 特 別 区 民 税 都 民 税 の 普 通 徴 収 約 1,300,000 件 ( 当 初 発 付 等 約 840,000 件 催 告 等 約 460,000 件 ) 2 軽 自 動 車 税 約 112,000 件 ( 当 初 発 付 約 80,000 件 督 促 等 約 32,000 件 ) 3 国 民 健 康 保 険 料 約 1,890,000 件 ( 当 初 発 付 約 1,380,000 件 督 促 等 約 510,000 件 ) 合 計 3,302,000 件 (2) 指 定 代 理 納 付 者 及 びデータ 通 信 事 業 者 から 区 に 提 供 する 件 数 ( 想 定 される 納 付 の 件 数 ) 1 特 別 区 民 税 都 民 税 約 4,200 件 2 軽 自 動 車 税 約 400 件 3 国 民 健 康 保 険 料 約 3,700 件 合 計 約 8,300 件 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 (1)データ 通 信 事 業 者 の 施 設 (2) 指 定 代 理 納 付 者 の 施 設 8 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 9 委 託 先 との 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 (1)データ 通 信 事 業 者 と 区 との 間 LGWAN-ASP 事 業 者 とのLGWAN 回 線 による (2)データ 通 信 事 業 者 と 指 定 代 理 納 付 者 との 間 固 定 のグローバルIPアドレスで 接 続 する インターネット 上 でSSLなどの 暗 号 化 して 通 信 IP-VPNにより 通 信 など 情 報 を 保 護 できる 環 境 を 構 築 できる 指 定 代 理 納 付 者 との 契 約 を 予 定 している (3) 納 付 者 と 指 定 代 理 納 付 者 の 間 インターネット 上 でSSLなどの 暗 号 化 しての 通 信 などによる 10 委 託 先 の 電 子 計 算 機 の 利 用 の 有 無 あり 17

18 11 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 指 定 代 理 納 付 者 個 人 情 報 保 護 に 関 する 社 内 規 程 を 整 備 あるいは 情 報 セキュリティに 関 する 認 証 な どを 取 得 するなど 情 報 の 管 理 の 体 制 を 整 えている (2)データ 通 信 事 業 者 個 人 情 報 保 護 に 関 する 社 内 規 程 を 整 備 あるいは 情 報 セキュリティに 関 する 認 証 な どを 取 得 するなど 情 報 の 管 理 の 体 制 を 整 えている 12 委 託 の 条 件 (1) 世 田 谷 区 と 指 定 代 理 納 付 者 との 間 で 委 託 契 約 を 締 結 する 際 に 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 並 びに 管 理 体 制 を 規 定 した 契 約 条 項 を 整 備 し 徹 底 をはかる (2)データ 通 信 事 業 者 との 契 約 において 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 並 びに 管 理 体 制 を 規 定 し た 契 約 条 項 を 整 備 し 徹 底 をはかる 13 委 託 の 時 期 平 成 29 年 4 月 から 継 続 して 行 う 第 2 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 について 1 回 線 結 合 する 理 由 税 保 険 料 について クレジットカードによる 収 納 業 務 を 行 うために 区 からデー タ 通 信 事 業 者 へ 発 行 済 の 税 保 険 料 に 関 する 納 付 書 の 情 報 を 提 供 するにあたり 区 の 電 子 計 算 機 とデータ 通 信 事 業 者 の 電 子 計 算 機 を 回 線 結 合 する なお 回 線 はLGW AN 回 線 を 利 用 する 2 回 線 結 合 の 相 手 方 データ 通 信 事 業 者 のデータセンター 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 区 の 電 子 計 算 機 と 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 を 行 うものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 18 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 第 1の4のとおり 18

19 5 回 線 結 合 する 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 第 1の5のとおり (2) 件 数 第 1の6のとおり 6 回 線 結 合 の 方 法 第 1の9(1)のとおり 7 相 手 方 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 第 1の11(1)のとおり 8 区 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 世 田 谷 区 の 情 報 セキュリティポリシー 及 び 各 課 の 情 報 セキュリティ 実 施 手 順 書 を 遵 守 する 9 回 線 結 合 の 開 始 時 期 第 1の13のとおり 19

20 システム 概 要 事 務 の 流 れは❶~⓫の 順 となる 別 紙 納 付 者 ⓫ 代 金 請 求 クレジット カード 会 社 ➌ 納 付 書 番 号 ➏ 手 続 完 了 確 認 番 号 表 示 ➎カード 情 報 カード 番 号 確 認 支 払 ❾ 収 納 金 を 入 力 了 承 (1 ) 指 定 代 理 納 付 者 歳 入 業 務 ホームページ 指 定 代 理 納 付 者 クレジットカード 情 報 を 区 は 保 持 し ない ➐ 収 納 ➍ 納 付 書 情 報 情 報 (2 )デ ー タ 通 信 業 務 提 供 確 認 データ 通 信 事 業 者 LGWAN 回 線 ➑ 収 納 ➋ 納 付 書 情 報 情 報 受 信 送 信 ➓ 収 納 金 送 金 ➊ 納 付 書 送 付 世 田 谷 区 20

21 諮 問 第 695 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 地 域 活 動 支 援 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について (NPO 活 動 向 け 相 談 事 業 の 実 施 ) 21

22 審 議 資 料 NO.4 諮 問 第 695 号 地 域 活 動 支 援 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について (NPO 活 動 向 け 相 談 事 業 の 実 施 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 生 活 文 化 部 市 民 活 動 推 進 課 1 委 託 の 件 名 NPO 活 動 向 け 相 談 業 務 委 託 2 委 託 の 内 容 世 田 谷 区 では 基 本 計 画 の 重 点 政 策 として 豊 かなコミュニティ 活 動 の 発 展 と 住 民 自 治 の 推 進 を 定 めており 参 加 と 協 働 の 主 体 として 市 民 活 動 の 活 性 化 を 図 る ことは 重 要 な 政 策 課 題 の1つとなっている 本 件 は NPO 等 市 民 活 動 団 体 が 自 立 的 な 市 民 活 動 団 体 に 成 長 し 新 たな 公 共 セ クターとして 区 との 参 加 と 協 働 の 進 展 を 図 ることを 目 的 に 団 体 向 けに 相 談 窓 口 を 設 置 するものである 相 談 窓 口 では NPO 法 人 等 の 団 体 設 立 組 織 運 営 や 経 営 に 至 る 相 談 人 材 募 集 や 育 成 に 関 すること さらには 行 政 との 協 働 に 関 する 相 談 を 受 ける 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は NPO 等 市 民 活 動 団 体 に 関 する 相 談 業 務 を 外 部 委 託 することに 伴 い 個 人 情 報 を 取 り 扱 わせるものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 区 民 のうち 相 談 を 希 望 する 者 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 氏 名 住 所 電 話 番 号 FAX 番 号 メールアドレス 団 体 名 相 談 内 容 (2) 件 数 50 件 ( 年 間 相 談 件 数 見 込 み) 22

23 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 委 託 先 の 事 務 所 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 との 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 文 書 電 磁 的 記 録 媒 体 及 び 口 頭 による 9 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 10 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 個 人 情 報 保 護 に 関 する 社 内 規 程 が 定 められており 従 業 員 教 育 が 徹 底 している など 個 人 情 報 保 護 の 管 理 体 制 が 確 立 している (2) 個 人 情 報 を 含 む 文 書 及 び 電 磁 的 記 録 媒 体 は 施 錠 できるキャビネットにて 保 管 する (3) 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 事 務 室 については 施 錠 管 理 を 徹 底 している 11 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 目 的 外 使 用 及 び 外 部 提 供 の 禁 止 等 を 定 めた 電 算 処 理 の 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 12 委 託 の 開 始 時 期 及 び 期 間 平 成 28 年 5 月 以 降 継 続 して 行 う 23

24 諮 問 第 696 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 生 活 保 護 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について ( 世 田 谷 区 生 活 保 護 受 給 者 金 銭 管 理 支 援 事 業 に 係 る 業 務 委 託 ) 24

