Microsoft Word - 第5章.doc

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1 第 5 章差し込み印刷 この章では 差し込み印刷機能について学習します STEP 1: 差し込み印刷例えば 会員の方 100 名にご案内を発送するとします ご案内の本文はどなた宛のものも同じですが 受け取られる会員の方のお名前はそれぞれ異なります 同じ本文でお名前の所だけが違う文書を印刷できる機能が 差し込み印刷 です 最初に会員 100 名の住所録を作成し 本文を 1 枚作成するだけで 簡単にお名前や住所が 100 名分別個に入力されたご案内を作成することができます 差し込み印刷 差し込み印刷に 利用するファイルは 2 種類です 本文にあたる メイン文書 と住所録にあたる データファイル です メイン文書 2005 年 月 日様ご案内いつもお世話になっています で 展覧会が開催されます 日時 :7 月 13 日 13:00~15:00 場所 : 差し込み データファイル 会員番号 名前 住 電 田中鈴木佐藤平井吉田 千葉埼玉東京東京神奈川 年 月 日 2000 年 月 日田中様 2000 年 月 日鈴木様 2000 年 月 日ご案内佐藤様 2005 年 月 日ご案内平井様いつもお世話になっています ご案内吉田様いつもお世話になっています ご案内いつもお世話になっています ご案内いつもお世話になっています いつもお世話になっています STEP 2: 差し込み印刷の作成と実行 < 操作手順 > 1. [ ツール] メニューの[ はがきと差し込み印刷 ] から [ 差し込み印刷 ] をクリックし [ 差し込み印刷 ] 作業ウィンドウを表示します 2. 文書の種類を選択します ( 作業ウィンドウ : 手順 1/6) レター 複数の宛先に送付するためのレターを印刷します 電子メールメッセージ 複数の宛先に電子メールを送信します 封筒 複数の宛先に送付するための封筒を印刷します 50

2 3. メイン文書を指定します ( 作業ウィンドウ : 手順 2/6) 現在の文書を使用 現在開いている文書を使用します テンプレートから開始 Word に用意されているテンプレートから新規に作成します 既存の文書から開始 事前に作成済みの文書を使用します 4. データファイルを指定します ( 作業ウィンドウ : 手順 3/6) 既存のリストを使用 Word Excel Access 等で作成してあるデータを使用します Outlook 連絡先から選択 Outlook のアドレス帳のデータを使用します 新しいリストの入力 新規に Word で住所録等を作成します 5. データファイルの編集をします [ 差し込み印刷の宛先 ] ダイアログボックスより差し込むデータを選択することができます アドレス帳の各行左端のチェックボックスをオフにすると 差し込み対象から外れます 6. 差し込みフィールドの挿入をします ( 作業ウィンドウ : 手順 4/6) 差し込みフィールドを挿入したい位置にカーソルを移動し [ 差し込みフィールドの挿入 ] をクリックして [ 差し込みフィールドの挿入 ] ダイアログボックスを表示します 必要な項目を選択し挿入ボタンをクリックするか 項目をダブルクリックします 7. 差し込んだデータの確認をします ( 作業ウィンドウ : 手順 5/6) ボタンをクリックして すべてのデータがきちんと表示されるかを確認します 51

3 8. 差し込み印刷を実行します ( 作業ウィンドウ : 手順 6/6) 印刷 [ プリンタに差し込み ] ダイアログボックスが表示され 印刷を実行することができます 各レターの編集 [ 新規文書への差し込み ] ダイアログボックスが表示され 差し込みデータ件数分のページが含まれる新規文書を作成することができます 新しいリストの作成 [ 差し込み印刷 ] 作業ウィンドウの [ 手順 3/6] で [ 新しいリストの入力 ] を選択して作成ボタンをクリックすると [ 新しいアドレス帳 ] ダイアログボックスが表示されます 必要なフィールドのみを表示してデータを入力することができます < 操作手順 > 1. [ 新しいアドレス帳 ] ダイアログボックスのユーザー設定ボタンをクリックし [ アドレス帳のユーザー設定 ] ダイアログボックスを表示します 2. フィールド名の一覧から不要なフィールド名を選択し 削除ボタンをクリックします 3. 削除してもよろしいですか? というメッセージが表示されますので はいボタンをクリックします 4. 上記の方法で 不要なすべてのフィールド名を削除します 5. [ アドレス帳のユーザー設定 ] ダイアログボックスの OK ボタンをクリックします 6. [ 新しいアドレス帳 ] ダイアログボックスに戻るので 宛先情報を入力していきます [ 差し込み印刷 ] ツールバー 作業ウィンドウではなく [ 差し込み印刷 ] ツールバーを使って操作をすることもできます A B C D E F A) [ 差し込み印刷の宛先 ] 操作手順 5 B) [ 差し込み印刷フィールドの挿入 ] 操作手順 6 C) [ 差し込んだデータの表示 ] 操作手順 7 D) 差し込みレコード送り用のボタン 操作手順 7 E) [ 新規文書への差し込み ] 操作手順 8 F) [ プリンタに差し込み ] 操作手順 8 52

