情報及び情報システムの特性

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1 計画の策定 自治体 CIO 育成研修

2 計画の全体像と本単元の範囲 総論 計画体系のあり方 計画体系のあり方 では計画の全体像や計画のあるべき姿 計画の見直しについて説明する 目的を効果的に達成するためには的確な計画を立てる必要がある 各論 本単元の範囲計画の策定 計画の策定 では IT ガバナンスにおいて総合計画や実施計画の実現を可能とするために 計画策定時に考慮すべきこと 計画に盛り込むべき内容などを取り上げる 計画の実施 計画の実施 では PDCA サイクルをベースとした計画の実施プロセスを検討します 2

3 概要 1. 情報化に係る計画策定時に考慮すべき内容 2. 実施計画に盛り込むべき内容 3. 情報化に係る計画策定のための体制 4. 情報化のための計画策定を推進するためのプロセス 3

4 1. 情報化に係る計画策定時に考慮すべき内容 4

5 (1) 全体把握 ( 網羅性 ) の観点 実施計画書 長期計画 ( 長期計画書 ) システム構築や維持運用をどのように実現するかを記載したもの 関係者における共通認識の構築 中期計画 ( 中期計画書 ) 短期計画 ( 短期計画書 ) 情報化に係る計画 情報システム管理の為の台帳 全庁のシステムを網羅し 状況を把握する必要がある Ex: 製品のサポート期間リース期間機器 建物の耐用年数保守費等 5

6 (2) 評価 見直しの方法 タイミング 計画書の期間 ( 長期 中期 短期 ) での見直し 期間的な視点に基づく計画は 計画内の節目に見直しを行う 自治体の実態に即した期間での計画づくり 見直しが必要 問題解決のための計画の見直し 問題管理上 解決のために計画の見直しを行う 計画の変更が必要な場合には関係者の合意のもと計画書の変更を行う システム構築中止 延期等はその計画が他の計画に対しても影響を与えることに注意する 計画の評価 見直しのための指標設定 計画終了時の評価時には 期日 コストという観点からだけでなく その計画の目的 効果 ( 住民の利便性向上 業務の効率化 ) の観点からも評価することが重要であり そのための評価項目 効果指標を設定する 6

7 (3) 単年度運営のための資料 自治体は単年度予算に基づいて運営されているため 年度毎の計画に必要な文書がある 企画書調達仕様書実施計画書事後評価書 予算化文書 調達関連文書 事務事業実施関連文書システム構築文書維持運用文書 実施評価文書 年度毎に作成されている文書であるとともに PDCA( 計画 実施 評価 改善 ) に基づく文書ともなる 7

8 (4) 具体的な指標例 計画書 資料において目的の達成度 進捗状況を把握し計画の評価を行うために指標を設定することが望ましい アウトプット指標自治体活動により直接的に発生する現象や成果物に着目 Ex: 納品資料量 作成画面数等 アウトカム指標自治体活動が外部 ( 住民 ) に与える影響 ( 効果 ) に着目 活動の結果 目的をどの程度達したか 住民 職員のニーズを満たしたか 社会にどのような影響を与えたか等 マイルストーン指標進捗状況を把握するための指標 ベンチマーク指標他の団体との比較という観点で自団体の現状を客観的に把握するための指標 8

9 参考 : アウトカム指標に準じた指標例 指標 計算式 対象範囲 算出 単位 利用者満足度 システム運用経費低減率 リードタイム低減率 IT によって支援される業務機能の割合 満足とした回答数 / 全有効回答数 100( 例 ) ( 基準年度年間運用経費 - 当該年度年間運用経費 )/ 基準年度年間運用経費 100 ( 基準年度平均リードタイム - 当該年度平均リードタイム )/ 基準年度平均リードタイム 100 IT 化した業務機能数 / IT 化すべき業務機能数 100 業務 システム毎 システム毎 年度 年度 備考 各業務 システムの特性に応じ 適切な方法により利用者満足度の把握を行う 目標値は費用対効果を考慮し設定する必要がある 業務毎 年度 リードタイム: 業務を開始し てから完了するまでの時間 ( 待ち時間含む ) 業務 システム毎 年度 機能数は DMM(DFD) の機能数より算出 目標値は費用対効果を考慮し設定する必要がある 9