25 審 議 資 料 NO.5 諮 問 第 696 号 生 活 保 護 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について ( 世 田 谷 区 生 活 保 護 受 給 者 金 銭 管 理 支 援 事 業 に 係 る 業 務 委 託 ) 平 成 28 年 2 月 16 日 各 総 合 支 所 生 活 支 援 課 保 健 福 祉 部 生 活 福 祉 担 当 課 1 委 託 の 件 名 世 田 谷 区 生 活 保 護 受 給 者 金 銭 管 理 支 援 事 業 に 係 る 業 務 委 託 2 委 託 の 内 容 生 活 保 護 制 度 は 受 給 者 自 らが 保 護 費 や 年 金 手 当 などの 家 計 収 入 と 最 低 生 活 を 維 持 するために 必 要 な 家 計 支 出 とを 適 切 に 管 理 しながら 生 活 の 維 持 及 び 向 上 を 図 ってもらうものである しかし 受 給 者 の 中 には これまでの 生 活 経 験 浪 費 癖 又 は 依 存 症 などの 疾 病 の 影 響 により 家 計 を 適 切 に 管 理 することができない 方 がいる この 場 合 無 計 画 に 収 入 金 を 消 費 してしまい 家 賃 や 光 熱 水 費 通 信 費 の 支 払 いに 支 障 を 来 たし 日 々 の 食 事 も 十 分 に 採 ることができないことがある 本 事 業 は 受 給 者 それぞれの 状 況 に 配 慮 しつつ 家 計 における 金 銭 管 理 支 援 を 専 門 事 業 者 に 委 託 し ケースワーカーと 連 携 しながら 受 給 者 の 最 低 生 活 の 維 持 を 図 る ことにより その 生 活 基 盤 を 確 保 し 住 み 慣 れた 地 域 で 暮 らし 続 けるようにするこ とを 目 的 とする 委 託 の 内 容 は 以 下 のとおりである (1) 日 常 生 活 費 の 管 理 支 援 業 務 支 援 対 象 者 の 生 活 保 護 費 や 年 金 及 び 諸 手 当 等 を 口 座 振 込 みや 現 金 手 渡 し 等 で 管 理 する (2) 手 続 及 び 支 払 い 支 援 業 務 年 金 受 領 等 に 必 要 な 手 続 家 賃 及 び 公 共 料 金 等 の 支 払 代 行 等 の 支 援 を 行 う また 一 時 的 入 院 や 施 設 入 所 等 による 臨 時 的 な 支 払 の 代 行 支 援 を 行 う (3) 書 類 管 理 支 援 業 務 預 金 通 帳 印 鑑 年 金 証 書 及 びその 他 財 産 保 全 に 必 要 な 書 類 等 を 委 託 先 事 務 所 内 金 庫 に 保 管 管 理 する 25

26 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 生 活 保 護 受 給 者 金 銭 管 理 支 援 事 業 に 係 る 業 務 を 外 部 委 託 することに 伴 い 個 人 情 報 を 取 り 扱 わせるものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 生 活 保 護 受 給 者 のうち 金 銭 管 理 支 援 事 業 の 支 援 対 象 となることに 同 意 した 者 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 氏 名 支 援 対 象 者 が 外 国 人 の 場 合 の 通 称 名 住 所 性 別 生 年 月 日 年 齢 電 話 番 号 親 族 及 び 世 帯 の 状 況 親 族 の 連 絡 先 入 院 入 所 状 況 病 歴 及 び 健 康 心 身 の 状 態 生 活 歴 及 び 生 活 状 況 各 種 手 帳 ( 身 体 精 神 知 的 )の 有 無 及 び 種 類 生 活 保 護 の 受 給 状 況 口 座 情 報 年 金 の 受 給 状 況 各 種 手 当 の 受 給 状 況 就 労 収 入 の 状 況 収 入 課 税 状 況 家 計 債 務 等 経 済 状 況 資 産 の 状 況 他 法 他 施 策 及 びその 他 行 政 サービスの 活 用 状 況 解 決 すべき 課 題 (2) 件 数 支 援 対 象 者 数 60 名 ( 平 成 28 年 度 想 定 ) 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 委 託 先 の 事 務 所 各 総 合 支 所 生 活 支 援 課 その 他 区 長 が 指 示 する 場 所 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 との 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 口 頭 文 書 による 9 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 10 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 個 人 情 報 を 含 む 文 書 及 び 作 成 した 磁 気 媒 体 等 は 施 錠 できるキャビネット 等 で 保 管 する (2) 事 業 者 は 個 人 情 報 保 護 規 定 を 策 定 しており 個 人 情 報 保 護 とセキュリティー 体 制 が 確 立 されていることを 前 提 とする (3)パソコン OSのログオンパスワードを 設 定 し 業 務 の 従 事 者 には 利 用 者 ID と パスワードを 付 与 するものとする 26

27 11 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 目 的 外 使 用 及 び 外 部 提 供 の 禁 止 等 を 定 めた 電 算 処 理 の 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 12 委 託 の 開 始 時 期 平 成 28 年 6 月 より 継 続 して 行 う 27

28 諮 問 第 697 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 地 域 街 づくり- 建 築 確 認 事 務 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 につい て ( 建 築 物 省 エネ 法 に 係 る 性 能 向 上 計 画 認 定 認 定 表 示 制 度 適 合 性 判 定 の 技 術 的 審 査 業 務 の 委 託 ) 28

29 審 議 資 料 NO.6 諮 問 第 697 号 地 域 街 づくり- 建 築 確 認 事 務 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 につ いて ( 建 築 物 省 エネ 法 に 係 る 性 能 向 上 計 画 認 定 認 定 表 示 制 度 適 合 性 判 定 の 技 術 的 審 査 業 務 の 委 託 ) 平 成 28 年 2 月 16 日 都 市 整 備 部 建 築 審 査 課 1 委 託 の 件 名 建 築 物 省 エネ 法 性 能 向 上 計 画 認 定 の 技 術 的 審 査 に 係 る 業 務 委 託 建 築 物 省 エネ 法 認 定 表 示 制 度 の 技 術 的 審 査 に 係 る 業 務 委 託 建 築 物 省 エネ 法 適 合 性 判 定 の 技 術 的 審 査 に 係 る 業 務 委 託 2 委 託 の 内 容 平 成 27 年 7 月 新 たに 建 築 物 のエネルギー 消 費 性 能 の 向 上 に 関 する 法 律 ( 平 成 27 年 法 律 第 53 号 以 下 建 築 物 省 エネ 法 という )が 制 定 された この 法 律 は 建 築 物 におけるエネルギーの 消 費 量 が 著 しく 増 加 していることに 鑑 み 建 築 物 の 省 エネ 性 能 の 向 上 を 図 るため 建 築 物 の 省 エネ 基 準 適 合 義 務 等 の 規 制 措 置 と 誘 導 基 準 に 適 合 した 建 築 物 の 容 積 率 特 例 や 基 準 に 合 致 した 建 築 物 である 表 示 をするこ とが 出 来 る 誘 導 措 置 を 一 体 的 に 講 じたものである これに 伴 い 区 は 今 後 新 築 増 築 改 築 修 繕 等 される 建 築 物 について 申 請 に 基 づき 建 築 物 省 エネ 法 に 係 る 性 能 向 上 計 画 認 定 認 定 表 示 制 度 適 合 性 判 定 を 行 う こととなった なお 認 定 された 建 築 物 の 建 築 主 等 は 建 築 物 全 体 での 申 請 による 容 積 率 特 例 や 省 エネ 措 置 のされた 建 築 物 であることの 表 示 共 同 住 宅 における 特 定 の 住 戸 の 認 定 などを 行 うことにより 融 資 などを 活 用 することが 可 能 とされている 適 合 性 判 定 及 び 認 定 にあたっては 建 築 物 の 省 エネ 措 置 が それぞれの 基 準 に 適 合 しているかの 技 術 的 審 査 を 行 う 必 要 がある そのため 認 定 に 係 る 審 査 事 務 を 合 理 的 かつ 効 果 的 に 行 うためには 技 術 的 能 力 のある 外 部 の 機 関 を 活 用 することが 考 えられ この 審 査 にあたっては 中 立 性 の 確 保 の 観 点 から 一 定 の 登 録 を 受 けた 機 関 に 委 託 するということが 国 から 示 されている このことから 当 区 では 当 該 登 録 機 関 へ 当 該 審 査 業 務 を 委 託 することとした 29

30 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 建 築 物 省 エネ 法 性 能 向 上 計 画 の 認 定 等 の 技 術 的 審 査 を 外 部 委 託 すること に 伴 い 個 人 情 報 を 取 り 扱 わせるものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 建 築 物 省 エネ 法 に 係 る 性 能 向 上 計 画 認 定 認 定 表 示 制 度 適 合 性 判 定 の 申 請 者 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 氏 名 住 所 電 話 番 号 建 築 概 要 資 金 計 画 建 築 仕 様 (2) 件 数 約 40 件 / 年 ( 全 申 請 件 数 見 込 み) 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 委 託 先 事 業 者 の 事 務 所 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 との 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 文 書 による 9 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 10 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 個 人 情 報 保 護 に 関 する 社 内 規 定 が 定 められており 従 業 員 教 育 が 徹 底 している など 個 人 情 報 の 管 理 体 制 が 確 立 している (2) 個 人 情 報 を 含 む 文 書 及 び 電 磁 的 記 録 媒 体 は 施 錠 できるキャビネットにて 保 管 する (3) 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 事 務 室 については 施 錠 管 理 を 徹 底 している 11 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 目 的 外 使 用 及 び 外 部 提 供 の 禁 止 等 を 定 めた 電 算 記 録 の 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 12 委 託 の 開 始 時 期 及 び 期 間 平 成 28 年 4 月 以 降 継 続 して 行 う 30

31 諮 問 第 698 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 し ます 記 空 家 等 対 策 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 について ( 空 家 等 への 対 応 記 録 データベースの 作 成 ) 31

