視察の目的昨今 行政や議会で ICT 化が進んでおり 横浜市会でもタブレット端末導入の検討が始まっています また 新市庁舎建設にあたって 新しい市会棟のあり方についての検討も行われています そこで 議場に大型スクリーンを設置し 今年 9 月から本会議での運用を始めた秦野市議会を訪れ 同市議会における

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1 秦野市議会視察報告書 議会 ICT 化推進の取り組み 2016 年 11 月 21 日 ( 午前 10 時 ~11 時 30 分 ) 参加者日本共産党横浜市会議員団議員 : あらき由美子 古谷やすひこ かわじ民夫 みわ智恵美 北谷まり事務局 : 青木道子 柏木耕史 日本共産党横浜市会議員団 横浜市中区港町 1-1 横浜市役所内電話

2 視察の目的昨今 行政や議会で ICT 化が進んでおり 横浜市会でもタブレット端末導入の検討が始まっています また 新市庁舎建設にあたって 新しい市会棟のあり方についての検討も行われています そこで 議場に大型スクリーンを設置し 今年 9 月から本会議での運用を始めた秦野市議会を訪れ 同市議会における ICT 化推進の取り組みについて 視察しました ICT:information and communication technology 情報通信技術 日本では 情報処理や通信に関する技術を総合的に指す用語として IT が普及したが 国際的には ICT が広く使われており 行政では ICT を使うことが多くなっています ( 本報告書は 視察時の音声録音 資料をもとに作成しました ) 秦野市議会における ICT 化推進の取り組み 説明者秦野市議会局参事 ( 兼 ) 次長柏木秀治氏議事担当関野氏庶務担当川崎氏 ( スライド番号 ) は 資料 秦野市議会における ICT 化推進の取組みについて のスライド番号を示します 1. 秦野市の概要 ( スライド 2) 議員定数は 現在 24 名 昨年の改選時に 定数を 26 人から 24 人に減 現在の議員任期は 平成 27 年 9 月 11 日から 31 年 9 月 10 日まで 議員の平均年齢は 62.9 歳 2. 議会改革の取り組み ( スライド 3) 平成 21 年に 議会活性化特別委員会を設置し 基本条例案の作成 議員定数条例の改正 議会報告の開催などを提言 平成 23 年 7 月に 基本条例を制定 施行 平成 24 年に 議員定数条例の改正および議会報告会の開催を実施 平成 28 年 6 月に タブレット端末の導入 同年 7 月に議場にスクリーンを設置 3. 議会を取り巻く環境の変化 ( スライド 4) 議会改革は 全国の地方議会で取り組まれています 地方分権改革による地方公共団体の権限拡大 人口減少 財政悪化 マニフェストの登場など 議会を取り巻く環境が変化しています その変化に対応するため 秦野 1

3 市議会では議会基本条例を制定して 議会の基本理念 議員の活動原則等を定め 議 会と市民および市長等との関係を明らかにしています 4. 議会が考える あるべき議会の姿 ( スライド 5 6) 議会基本条例第 3 条では議会の活動原則を 第 4 条では市民と議会の関係議員を定 めています 5.ICT の導入目的 ICT( スライド 7) 議会基本条例第 3 条および 4 条に定めている原則を整理すると 情報共有の迅速化 議会運営の効率化 情報発信力の向上 迅速化 議会活動の明瞭化 政策立案能力 発信能力の強化 議会事務の効率化 省力化となります これらを満たすことができる手段として 秦野市議会ではタブレット端末等の導入を行うこととなりました 6. タブレット端末の導入 ( スライド 8) タブレット端末は インターネット カメラ スケジュール管理 メールなど さまざまな能力を有しており また アプリケーションソフトによって必要な機能を付加していくことも可能です 7. タブレット端末とシステムの導入 ( スライド 9~14) 平成 27 年 9 月 18 日に 議長選挙の所信表明において 市民に親しまれる議会改革を訴えて 川口議員が議長に当選 その具体的方法として ICT タブレット端末の活用を代表者会議において提案しました 平成 28 年度当初予算にタブレット端末および会議システムに対して 108 万 5,000 円 スクリーンおよびプロジェクターに対して 167 万 4,000 円計上することを決定しました 平成 28 年度には ICT 専門部会を設置し タブレット端末の仕様基準について検討を行い始めました タブレット端末が導入されるまでの間に3 回のICT 専門部会が開催されました 今年 5 月 23 日の第 3 回 ICT 専門部会において 使用基準案を提示し IC T 専門部会の案として川口議長へ提出することを決定しました スクリーンをみながら説明を受ける市議団 6 月 2 日に開催の代表者会議において 2