4 第 5 章のトレーニング (1) 完成例を参考に 以下の手順に従って差し込み印刷を行いましょう STEP 1 Word を起動し My Documents から 5 章 (1) 差し込み印刷.doc ファイルを開きましょう STEP 2 [ 差し込み印刷 ] 作業ウィンドウを表示しましょう STEP 3 メインファイルには 現在開いている文書を指定しましょう STEP 4 データファイルは 下表の 3 件のレコードを新規に入力していきましょう ただし 入力する前に不要なフィールドは削除しましょ う フィールドレコード 1 レコード 2 レコード 3 姓 相川 伊藤 植田 名 浩輔 博史 彰宏 会社名 株式会社大日本工業 株式会社ユーポート 株式会社植田商会 部署名 営業部 営業部 営業部 STEP 5 データファイルは My Documents に 差し込み印刷データファイル.mdb という名前で保存しましょう STEP 6 下図のように 2 3 行目に差し込みフィールドを挿入しましょう STEP 7 差し込んだ 3 件のレコードの内容を確認しましょう STEP 8 すべてのレコードを新規文書へ差し込みましょう 3 ページの新規文書が作成され ページごとに異なる宛先のレコードが表示さ れていることを確認しましょう STEP 9 STEP 8 で作成した新規文書は 文書へ差し込み.doc というファイル名を付けて My Documents に保存し 閉じましょう STEP10 すべてのレコードを印刷しましょう STEP11 上書き保存をして Word を終了しましょう 53

5 完成例 株式会社植田商会 営業部植田彰宏様 平成 17 年 9 月 5 日 株式会社大日本商会 平成 17 年 9 月 5 日新営業所開設パーティーのご案内株式会社ユーポート 営業部伊藤博史様 株式会社大日本商会 拝啓貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り 厚く御礼申 し上げます さて 早速でございますが 弊社の新営業所を銀座に開設させていただく運びになりました つ平成 17 年 9 月 5 日新営業所開設パーティーのご案内きましては 日頃からご愛顧頂いております皆様にお披露目のパーティーを催したく存じお案内申株式会社大日本工業 し上げます 営業部相川浩輔様 詳細につきましては 下記をご覧下さい 株式会社大日本商会拝啓貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り 厚く御礼申また ご出席の有無につきましては9 月 15 日 ( 月 ) までにご連絡下さいますようお願い申しあげし上げます ます さて 早速でございますが 弊社の新営業所を銀座に開設させていただく運びになりました つ新営業所開設パーティーのご案内敬具きましては 日頃からご愛顧頂いております皆様にお披露目のパーティーを催したく存じお案内申 し上げます 詳細につきましては 下記をご覧下さい 記拝啓貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り 厚く御礼申また ご出席の有無につきましては9 月 15 日 ( 月 ) までにご連絡下さいますようお願い申しあげ 1. 日時し上げます ます 平成 17 年 9 月 23 日 ( 火 ) 2. 場所さて 早速でございますが 弊社の新営業所を銀座に開設させていただく運びになりました つ弊社銀座営業所敬具きましては 日頃からご愛顧頂いております皆様にお披露目のパーティーを催したく存じお案内申 別途地図をご参照ください 3. 連絡先し上げます 弊社営業部部長葛西 ( ) 詳細につきましては 下記をご覧下さい 記 また ご出席の有無につきましては9 月 15 日 ( 月 ) までにご連絡下さいますようお願い申しあげ以上 1. 日時平成 17 年 9 月 23 日 ( 火 ) ます 2. 場所 弊社銀座営業所 別途地図をご参照ください 敬具 3. 連絡先 弊社営業部部長葛西 ( ) 記 1. 日時 平成 17 年 9 月 23 日 ( 火 ) 以上 2. 場所 弊社銀座営業所 別途地図をご参照ください 3. 連絡先 弊社営業部部長葛西 ( ) 以上 54