32 審 議 資 料 NO.7 諮 問 第 698 号 空 家 等 対 策 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 につ いて ( 空 家 等 への 対 応 記 録 データベースの 作 成 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 都 市 整 備 部 建 築 審 査 課 各 総 合 支 所 地 域 振 興 課 1 電 子 計 算 機 に 記 録 する 理 由 区 では 空 家 等 について 平 成 28 年 第 1 回 世 田 谷 区 議 会 定 例 会 に 提 案 し 平 成 28 年 4 月 施 行 予 定 である 世 田 谷 区 空 家 等 の 対 策 の 推 進 に 関 する 条 例 及 び 平 成 27 年 5 月 に 全 面 施 行 された 空 家 等 対 策 の 推 進 に 関 する 特 別 措 置 法 に 基 づき 空 家 等 の 状 況 把 握 やその 対 策 に 取 り 組 んでい くこととしている この 対 応 にあたっては 空 家 等 の 所 在 その 所 有 者 等 の 情 報 及 び 対 応 経 過 について 記 録 し 情 報 を 管 理 していく 必 要 がある こ のため 当 該 情 報 を 関 係 部 署 が 効 率 的 に 活 用 できるように 経 過 記 録 を 電 子 データとして 管 理 する なお 空 家 等 の 対 応 経 過 記 録 のデータは 建 築 審 査 課 だけではなく 苦 情 相 談 受 付 を 行 う 各 総 合 支 所 地 域 振 興 課 におい て 閲 覧 入 力 できるようデータベースを 構 築 する 2 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 空 家 等 の 対 応 経 過 記 録 をデータ 化 し 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 を 電 子 計 算 機 に 記 録 するものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 3 対 象 となる 個 人 の 範 囲 土 地 建 物 所 有 者 及 び 管 理 者 借 地 人 及 び 借 家 人 苦 情 相 談 申 出 者 所 有 者 等 関 係 人 ( 親 族 等 ) 32

33 4 記 録 する 項 目 及 び 件 数 (1) 項 目 氏 名 住 所 電 話 番 号 性 別 親 族 等 の 状 況 建 物 の 所 在 地 建 物 等 の 状 況 苦 情 相 談 内 容 対 応 経 過 (2) 件 数 空 家 等 約 500 件 5 記 録 する 方 法 各 総 合 支 所 地 域 振 興 課 又 は 建 築 審 査 課 の 職 員 が 区 の 端 末 機 を 使 用 して 記 録 する なお その 記 録 の 閲 覧 は 該 当 する 区 内 地 域 の 地 域 振 興 課 及 び 建 築 審 査 課 に 限 定 し その 記 録 の 修 正 は 建 築 審 査 課 のみ 可 能 とする 6 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 世 田 谷 区 の 情 報 セキュリティポリシー 及 び 各 課 情 報 セキュリティ 実 施 手 順 書 を 遵 守 する 7 記 録 の 開 始 時 期 平 成 28 年 4 月 から 継 続 して 行 う 33

34 諮 問 第 699 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 し ます 記 生 活 環 境 保 全 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 について (システム 導 入 による 生 活 環 境 保 全 のための 対 応 経 過 管 理 表 データベースの 作 成 ) 34

35 審 議 資 料 NO.8 諮 問 第 699 号 生 活 環 境 保 全 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 に ついて (システム 導 入 による 生 活 環 境 保 全 のための 対 応 経 過 管 理 表 データベースの 作 成 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 環 境 総 合 対 策 室 環 境 保 全 課 各 総 合 支 所 地 域 振 興 課 1 電 子 計 算 機 に 記 録 する 理 由 区 では いわゆる ごみ 屋 敷 といわれる 適 切 な 管 理 がなされていな い 住 居 及 びその 敷 地 ( 以 下 管 理 不 全 住 居 という )について 平 成 28 年 第 1 回 世 田 谷 区 議 会 定 例 会 に 提 案 し 平 成 28 年 4 月 施 行 予 定 である 世 田 谷 区 住 居 等 の 適 正 な 管 理 による 良 好 な 生 活 環 境 の 保 全 に 関 する 条 例 ( 以 下 条 例 という )に 基 づき 解 決 のための 対 策 に 取 り 組 んでいくことと している この 対 応 にあたっては 居 住 者 等 の 情 報 や 対 応 経 過 について 記 録 し 情 報 を 管 理 していく 必 要 がある 管 理 不 全 住 居 は ごみなどを 一 度 片 付 ければそれで 解 決 するものではな く 繰 り 返 し 対 応 することが 想 定 される このため 対 応 の 都 度 過 去 の 対 応 記 録 なども 確 認 しながら 対 策 を 検 討 する 必 要 がある また 同 一 事 案 について 環 境 保 全 課 と 各 総 合 支 所 地 域 振 興 課 の 両 課 が 連 携 して 対 応 する ために 双 方 が 同 一 情 報 を 随 時 確 認 できる 環 境 が 必 要 である そこで 対 応 経 過 記 録 を 電 子 データ 化 し 環 境 保 全 課 と 各 総 合 支 所 地 域 振 興 課 におい て 閲 覧 入 力 できるようデータベースを 構 築 する 2 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 管 理 不 全 住 居 の 対 応 経 過 記 録 をデータ 化 し 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 を 電 子 計 算 機 に 記 録 するものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 1 7 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 35

36 3 対 象 となる 個 人 の 範 囲 居 住 者 土 地 建 物 所 有 者 及 び 管 理 者 借 地 人 及 び 借 家 人 苦 情 相 談 申 出 者 居 住 者 関 係 人 ( 親 族 等 ) 4 記 録 する 項 目 及 び 件 数 (1) 項 目 氏 名 住 所 電 話 番 号 生 年 月 日 性 別 管 理 不 全 住 居 の 状 況 居 住 者 の 状 況 苦 情 相 談 内 容 居 住 者 等 との 関 係 対 応 経 過 (2) 件 数 平 成 28 年 度 約 30 件 ( 見 込 み) 5 記 録 する 方 法 各 総 合 支 所 地 域 振 興 課 又 は 環 境 保 全 課 の 職 員 が 区 の 端 末 機 を 使 用 して 記 録 する なお その 記 録 の 閲 覧 は 該 当 する 区 内 地 域 の 地 域 振 興 課 及 び 環 境 保 全 課 に 限 定 し 原 則 その 記 録 を 行 った 部 署 が 当 該 記 録 の 修 正 を 可 能 と する 6 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 世 田 谷 区 情 報 セキュリティポリシーに 基 づき 各 課 情 報 セキュリティ 実 施 手 順 書 を 遵 守 する 7 記 録 の 開 始 時 期 平 成 28 年 4 月 から 継 続 して 行 う 36

37 諮 問 第 700 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 生 活 環 境 保 全 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について ( 生 活 環 境 保 全 に 関 する 清 掃 等 業 務 委 託 ) 37

38 審 議 資 料 NO.9 諮 問 第 700 号 生 活 環 境 保 全 業 務 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について ( 生 活 環 境 保 全 に 関 する 清 掃 等 業 務 委 託 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 環 境 総 合 対 策 室 環 境 保 全 課 1 委 託 の 件 名 生 活 環 境 保 全 に 関 する 清 掃 等 業 務 委 託 2 委 託 の 内 容 区 では いわゆる ごみ 屋 敷 といわれる 適 切 な 管 理 がなされていない 住 居 及 びその 敷 地 ( 以 下 管 理 不 全 住 居 という )について 平 成 28 年 第 1 回 世 田 谷 区 議 会 定 例 会 に 提 案 し 平 成 28 年 4 月 施 行 予 定 である 世 田 谷 区 住 居 等 の 適 正 な 管 理 による 良 好 な 生 活 環 境 の 保 全 に 関 する 条 例 ( 以 下 条 例 という )に 基 づき 解 決 のための 対 策 に 取 り 組 んでいくこととしている 条 例 に 基 づき 区 では 管 理 不 全 住 居 の 居 住 者 等 に 代 わって 当 該 住 居 等 の 清 掃 整 理 整 頓 害 虫 駆 除 物 品 が 道 路 等 に 崩 落 しないようネットを 張 る 等 の 措 置 を 行 う 必 要 があり これらを 外 部 委 託 して 実 施 する 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 管 理 不 全 住 居 における 必 要 な 措 置 を 業 者 に 委 託 して 行 うもので 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 管 理 不 全 住 居 の 居 住 者 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 (2) 件 数 氏 名 住 所 管 理 不 全 住 居 の 状 況 年 間 約 7 件 ( 見 込 み) 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 環 境 総 合 対 策 室 環 境 保 全 課 管 理 不 全 住 居 委 託 先 事 業 者 の 施 設 38

39 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 と 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 文 書 又 は 口 頭 による 9 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 10 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 委 託 先 には 以 下 の 保 護 管 理 体 制 を 遵 守 させる (1) 個 人 情 報 保 護 に 関 する 社 内 規 定 が 定 められ 社 員 教 育 が 徹 底 しているなど 個 人 情 報 の 管 理 体 制 が 確 立 している (2) 個 人 情 報 を 含 む 文 書 及 び 作 成 した 磁 気 媒 体 等 は 施 錠 できるキャビネットにて 保 管 する (3) 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 社 員 を 限 定 する 11 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 に 関 すること 等 を 定 めた 電 算 処 理 の 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 ( 兼 電 算 処 理 の 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 ) を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 12 委 託 の 期 間 平 成 28 年 4 月 から 継 続 して 行 う 39