4 使用基準案の了承が得られたので 全議員にタブレット端末を配付しました 同時に 執行部でもタブレット端末の配付を行いました また 6 月定例会の議案資料等を会議システムに登録して タブレット端末からでも議案資料を閲覧できるようにしました 第 4 回 ICT 専門部会および代表者会議において 大型スクリーンに投影する資料について協議を行い 一般質問および代表質問の際は議員の氏名 一般質問および代表質問以外は当日の日程等を投影することを ICT 専門部会から議長へ報告し 代表者会議で承認されました 8. タブレット端末等導入先進地への調査 ( スライド 15) タブレット端末等の導入目的 導入のタイミング タブレット端末 通信方法 データ共有システム 導入方法 費用の財源の 7 点について タブレット端末を導入している 7 市町の議会を対象に 調査を行いました (1) 導入目的 ( スライド 16) 秦野市議会での導入目的である効率化などと合致している面もありましたが 秦野市では副次効果として考えているペーパーレス化による経費削減 環境負荷の軽減を主目的に挙げている議会もありました (2) 導入タイミング ( スライド 16) 導入タイミングは 議会と執行部との同時導入と 議会のみの導入にほぼ分かれていました 議会のみの導入という自治体でも 執行部が導入を検討しているというところもあり 導入効果を考えると同時導入が望ましいという結果でした (3) 端末 OS( スライド 17) iosが最も多く その理由は 操作が簡単 ウイルス対策が容易という点でした Windows が次点で ワードなどの資料作成ソフトなどをパソコンと同じように使用でき 性能自体も高性能の端末もあることが理由となっていました (4) 通信方法 ( スライド 17) 7 市町が Cellular モデルを導入していました Cellular モデルは 携帯電話のネットワークを利用して通信するもので 携帯電話が通話できる環境であれば使用できるモデルです 一方 2 市が導入している Wi-Fi モデルは 無線 LAN を利用して通信するもので 無線 LAN 環境がある場所でしか使用できないため 使用できる場所が限られます (5) データ共有システム ( スライド 18) Side Books と more NOTE は アプリケーションソフトの導入と業者とのサーバー契約で利用できますが その他の会議システムを導入しているところでは 議場のシステムと同時に導入している独自システムによって運用されている議会が多く 導入費が莫大となることが考えられました 3

5 (6) 導入方法 ( スライド 18) リースと購入が ほぼ同じ割合でした 購入による導入をしている 4 市中 3 市では Windows タブレットを導入していることから 2 3 年という短期間で端末を交換することを想定しておらず 長期的な使用を見込んでいることがわかりました (7) 費用の財源 ( スライド 19) いずれの自治体も 公費 または公費を含むかたちでの財源となっています 私費が含まれている自治体では タブレット端末の操作に慣れることを目的に 自由に使用できることから 私費が含まれています 9. タブレット端末等およびシステムの導入 (1) タブレット端末の OS( スライド 20) タブレット端末の OSには アップル社の ios グーグル社の Android マイクロソフト社製の Windows の3 種類があります 3 種のOS にはそれぞれ長所短所があります 評価項目 アップデートは OSの陳腐化の速さについて評価をしています 陳腐化が早いと 最新の OSに更新できず 新しく出てくるウイルスへの守りが弱くなります ソフトの安全性は ウイルスが仕込まれている可能性があるソフトが出回りやすいかどうかを評価しています iosのソフトは アップル社が運営しているアップルストアの厳しい審査を合格したソフトのみが一般的に公開されます このことから 一般的に iosにはウイルス対策が不要といわれるまでの根拠のひとつとなっています 秦野市議会では表のような評価を行い iosが最もウイルス対策が容易であることから アップル社製の iosを選定しました (2) 通信方法 ( スライド 21) 通信方法について 長所短所をあげて 検討を行いました 秦野市の場合 タブレット端末の活用について 資料共有以外に行政視察や会派視察の際にも使用することを考えていました Wi-Fi モデルは無線 LAN 環境があれば無料で使用できますが 庁舎内に Wi-Fi 環境 4