10 参考 : アウトカム指標に準じた指標例 2 指標 計算式 対象範囲 算出 単位 オンライン申請一件あたりの経費 入札手続き電子化率 決裁階層短縮業務数 申請書 伝票電子化率 外部委託率 効果指標がシステムから提供される率 年間システム運用経費 / オンライン申請件数 電子化した入札手続き数 / 総入札手続き数 100 決裁階層が 3 段階以内 ( 起案者 審査者 決裁権者 ) になった業務数 電子化した申請書 伝票数 / 総申請書 伝票数 100 外部委託した業務機能数 / 全業務機能数 100 システムから提供される指標数 / 全指標数 100 手続き毎 業務 システム毎 業務 システム毎 業務 システム毎 業務 システム毎 業務 システム毎 年度 年度 年度 年度 年度 年度 備考 目標値は費用対効果を考慮し設定する必要がある 機能数は DMM(DFD) の機能数より算出 目標値は費用対効果を考慮し設定する必要がある 参考 : 業務システム最適化指針 ( ガイドライン ) 平成 18 年 3 月総務省 10

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12 2. 実施計画に盛り込むべき内容 12

13 (1)PMBOK(Project Management Body of Knowledge) 米国プロジェクトマネジメント協会 (PMI) が提唱する プロジェクトマネジメントのための標準的なフレームワーク プロジェクトを実施する際の基本的な考え方 手順をまとめたもの 自治体においては PMBOK の全てを実施するのではなく有効な要素を活用する ( 計画書に記載する ) ことで情報化計画がより具体的になる スコープ管理 時間管理 調達管理 リスク管理 コスト管理 コミュニケーション管理 人的資源管理 品質管理 13

14 1 スコープ管理 プロジェクトの目的と目標 プロジェクト全体および各業務における目的と具体的な目標を記述する 期限 アウトプット アウトカム指標と目標値の設定 記載 プロジェクトの範囲 プロジェクトの適用範囲 ( スコープの記述 ) 対象となる部署や業務 システムの定義 的確な範囲設定の必要性 計画の中ですることとしないことを明確に認識する 14

15 2 調達管理 成果物 プロジェクトにおける成果物の記述 保守運用 災害対策 移行 ライフサイクル全体など非常時も考慮し必要な成果物を定義する 15

16 3 時間管理 スケジュール プロジェクトにおけるスケジュールの記述 マイルストーン指標も記載することにより 計画実施におけるチェックポイントを明確にする WBS プロジェクトにおける作業と作業量 担当者を明確にする プロジェクト進捗管理にも利用 4 人的資源管理 の視点も併せ持つ 16

17 4 人的資源管理 体制図 主要な関係者を網羅し その役割 責任を明確に記載する 受託者側だけでなく自治体側も記載 その他 支援のための体制や バックアップ体制も含める WBS プロジェクトにおける作業と作業量 担当者を明確にする プロジェクト進捗管理にも利用 3 時間管理 の視点も併せ持つ 17

18 5 コミュニケーション管理 会議体 会議体の目的 主要議事 頻度 参加者の記載 会議体以外のコミュニケーション方法の記載も必要 18

19 6 リスク管理 課題 課題とその影響の大きさ 解決時期 担当者 解決結果を管理 計画の見直しへとつながる 19

20 7 品質管理 検証方法 成果物に対する検証方法 検証体制を明確に記述する レビュー時期 レビューの観点も記述する 20

21 8 コスト管理 稼働管理 自治体職員が情報システムに係るコストの管理 調達 業務要件の洗い出し 研修 システム導入研修など 職員が情報システムにかける作業量は大きい 費用対効果を検証する あるいは類似案件の計画策定時に利用するために計画実行にかかるコストを管理する 以上の 8 視点以外にも 例えば人材教育 育成などを計画に含めることが望ましい 21

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23 3. 情報化に係る計画策定のための体制 23

24 (1) 情報化推進体制 自治体において情報化を推進するためには 全庁的な取り組みが必要であり そのためにはできるだけ CIO を中心にした体制づくりを行う必要がある 首長 CIO ( 副首長 ) CIO 補佐官 ( 職員 ) CIO 補佐官 ( 民間 ) 総務担当部門 財務担当部門 情報担当部門 人事担当部門 業務担当部門 24

25 (2)CIO( 情報化統括責任者 ) の役割 経営幹部としての取り組み 決定事項が情報化推進に与える影響を調査するための IT 関連の部署への伝達 情報化計画見直しの必要性の判断 情報システムの再構築 経営層への予算の妥当性 有効性等の評価結果の報告 情報化を推進するための全庁の理解を得る 25

