オートコールユーザーズマニュアル Ver1.0.5 2017/12/01 更新 Ver1.0.4 2017/10/02 更新 Ver1.0.3 2017/08/04 更新 Ver1.0.2 2017/07/04 更新 Ver1.0.1 2017/04/26 更新 Ver1.0.0 2017/03/29 作成
目次 はじめに 本マニュアルでは オートコール機能の概要を説明します オートコール機能は 1 つ以上の SIP トランク 2 ユニークと電話番号とオートコールオプションをご購入頂くことで利用可能です 本マニュアルでは アンケートをキャンペーンと呼びます オートコールを利用することで キャンペーンに設定した多数の電話番号に自動発信することが可能となります オートコールとキャンペーンの詳細に関しては このマニュアル内に記載されております 目次 画面の概要購入方法 P.3-5 P.6 設定の仕方 - 電話番号とSIPトランクの紐づけ P.7 - コンタクト管理 P.8 13 - 音声ファイル管理 P.14 - 休日管理 P.15 - 着信管理 P.16 - キャンペーン管理 P.17-21 - スケジュール設定 P.22 - リード設定 P.23-25 - アンケート設定 P.26-28 キャンペーン ( オートコール ) の実行アンケート結果の確認キャンペーン ( オートコール ) の再実行 P.29-30 P.31 P.32 キャンペーン ( オートコール ) の削除 P.33 2
はじめに - 画面の概要 1 ダッシュボードキャンペーン実行状況が確認できます 0123456789 2 キャンペーン管理キャンペーンの設定ができます 3
はじめに - 画面の概要 3 コンタクト管理キャンペーンを行いたい電話先のリストを管理することができます 4
はじめに - 画面の概要 4 音声ファイル管理キャンペーン開始時 終了時 アンケート内容など 流す音声を管理することができます 5 休日管理休日設定を行えます 6 着信管理着信設定を行えます 5
購入方法 現在 オートコールオプションはウェブ管理画面からは購入できなくなっています 別途お問い合わせください オートコールは オートコール SIPトランク2 電話番号の購入 が事前に必要となります 管理画面にログインして下さい 1 オートコールオプション 購入 オプション購入 オートコール を購入して下さい 2SIP トランク 2 購入 ユニーク購入 SIP トランク 2 を購入して下さい 同時通話数を増やす場合は SIP トランク 2 +1 チャネル を必要数追加購入して下さい 3 電話番号購入 購入 電話番号購入 検索 を押し 必要な電話番号を購入して下さい 6
設定の仕方 - 電話番号と SIP トランク 2 の紐づけ 購入後 電話番号と SIP トランク 2 の紐づけを行います 電話番号 から 電話番号一覧 を開きます 購入した 電話番号 と 関連付けユニーク の中にある SIP トランク 2 のユニーク番号を選択し設定します 設定が完了したら 変更を保存する をクリックして下さい これで電話番号と SIP トランク 2 の紐づけは完了です 7
設定の仕方 - コンタクト管理 コンタクト管理では 電話をかけたい相手先の情報の個別登録や ファイルのインポート エクスポートができます また タグ機能を利用してリストにタグをつけることができます コンタクト管理画面や コンタクトのインポート画面からタグ管理画面へ移動できます タグの作成 利用方法 コンタクト管理画面や コンタクトのインポート画面からタグ管理画面へ移動できます この画面からタグの追加や削除ができます 作成したタグは コンタクトの登録やインポートの際に利用できます 8
設定の仕方 - コンタクト管理 コンタクト管理では 電話をかけたい相手先の情報の個別登録や ファイルのインポート エクスポートができます また インポートする際にタグ機能を利用すると便利です 1) インポートの方法 : リストをインポートする場合 1 コンタクト設定画面を開き インポート CSV をクリックします 省略 1 2 ファイルを選択し インポート をクリックします *2 *2 *1 2 *1 こちらからインポートファイルのテンプレートをダウンロードできます *2 リストにタグを設定する事ができます タグはキャンペーンにリストを登録する際に便利です 詳しくはタグ管理のページを御覧下さい 9