6 を構築するための工事に相当の金額がかかることが考えられました 本庁舎は築 45 年を経過しており 工事を行っても 場合によっては建て替えが行われる可能性があります また 庁舎内でも自由に Wi-Fi を使用するには Wi-Fi ルーターが必要となり 通信契約が必要となります これらのことから Cellular モデルを選定いたしました (3) 契約通信回線 ( スライド 22) Cellular モデルのタブレット端末導入が決まったので その通信回線業者の選定を行いました 通信回線業者には MNO 移動体通信事業者と MVNO 仮想移動体通信事業者に分けることができます MN Oは わかりやすくいうと自前で通信施設を有している会社で 具体的には NTT ドコモ KDDI ソフトバンクなどがあります 一方 MVNO は 自前の通信施設を持っておらず MNO が持っている施設を借りて通信回線を提供している会社です 長所短所については 表のとおりです 費用で考えれば MVNO の方がMNO より安いですが 共有データの確認やインターネットでの調べごとの際に 安定した通信が行えることを最重要ポイントと考え 時おり行われる MNO のキャンペーンなどを活用したかたちで契約することでコスト削減を行った上で MNO の提供する通信回線を選択することといたしました (4) タブレット端末の機種選定 ( スライド 23) ios Cellular モデル MNO の3 点を満たすタブレット端末として 3 機種が候補にあがりました 秦野市議会での議員平均年齢が 62.9 歳であることから 画面が大きく 端末自体の重量が軽い ipad Air2を選定しました 秦野市では 資料やインターネットの閲覧は目的のひとつですが タブレット端末による資料作成は画面が小さく 文書作成のキーボードなどとの接続が必要であることから 難しいと考えています また ipad Air2は MNO3 社とも実質無料キャンペーンを行っていることもあったので 費用も抑えることができると考えられた点も ipad Air2を選定するにあたっての大きなポイントとなっています 5

7 (5) データ共有方法 ( スライド 24) 主に考えられる手法が表に示す3 点です それぞれの長所短所を検討した結果 クラウドによる手法でのデータ共有を行うこととしました (6) データ共有システムの選定 ( スライド 25) 先進地で導入されている Side Books More NOTE にA WPを加えて 検討を行いました その結果 秦野市が必要としている性能を満たしており イニシャルコスト ランニングコストともに優れている More NOTE の導入を決定しました また 導入にあたっては 先進地の調査でもあったように タブレット端末の導入効果を高めるため 執行部も同時に導入しました 秦野市執行部においてもタブレット端末の導入を検討している状況だったので 効率化効果を最大限まで高めるため 執行部と調整しながら同時に導入することとなりました また 契約も スケールメリットを出すことによって 単価を下げられると考えられたので 契約を 1 本にまとめ 秦野市でのタブレット端末導入のきっかけを作った議会側ですべての契約事務を行いました (7) 費用の財源 ( スライド 26) 秦野市では 議員の平均年齢が 62.9 歳と比較的高齢であり タブレット端末やパソコンなどに今まで触れてきたことのない議員がいます そこで 政務活動や私的な利用があまり考えられないこと タブレット端末および会議システムは開かれた議会として議場に設置するスクリーンおよびプロジェクターと連動させることによる視覚効果を発揮させることを第一目標としていることから 当分の間は習熟期間として全額公費で支出することとなりました 10. 勉強会 研修会の実施 ( スライド 27 28) 議員によっては タブレット端末に触れたことがなく 導入するか否か判断できないことがありましたので タブレット端末の操作勉強会を開催しました ほとんどの議員が参加し 2 人に1 台の割合で実際にタブレット端末に触って 28 年度予算作成にあたっての参考にしました タブレット端末の配付およびスクリーンの設置が完了し 一体的な運用を開始する 9 月定例会に向けて 実際の議場でタブレット端末およびスクリーンを使用した研修 6