26 参考 :CIO( 情報化統括責任者 ) の役割 CIO の役割等 ( 複数回答 ) 参考 : 地方自治情報管理概要平成 19 年 9 月総務省 26

27 (3)CIO 補佐官 補佐官スタッフの役割 CIO の補佐としての自治体における IT 投資 運営全体について助言 評価を行う CIO や他の職員へ専門的な支援を行う 外部専門家として民間の人材を活用することで客観的な評価を行うことができる場合がある 27

28 参考 :CIO 補佐官の役割 ネットワーク管理者又は CIO 補佐官の役割等 ( 複数回答 ) 参考 : 地方自治情報管理概要平成 19 年 9 月総務省 28

29 (4)IT アドバイザーの役割 自治体における情報化技術への助言や支援を行う 自治体職員が情報技術に精通していない場合など 外部から招き設置する 29

30 (5)PMO の役割 情報担当部門がシステム構築において業務を達成するためのプロジェクト管理業務支援 技術的支援を行う 自治体内のベストプラクティスの蓄積 他計画への展開 PMO チーム 情報化担当部門 システム化対象の業務担当部門 外部専門家 PMO= Project Management Office 30

31 参考 :PMO の設置 PMO の設置 ( 複数回答 ) 参考 : 地方自治情報管理概要平成 19 年 9 月総務省 31

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33 4. 情報化のための計画策定を推進するためのプロセス 33

34 情報化に係る計画策定を推進するためのプロセス 情報化推進の成功のためには CIO を中心とした IT ガバナンス推進のプロセスを設計し 定着させ 改善していくことが重要 プロセスのチェック PDCA サイクルを用いた評価 改善活動等 全庁的な取り組みに向けた周知等 プロセスの定着 CIO プロセスの設計 修正 チェック体制の構築 評価作業の実施等 体制に基づいたプロセスの確立により IT ガバナンスのレベルを全庁的にアップさせることが可能に 34

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36 演習 5 計画の策定 1. 演習の目的 情報システムに関わる計画を立案する際に重要となるポイント 主要な流れを検討する その中で自治体が行う作業 範囲を明確に認識する レガシー刷新の重要なポイントを学ぶ 他の団体の職員と共同作業を行うことで相互に交流を図る 2. 演習内容及びスケジュール 前提 内容 みなさんはある都市 (A 市 ~E 市 ) の情報担当部門の職員です 現在全庁をあげて推進している業務 システム最適化の中で現在の情報システム体系の調査の結果 庁内の基幹系システムに関して以下のような報告があがってきました この中で ~ 市ではまず情報担当部門の主導で庁内の システム を刷新することが決定しました ( 参考 : 予算規模 ~ 億円 ) 刷新をするにあたり 最適化計画策定をコンサルティング業者へ委託することとなりました システムの概要 1 メインフレームで作られたシステムである 2 改修の繰り返しによるシステムのブラックボックス化している 3 運用コストが年々高くなっている 4 情報技術の変移による 技術者の確保が難化してきている 以上のような状況の中で 1. レガシーシステム刷新対象のシステムを決めてください 2. 刷新をするにあたり重要と思われるポイント あるいは注意すべきポイントを検討してください 3. 最適化計画を策定する業者に委託していることを除き 自治体内部での作業項目等を列挙してください 4. 上記で列挙した作業項目をスケジュールを作成してください 作成するにあたり 最低限以下のフェーズに分類し それぞれの局面でやらなければならないことをブレークダウンし その際の成果物 注意するべきポイントを記載してください 調達 計画策定 実施 / 管理 評価 スケジュール 演習 ( 演習資料作成 掲示含む ):70 分 発表 ( 代表者 ):10 分 / 班 質疑応答 ( グループメンバ ):2 分 / 班 3. 成果物の作成 ~ 市 システム刷新スケジュール を一枚の模造紙に 4 を一枚の模造紙に書いてください ( 模造紙 2 枚 ) 4. 発表について 3 を用い 代表者に発表を行ってもらいます 持ち時間は 1 班 10 分 2 3 で検討したポイントに関して 4 で作成したスケジュールの概要 および重要なポイント 検討した点等 発表後 質疑応答の時間を設けますが 回答は発表者だけでなくグループ全員が対応してください