設定の仕方 - コンタクト管理 インポート用のデータは 以下に倣って作成して下さい 項目の値に,( コンマ ) を使用する場合は 値全体を ( ダブルクォーテーション ) で囲む必要があります 例 ) 東京都, 千代田区, 千代田 1-1-1 の場合 => 東京都, 千代田区, 千代田 1-1-1 項目の値に ( ダブルクォーテーション ) を使用することはできません 例 ) 田中はし め => 田中はじめ トウキョウトチシ セン => トウキョウトチジセン 商事 営業部 => 商事営業部 文字コードはSJISまたはUTF-8のみ対応しています 改行コードはLFまたはLFCRのみ対応しています 項目 氏名 電話番号 必須項目 半角数字で記入してください 接頭辞は + ( プラス ) または 0 または 1 のみ有効です 次の記号が利用できますが インポート後は削除されます (, ), +,,,. FAX 番号 半角数字で記入してください 接頭辞は + ( プラス ) または 0 または 1 のみ有効です 次の記号が利用できますが インポート後は削除されます (, ), +,,,. 住所 1 住所 2 住所 3 郵便番号 ( シングルクォート ) と,( コンマ ) は使用できません 発信 NG true か false または 1 か 0 またはのみ記入できます 1 または true を記入すると有効になります 0 または false を記入あるいは空白のままだと無効になります この項目を使用した機能はありません 掛け先情報としてご使用下さい DM 送信 NG true か false または 1 か 0 のみ記入できます 1 または true を記入すると有効になります 0 または false を記入あるいは空白のままだと無効になります この項目を使用した機能はありません 掛け先情報としてご使用下さい コンタクト _ 備考 10
設定の仕方 - コンタクト管理 インポート処理には時間がかかる場合があります コンタクトをインポート中のメッセージ コンタクトのインポート完了時のメッセージ *1 *1 完了メッセージを削除するには X ボタンを押して下さい インポートが完了するとリストに表示されます 11
設定の仕方 - コンタクト管理 2) 個別に追加する場合 コンタクト設定を開き 新規追加 をクリックします 以下の項目を入力して下さい 1 2 3 4 6 5 7 8 記入が完了したら 変更を保存 をクリックして下さい この時にタグを設定する事もできます *1 *1 リストにタグを設定する事ができます タグはキャンペーンにリストを登録する際に便利です 詳しくはタグ管理のページを御覧下さい 1 電話番号 : 相手先電話番号 必須 2 氏名 : 相手先名 3FAX 番号 : 相手先 FAX 番号 4 住所 : 相手先住所 5 郵便番号 : 相手先郵便番号 6 発信 NG : 使用しません 7DM 発信 NG : 使用しません 8 備考 : 該当の電話番号が どの案件を示すかを記入してください 注 : 電話番号は半角数字と先頭に +( プラス ) のみ利用可能です 個別に追加する場合 電話番号を重複して登録することができません 12
設定の仕方 - コンタクト管理 入力が完了するとリストが表示されます 13
設定の仕方 - 音声ファイル管理 音声ファイル管理では 流したい音声情報のアップロード 管理が行えます メインメニューの音声ファイル管理 新規作成 をクリックして下さい 1 2 3 音声ファイルソースで 音声ファイルのアップロード を選択します [ ファイルを選択 ] ボタンをクリックして音声ファイルをアップロードして下さい 1 音声ファイルソース 音声ファイルのアップロード 2 音声ファイル 3 説明 注 : 音声ファイルと説明は必須項目です WAVE 形式 ( 拡張子.wav) 16bit モノラル 8000Hz ファイルサイズ 10M バイト未満 ( 最大約 10 分 ) のみ利用できます 無圧縮 (PCM) 推奨 変更を保存 をクリックすると音声ファイル管理に音声ファイルが表示されます 14
設定の仕方 - 休日管理 休日管理では オートコールを動かさない日付を管理できます 新規追加 をクリックすると動作させない日付の設定が行えます 設定が完了したら 変更を保存 をクリックして下さい 15