40 諮 問 第 701 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 し ます 記 認 可 外 保 育 施 設 運 営 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 につい て ( 無 認 可 保 育 施 設 利 用 者 の 記 録 項 目 の 追 加 ) 40

41 審 議 資 料 NO.10 諮 問 第 701 号 認 可 外 保 育 施 設 運 営 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 について ( 無 認 可 保 育 施 設 利 用 者 の 記 録 項 目 の 追 加 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 子 ども 若 者 部 保 育 認 定 調 整 課 1 電 子 計 算 機 に 記 録 する 理 由 区 は 子 ども 子 育 て 支 援 新 制 度 の 施 行 にあわせて 5ヶ 年 の 整 備 目 標 を 定 めて 保 育 施 設 の 整 備 等 に 鋭 意 取 り 組 んでいる しかしながら 待 機 児 童 数 の 大 きな 改 善 には 一 定 の 期 間 を 要 する 状 況 にある そこで 平 成 28 年 4 月 1 日 より 認 可 保 育 施 設 等 を 利 用 することがで きずに 無 認 可 保 育 施 設 に 預 けている 保 護 者 への 緊 急 対 策 として 時 限 的 に 保 育 料 の 一 部 補 助 を 行 うこととした このため 無 認 可 保 育 施 設 利 用 者 についても 申 請 管 理 及 び 支 給 審 査 事 務 を 保 健 福 祉 総 合 システムにて 行 えるようにするため 施 設 種 別 を 新 たに 登 録 するものである 2 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 無 認 可 保 育 施 設 利 用 者 への 保 育 料 補 助 事 業 に 係 る 対 象 者 の 申 請 管 理 及 び 支 給 審 査 事 務 を 迅 速 かつ 円 滑 に 行 うため 新 たな 対 象 施 設 項 目 を 電 子 計 算 機 に 記 録 するものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 3 対 象 となる 個 人 の 範 囲 無 認 可 保 育 施 設 の 利 用 者 41

42 4 記 録 する 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 対 象 施 設 無 認 可 保 育 施 設 の 追 加 (2) 件 数 約 240 人 / 年 ( 想 定 ) 5 記 録 する 方 法 子 ども 若 者 部 保 育 認 定 調 整 課 職 員 が 保 育 認 定 調 整 課 の 端 末 機 を 用 いて 保 健 福 祉 総 合 システムに 入 力 する 6 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 世 田 谷 区 の 情 報 セキュリティポリシー 及 び 保 育 認 定 調 整 課 情 報 セキュ リティ 実 施 手 順 書 を 遵 守 する 7 記 録 の 開 始 時 期 平 成 28 年 4 月 から 継 続 して 行 う 42

43 諮 問 第 702 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 区 立 幼 稚 園 維 持 運 営 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について ( 認 定 こども 園 世 田 谷 区 立 多 聞 幼 稚 園 等 調 理 等 の 委 託 ) 43

44 審 議 資 料 NO.11 諮 問 第 702 号 区 立 幼 稚 園 維 持 運 営 における 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について ( 認 定 こども 園 世 田 谷 区 立 多 聞 幼 稚 園 等 調 理 等 の 委 託 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 教 育 委 員 会 事 務 局 学 務 課 教 育 委 員 会 事 務 局 学 校 健 康 推 進 課 1 委 託 の 件 名 認 定 こども 園 世 田 谷 区 立 多 聞 幼 稚 園 等 調 理 業 務 等 委 託 2 委 託 の 内 容 区 立 幼 稚 園 を 順 次 認 定 こども 園 へ 用 途 転 換 していくことを 内 容 とする 区 立 幼 稚 園 用 途 転 換 等 計 画 において 現 在 9 園 ある 区 立 幼 稚 園 にうち5 園 を 区 立 認 定 こども 園 へ 順 次 移 行 していく 認 定 こども 園 では 東 京 都 認 定 こども 園 の 認 定 要 件 に 関 する 条 例 ( 平 成 十 八 年 東 京 都 条 例 第 百 七 十 四 号 ) 及 び 東 京 都 幼 保 連 携 型 認 定 こども 園 の 学 級 の 編 成 職 員 設 備 及 び 運 営 基 準 に 関 する 条 例 ( 平 成 二 十 六 年 東 京 都 条 例 第 百 二 十 二 号 )により 原 則 として 自 園 で 調 理 した 給 食 を 全 園 児 に 対 し 提 供 することを 規 定 している 現 在 区 立 幼 稚 園 の 昼 食 については 弁 当 持 参 であるが 区 立 幼 稚 園 用 途 転 換 等 計 画 に 基 づき 平 成 28 年 4 月 に 区 立 認 定 こども 園 に 用 途 転 換 する 区 立 多 聞 幼 稚 園 について は 都 条 例 に 基 づき 新 たに 給 食 の 提 供 を 開 始 することになった なお 給 食 調 理 等 の 業 務 については 民 間 事 業 者 に 委 託 する < 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 委 託 の 内 容 > 給 食 調 理 業 務 の 委 託 のうち アレルギー 等 の 疾 患 への 対 応 が 必 要 な 児 童 への 給 食 の 提 供 において アレルギー 事 故 を 未 然 に 防 ぐために 錯 誤 なく 特 定 できる 形 で 該 当 する 児 童 の 除 去 が 必 要 な 食 品 などの 個 人 情 報 について 委 託 事 業 者 と 区 立 認 定 こども 園 等 の 職 員 との 間 での 確 認 及 び 該 当 する 児 童 の 給 食 の 受 け 渡 しが 確 実 に 行 う 必 要 があるため 以 下 の 業 務 において 個 人 情 報 を 取 扱 う 1 給 食 の 調 理 ( 事 業 者 は アレルギー 等 の 疾 患 への 対 応 が 必 要 な 児 童 の 氏 名 学 年 組 原 因 食 材 を 確 実 に 把 握 し 上 記 情 報 を 明 記 して 調 理 を 行 う ) 2 盛 付 け 及 び 配 膳 配 食 ( 事 業 者 は 明 記 された 上 記 情 報 を 配 膳 配 食 時 に 栄 養 士 及 び 担 任 教 諭 等 に 確 実 に 引 き 継 ぐ ) 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 認 定 こども 園 世 田 谷 区 立 多 聞 44 幼 稚 園 調 理 業 務 等 を 外 部 委 託 することに 伴 い 個 人 情 報 を 取 り 扱 わせるものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 程 に 基 づき 諮 問 する

45 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 認 定 こども 園 世 田 谷 区 立 多 聞 幼 稚 園 園 児 のうち 給 食 及 びおやつ 提 供 時 にアレルギ ー 等 の 疾 患 への 対 応 が 必 要 な 者 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 氏 名 学 年 組 原 因 食 材 (2) 件 数 約 20 件 ( 平 成 28 年 度 予 定 ) 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 区 立 認 定 こども 園 等 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 と 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 文 書 による( 別 紙 参 照 ) 9 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 なし 10 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 個 人 情 報 を 含 む 文 書 は 施 錠 できる 場 所 に 保 管 し 使 用 後 はシュレッダー 等 にかけ て 処 分 するよう 指 導 している 11 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 に 関 すること 等 を 定 めた 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 12 委 託 の 開 始 時 期 及 び 期 間 平 成 28 年 4 月 以 降 継 続 して 行 う 45

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48 諮 問 第 703 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 第 15 条 第 1 項 第 4 号 第 17 条 第 4 項 及 び 第 1 8 条 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 について 諮 問 します 記 区 立 小 中 学 校 給 食 費 収 納 管 理 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 並 びに 就 学 事 務 業 務 及 び 教 職 員 情 報 における 区 立 小 中 学 校 給 食 費 収 納 管 理 業 務 への 目 的 外 利 用 について ( 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システム 導 入 による 個 人 情 報 の 項 目 の 記 録 外 部 委 託 回 線 結 合 及 び 目 的 外 利 用 について) 48