8 を行いました 研修は more NOTE の販売会社である富士ソフトに委託して実施しま した 11. 今後の課題 展望秦野市議会では委員会中心主義ということで 常任委員会のインターネット配信で 本会議と同様に 市民が委員会中継を視聴できる環境をつくる必要があります また 質疑の様子をわかりやすくするために 理事者と議員が対面式で活発的な質疑が行えるような環境構築等が求められます どのような導入をするか 必要性があるか等について 検討を行っています 質疑応答質問タブレット端末に書き込みはできるか逗子市議会に見に行った時に 書き込みができるかどうかが大きな議題になっていましたが 書き込みはできますか 回答検討した 3つのデータ共有システムとも書き込みはできます 共有画面で 見てくださいね という際に書き込みは有効だと思いますが 何かメモを取る際には 別途メモ用紙を用意して書き込んだほうがスムーズにできるようです 逗子市や寒川町を視察した際に どういうふうに運用をされているかを拝見しましたが 逗子市でも紙にメモを取っていました 書き込みについては あまり重きを置いていなかったということがあります 質問資料のペーパーレス化は資料のペーパーレスにはあまり踏み込んでいないのですか 回答副次効果としてペーパーレスも必要とは考えていますが インターネットの政策情報収集や一般の市民の方に見ていただく際に情報を共有することが第一目的で ペーパーレスはあくまでも副次的効果と考えています 質問予めデータを議会局に提出するのか横浜市議会では スクリーンを使うためには委員会の 2 日程前に その資料を議会局にデータで送らなくてなりません 議会局職員が 順番も含めて何回も確認に来ます 秦野市ではどういうふうになっているのですか 回答秦野市でもデータを 1 日前に提出してもらい クラウドに移行して共有システムに載せています 7

9 並び順を当日になって変えたいということもあるので 議事課は大変ですが しょうがないですね みなさん 質問の構成で 一晩寝たら変わっちゃうということがありますので 基本的には データは早めに出してもらいますが 写真を変えたいとか削除したいという要望には対応していくようにしています 質問操作をするのは誰か議場で 議員がこの資料を使う時に その操作は本人がやるのですか 質問時にスライドを使う時は 議員が じゃあ 映してください と議会局に頼むのですか 自分でできない人は議会局にお願いするんですか 最初の準備やスタートは議会局がやるのですか 回答基本的には タブレット端末が置いてあるところに議員が行って表示するということを9 月議会では行いましたが なかなか共有場面に行きつくことができず 議事が滞ることがありました その点は改善点として課題になっています 議員が自分でタブレット端末を動かします 登壇する場合は 自分でタブレット端末を持っていき 自席で行う二次質問の場合には自席でタブレット端末を操作します 自分でできない人の場合は 事務局が行います その場合は 資料が数枚です スライドの枚数が多くなると 議員自身が質問しながら操作しないと そのたびに質問が途切れることになるので 多くの議員は自分で操作しました 写真やデータがありすぎると 自分でやらないと時間もかかるし 作業の間に数秒時間が過ぎてしまいます 質問百聞は一見に如かずだが言葉で説明するより 百聞は一見に如かずだから 映像で見たほうがわかりやすいと思いますが その点はどうですか 回答ちょっと特徴的な例を紹介すると ある議員が 水無川の左側が桜で右側が緑葉樹という現状の写真を見せて 次に右側にも桜を植えた場合の写真を見せ 右側にも桜を植えたらどうかという質問をしました 非常にイメージしやすいスライドでした 質問誰がスライドを作るのかスライドは議員が作るんですよね それだけの技術を持っている議員じゃないとできないということですね 議員自身が作ったワードなどの文書や写真などを あらかじめ決められた期日までに事務局に持って行き こういう順番で出したいからお願いしますと依頼 それを事務局がクラウドに載せられるようにする 質問の際には 議員がしゃべりながら自分でタブレット端末を操作するという流れですね 8

10 回答 そのとおりです 質問スライドのペーパーは配付されるのかスライドを印刷して配付するのですか 回答スライドのペーパーはありません 基本的には データはクラウドの中に入れておいて 作ったものを議員がタブレット上で見ることができるので これでいいか悪いかを確認します 事務局に来なくても 自宅でも確認ができるようになっています 質問画面の主導権は誰が握るのか画面の切り替えは誰が行うのですか 回答データをおいてあるところまで全員の議員が行けば 同期をかけた瞬間にその表示がされるようになっています 同じ土俵のところに行っていないと全く違う場面になってしまいます そこまでの行き方については 研修や事前の個別の相談などで どうやって操作するかをあらかじめレクチャーして みんなが同じ画面を見られるようにしています ある程度のところまでいかないと自動的には同期しないことになっています 質問ちょっと前が見たいという時には同期して同じ画面が出て 質問者が動かしたら みんなの画面が動くわけですよね ちょっと前の方が見たいよということは 勝手にできないということですか 回答議員の判断で 前のスライドをもう一回表示したいということであれば 戻ることはできます 質問者以外が別の場面を見ることもできます 同期画面では 操作するタブレットの画面には顔のマーク 操作しないタブレットの画面には耳のマークが出ています 耳のマークを触れると同期が解除され 自分だけのタブレットの操作ができます 操作する側のタブレットを動かしても 耳のマークを触って同期を解除していると 同期はされません 同期を解除すれば 別のフォルダーにいって他のところをみることができます 質問始まるまでは同期を拘束するようなシステムにならないのか同期に行くまでが大変だという話がありましたが 初めはとにかく同期そのものを拘束しておいて ここから始まるよというふうになれば みんな同じところから出発 9