設定の仕方 - 着信管理 着信と転送時 ( 動作設定が外線転送の場合 ) にチャネルをそれぞれ 1 つずつ使用するため SIP トランク 2 ユニークの同時通話数を キャンペーンに利用している数よりも余分に設定する事をお薦めします 着信管理では キャンペーンに設定している電話番号に着信があった場合の動作を設定します 着信設定は キャンペーンに電話番号を設定すると自動で追加されます 詳細ボタンを押すと 着信時の動作設定を行えます 設定項目 説明 着信設定の説明としてご利用ください : 動作設定 : 話中音再生 - 話中音を再生します 音声ファイル再生 - 選択した音声ファイルを再生します 外線転送 - 指定した外線番号に転送します 音声ファイル 動作設定が音声ファイル再生の場合 再生する音声を選択します : 転送先番号 動作設定が外線転送の場合 転送先の番号を選択します : 設定が完了したら 変更を保存 をクリックして下さい 16
設定の仕方 - キャンペーン管理 キャンペーン管理では オートコールの動作を作成したり アンケート結果の確認ができます 新規追加 をクリックすると キャンペーンの新規作成と複製が選択できます 新規キャンペーンを追加キャンペーンを作成します 作成画面の説明は次のページに記載しています (P.18-20) 既存キャンペーンを複製キャンペーンを複製します 複製の方法は次のページに記載しています (P.21) 17
設定の仕方 - キャンペーン管理 ( 新規キャンペーンを作成 ) キャンペーン作成画面には 基本設定 コール転送オプション の 2 つの項目があります 各項目の説明は 指定したページに記載しています 基本設定 (P.19) コール転送オプション 現在ご利用できません *1 *1 コール転送オプションは現在ご利用できません 利用希望の場合は 別途お問い合わせください 設定が完了したら 変更を保存 をクリックして下さい 18
設定の仕方 - キャンペーン管理 ( 新規キャンペーンを作成 ) 1) 基本設定 基本設定では キャンペーンの動作を設定します 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 設定項目 1キャンペーン有効 : 2キャンペーン名 : 3 説明 : 4SIP トランク2 ユニーク : 5 発信電話番号 : 6 同時通話数制限 : 7タイムゾーン : 8スケジュール予約 *1 : キャンペーンを有効または無効にします キャンペーンの名称を記入します キャンペーンの詳細や説明を記入します 呼び出しに使用するSIP トランク2 ユニークを選択します 呼び出しに使用する電話番号を SIP トランク 2 ユニークに設定した電話番号から選択します 最大同時呼び出し数を指定します SIP トランク 2 ユニークの同時通話数設定に関連しています キャンペーンで使用するタイムゾーンを設定します 指定した日時にキャンペーンを実行する機能です チェックを入れると利用することができます 9 アンケート実施 *2 : 10 音声ファイル 1( 開始 ) : アンケートを実施する機能です チェックを入れると利用することができます キャンペーン開始時に再生する音声ファイルを選択します 11 音声ファイル 2( 終了 ) : キャンペーン終了時に再生する音声ファイルを選択します 12 呼出秒数 : 掛け先の呼び出し秒数を設定します (10 秒から120 秒まで設定可能です ) *1 スケジュール予約 は スケジュール設定タブから設定できます (P.22) *2 アンケート実施 は アンケート設定タブから設定できます (P.26) 19
設定の仕方 - キャンペーン管理 ( 新規キャンペーンを作成 ) キャンペーン管理 の一覧に 作成したキャンペーンが追加されます キャンペーン名をクリックすると設定画面が開き 以下の項目を編集することができます 1 2 3 4 5 1 スケジュール設定スケジュールの設定ができます 2 リード設定ステータスで絞り込みを行い 再度電話をかける設定が行えます 3 アンケート設定アンケートの設定ができます 4 アンケート結果アンケートの結果が見れます 5 アンケート統計アンケートの統計が見れます 20
設定の仕方 - キャンペーン管理 ( 既存キャンペーンを複製 ) キャンペーン管理画面から 既存キャンペーンを複製することができます 1 キャンペーンを選択し 新規追加 をクリックします 複製するキャンペーンは 1 つだけ選択してください 2 既存キャンペンを複製 を選択し OK をクリックします 3 新しくキャンペーンが作成されます *1 同じキャンペーン名で複製されます ご注意ください *1 複製される内容は下記になります キャンペーン設定 ( キャンペーン有効 同時通話数制限 コール転送オプションを除く ) スケジュール設定 アンケート設定 リード アンケート結果は複製されません 21