49 審 議 資 料 NO.12 諮 問 第 703 号 区 立 小 中 学 校 給 食 費 収 納 管 理 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 及 び 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 並 びに 就 学 事 務 業 務 及 び 教 職 員 情 報 における 区 立 小 中 学 校 給 食 費 収 納 管 理 業 務 への 目 的 外 利 用 について ( 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システム 導 入 による 個 人 情 報 の 項 目 の 記 録 外 部 委 託 回 線 結 合 及 び 目 的 外 利 用 について) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 利 用 課 : 教 育 委 員 会 事 務 局 学 校 健 康 推 進 課 保 有 課 : 教 育 委 員 会 事 務 局 学 務 課 総 務 部 人 事 課 教 育 政 策 部 学 校 職 員 課 事 業 の 概 要 これまで 給 食 費 の 収 納 管 理 債 権 管 理 は 区 立 小 中 学 校 ( 中 学 校 給 食 費 会 計 対 象 校 は 除 く)の 各 校 が 行 ってきたが 校 務 事 務 改 善 の 一 つとして 区 立 小 中 学 校 全 校 の 給 食 費 を 区 の 歳 入 歳 出 として 管 理 していく 公 会 計 化 に 取 り 組 むこととしている 公 会 計 化 に 伴 い 教 育 委 員 会 事 務 局 が 給 食 費 の 収 納 管 理 債 権 管 理 を 一 括 して 行 い 各 小 中 学 校 は 引 き 続 き 対 象 者 情 報 や 食 数 の 管 理 などの 給 食 事 務 を 行 う ついては 給 食 事 務 の 標 準 化 効 率 化 を 図 ると 共 に 給 食 費 の 適 正 な 管 理 を 行 うた めに 新 たに 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システム ( 以 下 給 食 費 システム という )を 導 入 する 第 1 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 について 1 電 子 計 算 機 に 記 録 する 理 由 現 在 教 育 委 員 会 事 務 局 では 中 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システムを 使 用 し 太 子 堂 調 理 場 から 給 食 を 搬 送 している 中 学 校 8 校 対 象 者 約 3,000 人 の 給 食 費 の 徴 収 及 び 債 権 管 理 を 行 っているが 区 立 小 中 学 校 全 校 の 給 食 費 の 公 会 計 化 に 伴 い 対 象 者 約 46,000 人 の 給 食 費 の 徴 収 及 び 債 権 管 理 を 教 育 委 員 会 事 務 局 が 一 括 して 行 うこととなる 現 行 の 中 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システムは 導 入 から 約 15 年 が 経 過 しており 業 務 に 必 要 な 機 能 が 不 足 し 全 校 分 の 対 象 者 情 報 や 徴 収 業 務 の 管 理 対 応 が 難 しいため 新 しい 給 食 費 システムの 構 築 が 必 要 不 可 欠 である 49

50 また 給 食 費 の 徴 収 や 給 食 食 材 の 発 注 に 影 響 する 対 象 者 情 報 管 理 や 食 数 管 理 は 小 中 学 校 太 子 堂 調 理 場 でも 行 う 必 要 があるため 給 食 費 システムを 教 育 委 員 会 事 務 局 のほか 小 中 学 校 太 子 堂 調 理 場 にも 導 入 する 給 食 費 システムの 導 入 により 給 食 事 務 の 標 準 化 や 効 率 化 を 図 るとともに 収 納 管 理 等 の 業 務 に 対 応 する 2 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 区 が 新 たに 給 食 費 システムを 構 築 運 用 し 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 を 電 子 計 算 機 に 記 録 するものであり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 3 対 象 となる 個 人 の 範 囲 区 立 小 中 学 校 の 児 童 生 徒 及 び 保 護 者 教 職 員 その 他 給 食 喫 食 者 4 記 録 する 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 氏 名 住 所 電 話 番 号 保 護 者 氏 名 給 食 者 番 号 学 齢 簿 番 号 続 柄 通 称 名 教 職 員 情 報 ( 教 職 員 番 号 旧 新 所 属 学 校 名 職 層 職 層 コード 職 種 職 コード) 納 付 方 法 金 融 機 関 口 座 情 報 ( 金 融 機 関 名 店 名 預 金 種 別 口 座 番 号 口 座 名 義 人 ) 振 替 情 報 ( 振 替 年 月 日 振 替 金 額 振 替 結 果 ) 在 学 学 校 名 学 校 番 号 学 年 学 級 種 別 喫 食 情 報 休 学 復 学 情 報 転 出 入 情 報 就 学 援 助 情 報 生 活 保 護 情 報 兄 弟 姉 妹 情 報 還 付 情 報 ( 還 付 額 還 付 予 定 額 還 付 年 月 日 ) 債 権 管 理 情 報 ( 未 納 額 納 期 限 滞 納 繰 越 額 遅 延 損 害 金 額 交 渉 履 歴 ) 調 定 額 請 求 額 納 付 額 会 計 年 度 期 別 ( 月 ) 不 能 欠 損 額 時 効 情 報 但 し 小 中 学 校 及 び 太 子 堂 調 理 場 は 債 権 管 理 情 報 や 口 座 情 報 等 は 不 要 のため 第 4の5(1)の 項 目 以 外 は 入 力 照 会 等 が 出 来 ないよう 権 限 設 定 を 行 う (2) 件 数 1 平 成 29 年 度 約 11,000 人 / 年 ( 中 学 校 公 会 計 化 開 始 時 ) 2 平 成 30 年 度 以 降 約 46,000 人 / 年 ( 小 学 校 公 会 計 化 開 始 時 ) 5 記 録 する 方 法 (1) 児 童 生 徒 の 保 護 者 及 び 教 職 員 から 提 出 してもらう 学 校 給 食 申 込 書 兼 預 金 口 座 振 替 ( 自 動 払 込 ) 依 頼 書 に 基 づき 外 部 委 託 によって 生 成 された 金 融 機 関 口 座 情 報 等 の 対 象 者 データを 事 業 者 から 電 子 データで 受 取 り 職 員 もしくは オペレーターが 端 末 機 を 用 いて 給 食 費 システムに 取 り 込 む ( 外 部 委 託 の 詳 細 は 第 2 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について (3) 学 校 給 食 費 収 入 済 データの 作 成 及 び 口 座 振 替 処 理 業 務 委 託 ( 単 価 契 約 ) 50

51 のとおり) (2) 他 システムとのデータ 連 携 児 童 生 徒 情 報 教 職 員 情 報 については 上 記 の 方 法 のほか 下 記 のシステムか ら 必 要 なデータを 抽 出 し 給 食 費 システムに 取 り 込 む 予 定 である 1 学 齢 簿 システム 2 就 学 援 助 システム 3 区 人 事 給 与 システム 4 都 人 事 給 与 システム (3) 教 育 委 員 会 事 務 局 学 校 健 康 推 進 課 担 当 職 員 区 立 小 中 学 校 の 担 当 教 職 員 が 端 末 機 を 用 いて 給 食 費 システムに 入 力 する 6 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 区 の 情 報 セキュリティポリシー 及 び 学 校 健 康 推 進 課 情 報 セキュリティ 実 施 手 順 書 世 田 谷 区 校 務 ネットワークシステム 運 用 管 理 基 準 を 遵 守 する 7 記 録 の 開 始 時 期 平 成 28 年 12 月 以 降 継 続 して 行 う 第 2 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について 1 委 託 の 件 名 (1) 世 田 谷 区 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システム 構 築 運 用 業 務 委 託 (2) 中 学 校 給 食 費 収 納 システムデータ 移 行 委 託 (3) 学 校 給 食 費 収 入 済 データの 作 成 および 口 座 振 替 処 理 業 務 委 託 ( 単 価 契 約 ) 2 委 託 の 内 容 (1) 給 食 費 の 公 会 計 化 に 伴 う 徴 収 管 理 債 権 管 理 対 象 者 情 報 管 理 食 数 管 理 等 を 行 うための 給 食 費 システムの 構 築 及 び 構 築 後 の 運 用 保 守 を 委 託 する (2) 現 行 の 中 学 校 給 食 費 収 納 システムから 在 校 生 及 び 教 職 員 過 年 度 滞 納 者 のデ ータを 新 たな 給 食 費 システムへ 移 行 する (3) 保 護 者 及 び 教 職 員 からの 学 校 給 食 申 込 書 兼 預 金 口 座 振 替 ( 自 動 払 込 ) 依 頼 書 の 提 出 に 基 づき 金 融 機 関 口 座 情 報 等 の 対 象 者 データの 生 成 作 業 を 委 託 す る これに 加 え 現 在 中 学 校 給 食 費 会 計 で 行 っている 口 座 振 替 処 理 及 び 納 付 書 で 支 払 った 結 果 を 給 食 費 システムに 反 映 させるための 学 校 給 食 費 収 入 済 デ ータの 作 成 について 公 会 計 化 後 は 全 校 分 に 拡 大 し 委 託 する 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 給 食 費 システムの 導 入 に 伴 い 委 託 先 に 個 人 情 報 を 取 り 扱 わせるもので 51