11 できるんじゃないかと思うのですが なぜそれぞれの操作で同期まで持っていくというふうにしたのですか 始まるまでは同期を拘束するようなシステムにならないのでしょうか 回答一括して最初から管理して同期化するということはできません ログインして 暗証番号を入れると 一番上の階層に 議会共通 執行部 テストフォルダーというフォルダーがあって だれかが違うフォルダーを操作していても ここまでは引っ張られません 例えばテストフォルダーを押すと そこでようやく引っ張られて同期化できるようになります なので 一番目の階層のどこかまでの作業は 議員自身に行ってもらう必要があるということで 説明して 研修を行っています 質問研修は必要か研修を行わなければならないんですか 勉強会や研修会というのは大変ですか 回答研修を行わなければわからない議員がいるということです 9 月議会では スライドを使う議員に個別レクチャーを前日に行い 一人ずつリハーサルをやりました 今は 会派ごとの個別研修をやって 概ね終わりかと考えています 定例会などでの引用方法ががらりと変わった際には また全体研修が必要かと思いますが ちょっとまだタブレットを触りたくないなという議員や まだ紙がないと不安という議員を対象に 個別に研修や相談に応じたりしています 質問議事録は議事録はどうなるんですか 会議録には写真やデータは普通ないですよね インターネット中継の時は 本人とスクリーン画面を切り替えて映していると思いますが 文字になった時には スライドは引用のようなかたちでも出ないわけですか 回答議事録には スライドは載りません 議員にお願いしているのは これ見てください だけだと画面を見ないとわからないので この写真はこういうものです と言葉で補足するようお願いしています 会議録にそういう引用を載せられないのか 法的にどうなのかが 今 研究課題になっています いずれはそういう方向になってもおかしくはないと思います 質問実際に何人の議員が使ったのか 9 月議会は 何人の議員が使いましたか 回答一般質問を行った 15 名のうち 10 名の方が使いました 12 月定例会にもやりたいと 10

12 いう人や 新たに挑戦してみたいという議員もいます 質問タブレット端末は 1 人 1 台か 保管はどうしているのかタブレット端末は 2 人に1 つですか また 保管はどうしているのですか 議員に渡しているのですか 貸与のようなかたちですか 回答 1 人 1 台です 議員は日常的に持っています 手帳と一緒です 貸与です 人によっては 本会議では使わないけれど カメラ機能は使って 視察時に写真を撮って メールで事務局に送ってくる議員もいます 人それぞれ 使い方はいろいろです 事務局体制が相当整わないと難しく 事務局の手間は相当あります 議員 24 人 24 通りで 相当優れている方もいて こっちが教えを乞うような人もいますが そうでない方が圧倒的に多いです 温度差があるので 議会局の庶務と議事担当が協力してやらないと対応しきれません 質問使用制限はそれぞれの端末は各議員が自由に 手帳と同じように活用できるということですが 活用制限についてはどうですか 普通の ipad と同じように さまざまなことができるのですか 回答使用基準を専門部会で制定しており その中で こういう使い方をしてください こういう使い方はやめてくださいということを決めています ( 秦野市議会タブレット端末機及び文書共有システム使用基準 参照 ) 例えば 第 6 条ではこういうことに気を付けてくださいという順守事項を 第 7 条ではこういう使い方はやめてくださいという禁止事項を決めています タブレットでゲームもできますが それは当然やめてくださいという話になります 最初は 麻薬や暴力 ギャンブルなどのサイトにフィルターをかけて見えないサイトを作ったらどうかというのも話し合いましたが 一般質問の際に たとえば子どもが麻薬に手を出してしまった事件などを調べる際に フィルターにひっかかって調べられなくなってしまうことも当然考えられたので フィルターなどの機能的な制限はやめにしました 全議員の同意のもとで基準を作って あとは議員の良心のもとで使うというかたちで 実際の運用を行っています 質問市民の反応は市民の反応がけっこういいという話があったが 実際 9 月議会の傍聴者の反応はどうでしたか 11