設定の仕方 - キャンペーン管理 スケジュール設定 スケジュール設定 画面で アンケートを実施する日時を設定できます 1 2 3 4 キャンペーン実行期間 キャンペーンを実行する日付を指定します キャンペーン設定 のスケジュール予約オプションを使用する場合のみ有効です 休日でも実行する 休日管理画面で指定した日付にキャンペーン実施したい場合 チェックを入れる 1 有効 2 開始時間 3 終了時間 4 曜日 有効にするスケジュールにチェックを入れます 00:00~23:55の間で設定します 5 分刻みになっています 00:00~24:00の間で設定します 5 分刻みになっています アイコンをクリックするとON/OFFの切り替えができます 例 ) 平日の 9 時から 17 時までオートダイヤルを実施する 場合は キャンペーン有効 にチェックを入れて 開始時間を 9:00 に終了時刻を 17:00 に設定 曜日の月から金までをクリックし 変更を保存 を押して下さい 22
設定の仕方 - キャンペーン管理 リード設定 リード設定 画面で 電話のかけ先を設定します 1 + 追加 を押すと コンタクト管理にインポートしたリストを呼び出します 1 23
設定の仕方 - キャンペーン管理 リード設定 2 キャンペーンを実行したい相手先にチェックを入れて 選択を追加 をクリックするか キャンペーンを実行したい相手先を検索し 検索結果を追加 をクリックするとかけたい相手先の電話番号が追加されます 2 検索項目 検索元 : 検索元を指定します コンタクト : コンタクト管理画面で登録した一覧から検索します 他キャンペーン : 他キャンペーンに登録済みのリードから検索します --- 検索元がコンタクトの場合 次の項目が表示されます--- 電話番号 氏名 備考 タグ1 タグ2 検索オプション --- 検索元が他キャンペーンの場合 次の項目が表示されます--- キャンペーン名 ステータス 24
設定の仕方 - キャンペーン管理 リード設定 リードのエクスポートは [ エクスポート管理 ] ボタンから行います アンケート結果の書き出しもここから行います 1 1[ エクスポート管理 ] - リードのエクスポートができます ダウンロードリンクが表示されるまで時間がかかります 現在の進行状態を確認するには [ 更新 ] ボタンを押して下さい 25
設定の仕方 - キャンペーン管理 アンケート設定 アンケート設定 画面で 実行したいアンケートの設定ができます 1 + 追加 を押すと アンケートを作成できます 1 アンケートの設定は 基本設定 質問タイプ設定 分岐設定 の3つの項目に分かれています それぞれの項目の説明は 指定したページに記載しています 基本設定 (P.24) 質問タイプ設定 (P.24) 分岐設定 (P.25) 26
設定の仕方 - キャンペーン管理 アンケート設定 ( 基本設定 質問タイプ設定 ) 1) 基本設定 基本設定では アンケートの番号や内容等を設定します 1 2 3 設定項目 1. 質問番号 2. 質問音声ファイル 3. 質問内容 - アンケートに番号を割り振ります - アンケートで再生する音声ファイルを選択します - アンケート内容を記載します 2) 質問タイプ設定 質問タイプ設定では アンケートの回答方法等を設定します 1 2 3 設定項目 質問タイプ: アンケートの回答方法を選択します 質問タイプ 1 - ダイヤルで回答します 質問タイプ2 - ダイヤルで回答します 指定したタイムアウト秒数が経過した場合 質問タイプ音声ファイ ルを再生して 通話を切断します 質問タイプ3 - 音声録音で回答します # キーを押すか 指定したタイムアウト秒数が経過すると 質問タイプ音声ファイルを再生して 録音を終了します 質問タイプ音声ファイル : 質問タイプで使用する音声ファイルです タイムアウト秒数:10 病から180 秒の間で設定します 質問タイプ0 - 回答待ち秒数として使用されます 質問タイプ1 - 回答待ち秒数として使用されます 質問タイプ2 - 録音秒数として使用されます 27