52 あり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 第 1の3のとおり 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 1 世 田 谷 区 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システム 構 築 運 用 業 務 委 託 第 1の4(1)のとおり 2 中 学 校 給 食 費 収 納 システムデータ 移 行 委 託 氏 名 住 所 電 話 番 号 保 護 者 氏 名 給 食 者 番 号 学 齢 簿 番 号 納 付 方 法 金 融 機 関 口 座 情 報 ( 金 融 機 関 名 店 名 預 金 種 別 口 座 番 号 口 座 名 義 人 ) 振 替 情 報 ( 振 替 年 月 日 振 替 金 額 振 替 結 果 ) 在 学 学 校 名 学 校 番 号 学 年 学 級 種 別 喫 食 情 報 休 学 復 学 情 報 転 出 入 情 報 就 学 援 助 情 報 生 活 保 護 情 報 兄 弟 姉 妹 情 報 還 付 情 報 ( 還 付 額 還 付 予 定 額 還 付 年 月 日 ) 債 権 管 理 情 報 ( 未 納 額 納 期 限 滞 納 繰 越 額 交 渉 履 歴 ) 調 定 額 請 求 額 納 付 額 会 計 年 度 期 別 ( 月 ) 不 能 欠 損 額 3 学 校 給 食 費 収 入 済 データの 作 成 および 口 座 振 替 処 理 業 務 委 託 ( 単 価 契 約 ) 氏 名 住 所 電 話 番 号 保 護 者 氏 名 給 食 者 番 号 学 齢 簿 番 号 続 柄 通 称 名 金 融 機 関 口 座 情 報 ( 金 融 機 関 名 店 名 預 金 種 別 口 座 番 号 口 座 名 義 人 ) 振 替 情 報 ( 振 替 年 月 日 振 替 金 額 振 替 結 果 ) 在 学 学 校 名 学 校 番 号 学 年 還 付 情 報 ( 還 付 額 還 付 予 定 額 還 付 年 月 日 ) 請 求 額 納 付 額 会 計 年 度 期 別 ( 月 ) (2) 件 数 1 世 田 谷 区 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システム 構 築 運 用 業 務 委 託 及 び 学 校 給 食 費 収 入 済 データの 作 成 および 口 座 振 替 処 理 業 務 委 託 ( 単 価 契 約 ) 第 1の4(2)のとおり 2 中 学 校 給 食 費 収 納 システムデータ 移 行 委 託 約 3,450 人 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 (1) 世 田 谷 区 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システム 構 築 運 用 業 務 委 託 区 役 所 庁 舎 内 学 校 健 康 推 進 課 事 務 スペース 太 子 堂 調 理 場 事 務 スペース 小 中 学 校 職 員 室 世 田 谷 区 事 務 センター (2) 中 学 校 給 食 費 収 納 システムデータ 移 行 委 託 区 役 所 庁 舎 学 校 健 康 推 進 課 事 務 スペース 世 田 谷 区 事 務 センター (3) 学 校 給 食 費 収 入 済 データの 作 成 および 口 座 振 替 処 理 業 務 委 託 ( 単 価 契 約 ) 委 託 先 の 事 業 者 の 施 設 52

53 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 との 個 人 情 報 の 授 受 の 方 法 文 書 及 び 電 磁 的 記 録 媒 体 による 9 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 10 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 個 人 情 報 に 対 する 社 員 教 育 が 徹 底 しており 個 人 情 報 保 護 の 管 理 体 制 が 確 立 している (2) 一 般 財 団 法 人 日 本 情 報 経 済 社 会 推 進 協 会 が 管 理 する 個 人 情 報 取 り 扱 いに 関 する 認 定 (プライバシーマーク)を 受 けている (3) 個 人 情 報 を 含 む 電 磁 的 記 録 媒 体 及 び 文 書 は 施 錠 できる 専 用 の 収 納 庫 に 保 管 し 保 管 場 所 への 出 入 りにも 規 制 を 設 けている 11 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 目 的 外 使 用 及 び 外 部 提 供 の 禁 止 等 を 定 めた 電 算 処 理 の 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 12 委 託 の 期 間 (1) 世 田 谷 区 学 校 給 食 費 収 納 管 理 システム 構 築 運 用 業 務 委 託 平 成 28 年 4 月 1 日 以 降 継 続 して 行 う (2) 中 学 校 給 食 費 収 納 システムデータ 移 行 委 託 平 成 28 年 11 月 から 平 成 29 年 1 月 31 日 まで( 予 定 ) (3) 学 校 給 食 費 収 入 済 データの 作 成 および 口 座 振 替 処 理 業 務 委 託 ( 単 価 契 約 ) 平 成 28 年 4 月 1 日 以 降 継 続 して 行 う 第 3 就 学 事 務 業 務 及 び 教 職 員 情 報 における 個 人 情 報 の 区 立 小 中 学 校 給 食 費 収 納 管 理 業 務 への 目 的 外 利 用 について 1 保 有 課 及 び 保 有 課 の 業 務 の 名 称 (1) 学 齢 簿 システム 1 保 有 課 教 育 委 員 会 事 務 局 学 務 課 2 保 有 課 の 業 務 就 学 事 務 業 務 53

54 (2) 区 人 事 給 与 システム 及 び 都 人 事 給 与 システム 保 有 課 総 務 部 人 事 課 及 び 教 育 政 策 部 学 校 職 員 課 2 利 用 課 及 び 利 用 課 の 業 務 の 名 称 教 育 委 員 会 事 務 局 学 校 健 康 推 進 課 : 区 立 小 中 学 校 給 食 費 収 納 管 理 業 務 3 目 的 外 利 用 する 理 由 給 食 費 公 会 計 化 後 各 学 校 は 給 食 費 システムにより 食 数 管 理 を 行 う 予 定 であ る 食 数 は 給 食 食 材 の 発 注 等 に 影 響 するため 学 校 給 食 申 込 書 兼 預 金 口 座 振 替 ( 自 動 払 込 ) 依 頼 書 の 提 出 が 完 了 していない 段 階 で 予 め 食 数 に 係 る 児 童 生 徒 及 び 教 職 員 情 報 を 給 食 費 システムに 取 り 込 む 必 要 がある また 児 童 生 徒 及 び 教 職 員 が 給 食 を 食 べているにも 関 わらず 学 校 給 食 申 込 書 兼 預 金 口 座 振 替 ( 自 動 払 込 ) 依 頼 書 の 提 出 が 無 く 給 食 費 を 支 払 っていない 家 庭 へ 対 し 徴 収 及 び 債 権 管 理 を 担 う 当 課 の 把 握 に 必 要 となるため 目 的 外 利 用 する 4 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 給 食 費 システムの 運 用 にあたり 教 育 委 員 会 事 務 局 学 務 課 総 務 部 人 事 課 及 び 教 育 政 策 部 学 校 職 員 課 で 管 理 している 個 人 情 報 を 目 的 外 利 用 するもの であり 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 15 条 第 1 項 第 4 号 の 規 定 に 基 づき 諮 問 す る 5 目 的 外 利 用 する 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 1 学 齢 簿 システム 氏 名 ふりがな 学 校 名 学 校 番 号 学 齢 簿 番 号 学 年 2 区 人 事 給 与 システム 及 び 都 人 事 給 与 システム 氏 名 ふりがな 教 職 員 番 号 旧 新 所 属 学 校 名 旧 新 所 属 学 校 番 号 職 層 職 層 コード 職 種 職 コード (2) 件 数 1 平 成 28 年 度 約 7,700 人 / 年 ( 中 学 校 在 校 1~2 年 生 中 学 校 教 職 員 ) 2 平 成 29 年 度 約 42,700 人 / 年 ( 小 学 校 在 校 1~5 年 生 中 学 校 全 学 年 区 外 校 からの 転 入 生 小 中 学 校 教 職 員 ) 3 平 成 30 年 度 以 降 約 46,000 人 / 年 ( 小 中 学 校 全 学 年 区 外 校 からの 転 入 生 小 中 学 校 教 職 員 ) 54

55 6 対 象 となる 個 人 の 範 囲 区 立 小 中 学 校 の 児 童 生 徒 及 び 教 職 員 7 利 用 の 方 法 地 域 行 政 部 情 報 政 策 課 が 第 3の6の 対 象 者 の 個 人 情 報 を 学 齢 簿 システム 区 人 事 給 与 システム 及 び 都 人 事 給 与 システムから 電 算 処 理 により 抽 出 し 当 課 に 提 供 する 当 課 は 提 供 を 受 けたデータを 給 食 費 システムに 取 り 込 む 8 利 用 の 開 始 時 期 及 び 期 間 平 成 28 年 12 月 から 継 続 して 行 う 第 4 外 部 の 電 子 計 算 機 との 回 線 結 合 について 1 回 線 結 合 する 理 由 第 1の1で 記 載 のとおり 給 食 費 の 公 会 計 化 に 伴 い 新 たに 給 食 費 システムを 教 育 委 員 会 事 務 局 のほか 各 小 中 学 校 及 び 太 子 堂 調 理 場 へ 導 入 する 予 定 である 現 在 教 育 委 員 会 事 務 局 では 庁 内 ネットワークシステムに 接 続 された 事 務 用 パ ソコンを 利 用 しているが 小 中 学 校 では 校 務 用 ネットワークシステムに 接 続 された 校 務 用 パソコンを 利 用 している この 校 務 用 ネットワークシステムに 接 続 された 校 務 用 パソコンでは 児 童 生 徒 の 指 導 資 料 や 成 績 管 理 通 知 表 作 成 保 護 者 負 担 の 教 材 費 等 の 管 理 などの 事 務 を 行 っている また システムを 稼 動 するための 機 器 類 (サーバ ネットワーク 機 器 類 等 )の 調 達 構 築 及 び 管 理 運 用 保 守 業 務 を 外 部 委 託 しており 庁 内 ネ ットワークシステムとは 別 に 独 自 のネットワークシステムとなっている しかし 新 たに 導 入 する 給 食 費 システムは 庁 内 ネットワークシステムに 導 入 するため 独 自 のネットワークシステムである 校 務 ネットワークシステムに 接 続 された 校 務 用 パソコンからは 給 食 費 システムを 利 用 することができない そのため 校 務 用 パソコンから 給 食 費 システムを 利 用 できるように 庁 内 ネッ トワークシステムと 校 務 ネットワークシステムとを 回 線 結 合 する 2 回 線 結 合 の 相 手 方 情 報 政 策 課 が 管 理 する 庁 内 ネットワークシステムと 教 育 委 員 会 事 務 局 が 委 託 し 運 用 を 行 う 校 務 ネットワークシステムとを 回 線 結 合 する 3 諮 問 の 趣 旨 給 食 費 システムを 校 務 用 パソコンから 利 用 するには 区 の 電 子 計 算 組 織 と 委 託 先 の 電 子 計 算 組 織 を 回 線 結 合 する 必 要 があるため 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 18 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 55