13 回答 40 名ぐらいの方が傍聴に来て 画面が大きくてわかりやすいということで 実際に見て驚かれていました インターネットでも中継したのですが それを見た市民からも いままでは言葉だけでよくわからなかったんだけどよくわかったという反応が その本会議中にありました 質問一般質問以外は一般質問の場合は今までの話でわかりましたが 議案関連の質問などの時にはどうなっていますか 傍聴席にいると 議会用語が難しくてよくわからないので 議題名などをスクリーンに出したりしないのですか 議事日程のどこが今やられているのかがわかるようになっているのですか 横浜市では 傍聴者にはペーパーで議事内容を渡しています しかし 項目ごとにまとめて採決したりしているので 余計に何をやっているのかがわからないですよね 小中学生も議場見学に来たりするので 傍聴者が 今 何をやっているかがわかるようにするためにも スクリーンで表示できればいいと思いますが また 本会議場以外で行う予算や決算特別委員会などでの導入は考えていませんか 回答事前に準備が必要なので 基本的には補足説明を出すのはなかなか難しいです 事前に議員が これを使いたいから拡大してやりたいよ ということであれば 用意して表示することは可能だとは思います 実際に表示をしているのは こういうかたちです ( 写真右 ) 一般質問または代表質問のこまかい質問項目をいっぺんに載せようとすると文字が小さくなって 全く見えなくなってしまいます 苦肉の策で 9 月議会では 議員の質問の場合は 顔写真と名前を出しました 文字の表記の仕方が今後改善できるようであれば 質問項目もうまく表示できるようにはなるのかと思います 秦野市も 傍聴者には紙の一覧表を渡しています 最初 スクリーンに項目がすべて載るように出してみたのですが やっぱり文字が小さくなってわからないので 題目だけを見せようということになりました これだけでも 突然入って来た人が 今何をやっているかがわかりやすくなったということで 工夫はしています こういっ 12

14 たことについても回を重ねるごとに改善されるかと思います 本会議場以外での活用は まだ考えていません 取りあえずは本会議場でこういうものを使うということで始めました ただ 議員みんながタブレット端末を持っているので 委員会などにもタブレット端末を持ち込んで いろんな過去の議事録などの資料を見ることができるようにはなっているので いままでとは違った対応の仕方が多少はできるのではないかと思います 検索機能もあるので それをやれば早くできるのかなと思います 執行部も議員もタブレット端末に慣れて 違った活用の仕方を見出していく必要があるかと思います 質問費用はスクリーンは設置 タブレットも無料 初年度経費が一番高いと思いますが 毎年 運営費としてかかるのはどれくらいですか 回答スクリーンとプロジェクターは購入です 毎年かかる経費としては タブレットとクラウドのシステム代で 万円くらいです 質問事務局体制は ICT 関係の部署の職員がいないと 相当大変だなと思いますが 実務的な問題としてどうですか 回答 1 人か2 人担当職員がいないと対応ができません 実際に 6 月にタブレットを導入して 9 月から使用するという時に 全くわからないという議員がいる中で ギリギリまで議員と調整をしながらやっていました それがいままでとは違う仕事になり それに対しての時間をつくらなくてはいけないということで 職員にとっては大変でした 定例会の時だけの仕事にはならないと思うので 次に向かってどういう改善をしていくかということを検討していかなくてはなりません ICT 化専属の職員がいた方が流しやすいのかなと思います 質問配付された資料をすべて入れるのか配付された資料はすべてタブレット端末に入れるのですか 入れるものと入れないものをどのように選定しているのですか だんだん慣れてくれば 議案書もこの中に入れるということもありますか 回答基本的に議員に渡しているもので 計画書類などは議員の方に入れています 13