6 STEP 3: はがき宛名印刷ウィザード < 操作手順 > 1. [ ツール ] メニューの [ はがきと差し込み印刷 ] から [ はがき印刷 ] をクリックし [ はがき印刷 ] ダイアログボックスを表示し ます 2. [ 宛名面の作成 ] をクリックします 3. はがき宛名印刷ウィザードが起動します 4. はがきの種類を選択します 5. 縦書きか横書きを選択します 6. フォントや数値の表記方法を指定します 7. 差出人情報を入力します チェックボックスをオンにすると 縦書き時の住所ボックスの算用数字 ( 全角 半角問わず ) は完成した文書では漢数字に変換されます 縦書き時の半角の英字 カタカナは 完成した文書では右 90 度に傾きます 8. 宛名の印刷に差し込み印刷を使用するかしないか また宛名の敬称を指定します 9. ウィザードでの設定が完了になります 10. はがきの宛名面が表示され 自動的に [ はがき宛名印刷 ] ツールバーが表示されます [ 宛名住所の入力 ] ボタンをクリックすると [ 宛名住所の入力 ] ダイアログボックスが表示され 宛名を入力することができます 1 名分の宛名を入力します 55

7 11. [ はがき宛名印刷 ] ツールバーの [ 印刷 ] ボタンをクリックすると 印刷するはがきを 指定したり 新規文書へ差し込むことができます [ はがき宛名印刷 ] ツールバー ウィザードで設定した内容を確認したり 後から編集することができます A) B) C) A) [ 宛名住所の入力 ] [ 宛名住所の入力 ] ダイアログボックスが表示され 宛名を入力することができます B) [ 差出人住所の入力 ] [ 差出人住所の入力 ] ダイアログボックスが表示され 差出人を編集することができます C) [ レイアウトの微調整 ] [ レイアウト ] ダイアログボックスが表示され 宛名や差出人のフォントを変更したり 印 刷位置の調整をすることができます はがき文面ウィザードについて [ はがき宛名印刷 ] ツールバーのボタンをクリックすると [ はがき文面印刷ウィザード ] が起動します はがきの裏面の作成も対話形式で簡単に作成することができます ウィザードに従って作成 56

8 第 5 章のトレーニング (2) ここでは はがき宛名印刷ウィザードを使用して はがきの宛名面の作成を行いましょう STEP 1 Word を起動し 新規文書を表示して はがき宛名印刷ウィザードを起動しましょう STEP 2 はがきの種類は 普通はがきを選択しましょう STEP 3 宛名のレイアウトは 縦書きを選択しましょう STEP 4 フォントは MS 明朝を選択し 縦書き時の住所の数字は漢数字に変換されるように設定しましょう STEP 5 差出人情報に 以下の内容を入力しましょう 氏名 : 永瀬一郎 郵便番号 : 住所 1: 東京都新宿区西新宿 住所 2: 新宿住友ビル 46F 会社 : ナガセ PC スクール (PC は半角 ) 部署 : 営業部 電話番号 :03(3340)1080 FAX 番号 :03(3340)1081 STEP 6 宛名は差し込み印刷を使用し 使用するファイルに My Documents 内の 5 章住所録.xls を指定しましょう また 宛名の敬称 は 様 を指定しましょう STEP 7 ウィザードが完了したら 作成されたはがき文書で差出人とすべての宛名を確認しましょう STEP 8 [ 差出人住所の入力 ] ダイアログボックスを使用して 会社名の半角の PC を全角の PC に変更しましょう STEP 9 すべてのはがきを印刷しましょう STEP10 はがき.doc というファイル名を付けて My Documents に保存し Word を終了しましょう 57

9 完成例 58

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