56 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 第 1の3のとおり 5 回 線 結 合 する 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 氏 名 住 所 電 話 番 号 保 護 者 氏 名 給 食 者 番 号 教 職 員 情 報 ( 教 職 員 番 号 旧 新 所 属 学 校 名 職 層 職 層 コード 職 種 職 コード) 在 学 学 校 名 学 校 番 号 学 年 学 級 種 別 喫 食 情 報 休 学 復 学 情 報 転 出 入 情 報 兄 弟 姉 妹 情 報 (2) 件 数 第 1の4(2)のとおり 6 回 線 結 合 の 方 法 現 在 教 育 委 員 会 事 務 局 が 委 託 している 校 務 ネットワークシステムと 情 報 政 策 課 が 管 理 する 庁 内 ネットワークとの 間 には 既 に 専 用 の 回 線 が 結 合 している その 専 用 回 線 で 使 われている 委 託 先 の 通 信 機 器 を 設 定 変 更 し 新 たな 給 食 費 システム を 校 務 用 パソコンから 利 用 できるよう 回 線 結 合 する 7 相 手 方 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 庁 内 ネットワークシステム 及 び 校 務 ネットワークシステムは それぞれが 閉 鎖 されたネットワークで 構 成 されており セキュリティが 確 保 され 外 部 からの 接 続 はできない 仕 組 みとなっている (2) 現 在 庁 内 ネットワークシステムと 校 務 ネットワークシステムとの 間 で 結 合 さ れている 回 線 は セキュリティを 確 保 した 専 用 の 回 線 である (3) 校 務 用 ネットワークシステムと 庁 内 ネットワークシステムとの 接 続 に ファイ ヤーウォール 等 のゲートウェイを 設 け 外 部 からの 侵 入 を 防 ぐ 対 策 を 講 じている 8 区 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 給 食 費 システムの 操 作 は ID 及 び 暗 証 番 号 等 によるユーザー 認 証 技 術 を 用 い ることにより 操 作 者 を 限 定 し 操 作 記 録 をとる (2) 区 の 情 報 セキュリティポリシー を 遵 守 する (3) 電 子 計 算 機 の 操 作 者 に 対 する 情 報 セキュリティに 関 する 研 修 を 定 期 的 に 実 施 す る 9 回 線 結 合 の 開 始 時 期 平 成 28 年 12 月 以 降 継 続 して 行 う 56

57 諮 問 第 704 号 平 成 2 8 年 2 月 8 日 世 田 谷 区 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 議 会 会 長 吉 田 和 夫 様 世 田 谷 区 長 保 坂 展 人 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 及 び 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 下 記 の 事 項 に ついて 諮 問 します 記 清 掃 リサイクル 事 業 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 及 び 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について (ごみステーション 管 理 システムの 導 入 ) 57

58 審 議 資 料 NO.13 諮 問 第 704 号 清 掃 リサイクル 事 業 業 務 における 新 たな 個 人 情 報 の 項 目 の 電 子 計 算 機 への 記 録 及 び 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について (ごみステーション 管 理 システムの 導 入 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 清 掃 リサイクル 部 事 業 課 第 1 電 子 計 算 機 への 登 録 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について 1 電 子 計 算 機 に 記 録 する 理 由 現 在 区 における 資 源 ごみ 集 積 所 については その 新 設 分 散 廃 止 などに 関 する 情 報 の 管 理 を 事 業 課 及 び 区 内 三 箇 所 にある 各 清 掃 事 務 所 がそれぞれ 紙 ( 住 宅 地 図 )で 行 っている 毎 年 資 源 ごみ 集 積 所 箇 所 数 も 増 加 している 中 で 紙 での 管 理 による 事 務 に 限 界 がきている 併 せて 資 源 ごみ 集 積 所 の 届 出 や 苦 情 などに 関 する 書 類 についても 個 別 に 管 理 されており 一 元 的 に 管 理 できていないという 課 題 がある このような 課 題 を 解 決 するため システムで 資 源 ごみ 集 積 所 情 報 を 管 理 し データ ベース 上 で 各 種 データを 保 存 することにより 資 源 ごみ 集 積 所 の 届 出 に 必 要 な 情 報 の 電 子 管 理 (PDF)や 資 源 ごみ 集 積 所 の 指 導 履 歴 の 管 理 高 齢 者 訪 問 収 集 の 申 請 集 団 回 収 情 報 管 理 など 各 清 掃 事 務 所 と 清 掃 リサイクル 部 で 情 報 を 共 有 する 事 を 目 的 と した ごみステーション 管 理 システムを 導 入 する 2 諮 問 の 趣 旨 本 件 は ごみステーション 管 理 システムの 導 入 に 伴 い 個 人 情 報 の 項 目 を 電 子 計 算 機 に 記 録 するもので 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 17 条 第 4 項 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 3 対 象 となる 個 人 の 項 目 及 び 件 数 (1) 項 目 別 紙 のとおり (2) 件 数 別 紙 のとおり 4 対 象 となる 個 人 情 報 の 範 囲 別 紙 のとおり 58

59 5 電 子 計 算 機 に 記 録 する 方 法 別 紙 のとおり 6 区 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 世 田 谷 区 の 情 報 セキュリティポリシー 及 び 清 掃 リサイクル 部 事 業 課 情 報 セキュリテ ィ 実 施 手 順 書 を 遵 守 する 7 記 録 の 開 始 時 期 平 成 28 年 6 月 から 継 続 して 行 う 第 2 外 部 委 託 に 伴 う 個 人 情 報 の 保 護 措 置 について 1 委 託 の 件 名 ごみステーション 管 理 システム 保 守 管 理 2 委 託 の 内 容 ごみステーション 管 理 システムを 導 入 し 資 源 ごみ 集 積 所 情 報 などのデータサーバ 及 びシステムの 保 守 管 理 を 行 う 3 諮 問 の 趣 旨 本 件 は 個 人 情 報 を 含 む 外 部 委 託 であり データサーバ 及 びシステムの 保 守 管 理 を 委 託 先 が 行 うため 世 田 谷 区 個 人 情 報 保 護 条 例 第 12 条 の 規 定 に 基 づき 諮 問 する 4 委 託 先 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 別 紙 のとおり 5 対 象 となる 個 人 の 範 囲 別 紙 のとおり 6 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 清 掃 リサイクル 部 事 業 課 世 田 谷 清 掃 事 務 所 玉 川 清 掃 事 務 所 砧 清 掃 事 務 所 及 び 委 託 事 業 者 の 施 設 7 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 場 所 について 区 及 び 委 託 先 以 外 の 者 との 共 用 の 有 無 なし 8 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 59

60 9 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 個 人 情 報 教 育 管 理 について システムを 利 用 する 要 員 に 対 して 入 職 時 に 個 人 情 報 管 理 に 関 する 教 育 を 実 施 してい る また 教 育 実 施 状 況 については 台 帳 管 理 しており 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 が 確 立 している (2) 施 設 内 のセキュリティ 対 策 について 受 託 者 所 有 施 設 は 静 脈 認 証 およびIDカード 認 証 による 入 退 室 管 理 また 金 属 探 知 機 および 監 視 カメラによる 個 人 情 報 を 含 む 媒 体 の 持 出 持 込 の 防 止 をしている また 個 人 情 報 を 含 む 媒 体 は 持 出 しを 禁 止 しており 施 錠 可 能 なロッカーにて 保 管 するなど 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 が 確 立 している 10 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 目 的 外 使 用 及 び 外 部 提 供 の 禁 止 等 を 定 めた 電 算 処 理 の 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させる 11 委 託 の 期 間 平 成 28 年 4 月 から 継 続 して 行 う 60