設定の仕方 - キャンペーン管理 アンケート設定 ( 基本設定 質問タイプ設定 ) 3) 分岐設定 分岐設定では アンケートに回答した後の分岐を設定します 1 2 3 4 5 1 2 6 7 設定項目 1 一括変更 : 設定を一括で変更します 有効 - 有効にチェックが入っている行が対象です 無効 - 有効にチェックが入っていない行が対象です 2 個別変更 : 設定を個別に変更します ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 有効回答値を有効または無効に設定します : 有効であれば アンケート結果に回答値が記録されます 無効であれば アンケート結果に 回答なし が記録されます 2 回答値アンケートに回答できるダイヤルの値です : 3 動作アンケートに回答した後の動作を選択します : 次の質問へ進む 通話を切断する キャンペーンを終了する 4 質問番号次に実行するアンケートを選択します 動作が 次の質問 : へ進む の場合のみ設定可能です 5 音声ファイル動作を実行する前に再生する音声ファイルを選択します : 6 質問再試行数回答が無効だった場合に アンケートを再試行する回数を : 選択します 7 音声ファイル ( 再試行 ): アンケートを再試行する前に再生する音声ファイルを選択します 注 : 動作に 次の質問へ進む を設定している場合 質問番号に空または未作成のアンケートを選択できますが 作成済みのアンケートが選択されるまでキャンペーンは実行できません 28
キャンペーン ( オートコール ) を実行 1) すぐに実行する場合 キャンペーン管理 キャンペーン一覧から実行をするキャンペーン名をクリック リード設定 を開き キャンペーン実行 をクリックすると キャンペーンに登録されているステータスが待機中の ( コンタクト管理で追加した ) 電話番号へ自動的に実行されます ( コンタクト管理で追加した ) 電話番号 キャンペーンが有効でない場合は キャンペーン設定 の キャンペーン有効 にチェックを入れて 変更を保存 をクリックして下さい キャンペーン管理にてスケジュール予約にチェックが入っている場合には実行できません 29
キャンペーン ( オートコール ) を実行 2) スケジュールから実行する場合 キャンペーン管理 スケジュール設定 画面で アンケートを実施する日付と時間帯にチェックを入れ 変更を保存 をクリックすると自動的に実行されます 30
アンケート結果の確認 オートコール実行後 アンケート結果にて個別の結果を確認できます エクスポートはリード設定画面からできます アンケート統計にて 集計結果を確認できます 31
キャンペーン ( オートコール ) の再実行 一度キャンペーンを実行した場合 リード設定 画面の一覧にて相手先のステータスが変わります 再度 オートコールを行う場合は キャンペーンを再実行 をクリックし 発信したい対象ステータスを選択し 実行 をクリックして下さい 1 キャンペーン再実行 をクリックします 省略 2 再架電する相手先のステータスを選択し OK をクリックします 接続失敗 : 切断 : 無回答 : 呼び出しに失敗した電話番号です ( 応答なし 話し中 利用不可など ) アンケートに回答がなく 通話中に切断された電話番号です アンケートに回答がなかった電話番号です 回答済 : アンケートに回答した電話番号です 3 内容を確認し Ok をクリックすると キャンペーンが再実行されます キャンペーンが再実行されるまで時間がかかる場合があります キャンペーンをリセットすると対象リードの一部データがリセットされます リセットされるデータ リード情報 ステータス ( 待機中にリセット ) 回答数 (0にリセット) 実行日時 ( 空白にリセット ) アンケート結果( 統計からも削除されます ) 32
キャンペーン ( オートコール ) の削除 削除したいキャンペーンをチェックして [ 選択を削除 ] ボタンをクリックします 1 2 3 1[ 選択を削除 ] をクリックすると 確認画面が表示されます 2キャンペーン削除と同時にリスト内の項目も削除されます リード設定 アンケート結果 / 統計 スケジュール設定 回答パターン設定 コンタクト設定 ( 任意 ) 他キャンペーンに登録しているコンタクトは削除されません 3[Ok] をクリックすると キャンペーンの削除が開始されます キャンペーンの削除には時間がかかる場合があります キャンペーン削除中の表示 キャンペーンの削除が完了した時のメッセージ *1 *1 完了メッセージを削除するには X ボタンを押して下さい 33