15 情報提供として 例えば記者発表は共通フォルダーにというように 1 番目に議会 2 番目に共通 3 番目に執行部の情報が入れてあります 執行部の情報は 議員は見られず 議員が見れるのは 1 番と2 番が共通です 共通は執行部も見られて その中に記者会見や連絡 政策会議の紹介 各種計画などをすべて載せています 計画書はホームページと同じものを載せています 議員連絡会の記録などは公開していないので ホームページでは見られませんが タブレット端末では見られます 秦野市の予算書は見開きで A3サイズです タブレットは A4サイズで A3を入れても見づらくなるので 将来的に進んだとしても予算書の形式が変わらない限りは 予算書は紙しかないというのはあります 質問 : 議員との連絡にも使っているのかファックスで連絡も行っているという話でしたが タブレット端末のフォルダーやメールを使って連絡を取るという使い方はしているのですか 回答情報提供の方法としては 順次メールにするように議員にお願いはしていますが なかなか難しい議員もいるので 個別研修等を行っています 職員等の慶弔連絡も基本はメールでやっていますが メールができない議員には特別対応としてファックスで連絡をしています 11 月 16 日に行った ICT 部会では 計画書は 今まで全議員に配付しましたが もういいでしょうということで 会派に 1 冊ずつ配付することにまとまりました そういう点で副次的効果のペーパーレスというのも進んでいます 質問フォルダーを自分で作ることはできるのかフォルダーを自分で作ることはできるのですか たとえば いろんな新聞記事などをフォルダーに入れておいて 議場で見ながら 資料として使いたいというような場合には フォルダーを作ることはできるんですか クラウドの中に入れて 共通で見られるようにしてほしいという場合は 議会局にお願いして載せてもらうことになりますか 回答クラウドは共有して見るということになるので クラウド内では 自分用のフォルダーを作ることはできませんが タブレット端末に入っているハードディスクに入れるということはできます 共有して見たいということであれば クラウドに載せればできますが 自分だけ見たいということであれば クラウド上に載せるのではなくて タブレット端末の自分のフォルダーの中に入れて見てもらうことになります 議場でみんなに見てもらいたいということであれば クラウドの中に入れないと見れません 14

16 クラウド入れるには 議会事務局の方にそのデータを提出することになります その際に 例えば今 新聞記事を資料にという話でしたが 資料だとかまわないと思いますが こういうところにアップするということになると 著作権の問題などもあります 地方公共団体が出している資料であれば問題はないと思いますが 新聞記事や書籍 ホームページになると著作権の問題になってしまいます 議員自身でアップして自分で見られるようにするという体裁はとっていません 少なくとも 公開するものに関しては 事務局を一旦通るかたちにしています 左 : 議員の議席にある ルーターとタブレット端末 下 : プロジェクターの脇で質問する議員 15

17 ICT 化推進に取り組む秦野市議会を視察して市民にとって質問内容を分かりやすくするための大きな一歩荒木由美子 9 月の一般質問から 議場に大型スクリーンを掲げ 写真や表などを映してより質問が分かりやすくなるよう取り組みを始めたということで 秦野市議会に伺い それらを取り入れた経緯や かかった費用等についてお聞きしました 大型スクリーンを使うことにより 説明することが簡単になり 傍聴していた市民からも分かりやすくなったという感想が届いたということで その効果が大きいことがよくわかりました 議場で操作をするのは議員本人であること できない場合は議会事務局に頼んでもよい 操作方法について事前に議員のための研修会を開くなど できることから初めて 結果的に 15 人の一般質問者のうち 10 人がスクリーンを使ったというのは まさにこの方法を取り入れたことでの大きな一歩であったと思いました 横浜市議会では 予算決算特別委員会での局別審査のみスライドが使えますが 本会議場ではまだそのシステムはありません しかし 現状でもスクリーンを設置し 議員本人が操作することは可能です そのための予算と議員全員にパソコン等を持たせて その使用方法などを決めれば 今からでもできることです 横浜市議会基本条例の理念として掲げている 市会に開かれた議会 であることを実践するためにも より市民に分かりやすい方法を探求することは必要です その点からも 秦野市議会での一般質問から大型スクリーンを使って 質問者の名前や 質問の大項目などを映し出すことで より分かりやすくなるよう工夫していることは 私たちも学ぶべきことだと思いました まずは 議場に大型スクリーンを設置し 特別委員会と同様に写真等を映し出せるようにし その次には ペーパーレス化に向け ipad などを使っていくように 段階を踏んで その実現に向けて取り組みたいと痛切に思いました 傍聴者や市民にとって分かりやすい議場のあり方を目指して古谷やすひこ一般の市民が議会をみるという時 本会議場の傍聴席で傍聴したり インターネットでの中継で見ることがありますが その際に いったい いま何の議論を行っているのか が分かりづらいことが多いです また 質問をする際に 言葉だけでなく 絵や写真 グラフなどで視覚的に表現することで より分かりやすい質問となると思われます しかし 今の横浜市会では ようやく特別委員会で資料のスクリーン表示が始まったところです そんな中 県内で初めてタブレットと連動して大型スクリーンの議場への導入が行われた秦野市議会へ行って 実際にその運用方法などを見てきました 16