61 ごみステーション 管 理 システム 運 用 NO 3-(1) 項 目 3-(2) 年 間 予 測 件 数 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 5 記 録 する 方 法 1 4 廃 棄 物 保 管 場 所 等 及 び 再 利 用 対 象 物 保 管 場 所 資 源 ごみ 集 積 所 2 災 害 に 係 るごみの 収 集 運 搬 3 高 齢 者 等 訪 問 収 集 集 団 回 収 5 資 源 ごみカレンダー 1 資 源 ごみ 集 積 所 の 協 議 及 び 設 置 変 更 廃 止 の 申 請 に 係 る 届 出 資 源 ごみ 集 積 所 データ 及 2 び 排 出 指 導 履 歴 3 ごみ 散 乱 防 止 ネットの 申 請 に 係 る 届 出 相 談 及 び 申 請 に 係 る 届 出 又 は 罹 災 証 明 書 相 談 及 び 申 請 に 係 る 届 出 資 源 再 利 用 活 動 団 体 情 報 過 年 度 の 配 布 漏 れ 情 報 その 他 ポスティングにあた り 注 意 を 要 する 情 報 氏 名 住 所 電 話 番 号 対 応 記 録 氏 名 住 所 電 話 番 号 指 導 履 歴 等 氏 名 住 所 電 話 番 号 対 応 記 録 氏 名 住 所 電 話 番 号 減 免 情 報 氏 名 生 年 月 日 住 所 電 話 番 号 要 介 護 状 態 区 分 及 び 身 体 障 害 者 手 帳 の 級 緊 急 連 絡 先 氏 名 住 所 電 話 番 号 団 体 名 回 収 品 目 氏 名 住 所 電 話 番 号 配 布 履 歴 及 び 状 況 約 3,0 0 件 約 18,0 0 件 約 2,7 0 件 年 間 約 10 件 年 間 約 150 件 年 間 約 30 件 年 間 約 150 件 協 議 及 び 集 積 所 の 設 置 変 更 廃 止 に 係 る 届 出 をする 者 又 は 届 出 に 必 要 な 同 意 者 集 積 所 の 利 用 者 相 談 者 及 び 情 報 提 供 者 別 紙 新 システム 稼 動 後 は 職 員 がシス テムに 直 接 入 力 する ごみ 散 乱 防 止 ネットの 申 請 に 係 る 届 出 新 システム 稼 動 後 職 員 がシステ をする 者 又 はごみ 散 乱 防 止 ネットの 管 ムに 直 接 入 力 する 理 をする 者 災 害 による 被 災 者 及 び 相 談 者 高 齢 者 等 訪 問 収 集 の 相 談 及 び 申 請 に 係 る 届 出 をする 者 資 源 再 利 用 活 動 団 体 代 表 者 担 当 者 新 システム 稼 動 後 職 員 がシステ ムに 直 接 入 力 する 新 システム 稼 動 後 職 員 がシステ ムに 直 接 入 力 する 新 システム 稼 動 後 職 員 がシステ ムに 直 接 入 力 する 新 システム 稼 動 後 職 員 がシステ ムに 直 接 入 力 する 配 布 委 託 期 間 において 資 源 ごみの 収 集 カレンダー が 未 配 布 等 である 旨 を 新 システム 稼 動 後 職 員 がシステ 申 し 出 て 委 託 業 者 による 再 配 布 を 了 ムに 直 接 入 力 する 承 した 区 民

62 報 告 資 料 NO.1 報 告 第 262 号 清 掃 リサイクル 事 業 業 務 における 資 源 ごみの 収 集 カレンダー の 戸 別 配 布 業 務 に 係 る 外 部 委 託 の 報 告 について ( 答 申 第 1 号 の 事 前 一 括 承 認 基 準 該 当 事 項 ) 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 清 掃 リサイクル 部 事 業 課 1 事 前 一 括 承 認 基 準 の 類 型 及 び 件 名 類 型 番 号 :6 祝 品 見 舞 品 等 の 配 送 委 託 2 委 託 の 件 名 託 平 成 28 年 (2016 年 ) 版 資 源 ごみの 収 集 カレンダー の 戸 別 配 布 業 務 委 3 委 託 の 内 容 (1) 区 が 発 行 した 資 源 ごみの 収 集 カレンダー を 区 内 全 世 帯 に 配 布 する 業 務 に ついて 外 部 委 託 を 行 った 本 業 務 については 受 託 者 に 個 人 情 報 を 含 む 配 布 リストや 名 簿 等 を 提 供 せず 受 託 者 が 区 内 全 世 帯 の 郵 便 受 け 等 へ 投 函 する 方 法 により( 郵 便 受 け 等 がない 場 合 は 訪 問 により) 配 布 した ただし 配 布 漏 れ 等 が 判 明 した 世 帯 への 対 応 を 区 が 指 示 する 場 合 については 当 該 世 帯 に 関 する 必 要 最 低 限 の 個 人 情 報 を 記 載 した 連 絡 票 をファクシミリで 受 託 者 に 送 り それに 基 づき 再 配 布 等 を 行 わせた なお ファクシミリで 送 った 連 絡 票 は 全 配 布 業 務 の 完 了 後 区 に 返 還 させ 受 託 者 には 必 要 な 期 間 以 上 保 有 させないようにした (2) 本 業 務 において 配 布 漏 れ 等 が 判 明 した 世 帯 の 一 覧 を 提 出 させ 委 託 業 務 の 完 了 後 は 破 棄 させた なお 次 年 度 以 降 当 該 世 帯 への 配 布 漏 れ 等 の 再 発 を 防 止 するため 当 該 一 覧 のうち 連 絡 先 を 除 いたものを 次 年 度 の 受 託 者 に 提 供 する 62

63 4 対 象 となる 個 人 の 範 囲 配 布 委 託 期 間 において 資 源 ごみの 収 集 カレンダー が 未 配 布 等 である 旨 を 申 し 出 て 委 託 業 者 による 再 配 布 を 了 承 した 区 民 5 委 託 で 取 り 扱 う 個 人 情 報 の 項 目 及 び 件 数 (1) 個 人 情 報 の 項 目 氏 名 住 所 連 絡 先 (2) 件 数 約 250 件 ( 再 配 布 等 を 指 示 した 件 数 ) 参 考 全 戸 配 布 実 施 数 483,881 件 6 委 託 先 株 式 会 社 アト( 新 宿 区 西 新 宿 ) 7 委 託 先 の 電 子 計 算 機 利 用 の 有 無 あり 8 委 託 先 の 個 人 情 報 の 保 護 管 理 体 制 (1) 個 人 情 報 保 護 に 関 する 安 全 対 策 について 作 業 責 任 者 を 置 き 社 員 指 導 の 徹 底 等 により 社 内 体 制 を 確 立 している (2) 一 般 財 団 法 人 日 本 情 報 経 済 社 会 推 進 協 会 より プライバシーマーク の 付 与 認 定 を 受 けている (3) 電 子 計 算 機 による 個 人 情 報 の 取 り 扱 いに 際 しては 個 人 情 報 保 護 管 理 者 を 定 め 作 業 者 作 業 環 境 を 限 定 している 9 委 託 の 条 件 個 人 情 報 の 秘 密 保 持 に 関 すること 等 を 定 めた 電 算 処 理 の 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 ( 兼 電 算 処 理 の 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 業 務 委 託 契 約 の 特 記 事 項 ) を 契 約 条 件 にし 委 託 先 に 遵 守 させた 10 委 託 の 開 始 時 期 及 び 期 間 平 成 27 年 10 月 16 日 より 継 続 して 行 う 63

64 その 他 報 告 資 料 NO.1 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステムのセキュリティ 対 策 の 実 施 状 況 等 について 平 成 2 8 年 2 月 1 6 日 地 域 行 政 部 住 民 記 録 戸 籍 課 世 田 谷 区 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステムのセキュリティ 対 策 に 関 する 条 例 第 13 条 第 2 項 に 基 づき 住 民 基 本 台 帳 ネットワークシステムのセキュリティ 対 策 の 実 施 状 況 等 について 下 記 のとおり 報 告 します 記 1 住 基 カード 申 請 件 数 及 び 稼 働 の 状 況 等 (1) 住 基 カード 発 行 件 数 68,833 件 [6,299 件 ](2,671 件 ) 写 真 付 き 53,822 件 [5,144 件 ](2,533 件 ) 写 真 無 15,011 件 [1,155 件 ]( 138 件 ) (2) 住 基 カード 運 用 中 の 枚 数 50,087 枚 (3) 住 民 票 の 広 域 交 付 広 域 交 付 ( 世 田 谷 区 が 世 田 谷 区 民 以 外 の 住 民 票 を 発 行 した 件 数 ) 6,644 件 [511 件 ](403 件 ) 住 民 票 情 報 の 送 信 ( 他 区 市 町 村 が 世 田 谷 区 民 の 住 民 票 を 発 行 した 件 数 ) 11,170 件 [947 件 ](711 件 ) (4) 住 基 カードの 継 続 利 用 制 度 ( 平 成 24 年 7 月 9 日 以 降 に 制 度 開 始 ) 転 入 時 に 住 基 カードを 継 続 利 用 した 件 数 6,679 件 [2,090 件 ](1,699 件 ) 転 入 時 に 継 続 利 用 せず 廃 止 した 件 数 475 件 [ 152 件 ]( 134 件 ) 転 入 時 に 継 続 利 用 が 出 来 ずに 住 基 カードを 再 交 付 した 件 数 52 件 [ 12 件 ]( 2 件 ) (5) 公 的 個 人 認 証 サービス 受 給 者 30,675 件 [3,407 件 ](1,120 件 ) 2 住 基 カードの 独 自 利 用 の 申 請 状 況 住 基 カードに 証 明 書 自 動 交 付 機 を 利 用 するための 暗 証 番 号 を 登 録 し 住 民 票 等 の 交 付 を 受 けるサービス 暗 証 番 号 登 録 者 数 947 人 [ -46 件 ]( -43 件 ) 上 記 数 値 は 稼 動 開 始 時 期 ( 平 成 15 年 8 月 )からの 累 積 数 [ ] 内 は 平 成 26 年 度 実 績 ( ) 内 は 平 成 27 年 度 実 績 ( 平 成 27 年 12 月 末 現 在 ) 1