18 一言で言って 費用面でも 導入方法でも 無理なくできるやり方で かつ導入効果が高いと感じました 費用は タブレット端末の使用料などと 150 型スクリーン プロジェクターのみ 方法も タブレット端末を使って議員が質問内容や資料を公に提示し それをスクリーンで映し出すのみです 横浜市会でも タブレット導入についてさまざま議論をして 12 月議会から議運の理事のみにタブレット端末を支給して試行が始まりますが その視点は 情報伝達やペーパーレス化を目指した資料提供の観点です この議論が始まると どこまでの資料をペーパーレス化するか 紙の資料を全部なくすのかなど なかなか難しい議論になります しかし そういう議論は一旦置いておいて 今回 秦野市議会で行っているような開かれた議会を目指すために 議員が提示する資料を傍聴者も見ることができるようにしたり 傍聴者にとってより分かりやすい議会運営にするという観点は 横浜でも改善が必要な観点だと思いました さらには この問題だけでなく もっともっと横浜市会を市民にとって開かれた議会にするために 改革が必要です そのための努力がひとり一人の議員にも問われていると思います 秦野市議会を視察してかわじ民夫本会議や特別委員会の発言で 地域の支持者や運動団体の人たちに傍聴に来てもらえると嬉しくなる しかし 審議の内容がわからなかった との声は珍しくない 応援団に限らず 審議内容を一般市民や議場議員に 正しく分かりやすく伝えることは 議員や議会の務めであり責任だ 横浜市会でも 予算 決算特別委員会の局別審査ではプロジェクターが使えるようになった 図表やグラフ 写真を使った説明は非常に分かりやすくなり 私も活用している 秦野市議会では 本会議場に大型スクリーンが設置され 傍聴席からもよく見える配置になっていた 各議員席にもタブレット端末が設置され 大型スクリーンと連動して放映されるとのこと これなら 登壇議員の発言内容は 正しくいっそう分かりやすく伝えられるものだ 議席に設置された端末は各議員に貸与され 議員各自の情報収集 データ編集や活用も許可されている 議席では 端末を操作して データを戻してみることも可能 ( 配布資料の自由閲覧に相当 ) スクリーンもタブレットも好評です ペーパーレスの副次的効果もあります と議会局職員は話していた 大いに学ぶべきだ 秦野市議会では市民に開かれた議会を目指し 築 40 年の市庁舎の議場に機器を設置したもの 横浜市でも さらに市民に審議内容が分かりやすく 開かれた議会運営にしていきたいものだ 17

19 市民目線で 議会の前進をみわ智恵美議場にある大型スクリーン 議会からの市民へのアピール力の効果が抜群だと感じたのは 傍聴席からしっかりとスクリーンが見えること このスクリーンに投影されている映像が ネットでも見えるということ ただ 手元で自分が操作するのは 分かりやすいが 慣れないと難しいかなと思った そして 一般質問が誰でもできる状況が何よりすばらしいと思った 議場の調査でわかったのが 特別傍聴席の存在 子どもを連れての議会傍聴は 横浜市会ではまだできないのが残念なところなので ぜひとも横浜市会にも特別傍聴席の創設をと 思った 議場の議員の顔も市長の顔もよく見えるので 良かった スクリーンの設置についても 議員に渡されるタブレット端末についても 議会事務局がよく調査をしており 納得がいった また 安価で設置が可能ということが分かり 驚いた ぜひ 横浜市会でも 質問の分かりやすさと議会が市民にとって面白くなるためにも 導入が必要だと思った 秦野市の取り組みを視察して北谷まり秦野市議会では議会改革の中で 2016 年から全議員にタブレット端末を配付し 本会議場に大型スクリーンを設置したとのことで 視察に行ってきました 秦野駅から市役所までの間には 市立小学校の隣に市立幼稚園があり 幼稚園と小学校が一緒にあるのは 良い環境だなと思いました 東京でも 区立幼稚園と区立小学校が隣合わせという環境があるので 横浜でも同様の環境がほしいと これまで思ってきておりました 本会議場で席に座り スクリーンを見ながら職員から説明を聞きましたが 手元の印刷物だけで説明を聞くより スクリーンを見ながらの方が立体的に話を聞くことができると思いました 市議会が市民に重要な存在でありながら 市民が身近に感じられないのは わかりにくい ことが一因だと思います 市民 傍聴者にとっては 大型スクリーンがあるだけでも わかりやすい 議会になると感じました 18

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